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檔案整理圖標(biāo)(檔案整理圖標(biāo)圖片)

時(shí)間:2022-11-27 作者:中博奧 來(lái)源:中博奧 點(diǎn)擊量:

  工程圖紙檔案整理

  一、組卷要求及方法:

  1.組卷要遵循工程文件的自然形成規(guī)律和成套性特點(diǎn),保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系;分類科學(xué),組卷合理;便于檔案利用和保管。按照工程檔案《火電企業(yè)檔案分類表(6-9大類)》分類組卷。

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  2.工程管理性會(huì)議文件如:工程會(huì)議紀(jì)要、現(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)會(huì)議,根據(jù)文件的數(shù)量(裝訂或不裝訂組卷,每卷的頁(yè)數(shù)不超過(guò)200頁(yè))進(jìn)行組卷。

  3.工程監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備及試生產(chǎn)文件可按文種或?qū)I(yè)進(jìn)行組卷,組卷時(shí)要注意文件的閉環(huán)。

  4.工程簡(jiǎn)報(bào)、月報(bào)等根據(jù)文件的數(shù)量,按年度組成一卷,或數(shù)期一卷,案卷題名一定要寫(xiě)明**年**期**工程簡(jiǎn)報(bào)或月報(bào)。

  5.引進(jìn)項(xiàng)目中的成套科技文件材料可不拆散組卷。

  6.與施工圖有關(guān)的設(shè)計(jì)更改、現(xiàn)場(chǎng)洽商和材料變更單等文件材料單獨(dú)組卷。在填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄時(shí),以“圖號(hào)”作為“文件編號(hào)”。對(duì)于一些生產(chǎn)輔助或生活區(qū)建筑(如:生產(chǎn)辦公樓、職工宿舍等)可與竣工文件編在一起。

  7.工程施工技術(shù)文件按單位工程的專業(yè)、階段整理;檢查驗(yàn)收記錄、質(zhì)量評(píng)定及監(jiān)理文件按項(xiàng)目整理;竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、消防、環(huán)保等順序組卷;設(shè)備文件按專業(yè)、臺(tái)件等組卷;管理性文件按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間、責(zé)任者等因素組卷。

  8.案卷內(nèi)所有反映問(wèn)題的文件材料的份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整,文件不重份。同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件,該卷保管期限從長(zhǎng)。

  二、卷內(nèi)文件材料的排列要求

  1.卷內(nèi)文件材料一般按問(wèn)題重要程度、相互間的因果關(guān)系,再結(jié)合責(zé)任者或時(shí)間順序排列。如:試驗(yàn)報(bào)告有水泥的、鋼材的等,應(yīng)將水泥的放在一起,鋼材的放在一起;又如:鋼材又分10厘米的、12厘米的,則將同型號(hào)的放在一起。一定要考慮內(nèi)容。

  2.密不可分的文件,要依序排列在一起。一般結(jié)論(批復(fù))性文件在前,依據(jù)(請(qǐng)示)性文件在后;正件在前,附件在后;文字在前,圖樣在后;有譯文的外文資料譯文在前,原文在后。

  3.工程技術(shù)文件按管理、依據(jù)、施工安裝記錄、檢測(cè)實(shí)驗(yàn)、評(píng)定、證明排列。

  4.設(shè)備文件按依據(jù)性、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、設(shè)備安裝調(diào)試和設(shè)備運(yùn)行維修等材料排列。

  5.竣工圖按專業(yè)、圖號(hào)排列。

  三、案卷編目要求:

  1、卷內(nèi)文件編寫(xiě)頁(yè)號(hào):

 ?。?)案卷內(nèi)文件材料均以有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。凡是有文字和圖表(包括原圖目錄)的卷內(nèi)文件材料,均需編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。案卷封面、卷內(nèi)目錄(不包括原圖紙目錄)、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

  (2)6-9大類的文字材料及圖紙?jiān)诿宽?yè)的右下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào),背面在左下角編號(hào),圖樣頁(yè)號(hào)編寫(xiě)在標(biāo)題欄外。

 ?。?)成套圖紙或印刷成冊(cè)的科技文件材料,自成一卷的,原目錄可代替卷內(nèi)目錄,不必重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào);與其他科技文件材料組成一卷的,應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料的最后,將其作為一份文件(“頁(yè)數(shù)”作為“1頁(yè)”)填寫(xiě)卷內(nèi)目錄,不必重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào),可在備注中注明總頁(yè)數(shù)。

  (4)照片編號(hào)編排在背面右下角,底片號(hào)應(yīng)用鐵筆橫排列刻在膠片乳劑面處。

 ?。?)頁(yè)號(hào)宜用鉛筆編寫(xiě)。

  2、案卷封面與脊背的編制:

 ?。?)案卷封面:案卷一卷一盒,圖紙采用案卷外封面(硬卷皮),文字材料采用案卷內(nèi)封面(軟卷皮)。

 ?。?)檔號(hào):由項(xiàng)目代號(hào)、分類號(hào)、同類號(hào)下的案卷小流水號(hào)組成。詳見(jiàn)分類編號(hào)大綱。

 ?。?)案卷題名:應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名的主要內(nèi)容包括項(xiàng)目名稱(代字、代號(hào))及其組件、部件、階段的名稱(代號(hào))等。項(xiàng)目名稱與批準(zhǔn)的原立項(xiàng)、設(shè)計(jì)(包括代號(hào))應(yīng)相符。歸檔外文資料的題名應(yīng)譯成中文;外文資料有中譯文的,應(yīng)一并立卷。

  (4)立卷單位:填寫(xiě)負(fù)責(zé)文件材料組卷的單位或項(xiàng)目負(fù)責(zé)單位。

 ?。?)起止日期:填寫(xiě)卷內(nèi)文件材料形成的起止日期。

 ?。?)保管期限:填寫(xiě)組卷時(shí)劃定的保管期限。

 ?。?)密級(jí):依據(jù)保密規(guī)定填寫(xiě)。

 ?。?)案卷脊背:填寫(xiě)檔號(hào)和案卷題名。

 ?。?)封面及脊背應(yīng)暫用鉛筆填寫(xiě)。

  3、卷內(nèi)目錄的編制:

  (1)序號(hào):用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起,依次標(biāo)注卷內(nèi)文件材料件數(shù)的順序。

 ?。?)責(zé)任者:填寫(xiě)文件形成單位或主要責(zé)任者

 ?。?)文件編號(hào):填寫(xiě)文件文號(hào)或圖樣的圖號(hào)、設(shè)備的代號(hào)等。

 ?。?)文件材料題名:填寫(xiě)文件標(biāo)題全名。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不能說(shuō)明文件內(nèi)容的文件,可自擬標(biāo)題,外加“[]”號(hào)。

  (5)日期:填寫(xiě)文件形成日期。可省略漢字只填寫(xiě)阿拉伯?dāng)?shù)字,“年”標(biāo)注四位,“月”、“日”各標(biāo)注兩位。如:2004.01.12

 ?。?)頁(yè)碼:填寫(xiě)每份文件首頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào)(卷內(nèi)最后一份文件要填寫(xiě)起止頁(yè)號(hào))。

 ?。?)備注:注釋文件需說(shuō)明的情況,(如:散裝以件組卷,應(yīng)在備注中標(biāo)注出此件的實(shí)際頁(yè)數(shù))。

 ?。?)卷內(nèi)目錄打印一式兩份,一份排列在卷內(nèi)文件材料首頁(yè)之前,另一份用于編制全引目錄或分類目錄。

  4、卷內(nèi)備考表的編制:

  (1)卷內(nèi)備考表要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁(yè)數(shù),不同載體形式文件的數(shù)量,如文字材料XX頁(yè),照片XX張,附圖XX張。

 ?。?)立卷人:由立卷人的責(zé)任人簽名。

 ?。?)檢查人:由檔案部門(mén)案卷質(zhì)量審核人簽名。

 ?。?)立卷時(shí)間:填寫(xiě)立卷完成的日期。

 ?。?)檢查時(shí)間:填寫(xiě)審核的日期。

 ?。?)互見(jiàn)號(hào):應(yīng)填寫(xiě)同一內(nèi)容而形成不同且另行保管的檔案保管單位的檔號(hào)。檔案號(hào)應(yīng)注明檔案載體的形式,并用括號(hào)括起。

 ?。?)卷內(nèi)備考表排列在文件尾頁(yè)之后。

  案卷封面、脊背、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表格式見(jiàn)寧德發(fā)電公司清華紫光檔案管理系統(tǒng)。

  四、案卷裝訂要求:

  案卷采用裝訂和不裝訂兩種形式,要求如下:

  1、案卷裝訂前要拆除金屬物,對(duì)殘缺破損,小于或大于卷面的和字跡偏左的要進(jìn)行修補(bǔ)、被糊和折疊,圖樣要按A4幅面,手風(fēng)琴式折疊,圖面向里,圖標(biāo)在右下面。

  檔案整理圖標(biāo)

  2、字跡不清的重要文件,應(yīng)進(jìn)行復(fù)制(打印或手抄),并與原件一起立卷。復(fù)制件在前、原件在后。

  3、裝訂時(shí)做到右下齊,無(wú)倒頁(yè),不漏訂。

  4、案卷采用三孔一線裝訂,裝訂線長(zhǎng)度為18CM,裝訂結(jié)實(shí)、整齊、美觀。

  5、外文資料應(yīng)保持原來(lái)的案卷及文件排列順序、文號(hào)及裝訂形式。

  6、單份文件裝訂時(shí),應(yīng)在卷內(nèi)每份文件首頁(yè)右上方加蓋填寫(xiě)檔號(hào)章。

  不裝訂的文件材料或圖紙?jiān)诿宽?yè)的右下方加蓋檔號(hào)章。檔號(hào)章樣式如下:

  五、檔案盒、卷皮要求:

  1、檔案盒外表尺寸為310mm×220mm,厚度可根據(jù)需要設(shè)置10 mm、20 mm、30 mm、40 mm、50 mm、60 mm。

  2、檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。

  3、案卷內(nèi)封面用牛皮紙軟卷皮,按發(fā)電公司要求制作。

  工程圖紙檔案保存:

  工程圖紙紙質(zhì)的特殊性決定了其存儲(chǔ)的困難性。目前看,工程圖紙的存儲(chǔ)在空間、溫度、濕度、光線等都有較嚴(yán)格的控制和要求。因此,工程圖紙檔案的存儲(chǔ)要按照完整、準(zhǔn)確而系統(tǒng)的原則,依據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)將工程圖紙收集齊全,做到有頭有尾、數(shù)量完整;隨后按照如實(shí)維護(hù)歷史全貌的原則,對(duì)各個(gè)階段的圖紙進(jìn)行準(zhǔn)確整理,使繪圖過(guò)程完整系統(tǒng);最后要注意不同項(xiàng)目的圖紙一定要分門(mén)別類,以便復(fù)用時(shí)查找方便,有依據(jù)可循。

  檔案排列存放方法

  檔案的存放是十分重要的,下面我為大家整理了關(guān)于檔案排列的存放方法,希望對(duì)大家有所幫助。

  (一)檔案裝具的排放要求

  1.整齊一致,橫豎成行。如果箱、架、柜,大小式樣不同則應(yīng)適當(dāng)分類,盡可能做到整齊劃一。

  2.避光通風(fēng)。有窗庫(kù)房,檔案裝具排列應(yīng)與窗戶垂直,以避免陽(yáng)光直射;無(wú)窗庫(kù)房,檔案裝具縱橫均可,但應(yīng)注意不能有礙通風(fēng)。

  3.充分合理利用空間。架(柜)之間的主要過(guò)道寬度一般1米至1.2米,一般過(guò)道寬度0.8米左右為宜。所有裝具均不應(yīng)緊靠墻壁。

  為了便于對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)檔案的管理和迅速存取,所有裝具應(yīng)按某一排列走向和順序依次編列號(hào)(排號(hào))、欄架號(hào)、格層號(hào)(箱號(hào)),其號(hào)碼一律采用阿拉伯?dāng)?shù)字。編號(hào)原則是:自檔案庫(kù)(室)門(mén)口起從左至右編箱、架、柜號(hào),每個(gè)架(柜)的欄也從左向右編號(hào),每欄的格自上而下編號(hào)(如果沒(méi)有欄,則自上而下編格號(hào))。

  (二)檔案排列方法

  檔案一般是按全宗進(jìn)行系統(tǒng)排架。全宗排列方法有兩種:一是按全宗順序號(hào)排列,這種方法對(duì)庫(kù)房空間和全宗實(shí)體的安排比較方便;二是全宗分類排列法,這種方法對(duì)全宗的系統(tǒng)管理和全宗的信息控制較為有利。

  對(duì)于特殊載體的'檔案,可根據(jù)檔案制成材料的不同,將紙質(zhì)檔案和其他特殊載體檔案(如照片、錄音、錄像等)分庫(kù)存放、排列或排架。在同一種載體內(nèi),通常按全宗排架,即一個(gè)全宗內(nèi)的檔案集中在一起存放、排列。但應(yīng)在全宗指南、案卷目錄說(shuō)明中有所交待,并在全宗末尾放置參見(jiàn)卡片,指明存放地點(diǎn),以保持應(yīng)有的聯(lián)系。

  (三)檔案存放方式

  存放方式有豎放、平放、卷放和折疊四種。

  1.豎放保管

  豎放是目前采用比較廣泛的一種方式,其優(yōu)點(diǎn)是檢取和存放案卷比較方便。裝訂成卷(冊(cè))、盒裝檔案和照片檔案,一般應(yīng)采用豎放方式。

  2.平放保管

  平放雖然取放不太方便,但對(duì)保護(hù)檔案有利,適用珍貴檔案和不宜豎放的檔案,如底圖,它是用油蠟等物浸透過(guò)的,經(jīng)過(guò)曬圖機(jī)的高溫影響,其機(jī)械強(qiáng)度和耐久性均有所下降,容易脆裂破碎,為延長(zhǎng)其壽命和使底圖在復(fù)制藍(lán)圖時(shí)準(zhǔn)確、清晰,應(yīng)采取平放或卷放(適用于特大幅面的底圖)的存放方法,底圖嚴(yán)禁折疊,因?yàn)檎郫B會(huì)使底圖出現(xiàn)折痕,影響其壽命。

  3.卷放保管

  卷放就是將檔案以張(件)或套(卷)為單位,按照分類排列次序,卷成圓筒,放進(jìn)特制的紙質(zhì)、金屬筒內(nèi)或柜箱中,卷放適用于大幅面的題詞、字畫(huà)、底圖等。

  4.折疊保管

  折疊保管就是將一些紙質(zhì)較好、機(jī)械強(qiáng)度較高、幅面較寬的圖紙檔案按A4圖紙幅面大小為標(biāo)準(zhǔn)折疊(裝訂或不裝訂),放進(jìn)卷盒、夾內(nèi)或柜中。例如藍(lán)圖,藍(lán)圖一般采用優(yōu)質(zhì)紙張,機(jī)械強(qiáng)度較好,可以折疊保管。藍(lán)圖折疊一般要以A4圖紙幅面大小為標(biāo)準(zhǔn),左邊留出裝訂線,向圖紙正面疊成手風(fēng)琴式。折疊后的圖標(biāo)標(biāo)題欄要露放在右下角,以便查閱。由于圖紙折疊的關(guān)系,每個(gè)卷的右邊較厚,左邊較薄,裝訂時(shí)要加進(jìn)一些厚紙襯,以保持案卷的平整美觀,規(guī)格一致。如果案卷不裝訂,折疊時(shí)不必留裝訂線,圖紙折疊后便可直接放進(jìn)卷盒或夾內(nèi)。

  資料檔案排列存放方法技巧

  檔案排列有序,是保證檔案完整與安全、利用存取迅速便捷的基本條件,因此必須建立科學(xué)合理的存放秩序,并使這一秩序得到維護(hù)。那么,下面是由我為大家整理的資料檔案排列存放方法技巧,歡迎大家閱讀瀏覽。

  (一)檔案裝具的排放要求

  1.整齊一致,橫豎成行。如果箱、架、柜,大小式樣不同則應(yīng)適當(dāng)分類,盡可能做到整齊劃一。

  2.避光通風(fēng)。有窗庫(kù)房,檔案裝具排列應(yīng)與窗戶垂直,以避免陽(yáng)光直射;無(wú)窗庫(kù)房,檔案裝具縱橫均可,但應(yīng)注意不能有礙通風(fēng)。

  3.充分合理利用空間。架(柜)之間的主要過(guò)道寬度一般1米至1.2米,一般過(guò)道寬度0.8米左右為宜。所有裝具均不應(yīng)緊靠墻壁。

  為了便于對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)檔案的管理和迅速存取,所有裝具應(yīng)按某一排列走向和順序依次編列號(hào)(排號(hào))、欄架號(hào)、格層號(hào)(箱號(hào)),其號(hào)碼一律采用阿拉伯?dāng)?shù)字。編號(hào)原則是:自檔案庫(kù)(室)門(mén)口起從左至右編箱、架、柜號(hào),每個(gè)架(柜)的欄也從左向右編號(hào),每欄的格自上而下編號(hào)(如果沒(méi)有欄,則自上而下編格號(hào))。

  (二)檔案存放方式

  存放方式有豎放、平放、卷放和折疊四種。

  1.豎放保管

  豎放是目前采用比較廣泛的一種方式,其優(yōu)點(diǎn)是檢取和存放案卷比較方便。裝訂成卷(冊(cè))、盒裝檔案和照片檔案,一般應(yīng)采用豎放方式。

  2.平放保管

  平放雖然取放不太方便,但對(duì)保護(hù)檔案有利,適用珍貴檔案和不宜豎放的檔案,如底圖,它是用油蠟等物浸透過(guò)的,經(jīng)過(guò)曬圖機(jī)的高溫影響,其機(jī)械強(qiáng)度和耐久性均有所下降,容易脆裂破碎,為延長(zhǎng)其壽命和使底圖在復(fù)制藍(lán)圖時(shí)準(zhǔn)確、清晰,應(yīng)采取平放或卷放(適用于特大幅面的底圖)的存放方法,底圖嚴(yán)禁折疊,因?yàn)檎郫B會(huì)使底圖出現(xiàn)折痕,影響其壽命。

  3.卷放保管

  卷放就是將檔案以張(件)或套(卷)為單位,按照分類排列次序,卷成圓筒,放進(jìn)特制的紙質(zhì)、金屬筒內(nèi)或柜箱中,卷放適用于大幅面的題詞、字畫(huà)、底圖等。

  4.折疊保管

  折疊保管就是將一些紙質(zhì)較好、機(jī)械強(qiáng)度較高、幅面較寬的.圖紙檔案按A4圖紙幅面大小為標(biāo)準(zhǔn)折疊(裝訂或不裝訂),放進(jìn)卷盒、夾內(nèi)或柜中。例如藍(lán)圖,藍(lán)圖一般采用優(yōu)質(zhì)紙張,機(jī)械強(qiáng)度較好,可以折疊保管。藍(lán)圖折疊一般要以A4圖紙幅面大小為標(biāo)準(zhǔn),左邊留出裝訂線,向圖紙正面疊成手風(fēng)琴式。折疊后的圖標(biāo)標(biāo)題欄要露放在右下角,以便查閱。由于圖紙折疊的關(guān)系,每個(gè)卷的右邊較厚,左邊較薄,裝訂時(shí)要加進(jìn)一些厚紙襯,以保持案卷的平整美觀,規(guī)格一致。如果案卷不裝訂,折疊時(shí)不必留裝訂線,圖紙折疊后便可直接放進(jìn)卷盒或夾內(nèi)。

  (三)檔案排列方法

  檔案一般是按全宗進(jìn)行系統(tǒng)排架。全宗排列方法有兩種:一是按全宗順序號(hào)排列,這種方法對(duì)庫(kù)房空間和全宗實(shí)體的安排比較方便;二是全宗分類排列法,這種方法對(duì)全宗的系統(tǒng)管理和全宗的信息控制較為有利。

  對(duì)于特殊載體的檔案,可根據(jù)檔案制成材料的不同,將紙質(zhì)檔案和其他特殊載體檔案(如照片、錄音、錄像等)分庫(kù)存放、排列或排架。在同一種載體內(nèi),通常按全宗排架,即一個(gè)全宗內(nèi)的檔案集中在一起存放、排列。但應(yīng)在全宗指南、案卷目錄說(shuō)明中有所交待,并在全宗末尾放置參見(jiàn)卡片,指明存放地點(diǎn),以保持應(yīng)有的聯(lián)系。

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