檔案管理難點

在檔案整理過程中，雖然整理方案明確了，但是在實際整理結(jié)果仍然與事先的方案相差很多，甚至背道而馳，通過近幾年的檔案整理經(jīng)驗，總結(jié)了如下幾點，以便控制整理過程質(zhì)量。

一、需要有明確的組織架構(gòu)和職責分工

整理項目整體工程量有大有小，但是無論是大下，所需要職能職責需要明確，項目經(jīng)理、質(zhì)量經(jīng)理、整理組長等，人員配備不一定齊全，但是職能必須清晰，落實到崗，到人。健全的組織是開展檔案工作的前提。

二、制定明確的整理方案

在檔案整理方案確定中，有兩個工作是非常重要的，第一，檔案整理的原則的確定。因為在檔案整理過程中，會有很多突發(fā)的問題，而且這些問題很可能在檔案整理進程中才能暴露出來的，所以，在整理方案確定過程中，制定對一些相同問題的處理原則是必要的，避免在后期針對有些問題重復(fù)、反復(fù)溝通，導(dǎo)致方案被拆解。有了必要的原則提出，便于對相同類似問題的在實際過程中的快速解決。第二，重要的檔案整理細節(jié)的預(yù)測和判定。檔案整理項目小組可以根據(jù)以往經(jīng)驗，對于一些在檔案整理過程中的細節(jié)做事先的規(guī)劃，并拿出整理流程和控制方法，這樣，在檔案整理實際過程中，整理人員才有明確的整理依據(jù)，從而使檔案整理方案自始自終，統(tǒng)一標準。

三、集中的人員培訓(xùn)和上崗

在很多小的檔案整理項目中，項目經(jīng)理可能比較忽視人員的集中培訓(xùn)，總認為集中培訓(xùn)耽誤時間，影響產(chǎn)值，其實結(jié)果未必。我個人人為，檔案整理培訓(xùn)工作應(yīng)遵循集中培訓(xùn)和師傅帶徒弟培訓(xùn)的有效結(jié)合。對于一些原則和重要的整理辦法，應(yīng)利用早會等時機有效宣貫，同時，在一對一培訓(xùn)過程中，在實體講解。不要放過任何機會對檔案整理過程中的一些共同問題點做講解，并及時找到規(guī)避和解決的辦法。避免批量事故的發(fā)生。

最后，在檔案整理過程中，需要重視過程的質(zhì)量控制，重視質(zhì)量理念的培訓(xùn)，在項目考核體系中，應(yīng)明確的提出質(zhì)量項目的考核內(nèi)容，形成有質(zhì)量目標、有質(zhì)量管理辦法、有質(zhì)量組織保障、有質(zhì)量培訓(xùn)手段、有質(zhì)量目標考核稽核的一體化質(zhì)量管理。

民營企業(yè)如何做好檔案管理

導(dǎo)語：民營企業(yè)檔案，是民營企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理等各項活動中直接形成的，對企業(yè)發(fā)展和國家、社會具有查考和保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子、實物等不同形式的歷史記錄。民營企業(yè)檔案反映了民營企業(yè)成長與發(fā)展的歷程，是企業(yè)的重要資產(chǎn)和信息資源，也是企業(yè)文化的積淀。

一、民營企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀、存在問題及原因

隨著社會主義市場經(jīng)濟體系逐步完善，我市民營企業(yè)迅猛發(fā)展，在整個經(jīng)濟領(lǐng)域比例越來越大，在社會主義市場經(jīng)濟建設(shè)中占有重要的地位，發(fā)揮著國營企業(yè)不可替代的作用，為促進我市經(jīng)濟發(fā)展做出了突出貢獻。

但是與民營企業(yè)自身重要地位不相符的是，我市民營企業(yè)的檔案管理工作發(fā)展還非常滯后，大多數(shù)企業(yè)還沒建立標準化檔案室，還存在著疏于檔案管理工作，重生產(chǎn)、輕管理，重眼前利益、忽視長遠利益等問題，企業(yè)檔案材料收集不齊全、管理不規(guī)范、制度不健全、保管不安全、利用不方便已成為制約我市民營企業(yè)發(fā)展的主要瓶頸。究其根本原因在于：

1. 思想認識不足

民營企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，特別是剛剛起步或者規(guī)模較小的企業(yè)，在激烈的市場競爭中，往往只顧眼前經(jīng)濟利益，對企業(yè)建檔工作未加以重視。

檔案形成者的檔案意識比較淡薄，對工作涉及的內(nèi)容沒有日后作為檔案保存的概念，缺乏對檔案工作意義及其重要性的理解。不了解檔案材料管理中的一些具體要求，在檔案書寫、紙張、內(nèi)容上出現(xiàn)不規(guī)范現(xiàn)象，對一些原始材料處理不當。在收集材料的過程中事不關(guān)己或者敷衍了事。

2. 檔案材料收集不及時規(guī)范

由于多方面原因，檔案形成者或者形成部門經(jīng)常無意或者不愿將自己保管的材料交給檔案收集者或檔案管理部門，使得檔案材料的收集不能做到及時、全面、規(guī)范。

3. 檔案事業(yè)人員經(jīng)費不足

由于民營企業(yè)自身人員流動性較大，檔案整理工作經(jīng)常是辦公室人員兼職，而且容易變動，導(dǎo)致對檔案整理的連續(xù)性、材料收集的全面性造成影響。同時，由于未加重視造成檔案用房狹小，管理設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后，使得已有的一些檔案受到不同程度的損害，制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。

4. 檔案人員業(yè)務(wù)水平有限

由于人員流動性較大及其他種種原因，從事檔案工作人員進修學(xué)習(xí)的機會較少，甚至未進行專業(yè)學(xué)習(xí)就從事檔案工作。平時也未加強專業(yè)知識的學(xué)習(xí)和更新，基礎(chǔ)知識差，相關(guān)學(xué)科知識缺乏，管理水平落后于時代發(fā)展要求。

二、做好民營企業(yè)檔案管理工作的好處

1. 服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營

民營企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、資質(zhì)認證、融資上市、會計審計、項目驗收等環(huán)節(jié)中需要提供大量的檔案資料作為憑證和參考。檔案工作做得不好，檔案資料丟失嚴重，關(guān)鍵時刻拿不出原始的檔案資料，常常會造成無法彌補的經(jīng)濟損失。不少民營企業(yè)都曾有過這樣慘痛的教訓(xùn)。做好檔案工作的第一個好處就是能夠為企業(yè)積累豐富的檔案資料，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供服務(wù)。

2. 提升企業(yè)整體管理水平

檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，又是企業(yè)管理的基礎(chǔ)，做好檔案工作，不僅使檔案管理更加完善，而且通過這一基礎(chǔ)管理促進了企業(yè)整體管理水平的提升?！澳就胺▌t”告訴我們，一只木桶能裝多少水，取決于木桶上最短的那塊板的高度。檔案工作對于民營企業(yè)，就猶如桶上的一塊板與整個木桶的關(guān)系。沒有完善的檔案管理，民營企業(yè)的管理就會出現(xiàn)難以彌補的漏洞，而這一漏洞很可能就是制約企業(yè)整體效益的一塊“短板”。

3. 建立企業(yè)誠信

企業(yè)誠信必須建立在實實在在的信用信息基礎(chǔ)上，檔案是公認的信用信息的核心資源。完善的檔案管理可以為企業(yè)提供社會需要的信用信息，是展示企業(yè)誠信的一個窗口，如果企業(yè)能系統(tǒng)地保存有關(guān)企業(yè)資質(zhì)、企業(yè)歷史、合同協(xié)議、財務(wù)賬冊、納稅記錄以及反映企業(yè)社會良好評價的證件和文字圖片等材料，就會使人們對企業(yè)信用有直觀的`印象，從心理上贏得客戶的信任。

4. 保存企業(yè)歷史

民營企業(yè)檔案是民營企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等各項活動中形成的各種形式的歷史記錄，一套完整的檔案就是一部企業(yè)發(fā)展歷史的教科書，可以再現(xiàn)民營企業(yè)創(chuàng)業(yè)的艱辛、成長的腳步，可以總結(jié)企業(yè)失敗的教訓(xùn)。民營企業(yè)做好檔案工作就是在保存民營企業(yè)的發(fā)展歷史。

三、加強民營企業(yè)檔案工作的新思路、新模式

我市緊緊圍繞全市發(fā)展民營經(jīng)濟總體戰(zhàn)略部署，堅持以發(fā)展為導(dǎo)向，以服務(wù)為中心，以企業(yè)需求為根本，不斷適應(yīng)形勢發(fā)展要求，積極探索加強民營企業(yè)檔案工作的新思路、新模式。

1.加大檔案的宣傳力度，提高企業(yè)檔案意識

要使檔案工作在民營經(jīng)濟領(lǐng)域得到很好的延伸，就必須在思想觀念上實現(xiàn)大的轉(zhuǎn)變。為此，我們在工作中，始終把對社會、對企業(yè)進行檔案法制、檔案工作重要意義以及業(yè)務(wù)操作流程等方面的宣教作為一條主線，貫穿于民企建檔的全過程，按照“經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里”的指導(dǎo)思想，采取多種形式，做好廣泛深入的宣傳引導(dǎo)。實踐證明，對民營企業(yè)開展面對面的個案宣傳，是保證宣傳效果的最好手段和方法。

2. 勇于開拓創(chuàng)新，實現(xiàn)多元服務(wù)

在市場經(jīng)濟條件下，民營企業(yè)檔案工作的開展，單靠面上的簡單宣傳不行，靠行政的強制手段也不行，只有通過提供及時的檔案法規(guī)信息、通過加強操作性較強的技術(shù)標準的研究和組織，向企業(yè)提供切實可行的檔案管理技術(shù)規(guī)范標準，以便為民營企業(yè)檔案工作科學(xué)管理提供依據(jù)。同

時，應(yīng)積極推動民營企業(yè)檔案工作協(xié)會的建立，充分發(fā)揮企業(yè)檔案工作協(xié)會的作用，利用協(xié)會，提升自律能力，定期不定期地進行座談、交流，充分利用這一民間組織與檔案行政部門聯(lián)系、溝通、傳遞需求信息，使之在民營企業(yè)與檔案職能部門之間架起一座橋梁。

3. 強化服務(wù)，優(yōu)化民營企業(yè)檔案管理發(fā)展環(huán)境

民營企業(yè)目前所面臨的問題千頭萬緒，在這種狀態(tài)下開展檔案工作，存在著許多自身難以解決或無力解決的問題。為從根本上幫助民營企業(yè)提高檔案管理水平，我們積極轉(zhuǎn)變職能，瞄準影響民企檔案工作的難點問題，把工作做深、做細、做實，致力于創(chuàng)設(shè)良好的發(fā)展環(huán)境，為民營企業(yè)提供一流的服務(wù)。

未來民營企業(yè)的競爭是科技的競爭也是管理的競爭。民營企業(yè)檔案的管理如跟不上經(jīng)濟發(fā)展的步伐，企業(yè)就不能更快的發(fā)展。檔案工作者要在經(jīng)濟建設(shè)中發(fā)揮作用，只有不斷探索新形勢下民營企業(yè)檔案工作的新思路，找準為民營企業(yè)服務(wù)的入點，才能為民營企業(yè)的發(fā)展作出貢獻。

檔案管理工作對提升企業(yè)安全標準化達標升級應(yīng)抓的工作？

首先要對企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀有一個全面的認識，抓住實際工作中存在的問題以及長期未解決的難點問題，分析問題存在的原因，找出解決問題的辦法及需采取的具體措施，將檔案工作中的“疑難雜癥”逐個治愈。

企業(yè)檔案管理升級的評審權(quán)和審批權(quán)不能過于分散。過于分散很容易產(chǎn)生對"標準'把握上的"誤差"。由于檔案本身存在較大經(jīng)濟價值，只有真正切實做好檔案安全管理工作，防范于未然，才能保證企業(yè)經(jīng)濟利益不受損失。

擴展資料：

企業(yè)檔案管理工作中存在的問題：

1、檔案管理意識還較為淡?。核枷胝J識模糊，實際重視不夠，缺乏主觀能動性。

2、檔案管理力量還較為薄弱：隊伍不穩(wěn)定，管理質(zhì)量不夠高。

3、檔案管理觀念還較為落后：管理方式陳舊，資金保障不到位。

4、管理與服務(wù)還存在脫節(jié)現(xiàn)象：檔案門類不夠豐富，檔案資源個別流失。

檔案管理系統(tǒng)解決方案

檔案管理系統(tǒng)可以為企事業(yè)單位提供完整的現(xiàn)代化檔案管理解決方案，解決傳統(tǒng)檔案管理耗時長、工作量大、易出錯等痛點、難點，是一個功能強大、平臺一體化的信息管理系統(tǒng)，具有以下亮點：
1、高效整合資源，發(fā)揮檔案價值
通過數(shù)字化智能抓取與實時歸檔，對繁瑣的檔案信息進行收集與整合，實現(xiàn)檔案信息資源的集中管控，促進檔案的增值利用。
2、規(guī)范檔案管理，降低管理成本
自動化、標準化、規(guī)范化檔案全生命周期管理，解決傳統(tǒng)管理方式導(dǎo)致的耗時長、工作量大、易出錯等問題，提升檔案管理效率。
3、信息安全管控，規(guī)避檔案風險
多重檔案信息安全管控機制，嚴格文檔使用權(quán)限與安全控制，檔案使用全過程信息化可追溯，規(guī)避檔案信息遺失、泄漏等風險。
4、數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，構(gòu)建資源平臺
基于統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準，打破信息壁壘，將分散的檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一匯總、集中處理，構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺。