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導(dǎo)語:檔案管理工作是十分重要的環(huán)節(jié)。隨著社會的發(fā)展進步,檔案的數(shù)量逐漸增加,檔案的內(nèi)容也日益豐富,檔案的管理與利用之間的矛盾也日漸突出出來。因此,要進一步規(guī)范對于檔案的管理工作,加強對于檔案管理人員的業(yè)務(wù)培養(yǎng),不斷提高他們的綜合素質(zhì),并在檔案管理的過程中融入現(xiàn)代化的管理技術(shù),使檔案工作得以更好的進行。
文件分類
公司檔案的文件管理,最忌諱的就是亂七八糟,所有的文件都放在一起,想查看某個文件時,需要從所有的文件中一個一個的翻找。所以公司文件的收放,第一件事就是進行文件分類。
分類裝好
分好類別的文件,不要就那么一堆堆的散著,日子久了又會成為一堆亂紙。各個公司都會有檔案袋,或者文件夾,按照文件的類別,進行逐一裝盒收納。
標簽表明
把文件逐一裝好之后,記得一定要在各個檔案盒或文件夾上標明,注明此文件盒里裝的是哪類的文件,包括共有幾份,都要做個簡單說明。
特殊文件
每個公司都會有特殊的一些文件,比如不能隨意被人翻看的,或者需要加密的,對于這些文件,一定要做到單獨保管,并做好單獨的標記,用于提醒自己,或者提醒他人。需要注意的的是,這一類文件,最好多加一把鎖。
做好收放記錄
公司用檔案的,一般就是大小領(lǐng)導(dǎo)們,只是不要太信任那些領(lǐng)導(dǎo),他們都記性有時候也是非常差的,當他們拿走了文件并不知放在哪兒的時候,他們最大的可能就是埋怨你的保管不力,那么你一定要做一個收放記錄登記本,誰拿走誰簽名,領(lǐng)導(dǎo)絕對不會因為你的認真而責(zé)備你的。
鑰匙的保管
一般公司的檔案卷柜,都是由專門的人員進行保管的,平日里的鑰匙要做到不離身,下班后的鑰匙,根據(jù)公司規(guī)定進行上繳或者自己隨身佩戴,記住,上繳之后的責(zé)任不在你身上,而隨身佩戴就表明你一直承擔(dān)著責(zé)任,所以,對于鑰匙的保管,一定要謹慎,不要隨意交給他人。
1 強化隊伍建設(shè),全面提高從業(yè)人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平
首先是提高檔案人員的政治理論水平政治態(tài)度及職業(yè)道德。這就要求檔案人員要認真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想和鄧小平建設(shè)有中國特色的社會主義理論,要與時俱進,加強政治紀律,提高政治鑒別力和政治敏銳性,要在涉及檔案工作的路線、方針、政策等重大原則問題上同黨中央保持高度一致,恪守檔案工作紀律,貫徹執(zhí)行《檔案法》,嚴守黨和國家的機密,熱愛檔案事業(yè)。
其次是提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案人員應(yīng)具有較高的、相應(yīng)的專業(yè)知識水平和業(yè)務(wù)實踐能力,即不僅學(xué)習(xí)掌握檔案學(xué)理論知識,還要熟悉與檔案工作相關(guān)的文化、理論與科學(xué)技術(shù),比如文史知識、社會學(xué)、統(tǒng)計學(xué)、現(xiàn)代化設(shè)備的操作技術(shù)等。檔案人員不但要有繼承傳統(tǒng)檔案工作理論的觀念,還要有研究探索檔案工作發(fā)展中出現(xiàn)新情況的意識,利用先進技術(shù)解決新問題,豐富和發(fā)展檔案工作的理論與實踐。
再次是恪守檔案管理人員的職責(zé)。作為檔案管理人員,要定期對檔案進行查看。首先要保持檔案的完整性,確保檔案的安全,即保證檔案無因人為原因造成破損,檔案內(nèi)容以及實體不被他人竊取。一旦發(fā)現(xiàn)檔案有破損的情況,要及時對其進行修復(fù)。其次,要保證檔案有序排列,規(guī)范整齊,按照檔案的類型及大小進行排列,保證檔案方便查閱。再次,要將檔案集中保管,不可將檔案分散開來,造成檔案管理不便甚至是檔案丟失的情況發(fā)生。檔案的保管工作十分重要,對于管理人員來說可能比較辛苦,但是這是一份光榮的職業(yè),因此檔案管理人員要持之以恒,努力完成本職工作,時刻保持警惕,確保檔案的安全與完好。
另外要注意發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)適應(yīng)現(xiàn)代化管理的人才。隨著社會的發(fā)展,科學(xué)技術(shù)的進步,檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對象、管理方式都發(fā)生著變化,現(xiàn)代技術(shù)也廣泛應(yīng)用到檔案工作中,需要人去操作、去管理。因此,各級領(lǐng)導(dǎo)要敢于大膽使用具有專業(yè)理論知識和專業(yè)技術(shù)特長的年青干部,發(fā)揮他們的聰明才智,大膽啟用。另一方面由于檔案工作連續(xù)性強,許多工作,特別是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和規(guī)章制度建設(shè),需要檔案人員較長時間的學(xué)習(xí).積累經(jīng)驗,才能逐漸適應(yīng)或逐步完善,因此,必須抓緊做好檔案干部的穩(wěn)定工作,促進檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。還要加強現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育,以適應(yīng)目前的現(xiàn)代化檔案管理工作。
2 要突出做好檔案保管過程中的保密工作
保護國家機密不外泄是每個公民的責(zé)任和義務(wù),尤其是對于檔案管理人員來說,更是一種神圣的職責(zé)。檔案管理工作人員確實對于檔案的保密工作盡職盡責(zé),但是也由此產(chǎn)生了一些弊端,很多檔案由于長時間被束之高閣,發(fā)揮不了其應(yīng)有的價值,久而久之就變得一文不值,加上有些領(lǐng)導(dǎo)不能及時全面的對這些檔案進行查閱,導(dǎo)致了檔案的浪費,檔案管理人員的管理價值也沒辦法在利用檔案的過程中得以體現(xiàn)。檔案的保密工作確實十分重要,但是對檔案的保密是為了更好的加以利用,否則檔案的保密工作也變得毫無意義。檔案的利用應(yīng)建立在保密的基礎(chǔ)上,即在正確的時間、地點以及合理的范圍內(nèi)使用檔案,這樣才能體現(xiàn)出檔案存在的價值。
檔案的保密重點之處在于檔案的庫房管理。對于有條件的機關(guān)單位來說,檔案的庫房應(yīng)設(shè)置在單獨的建筑內(nèi),由專人管理。但是有些單位不具備條件,把庫房設(shè)置在辦公樓內(nèi),需要注意的是,這些在辦公樓內(nèi)的庫房不應(yīng)設(shè)在辦公樓的最底層,而且應(yīng)該與辦公室與閱覽室區(qū)分開,庫房的門窗要采取一定的加固加密措施,防止檔案被竊取。另外,應(yīng)該制定嚴格的庫房管理制度,并有專人對庫房進行管理與保護,禁止一切無關(guān)人員進入庫房,這樣才能保障檔案的保密與安全。
3 做好檔案利用中的監(jiān)督工作
3.1 采取科學(xué)合理的監(jiān)督措施
在利用檔案的過程中,為了安全起見,檔案室要安裝監(jiān)控探頭,以方便對于利用者的實時監(jiān)督。作為監(jiān)管人員,要在利用者入館前向他們交代清楚利用檔案時應(yīng)遵守的規(guī)章制度與注意事項,并與他們交談,根據(jù)不同利用對象的不同目的,有的放矢的.開展監(jiān)督工作。對于那些有不良習(xí)慣的來館查閱檔案人員,管理者要對其進行及時的提醒,以防止在檔案上留下劃線或是口水等記號,保證檔案的整潔。在利用者查閱完檔案后,應(yīng)提醒他們及時將檔案交回,管理人員要仔細查看被查閱被利用過的文件,檢查其是否有缺失或是破損的現(xiàn)象,一旦發(fā)現(xiàn)問題,要立刻查出,并在利用登記簿上備注說明。對于那些被嚴重損毀的檔案,應(yīng)該向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告,追究利用者的責(zé)任,并盡快對檔案進行修復(fù),以挽回不必要的損失。
3.2 建立健全的檔案利用制度
檔案的利用具有一定的規(guī)章制度,一般包括閱覽制度、復(fù)制制度以及外借制度等。管理人員要針對不同的利用對象,確定不同的利用范圍,規(guī)定不同的審批手段,保證利用檔案的工作有制度可依。值得注意的是,檔案利用制度的內(nèi)容應(yīng)該簡潔明了,便于執(zhí)行,同時還要嚴謹,沒有漏洞。在以后的實踐中,要總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn),不斷充實檔案利用制度的條款,使其更加完善,更好的服務(wù)于檔案的保密工作。
1、人事檔案管理范圍:專業(yè)技術(shù)干部、正科及以下管理干部、工人等各類人員(包括出國不歸、失蹤、除名、逃亡職工和殘死亡、離休、退休職工)的人事檔案。
2、干部、工人退職、時必須獎其檔案交給省人才交流中心管理。
3、干部、工人在受刑事處分或勞動教養(yǎng)期間,其檔案由本院人事檔案室保管,刑滿釋放或解除勞教后,重新安置的,其檔案轉(zhuǎn)至有關(guān)主管單位保管或移交人才交流中心管理。
4、除人事檔案管理人員外,無關(guān)人員不得進入檔案庫。
5、檔案的管理
(1)根據(jù)氣候的不同變化,經(jīng)常注意檔案的通風(fēng)、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。
(2)對所管理的人事檔案必須逐人登記注冊。
(3)每季度核對一次檔案的分類、編目、序號,發(fā)現(xiàn)編錯或放錯位置糾正;每裝卸要按登記冊全面檢查一次檔案,發(fā)現(xiàn)漏缺檔案朣查找。
(4)任何人不得私自保存他人的檔案材料,對私自保存他人檔案材料拒不交出者,應(yīng)追究其責(zé)任。
(5)要不斷研究和改進檔案的管理方法和技術(shù),逐步實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。
6、管理干部、工人必須建立檔案正本。
1、檔案正本是全面反應(yīng)干部、工人歷史和現(xiàn)實情況的實物材料,構(gòu)成包括下列十項內(nèi)容。
(1)履歷表及其他簡歷材料等。
(2)自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料。
(3)各種鑒定。
(4)各類考核、評價材料及畢業(yè)成績單、學(xué)歷證明等。
(5)政治歷史審查材料及甄別復(fù)查材料,工齡更改材料等。
(6)參加中國共產(chǎn)黨和共青團的材料。
(7)各種獎勵及縣團級以上機關(guān)批準的英雄模范先進事跡材料。
(8)處分、撤銷處分和甄別復(fù)查材料。
(9)任免呈報表,確定或晉升技術(shù)職務(wù)、學(xué)位、學(xué)銜審批表,出國人員審批表,調(diào)整工資審批表,工資級別登記表,離休、退休、退職審批表等。
(10)其他可供組織參考材料,如本人的思想、工作、學(xué)習(xí)總結(jié)檢查,死者生平介紹,更改民族材料等。
2、查閱和借用人事檔案,應(yīng)遵守下列規(guī)定:
(1)一般不得查閱人事檔案,如必須有關(guān)人員的情況,由檔案管理人員提供。
(2)必須查閱檔案時,只限于組織、人事部門派出的賞干部到檔案室查閱所需情況;各黨支部發(fā)展黨員必須查閱檔案時,支部書記和組織委員查閱。
(3)任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。
(4)查閱檔案者,必須填寫查閱什么問題,查閱日期逐項進行登記。
(5)查閱檔案,必須嚴格遵守保密制度,嚴禁在檔案卷內(nèi)涂改,圈劃及撤換檔案材料,不得向無關(guān)人員泄漏被查檔案內(nèi)容,違者應(yīng)追究責(zé)任。
(6)查閱檔案時,不得抄錄檔案內(nèi)容,如特殊情況,須經(jīng)人事辦主任允許后方可抄錄,抄錄的材料應(yīng)近期送回檔案室處理。
(7)外調(diào)人員一般不得查閱檔案,如特殊情況需查閱時,必須持縣級以上組織、人事部門介紹信,并有兩名正式黨員方能查閱。
(8)檔案一般不是,在特殊情況下,經(jīng)批準可以借出,但借出時要及時登記,按期歸還,如不按時歸還,要及時催收,以免遺失。
3、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定:
(1)檔案要通過機要交通仁慈,不能公開郵寄或本人自帶。
(2)檔案轉(zhuǎn)出要及時追收回執(zhí),以防檔案丟失。
(3)收到外單位的檔案,要及時核對,核對無誤差后,在回執(zhí)上簽名蓋章后退回回執(zhí)。
4、凡歸檔的材料,均應(yīng) 經(jīng)過認真的鑒別;屬于歸檔的材料,必須手續(xù)完備,完整無缺;需經(jīng)組織審查蓋章和本人簽字的,應(yīng)蓋章簽字后才能歸檔。
5、凡歸入檔案的材料,均應(yīng)按照中央組織部《關(guān)于干部檔案材料收集,歸檔的暫行規(guī)定》整理,不應(yīng)歸入干部檔案的材料,不得入檔;凡歸入工人檔案的材料,要參照省勞動局(1981)63號文件的準則歸檔;歸檔材料應(yīng)做到分類準確,編目清楚,目錄排列合理,標題完整,裝訂整齊,字跡清楚。
6、保管檔案工作人員守則如下:
(1)認真學(xué)習(xí),嚴格執(zhí)行黨的方針政策,初中“三個代表”,努力提高政治思想覺悟和政策水平。
(2)嚴格遵守保密制度,不得擅自向他人提供檔案材料或泄露檔案內(nèi)容。
(3)嚴禁在檔案庫吸煙,保護檔案安全,經(jīng)常打掃和保持檔案室的清潔衛(wèi)生。
(4)不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案材料。
(5)熱愛本職工作,忠于職守,刻苦鉆研業(yè)務(wù),努力提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。
(6)堅持黨的原則,認真貫徹執(zhí)行黨的政策,嚴格按照檔案工作的各項規(guī)章制度辦事。
檔案管理注意事項
導(dǎo)語:檔案管理工作是十分重要的環(huán)節(jié)。隨著社會的發(fā)展進步,檔案的數(shù)量逐漸增加,檔案的內(nèi)容也日益豐富,檔案的管理與利用之間的矛盾也日漸突出出來。因此,要進一步規(guī)范對于檔案的管理工作,加強對于檔案管理人員的業(yè)務(wù)培養(yǎng),不斷提高他們的綜合素質(zhì),并在檔案管理的過程中融入現(xiàn)代化的管理技術(shù),使檔案工作得以更好的進行。
文件分類
公司檔案的文件管理,最忌諱的就是亂七八糟,所有的文件都放在一起,想查看某個文件時,需要從所有的文件中一個一個的翻找。所以公司文件的收放,第一件事就是進行文件分類。
分類裝好
分好類別的文件,不要就那么一堆堆的散著,日子久了又會成為一堆亂紙。各個公司都會有檔案袋,或者文件夾,按照文件的類別,進行逐一裝盒收納。
標簽表明
把文件逐一裝好之后,記得一定要在各個檔案盒或文件夾上標明,注明此文件盒里裝的是哪類的文件,包括共有幾份,都要做個簡單說明。
特殊文件
每個公司都會有特殊的一些文件,比如不能隨意被人翻看的,或者需要加密的,對于這些文件,一定要做到單獨保管,并做好單獨的標記,用于提醒自己,或者提醒他人。需要注意的的是,這一類文件,最好多加一把鎖。
做好收放記錄
公司用檔案的,一般就是大小領(lǐng)導(dǎo)們,只是不要太信任那些領(lǐng)導(dǎo),他們都記性有時候也是非常差的,當他們拿走了文件并不知放在哪兒的時候,他們最大的可能就是埋怨你的保管不力,那么你一定要做一個收放記錄登記本,誰拿走誰簽名,領(lǐng)導(dǎo)絕對不會因為你的認真而責(zé)備你的。
鑰匙的保管
一般公司的檔案卷柜,都是由專門的人員進行保管的,平日里的鑰匙要做到不離身,下班后的鑰匙,根據(jù)公司規(guī)定進行上繳或者自己隨身佩戴,記住,上繳之后的責(zé)任不在你身上,而隨身佩戴就表明你一直承擔(dān)著責(zé)任,所以,對于鑰匙的保管,一定要謹慎,不要隨意交給他人。
一、人事部門設(shè)置專門的人事檔案管理員。
人事檔案管理員的職責(zé)主要是負責(zé)紙質(zhì)檔案的建檔、整理和保管,以及電子檔案的及時錄入、更新與管理工作。
二、入職、離職檔案管理。
人事檔案屬于公司重要保密資料,公司規(guī)定員工入職一周內(nèi),人事部門必須完成建檔工作,且一經(jīng)建檔,不得擅自銷毀,即便員工離職,最少得再保存兩年不得銷毀,有競業(yè)禁止的則需保存更長。
三、設(shè)立專門的人事檔案保管室。
主管及以上人員因工作原因而借閱其下屬員工檔案,可借閱但僅限于在檔案保管室現(xiàn)場借閱查看,且需經(jīng)上一級主管領(lǐng)導(dǎo)和人事部門負責(zé)人的同時簽批核準,方可借閱。
四、電子檔案永久保存只能查閱
不能下載或拷貝,且我們對各級管理人員根據(jù)其管轄范圍設(shè)置了查看權(quán)限密碼,不能越級或跨部門查看,只能看自己下屬的電子檔案,且有敏感信息還會單獨改變查看權(quán)限。如:薪酬、獎懲、績效。
五、其他規(guī)范:
如編號管理、檔案室管理等規(guī)定、借閱檔案管理記錄、電子檔案錄入時效管理及敏感的薪酬等財務(wù)人員單獨錄入。準確性和操作注意事項等。對檔案管理員進行全面的規(guī)范指導(dǎo)和考核檢查,確保檔案管理萬無一失。
1、管理范圍:專業(yè)技術(shù)干部、正科及以下管理干部、工人等各類人員(包括出國不歸、失蹤、除名、逃亡職工和殘死亡、離休、退休職工)的。
2、干部、工人退職、時必須獎其檔案交給省人才交流中心管理。
3、干部、工人在受刑事處分或勞動教養(yǎng)期間,其檔案由本院室保管,刑滿釋放或解除勞教后,重新安置的,其檔案轉(zhuǎn)至有關(guān)主管單位保管或移交人才交流中心管理。
4、除管理人員外,無關(guān)人員不得進入檔案庫。
5、檔案的管理
(1)根據(jù)氣候的不同變化,經(jīng)常注意檔案的通風(fēng)、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。
(2)對所管理的`必須逐人登記注冊。
(3)每季度核對一次檔案的分類、編目、序號,發(fā)現(xiàn)編錯或放錯位置糾正;每裝卸要按登記冊全面檢查一次檔案,發(fā)現(xiàn)漏缺檔案朣查找。
(4)任何人不得私自保存他人的檔案材料,對私自保存他人檔案材料拒不交出者,應(yīng)追究其責(zé)任。
(5)要不斷研究和改進檔案的管理方法和技術(shù),逐步實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。
6、管理干部、工人必須建立檔案正本。
1、檔案正本是全面反應(yīng)干部、工人歷史和現(xiàn)實情況的實物材料,構(gòu)成包括下列十項內(nèi)容。
(1)履歷表及其他簡歷材料等。
(2)自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料。
(3)各種鑒定。
(4)各類考核、評價材料及畢業(yè)成績單、學(xué)歷證明等。
(5)政治歷史審查材料及甄別復(fù)查材料,工齡更改材料等。
(6)參加中國共產(chǎn)黨和共青團的材料。
(7)各種獎勵及縣團級以上機關(guān)批準的英雄模范先進事跡材料。
(8)處分、撤銷處分和甄別復(fù)查材料。
(9)任免呈報表,確定或晉升技術(shù)職務(wù)、學(xué)位、學(xué)銜審批表,出國人員審批表,調(diào)整工資審批表,工資級別登記表,離休、退休、退職審批表等。
(10)其他可供組織參考材料,如本人的思想、工作、學(xué)習(xí)總結(jié)檢查,死者生平介紹,更改民族材料等。
2、查閱和借用,應(yīng)遵守下列規(guī)定:
(1)一般不得查閱,如必須有關(guān)人員的情況,由檔案管理人員提供。
(2)必須查閱檔案時,只限于組織、人事部門派出的賞干部到檔案室查閱所需情況;各黨支部發(fā)展黨員必須查閱檔案時,支部書記和組織委員查閱。
(3)任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。
(4)查閱檔案者,必須填寫查閱什么問題,查閱日期逐項進行登記。
(5)查閱檔案,必須嚴格遵守保密制度,嚴禁在檔案卷內(nèi)涂改,圈劃及撤換檔案材料,不得向無關(guān)人員泄漏被查檔案內(nèi)容,違者應(yīng)追究責(zé)任。
(6)查閱檔案時,不得抄錄檔案內(nèi)容,如特殊情況,須經(jīng)人事辦主任允許后方可抄錄,抄錄的材料應(yīng)近期送回檔案室處理。
(7)外調(diào)人員一般不得查閱檔案,如特殊情況需查閱時,必須持縣級以上組織、人事部門介紹信,并有兩名正式黨員方能查閱。
(8)檔案一般不是,在特殊情況下,經(jīng)批準可以借出,但借出時要及時登記,按期歸還,如不按時歸還,要及時催收,以免遺失。
3、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定:
(1)檔案要通過機要交通仁慈,不能公開郵寄或本人自帶。
(2)檔案轉(zhuǎn)出要及時追收回執(zhí),以防檔案丟失。
(3)收到外單位的檔案,要及時核對,核對無誤差后,在回執(zhí)上簽名蓋章后退回回執(zhí)。
4、凡歸檔的材料,均應(yīng) 經(jīng)過認真的鑒別;屬于歸檔的材料,必須手續(xù)完備,完整無缺;需經(jīng)組織審查蓋章和本人簽字的,應(yīng)蓋章簽字后才能歸檔。
5、凡歸入檔案的材料,均應(yīng)按照中央組織部《關(guān)于干部檔案材料,歸檔的暫行規(guī)定》整理,不應(yīng)歸入干部檔案的材料,不得入檔;凡歸入工人檔案的材料,要參照省勞動局(1981)63號文件的準則歸檔;歸檔材料應(yīng)做到分類準確,編目清楚,目錄排列合理,標題完整,裝訂整齊,字跡清楚。
6、保管檔案工作人員守則如下:
(1)堅持黨的原則,認真貫徹執(zhí)行黨的政策,嚴格按照檔案工作的各項規(guī)章制度辦事
(2)嚴格遵守保密制度,不得擅自向他人提供檔案材料或泄露檔案內(nèi)容。
(3)嚴禁在檔案庫吸煙,保護檔案安全,經(jīng)常打掃和保持檔案室的清潔衛(wèi)生。
(4)不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案材料。
(5)熱愛本職工作,忠于職守,刻苦鉆研業(yè)務(wù),努力提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。