紙質(zhì)文件整理

紙質(zhì)文件的整理方法：

裝訂是紙質(zhì)文件整理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，通過裝訂，從實體上將歸檔文件整理的基本單位——“件”確定下來，為后續(xù)工作的開展提供條件。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理。用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂。

常見的裝訂方式有：

01

線裝法

線裝法是以棉線作為裝訂材料，對文件進行固定的方式。線裝法主要有“三孔一線”裝訂和直角裝訂。“三孔一線”裝訂是一種傳統(tǒng)的裝訂方法，是立卷檔案普遍采用的裝訂方式。這種裝訂方法同樣被應(yīng)用于較厚的歸檔文件的裝訂，一般在文件左側(cè)裝訂。直角裝訂是指通過手工使用棉線在文件左上角縫制出直角形狀，以此固定文件，一般用于較薄文件的裝訂。

02

變形材料裝訂法

變形材料裝訂是指以金屬等易變形材料為裝訂材料，通過裝訂材料變形對文件進行加固的方法。常見的變形材料裝訂法是不銹鋼訂書釘裝訂。不銹鋼訂書釘裝訂采用不銹鋼訂書釘作為裝訂材料，可以根據(jù)文件頁數(shù)多少選擇不同規(guī)格的訂書釘，一般厚度的文件均可用此法在文件左上角進行裝訂。

在進行裝訂方式選擇時，要考慮歸檔文件的保管期限和是否進館等因素，永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。因線裝法使用的棉線與紙質(zhì)檔案在材料上類似，從檔案保護的角度看，線裝是最利于檔案長期保存的一種裝訂方式。

頁數(shù)較少的歸檔文件，可以使用直角裝訂，文件較厚的，則要使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘裝訂的，裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件長期保存的需要。定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照永久保管的歸檔文件裝訂要求執(zhí)行。其他定期保管的歸檔文件，裝訂方式可參照永久保管的執(zhí)行，也可以使用不銹鋼訂書釘?shù)妊b訂，但應(yīng)保證裝訂材料符合保管期限內(nèi)的耐久性需求。

如何整理家里的紙質(zhì)文件？

紙類文件的特點是很薄，很多紙類文件還很小，比如我們隨手帶回家的廣告，名片，優(yōu)惠券，正是因為這些東西完全不占地方，所以每次帶回家之后，都會被我們自覺地扔進抽屜里或者盒子里、籃子里囤積著，你也不以為然。

可是時間久了，當(dāng)他們越積越多，占用的空間也越來越大，你就會發(fā)現(xiàn)它們變成了大問題，收拾起來很費勁。這個時候你就需要嚴格地對這些材料進行篩選，留下你需要使用的和可能用到的，對于那些早已遺忘的和根本不需要要的將其通通丟棄。

拜讀了麻理惠老師關(guān)于紙類文件整理的技巧，我昨天閑暇之余也將家中堆積了幾年的紙類文件進行了一番整理。一輪整理下來還是頗有心得，這里將自己的總結(jié)的適合國人的紙類文件整理方法與大家分享。

首先，結(jié)合中國人的生活習(xí)慣，我們家里的紙類文件一般主要包括這么這種：

[if !supportLists]一、?????????????[endif]重要文件類：這類文件主要包括你的房子，車子，保險等文件，還有就是你學(xué)生時代的證書，以及你的孩子的證書，這些東西不管你是不是喜歡，它都應(yīng)該是你必須好好保存的重要文件。另外還有一些例如戶口本、銀行卡、市民卡、醫(yī)保卡、購物卡、會員卡等，也應(yīng)該歸為這一類，他們都是很重要的文件類，只是后者是屬于重要文件中的常用類，所以，應(yīng)該和前者區(qū)別對待。對于不常用的重要文件，可以用不同的文件袋分別存放，然后再文件袋上貼上標簽，存放在抽屜或者箱子里，需要的時候在拿出來；而對于常用的重要文件，可以找一個大小合適的收納筐，將它們統(tǒng)一收納于便于拿取的地方，需要的時候隨手拿起，用完回到家之后又放回原位，這樣就不會因為著急出門辦事而找不到重要文件而煩躁。

[if !supportLists]二、?????????????[endif]待處理文件：我們每個人家里應(yīng)該都有數(shù)量巨大的待處理文件。主要包括：一些未開啟的信件、超市的優(yōu)惠券、廣告紙、淘寶購物的清單、溫馨提示掃碼領(lǐng)紅包、好評返現(xiàn)等中國特色的小卡片、一些家用電器的說明書、保修卡、旅游景點的門票、地圖、銀行業(yè)務(wù)的回執(zhí)單、各種費用的收據(jù)單、發(fā)票單、醫(yī)院檢查化驗的報告單、取藥單、學(xué)生時代收到的生日卡、明信片、信件、童年時候的老照片、同學(xué)錄等等。我想上面提到的這些東西應(yīng)該是每個家庭都存在的。對于這些東西，很多人都把他們存放在家里，你會發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)東西也許你幾年甚至幾十年都沒有去觸碰過。那么對于這些東西，到底應(yīng)該怎么處理。我想說的是，你要做一個認真的篩選，雖然這件事情會花費你很多的時間，但是卻很值得，也是必須要去做的。有些人可能覺得這東西占不了家里的多少空間，也沒有那個閑時間去整理，但是，空間是一點點整理出來的，如果你不清理東西，不這樣一點點地整合空間，那么空間只會越來越小，相反，如果你將空間一點點的整合之后就會發(fā)現(xiàn)，家里一下子清通了許多。另外對于有沒有時間做家務(wù)整理這個事情，我覺得肯定有，只是你愿意不愿意，不要拿忙來當(dāng)借口，只要你還有拍照發(fā)圈的時間，只要你還有出去吃飯聚會的時間，只要你還有看電視追劇的時間，只要你還有玩手機刷抖音的時間，你就完全有整理家務(wù)的時間。不需要為自己的懶惰和安逸找借口。

那么下面說重點，我們該如何整理這些待處理文件。你需要準備幾樣?xùn)|西：垃圾簍、文件袋，標簽貼、文件盒。接下來我們就可以開始篩選。這是一個考驗毅力很耐心的過程，當(dāng)然也是一個最重要的過程。

[if !supportLists]1、?[endif]可以直接丟棄的文件：廣告紙，其實一般我們都不需要帶回家，收到廣告紙之后如果這對這類廣告毫無興趣，可以直接丟棄，如果有你感興趣的部分，可以快速瀏覽一下，然后將可能用到的地方手機拍照，廣告紙可以直接丟棄；對于淘寶的購物清單和掃碼紅包、好評返現(xiàn)也是一樣的道理，如果你有記賬的習(xí)慣，那么收到清單之后回到家第一時間完成記賬，清單即可丟棄，如果你熱衷于掃碼紅包和好評返現(xiàn)，那么也請盡快完成相關(guān)操作，然后將其丟棄，如果你對于這些其實并沒有習(xí)慣，那么根本不必將其保留，清單快速確認無誤后即可丟棄。對于信件，我們則需要認真篩選，如果只是一些通知類的日常信件，那么在讀取有效內(nèi)容之后即可丟棄，如果是重要信件，那么就妥善收藏保存。

[if !supportLists]2、?[endif]根據(jù)時效決定取舍的文件：對于家用電器的說明書、保修卡、各種費用的收據(jù)、發(fā)票、醫(yī)院的檢查報告，汽車保險等，我們需要做一個時間期限的篩選，首先對于每種文件的實效都不一樣，所以，根據(jù)日期來決定取舍。家電說明書主要是看是否還有需要，往往來說，新家電買回家之后，我們都是稍微看一下說明書，但是對于一些常用家電，其實安裝師傅一般都會向我們簡單介紹使用方法，所以這一類說明書基本是沒有用的，我們很多時候只是習(xí)慣性地將它們妥善保存，但是回過頭想想，有幾本說明書是你經(jīng)常回去翻看的，肯定微乎其微吧。另外就是如果這臺家電在你家里已經(jīng)使用了3-5年以上了，那么這樣的說明完全可以不需要考慮直接丟棄，你再去翻看它的可能性幾乎為零。保修卡和收據(jù)發(fā)票是一樣的道理，假設(shè)一臺家電的保修時間為3年或者5年，那么一旦過了這個時間，這些票據(jù)也就完全沒有了價值，可以直接丟棄。醫(yī)院的檢查報告我們往往會一張張的卡在病歷本里很多人都有這樣的經(jīng)歷，有時候拿出病歷本來，還沒有翻開，里面卡著這一打化驗單、票據(jù)就全部散落一地，于是趕緊去撿。你認真想過沒有，這些東西真的有用嗎？對于化驗單而言，一般的有效期限就是1個月到1年之間，因為人的身體是很復(fù)雜的，變化也很快，所以，很久以前的化驗單是不可能作為你下次看病的依據(jù)的，完全沒有必要留下。至于收據(jù)，如果你是需要報銷的話，這些收據(jù)就應(yīng)該用專用的文件袋妥善保存，如果不需要作為報銷憑證，那么直接丟棄即可。對于優(yōu)惠券更是看日期說話的，優(yōu)惠券往往都有有效期，過了有效期的優(yōu)惠券當(dāng)然是直接扔掉，而那些還未使用的優(yōu)惠券，如果是可能需要的就暫時保留，如果是和自己的喜好無關(guān)的那么可以選擇送人或丟棄。汽車保險也是1年的有效期，過了有效期的汽車保險資料就可以銷毀。這些東西都完全沒有收藏的意義。放在家里，只是占空間而已。

[if !supportLists]三、?????????????[endif]根據(jù)興趣愛好決定取舍的文件：這一類文件主要包括名片和各種其它卡，我們很多時候都會收到一些有用無用的名片，對于這類東西，我們也是需要一個認真篩選的過程。如果這張名片上的人你根本毫無印象，而且他所從事的業(yè)務(wù)與你沒有半毛錢關(guān)系，那么這種名片可以直接丟棄。如果名片上的人你雖然不認識，但是他所從事的業(yè)務(wù)可能會與你有關(guān)，或者與家人和家庭生活有關(guān)，那么選擇保留。如果名片上的人你很熟，那么最簡單不過，把他存進你的通訊錄，名片可以直接扔掉。然后是一些其它的卡片，這里主要包括多余的銀行卡、信用卡、會員卡等等，對于這些卡，不外乎兩種情況，一種是公司單位群開的信用卡、銀行卡，你從未使用和激活過，那么請確認無效后剪碎丟棄?，F(xiàn)在很多會員卡都是用手機號注冊的，所以，往往不需要實體卡，所以一些過期的老會員卡、或是一些你已經(jīng)不再光顧的會員卡都可以剪碎丟棄，留下它們只是浪費空間。

最后，對于學(xué)生時代收到的生日卡、明信片、信件、童年時候的老照片、同學(xué)錄等。這些充滿回憶的東西，我們往往看到的時候都會帶著一些心情，所以我建議留到最后整理，這樣可以在前面完成了令人頭疼的整理之后放松心情，經(jīng)過前面一系列文件的篩選和整理，到了這一類文件的時候，我們一般都會感覺有些疲憊，力不從心，而將這類型文件放在最后做整理，可以一邊整理一邊感受當(dāng)時的心境，說不定還能發(fā)現(xiàn)一些許久以前的美好。一般來說，這類物品我們主要是需要做一個詳細的分類和歸檔，然后用合適的收納盒或者文件袋妥善保存。無論這些東西是讓你開心的還是傷心的，我覺得都應(yīng)該留下。除非有一些特別的文件，你覺得已經(jīng)沒有了意義，那么可以選擇丟棄。另外還有一部分文件也屬于這一類，主要包括旅游景點的門票和地圖。對于這一類，可以根據(jù)你的喜好來決定取舍，當(dāng)然，對于那些游樂場、附近公園的門票，因為你常去，并無紀念意義，可以舍棄，而對于一部分重要的景點，也許你一輩子也就去這一次，或者你特別喜歡的景點，再或者是很精致的門票選擇收藏。

完成了以上的篩選之后，其實我們的整理工作也就接近收尾，這時候只需要最后一個步驟。丟棄的東西扔進垃圾簍，把需要留下的東西分類之后裝進文件袋或者收納盒，然后貼上標簽，再分成常用的和收藏的兩類，常用的放在可移動文件盒內(nèi)，方便拿??；收藏的妥善存放到抽屜或者收納盒。這樣，我們的紙類文件就整理完成。接下來，你只要繼續(xù)遵循我們上面提到的篩選原則，做到不把無用的文件帶回家，及時處理帶回家的等待性文件，妥善保管重要文件和收藏類文件，做到這三點，你家里的紙類文件就能一直保持一個最佳狀態(tài)。

紙質(zhì)版文件有什么好的歸納方法？

一窩多年做人事的經(jīng)驗來說，首先要把紙質(zhì)文件按照文件的類別分類，每類越細越好。用便簽子寫清楚這類分類的意義和用途，然后用訂書機定好，如果你的分類越細，那么理論上應(yīng)該是每一類都紙比較少的。如果訂書機定不了很多的話，可以考慮用不同顏色的回形針，按事情的輕重緩急來分類標明。最后要記得的事情就是一定要經(jīng)常清理文件，已經(jīng)可以塵封鎖在抽屜的文件就不要放在常用的文件夾里面了。

整理文件的工作怎么做

工具材料：
文件

檔案盒

操作方法
01
將全部文件收集起來。
文件歸檔工作是按一定周期進行的，可能是一年，也可能是一個季度，因此進行歸檔工作時，首先要以年或者季度為單位，將所有文件收集齊全，確保后期歸檔工作順利進行。

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02
按照相關(guān)章程進行篩選。
一般來說，沒有當(dāng)前和后期參考、使用或執(zhí)行價值的文件無需保存，此類文件可以首先剔除并進行銷毀，剩余文件則可根據(jù)本機關(guān)單位關(guān)于文件歸檔管理的具體要求進行篩選。

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03
劃分類別和級別。
篩選工作完成后，檔案管理人員可以先按照文件所屬部門名稱進行橫向分類，再按照上下級的隸屬關(guān)系進行縱向排列，無法劃分級別的文件，可酌情與本部門文件并列歸檔。

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04
確定保管期限。
凡是在本機關(guān)實體及其職能上能構(gòu)成全局程度影響的文件，均需要永久保存，其余歸檔文件可根據(jù)其價值的影響時長及相關(guān)規(guī)章制度來預(yù)留足夠的保管期限，不可過早銷毀。

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05
修繕文件內(nèi)容。
對于文件中存在的疏漏或損毀等情況，檔案管理人員需要咨詢文件來源處的同事，獲取正確內(nèi)容并對文件進行修補增刪，另外還需要規(guī)范文件紙張大小及裝訂物以便保存。

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06
對文件進行編號。
檔案管理人員可以按照從上到下、從主要到次要的排列順序?qū)㈥P(guān)聯(lián)緊密的紙質(zhì)文件先裝訂成一個基本單位，再按照類別、級別和時間裝訂成一個二級單位，然后用歸檔章編號。

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07
裝盒并編制檢索目錄。
按照文件上歸檔章的信息將所有文件打印一份目錄，文件依次裝盒，規(guī)范填寫檔案盒上各個項目并編號，編號要統(tǒng)一連貫，最后匯總所有文件目錄，方便后期快速查閱檔案。

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紙質(zhì)檔案管理的原則

紙質(zhì)檔案管理的原則

按件整理歸檔文件雖然存在手工管理時檢索和清點較為困難等弊端，但在信息化管理日漸普及的當(dāng)下，以件為單位進行整理的方法符合“簡化整理，深化檢索”的原則，降低了檔案工作人員掌握和操作的難度，以下我為大家整理了紙質(zhì)檔案管理的原則的詳細內(nèi)容，希望對大家有所幫助！

1、歸檔檔案遵循文件形成的規(guī)律，保持文件之間的聯(lián)系。

文檔、檔案、電子文件伴隨著機關(guān)、團體和社會組織的職能活動產(chǎn)生，有其自身的形成規(guī)律和特點。《黨政機關(guān)公文處理工作條例》《黨政機關(guān)公文格式》為機關(guān)公文辦理提供了統(tǒng)一的規(guī)范和標準。遵循檔案形成規(guī)律，對歸檔整理，能夠大限度減少個人對文件材料的人工干預(yù)，提升文件整理質(zhì)量。檔案在產(chǎn)生和處理過程中，在來源、時間、內(nèi)容等方面形成的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性，這種關(guān)聯(lián)性既記錄了文件之間及文件組件之間的互相關(guān)系，也為檔案記錄的完整性和有序性提供了保障。利用好這些聯(lián)系，既能更好地反映機關(guān)主要工作活動，也便于日后的檢索和利用。

2、檔案整理做好價值區(qū)分，便于保管和利用。

文檔、檔案的價值是由它的內(nèi)容及其對組織單位工作的作用決定。就一個機關(guān)文件的價值而言，不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，也不是所有歸檔文件都要永久保存。從分類開始，就將不同保管期限的文件區(qū)分開來，針對性地開展，也為后續(xù)工作打下基礎(chǔ)。便于保管、方便利用是歸檔文件整理工作的重要目標。

3、文檔、檔案一體化管理機制

文檔一體化管理機制，是一項比較新的檔案歸檔整理原則。在信息化條件下，歸檔文件整理必須統(tǒng)籌考慮傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和電子文件的`整理要求，避免因二者整理的基本原則、基本方法不同而帶來諸多問題。解決這一問題的基本思路就是實現(xiàn)信息化條件下的文檔一體化管理，即將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息和工作成果。因而，合理規(guī)劃歸檔文件整理流程，盡量以文書處理環(huán)節(jié)生成的項目來組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文書、業(yè)務(wù)人員的工作實際就顯得尤為重要。

4、保證紙質(zhì)、電子文件協(xié)調(diào)統(tǒng)一

在紙質(zhì)文件與電子文件并行的情況下，保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是目前進行歸檔文件整理必須面對的問題。要實現(xiàn)二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，首先要統(tǒng)籌規(guī)劃公文處理和檔案管理工作，在公文處理環(huán)節(jié)前置檔案管理的部分要求，在檔案管理環(huán)節(jié)繼續(xù)采用文書處理階段產(chǎn)生的相關(guān)信息，使二者成為一個有機整體；其次要結(jié)合本單位情況，確定是以紙質(zhì)文件還是以電子文件整理為主，再依次確定整理的策略和方法，保證二者整理的協(xié)調(diào)一致。