加強(qiáng)檔案管理

加強(qiáng)檔案管理工作的幾點建議

時至年底，各項考核工作紛至沓來。作為展示工作成果的重要依據(jù)之一，檔案資料理所當(dāng)然地成為考核工作必須的檢查項目。檔案資料的重要性尚且不止如此，有的還關(guān)系到單位的機(jī)密和權(quán)益。因此，我們應(yīng)給予檔案管理工作高度重視，采取有效措施加強(qiáng)管理，切實提高檔案資料的保密性和利用率。

一、目前基層縣(市)局檔案管理存在的問題

我結(jié)合實際工作經(jīng)驗，經(jīng)過調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，目前基層縣(市)局檔案管理存在的突出問題有以下幾方面：

(一)重視程度不高。有的部門對檔案管理工作不夠重視，使一些文書、報表、圖片、聲像等檔案資料散落于本部門、各成員的辦公室里。久而久之，遇到打掃衛(wèi)生或調(diào)換辦公室等機(jī)會即被當(dāng)廢品丟棄，寶貴的歷史資料從此流失。

(二)分工合作不協(xié)調(diào)。認(rèn)為檔案管理僅僅是辦公室專職檔案員的工作，或者將其簡單視為科室內(nèi)勤與專職檔案員之間的資料傳遞工作，缺少信息互動，各部門兼職檔案員的職能作用未能充分發(fā)揮。

(三)基礎(chǔ)工作不夠扎實。具體表現(xiàn)在臨近考核或檢查前時的突擊準(zhǔn)備、臨時造假等活動，不僅集中了大量的工作任務(wù)，造成人力、財力、物力的浪費，而且好似用一天的時間寫下了一年的日記，已經(jīng)失去了檔案中原始資料的“原汁原味”。

(四)教育培訓(xùn)有待加強(qiáng)。目前接受上級組織檔案培訓(xùn)的范圍較窄，對象較為單一(一般是專職檔案員一人參加)，不能為全員參與檔案管理提供良好的輿論氛圍和知識儲備，而且目前使用的中軟稅務(wù)辦公系統(tǒng)的檔案管理軟件存在一些技術(shù)缺陷，也給檔案管理工作帶來了一定的困難。

二、對加強(qiáng)檔案管理工作的幾點建議

(一)統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識。各部門要切實認(rèn)識檔案管理工作的重大意義，把健全檔案管理作為全局實現(xiàn)信息共享、提高工作效率的重點來抓，使干部充分認(rèn)識到檔案管理工作也是本職工作，推動檔案工作的發(fā)展是全體干部職工義不容辭的責(zé)任，樹立“檔案工作沒做好、等于今年什么事情都沒做”的全員參與和保護(hù)檔案資料的責(zé)任意識。

(二)明確分工、加強(qiáng)協(xié)調(diào)。辦公室作為主管部門，要把管好檔案作為頭等大事來抓，協(xié)調(diào)處理好與各部門之間的分工合作關(guān)系，明確專職檔案員與兼職檔案員的工作職責(zé)。除了搞好綜合檔案室的.工作外，還要協(xié)調(diào)指導(dǎo)會計、征管、稽查等部門的專業(yè)檔案室建檔管理工作，并逐個部門指導(dǎo)收集檔案工作;各部門除搞好本部門專業(yè)檔案室建設(shè)外，必須全力配合搞好綜合檔案歸集工作，做到全面規(guī)范。

(三)健全制度、加強(qiáng)督導(dǎo)。建立健全檔案管理的各項規(guī)章制度，組織各部門負(fù)責(zé)人和檔案人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，分析總結(jié)檔案工作目前存在的不足、查找原因，為下一步做好工作明確思路。建議由辦公室牽頭，組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人定期進(jìn)行督導(dǎo)檢查，注重平時檔案管理工作，使各項檔案工作日積月累、循序漸進(jìn)，避免“臨時抱佛腳”的現(xiàn)象發(fā)生。

(四)強(qiáng)化培訓(xùn)、提供保障。一是擴(kuò)大培訓(xùn)范圍和知識面，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和解決實際問題的能力;二是從財力、物力方面保證檔案管理工作的需要，凡歸檔工作中所需準(zhǔn)備的裝具、設(shè)備等物品，要預(yù)先列出配置計劃及時準(zhǔn)備;對歸檔時可能需要調(diào)整的問題要給予關(guān)注和解決。

怎樣加強(qiáng)學(xué)校檔案管理

導(dǎo)語：檔案是反映各個歷史時期、歷史面貌的真實記錄。檔案工作是學(xué)校教育事業(yè)重要的組成部分。一個學(xué)校的發(fā)展軌跡、文化積淀、管理水平、辦學(xué)特色，常?？梢詮臋n案中反映出來。

一、強(qiáng)化意識，高度重視，建立機(jī)構(gòu)

檔案管理工作既是一項基礎(chǔ)性工作，又是一項服務(wù)性工作，為此學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理工作，把檔案管理工作納入學(xué)校工作的議事日程及學(xué)校發(fā)展的長效機(jī)制之中，努力做到“三納入”“四同時”，即納入學(xué)校的計劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍;

在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作，同時要深入持久地組織好《檔案法》的學(xué)習(xí)宣傳活動，領(lǐng)導(dǎo)要帶頭學(xué)，以身垂范，通過學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使教職工能增強(qiáng)建檔意識，形人人重視、支持并自覺維護(hù)檔案工作的良好風(fēng)氣。建立健全的管理機(jī)構(gòu)和管理網(wǎng)絡(luò)，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備專職檔案人員，各科室還要有兼職檔案員，從而確保學(xué)校檔案工作的順利開展。

二、建立完善檔案工作制度，加強(qiáng)管理

建立和完善檔案管理工作制度，是檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。要有效地開展檔案管理工作，必須建立一套行之有效的管理制度，以制度管人，憑規(guī)矩辦事，是學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)要在貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，綜合規(guī)劃全校檔案工作，擬定和落實學(xué)校檔案工作制度，如《檔案室工作職責(zé)》、《檔案室管理制度》、《檔案利用制度》、《檔案保密制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》等制度的制定，使歸檔有范圍、立卷有標(biāo)準(zhǔn)、借閱有規(guī)定、保密有條例、庫房管理有措施、開發(fā)利用有目標(biāo)等，促使各科室人員都重視檔案工作，認(rèn)真研究落實本科室的檔案工作任務(wù)，使學(xué)校檔案工作保質(zhì)保量。

三、提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)檔案人員的自身建設(shè)

檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。首先在加強(qiáng)政治思想教育和職業(yè)教育的同時，要求檔案工作人員要樹立大局意識、全局意識和責(zé)任意識，強(qiáng)化參與意識，還要樹立“業(yè)務(wù)精通，愛檔如珍，維護(hù)歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實”的理念。

所以，檔案工作人員要遵紀(jì)守法，愛崗敬業(yè)，忠于職守，積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)理論知識，學(xué)習(xí)計算機(jī)知識，運用現(xiàn)代化管理知識和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，使學(xué)校的檔案工作跟上辦公自動化步伐，為學(xué)校教學(xué)和其他工作服務(wù)。

四、注重收集，加強(qiáng)管理

學(xué)校檔案材料是領(lǐng)導(dǎo)正確決策、研究工作、處理問題的依據(jù)，搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ)，它是直接反映了本單位的工作實績。但從以前學(xué)校文件材料收集的實際情況來看，有的檔案資料存在短缺、脫節(jié)、不齊全的現(xiàn)象。如：計劃、總結(jié)、制度、會議記錄、合同、照片等，得不到及時的收集整理歸檔。

為此學(xué)校要采取相應(yīng)的措施，將學(xué)校各項工作要收集的檔案資料全部細(xì)化到每個科室的相關(guān)人員，并與年終考核掛鉤，并要求教師在平時的工作中，既注重各項工作的落實，又注意原始檔案資料的積累，凡有遺失，一概補(bǔ)救，形成既抓好工作，又保管好資料的好習(xí)慣，從而為學(xué)校全面保留原始檔案資料奠定了扎實的基礎(chǔ)。

為了更好的完整的收集學(xué)校文件材料，要求檔案員一方面要根據(jù)學(xué)校檔案管理的要求，抓好上級單位發(fā)給本校的文件材料的傳閱和歸檔，定期對文件材料進(jìn)行清理檢查，確保材料齊全;

另一方面要強(qiáng)化文書管理，抓好學(xué)校在各項活動所形成的文件材料的收集，使這些材料的作用得到充分發(fā)揮。對請示及上級的批復(fù)文件材料或有關(guān)證件，學(xué)校及時查詢，保證這類文件材料的按時歸檔。同時要進(jìn)行復(fù)印，需要歸檔的文件材料留下原件，保證原始材料的完整，以備日后查閱。

五、穩(wěn)定檔案管理隊伍，改善工作條件

學(xué)校應(yīng)通過人事制度改革，引進(jìn)競爭和激勵機(jī)制，因崗擇人，全員聘任競爭上崗，優(yōu)勝劣汰，堅決克服要做的工作沒人做，能做的'工作做不好的弊端，通過崗位的設(shè)置和工資待遇的分級，調(diào)動工作人員的積極性。從而建立一直較好的政治業(yè)務(wù)素質(zhì)較高的檔案管理隊伍，并保持相對穩(wěn)定。

檔案經(jīng)費應(yīng)列入學(xué)校預(yù)算經(jīng)費，因為要搞好學(xué)校檔案管理工作，設(shè)備設(shè)施建設(shè)尤為關(guān)鍵。學(xué)校一定要把檔案設(shè)備設(shè)施建設(shè)作為校園基本建設(shè)的一項重要內(nèi)容，根據(jù)學(xué)校經(jīng)費情況設(shè)置檔案管理辦公室、檔案借閱室、庫房以及管理過程中所需的防盜、防潮、防雷、防蛀、防火、調(diào)溫和通風(fēng)等設(shè)施，盡可能做到“三室分開”。對于音像、實物、電子材料等特殊而有長期保存價值的檔案，要設(shè)立專門的庫房，確保它們的保存質(zhì)量。

六、挖掘潛能，提供服務(wù)，開發(fā)利用

為了充分發(fā)揮檔案信息資源的開發(fā)與利用，我們要堅持按規(guī)章制度辦事，注重改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，做到熱情、主動、準(zhǔn)確、迅速。做好后勤服務(wù)工作。強(qiáng)化學(xué)校檔案室的服務(wù)功能，努力開發(fā)其教育功能，使檔案由過去的以藏為主轉(zhuǎn)化為以開發(fā)利用為主。

為了開發(fā)學(xué)校檔案的服務(wù)潛能，必須健全和完善檔案的檢索工具，匯編各種能反映學(xué)校辦學(xué)特色的具有較高利用價值的編研材料，使管理方法科學(xué)化，管理機(jī)構(gòu)高效化，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，不斷增強(qiáng)檔案室的綜合服務(wù)功能。如有條件可開通校園網(wǎng)，這樣可方便教職工對所需檔案資料的查詢，讓檔案信息資源更好地為教育教學(xué)服務(wù)，為促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展進(jìn)步和社會和諧穩(wěn)定發(fā)揮自身不可替代的作用。

總之，學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，又做到主動提供服務(wù)，要不斷的從思想上和行動上去追求、創(chuàng)新，并且要全校人員的積極配合與參與，這樣，學(xué)校檔案工作將會又好又快發(fā)展。

怎么樣做好檔案管理工作

導(dǎo)語：要做好檔案管理工作，就必須立足于我國現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，逐步完善檔案管理工作，培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感感和使命感，進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情，走科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路。

一、做好檔案管理工作的重要意義

做好檔案管理工作一個企業(yè)健康發(fā)展的需要?？茖W(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度，意義重大：第一，可以為企業(yè)高層管理人員及時了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)。第二，有利于社會各方準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。

在我國經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映企業(yè)整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營成果。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營管理的有機(jī)結(jié)合決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著企業(yè)的商業(yè)版圖和未來發(fā)展，對于實現(xiàn)該企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中競爭力具有重要意義。

二、做好檔案管理工作的意識弱化

隨著計算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作的重要性進(jìn)一步淡化，一些企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感，沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認(rèn)識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義。工作中存在失位現(xiàn)象，工作責(zé)任心不強(qiáng)，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個企業(yè)。不利于形成企業(yè)管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，企業(yè)的檔案意識進(jìn)一步弱化。

三、堅持依法管理檔案

(一)依法搞好建章立制工作。

檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現(xiàn)檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。為了加強(qiáng)對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，《中華人民共和國檔案法》應(yīng)運而生，經(jīng)過二十多年的發(fā)展，為我國檔案管理工作的`良性發(fā)展打下了堅實的基礎(chǔ)。然而，新的形勢對檔案管理工作提出了更高的要求，這就要求各地方要充分利用地方的立法權(quán)限，建立一整套有地方特色的檔案法律法規(guī)，是檔案管理工作與時俱進(jìn)，有法可依。在此基礎(chǔ)上，各部門都要建立健全檔案管理規(guī)章制度，項制度要管理，項制度要效益，只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。

(二)實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合。

只有實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，檔案管理工作才能走上良性發(fā)展的軌道。利用計算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，可以收到事半功倍的效果。在高科技情況下的檔案管理可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機(jī)的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。在檔案管理中要注重檔案信息的組織化、系統(tǒng)化，在輸入檢索詞時再點查找范圍，檢索得出的文件就是與事件密切相關(guān)的，既準(zhǔn)確又不浪費時間，只有這樣，豐富的庫藏資源才能得到充分利用。

為了保證安全，必須制定嚴(yán)密電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理。在電子文件管理系統(tǒng)中建立有效的操作權(quán)限管理體系，按照信息安全、人員職責(zé)、設(shè)備管理等因素，對電子文件管理系統(tǒng)的操作權(quán)限進(jìn)行合理劃分，在工作模式和軟件功能上周密設(shè)計。同時結(jié)合電子簽章、口令管理、活體指紋識別等新技術(shù)，提高身份認(rèn)定的精度。其中應(yīng)重點對最常用的口令方式進(jìn)行嚴(yán)格管理。設(shè)置自動啟動的電子文件操作日志，以備日后進(jìn)行安全查考或真實性鑒定時作為依據(jù)。

(三)充分發(fā)揮檔案管理的作用。

加強(qiáng)檔案管理工作的根本目的在于充分發(fā)揮檔案的作用，檔案利用工作是檔案自身價值得以實現(xiàn)的直接手段，做好檔案的開發(fā)和利用是檔案管理自身價值的重要體現(xiàn)，檔案開發(fā)利用已經(jīng)成為全社會重要的不可或缺的信息資源。

檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應(yīng)著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統(tǒng)、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要。

在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)對檔案的保管工作，隨時準(zhǔn)備為利用者提供所急需的檔案。重要、珍貴的檔案要備有微縮或復(fù)制件，以代替檔案原件提供利用。同時加強(qiáng)檔案庫房設(shè)施建設(shè)，減少外界條件對檔案造成的損害。在管理好檔案的基礎(chǔ)上，檔案管理工作也要適應(yīng)社會需求的變化，尋求更為有效的服務(wù)新途徑，以提高檔案利用的質(zhì)量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發(fā)揮檔案的作用，在創(chuàng)造社會效益的同時，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

總之，科學(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個企業(yè)的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

做好檔案管理的有效措施

導(dǎo)語：檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等一系列活動的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權(quán)威的、可信的檔案信息服務(wù)。隨著時代的發(fā)展和社會的進(jìn)步，現(xiàn)代檔案管理工作已成為相對較為專業(yè)化、復(fù)雜化的系統(tǒng)工程，尤其在檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展要求下，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。

1、高度重視大力投入

1.1 提高工作人員的責(zé)任感和使命感

檔案管理工作對我國現(xiàn)代企事業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。因此如何做好檔案管理工作，適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感的和使命感，進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情顯得尤為重要。

1.2 管理層高度重視

檔案工作自身具有很強(qiáng)的內(nèi)務(wù)性，雖不引人注意，卻必不可少。所以，必須提高對檔案管理的重視，深刻認(rèn)識檔案管理在社會發(fā)展中的重要意義，提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平和責(zé)任度，朝著現(xiàn)代化檔案管理模式方向進(jìn)發(fā)。

1.3 大力投入

目前，一般檔案管理都是采用一臺微機(jī)一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。眾所周知，檔案管理的開展需要專門的場地和專門的設(shè)施。有利于資料的存儲和管理，從而實現(xiàn)全面現(xiàn)代化的管理。只有保障充足的投入才能改善設(shè)備設(shè)施、確保工作、提高檔案管理功能建設(shè)[1]。

2、強(qiáng)化檔案管理者的技術(shù)水平

2.1 加強(qiáng)培訓(xùn)

檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。而良好的檔案管理離不開檔案管理人員的高素質(zhì)高水平。

為了不被時代浪潮淘汰，專業(yè)的崗位培訓(xùn)必不可少。檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高不應(yīng)只關(guān)注業(yè)務(wù)能力和知識程度，還應(yīng)該重視政治態(tài)度和業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高培訓(xùn)力度，為檔案管理培養(yǎng)更優(yōu)秀的專業(yè)人員。另外，還應(yīng)以現(xiàn)實為出發(fā)點，根據(jù)崗位的不同、層次的高低、渠道的多少展開培訓(xùn)[3]。

2.2 形式多樣

其一，信息技術(shù)。檔案信息化建設(shè)是提高服務(wù)質(zhì)量的.首選途徑。以檔案信息資源為社會服務(wù)也是開展檔案工作的又一目標(biāo)[4]。另外，信息化的迅猛前進(jìn)將檔案管理工作推進(jìn)了更大的浪潮，信息技術(shù)是實現(xiàn)檔案管理跨越的主要途徑。所以，應(yīng)盡量將新科技應(yīng)用到檔案管理中，促進(jìn)檔案信息化的實現(xiàn)[5]。

其二，促進(jìn)同行業(yè)的學(xué)習(xí)十分重要，確保同行之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系，有效的信息溝通，相互補(bǔ)充。對于行之有效的優(yōu)秀經(jīng)驗要主動吸收和借鑒，少走彎路。

3、檔案工作要規(guī)范化

檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考不全;二是檔案整理不規(guī)范。三是檔案綜合管理力度不夠。現(xiàn)在某些部門自設(shè)資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

3.1 檔案管理規(guī)范性出現(xiàn)問題的原因

在實際的檔案管理工作中，受到編制體制、人員素質(zhì)等方面因素的影響，檔案管理規(guī)范性還不夠高，特別是在一些企事業(yè)單位，人員流動性強(qiáng)、從業(yè)人員能力低的問題都對檔案管理的規(guī)范性帶來不小的影響。

3.2 觀念認(rèn)識有偏差

一些單位對于檔案管理規(guī)范性的認(rèn)識還不到位。一是主動性不強(qiáng)。不少單位的檔案管理人員是采取兼崗的方式來實現(xiàn)管理工作，在檔案整理、匯總等工作缺乏時效性。二是標(biāo)準(zhǔn)性不強(qiáng)。一些工作人員沒有受到過專業(yè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，對于檔案記載、整理等業(yè)務(wù)工作不了解，檔案整理不規(guī)范。三是關(guān)注度不強(qiáng)。單位領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理關(guān)注不高，對于檔案保管的設(shè)備、環(huán)境等條件等沒有足夠重視，也影響了管理規(guī)范性的提高。

3.3 管理制度不健全

檔案管理工作作為單位日常管理工作的重要組成部分，有著嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和制度規(guī)范。但隨著近年來計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的普及，一些單位對于檔案管理制度的落實有了一定的松懈思想。

一方面，在資料收集和整理方面，不少單位偏重資料的搜集，但在整理匯總、歸檔方面比較滯后。另一方面，檔案管理不嚴(yán)格。規(guī)范性的落實需要制度的保障。但一些單位對于檔案管理制度往往僅停留在紙面上、墻面上，而沒有真正落實到位，檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)的問題十分突出。

3.4 監(jiān)管機(jī)制不到位

檔案管理工作的特殊性決定了其監(jiān)管工作的不便性，特別是在規(guī)范性建設(shè)方面，專業(yè)人員少、監(jiān)管力度不夠的問題十分突出。

4、檔案管理規(guī)范性應(yīng)關(guān)注的重點

針對當(dāng)前檔案管理規(guī)范性工作中存在的問題，筆者認(rèn)為要提高其工作的質(zhì)量，就應(yīng)當(dāng)從提高觀念認(rèn)識入手，用制度規(guī)定作保證，落實考核和監(jiān)管機(jī)制，提高檔案管理的規(guī)范性。

4.1 轉(zhuǎn)變認(rèn)識，加強(qiáng)對檔案管理規(guī)范性的認(rèn)識

無論單位管理人員，還是具體的工作人員，都必須要進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案管理規(guī)范性的認(rèn)識，樹立標(biāo)準(zhǔn)意識，切實按照相關(guān)制度的要求，做好檔案的登記、匯總、整理;樹立責(zé)任意識，切實做好檔案管理相關(guān)工作。

4.2 健全制度，完善檔案管理規(guī)范性體系構(gòu)建

在制度建設(shè)方面，要完善檔案管理規(guī)范體系，樹立統(tǒng)一科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)制度落實。一是建立資源共享機(jī)制。檔案管理關(guān)系到單位和個人的切身利益，必須要盡量做到數(shù)據(jù)齊全、規(guī)范。

因此提高規(guī)范性的基礎(chǔ)，就是要與單位辦公室、個人建立資源共享機(jī)制，從而更為全面快捷的掌握單位和個人的信息數(shù)據(jù)，及時更新和匯總相關(guān)情況。二是建立數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制。針對檔案管理數(shù)據(jù)化程度逐步提高的現(xiàn)實，因此提高數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化，是未來檔案管理規(guī)范性的必然要求。對此，檔案管理部門要建立和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)，從用詞、格式等方面做統(tǒng)一的規(guī)范，便于數(shù)據(jù)的匯總和整理。

4.3 落實責(zé)任，加強(qiáng)檔案管理規(guī)范性監(jiān)督檢查

在日常管理工作中要進(jìn)一步細(xì)化責(zé)任分工、明確監(jiān)管職責(zé)，用責(zé)任來促進(jìn)規(guī)范性落實。一是要明確專人負(fù)責(zé)。同時要建立檔案交接等機(jī)制，確保管理的延續(xù)性。二是要加強(qiáng)監(jiān)管力度。無論是上級部門，還是單位自身，要加強(qiáng)對檔案管理規(guī)范性的監(jiān)管，落實相關(guān)制度規(guī)定，在軟硬件建設(shè)方面給予必要的保障和監(jiān)督。三是要細(xì)化獎懲措施。注重對檔案管理工作的檢查，對于出現(xiàn)的問題要建立規(guī)范的獎懲機(jī)制，促進(jìn)工作制度落實。

4.4 提高素質(zhì)，滿足檔案管理規(guī)范性多樣需求

首先要為單位招納業(yè)務(wù)技術(shù)過硬的管理人才;其次，要加強(qiáng)對管理人員的崗前培訓(xùn)，使他們能夠更好的熟悉和處理相關(guān)的管理工作。在培訓(xùn)內(nèi)容方面，一要加強(qiáng)其專業(yè)領(lǐng)域方面的培訓(xùn)，結(jié)合單位具體的工作，使理論知識能夠與實際工作很好的結(jié)合;二要加強(qiáng)對其工作責(zé)任心的培養(yǎng)，將激勵機(jī)制引入到檔案管理工作中來，提高他們的工作積極性。

5、結(jié)束語

全新環(huán)境下，檔案管理工作需要面臨更高的挑戰(zhàn)。所以，分析新環(huán)境下檔案管理的變革，探討有效的檔案管理途徑，多方面創(chuàng)新檔案管理工作都是必須實現(xiàn)的。要緊隨時代潮流，形成大服務(wù)觀念，擺正位置，以大環(huán)境為助力推進(jìn)自身發(fā)展。

就檔案管理者而言，只有在工作中積極主動，通過自身實際行動去喚起其他人的認(rèn)知，提高檔案管理工作的重視。完善各項制度，科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

學(xué)校如何加強(qiáng)檔案管理

導(dǎo)語：檔案是反映各個歷史時期、歷史面貌的真實記錄。檔案工作是學(xué)校教育事業(yè)重要的組成部分。一個學(xué)校的發(fā)展軌跡、文化積淀、管理水平、辦學(xué)特色，常常可以從檔案中反映出來。

一、深化檔案管理意識

現(xiàn)階段，我國許多高職學(xué)校對檔案不夠重視，認(rèn)為檔案管理可有可無。殊不知學(xué)校檔案是高校人才培養(yǎng)工作水平評估的基礎(chǔ)和依據(jù)，它是歷史的記錄、知識的載體。學(xué)校的檔案管理是與學(xué)校各個部門、各個層面的各項工作分不開的，因此檔案的管理工作有很強(qiáng)的的重要性和必要性，深化檔案管理意識的具體工作如下。

1.學(xué)校要組織全員培訓(xùn)，定期或不定期學(xué)習(xí)學(xué)校檔案相關(guān)知識，強(qiáng)化全體教職員工檔案意識，理解檔案對其作用，如此才能自覺配合檔案管理人員做好檔案的管理工作。如教學(xué)檔案關(guān)乎學(xué)校教學(xué)實踐、教學(xué)管理、教學(xué)研究、教學(xué)改革各項活動;基建檔案貫穿于基建管理和基建工程項目等活動之中;

科研檔案與科研活動有關(guān)(包括課題立項和研究、成果鑒定、項目推廣等)，另外，學(xué)生管理檔案、聲像載體檔案更是關(guān)乎學(xué)生素質(zhì)教育和畢業(yè)情況、高職學(xué)校校園建設(shè)等方方面面，這些對個人和學(xué)校的發(fā)展有著重要的價值，是高職學(xué)校持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。

2.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要站在科學(xué)發(fā)展觀的思想高度，在檔案管理中起帶頭作用，做到以身示范，做到對學(xué)校各個方面的檔案材料進(jìn)行信息化、網(wǎng)絡(luò)化，真正把檔案管理工作納入學(xué)校工作的重要議事日程、學(xué)?？傮w規(guī)劃以及管理制度之中，并且要經(jīng)常在會議活動中廣為宣傳《檔案法》，才能有助于形成人人重視和維護(hù)學(xué)校檔案工作的良好風(fēng)氣。

二、培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才隊伍

學(xué)校檔案工作是一項基礎(chǔ)性管理工作，雖是“配角工作”，卻至關(guān)重要，檔案管理人員素質(zhì)高低關(guān)乎檔案管理工作的質(zhì)量。只有進(jìn)一步提高學(xué)校專兼職檔案人員的素質(zhì)，才能為高職學(xué)校做好檔案管理工作提供人才保障。

優(yōu)秀的檔案工作人員雖是“為他人作嫁衣”，但必須具備良好的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、知識素質(zhì)，這三種素質(zhì)缺一不可。

1.政治素質(zhì)，即檔案工作人員要用科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)自己的工作，做到愛崗敬業(yè)、忠于職守、實事求是。

2.業(yè)務(wù)素質(zhì)，這是檔案工作人員做好檔案管理工作的關(guān)鍵。檔案管理人員要精通計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)以及具備信息處理和分析能力，才能更好地適應(yīng)知識化、信息化迅速發(fā)展下檔案信息繁多的新形勢。

3.知識素質(zhì)。檔案工作實質(zhì)上是專業(yè)性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，因此檔案人員還要掌握相應(yīng)的科學(xué)文化知識，以適應(yīng)檔案工作發(fā)展與需要。

為了培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才隊伍，一方面，學(xué)校必須要強(qiáng)化檔案管理人員的在職教育、繼續(xù)教育，制定相應(yīng)的培訓(xùn)計劃。另一方面，學(xué)校要完善人才選拔、聘用工作，選用那些對檔案專業(yè)知識熟悉和專業(yè)技能過硬的人員，做到專職專用，使“死檔案”變成有生命力的“活檔案”，最終促進(jìn)學(xué)校檔案工作不斷向前發(fā)展。

三、構(gòu)建檔案管理制度和信息系統(tǒng)

在計算機(jī)現(xiàn)代化日益普及的今天，為了科學(xué)管理檔案，還需要建立相關(guān)制度和信息系統(tǒng)，這是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化、智能化管理的有力措施和保證。

1.規(guī)范檔案管理工作制度，建立健全檔案工作管理體制

例如，有的學(xué)校制定了《檔案人員工作職責(zé)》《檔案保密制度》《檔案室收集制度》《檔案室安全消防制度》《全宗檔案分類大綱》等一系列與檔案工作相關(guān)的'各項制度，使學(xué)校的檔案工作有章可循。再如，為了促使各科室人員重視檔案工作，有的學(xué)校將檔案工作做得優(yōu)秀與否納入年終評優(yōu)選先的依據(jù)，通過這一制度，有效促使學(xué)校各科室人員認(rèn)真研究、落實檔案工作。

2.構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)，這是快速開發(fā)教學(xué)檔案信息資源的有效途徑

現(xiàn)如今，學(xué)校檔案的載體由紙質(zhì)檔案為主逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榇疟P、光盤、縮微等新型載體共存的局面，已經(jīng)發(fā)生了巨大的變化。并且，隨著高職學(xué)校的擴(kuò)招，檔案種類多、時間跨度大、形式多樣，一定程度上為檔案管理工作帶來難度和新的挑戰(zhàn)，因此，學(xué)校要盡快構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)，使檔案管理朝著信息化的方向發(fā)展，為檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化提供有力的技術(shù)保證，最終有助于學(xué)校檔案管理水平的整體提升。

四、挖掘?qū)W校檔案的服務(wù)潛能，保障資源利用

學(xué)校檔案好比一座資源庫，其管理的初衷和歸宿就是更好地為學(xué)校服務(wù)。目前，許多高職學(xué)校檔案工作者還存在“重管輕用”的觀念，缺乏“服務(wù)第一”的意識，因此，只有挖掘?qū)W校檔案的服務(wù)潛能，積極探索檔案資源開發(fā)和利用的新思路、新方法，才能保障檔案這種信息產(chǎn)品得到真正發(fā)揮作用。

為了充分發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，檔案管理人員要對檔案資源進(jìn)行深層開發(fā)，更好地將檔案信息傳遞校領(lǐng)導(dǎo)、各處室及教研室教師等，可通過完善檢索工具、開通校園網(wǎng)站等多個途徑和角度，方便教職工對所需檔案資料的查尋，由此豐富了服務(wù)手段，真正體現(xiàn)檔案工作的價值，更好地為教育、教學(xué)服務(wù)。

另外，檔案管理人員要善于利用大量的本校獨有的原始信息，并對這些信息進(jìn)行有針對性的整理，使其形成實用性和權(quán)威性較強(qiáng)的教學(xué)檔案信息，更好地提供給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門，也為社會各界了解認(rèn)識學(xué)校建立了“綠色窗口”。

綜上所述，檔案管理是學(xué)校管理工作和教育事業(yè)極其重要的組成部分，起著承前啟后的作用。高職學(xué)?？梢圆扇∩罨瘷n案管理意識、培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才隊伍、構(gòu)建檔案管理制度和信息系統(tǒng)以及挖掘?qū)W校檔案的服務(wù)潛能等具體措施，做好檔案管理這項系統(tǒng)工程。

檔案管理的有效措施

導(dǎo)語：檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等一系列活動的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權(quán)威的、可信的檔案信息服務(wù)。

一、領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前提

(一)愛崗敬業(yè)，爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭取領(lǐng)導(dǎo)重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實肯干，發(fā)揮主觀能動性，干出業(yè)績，干出水平，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。

(二)加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。單位領(lǐng)導(dǎo)對文檔工作不夠重視，大多都是因為缺乏檔案意識，認(rèn)為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。這就需要文檔人員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳文檔工作。

首先，要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報文書和檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動、受啟發(fā);其次，要努力做好檔案服務(wù)工作，及時為領(lǐng)導(dǎo)提供上險惡機(jī)關(guān)和檔案部門下發(fā)的相關(guān)文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識到文書檔案工作的重要性。

二、現(xiàn)代化管理是做好檔案工作的`途徑

隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數(shù)量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等，只有實現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。

(一)掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)

電子計算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。

文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機(jī)知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

(二)利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案

紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動強(qiáng)度大。而利用計算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進(jìn)行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個人的理解同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確的，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標(biāo)題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計算機(jī)管理優(yōu)勢，提高了工作效率。真正達(dá)到了簡化整理、深化檢索的目的。

三、提高檔案管理人員素質(zhì)是做好檔案工作的保障

文書和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作工作人員的積極性、主動性和例行性，努力提高文檔人中販知識水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢，所以，必須對文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識的人才。

(一)進(jìn)一步提高文檔管理人員對文檔工作的認(rèn)識

增強(qiáng)管理意識。文檔管理是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實的專業(yè)理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理文檔的基本技能。

因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業(yè)知識，開拓視野、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》、《文書學(xué)》和國家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使文檔案管理人員充分認(rèn)識到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù);二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計和開發(fā)利用作為檔案人員的職責(zé)范圍，建立一個文檔管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。

(二)加強(qiáng)制度建設(shè)，建立長效培訓(xùn)機(jī)制

首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業(yè)培訓(xùn)班;其次，要建立在職教育的約束和激勵機(jī)制。約束和激勵機(jī)制可以保全文檔管理工作人員產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，積極主動地參加在職教育，努力更新知識，提高業(yè)務(wù)能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業(yè)技術(shù)職稱評定掛鉤，對不參加檔案專業(yè)知識培訓(xùn)的取消聘任資格，對積極參加檔案專業(yè)知識培訓(xùn)的給以獎勵，增強(qiáng)參加在職教育的主動性和積極性。

(三)明確在職教育的原則，選擇課程內(nèi)容

相對于正規(guī)學(xué)校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實性和時效性。在職教育應(yīng)從實際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進(jìn)行。堅持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學(xué)有所用、用有所長的原則。

第一，學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識。為文檔專業(yè)人員提供系統(tǒng)學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識的新理論、新方法、新觀念的機(jī)會，彌補(bǔ)一次性教育的不足;第二，相關(guān)學(xué)樣知識。文書和檔案工作融會了許多相關(guān)學(xué)科知識，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等;在職教育應(yīng)注重對相關(guān)科學(xué)知識的補(bǔ)充和更新;第三，現(xiàn)代科技知識。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是文檔工作的特征之一，也是文檔現(xiàn)代化管理的標(biāo)志之一，文檔工作者應(yīng)加強(qiáng)對信息技術(shù)、計算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)。

總之，要從多方面入手，做好文書檔案管理工作。我們要努力奮進(jìn)，不斷改革，齊心合力地推進(jìn)文書檔案管理工作的發(fā)展，以適應(yīng)新形勢下的社會需要。