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文書檔案進(jìn)館程序

時間:2022-04-29 作者: 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  文書檔案管理工作對于社會建設(shè)具有十分重要作用,它是歷史的真憑實(shí)據(jù),是各部門生產(chǎn)活動的參考依據(jù),是文藝創(chuàng)作的基礎(chǔ),更是對大眾進(jìn)行歷史和傳統(tǒng)教育的生動教材。因此我們要充分認(rèn)識檔案管理工作的重要性和價值。但是長久以來,各部門檔案管理工作是一直不受重視的弱項(xiàng),特別是22個鄉(xiāng)鎮(zhèn)對檔案管理工作認(rèn)識不到位,沒有定期將相關(guān)檔案移交理塘縣檔案館,由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案沒有正規(guī)的文書檔案進(jìn)館程序加之干部調(diào)動頻繁,各項(xiàng)檔案遺失情況時有發(fā)生。

文書檔案進(jìn)館程序

  而近日,新一屆莫壩鄉(xiāng)黨委政府主動作為,不僅派專人前往我館學(xué)習(xí)文書檔案進(jìn)館程序要求以及移交程序,而且設(shè)立了專門的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案庫房,將不要求進(jìn)館的10年期限的文書檔案進(jìn)館程序201卷形成專卷存放于鄉(xiāng)政府檔案庫房,并向縣檔案館移交了莫壩鄉(xiāng)黨委政府2012年-2021年文書檔案進(jìn)館程序共71卷(其中保管期限為永久的33卷,30年37卷)。

  希望各鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委政府乃至縣級機(jī)關(guān)單位等各部門領(lǐng)導(dǎo)以莫壩鄉(xiāng)黨委政府為表率,能夠以身作則,本著對國家對單位對個人負(fù)責(zé)的態(tài)度,將檔案管理工作納入主要議事日程,及時做好檔案歸檔、保管、移交等工作。

  文書檔案進(jìn)館程序

  一、分類調(diào)卷我所文書檔案的分類方案是按問題分類,即綜合管理類,綜合統(tǒng)計(jì)類,規(guī)章制度類,黨群紀(jì)檢類,人事教育類,科研管理類,外事管理類,技條基建后勤管理類,安全保密類,公司管理類十大類,能夠涵括我所所有事務(wù)活動.有些單位是按部門分類,這樣產(chǎn)生的后果是如果部門進(jìn)行調(diào)整,工作性質(zhì)有交叉后,不利于檔案分類的連續(xù)性.將兼職檔案員所立案卷認(rèn)真檢查,按分類方案比對調(diào)整后,再按我所文書檔案保管期限表對每一類中的檔案保管期限進(jìn)行調(diào)整。

  二、裝訂一般按一份文件為一件進(jìn)行裝訂,批復(fù)和請示可裝訂為一件,若太厚也可分為兩件,同樣,正文和附件,正本與草稿,來文與復(fù)文都可視情況分別裝訂。不過在文件排序時就應(yīng)相對集中放在一處,若是完成立檔工作后才歸來的文件也可放在最后,不必改動前面的檔號.在裝訂方式上,可用不銹鋼訂書釘裝訂,若過厚,才采用三針法線裝。

  三、加蓋檔號章,編頁碼在每一件的右上角加蓋文書檔案檔號專用章,填寫其中內(nèi)容,內(nèi)容包括全宗號,年度,室編件號,機(jī)構(gòu)或問題(分類號),保管期限,館編件號六項(xiàng),這里著重是室編件號的填寫,室編件號一定要從不同分類,不同保管期限的最低一級順序從"1"開始標(biāo)號,比如永久保管綜合管理類檔案有10件,那么就從"001"編至"010",長期保管綜合管理類有檔案10件,那么又從"001"編至"010",這樣編制的好處是有新增加檔案可以從最后順序加入,而不影響前后其它檔案的檔案號.逐件從"1"編頁碼。

  四、錄入將文件目錄以"件"的方式錄入計(jì)算機(jī),以便查詢。

  五、檔案盒根據(jù)不同分類不同保管期限的檔案厚度選擇相應(yīng)的檔案盒,原則是同一分類同一保管期限的檔案裝在一個盒內(nèi),但某一分類檔案過少時也可多個分類的檔案放入同一盒內(nèi),在盒脊處"機(jī)構(gòu)(問題)"欄處相應(yīng)地標(biāo)明多個分類號。

  六、備考表將備考表填寫好后放入每盒的最后頁。

  經(jīng)過上述五個步驟,一年的文書檔案就整理完畢了,顯而易見,新方法整理檔案有如下優(yōu)點(diǎn):

  1、整理方便快捷,每件加蓋檔號章及用訂書釘裝訂的時間遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于原來案卷組卷時每卷加封面封底,擬寫50字以內(nèi)的案卷標(biāo)題,用線裝訂的時間,檔案整理的效率提高了。

  2、利于保密,新方法整理后的檔案可以針對性較強(qiáng)的借閱利用某一檔案,而不必因?yàn)槔靡患璩鲆痪恚跈n案的保密。

  3、充分利用檔案室保存空間.取消了案卷封面封底,而且可以多個分類檔案放入同一卷盒中,這樣充分利用了檔案盒的空間,進(jìn)而節(jié)約了檔案室的保存空間,隨著日后檔案的增加,這一優(yōu)勢會更加明顯。

  4、容易調(diào)卷,分類錯誤或檔案進(jìn)館時,檔案存在調(diào)卷的問題,案卷級組卷方式在這方面就尤為麻煩,而且容易破壞檔案,而調(diào)整件盒級組卷時,就只須改變一下排列件號,相對容易了許多。

  5、查閱方便,在計(jì)算機(jī)中輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行查詢,更為快捷直觀.缺點(diǎn):新方法要求將檔號章直接蓋在檔案上,這個做法我認(rèn)為有些不妥,值得探討!

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