檔案整理辦法

法律分析：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應(yīng)當(dāng)按照國家檔案局關(guān)于檔案移交的規(guī)定，定期向有關(guān)的國家檔案館移交檔案。

屬于中央級和省級、設(shè)區(qū)的市級國家檔案館接受范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿20年即向有關(guān)的國家檔案館移交;屬于縣級國家檔案館接受范圍的檔案，立檔單位應(yīng)自檔案形成之日起滿10年即向有關(guān)的縣級國家檔案館移交。

經(jīng)同級檔案行政管理部門檢查和同意，專業(yè)性較強(qiáng)或者需要保密的檔案，可以延長向有關(guān)檔案館移交的期限;已撤消單位的檔案或者由于保管條件惡劣可能導(dǎo)致不安全或者嚴(yán)重?fù)p毀的檔案，可以提前向有關(guān)檔案館移交。

法律依據(jù)：《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》第十二條 按照國家檔案局關(guān)于文件材料歸檔的規(guī)定，

應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料由單位的文書或者業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)收集齊全，并進(jìn)行整理、立卷，定期交本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員集中管理;任何人都不得拒為己有或者拒絕歸檔。

檔案管理辦法

1. 目的和范圍

1.1為加強(qiáng)公司檔案管理～推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)～有效地保管和利用檔案～更好地為企業(yè)兩個(gè)文明建設(shè)提供服務(wù)～根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《上海市檔案條例》、《管理暫行辦法》等有關(guān)規(guī)定～結(jié)合本公司工作實(shí)際情況～特制定本制度。

1.2本制度規(guī)定了****公司文書、電子、科技、聲像等檔案管理的職責(zé)、管理內(nèi)容與方法。

1.3本制度適用于*****公司文書、電子、科技、聲像等檔案的管理工作～包括檔案的歸檔、整理立卷、保管、利用和借閱、鑒定銷毀等。本制度所指的檔案是指公司在生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營、管理、電力工程、科研等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對國家、社會(huì)和企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式載體的歷史記錄。

2. 引用標(biāo)準(zhǔn)

本制度引用了《中華人民共和國檔案法》、《上海市檔案條例》、《管理暫行辦法》等相關(guān)法律法規(guī)。

3. 管理職責(zé)

3.1 人事行政部職責(zé)

3.1.1人事行政部是公司檔案工作的主管部門～負(fù)責(zé)制定,或定期修訂,本公司檔案管理工作的有關(guān)規(guī)章制度。

3.1.2 人事行政部配有專職檔案人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。

3.1.3 人事行政部的檔案主管部門需堅(jiān)持用黨的路線、方針、政策作為管理檔案的指導(dǎo)思想,認(rèn)真貫徹《中華人民共和國檔案法》、《上海市檔案條例》～堅(jiān)持以法治檔～有法可依～執(zhí)法必嚴(yán)～違法必究,定期組織專兼職檔案人員的檔案專業(yè)培訓(xùn)～掌握檔案專業(yè)知識～不斷提高科學(xué)管理檔案的水平～積極開展檔案的開發(fā)和利用工作～為企業(yè)創(chuàng)效益服務(wù)。

3.1.4檔案主管部門需接受領(lǐng)導(dǎo)的工作指導(dǎo)～接受上級檔案主管部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

3.1.5 檔案主管部門負(fù)責(zé)對公司各管理部門文件材料的歸檔工作并進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。

3.1.6 檔案主管部門負(fù)責(zé)本公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。

3.1.7 檔案主管部門需積極參加上級檔案主管部門組織的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)～執(zhí)行檔案工作的法律、規(guī)章和有關(guān)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)～技術(shù)規(guī)范～維護(hù)公司檔案的完整與安全。

3.2 分管副總經(jīng)理職責(zé)

3.2.1 在公司負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)、貫徹國家《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》等有關(guān)檔案工作的文件～將檔案管理工作同其它管理工作一樣～納入年度工作計(jì)劃目標(biāo)～做到組織、定員上的落實(shí)。

3.2.2督促制訂本公司檔案工作規(guī)章制度～不斷提高檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。采取有效措施～較好地解決檔案工作中存在的實(shí)際問題和困難。

3.2.3 對公司檔案工作做到有布臵、有檢查、有總結(jié)、有獎(jiǎng)勵(lì)。

3.2.4督促、指導(dǎo)和檢查公司各部門做好文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作。

3.2.5負(fù)責(zé)審閱檔案分類方案、歸檔范圍和對各類檔案鑒定和銷毀工作～并報(bào)上級審查備案。

3.2.6 認(rèn)真履行組織協(xié)調(diào)職能～全面完成公司各項(xiàng)檔案管理工作。

3.3 各部門職責(zé)

3.3.1各部門配備兼職檔案人員～收集和保管本部門的檔案。公司檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度。

3.3.2 檔案專兼職人員需熱愛檔案事業(yè)、忠于職守、遵紀(jì)守法。經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)～獲得檔案管理資格上崗證書～具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。

3.4 各部門負(fù)責(zé)人職責(zé)

3.4.1學(xué)習(xí)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)、公司檔案管理制度和辦法～關(guān)心本部門檔案～指導(dǎo)本部門的檔案工作的開展～督促做好本部門檔案的立卷歸檔工作。

3.4.2 顧全大局～帶頭向檔案室移交和捐獻(xiàn)反映本公司工作有價(jià)值的文件材料～不留作私用。

3.4.3 支持本部門兼職檔案員的工作～協(xié)調(diào)好本職工作與檔案工作的關(guān)系～解決實(shí)際問題～創(chuàng)造條件做好本部門檔案整理工作～隨時(shí)督促按規(guī)定做好文件材料的歸檔工作。

3.4.4 發(fā)現(xiàn)檔案工作存在問題～與兼職檔案員聯(lián)系～并及時(shí)向檔案部門提出意見和建議～搞好部門檔案工作。

4. 總則

4.1 檔案是國家和企業(yè)的寶貴財(cái)富～任何單位和個(gè)人都有維護(hù)檔案完整和安全的義務(wù)～有權(quán)對違反檔案法律、法規(guī)的行為進(jìn)行抵制和處理。

4.2 企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和～是反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的重要史料～是企業(yè)的一種資源～各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理工作。

4.3 檔案工作是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作～應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)～把檔案工作擺上議事日程～列入本公司的工作計(jì)劃、納入目標(biāo)管理責(zé)任制。

4.4 專兼職檔案管理人員要不斷提高專業(yè)管理水平～使檔案管理做到完整、齊全、真實(shí)、準(zhǔn)確～做到案卷質(zhì)量高、編目清楚、書寫工整～帳、物、卡一致～做到底數(shù)清、情況明。

4.5 檔案管理應(yīng)貫徹執(zhí)行國家和行業(yè)的有關(guān)法規(guī)和制度～檔案的分類編號辦法應(yīng)遵循國家檔案局和電力行業(yè)檔案分類編號方法規(guī)定的原則～并結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況。

4.6 各類檔案應(yīng)按總目錄、全引目錄、分類目錄及底圖目錄～并滿足現(xiàn)代化管理的需要～逐步利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行編目和檢索。檔案著錄、案卷格式要符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

5. 文書檔案的歸檔

5.1 歸檔范圍

5.1.1 公司自身形成的～反映本公司主要工作活動(dòng)的文件材料～包括重要的會(huì)議材料～包括會(huì)議通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等。

5.1.2 各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)等。

5.1.3 干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。

5.1.4上級單位頒發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的針對本公司工作或本公司須遵循、貫徹的文件材料。

5.1.5 下屬單位或部門報(bào)送的需辦理的～具有查考價(jià)值的文件材料。

5.1.6 同級機(jī)關(guān)和非隸屬單位頒發(fā)的本公司需執(zhí)行的文件材料～以及與本公司聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件。

5.1.7公司下屬單位或各部門反映其基本面貌和經(jīng)營狀況的具有保存、查考利用價(jià)值的文件材料,

5.1.8 本公司職工因公外出參觀、學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議～收集獲得的具有保存、查考價(jià)值的文件材料。

5.1.9 對外簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

5.1.10. 信訪工作材料。

5.2 歸檔要求

5.2.1 凡在工作中形成的～或上級單位頒發(fā)需要貫徹執(zhí)行的～具有保存價(jià)值的文件材料～分別由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)收集齊全～并分類整理～按規(guī)定時(shí)間移交本單位檔案室歸檔。

檔案管理辦法是什么?

檔案管理辦法：

檔案管理體制：

1、公司檔案工作，要實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由行政部負(fù)責(zé)主體檔案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。行政部可設(shè)立專門檔案室，配備專了、兼職行政主管分管公司主體檔案工作。

2、根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定精神，各部門形成的文件材料原則上由本部門負(fù)責(zé)立卷和歸檔，并定期向公司檔案部門移交保管。

3、公司應(yīng)有庫房或場地和必要的設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案，確保檔案的安全。暫不具備檔案案安全保管條件時(shí)，要委托有關(guān)檔案部門代為保管。

檔案管理工作：

1、檔案材料的收集。

建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限。

對遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全。

及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔。

2、檔案的歸檔、立卷與管理。

區(qū)分全宗，確定立檔單位。

分類。依據(jù)檔案來源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。

歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。

案卷排列。立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄，并復(fù)印出四至五份。

整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應(yīng)加襯邊；材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。

對所有公司檔案系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

每年對檔案進(jìn)行一次清理。

3、檔案的保管。

防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全。

公司設(shè)立專門地點(diǎn)或?qū)Ｓ脦旆炕驅(qū)Ｓ梦募毂４鏅n案。

做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。

4、檔案的鑒定。

從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面鑒別檔案的價(jià)值。

確定各類檔案的中管期限表。其中財(cái)務(wù)檔案見財(cái)務(wù)檔案保存期限表。

公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。

5、檔案的銷毀。

對已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊，該清冊永久保存。

辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)董事會(huì)或總經(jīng)理批準(zhǔn)，方能銷毀。

銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，關(guān)在清冊上簽字。

6、檔案借閱、利用工作。

凡需使用檔案者，均須填寫文件調(diào)閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。

借閱期限不得超過一星期（如三個(gè)星期），到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。

外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。

人事檔案管理辦法

第一條 為規(guī)范公司人事檔案管理，維護(hù)公司和員工權(quán)益，特制定本辦法。

第二條 XXX是公司人事檔案（含公司退休員工檔案）的歸口管理部門，負(fù)責(zé)人事檔案的收集、歸檔、保管、借閱及傳遞的管理。

第三條 XXX按人事檔案歸檔的內(nèi)容有計(jì)劃、定期向各部門收集人事檔案資料，經(jīng)整理后入檔。

第四條 各部門按人事檔案歸檔要求的內(nèi)容和規(guī)定及時(shí)向XXX報(bào)送員工的有關(guān)檔案材料。XXX收到人事檔案材料后，須經(jīng)整理、鑒別認(rèn)定后入檔。

第五條 各部門因工作需要需查閱人事檔案時(shí)，須持本部門開具的《查閱檔案材料介紹信》，且至少要有兩個(gè)人到XXX檔案室內(nèi)查閱，少于兩人的不予提供查閱。對于非公司內(nèi)職工查閱公司相關(guān)人員檔案時(shí)，需填寫《查閱人事檔案材料審批表》，經(jīng)XXX領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后按程序辦理。

第六條 查閱檔案必須嚴(yán)格遵守以下規(guī)定：

（一）未經(jīng)人事檔案員允許，查閱人不準(zhǔn)摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容；

（二）查閱人不準(zhǔn)查閱本人或直系親屬檔案材料；

（三）查閱人不準(zhǔn)泄露被查閱人檔案內(nèi)容。

第七條 人事檔案借閱管理

（一）凡需要辦理人事檔案借閱手續(xù)的，經(jīng)辦部門須至少提前一天向XXX提交所需內(nèi)容、時(shí)間、目的等情況，以便XXX及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)；

（二）經(jīng)辦部門借用人事檔案須經(jīng)XXX主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借用時(shí)間不得超過三天，確需超期借用時(shí)必須補(bǔ)辦延長手續(xù)。

（三）查閱、借用人事檔案，經(jīng)辦人雙方必須履行交接手續(xù)。查閱、借用后XXX人事檔案員須查對檔案無任何問題后收回歸檔。不履行交接手續(xù)和不經(jīng)查對即歸檔的，追究人事檔案員責(zé)任。

（四）對借用的檔案，借用人必須妥善保管，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、傳閱、涂改、復(fù)印、拍照、不準(zhǔn)抽撤張頁及泄露檔案內(nèi)容。對違反規(guī)定視其情節(jié)和造成后果，予以行政處理和經(jīng)濟(jì)處罰。

第八條 凡經(jīng)公司批準(zhǔn)由公司調(diào)出的人員，XXX負(fù)責(zé)其人事檔案調(diào)轉(zhuǎn)手續(xù)的辦理，將其人事檔案發(fā)送調(diào)往單位或轉(zhuǎn)交調(diào)出人員自帶。