檔案管理效能

導(dǎo)語(yǔ)：檔案是信息資源的重要組成部分，檔案在文化記憶、個(gè)人記憶和基因記憶的遺忘、構(gòu)建、重構(gòu)和恢復(fù)中具有重要的社會(huì)功能，是尋找遺忘記憶和發(fā)現(xiàn)過(guò)去記憶事實(shí)真相的重要載體，是知識(shí)的存儲(chǔ)器，是知識(shí)咨詢和轉(zhuǎn)換的媒介，是保護(hù)過(guò)去、記錄現(xiàn)在和聯(lián)系未來(lái)的橋梁。

1、配備專職人員和齊全的管理設(shè)施

檔案管理工作是細(xì)致又繁瑣的工作，必須配備合適的專職管理人員，要求工作細(xì)致，做好保密工作，有較強(qiáng)的工作責(zé)任心。同時(shí)配備檔案室、多功能檔案櫥柜、計(jì)算機(jī)，檔案管理工作必要的辦公用品及電子設(shè)備。從而使檔案管理工作方便輕松、高效、便捷，對(duì)檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析也大大縮短了時(shí)間。

2、提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)

企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力的素質(zhì)水平直接影響到企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量和效能，充分調(diào)動(dòng)檔案人員的積極性，充分發(fā)揮檔案人員的主觀能動(dòng)性，努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和外部交流學(xué)習(xí)，不斷提高檔案人員的知識(shí)理論水平和業(yè)務(wù)技能。

由于檔案種類和載體的多樣化，檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化和信息化，需要盡快引進(jìn)一些技能熟練掌握計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識(shí)的人才，同時(shí)對(duì)現(xiàn)有相關(guān)人員進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面、及時(shí)地提高檔案管理人員的素養(yǎng)和技能，通過(guò)平衡和提高員工的人才結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu)，形成合力高效的人才團(tuán)隊(duì)，從而使企業(yè)檔案管理工作更上新的臺(tái)階。

3、嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度

企業(yè)檔案具有政治性和機(jī)密性的特點(diǎn)，不能隨意公開和向外擴(kuò)散。為確保企業(yè)檔案的安全，嚴(yán)守企業(yè)檔案的秘密，充分體現(xiàn)檔案的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。檔案管理部門要建立嚴(yán)肅的工作紀(jì)律，加強(qiáng)制度建設(shè)，不斷提高員工檔案管理的規(guī)范化水平。建立健全企業(yè)檔案收集制度、建立歸檔制度、查(借)閱制度、轉(zhuǎn)遞制度、檢查核對(duì)等制度。在檔案材料收集補(bǔ)充、查、借閱、檔案庫(kù)房管理、保密等都有章可循、有據(jù)可依。

4、企業(yè)檔案的信息化建設(shè)

企業(yè)的檔案管理工作主要包括“實(shí)體管理” 與“信息開發(fā)利用” 兩大方面。即以企業(yè)的檔案實(shí)體管理為基礎(chǔ)，以信息的開發(fā)為宗旨和方向，為企業(yè)的各項(xiàng)工作提供憑證和參考作用。

但是，據(jù)調(diào)查表明，占企業(yè)所有知識(shí)46% 的企業(yè)檔案中蘊(yùn)含的知識(shí)，“被很好地歸類，并及時(shí)提供給需要這些知識(shí)的人，從而發(fā)揮作用的只有12% ?！逼髽I(yè)檔案蘊(yùn)藏著大量可待開發(fā)挖掘的隱含知識(shí)，因此，企業(yè)檔案管理工作面臨的問(wèn)題不僅僅開發(fā)企業(yè)檔案的顯在信息，更為重要的是發(fā)掘檔案中的隱含知識(shí)，將這一部分知識(shí)轉(zhuǎn)換成顯在知識(shí)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的知識(shí)共享和知識(shí)創(chuàng)新。從這個(gè)角度來(lái)說(shuō)，企業(yè)的檔案管理和知識(shí)管理具有共同的目標(biāo)和動(dòng)機(jī)。

5、進(jìn)一步加強(qiáng)爭(zhēng)先創(chuàng)新意識(shí)

企業(yè)檔案的價(jià)值在于利用，是通過(guò)服務(wù)社會(huì)取得實(shí)效來(lái)體現(xiàn)，檔案管理工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，服務(wù)性強(qiáng)，以往是坐等利用者上門，我們被動(dòng)提供服務(wù)模式，很難適應(yīng)改革發(fā)展的新形式，這就要求檔案人員發(fā)揮主觀能動(dòng)性，化被動(dòng)為主動(dòng)，主動(dòng)上門服務(wù)，并簡(jiǎn)化檔案的利用手續(xù)，推行檔案利用一條龍服務(wù)，為需求者提供準(zhǔn)確有效地服務(wù)。

我們要不斷總結(jié)新經(jīng)驗(yàn)、新做法，結(jié)合檔案部門的工作實(shí)際情況從經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要出發(fā)，根據(jù)實(shí)踐發(fā)展的要求，及時(shí)修正不合時(shí)宜的制度，并將符合實(shí)際需要的新經(jīng)驗(yàn)和做法以制度的.形式固定下來(lái)，依據(jù)制度管人理事，推進(jìn)工作制度化、規(guī)范化、程序化。

以創(chuàng)新服務(wù)水平、更新服務(wù)觀念、深化服務(wù)內(nèi)容、優(yōu)化服務(wù)方式、服務(wù)水平為目標(biāo)，密切關(guān)注重大活動(dòng)、重大事件，準(zhǔn)確把握檔案工作的重點(diǎn)、熱點(diǎn)，及時(shí)、主主動(dòng)地管理檔案，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理在理論上、體制上的創(chuàng)新，從而使檔案管理工作及時(shí)跟上時(shí)代步伐。

檔案管理工作的目的是為了更好的提供利用，而提供利用則是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最佳途徑，經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益是檔案具體體現(xiàn)。在新形勢(shì)下，檔案工作更應(yīng)跟上時(shí)代步伐，掌握現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)和精湛的業(yè)務(wù)技能，進(jìn)一步凝聚共識(shí)、凝聚力量，把十八大精神落實(shí)到檔案工作上來(lái)，埋頭實(shí)干，全面推進(jìn)檔案事業(yè)的健康、持續(xù)、快速發(fā)展，為早日實(shí)現(xiàn)“中國(guó)夢(mèng)”貢獻(xiàn)自己的全部力量。

6、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)檔案是一種重要的知識(shí)資源，是企業(yè)各項(xiàng)決策的依據(jù)以及為企業(yè)贏得信譽(yù)的基礎(chǔ)，是與企業(yè)同步發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn).因此，企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分和基礎(chǔ)工作，在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)的重要意義，從而在日常的管理過(guò)程中積極去應(yīng)對(duì)和解決各種可能出現(xiàn)的問(wèn)題，求實(shí)創(chuàng)新，使企業(yè)檔案管理工作更加科學(xué)化、高效化、現(xiàn)代化和規(guī)范化，從而進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)的快速發(fā)展。

怎樣做好檔案管理工作

導(dǎo)語(yǔ)：檔案管理的對(duì)象是檔案,服務(wù)對(duì)象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會(huì)利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項(xiàng)工作都必不可少，并有一定程序。

分門別類

首先，把自己所有的文件資料全部放到一起，然后按照你們長(zhǎng)期使用的類別去分類，不同的公司不同的崗位分類也是不一樣的，舉例說(shuō)明：人事肯定是按照人力的六大模塊進(jìn)行分類，如人力資源規(guī)劃;、招聘與配置、培訓(xùn)與開發(fā)、績(jī)效管理、薪酬福利管理、勞動(dòng)關(guān)系管理。這是公司級(jí)文件分類，人事內(nèi)部部門會(huì)在按照自己負(fù)責(zé)的模塊進(jìn)行分類，意思就是按照你經(jīng)常的需求分類。

巧用檔案袋

檔案袋肯定是必不可少的，因?yàn)闄n案袋上有明細(xì)，有的資料不是一份，根據(jù)時(shí)間有很多，有的是同一個(gè)事件有不同的資料集合，但是他們都是屬于同類資料，難么檔案袋的作用就顯而易見了，檔案袋不僅可以收納資料，而且還能把里面涵蓋的份數(shù)及基本內(nèi)容寫出來(lái)，這樣你需要的時(shí)候直接看檔案袋就可以了，無(wú)需全都翻出來(lái)一個(gè)一個(gè)的找

常用資料的歸整

很多時(shí)候我們的資料是日常性的文件，經(jīng)常用到，甚至是每天都用到，那么我們肯定是放在辦公桌上，這時(shí)候就用到文件框了，文件框上每一看欄做好標(biāo)識(shí)，每次使用時(shí)按照規(guī)定好的放好，假如有人要借閱你的資料，你又恰好不在，你就可以跟他說(shuō)讓他按照標(biāo)識(shí)自己去找，總比他把所有資料都翻亂了要好，這樣節(jié)省雙方的時(shí)間

部門資料提報(bào)

有的時(shí)候我們每隔一段時(shí)間都要向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提報(bào)資料，這類資料每個(gè)月都要，甚至是每個(gè)星期，有時(shí)候我們可能會(huì)忙的忘記時(shí)間，為了防止工作沒做好，我們還可以按照處理資料的時(shí)間進(jìn)行排序，這樣就會(huì)記得什么資料緊急處理，什么資料可以暫且擱置

電腦資料的存檔

現(xiàn)在不似以前，辦公基本人手一臺(tái)電腦，文檔除了要做好本身的整理，電腦里一定要有存檔，除了電腦存檔以外，還應(yīng)該有一份管理清單，這個(gè)清單要記錄的內(nèi)容有時(shí)間，用途，標(biāo)題，份數(shù)，歸檔地以及需求人等相關(guān)信息

領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)資料的回拿

檔案除了保存，肯定還有在工作中，比如有的文檔需要領(lǐng)導(dǎo)簽字批復(fù)之類的，而領(lǐng)導(dǎo)不可能隨時(shí)隨地能幫你簽字，得等領(lǐng)導(dǎo)有時(shí)間才能集中處理，這就需要給領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備那種抽屜式的文件框，上面標(biāo)注，待處理，駁回，處理完畢，不論領(lǐng)導(dǎo)在不在，你自己去看一下，就知道那些文件已經(jīng)簽字可行，哪些被駁回了，還有哪些沒有處理，這樣非常能提高工作效率

一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)

檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達(dá)和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點(diǎn)，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關(guān)部門起草然后交由辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。我部就屬于后者，由于各職能部門寫作人員的水平、素質(zhì)各不相同，對(duì)公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異，導(dǎo)致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。我項(xiàng)目部在公文擬制過(guò)程中存在的問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面：

1、文種使用不當(dāng)。主要有請(qǐng)示、報(bào)告不分;一文請(qǐng)示多件事情;生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等

2、附件標(biāo)識(shí)比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標(biāo)識(shí)，也不在附件名稱前標(biāo)識(shí)出具體的序號(hào)，行文程序很混亂。

3、公文主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確，不利于檢索查找。

4、數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況，嚴(yán)重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室一名專門負(fù)責(zé)公文擬制人員，平時(shí)有責(zé)任也有義務(wù)對(duì)各部門呈送的公文初稿進(jìn)行規(guī)范處理，依照有關(guān)規(guī)定，全面審核，嚴(yán)格核稿，特別是對(duì)那些突出表達(dá)主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴(yán)格把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)盡快與提供初稿的職能部門進(jìn)行銜接，共同磋商，盡量將各種問(wèn)題都解決在核稿階段，決不能將問(wèn)題推給簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)定奪，以確保公文的高質(zhì)量、高水平，以及檔案的高質(zhì)量、高水平。

二、檔案整理工作，從公文的評(píng)估分類做起

公文形成后，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的歸整處理，待文件涉及的事務(wù)處理完畢，文書人員即可以對(duì)公文的保存進(jìn)行價(jià)值評(píng)估，根據(jù)公文的類別和重要程度分別進(jìn)行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處);將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來(lái)，以備隨時(shí)查閱和調(diào)用。評(píng)估工作對(duì)文書人員是個(gè)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，它要求文書人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項(xiàng)工作，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：

1、對(duì)檔案工作要有高度的認(rèn)識(shí)，要實(shí)現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強(qiáng)檔案部門對(duì)文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復(fù)立卷，使文書工作流程更加科學(xué)化、合理化。

2、要有高度的職業(yè)責(zé)任感。檔案工作人員要有較強(qiáng)的職業(yè)悟性，要隨時(shí)將“檔案”裝在自己的`頭腦里，要有對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，使檔案工作平時(shí)化、平?；Ｒ虼?，務(wù)必要按照《辦法》的要求，規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份文件，對(duì)每一份文件做出科學(xué)的評(píng)估。

3、要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)檔案意識(shí)的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍，《檔案管理學(xué)》、《檔案管理基礎(chǔ)》等，以便需要時(shí)查閱，真正做到邊工作，邊學(xué)習(xí)，在工作實(shí)踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對(duì)形成檔案的公文進(jìn)行科學(xué)地評(píng)估歸類。。

三、完善公文材料，做好檔案收集工作

文書部門在公文最初歸檔時(shí)要認(rèn)真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時(shí)歸檔的要催要，同一事項(xiàng)有外來(lái)文件未按時(shí)上交的要跟蹤收回，以避免長(zhǎng)時(shí)間留在個(gè)人手中而遺失。具體可以從以下幾點(diǎn)著手：

1、檔案整理工作必須從平時(shí)做起。對(duì)于上級(jí)發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價(jià)值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會(huì)價(jià)值而被淘汰;而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲(chǔ)存價(jià)值，能使后人通過(guò)其載錄進(jìn)行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進(jìn)行傳閱，閱辦完畢后，已初步進(jìn)入歸檔程序，進(jìn)一步歸整，以備平時(shí)查閱。

2、檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)。對(duì)于本單位自生文件，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，初步完成“件”，由零散“頁(yè)”到集中歸整為“件”，到正式整理時(shí)裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫(kù)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

四、善于交流，接受新信息，達(dá)到資源共享

作為辦公室的文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)遇到的困難要多請(qǐng)教上級(jí)檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價(jià)值，一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進(jìn)行歸檔。同時(shí)檔案工作人員必須強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，樹立精品意識(shí)，培育職業(yè)意識(shí)。不斷接受新信息，擴(kuò)大知識(shí)視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機(jī)會(huì)，主動(dòng)向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴(yán)格、專題概要、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集、會(huì)議簡(jiǎn)介等，從而達(dá)到資源共享的目的。

一、政治素質(zhì)要合格

樹立堅(jiān)定的政治信念，用科學(xué)的理論武裝頭腦。要堅(jiān)定不移地執(zhí)行黨的路線、方針、政策，堅(jiān)持正確的政治方向。要有良好的職業(yè)道德和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。要堅(jiān)持實(shí)事求是，尊重歷史，在工作中要本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想的原則，愛崗敬業(yè)，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好本職工作。要具有愛崗敬業(yè)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的科學(xué)態(tài)度。教書育人是一種奉獻(xiàn)，管理育人和服務(wù)育人同樣也是一種奉獻(xiàn)。學(xué)生檔案管理人員應(yīng)當(dāng)?shù)∶?，默默無(wú)聞地為莘莘學(xué)子服務(wù)。具有必要的政策水平。既要熟悉和掌握國(guó)家有關(guān)檔案工作的法規(guī)、政策，又要熟悉和掌握與檔案工作相關(guān)的方針、政策、標(biāo)準(zhǔn)和方法。具有依法治檔的法制意識(shí)。用法律和紀(jì)律約束自己，牢固樹立以法治檔的思想觀念，與一切違反《檔案法》的行為進(jìn)行堅(jiān)決的斗爭(zhēng)。

二、知識(shí)素質(zhì)要全面

掌握檔案專業(yè)知識(shí)。檔案工作是專門業(yè)務(wù)，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)到提供利用，有一整套的理論和工作方法，學(xué)生檔案工作人員只有學(xué)習(xí)掌握這些理論與方法，才能保證工作質(zhì)量，提高工作效能，逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案工作的科學(xué)管理。掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)。要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化，就必須掌握計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、多媒體和網(wǎng)絡(luò)管理等方面的技能。掌握一定的外語(yǔ)知識(shí)。學(xué)生檔案工作者還需具備一定的英語(yǔ)應(yīng)用能力，這樣才能適應(yīng)新時(shí)期、新形勢(shì)對(duì)學(xué)生檔案工作者的要求。

三、業(yè)務(wù)素質(zhì)要精湛

培養(yǎng)求真務(wù)實(shí)、精益求精的工作作風(fēng)。學(xué)生檔案工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期、艱苦、細(xì)致的工作，從材料的形成、收集、整理、歸檔、轉(zhuǎn)遞到檔案的保管、利用，每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開求真務(wù)實(shí)，每一個(gè)過(guò)程都要求謹(jǐn)小慎微，任何一個(gè)細(xì)節(jié)的失誤都會(huì)給后面的工作帶來(lái)麻煩。

四、身體素質(zhì)要健康

學(xué)生檔案工作是一項(xiàng)艱苦而繁瑣的工作。由于長(zhǎng)期伏案工作、庫(kù)房空氣不流通以及整理檔案過(guò)程中吸入有害菌等原因，導(dǎo)致在學(xué)生檔案工作者身上出現(xiàn)了皮膚過(guò)敏、頸椎病、呼吸道疾病等各種難以根治的疾病。因此，要想做好檔案工作，就必須加強(qiáng)體育鍛煉，增強(qiáng)身體素質(zhì)。

檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)與不足

檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)與不足

一、檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)

（一）能增強(qiáng)立卷準(zhǔn)則履行力。1983年4月，中共中心工作廳、國(guó)務(wù)院工作廳發(fā)布的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的規(guī)矩：“凡機(jī)關(guān)工作中構(gòu)成的具有保存價(jià)值的文件資料均由文書部分或業(yè)務(wù)部分進(jìn)行立卷，并定時(shí)向檔案部分歸檔”，從上述規(guī)矩可見，文書管理部分收拾（立卷）在我國(guó)是一項(xiàng)根本準(zhǔn)則。傳統(tǒng)的檔案管理工作，檔案立卷是檔案管理的重要進(jìn)程，現(xiàn)代化管理檔案也要求一切檔案均需立卷。但至今，在檔案管理工作中，部分立卷的履行程度始終有待考量，不少單位檔案室迄今仍未建構(gòu)健全的部分立卷準(zhǔn)則，或準(zhǔn)則形同虛設(shè)，沒有很好的履行，單個(gè)部分每年僅送幾次較散亂的資料給檔案室相應(yīng)擔(dān)任人代替部分進(jìn)行立卷，但檔案管理人員常識(shí)結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)范疇受限，一同每日均有許多工作需完結(jié)，對(duì)每一個(gè)部分的工作內(nèi)容未必了解透徹，必定也就不能確保所上交資料的完好和成套性。但檔案數(shù)字化后，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)管理，由檔案員將各部分已輸入到電腦中的文件資料進(jìn)行一致立卷編目，如此可進(jìn)步檔案歸檔質(zhì)量。

（二）能縮短檔案資料收拾工作時(shí)刻。傳統(tǒng)的檔案管理工作大多都是在固定時(shí)刻、固定人員與固定地點(diǎn)進(jìn)行的，檔案資料的判定、收拾、歸檔等流程需花費(fèi)許多時(shí)刻完結(jié)，且有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)事半功倍的現(xiàn)象。檔案數(shù)字化管理，突破了原有工作管理的局限性，電腦成為現(xiàn)代工作的首要途徑，管理人員可通過(guò)編碼與解碼的辦法完結(jié)電子檔案的存儲(chǔ)，且可用不同載體對(duì)檔案進(jìn)行仿制與存儲(chǔ)。相關(guān)部分僅可將需歸檔資料錄入電腦終端，并通過(guò)后臺(tái)傳輸至檔案管理終端，管理人員就可運(yùn)用電腦里已設(shè)的管理體系完結(jié)對(duì)資料的歸檔，如此縮短了工作時(shí)刻，操作簡(jiǎn)便，進(jìn)步了工作質(zhì)量。

（三）進(jìn)步了查詢功率。在當(dāng)時(shí)社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速展開的布景下，發(fā)作了海量的檔案資源，假如依托人工完結(jié)對(duì)檔案資源的查詢費(fèi)時(shí)、繁瑣。完結(jié)數(shù)字化檔案管理后，查詢者僅在指定頁(yè)面上查找要害詞就能得到需求的信息，進(jìn)步了查詢功率。工作人員也將有許多時(shí)刻從事檔案資源的收拾、分類等根底性工作。

（四）增強(qiáng)紙質(zhì)檔案原件的維護(hù)。紙質(zhì)檔案完結(jié)數(shù)字化后，能夠把原件妥善地保存起來(lái)，工作中檔案的運(yùn)用徹底能夠通過(guò)數(shù)字化副本代替原件完結(jié)，這樣能夠避免或削減對(duì)檔案原件的損壞，以便有用地延伸原件的保存時(shí)刻；特別是那些前史長(zhǎng)遠(yuǎn)的寶貴檔案資料，完結(jié)數(shù)字化管理后無(wú)疑會(huì)得以更好地保存。

二、檔案數(shù)字化管理的缺少

（一）檔案數(shù)字化管理有必定的危險(xiǎn)性。在信息技能逐日遍及的今天，網(wǎng)絡(luò)信息安全問(wèn)題隨之凸顯，電腦病毒與黑客不合法侵略等均為核算機(jī)體系里的檔案信息構(gòu)成了極大要挾，添加了檔案保密管理難度。別的，部分檔案在轉(zhuǎn)化成電子檔案時(shí)，首要運(yùn)用電子編碼技能來(lái)進(jìn)行檔案批改，電子編碼技能在運(yùn)用時(shí)有必定的壞處，假如對(duì)原始憑據(jù)內(nèi)容進(jìn)行批改也不會(huì)留下任何痕跡，相關(guān)管理人員是很難及時(shí)發(fā)現(xiàn)的。所以，違背《檔案法》的行為應(yīng)備加警惕。

（二）電子文件檔案貯存受載體束縛性強(qiáng)。電子文件對(duì)軟硬件設(shè)備的依托性適當(dāng)強(qiáng)，核算機(jī)貯存設(shè)備容量雖大，不過(guò)面臨呈幾何級(jí)數(shù)展開的電子文件也有窮盡之時(shí)，且核算機(jī)運(yùn)用軟件更新適當(dāng)快，不少前期構(gòu)成的文件在新的軟硬件環(huán)境下無(wú)法讀取，即便是一同期的電子文件也或許存在著軟件不兼容問(wèn)題，這些問(wèn)題均不利于電子檔案的安全、長(zhǎng)時(shí)刻乃至準(zhǔn)確管理。

（三）數(shù)字檔案的法令效能問(wèn)題。檔案是原始的回憶，具有憑據(jù)效果和法令效應(yīng)。但數(shù)字檔案有其特別性，因?yàn)樗膬?nèi)容簡(jiǎn)略被批改，并且內(nèi)容和載體易別離，實(shí)在性存在“信任危機(jī)”。因而，數(shù)字檔案突顯囧態(tài)，在法令面前很難成為合法有力的依據(jù)。

（四）工作人員業(yè)務(wù)本質(zhì)需求進(jìn)步。因檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案信息管理必定會(huì)用到核算機(jī)軟硬件與掃描、存儲(chǔ)、數(shù)字印象管理等多種現(xiàn)代化技能，增強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)水平，并非僅懂得現(xiàn)代核算機(jī)技能的人即能擔(dān)任并完結(jié)工作，唯有一專多能的復(fù)合型人才方可擔(dān)任。因而應(yīng)注重檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理人員的培育。總歸，在核算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技能不斷展開的21世紀(jì)，檔案數(shù)字化管理是檔案工作展開的必定趨勢(shì)?，F(xiàn)代信息技能必將完結(jié)由手藝檔案管理至主動(dòng)化管理的改造，然后進(jìn)步管理工作功率，削減勞動(dòng)強(qiáng)度，加速文件傳輸。作為檔案管理人員應(yīng)正確權(quán)衡檔案數(shù)字化管理利弊，緊跟年代展開步伐，探索出科學(xué)檔案管理新思路、新辦法，標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理，發(fā)揮檔案信息數(shù)據(jù)資源的運(yùn)用價(jià)值，方可凸顯檔案工作的服務(wù)效能。

檔案如何創(chuàng)新管理

導(dǎo)語(yǔ)：檔案如何創(chuàng)新管理呢?檔案是一個(gè)龐大的信息庫(kù)，但一般情況下各種信息是比較零散地儲(chǔ)存在眾多的單體檔案中的，只有根據(jù)需要，把相關(guān)信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來(lái)，才能更好地發(fā)揮檔案的信息作用，體現(xiàn)檔案的信息價(jià)值。

一、思想觀念的創(chuàng)新是工作內(nèi)容創(chuàng)新的前提，對(duì)檔案管理的科學(xué)化具有重大意義。

創(chuàng)新思想是行動(dòng)的先導(dǎo)，它直接影響了實(shí)際工作創(chuàng)新及工作效果;同樣，思想觀念的創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提，管理創(chuàng)新的過(guò)程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，特別是檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)，逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。這就要強(qiáng)化兩種意識(shí)。一是要有積極的信息轉(zhuǎn)化意識(shí)。

二、管理模式的創(chuàng)新。

隨著檔案工作的不斷進(jìn)步和發(fā)展，結(jié)合工作實(shí)際，不斷創(chuàng)新管理模式。我們可以在立卷制度上更新，在工作手段上改進(jìn)，盡量簡(jiǎn)化檔案部門長(zhǎng)期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過(guò)程、環(huán)節(jié)、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期，這樣也便于推行部門立卷工作。在平時(shí)的工作中，也要善于思考，針對(duì)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，做一些改進(jìn)和創(chuàng)新，這樣也可以起到事半功倍的效果。

三、管理人員的創(chuàng)新。

檔案管理工作的創(chuàng)新，應(yīng)是以人為主體的創(chuàng)新，歸根到底要依靠“人”來(lái)推動(dòng)，同時(shí)也是為了促進(jìn)“人”的更好發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

進(jìn)行三個(gè)方面的培養(yǎng)：

(一)培養(yǎng)敬業(yè)精神。

敬業(yè)是創(chuàng)新精神的基礎(chǔ)。檔案工作者要熱愛事業(yè)，積極思考問(wèn)題，勇于提出改進(jìn)工作的意見和設(shè)想，而且不滿足于一得之功、一孔之見，不斷進(jìn)行檔案工作的探索和創(chuàng)新。

(二)培養(yǎng)獨(dú)立思考的習(xí)慣。

檔案工作者要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在此基礎(chǔ)上敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問(wèn)題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。

(三)培養(yǎng)求實(shí)的科學(xué)精神。

檔案工作者要準(zhǔn)確把握所面臨的新形勢(shì)和自身發(fā)展的新情況，學(xué)習(xí)總結(jié)一切創(chuàng)造性的先進(jìn)做法和成果，用求實(shí)創(chuàng)新的精神把握檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律，勇于探索和實(shí)踐，有效地開創(chuàng)性地開展工作。隨著高新技術(shù)的廣泛應(yīng)用，如何更好地創(chuàng)新服務(wù)，需要我們?cè)趯?shí)踐中不斷學(xué)習(xí)和研究。

一、網(wǎng)上利用服務(wù)的開展

在檔案管理部門內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)的建立完善中，管理檔案工作的相關(guān)人員開始在對(duì)企事業(yè)單位網(wǎng)站的充分利用中對(duì)本部門的網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行制作，從而使上網(wǎng)信息和數(shù)據(jù)得以積極組織。在將檔案管理服務(wù)同企事業(yè)單位網(wǎng)站相聯(lián)系的基礎(chǔ)上，使網(wǎng)上檢索檔案信息的目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，從而使用戶獲得更好的服務(wù)。當(dāng)前，國(guó)內(nèi)大部分檔案館開始利用互聯(lián)網(wǎng)來(lái)開展網(wǎng)上服務(wù)工作。檔案管理者將網(wǎng)站作為基礎(chǔ)，使建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的步伐進(jìn)一步加快，特別是建立的全文電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)，在實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上實(shí)時(shí)管理與利用電子文件的基礎(chǔ)上，使檔案信息實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)化、資源數(shù)字化、利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、工作自動(dòng)化及管理法制化。如：目錄管理數(shù)據(jù)庫(kù)的輸入，使部分檔案目錄在網(wǎng)上公開，便于用戶檢索查詢。

二、電子檔案信息數(shù)據(jù)管理中心的建立

企事業(yè)單位管理信息部門與檔案館在強(qiáng)化聯(lián)系與配合下，可以將電子檔案信息數(shù)據(jù)管理中心進(jìn)行建立，可以將其在企事業(yè)檔案館進(jìn)行設(shè)立，作為組成單位信息資源庫(kù)的重要部分。信息數(shù)據(jù)管理中心在將網(wǎng)站內(nèi)各單位、各部門的歸檔電子文件進(jìn)行集中管理的基礎(chǔ)上，將非保密性或有限制性的電子文件的利用、查詢服務(wù)在網(wǎng)站上提供，在將其利用率高、內(nèi)容豐富、覆蓋面廣的優(yōu)點(diǎn)充分發(fā)揮的基礎(chǔ)上，使信息資源得以共享。

三、自動(dòng)上傳收集電子文件

當(dāng)前，單機(jī)上產(chǎn)生的收集電子文件工作，成為管理檔案部門應(yīng)該重視的問(wèn)題。同收集傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作不同，很多電子文件在上傳和下載中就能完成其形成過(guò)程。因此，檔案管理部門要將傳統(tǒng)的工作模式進(jìn)行改變，通過(guò)將自動(dòng)上傳電子文件的工作窗口在網(wǎng)頁(yè)上建立，使相關(guān)信息數(shù)據(jù)得以在第一時(shí)間收集，并歸檔在檔案管理部門的服務(wù)器上。我站為步步高論文發(fā)表網(wǎng)，本站刊載大量檔案管理論文范文格式，檔案管理職稱論文。供廣大論文答辯需要者、評(píng)職稱需要者參考。

四、在線服務(wù)的開展

傳統(tǒng)的利用檔案方式，比如閱讀檔案公布件或復(fù)制件、參加檔案展覽、到檔案部門查詢或利用檔案等，尤其是到檔案部門對(duì)檔案原件進(jìn)行利用的方式，在信息化背景需要極大改變。全面信息化的社會(huì)，使人們生活、學(xué)習(xí)和工作環(huán)境都發(fā)生了變化，人們對(duì)信息的時(shí)效性更加重視，希望通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)、信息系統(tǒng)等對(duì)多種信息及時(shí)準(zhǔn)確獲得。因此，提供利用檔案信息的`手工式的、被動(dòng)方式必然會(huì)被在線服務(wù)的、現(xiàn)代式的主動(dòng)方式所代替。

五、閱覽現(xiàn)行文件服務(wù)的開展

在不斷深入的改革開放背景下，越來(lái)越多的人員開始到檔案部門對(duì)有關(guān)部門或黨政機(jī)關(guān)制定的文件進(jìn)行查閱，尤其是中國(guó)向國(guó)際市場(chǎng)的進(jìn)軍，部分公民受投資興業(yè)和對(duì)自身合法權(quán)益維護(hù)需要的影響，希望對(duì)有關(guān)政策信息能夠快速了解和掌握。為與新形勢(shì)發(fā)展要求相適應(yīng)，從而使自身工作職能得以改變，工作效率得以提高，同時(shí)也使人民群眾與黨和政府的聯(lián)系得以密切，廣大群眾的理由得以切實(shí)維護(hù)，部分省市要求本省各級(jí)綜合檔案管理部門對(duì)現(xiàn)行檔案服務(wù)中心進(jìn)行全面建立，并要求各單位、各部門將各種現(xiàn)行文件資料送交至檔案管理部門。同時(shí)規(guī)定，各級(jí)檔案管理部門要對(duì)接收現(xiàn)行文件資料的工作進(jìn)行狠抓落實(shí)，從而使閱覽服務(wù)現(xiàn)行文件資料的活動(dòng)得以順利開展。

六、制度創(chuàng)新

信息系統(tǒng)的應(yīng)用能夠同不同性質(zhì)、不同階段用戶需求相適應(yīng)，從而使其最大效能得以發(fā)揮;信息系統(tǒng)的規(guī)范應(yīng)用開發(fā)，從而使最好的效果得以獲得，需要有關(guān)部門對(duì)良好的管理政策進(jìn)行提供。在信息化環(huán)境下，信息化管理、辦公業(yè)務(wù)管理與檔案管理制度的規(guī)范完善密不可分。通過(guò)對(duì)信息系統(tǒng)的信息安全、合理開發(fā)及規(guī)范應(yīng)用等方面進(jìn)行綜合考慮，有關(guān)部門需要在技術(shù)規(guī)則、業(yè)務(wù)規(guī)范及行政規(guī)章等層面對(duì)業(yè)務(wù)部門、信息部門進(jìn)行組織，從而使管理信息的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系得以共同建立。

如何加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作

如何加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作
檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，各級(jí)管理部門要充分認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)管理工作的重要性。加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到的問(wèn)題，在人力、物力、財(cái)力等方面給予大力支持；同時(shí)，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對(duì)資源開發(fā)起著重要作用。
現(xiàn)代社會(huì)建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度，對(duì)其生存與發(fā)展極為重要。在一個(gè)單位中，檔案管理無(wú)疑是單位協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行的有效保證。但目前檔案管理工作中仍存在著一些比較突出的問(wèn)題。
管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分人員沒有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管理要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實(shí)和準(zhǔn)確。
檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全。對(duì)檔案管理必備的條件解決落實(shí)差，個(gè)別單位沒有專用檔案柜和檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄并且雜亂、“十防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。
新時(shí)期的檔案管理工作，需要增強(qiáng)法律意識(shí)，依法接收檔案、保存檔案、利用檔案、促進(jìn)檔案工作健康發(fā)展。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié),是促進(jìn)檔案事業(yè)健康發(fā)展的重要保證。
1、提高檔案管理人員素質(zhì)。要注意加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，注意對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過(guò)自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的資源。
2、健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來(lái)的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡(jiǎn)明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要做到有功必賞、有過(guò)必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。
3、改進(jìn)和完善檔案功能。使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動(dòng)態(tài)。對(duì)檔案的功能應(yīng)進(jìn)行重新定位：一是對(duì)檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留；二是檔案的內(nèi)涵要進(jìn)一步豐富和擴(kuò)大，以便使所具有的功能更加適合單位對(duì)信息的需求，從而更好地為單位服務(wù)。
4、采用信息化管理手段。信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，它對(duì)檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、檔案軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。
5、做好檔案管理工作，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平是很有必要的。檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任。