檔案整理目錄

一）檔號編制原則

檔號是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。檔案的編制應(yīng)遵循以下原則：

1、唯一性原則；2、合理性原則；3、穩(wěn)定性原則；4、擴(kuò)充性原則；5、簡單性原則。

（二）檔號的結(jié)構(gòu)

根據(jù)《檔號編制規(guī)則》的規(guī)定，檔號結(jié)構(gòu)分為三種。《歸檔文件整理規(guī)則》頒布實施后，又出現(xiàn)了檔號的第四種結(jié)構(gòu)。

（三）檔號的編制方法

1、全宗號的編制方法

全宗號用四位代碼標(biāo)識。其中第一位用漢語拼音字母標(biāo)識全宗屬性，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識某一屬類全宗的順序號。

2、案卷目錄號的編制方法

案卷目錄號以三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況，可按不同時間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置。

3、類別號的編制方法

類別號由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識。類別號一般不應(yīng)超過三級，在一個檔案館（室）內(nèi)或一個全宗內(nèi)，不應(yīng)有重復(fù)的類別號。

4、項目號的編制方法

項目號一般引用有關(guān)管理部門編制的項目代號。

5、案卷號的編制方法

案卷號用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號。每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個流水順序號。

6、件號的編制方法

件號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不應(yīng)有空號。件號的編制有兩情況：一種是不裝訂的案卷，卷內(nèi)文件必須單位裝訂編號，每個案卷的卷內(nèi)文件按排列次序流水編號。另一種按照《歸檔文件整理規(guī)則》整理的檔案，同一個類目下的文件按排列次序流水編號。

7、頁（張）號編制方法

頁（張）號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，卷內(nèi)文件各頁（張）按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號。

（四）案卷目錄的編制

案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是檔案登記的基本形式，是對檔案進(jìn)行統(tǒng)計和檢查的重要依據(jù)。

案卷目錄必須按全宗編制，有兩種類型：一種是以全宗為單位編制的綜合目錄，主要適用于案卷數(shù)量較少的全宗；另一種是以分類方案中的一級類目為單位編制的分類目錄，在實際工作中，大多采用第二種。

檔案管理目錄怎么編呢

【熱心幫助你】歸檔文件按照分類方法和室編件號順序編制歸檔文件目錄。同一年度同一期限的歸檔文件編制一本目錄。一本歸檔文件目錄由目錄封面、目錄和備考表組成。目錄的項目包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、和備注。
卷內(nèi)目錄編制要求
（一）卷內(nèi)文件的編號：
1.編制頁號一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字，從“1”開始，有效數(shù)字前均不得出現(xiàn)“0”。
2.編號要求認(rèn)真慎重，務(wù)求準(zhǔn)確。編后仔細(xì)檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)即時采取措施補(bǔ)救：
①重號：將重號改為支號式。如6號為重號，可改為“6—1”和“6—2”，在備注欄注明第六頁共兩頁。
②漏號：采用分號式。如第6頁應(yīng)是7而編成8，可將第6頁改為“6—7”在備注欄注明“6—7”頁共1頁。
③錯號：將錯號能刮則刮，不能刮則劃掉，重新填上正確頁號。
3.頁號位置：正面文件打在右上角，反面文件打在左上角。小冊子每本編一個頁號【如所有權(quán)證】，但必須在備注欄中注明：“本卷第XX頁為一冊，共XX頁”。
4.封面、扉頁、卷內(nèi)目錄、底頁或無字無圖的頁面均不編號。
5.為規(guī)范編號，頁號可用自動編號機(jī)，碳素墨水或油墨打印。
（二）編制卷內(nèi)目錄：
卷內(nèi)目錄應(yīng)按卷內(nèi)文件排列的順序填寫，卷內(nèi)目錄上的內(nèi)容應(yīng)與卷內(nèi)文件的份數(shù)及排列的順序相一致。不重登，不漏登，不錯登。
1.順序號：卷內(nèi)文件按順序編的流水號，每份文件有一個順序號。
2文件作者、文件名稱：由于房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案類別多，所形成的文件內(nèi)容也不同，事先無法印制統(tǒng)一模式，可采用下列幾種方式：
①事先印好統(tǒng)一的排列模式，有哪項填哪項。
②由檔案人員用鋼筆或中性筆書寫，要求字體端正，整齊美觀。
③共性資料相同的十戶以上，由檔案人員抄寫后，微機(jī)打印。
3.文件號：即文件字號，指發(fā)文機(jī)關(guān)編寫字號的文件。
3.頁號：指卷內(nèi)文件所在之頁的編號。
4.備注：留待案卷發(fā)生變化情況之用。

如何做檔案目錄

下面將會介紹一下檔案目錄應(yīng)該如何做，而且什么是檔案目錄？利用“插入/引用/索引和目錄”命令可以達(dá)到目的。

注意：2113
使用上述功能前，首先要把用成5261目錄的小標(biāo)題設(shè)置樣式。

樣式設(shè)置方法：
依次選中作為目錄的標(biāo)題，在4102“格式”工具欄左側(cè)的“樣式”列表中點(diǎn)1653擊“標(biāo)題1”、“標(biāo)題2”、“標(biāo)題3”。
如果只是查找文檔收集情況回,只要把收集的文檔標(biāo)題設(shè)置為“標(biāo)題1”即可。
檔案目錄是檔案館(室)編制的，由眾多著錄條目組成并按一定次序編排的，揭示、報道與查找檔案的工具。是檔案檢索系統(tǒng)的重要組成部分。檔案目錄按其加工文獻(xiàn)和處理信息的手段可分為手檢目錄和機(jī)檢目錄兩大類?；竞喗?br>檔案館(室)編制的，由眾多著錄條目組成并按一定次序編排的，揭示、報道與查找檔案的工具。是檔案檢索系統(tǒng)的重要組成部分。

檔案目錄按其加工文獻(xiàn)和處理信息的手段可分為手檢目錄和機(jī)檢目錄兩大類。手檢目錄是由人工制作，可直接查找檔案的檢索工具，常見的有卡片式和書本式兩種形式?？ㄆ侥夸浭前盐募虬妇淼膬?nèi)容和形式特征記錄在卡片上，按一定規(guī)則組合排列而成，是一種離散式目錄載體；書本式目錄是將文件或案卷的內(nèi)容和形式特征著錄成條目，按一定規(guī)則組合排列并書寫或復(fù)印在空白書頁上，裝訂成冊，是一種聚合式目錄載體。機(jī)檢目錄是借助于電子計算機(jī)等機(jī)械設(shè)備存儲目錄信息和查找檔案的檢索工具，一般有機(jī)讀和縮微兩種形式。機(jī)讀目錄是把記錄文件或案卷特征的文字、圖形、數(shù)字和符號轉(zhuǎn)換成機(jī)器可以識別的代碼輸入計算機(jī)，以特定的格式存儲于計算機(jī)磁帶、磁鼓或磁盤上，檢索時經(jīng)過特定的程序轉(zhuǎn)換成文字并編制成各種目錄,顯示在屏幕上,或直接打印成各種目錄；縮微目錄是將手檢目錄拍攝在縮微膠片上，檢索時借助閱讀器將其放大，顯示在屏幕上。

分類介紹
在中國的檔案館(室)中仍以手檢目錄為主,其中常用的有案卷目錄、分類目錄、專題目錄、主題目錄、全宗文件目錄、人名目錄等。

檔案目錄索引怎樣去做?怎樣整理檔案？

先把的收集的文檔整理一遍，然后分好類，再按時間或文號順序排列，按每收集打印頁碼，按順序填寫目錄，最后裝訂成冊，把每本檔案編號歸檔即可了。