檔案收集管理

第一條　為加強(qiáng)檔案收集工作，維護(hù)檔案的完整與安全，有效地利用檔案為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《河北省檔案工作條例》等有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合本省實(shí)際，制定本辦法。第二條　本辦法所稱的檔案收集，是指各級(jí)國(guó)家檔案館依照國(guó)家、本省有關(guān)規(guī)定，接收機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織的檔案，以及采用收購(gòu)、征購(gòu)、交換、接受捐贈(zèng)等方式，征集散存于公民、法人和其他組織或者散失于境外對(duì)國(guó)家、社會(huì)具有保存價(jià)值的檔案的活動(dòng)。第三條　本辦法適用于本省各級(jí)國(guó)家檔案館的檔案收集工作。其他各類檔案館收集檔案，按國(guó)家和本省有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第四條　縣級(jí)以上人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案收集工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案收集工作所需經(jīng)費(fèi)納入財(cái)政預(yù)算。第五條　縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域的檔案收集工作，依法查處檔案收集活動(dòng)中的違法行為。第六條　各級(jí)國(guó)家檔案館應(yīng)當(dāng)按規(guī)定接收本級(jí)下列機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織的檔案：

　　（一）中國(guó)共產(chǎn)黨委員會(huì)及其所屬各部門；

　?。ǘ┤嗣翊泶髸?huì)及其常設(shè)機(jī)構(gòu)；

　?。ㄈ┤嗣裾捌渌鶎俑鞑块T和單位；

　　（四）人民政治協(xié)商會(huì)議及其常設(shè)機(jī)構(gòu)；

　　（五）人民法院、人民檢察院；

　?。┟裰鼽h派機(jī)關(guān)；

　?。ㄆ撸┕?huì)、共產(chǎn)主義青年團(tuán)、婦女聯(lián)合會(huì)和殘疾人聯(lián)合會(huì)等社會(huì)團(tuán)體；

　?。ò耍┦聵I(yè)單位和國(guó)有企業(yè)。

　　前款規(guī)定單位設(shè)置的臨時(shí)機(jī)構(gòu)和下屬單位的檔案，各級(jí)國(guó)家檔案館應(yīng)當(dāng)全部或者部分接收。

　　國(guó)家有關(guān)部門駐冀單位的檔案，經(jīng)其上級(jí)主管部門同意后，相關(guān)國(guó)家檔案館可以接收。

　　鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、街道辦事處及其所屬單位的檔案，由縣（市、區(qū)）國(guó)家檔案館負(fù)責(zé)接收。第七條　前條規(guī)定的單位被撤銷、解散、依法宣告破產(chǎn)或者由于其他原因終止的，相關(guān)國(guó)家檔案館應(yīng)當(dāng)按規(guī)定接收其尚未移交的檔案。第八條　除按本辦法第六條、第七條的規(guī)定接收檔案外，各級(jí)國(guó)家檔案館還應(yīng)當(dāng)將中華人民共和國(guó)成立前本行政區(qū)域各個(gè)歷史時(shí)期政權(quán)機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織的檔案，以及在中華人民共和國(guó)成立前后本行政區(qū)域的重大活動(dòng)、重要事件、著名人物的檔案和涉及民生的專業(yè)檔案列入接收范圍。第九條　除本辦法另有規(guī)定的外，各單位的檔案應(yīng)當(dāng)向本級(jí)國(guó)家檔案館移交。第十條　檔案列入省國(guó)家檔案館接收范圍的單位，應(yīng)當(dāng)向省國(guó)家檔案館移交其保管期限為“永久”的各種門類和載體的檔案；檔案列入設(shè)區(qū)的市和縣（市、區(qū)）國(guó)家檔案館接收范圍的單位，應(yīng)當(dāng)向設(shè)區(qū)的市和縣（市、區(qū)）國(guó)家檔案館移交其保管期限為“永久”和“30年”以上的各種門類和載體的檔案。第十一條　對(duì)移交各級(jí)國(guó)家檔案館的檔案，各單位應(yīng)當(dāng)按規(guī)定進(jìn)行整理，經(jīng)相關(guān)國(guó)家檔案館驗(yàn)收合格后辦理移交手續(xù)。第十二條　向各級(jí)國(guó)家檔案館移交檔案時(shí)，各單位應(yīng)當(dāng)同時(shí)移交下列有助于了解檔案內(nèi)容及本單位歷史的相關(guān)設(shè)備、工具和資料：

　?。ㄒ唬┌幢臼〗y(tǒng)一規(guī)定的信息網(wǎng)絡(luò)傳輸標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)格式制作的文件數(shù)據(jù)資料；

　?。ǘ┌磭?guó)家有關(guān)規(guī)定編制的案卷目錄、全引目錄、機(jī)讀目錄、整理說(shuō)明、全宗介紹、歷史沿革、大事記、文件匯編和成果匯編等檢索工具、參考資料；

　　（三）與移交檔案有關(guān)的報(bào)刊、年鑒、方志、回憶錄和口述檔案等資料；

　?。ㄋ模┕芾砗屠脵n案必需的專用設(shè)備。第十三條　除國(guó)家另有規(guī)定的外，各單位應(yīng)當(dāng)按下列期限向相關(guān)國(guó)家檔案館移交檔案：

　?。ㄒ唬┝腥胧?guó)家檔案館接收范圍的檔案，自形成之日起滿15年移交；

　?。ǘ┝腥朐O(shè)區(qū)的市國(guó)家檔案館接收范圍的檔案，自形成之日起滿10年移交；

　?。ㄈ┝腥肟h（市、區(qū)）國(guó)家檔案館接收范圍的檔案，自形成之日起滿5年移交；

　　（四）本辦法第六條規(guī)定的單位被撤銷、解散或者由于其他原因終止時(shí)尚未移交的檔案，自被撤銷、解散或者終止之日起3個(gè)月內(nèi)移交；

　?。ㄎ澹﹪?guó)有企業(yè)依法宣告破產(chǎn)時(shí)尚未移交的檔案，自企業(yè)破產(chǎn)清算終結(jié)之日起1個(gè)月內(nèi)移交；

　?。┲卮蠡顒?dòng)、重要事件形成的檔案，自重大活動(dòng)或者重要事件結(jié)束之日起1個(gè)月內(nèi)移交。

　　提前或者延期移交檔案的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本級(jí)人民政府檔案行政管理部門同意。

檔案怎么管理

檔案要這樣管理:收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用六方面工作。

1.檔案管理單位規(guī)范。企業(yè)單位管理檔案要科學(xué)地歸類、排列、編目，每一卷都要建立一個(gè)完整的宗卷，記載檔案單位和檔案的變化。文件排列以全宗為單位，按不同保管期限排列，做到排出整齊。注冊(cè)統(tǒng)計(jì)規(guī)范：規(guī)范管理單位的檔案要有登記、統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的接收、轉(zhuǎn)移、整理、鑒定、銷毀、使用等要有詳細(xì)的記錄，數(shù)字要準(zhǔn)確，案卷與目錄數(shù)字相符。

2.檔案收集工作的意義：檔案收集工作是檔案工作中極其重要的一環(huán)。它與其他檔案工作相比，處于一種特殊的地位，做好檔案的收集工作，對(duì)整個(gè)檔案工作都有重要意義。

收繳是檔案工作的起點(diǎn)，是做好檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作的基礎(chǔ)，收集工作是整個(gè)檔案館(室)獲取和積累檔案的一種手段。就國(guó)家檔案工作的組織而言，檔案收集工作是貫徹集中統(tǒng)一管理原則的重要內(nèi)容和首要的具體措施。就采集工作質(zhì)量高低的影響而言，直接關(guān)系到檔案工作的其它環(huán)節(jié)。

3.收集檔案工作是指檔案從分散到集中的過(guò)程，是檔案工作的起點(diǎn)。歸檔工作：歸檔工作是指從零散到系統(tǒng)的過(guò)程，這是檔案工作的基礎(chǔ)。識(shí)別：檔案數(shù)量日益增加，有的檔案失去了保存價(jià)值，為了防止龐雜，需要剔除那些喪失了保存價(jià)值的檔案，而對(duì)檔案不同的保存價(jià)值進(jìn)行區(qū)分，以使檔案能分級(jí)保管，發(fā)揮重要檔案的作用。

保管：由于自然的、人為的各種因素，為解決檔案的不斷破壞和長(zhǎng)期利用的矛盾，采取各種保護(hù)措施，保證其完整、完備，盡可能延長(zhǎng)其壽命，從而形成檔案的保管工作。對(duì)于檔案、檔案工作狀況的統(tǒng)計(jì)、分析、研究，形成檔案工作的統(tǒng)計(jì)工作。

使用：保存檔案的目的是為各項(xiàng)工作提供服務(wù)，充分發(fā)揮檔案功能。為使檔案的作用能及時(shí)、充分地發(fā)揮，需要開辟各種途徑，采取各種形式、方式，將檔案的利用方法介紹給利用者，從而形成對(duì)檔案的利用。

論述如何做好檔案的收集工作

一、檔案收集要堅(jiān)持“寧多勿漏”原則。檔案是來(lái)源于各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄，它真實(shí)再現(xiàn)了各項(xiàng)活動(dòng)的過(guò)程和結(jié)果。

檔案的價(jià)值是由檔案本身的屬性和社會(huì)對(duì)檔案的需求兩個(gè)方面決定的，其外在表現(xiàn)就是它的有用性，對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，對(duì)各項(xiàng)工作活動(dòng)，起著重要的依據(jù)和參考作用。

在檔案材料收集過(guò)程中，我們始終圍繞一個(gè)“用”字，按照文書歸檔范圍，凡是認(rèn)為有用的材料，不論其用處大小，都收集起來(lái)。

二、提高服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)檔案材料的歸集。不少同志把開會(huì)帶回來(lái)的文件材料據(jù)為己有，占為己用，是圖以后自己使用起來(lái)方便。

針對(duì)這種情況，我們便改善服務(wù)質(zhì)量，提高服務(wù)水平，以優(yōu)質(zhì)快捷的服務(wù)贏得他們，使他們自覺自愿地把自己擁有的文件材料拿出來(lái)交給檔案室。

三、健全制度，防止文件材料的散失。在工作中，我們通過(guò)健全和完善檔案管理制度，有效防止了文件材料的散失。一是嚴(yán)格崗位管理。

做好檔案工作的意義：

一、收集工作是歸檔文件整理的著要環(huán)節(jié)，是決定檔案工作存在和發(fā)展的重要條件。檔案工作的工作對(duì)象是檔案，而檔案又是文件材料轉(zhuǎn)化而來(lái)的，轉(zhuǎn)化的過(guò)程，就是文件材料收集歸檔的過(guò)程，沒有文件材料的收集，就沒有檔案，沒有檔案，也就不可能有檔案工作。

檔案數(shù)量多少?zèng)Q定檔案工作規(guī)范的大小，檔案質(zhì)量高低決定檔案工作的水平高低。從這個(gè)意義上說(shuō)，文件材料的收集工作，是決定檔案工作存在和發(fā)展的重要條件。

二、收集工作是實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理原則的重要內(nèi)容和措施。檔案是機(jī)關(guān)工作的歷史記錄，是廣大干部職工勞動(dòng)和智慧的結(jié)晶，也是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富。

如何進(jìn)行檔案管理？

企業(yè)檔案如何管理，可以通過(guò)以下幾點(diǎn)來(lái)結(jié)合實(shí)際檔案管理中，所出現(xiàn)的問題進(jìn)行調(diào)整
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護(hù)文件檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司設(shè)立文件檔案管理專員，切實(shí)做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊(cè)、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的上級(jí)事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對(duì)公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門建檔。進(jìn)行管理。
五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認(rèn)真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對(duì)文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理、報(bào)告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報(bào)請(qǐng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰(shuí)查閱、復(fù)印檔案，公司檔案管理員都必須如實(shí)進(jìn)行登記，注清查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。
八、對(duì)于公司機(jī)密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨(dú)設(shè)鎖，無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)接觸，工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。