數字檔案整理

檔案管理怎么做到數字化管理？

離不開人和物。提升檔案人員的綜合管理素質必不可少，而同時，現代化的管理軟件和硬件設備更是能給檔案管理工作帶來事半功倍的效果。

設備是檔案數字化管理中必不可少的內容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進數字化檔案管理進程中，加大設備投入、積極引進現代化設備、及時更新計算機系統與程序是當下數字化進程中的首要方向。

除了要做好軟件設備的優(yōu)化，順應檔案數字化工作的發(fā)展不斷推陳出新更好地為檔案數字化服務，還要更新落后的硬件設施，并加強對硬件設備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長設備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質量與效率。

好的檔案管理軟件系統包括。影像加工掃描系統、數字化加工管理系統以及人事檔案管理系統，在這樣的環(huán)境背景下不斷優(yōu)化更新，順應檔案數字化發(fā)展成熟運用于各大檔案整理行業(yè)的。

此外在硬件的創(chuàng)新研發(fā)上，還要有成熟的技術團隊，專業(yè)解決檔案數字化方向的技術問題，研發(fā)為檔案人量身定制的檔案盒打印機，其自動化程度高、操作簡單、打印速度快、打印效果好、模板創(chuàng)建方便、數據導入便捷等優(yōu)點，可滿足檔案服務行業(yè)大批量打印，企事業(yè)單位差異化打印的需求，極大提高了檔案人的工作效率。

檔案數字化整理和檔案一般整理有區(qū)別?

從描述上看檔案數字化整理和檔案一般整理有區(qū)別?
1、調檔工作會在確認被錄取之后才進行，報名時不需要考慮檔案的問題。
2、被錄取之后及時跟錄取院校的研究生院（或研究生部）聯系修改檔案所在地址就可以了。
3、考研現場確認的時候還可以修改報名信息，檔案地址發(fā)生改變的話可以進行更改。
4、被錄取后會拿到學校研招辦出具的調檔函，也有個別院校是通過直接郵寄給檔案所在地的方式調檔的。
5、檔案可以按照規(guī)定放在人才市場，考研填寫檔案存放單位時填上相應的人才市場，最后復試通過后調檔函就到這個人才市場取檔案。

紙質檔案數字化工作中應整理哪些工作

　　在掃描之前，根據檔案管理情況，按下述步驟對檔案進行適當整理，并視需要作出標識，確保檔案數字化質量。
　?、倌夸洈祿蕚洌喊凑铡稒n案著錄規(guī)則》等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁號和頁數等，應進行修改。
　?、诓鸪b訂：在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。
　?、蹍^(qū)分掃描件和非掃描件：按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不掃描原稿。
紙制品　?、茼撁嫘拚浩茡p嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理<壓平或燙平等后再進行掃描。
　?、輽n案整理登記：制作并填寫紙質檔案數字化加工過程交接登記表單，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。
　　⑥裝訂：掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂?；謴脱b訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。

檔案數字化工作流程是怎樣的？

　　一、術語和定義
　　1、數字化
　　用計算機技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程。
　　2、紙質檔案數字化
　　采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質檔案進行數字加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。
　　3、數字圖像
　　表示實物圖像的整數陣列。一個二維或更高維的采樣并量化的函數，由相同維數的連續(xù)圖像產生。在矩陣（或其他）網絡上采樣——連續(xù)函數，并在采樣點上將值最小化后的陣列。
　　4、黑白二值圖像
　　只有黑白兩級灰度的數字圖像。它對應于黑白兩種狀態(tài)的文字稿、線條圖等。
　　5、連續(xù)色調靜態(tài)圖像
　　以多于兩級灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態(tài)數字圖像。在紙質檔案數字化過程中，通常表現為灰度掃描和彩色掃描兩種模式。
　　6、分辨率
　　單位長度內圖像包含的點數或像 素數，一般用每英時點數（dpi)表示。
　　7、失真度
　　對檔案進行數字化轉換后，數字圖像與檔案原件在色彩、幾何等方面的偏離程度。
　　8、可懂度
　　數字圖像向人或機器提供信息的能力。
　　9、圖像壓縮
　　清除圖像冗余或圖像近似的任一種過程，其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。
　　二、紙質檔案數字化基本要求
　　1、基本原則
　　紙質檔案數字化的基本原則是使檔案信息資源準確方便快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。
　　2、數字化對像的確定原則
　　應當對所要進行數字化的對象按照一定的原則和方法進行確認，只有符合一定要求的紙質檔案文獻才能進行數字化。
　　1）符合國家法律法規(guī)的原則
　　紙質檔案的數字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關規(guī)定。
　　2）價值性原則
　　屬于歸檔范圍且應永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數字化加工的范圍。
　　3、基本環(huán)節(jié)
　　紙質檔案數字化的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據質檢、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等。
　　檔案掃描
　　1、掃描方式
　　1)根據檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應規(guī)格的掃描儀或專業(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數字化轉換設備等進行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。
　　2）紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。
　　2、掃描色彩模式
　　1）掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。
　　2）頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進行掃描。
　　3）頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。
　　4）頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進行掃描。
　　3 、掃描分辨率
　　1)掃描分辨率參數大小的選擇,原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。
　　2）采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般均建議選擇≥300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。
　　3）需要進行OCR漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選擇≥300dpi。
　　圖像處理
　　1 、圖像數據質量檢查
　　1)對圖像偏斜度、清晰度、失真度進行檢查。發(fā)現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理。
　　2）由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描。
　　3）發(fā)現文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。
　　4）發(fā)現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。
　　5）認真填寫相關表單，記錄質檢結果和處理意見。
　　2、糾偏
　　對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。
　　3、去污
　　對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。
　　檔案數字化工作流程
　　數據關聯
　　以紙質檔案目錄數據庫為依據，
　　將每一份紙質檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一
　　份圖像文件。
　　將圖像文件存儲到相應文件夾時，
　　要認真核查每一份圖象文件的名稱與檔案目
　　錄數據庫中該份文件的檔號是否相同，
　　圖像文件的頁數與檔案目錄數據庫中該份文件的頁數
　　是否一致，
　　圖像文件的總數與目錄數據庫中文件的總數是否相同等。
　　檔案數字化工作流程