檔案管理方法

導(dǎo)語：檔案管理工作做得如何，是衡量單位工作業(yè)績與管理水平的重要尺度，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。為進(jìn)一步促進(jìn)單位科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料。

一、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理，要嚴(yán)格按照國家檔案部門制定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，高機(jī)制，高效率的開展工作，做好檔案收集，整理，鑒定，統(tǒng)計(jì)，歸類及后續(xù)檔案保管工作，充分有效利用到檔案裝具，檔案著錄，庫房管理等各執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)上。

檔案管理人員都應(yīng)承擔(dān)起所負(fù)責(zé)任，要明確責(zé)任范圍。以國家檔案管理工作目標(biāo)作為標(biāo)的物、嚴(yán)格要求自己，評(píng)定自身工作好壞，實(shí)行目標(biāo)管理最大化，根據(jù)標(biāo)的物的管理工作要求制定自己的具體目標(biāo)及工作計(jì)劃，力求使檔案管理工作達(dá)到具體化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化并落實(shí)到自身所負(fù)其責(zé)。

二、建立健全檔案的管理制度，保證檔案的安全運(yùn)行

1.加強(qiáng)檔案安全管理現(xiàn)代化

利用先進(jìn)的技術(shù)手段，解決檔案信息安全管理中遇到的問題。檔案種類繁多，形式各異，要加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，科學(xué)規(guī)范化的管理。要有專門的庫房置放保存檔案，專人負(fù)責(zé)管理。分類專柜，排列整齊，做好檔案區(qū)域劃分，健全檔案檢索工具，科學(xué)高效管理。做好庫房通風(fēng)工作，衛(wèi)生整潔。庫房管理要配備防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光等安全設(shè)施和措施以保護(hù)檔案，絕不可輕視形式化。

2.建立檔案工作管理和查詢

調(diào)閱網(wǎng)絡(luò)，在領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一負(fù)責(zé)指揮下，提出檔案工作的具體要求，包括業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)，一定要切合實(shí)際，具體制定檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，做好檔案調(diào)閱權(quán)限和保密工作，對(duì)檔案管理進(jìn)行層級(jí)監(jiān)督管理、指導(dǎo)，提出合理規(guī)范化的意見，檔案室人員應(yīng)深入各科室，了解各科室主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，以便對(duì)各科室的業(yè)務(wù)檔案提出統(tǒng)一的立卷，資料檔案歸集要求，統(tǒng)一安全存放置歸檔，保證各業(yè)務(wù)科室具有保存和利用價(jià)值的文件材料，能夠及時(shí)立卷和定期向檔案室歸檔。最后要嚴(yán)格有關(guān)的檔案借閱手續(xù)，杜絕檔案亂置，防止破損、分散流失。

3.集中化管理檔案

加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)集中、各負(fù)其責(zé)。通過統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)、達(dá)到檔案的管理安全和有效的利用。

三、檔案管理人員應(yīng)愛崗敬業(yè)

檔案管理人員要愛崗敬業(yè)，盡職盡責(zé);因各科室檔案歸集類別不同，調(diào)閱方向曲集，所以檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案材料來源廣，使用范圍大的特點(diǎn)：

1.把握文件收集的主動(dòng)權(quán)，不留余力應(yīng)做到腿勤、嘴勤、手勤，主動(dòng)上門跟蹤收集零散的文件資料，做到隨時(shí)收集隨時(shí)整理，做到不怠慢，不懶散，力求檔案管理工作順利開展。

2.加強(qiáng)與各部門的聯(lián)系溝通，各科室部門設(shè)置檔案接口人員，方便與檔案管理人員進(jìn)行交接，避免借閱歸檔時(shí)錯(cuò)記、遺漏。同時(shí)階段工作結(jié)束或年度工作結(jié)束，檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)上門將形成的文件材料收集，力使檔案資料及時(shí)有效的歸置入檔。

3.應(yīng)加強(qiáng)宣傳檔案管理工作的重要性，以多種形式宣傳檔案法律法規(guī)，普及檔案知識(shí)，不僅增強(qiáng)檔案管理員的檔案意識(shí)，也要普及至各科室員工，相互配合文件資料的收集和歸檔工作，促進(jìn)檔案工作的開展。

四、加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)

在當(dāng)今的科技信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)時(shí)代， 隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷提高發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步創(chuàng)新，檔案管理工作的重要性也越顯突出。檔案管理人員更應(yīng)掌握專業(yè)知識(shí)，開拓進(jìn)取，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，要積極參加教育培訓(xùn)，全面提高業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)培養(yǎng)，才能更好地做好檔案管理工作。要結(jié)合工作實(shí)際情況，拓寬并更新知識(shí)面，不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代技術(shù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)檔案管理平臺(tái)，尤其是計(jì)算機(jī)知識(shí)和信息知識(shí)，努力使自己成為綜合型檔案管理人才，提高業(yè)務(wù)水平。

五、增新檔案資料整合收錄工作、加強(qiáng)檔案現(xiàn)代信息化管理

要想切實(shí)提高檔案的有效管理，就必須實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，使企業(yè)的設(shè)備技術(shù)現(xiàn)代化、管理標(biāo)準(zhǔn)化、資料輸出的`合理化。雖然大家熟知標(biāo)準(zhǔn)性的現(xiàn)代化技術(shù)包括：微機(jī)檢索技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，可是能夠充分利用這些技術(shù)來作為保護(hù)好檔案管理的硬件還是不夠的，在利用好現(xiàn)有檔案這一寶貴信息資源的前提，仍需要進(jìn)一步開發(fā)資源，收集和整合更多有價(jià)值的資料，來滿足當(dāng)今企業(yè)對(duì)檔案信息的橫、縱向需求，要把檔案的資源開發(fā)與利用作為重點(diǎn)工作，作為目標(biāo)工作，檔案信息量的多少局限了企業(yè)的發(fā)展所汲取的營養(yǎng)資源，所以定期存儲(chǔ)檔案內(nèi)容，增新有價(jià)值的信息儲(chǔ)存量，發(fā)揮檔案信息的最大利用功能。

檔案如何管理？

法律分析：檔案的管理應(yīng)當(dāng)遵循《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》的規(guī)定。

法律依據(jù)：《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》

第十二條 按照國家檔案局關(guān)于文件材料歸檔的規(guī)定，應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料由單位的文書或者業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)收集齊全，并進(jìn)行整理、立卷，定期交本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員集中管理；任何人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。

第十三條 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應(yīng)當(dāng)按照國家檔案局關(guān)于檔案移交的規(guī)定，定期向有關(guān)的國家檔案館移交檔案。

屬于中央級(jí)和省級(jí)、設(shè)區(qū)的市級(jí)國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿20年即向有關(guān)的國家檔案館移交；屬于縣級(jí)國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿10年即向有關(guān)的縣級(jí)國家檔案館移交。

經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門檢查和同意，專業(yè)性較強(qiáng)或者需要保密的檔案，可以延長向有關(guān)檔案館移交的期限；已撤銷單位的檔案或者由于保管條件惡劣可能導(dǎo)致不安全或者嚴(yán)重?fù)p毀的檔案，可以提前向有關(guān)檔案館移交。

第十四條 既是文物、圖書資料又是檔案的，檔案館可以與博物館、圖書館、紀(jì)念館等單位相互交換重復(fù)件、復(fù)制件或者目錄，聯(lián)合舉辦展覽，共同編輯出版有關(guān)史料或者進(jìn)行史料研究。

第十五條 各級(jí)國家檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)所保管的檔案采取下列管理措施：（一）建立科學(xué)的管理制度，逐步實(shí)現(xiàn)保管的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化；（二）配置適宜安全保存檔案的專門庫房，配備防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設(shè)施；（三）根據(jù)檔案的不同等級(jí)，采取有效措施，加以保護(hù)和管理；（四）根據(jù)需要和可能，配備適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需要的技術(shù)設(shè)備。

機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案保管，根據(jù)需要，參照前款規(guī)定辦理。

第十六條 《檔案法》第十四條所稱保密檔案密級(jí)的變更和解密，依照《中華人民共和國保守國家秘密法》及其實(shí)施辦法的規(guī)定辦理。

第十七條 屬于國家所有的檔案，任何組織和個(gè)人都不得出賣。

國有企業(yè)事業(yè)單位因資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓需要轉(zhuǎn)讓有關(guān)檔案的，按照國家有關(guān)規(guī)定辦理。

各級(jí)各類檔案館以及機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織為了收集、交換中國散失在國外的檔案、進(jìn)行國際文化交流，以及適應(yīng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科學(xué)研究和科技成果推廣等的需要，經(jīng)國家檔案局或者省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門依據(jù)職權(quán)審查批準(zhǔn)，可以向國內(nèi)外的單位或者個(gè)人贈(zèng)送、交換、出賣檔案的復(fù)制件。

第十八條 各級(jí)國家檔案館館藏的一級(jí)檔案嚴(yán)禁出境。

各級(jí)國家檔案館館藏的二級(jí)檔案需要出境的，必須經(jīng)國家檔案局審查批準(zhǔn)。各級(jí)國家檔案館館藏的三級(jí)檔案、各級(jí)國家檔案館館藏的一、二、三級(jí)檔案以外的屬于國家所有的檔案和屬于集體所有、個(gè)人所有以及其他不屬于國家所有的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案及其復(fù)制件，各級(jí)國家檔案館以及機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和個(gè)人需要攜帶、運(yùn)輸或者郵寄出境的，必須經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準(zhǔn)，海關(guān)憑批準(zhǔn)文件查驗(yàn)放行。

如何進(jìn)行檔案管理？

企業(yè)檔案如何管理，可以通過以下幾點(diǎn)來結(jié)合實(shí)際檔案管理中，所出現(xiàn)的問題進(jìn)行調(diào)整
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護(hù)文件檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司設(shè)立文件檔案管理專員，切實(shí)做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊(cè)、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)相關(guān)的上級(jí)事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對(duì)公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門建檔。進(jìn)行管理。
五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認(rèn)真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對(duì)文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理、報(bào)告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報(bào)請(qǐng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復(fù)印檔案，公司檔案管理員都必須如實(shí)進(jìn)行登記，注清查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。
八、對(duì)于公司機(jī)密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸，工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。

檔案管理辦法是什么?

檔案管理辦法：

檔案管理體制：

1、公司檔案工作，要實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由行政部負(fù)責(zé)主體檔案的管理，并對(duì)其他部門的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。行政部可設(shè)立專門檔案室，配備專了、兼職行政主管分管公司主體檔案工作。

2、根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定精神，各部門形成的文件材料原則上由本部門負(fù)責(zé)立卷和歸檔，并定期向公司檔案部門移交保管。

3、公司應(yīng)有庫房或場(chǎng)地和必要的設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案，確保檔案的安全。暫不具備檔案案安全保管條件時(shí)，要委托有關(guān)檔案部門代為保管。

檔案管理工作：

1、檔案材料的收集。

建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限。

對(duì)遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全。

及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔。

2、檔案的歸檔、立卷與管理。

區(qū)分全宗，確定立檔單位。

分類。依據(jù)檔案來源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。

歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。

案卷排列。立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄，并復(fù)印出四至五份。

整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應(yīng)加襯邊；材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。

對(duì)所有公司檔案系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

每年對(duì)檔案進(jìn)行一次清理。

3、檔案的保管。

防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全。

公司設(shè)立專門地點(diǎn)或?qū)Ｓ脦旆炕驅(qū)Ｓ梦募毂４鏅n案。

做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。

4、檔案的鑒定。

從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面鑒別檔案的價(jià)值。

確定各類檔案的中管期限表。其中財(cái)務(wù)檔案見財(cái)務(wù)檔案保存期限表。

公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。

5、檔案的銷毀。

對(duì)已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊(cè)，該清冊(cè)永久保存。

辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)董事會(huì)或總經(jīng)理批準(zhǔn)，方能銷毀。

銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，關(guān)在清冊(cè)上簽字。

6、檔案借閱、利用工作。

凡需使用檔案者，均須填寫文件調(diào)閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級(jí)，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。

借閱期限不得超過一星期（如三個(gè)星期），到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。

外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。

檔案怎么管理

檔案要這樣管理:收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用六方面工作。

1.檔案管理單位規(guī)范。企業(yè)單位管理檔案要科學(xué)地歸類、排列、編目，每一卷都要建立一個(gè)完整的宗卷，記載檔案單位和檔案的變化。文件排列以全宗為單位，按不同保管期限排列，做到排出整齊。注冊(cè)統(tǒng)計(jì)規(guī)范：規(guī)范管理單位的檔案要有登記、統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的接收、轉(zhuǎn)移、整理、鑒定、銷毀、使用等要有詳細(xì)的記錄，數(shù)字要準(zhǔn)確，案卷與目錄數(shù)字相符。

2.檔案收集工作的意義：檔案收集工作是檔案工作中極其重要的一環(huán)。它與其他檔案工作相比，處于一種特殊的地位，做好檔案的收集工作，對(duì)整個(gè)檔案工作都有重要意義。

收繳是檔案工作的起點(diǎn)，是做好檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作的基礎(chǔ)，收集工作是整個(gè)檔案館(室)獲取和積累檔案的一種手段。就國家檔案工作的組織而言，檔案收集工作是貫徹集中統(tǒng)一管理原則的重要內(nèi)容和首要的具體措施。就采集工作質(zhì)量高低的影響而言，直接關(guān)系到檔案工作的其它環(huán)節(jié)。

3.收集檔案工作是指檔案從分散到集中的過程，是檔案工作的起點(diǎn)。歸檔工作：歸檔工作是指從零散到系統(tǒng)的過程，這是檔案工作的基礎(chǔ)。識(shí)別：檔案數(shù)量日益增加，有的檔案失去了保存價(jià)值，為了防止龐雜，需要剔除那些喪失了保存價(jià)值的檔案，而對(duì)檔案不同的保存價(jià)值進(jìn)行區(qū)分，以使檔案能分級(jí)保管，發(fā)揮重要檔案的作用。

保管：由于自然的、人為的各種因素，為解決檔案的不斷破壞和長期利用的矛盾，采取各種保護(hù)措施，保證其完整、完備，盡可能延長其壽命，從而形成檔案的保管工作。對(duì)于檔案、檔案工作狀況的統(tǒng)計(jì)、分析、研究，形成檔案工作的統(tǒng)計(jì)工作。

使用：保存檔案的目的是為各項(xiàng)工作提供服務(wù)，充分發(fā)揮檔案功能。為使檔案的作用能及時(shí)、充分地發(fā)揮，需要開辟各種途徑，采取各種形式、方式，將檔案的利用方法介紹給利用者，從而形成對(duì)檔案的利用。