戶籍檔案管理

法律分析：公安派出所檔案是指公安派出所在治安行政管理、防范和打擊處理違法犯罪活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等材料，經立卷而成。它是公安檔案的組成部分，必須加強管理。

法律依據(jù)：《公安派出所檔案管理辦法(試行)》

第三條 派出所檔案管理工作是派出所工作的組成部分，是基層基礎業(yè)務建設的內容之一，要加強領導，建立健全管理制度，并將它列入工作計劃和目標管理考核的范圍。

第四條 派出所檔案分為業(yè)務、戶籍、文書、聲像檔案四個部分。

戶籍檔案管理制度

法律分析：個人或者非國家機關不得查詢公民個人戶籍檔案，人民警察依法執(zhí)行職務，經出示執(zhí)法證件，可以查驗居民身份證。也就是說，個人是不能查的。只有國家機關才可以。

法律依據(jù)：《中華人民共和國檔案法》 第三條 一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務。

派出所戶籍檔案保存年限

戶籍原始資料沒有明確的保存年限，在實際的管理工作中，公安機關不會主動銷毀存檔的戶籍原始資料，所以如果需要查詢相關的資料，可以到當時辦理的業(yè)務部門進行查詢。
根據(jù)《公安檔案管理規(guī)定》，公安檔案的歸檔范圍、保管期限和管理細則由公安部制定，經國家檔案行政管理部門同意后實施。公安機關檔案工作機構，應當履行《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法規(guī)定的職責，做好下列工作：
(一)貫徹執(zhí)行有關法律、法規(guī)，和國家有關檔案的規(guī)章制度和具體方針政策，建立、健全公安檔案工作的規(guī)章制度；
(二)指導公安專用文件材料，及其聲像材料、資料的形成、積累和歸檔工作；
(三)接收統(tǒng)一管理公安檔案；
(四)收集保管具有永久保存價值的公安檔案、資料，并自形成通八達之日起滿20年，即向同級公安檔案館移交；同級未設公安檔案館的，向上一級公安檔案館移交。
《公安檔案管理規(guī)定》第八條 公安機關檔案工作機構，應當履行《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法規(guī)定的職責，做好下列工作：
(一)貫徹執(zhí)行有關法律、法規(guī)和國家有關檔案的規(guī)章制度和具體方針政策，建立、健全公安檔案工作的規(guī)章制度；
(二)指導公安專用文件材料及其聲像材料、資料的形成、積累和歸檔工作；
(三)接收統(tǒng)一管理公安檔案；
(四)收集保管具有永久保存價值的公安檔案、資料，并自形成通八達之日起滿20年即向同級公安檔案館移交；同級未設公安檔案館．的向上一級公安檔案館移交；
(五)依照國家規(guī)定，定期將公安機關在行使國家行政管理職責活動中形成的黨政領導和行政管理方面等具有永久保存價值的檔案，向同級國家綜合檔案館移交。
第十條 公安檔案的歸檔范圍、保管期限和管理細則由公安部制定，經國家檔案行政管理部門同意后實施。

明代如何管理戶籍檔案？每十年更新一次，檔案館建在湖中島，為什么？

對于古代中國各朝代來說，想要國家穩(wěn)定最重要的是對土地和人口的控制，而古代對人口的控制主要手段是戶籍制度。對于歷朝歷代來說，編制戶籍檔案是政府最重要的一項工作，其中明代的是中國古代歷史上戶籍檔案的典范。

明代檔案制度系統(tǒng)較為完善，管理嚴格，促進戶籍制度發(fā)展

1、從收集整理到保存管理，明代檔案系統(tǒng)十分規(guī)范和嚴格

明太祖朱元璋在制定黃冊制度時就想著要制度化、系統(tǒng)化它，希望它能夠延續(xù)許久，所以在戶籍檔案工作的收集和整理工作上做了嚴格的規(guī)范、保護和限制。作為檔案管理工作的工作之始，收集和整理工作所規(guī)定的條例及其明確且兼具可行性和明確分工。

當然，最開始的工作是制作黃冊，做成表格，成為空白的“清冊供單”后發(fā)給里甲中居住的百姓，待百姓按要求和規(guī)格填好相應的信息就開始收集工作。

首先是里甲制下里長將10甲的“清冊供單”裝訂成冊送交縣衙，縣衙再對其中的人口數(shù)量、人戶田地、生產總數(shù)的增減進行校對，核對無誤后上交府衙。

府衙再核對一遍收集的黃冊后送至布政司，布政司檢查完畢、標明日期、簽字畫押蓋上官印、裝訂成冊后再送至戶部，戶部匯總最終呈上給皇帝。收集整理工作就是在嚴格遵守這樣一層層政府機關的篩選和檢查的程序后，得到全國人口、財產信息的。

步驟有序，分工嚴謹，責任分明。除了收集當年的人口檔案信息，明代政府還十分注重收集歷史檔案，鼓勵百姓將舊檔案上交。

在《皇明詔令》中這樣記載：“其或迷失散在軍民之間者，許赴官司送納。”

進呈之后便將黃冊入后湖黃冊庫進行下一步的保存整理工作。戶籍檔案的整理依照既定的規(guī)章制度對其進行進一步詳細的統(tǒng)計、分類、造冊和駁冊，讓檔案整理工作井然有序同時準確無誤。每次大造黃冊入庫后，專門的檔案管理官員對收集上來的全國檔案數(shù)目加以統(tǒng)計，同時再做最后的檢查工作。

若是發(fā)現(xiàn)黃冊有誤，會在該本黃冊冊面上印上“駁”字，也就是所謂的“駁冊”，該冊也將成為廢冊，不入黃冊庫，廢冊發(fā)還原地經過修改入庫保存成為正冊。

入庫的正冊則會分門別類，按照規(guī)定的排序和要求放置和保存。明代黃冊十年一造，先按時間分類入庫，然后按全國區(qū)域劃分，同時結合年代性和區(qū)域性。

保存貯藏工作并非意味工作的結束，明代檔案保存中特別注重防潮、防蟲、防火和防盜，《后湖志》記載：““庫匠，先年俱行應天府所屬八縣編簽看守曬晾歷年黃冊”、“敢有將火過橋者，治以重罪”，這些都不難看出明代保存管理工作的嚴肅認真。

2、專業(yè)性的檔案庫房成立，促進了檔案制度的科學管理和發(fā)展

戶籍檔案中記錄了全國人口、財產重要信息，對于它的保存保衛(wèi)工作必須做到滴水不漏，明代檔案庫房定址于后湖，后湖作為永久保存明代戶籍的國家檔案庫房，其選址和建庫都是經過深思熟慮和百般挑選。

黃冊戶籍檔案屬于國家的機密檔案，其存放地點自然是要隱秘、安全、穩(wěn)定，而明代將戶籍檔案庫房最終定位于南京后湖（現(xiàn)今玄武湖），充分利用了天然地理優(yōu)勢和人力資源結合。

根據(jù)《后湖志》記載：“后湖之廣周遭四十里，中突數(shù)州，斷岸千尺”，相當于湖中島與外部隔絕，湖水為檔案庫提供天然的屏障，不僅保衛(wèi)庫房還能防火。

此外，明初朱元璋定都南京，后湖離京城南京城近，方便皇帝和戶部隨時利用、查驗黃冊，即便后來遷都北京，還是沒有改變后湖檔案庫的地位和重要性。

黃冊庫庫房的建造也同樣大有玄機，由于是在湖中島上建造庫房，四周環(huán)水，島上濕氣大本來是不利于紙質的資料保存的。于是黃冊庫在設計建造時改為東西走向前后開窗，以便通風和日曬，去除濕氣和防止發(fā)霉。

此外，根據(jù)島上地勢和位置，分設東南西北前后六庫房，每次十年大造黃冊，都需要上報皇帝和工部，經過審批方可開工。

除了庫房的建造和設計保障，庫房的安全還有專門的庫房管理和守衛(wèi)人員，主要分為三類：管冊人員、大查人員和巡湖人員。

管冊人員由正式官職的官員、監(jiān)生、辦事吏、醫(yī)生和匠役組成，主要是在庫房進行管理工作，大查人員顧名思義，就是專門檢查黃冊的官員，巡湖人員則是由兵馬指揮司將兵和戶部官員組成，共同保證黃冊庫房安全的人員。

除了上述安全保證，明代政府還為檔案庫存提供充足的財政經費支持和法律保障。

《后湖志》寫到：“弘治四年至弘治九年，為清查冊籍，僅伙食費和物品費用達一萬兩白銀”、“歲月必須七八年，費資必得萬余兩”。

同時為了保證戶籍檔案工作的順利展開，明代制定一系列法律，比如《大浩》、《大明律·戶律》，其中《大明律·戶律》7卷95條，全是涉及人口、戶籍、土地、徭役等一系列社會經濟的法律條文，可以說是古代歷史上最全面的戶籍立法了。

戶籍檔案管理普查性和震懾性色彩，保證各部門工作的正常進行

1、嚴格細致的戶籍檔案制度，起到了很強的人口管理和普查作業(yè)

戶籍制度產生的根本原因在于管理人口，它將人口、土地、財產等重要信息以書面落實下來，非常直觀地以文字和數(shù)字組合的形式呈現(xiàn)給統(tǒng)治者。

戶籍制度最早起源商朝，經過多個朝代的歷練仍被統(tǒng)治者所重視。歷代統(tǒng)治者在新舊政權更替時，為了鞏固自己政權的穩(wěn)定，首要事務就是整頓和制定國家新的戶籍制度，同時輔以戶籍檔案管理制度。

大明王朝也不例外，普查國家人口信息仍是明代戶籍檔案制度的最根本作用，且普查功能強大，兼具普查國家土地、稅收糧食信息的作用。

上文就有提到，地方政府發(fā)給百姓空白的表格，讓百姓將需要填寫的信息填好再上交，其中就包括家庭人口信息、糧食收成、土地狀況等等，在經過層級政府機關的查驗。

最終到達后湖黃冊戶籍檔案庫時，就包括有全國人戶、人丁總數(shù)量、田畝總數(shù)目、夏秋稅糧總數(shù)，完全實現(xiàn)人口、田畝、稅糧普查功能。洪武十四年后，黃冊制度逐漸完善，也就同時意味著一套完整、有序、系統(tǒng)的戶籍檔案制度和信息普查系統(tǒng)的形成。

2、清晰明了的制度具有強烈的震懾性，起到維護政權的作用

雖然明代與前朝差不多，對于戶籍檔案管理是“重保藏輕利用”，但是清楚明了的利用制度還是對當時的社會具有較強的震懾作用，起到維護王朝統(tǒng)治的作用。對于戶籍檔案管理明代設有嚴苛的法律條文加以保障，無論是收集整理還是保存管理，各個環(huán)節(jié)都嚴格要求。

但凡出差錯便是處罰，無論軍民不論貴賤，所以就是完善、系統(tǒng)的戶籍檔案管理制度和嚴明的法律大大威懾了大明的軍民，使之在戶籍檔案管理過程中做到對明王朝、對朝廷、對皇帝應有的敬畏。

此外，后湖戶籍檔案庫對于查驗的官員也進行一定程度的震懾，明朝政府嚴格限制進入后湖檔案庫的官員，還規(guī)定不允許府、州、縣及以下政府機關的官員進入后湖抄寫黃冊。只允許在庫房管理人員陪同下查驗，查驗立即離開，以防泄密。

正如提出建議的大臣楊廉所說：“軍民戶籍大勢不敢紊亂者，誠懼籍冊之獨在后湖也”。

檔案管理工作的執(zhí)行不力，加重了國家和百姓的運行負擔

1、嚴重的執(zhí)行不力現(xiàn)象，使得檔案管理制度達不到最初的效果

雖然明代戶籍檔案制度是較為完善的制度，好的制度若沒有好的人員來執(zhí)行那將發(fā)揮不出其優(yōu)勢。歷史事實證明，明代中后期的戶籍檔案管理工作確缺乏這樣關鍵的因素。

上文就談過，明代戶籍檔案管理中執(zhí)行的最關鍵三者是：皇帝、后湖黃冊檔案庫的管理人員和全國各級造冊人員，而出問題也就出在這三者上。

明代戶籍檔案收集整理過程中各級地方政府的造冊人員貪污舞弊，后湖黃冊檔案庫的檔案管理人員消極怠工，而最關鍵的就是當朝的統(tǒng)治者，皇帝對戶籍檔案工作的不重視、不過問。

明初的朱元璋作為開創(chuàng)黃冊制度和戶籍檔案工作的皇帝，自然是十分重視戶籍檔案的運作，且朱元璋向來嚴懲貪污腐敗、消極怠工的官員，在這位勤勞、嚴格的開國皇帝統(tǒng)治下，官員們都做到盡可能盡善盡美。

明成祖朱棣雖然不及他勤勞的父親，但是同樣作為殺伐果斷的皇帝，對于官員執(zhí)行戶籍檔案中不作為仍加以嚴懲，朱棣自己也十分重視后湖黃冊庫，即便遷都北京也沒有搬遷或新建檔案庫。

可是到了明代中期，隨著明代幾位奇葩的皇帝登上皇位而導致出現(xiàn)宦官專政、道士當權、內閣權臣當?shù)赖鹊染置?，也就同時催生官員貪污腐敗、消極怠工的出現(xiàn)。

根據(jù)史料記載，正德七年至十五年間，僅江西布政司黃冊就被蟲蛀六千多冊，正德十五年送至后湖黃冊庫的一萬黃冊不到一年冊占比60%。洪武、永樂年間的黃冊“紙殼面上如舊”，這就意味著在正德年間黃冊戶籍檔案工作做得完全不如朱元璋、朱棣在位時期那樣完美和嚴謹。

2、嚴重的貪污腐敗現(xiàn)象，使得百姓在戶籍制度下苦不堪言

正所謂“上有所好，下必甚焉”，上位者一旦有什么喜好，就會以極快的速度影響下級的行為?；实刍囊鶡o度、無心過問朝政，下面的官員自然而然也對工作不上心、消極怠工、貪污舞弊。

在戶籍檔案工作中，每十年一次大造的黃冊是基礎，從基層開始的黃冊編造收集好壞直接影響著明代戶籍檔案工作的實施，問題恰巧就出現(xiàn)在基層官員上。

明代黃冊制度和里甲制度相輔相成，編制黃冊的基層人員基本上也是里甲組織下的人員，可是里甲制度下的里長卻不是正式官職的官員，而是各地人丁、糧食多的地主階級，所以在編制黃冊時避免過重的徭役，難免會出現(xiàn)舞弊現(xiàn)象。

同時里長貪污舞弊同時還會勾結衙門的里書書手、算手那些負責計算和書寫錢糧的官吏，他們雖沒有大權，卻能夠隨意填寫黃冊上數(shù)字，所以導致受賄、訛詐等現(xiàn)象發(fā)生。

每逢大造黃冊之年，里書就會巧立名目向百姓征收各種費用，同時還接受里長受賄。

總結

明代充分利用戶籍檔案對社會經濟、政治和文化的重要影響，加強對戶籍檔案管理工作的執(zhí)行和實施，在維護政權權威、鞏固王朝統(tǒng)治、保證基層治安、普查全國人口基本信息上得到想要的結果。除此之外，明代對于戶籍檔案的保存管理上做出的安全保障的意識值得現(xiàn)代國家檔案管理的重視，當然明代中后期因為封建制度和皇帝制度下導致原有戶籍檔案制度崩潰也是值得深思的一方面。

戶籍檔案保存年限

法律分析：戶口簿冊保存期限為長期，可到原遷出時所在的派出所查詢，如果派出所沒有，可能整理歸檔了，再到派出所所在的鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道檔案室查，如果還沒有，則可到你所在的縣市檔案錧查就一定能查到。

法律依據(jù)：《中華人民共和國檔案法》和公安檔案管理的有關規(guī)定居民身份證案卷，戶口簿冊保存期限為長期，可到原遷出時所在的派出所查詢，如果派出所沒有，可能整理歸檔了，再到派出所所在的鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道檔案室查，如果還沒有，則可到你所在的縣市檔案錧查就一定能查到。

戶籍檔案在哪里

法律分析：我國的戶籍檔案業(yè)務由派出所負責。

法律依據(jù)：公安部《公安派出所檔案管理辦法（試行）》 第十六條 常住戶口卷 派出所在日常管理工作中積累的居民家庭狀況，包括領養(yǎng)子女、入戶通知書、分戶、姓名更改、年齡更正的材料；出國出境和回國、應征入伍和復員轉業(yè)以及勞改釋放、解除勞教的注銷、恢復戶口的材料；精神病人情況記載、婚姻糾紛等有關材料，應當按類組卷，并在戶籍表內注明。