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當(dāng)然是根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)好,這都是經(jīng)過實(shí)踐證明且輕質(zhì)有效,統(tǒng)一使用的方法,不過我先給您一份我寫的,后面附上國家標(biāo)準(zhǔn),祝成功,
文件、記錄歸檔的有關(guān)規(guī)定
1. 目的
規(guī)范公司文件、資料的管理,確保公司資料完整,便于查找。
2. 適用范圍
記錄、證書、證件、技術(shù)資料、公司文件及綜合類文件
3. 管理程序
3.1. 保管
3.1.1. 記錄的保管方法
3.1.1.1. 按記錄的編號歸類存放,能成冊的按月整理成冊,按年裝訂成卷,例如:信息反饋單、電話記錄、領(lǐng)料單等。
3.1.1.2. 涉及同一項(xiàng)目的有關(guān)記錄按項(xiàng)目成套保管,項(xiàng)目結(jié)束時(shí),每個(gè)項(xiàng)目單獨(dú)裝訂成冊,按年裝訂成卷。例如:ZHHK-JL/04的管理評審系列記錄、ZHHK-JL/06的質(zhì)量計(jì)劃系列記錄及ZHHK-JL/08的項(xiàng)目建議書一直到ZHHK-JL/11的設(shè)計(jì)和開發(fā)更改通知單等。
3.1.1.3. 除文件控制清單、記錄控制清單在文件換版時(shí)組卷外,其余記 錄按月整理,按年裝訂成卷。
3.1.2. 證書、證件類文件的保管
綜合部負(fù)責(zé)將各類證書、證件登記編號;屬于個(gè)人的證書,復(fù)印留底后,歸還個(gè)人保管;屬于公司的證書由綜合部統(tǒng)一保管。
3.1.3. 技術(shù)資料的保管
技術(shù)材料,從立項(xiàng)開始,直至成果推廣應(yīng)用各階段形成的文件材料,使用后交到綜合部保管,待成果推廣后,將所有材料裝訂成卷。
3.1.4. 綜合類文件的保管
將有一定相關(guān)性的文件整理在一起,隨時(shí)將文件歸到相應(yīng)的類別,年底按類別裝訂成卷。
3.1.5. 公司文件的保管
公司文件發(fā)布后要在綜合部登記備案,年底按文件編號的順序裝訂成卷。 有保存價(jià)值的通知按公司文件處理,附在公司文件后面,按發(fā)布的日期排列裝訂。
3.2. 組卷要求
3.2.1.卷內(nèi)要有目錄
3.2.2.卷要有編號
編號規(guī)則:xx--xxx
文件類別代號:記錄 —— JL
證書、證件類文件 —— 證
技術(shù)資料 —— JS
綜合類文件 —— ZH
公司文件 —— GS
3.2.3. 證書、證件類文件因經(jīng)常使用,所以不用組卷,但要有目錄。證書、證件 單獨(dú)編號。
附上國家標(biāo)準(zhǔn):
中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)
歸檔文件整理規(guī)則
DA/T22-2000 中華人民共和國國家檔案局2000-12-06批準(zhǔn) 2001-01-01實(shí)施
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1 范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會組織。
2 定義
本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。
2.1 歸檔文件
立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。
2.2 歸檔文件整理
將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒,使之有序化的過程。
2.3 件
歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件 ,原件與復(fù)制件為一件,轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,報(bào)表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件,來文與復(fù)文可為一件。
3 整理原則
遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用。
4 質(zhì)量要求
4.1 歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整,字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。
4.2 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。
5 整理方法
5.1 裝訂
歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí),正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來文與復(fù)文作為一件時(shí),復(fù)文在前,來文在后。
5.2 分類
歸檔文件可以采用年度-機(jī)構(gòu)(問題)-保管期限或保管期限-年度-機(jī)構(gòu)(問題)等方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。
5.2.1 按年度分類
將文件按其形成年度分類。
5.2.2 按保管期限分類
將文件按劃定的保管期限分類。
5.2.3 按機(jī)構(gòu)(問題)分類
將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問題)分類(本項(xiàng)可以視情況予以取舍)。
5.3 排列
歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi),按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。
5.4 編號
歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號,在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項(xiàng),并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問題)等選擇項(xiàng)。(見圖A1。圖示中“*”號欄為選擇項(xiàng),不選用時(shí)無須設(shè)置。以下同)。
5.4.1 全宗號:檔案館給立檔單位編制的代號。
5.4.2 年度:文件形成年度,以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年,如1978。
5.4.3 保管期限:歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。
5.4.4 件號:文件的排列順序號。
件號包括室編件號和館編件號,分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時(shí)編制。室編件號的編制方法為:在分類方案的最低一級類目內(nèi),按文件排列順序從"1"開始標(biāo)注。館編件號按進(jìn)館要求標(biāo)注。
5.4.5 機(jī)構(gòu)(問題):作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)(問題)名稱或規(guī)范化簡稱。
5.5 編目
歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。
5.5.1 歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時(shí),只對復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。
5.5.1.1 件號:填寫室編件號。
5.5.1.2 責(zé)任者:制發(fā)文件的組織或個(gè)人,即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。
5.5.1.3 文號:文件的發(fā)文字號。
5.5.1.4 題名:文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的,可自擬標(biāo)題,外加"〔 〕"號。
5.5.1.5 日期:文件的形成時(shí)間,以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日,如19990909。
5.5.1.6 頁數(shù):每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。
5.5.1.7 備注:注釋文件需說明的情況。
5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長×寬為297mm×210mm)。
5.5.3 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)等項(xiàng)目(見圖A3)。其中全宗名稱即立檔單位的名稱,填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。
5.6 裝盒
將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒,并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。
5.6.1 檔案盒
5.6.1.1 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長×寬),盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等。(見圖A4(a))。
5.6.1.2 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同,在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項(xiàng),并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問題)等選擇項(xiàng)。其中,起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號,中間用“-”號連接;盒號即檔案盒的排列順序號,在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。
5.6.1.3 檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。
5.6.2 備考表
備考表置于盒內(nèi)文件之后,項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期(見圖A5)。
5.6.2.1 盒內(nèi)文件情況說明:填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。
5.6.2.2 整理人:負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。
5.6.2.3 檢查人:負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。
5.6.2.4 日期:歸檔文件整理完畢的日期。
公文歸檔要求:根據(jù)《國務(wù)院關(guān)于發(fā)布國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法的通知》規(guī)定,公文辦理完畢后,應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定,及時(shí)整理(立卷)、歸擋。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。歸檔范圍內(nèi)的公文,應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理(立卷),要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況,便于保管和利用。聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦機(jī)關(guān)整理(立卷)、歸檔,其他機(jī)關(guān)保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù),在履行所兼職務(wù)職責(zé)過程中形成的公文,由其兼職機(jī)關(guān)整理(立卷)歸檔。歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限,按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。
擬制備修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存擋要求。公文管理要求:根據(jù)《國務(wù)院關(guān)于發(fā)布國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法的通知》規(guī)定,公文由文秘部門或?qū)B毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。文秘部門應(yīng)當(dāng)建立健全本機(jī)關(guān)公文處理的有關(guān)制度。上級機(jī)關(guān)的公文,除絕密級和注明不準(zhǔn)翻印的以外,下一級機(jī)關(guān)經(jīng)負(fù)責(zé)人或者辦公廳(室)主任批準(zhǔn),可以翻印。翻印時(shí),應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。公開發(fā)布行政機(jī)關(guān)公文,:必須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文,同發(fā)文機(jī)關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí),應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。
公文的處理方式
(一)收文處理程序與方法
收文處理的一般過程
1.簽收。對收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn),核對無誤后簽字或者蓋章,并注明簽收時(shí)間。
2.登記。對公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。
3.初審。對收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點(diǎn)是:是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理,是否符合行文規(guī)則,文種、格式是否符合要求,涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會簽,是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文,應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回來文單位并說明理由。
4.承辦。閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報(bào)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理;需要兩個(gè)以上部門辦理的,應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。承辦部門對交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理,有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。
5.傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向,不得漏傳、誤傳、延誤。
6.催辦。及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況,督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。
7.答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來文單位,并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。
(二)發(fā)文處理程序與方法
發(fā)文處理的一般過程
1.復(fù)核。已經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文,印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文
種、格式等進(jìn)行復(fù)核;需作實(shí)質(zhì)性修改的,應(yīng)當(dāng)報(bào)原簽批人復(fù)審。
2.登記。對復(fù)核后的公文,應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。
3.印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時(shí)效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場所印制。
4.核發(fā)。公文印制完畢,應(yīng)當(dāng)對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。
(三)公文的整理和歸檔
1.涉密公文應(yīng)當(dāng)通過機(jī)要交通、郵政機(jī)要通信、城市機(jī)要文件交換站或者收發(fā)件機(jī)關(guān)機(jī)要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞,通過密碼電報(bào)或者符合國家保密規(guī)定的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸。
2.需要?dú)w檔的公文及有關(guān)材料,應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定,及時(shí)收集齊全、整理歸檔。兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔,相關(guān)機(jī)關(guān)保存復(fù)制件。機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)的,在履行所兼職務(wù)過程中形成的公文,由其兼職機(jī)關(guān)歸檔。
1、歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。
文件伴隨著機(jī)關(guān)、團(tuán)體和社會組織的職能活動產(chǎn)生,有其自身的形成規(guī)律和特點(diǎn)。2012年印發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《黨政機(jī)關(guān)公文格式》為機(jī)關(guān)公文辦理提供了統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。這些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)連同長期以來各機(jī)關(guān)在文件處理過程中形成的習(xí)慣做法,以及辦公自動化條件下電子文件形成的特殊要求,構(gòu)成了文件形成的一般規(guī)律。遵循文件的形成規(guī)律對歸檔文件進(jìn)行整理,實(shí)際上是將整理作為文件形成的自然延續(xù)過程,能夠最大限度減少個(gè)人對文件材料的人工干預(yù),提升文件整理質(zhì)量。
文件之間的有機(jī)聯(lián)系是指文件在產(chǎn)生和處理過程中,在來源、時(shí)間、內(nèi)容等方面形成的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性,這種關(guān)聯(lián)性既記錄了文件之間及文件組件之間的互相關(guān)系,也為檔案記錄的完整性和有序性提供了保障。在歸檔文件整理中保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,既能更好地反映機(jī)關(guān)主要工作活動的歷史面貌,也便于日后的檢索和利用。
2、歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用。
文件的價(jià)值是由它的內(nèi)容及其對本機(jī)關(guān)工作的作用、對未來研究歷史的作用決定的。就一個(gè)機(jī)關(guān)文件的價(jià)值而言,不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔,也不是所有歸檔文件都要永久保存。《規(guī)則》從分類開始,就將不同保管期限的文件區(qū)分開來,為針對性地開展后續(xù)工作打下了基礎(chǔ)。
便于保管、方便利用是歸檔文件整理工作的重要目標(biāo)。便于保管,就是通過區(qū)別文件材料的不同價(jià)值,采取不同的保管策略,以提高管理工作的效能;方便利用,就是要保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系,以提高歸檔文件的查全率和查準(zhǔn)率。因此,便于保管和方便利用是建立在遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)分不同價(jià)值的基礎(chǔ)之上的,也是檢驗(yàn)歸檔文件整理方法實(shí)用性的唯一標(biāo)準(zhǔn)。
3、歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求,便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。
這是一項(xiàng)全新的整理原則。在信息化條件下,歸檔文件整理必須統(tǒng)籌考慮傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和電子文件的整理要求,避免因二者整理的基本原則、基本方法不同而帶來諸多問題。解決這一問題的基本思路就是實(shí)現(xiàn)信息化條件下的文檔一體化管理,即將公文處理與檔案管理相結(jié)合,充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息和工作成果。因而,合理規(guī)劃歸檔文件整理流程,使辦理完畢的文件能夠直接進(jìn)入整理環(huán)節(jié),同時(shí),盡量以文書處理環(huán)節(jié)生成的項(xiàng)目來組織檢索條目,使歸檔工作更加貼近文書、業(yè)務(wù)人員的工作實(shí)際就顯得尤為重要。
4、歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。
在紙質(zhì)文件與電子文件并行的情況下,保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是目前進(jìn)行歸檔文件整理必須面對的問題。要實(shí)現(xiàn)二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一,首先要統(tǒng)籌規(guī)劃公文處理和檔案管理工作,在公文處理環(huán)節(jié)前置檔案管理的部分要求,在檔案管理環(huán)節(jié)繼續(xù)采用文書處理階段產(chǎn)生的相關(guān)信息,使二者成為一個(gè)有機(jī)整體;其次要結(jié)合本單位情況,確定是以紙質(zhì)文件還是以電子文件整理為主,再依次確定整理的策略和方法,保證二者整理的協(xié)調(diào)一致。
【法律依據(jù)】
《實(shí)施細(xì)則》第二條規(guī)定:2.1歸檔文件整理應(yīng)當(dāng)遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.2歸檔文件整理應(yīng)當(dāng)區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用。2.3歸檔文件整理應(yīng)當(dāng)符合文檔一體化管理要求,便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。所使用的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)符合國家檔案局有關(guān)檔案管理系統(tǒng)軟件功能要求及江蘇省有關(guān)地方標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。2.4歸檔文件整理應(yīng)當(dāng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。
公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。
公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。
公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號等,按照有關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。民族自治地方的公文,可以并用漢字和當(dāng)?shù)赝ㄓ玫纳贁?shù)民族文字。公文用紙幅面采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。特殊形式的公文用紙幅面,根據(jù)實(shí)際需要確定。
公文起草應(yīng)當(dāng)做到:
(一)符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規(guī),完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖,并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。
(二)一切從實(shí)際出發(fā),分析問題實(shí)事求是,所提政策措施和辦法切實(shí)可行。
(三)內(nèi)容簡潔,主題突出,觀點(diǎn)鮮明,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),表述準(zhǔn)確,文字精練。
(四)文種正確,格式規(guī)范。
(五)深入調(diào)查研究,充分進(jìn)行論證,廣泛聽取意見。
(六)公文涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng),起草單位必須征求相關(guān)地區(qū)或者部門意見,力求達(dá)成一致。
(七)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)主持、指導(dǎo)重要公文起草工作。