檔案借閱交接單

一、會計檔案

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表以及其他會計資料等會計核算的專業(yè)材料，它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據(jù)?！兑?guī)范》第四十五條對會計檔案管理問題作出了規(guī)定。

（一）會計檔案的范圍

會計檔案的范圍一般指會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分。

（1）會計憑證。會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟責任的書面證明。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證（收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種）、記賬憑證匯總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。

（2）會計賬簿。會計賬簿是由一定格式、相互連接的賬頁組成，以會計憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的簿籍。它包括按會計科目設(shè)置的總分類賬、各類明細分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。

（3）會計報表。會計報表是反映企業(yè)會計財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件，主要有主要財務(wù)指標快報，月、季度會計報表，年度會計報表，包括資產(chǎn)負債表、損益表、資金流量表財務(wù)情況說明書等。

（4）其他會計核算資料。其他會計核算資料屬于經(jīng)濟業(yè)務(wù)范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)的，由會計部門負責辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料。如：經(jīng)濟合同、財物數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財物清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。實行會計電算化單位儲存在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料均應(yīng)視同會計檔案一并保管。

（二）會計檔案的裝訂與保管

1.會計檔案的整理立卷

會計年度終了后，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的辦法，即：分類標準統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編號。

（1）分類標準統(tǒng)一。一般講財務(wù)會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他。

（2）檔案形成統(tǒng)一。案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一。

（3）管理要求統(tǒng)一。建立財務(wù)會計檔案簿、檔案資料目錄；會計憑證裝訂成冊，報表和文字分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。

2.會計檔案的裝訂

會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。

（1）會計憑證的裝訂。一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月妥善保管歸檔。

（2）會計賬簿的裝訂。各種會計賬簿年度結(jié)賬后，除跨年度使用的賬簿外，其他賬簿應(yīng)按時整理、裝訂立卷。

（3）會計報表的裝訂。會計報表編制完成及時報送后，留存的報表按月裝訂成冊謹防丟失。

3.會計檔案的保管

《會計檔案管理辦法》規(guī)定：“當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財務(wù)會計部門保管一年，期滿之后原則上應(yīng)由財務(wù)會計部門編制清冊移交本單位檔案部門保管。”根據(jù)上述規(guī)定，會計檔案的保管要求主要有：

（1）會計檔案的移交手續(xù)。財務(wù)會計部門在將會計檔案移交本單位檔案部門時，應(yīng)按下列程序進行：①開列清冊，填寫移交清單；②在賬簿使用日期欄填寫移交日期；③交接人員按移交清冊和交接清單核查無誤后簽章。

（2）會計檔案的保管要求。①會計檔案應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有適應(yīng)的防火器材；②采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞；③會計檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保潔衛(wèi)生，以防蟲蛀；④會計檔案室保持通風透光，并有適當?shù)目臻g、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕；⑤設(shè)置歸檔登記簿、檔案借閱登記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密；⑥會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。

（3）會計檔案的借閱。①會計檔案為本單位提供使用，原則上不得借出，有特殊情況需要借出須經(jīng)上級主管單位或單位領(lǐng)導(dǎo)、會計主管人員批準；②外部借閱會計檔案時，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會計主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可辦理節(jié)約手續(xù)；單位內(nèi)部人員借閱會計檔案時，應(yīng)經(jīng)會計主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)認真填寫檔案借閱登記簿，將節(jié)約人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸檔等情況登記清楚；③借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記，拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件（如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后方能攜帶外出或復(fù)制原件）；④借出的會計檔案，會計檔案管理人員要如期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。

（4）會計檔案的保管期限。各種會計檔案的保管期限，按其特點可分為永久性和定期性兩種。凡是在立檔單位會計核算中形成的，記述和反映會計核算的，對工作總結(jié)、查考和研究經(jīng)濟活動具有長遠利用價值的會計檔案，應(yīng)永久保存。定期保管期限分別為3年、5年、10年、15年、20年和25年6種。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起，如2013年點終了日為12月31日，保管期限應(yīng)從2014年元月1日開始計算。

（三）會計檔案的銷毀

（1）會計檔案保管期滿，需要銷毀時由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財務(wù)會計部門共同鑒定、嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊。

（2）機關(guān)、團體、事業(yè)單位和非國有企業(yè)會計檔案要銷毀時，報本單位領(lǐng)導(dǎo)批準后銷毀；國有企業(yè)經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報請上級主管單位批準后銷毀。

（3）會計當保管期滿，對其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到債權(quán)債務(wù)時為止；建設(shè)單位在建設(shè)期間的會計檔案，不得銷毀。

（4）銷毀檔案前，應(yīng)按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一核對；各單位銷毀會計檔案時應(yīng)由檔案部門和財會部門共同派員監(jiān)銷，各級主管部門會計檔案時，應(yīng)由同級財政部門、審計部門派員參加銷毀；會計檔案銷毀后經(jīng)辦人員在“銷毀清冊”上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負責，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報本單位領(lǐng)導(dǎo)，一份歸入檔案備查。

二、會計工作交接

會計工作交接是會計工作中的一項重要制度，也是會計基礎(chǔ)工作的重要內(nèi)容。辦理好會計工作交接，有助于分清移交人員和接管人員的責任，可使會計工作前后銜接，保證會計工作順利進行，防止賬目不清、財務(wù)混亂。為此《規(guī)范》第二十五條至第三十五條對會計工作交接問題做出了具體規(guī)定。

（一）交接前的準備工作

會計人員工作調(diào)動或者因故離職，必須將本人所經(jīng)管的會計工作全部移交接替人員。沒有辦清交接手續(xù)的不得調(diào)動或離職。根據(jù)《規(guī)范》第二十七條規(guī)定，會計人員辦理移交必須做好以下準備工作：

（1）已經(jīng)受理的經(jīng)濟業(yè)務(wù)尚未填制會計憑證的應(yīng)當填制完畢。

（2）尚未登記賬目應(yīng)當?shù)怯浲戤?，結(jié)出余額，并在最后一筆余額后加蓋經(jīng)辦人員印章。

（3）整理應(yīng)該移交的各項資料，對未了事項和遺留問題要寫出書面說明文件。

（4）編制移交清冊，列明移交憑證、賬簿、會計報表、公章、現(xiàn)金、有價證券、支票簿、發(fā)票、文件、其他會計資料和物品等內(nèi)容；實行會計電算化的單位，從事該項工作的移交人員應(yīng)在移交清冊上列明會計軟件及密碼、會計軟件數(shù)據(jù)盤、磁帶（盤）等內(nèi)容。

（5）會計機構(gòu)負責人、會計主管人員移交時，應(yīng)將財務(wù)會計工作、重大財務(wù)收支問題和會計人員的情況等向接替人介紹清楚。

（二）交接的基本程序

1.移交點收

移交人員離職前必須將本人經(jīng)管的會計工作，在規(guī)定的期限內(nèi)，全部向接替人員移交清楚。接替人員應(yīng)認真按照移交清冊逐項點收。具體要求是：

（1）現(xiàn)金要根據(jù)會計賬簿記錄余額進行當面點交，不得短缺，接替人員發(fā)現(xiàn)不一致或“白條抵庫”現(xiàn)象時，移交人員在規(guī)定期限內(nèi)負責查清處理。

（2）有價證券的數(shù)量要與會計賬簿記錄一致，有價證券面額與發(fā)行價不一致時，按照會計賬簿月交接。

（3）會計憑證、賬簿、報表和其他會計資料必須完整無缺，不得遺漏。如有短缺，必須查明原因，并在移交清冊上注明，由移交人負責。

（4）銀行存款賬戶余額要與銀行對賬單核對一致，如有未達賬項，應(yīng)編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表調(diào)節(jié)相符；各種財產(chǎn)物資和債權(quán)債務(wù)的明細賬戶要與總賬有關(guān)賬戶余額核對相符；對重要實物要實地盤點，對余額較大的往來賬戶要與往來單位、個人核對。

（5）公章、收據(jù)、空白支票、發(fā)票、科目印章以及其他物品等必須交接清楚。

（6）實行會計電算化的單位，交接雙方應(yīng)在電子計算機上對有關(guān)數(shù)據(jù)進行實際操作，確認有關(guān)數(shù)字正確無誤后，方可交接。

2.專人監(jiān)督

《規(guī)范》第二十八條規(guī)定，會計人員在辦理交接手續(xù)時，必須有人監(jiān)交，以起督促、公正作用。對監(jiān)交的具體要求是：

（1）一般會計人員辦理交接手續(xù)，由單位會計機構(gòu)負責人、會計主管人員負責監(jiān)交。

（2）會計機構(gòu)負責人、會計主管人員辦理交接手續(xù)，由單位領(lǐng)導(dǎo)人負責監(jiān)交。

3.交接后的有關(guān)事宜

（1）會計工作交接完畢后，交接雙方和監(jiān)交人要在移交清冊上簽名蓋章，并在移交清冊上注明：單位名稱，交接日期，交接雙方和監(jiān)交人的職務(wù)、姓名，移交清冊頁數(shù)及需要說明的問題和意見等。

（2）接管人員應(yīng)繼續(xù)使用移交前的賬簿，不得擅自另立賬簿，以保證會計記錄前后銜接，內(nèi)容完整。

（3）移交清冊填制一式三份，交接雙方各持一份，歸檔一份。

（三）會計工作臨時交接

《規(guī)范》第三十三條規(guī)定，會計人員臨時離職或因其他原因暫時不能工作的，都要辦理臨時交接手續(xù)。

（1）臨時離職或因病不能工作需要接替或代理的，會計機構(gòu)負責人、會計主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人必須指定專人接替或者代理，并辦理會計工作交接手續(xù)。

（2）臨時離職或因病不能工作的會計人員恢復(fù)工作時，應(yīng)當與接替或代理人員辦理交接手續(xù)。

（3）移交人員因病或其他特殊原因不能親自辦理移交手續(xù)的，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)人批準，可由移交人員委托他人代辦交接，但委托人應(yīng)當對所移交的會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他有關(guān)資料的合法性、真實性承擔法律責任。

（四）移交后的責任

《規(guī)范》第三十五條規(guī)定：“移交人員對移交的會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料的合法性、真實性承擔法律責任”。這是對會計工作交接后，交接雙方責任的具體確定。移交人員所移交的會計資料是在其經(jīng)辦會計工作期間內(nèi)發(fā)生的，應(yīng)當對這些會計資料的合法性、真實性負責，即便接替人員在交接時因疏忽沒有發(fā)現(xiàn)所接會計資料在合法性、真實性方面的問題，如事后發(fā)現(xiàn)，仍應(yīng)由原移交人員負責，原移交人員不應(yīng)以會計資料已移交而推脫責任。

關(guān)于檔案移交的規(guī)定

1.第一章總則 一條為規(guī)范電子檔案移交與接收工作，確保電子檔案的真實、完整、可用和安全，保存黨和國家歷史記錄，促進檔案信息資源開發(fā)利用，按照國家有關(guān)法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定。
2.第二章電子檔案移交 第五條屬于國家綜合檔案館接收范圍的電子檔案，應(yīng)當向同級國家綜合檔案館。
3.第三章電子檔案接收 第十三條國家綜合檔案館應(yīng)當建立電子檔案接收平臺，進行電子檔案數(shù)據(jù)的。
機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當按照國家有關(guān)規(guī)定，定期向檔案館移交檔案，檔案館不得拒絕接收。檔案移交單位移交檔案時，應(yīng)憑檔案驗收合格證及檔案進館通知書，到市檔案局（館）保管利用科按國家標準填寫《檔案交接文據(jù)》，經(jīng)雙方核實后，由現(xiàn)任具有法人資格的領(lǐng)導(dǎo)或負責檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)簽字，并加蓋單位公章。經(jīng)檔案館同意，提前將檔案交檔案館保管的，在國家規(guī)定的移交期限屆滿前，該檔案所涉及政府信息公開事項仍由原制作或者保存政府信息的單位辦理。移交期限屆滿的，涉及政府信息公開事項的檔案按照檔案利用規(guī)定辦理。
檔案的移交實施細則
1、各處（室）系按歸檔范圍、歸檔時間將各自在工作中形成的材料分門別類，移交檔案室，并辦理交接手續(xù)。
2、歸還借閱檔案，要認真檢查檔案資料是否與原件相符，有無缺頁或損壞。
3、借閱檔案資料，必須辦理登記、簽字手續(xù)、歸還時管理人員應(yīng)當面銷號，行銷號簽字手續(xù)。
4、檔案員因病因事，庫房鑰匙由主管主任指定專人保管。在此期間，非特殊情況一般不借閱，急需者，主管主任指定二人進庫，按其規(guī)定辦理借閱手續(xù)。
5、檔案管理員調(diào)離工作時，有檔案損壞、遺漏情況，要查明原因，及時采取補收手續(xù)，確保檔案資料完整。
法律依據(jù)：
《中華人民共和國檔案法》
第十二條 按照國家規(guī)定應(yīng)當形成檔案的機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應(yīng)當建立檔案工作責任制，依法健全檔案管理制度。
第十四條 應(yīng)當歸檔的材料，按照國家有關(guān)規(guī)定定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有。

廈門市退休人員檔案移交管理及查詢流程

廈門市退休人員檔案移交管理及查詢流程

已進入社會化管理的退休人員，即已在本中心業(yè)務(wù)科辦理移交社會化管理服務(wù)手續(xù)的'退休人員。 接下來由我為大家整理出廈門市退休人員檔案移交管理及查詢流程，希望大家喜歡！

一、檔案受理范圍：

已進入社會化管理的退休人員，即已在本中心業(yè)務(wù)指導(dǎo)科辦理移交手續(xù)的退休人員。

二、檔案受理過程：

在業(yè)務(wù)指導(dǎo)科辦理有關(guān)手續(xù)時，向該科或信息科領(lǐng)取《離退休人員檔案材料轉(zhuǎn)遞通知單》。檔案交接通常在業(yè)務(wù)指導(dǎo)科辦理完有關(guān)手續(xù)當月26日后任一個工作日。檔案交接時，必須攜帶《離退休人員檔案材料轉(zhuǎn)遞通知單》，并由信息科出具回執(zhí)。

三、檔案內(nèi)容要求： 根據(jù)原勞動部、國家檔案局關(guān)于頒發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定的通知》（勞力字[1992]33號）規(guī)定，現(xiàn)就我市企業(yè)退休人員檔案整理工作的內(nèi)容和分類要求作如下規(guī)定：

1、履歷材料；

2、自傳材料；

3、鑒定、考核、考察材料；

4、評定崗位技能和學歷材料（包括學歷、學位、學績、培訓結(jié)業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等材料）；

5、政審材料；

6、參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料；

7、獎勵材料；

8、處分材料；

9、招用、勞動合同，調(diào)動、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料；

10、其他可供組織參考的材料。

四、檔案查詢或借閱：

1、單位需要查詢或借閱檔案，單位經(jīng)辦人員需憑單位介紹信辦理相關(guān)手續(xù)；

2、個人需要查詢檔案，請到本人居住地的街道勞動保障事務(wù)所開具介紹信。開具介紹信之前，可要求街道勞動保障事務(wù)所根據(jù)被查詢?nèi)说纳矸葑C號碼查詢檔案的寄存處（市退管中心或區(qū)退管中心）。本人不得借閱檔案。

五、注意事項：

1、單位必須按檔案管理規(guī)定認真整理個人所有入檔材料，不得擅自保留原件，尤其是退休審批表等個人退休材料。

2、辦理好醫(yī)保關(guān)系，如從在職狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)橥诵轄顟B(tài)的手續(xù)等。

3、《離退休人員檔案材料轉(zhuǎn)遞通知單》交接一次填一份，填好本單位社保代碼及有關(guān)內(nèi)容，轉(zhuǎn)遞單位蓋好公章。

4、轉(zhuǎn)遞時，單位須封口、蓋章，檔案袋須整潔、無破損。

檔案管理需要注意哪些事項

檔案管理需要注意哪些事項

學術(shù)界關(guān)于檔案的定義還不統(tǒng)一。一般，檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。下面是我整理的檔案管理需要注意哪些事項，歡迎大家分享。

一、檔案室的交接

1、檔案室交接時，首先檔案管理人員要整理好檔案室內(nèi)的檔案建立檔案交接表。

2、交接人與接收人要逐一清點核實檔案，然后再檔案交接表上雙方簽字。

3、接收人要熟悉檔案室內(nèi)的所有檔案分布情況。

二、檔案的交接

1、歸檔資料：歸檔資料少時需由交檔人填寫《檔案交接記錄》，登記好時間、檔案名稱、數(shù)量等相關(guān)信息。數(shù)量多時除了要填寫《檔案交接記錄》，同時，還要向檔案管理人員提供交接檔案的詳細目錄（紙質(zhì)版、電子版）。

2、檔案管理員進行檔案資料的確認，經(jīng)雙方核實認可后，交接雙方相互簽字確認。

3、檔案管理員根據(jù)歸檔資料的類別進行存檔，并建立書面和電子檔案目錄。

4、各類檔案要按類別、用途分別存檔，整理出書面及電子目錄，便于管理和查閱。

5、歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準確。熱敏紙傳真件和字跡易（或已嚴重）褪化的文件材料（用圓珠筆、鉛筆書寫）應(yīng)附上復(fù)印件。

6、平時合同交接時每月的15日、30日集中交接

三、日常管理

1、借閱人填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案名稱、借閱理由及歸還期限。

2、經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱。

3、所借檔案的復(fù)印件的`內(nèi)容僅供本次借閱事由涉及的用途，不得作為他用。

4、借閱人應(yīng)愛護檔案，注意安全和保密，嚴謹私自復(fù)印、抽卷、抽頁、涂改和污損。

5、檔案歸還：

1）檔案管理員要及時催促檔案借閱者按時歸還檔案，并在檔案歸還時嚴格檢查驗收，保證檔案完好。

2）營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等原件當天借當天還。

6、做好檔案室的衛(wèi)生清潔，定期進行通風，做好物品防潮、防腐、防蟲、防火、防塵、防曬等工作。

拓展：檔案管理條例

一、局檔案工作機構(gòu)

成立局工作鑒定小組，由辦公室、處、行政處、計財處有關(guān)人員組成。

局的檔案工作機構(gòu)為現(xiàn)行局的綜合檔案室，檔案室對局機關(guān)檔案實行綜合管理。其日常工作由辦公室領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上受國家省、幣檔案局監(jiān)督和指導(dǎo)。

二、綜合檔案室的職責

1．按照上級關(guān)于檔案工作的規(guī)定，組織具體實施工作。

2．擬訂局檔案工作計劃和工作制度。

3.負責組織每年文書立卷、歸檔工作。

4．統(tǒng)一管理局各種門類和載體的檔案，做好收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用和編研工作。

5．按規(guī)定向幣檔案館移交應(yīng)進館的檔案，接受局直屬撤銷單位的檔案。

6．負責收集與局業(yè)務(wù)有關(guān)的資料。

7．辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。

8．協(xié)同有關(guān)處室對基層單位的檔案工作進行業(yè)務(wù)和督促檢查。

三、檔案綜合管理范圍

凡屬局各處、室和黨、政、工、團組織形成的文書檔案、基建檔案（包括房改工作檔案）、設(shè)備檔案、聲像檔案、已故人員檔案（人事部門存三年后再移交）均由檔案室管理。人事檔案由人事處管理。業(yè)務(wù)檔案由各業(yè)務(wù)處按歸檔要求收集、整理、裝訂成冊、編號目錄，將檔案交綜合檔案室管理。

四、文件材料歸檔

1．本局在工作活動中直接形成的具有保存價值的各種文件材料（包括文字、圖表、照片、錄像帶和各種專業(yè)性文件），必須及時立卷歸檔，以保存局的歷史面貌。

2.歸檔的基本要求

(1)歸檔的文件材料必須準確地反映局工作活動的真實歷史面貌；

(2）歸檔的文件材料必須進行立卷整理，要符合立卷的原則和要求。

3歸檔時間

(1)黨、政、工、團的文書立卷和各業(yè)務(wù)處室的業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)于翌年第二季度歸檔完畢。

(2)基建文件材料歸檔應(yīng)與該基建工程建設(shè)同步進行，工程竣工驗收后三個月內(nèi)向檔案室移交。

(3）設(shè)備文件材料應(yīng)于設(shè)備開箱時驗收登記，設(shè)備安裝調(diào)試或投入使用三個月后向檔案室移交。

(4）會計檔案由財政部門整理立卷后，按2000年7月1日實施的《會計法》規(guī)定，在對務(wù)部門保管一年后移交綜合檔案室。

(5）已故干部職工檔案，按市委組織部市檔案局(xxxx)6號文規(guī)定，干部職工死亡后，其檔案在人事部門保存三年后向檔案室移交。

(6）聲像檔案自形成一個月內(nèi)向檔案室歸檔，凡歸檔的照片（連圖片）、錄音帶必須有文字說明（包括時間、地點、入物（職務(wù)）、內(nèi)容、拍攝（錄制）者姓名，錄像帶還應(yīng)有解說詞〕。

4．歸檔份數(shù)，黨政文件一般歸檔兩份，一份連底稿作檔案保存，一份作文件匯編。其他門類的文件，一般歸檔一份，比較重要的可增加歸檔份數(shù)。

五、檔案的管理

1.局的全部檔案為一個全宗，全宗內(nèi)有檔案，按門類進行分類，根據(jù)同級和上級檔案行政部門的要求，編制分類方案，編制類和編號的方法要便于保管和使用。

2．建立和健全檔案工作各項制度，把檔案工作列入機關(guān)工仁和業(yè)務(wù)活動計劃，把基建工作列入有關(guān)部門和人員的職責范圍和崗位責任制。

六、加強檔案室的保護工作，改善檔案保管條件，并定期對檔案保管的狀況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題向領(lǐng)導(dǎo)匯報，及時采取措施，保護檔案的安全。

1．根據(jù)國家和同級檔案行政管理機關(guān)的規(guī)定，擬訂檔案保管期限表，為又書立卷和檔案鑒定提供依據(jù)。

2.檔案的鑒定工作，由局辦公室牽頭組織有關(guān)業(yè)務(wù)處室組成鑒定小組，負責提出鑒定意見。

3，銷毀失去保存價值的檔案，必須登記造冊，經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)批準，指定兩人監(jiān)督銷毀，并在銷毀清冊上簽字。

4．檔案的移交按國家有關(guān)規(guī)定，將永久、長期保存的檔案，向幣檔案館移交并辦好移交手續(xù)。

七、建立檔案統(tǒng)計工作制度，檔案收集、移出都應(yīng)登記入冊，并按上級要求，報送檔案工作情況統(tǒng)計表。

八、歸檔的利用。積極配合機關(guān)工作中心任務(wù)，及時做好檔案的利用，并根據(jù)使用的需要，編制檢索工具和參考資料。

技術(shù)檔案

一、標準條款

1 基本要求

1.1 明確檔案制度，資料及時歸檔。

1.1.1 技術(shù)檔案的主體，應(yīng)包括綜合治理過程中各個工作環(huán)節(jié)形成的各類技術(shù)資料。各級水土保持主管部門和實施主持單位應(yīng)把各項技術(shù)資料的積累、整理和建立技術(shù)檔案工作作為綜合治理任務(wù)中一個組成部分，并列入治理項目相關(guān)人員的職責范圍。工作開始，就應(yīng)明確建立檔案的制度，對每一工作環(huán)節(jié)的每一技術(shù)資料，均應(yīng)妥為保存，及時歸檔，不得丟失，不得私人據(jù)為己有。

1.1.2 將水土保持綜合治理每一實施期中的每一年作為一階段，在每一年中又應(yīng)根據(jù)各項措施的進展情況，分為若干小階段。每階段和每一小階段工作任務(wù)完成進行驗收后，應(yīng)及時將有關(guān)技術(shù)檔案進行一次階段性清理，在實施期全部結(jié)束竣工驗收時，進行一次總清理，建立全面、系統(tǒng)的技術(shù)檔案，填寫保管期限，注明密級，由項目負責人審查后，及時歸檔。

1.1.3 各級技術(shù)檔案的建立和清理，應(yīng)由各級主要技術(shù)負責人主持，有關(guān)人員參加。各分項檔案的建立和清理，應(yīng)由各分項技術(shù)負責人主持或參加。

1.1.4 進行階段驗收和竣工驗收時，應(yīng)同時驗收其技術(shù)檔案。對治理項目同時又是科研項目的，沒有技術(shù)檔案不得進行驗收和成果鑒定。

1.1.5 由幾個單位協(xié)作完成的項目，其技術(shù)檔案應(yīng)由主辦單位主持辦理，并保存一整套;參加協(xié)作的單位應(yīng)負責完成分工承擔的部分技術(shù)檔案，并保存本部門檔案正本，同時將復(fù)制本送交主辦單位保存。

1.2 項目內(nèi)容齊全，資料確切可靠。

1.2.1 對水土保持綜合治理過程中的規(guī)劃、設(shè)計、工程施工、監(jiān)理、檢查驗收、經(jīng)營管理等幾個主要技術(shù)環(huán)節(jié)，以及每一個環(huán)節(jié)中涉及的有關(guān)各方面的技術(shù)資料，均應(yīng)收集、整理齊全;如有丟失、漏缺等，應(yīng)及時設(shè)法彌補，直到齊全為止。

1.2.2 各項主要技術(shù)成果，應(yīng)包括文字和必要的圖、表;收集的原始資料(作為輔助性技術(shù)成果)，除文字、圖、表外，包括必要的照片、錄音、錄像等，應(yīng)建立電子檔案。

1.2.3 紙質(zhì)文件材料和電子檔案材料應(yīng)各歸檔一份。重要的和使用頻繁的，應(yīng)根據(jù)需要復(fù)制副本，歸檔2～3份。

2 主要內(nèi)容

2.1 反映工作過程的主要文獻，應(yīng)包括:

2.1.1 反映任務(wù)來源的主要文獻:包括上級主管部門提出規(guī)劃與治理的任務(wù)書(或通知)、項目主管單位或?qū)嵤┲鞒謫挝簧蠄蟮纳暾垥蜕霞壍呐鷱?fù)、引用外資考評過程中的有關(guān)文獻、上級主管部門、項目主管單位、實施主持單位之間簽訂的合同等。當治理項目同時又是科研項目時，應(yīng)有課題報告、課題論證等文獻。

2.1.2 反映工作部署的主要文獻:包括規(guī)劃與治理過程中重要會議的《紀要》、重要問題的書面匯報、請示和上級批復(fù)的文件、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志檢查指導(dǎo)工作時的談話記錄等。

2.1.3 反映驗收情況的主要文獻:包括治理成果，歷次階段驗收和竣工驗收的會議記錄、總結(jié)、紀要等材料，特別是上級主管部門驗收的書面意見和竣工驗收的《合格證書》等。

2.2 各個工作環(huán)節(jié)的主要技術(shù)成果

2.2.1 綜合調(diào)查成果

a)調(diào)查報告:其內(nèi)容包括自然條件、自然資源、水土流失情況、社會經(jīng)濟情況、水土保持治理現(xiàn)狀、開展水土保持的意見等。在大面積綜合調(diào)查中，還需有分區(qū)的調(diào)查成果和各不同類型區(qū)內(nèi)典型小流域或村的調(diào)查成果。同時應(yīng)有上述各種調(diào)查的原始記錄。

b)附表與附圖:包括為配合上述報告內(nèi)容而填制的各類附表與繪制的各種附圖，在各類附圖中，最主要的是水土流失、土地利用和治理措施現(xiàn)狀圖，其余如地貌、土壤、植被、降雨等分布圖，有條件已制成的，也應(yīng)整理歸檔。

c)電子檔案:包括調(diào)查報告、附圖、附表的電子檔案和水土保持治理區(qū)的基本屬性數(shù)據(jù)庫等。

2.2.2 規(guī)劃、設(shè)計成果

a)規(guī)劃總體布局、土地利用規(guī)劃、各項治理措施規(guī)劃、重點工程規(guī)劃等的規(guī)劃報告及其附表、附圖、電子文件。

b)小面積規(guī)劃中應(yīng)有土地利用規(guī)劃與治理措施規(guī)劃落實到地塊的附圖，同時應(yīng)有溝壑治理的壩系規(guī)劃圖、崩崗治理的措施配置圖;大面積規(guī)劃中應(yīng)有水土流失類型分布圖(或水土保持區(qū)劃圖)、各分區(qū)內(nèi)典型小流域(村)的土地利用規(guī)劃與治理措施規(guī)劃圖，以及重點防護區(qū)、重點監(jiān)督區(qū)、重點治理區(qū)分布圖。

c)各項治理措施在不同類型地區(qū)的標準設(shè)計或定型設(shè)計，包括坡耕地治理中各類措施(梯田、保土耕作法、坡面小型蓄排工程)，荒地治理中各類林型、林種、整地工程，溝壑治理中的各類措施(溝頭防護、谷坊、小型淤地壩、塘壩等)的設(shè)計文字說明和平面布置與斷面示意圖。

d)大型淤地壩、小(二)型及以上小水庫、治溝骨干工程等重點工程以座為單元的專項規(guī)劃、設(shè)計(包括壩址選定、設(shè)計洪水、調(diào)洪演算、建筑物平面布置、斷面設(shè)計、壩庫運用安排等)的文字說明和附表、附圖。

2.2.3 水土保持綜合治理驗收成果

a)單項措施驗收成果。根據(jù)4.5的規(guī)定，將單項措施的驗收單、驗收圖和驗收表三項歸檔。

b)階段驗收成果。根據(jù)5.5的規(guī)定，將《水土保持綜合治理階段驗收報告》與相關(guān)圖表、《水土保持綜合治理年度工作總結(jié)》及其有關(guān)圖表歸檔。

c)竣工驗收成果。根據(jù)6.5的規(guī)定，將《水土保持綜合治理竣工驗收報告》與相關(guān)圖表、《水土保持綜合治理竣工總結(jié)報告》及其附表、附圖、附件歸檔。

2.3 各個工作環(huán)節(jié)的輔助性技術(shù)成果

2.3.1 綜合調(diào)查的輔助性技術(shù)成果:包括調(diào)查過程中向有關(guān)單位索取的技術(shù)資料、現(xiàn)場觀察(或觀測)的情況記載(包括文字、照片、錄像)、向有關(guān)人員口頭調(diào)查的談話記錄和錄音、有關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計計算過程等，調(diào)查工作結(jié)束后應(yīng)及時整理歸檔。

2.3.2 規(guī)劃設(shè)計的輔助性技術(shù)成果:包括為規(guī)劃設(shè)計提供依據(jù)的技術(shù)資料(文字、圖、表)、暴雨洪水資料、規(guī)劃設(shè)計草圖、規(guī)劃設(shè)計的計算過程、規(guī)劃設(shè)計不同比較方案的研究過程、規(guī)劃設(shè)計修改過程(修改幾次全部保存)等，在規(guī)劃設(shè)計工作結(jié)束后，及時整理歸檔。

2.3.3 工程施工中的輔助性技術(shù)成果:

a)各承包施工單位對每一單項措施或分部工程逐日(或每旬)出工數(shù)量記錄、相應(yīng)完成的措施工程量記錄(由此求得實際用工定額)。

b)各單項治理措施或分部工程使用物資(種籽、樹苗、水泥、炸藥、柴油等)記錄、相應(yīng)完成的措施工程量記錄(由此求得實際用料定額)。

c)施工過程中根據(jù)附錄B的規(guī)定，對各單項治理措施或分部工程質(zhì)量檢查的原始記錄。

d)施工過程中遇暴雨洪水或其他事故，進行搶救或處理的記錄和總結(jié)。

2.3.4 驗收中輔助性技術(shù)成果。包括自查初驗的原始記錄、各類統(tǒng)計數(shù)據(jù)的原始資料與計算過程、各項措施四類效益的計算過程、施工承包單位領(lǐng)取補助費的收據(jù)等。

3 管理與使用

3.1 分類建檔:按前述反映三個工作過程、三個主要技術(shù)環(huán)節(jié)進行分類，同時將主要技術(shù)成果與輔助性技術(shù)成果既有區(qū)別、又相配套地納入分類系列，分別建檔。

3.2 分級建檔:各級主管部門、流域機構(gòu)、省(區(qū)、市)、地(盟、市)、縣(旗、市)和基層實施單位，在建檔內(nèi)容和要求上應(yīng)各有側(cè)重。前述各項建檔內(nèi)容和要求主要適用于縣級主管部門和基層實施單位;地區(qū)以上各級主管部門，應(yīng)根據(jù)工作需要，酌情增減其中某些內(nèi)容。下級建檔情況應(yīng)向上級匯報，并得到上級的指導(dǎo)和協(xié)助。上級建檔時，下級應(yīng)積極提供有關(guān)資料。

3.3 檔案保存年限

3.3.1 長期保存(15年以上)的包括:流域綜合調(diào)查資料(含有關(guān)聲像、測繪資料)、綜合治理規(guī)劃、重點工程設(shè)計、重要專題報告、綜合治理總結(jié)、竣工驗收成果等。

3.3.2 中期保存(5～15年)的包括:一般技術(shù)成果、重要輔助性技術(shù)成果、重要工作計劃、財務(wù)賬目等(財務(wù)賬目可交財務(wù)部門歸檔，但需保存目錄備查)。

3.3.3 短期保存(3～5年)的包括:各類原始資料、年度計劃、年度工作總結(jié)、一般日常行文等。

3.4 檔案的使用應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定和各級技術(shù)檔案與水土保持檔案的總體要求，將水土保持綜合治理技術(shù)檔案納入各級水土保持部門檔案體系，按有關(guān)制度，統(tǒng)一管理，完善借還手續(xù)。

3.4.1 歸檔材料移交時，移交部門或移交人應(yīng)編制移交目錄，一式兩份。交接時應(yīng)按目錄內(nèi)容當面清查，并在交接單上簽字。

3.4.2 檔案材料借閱時，應(yīng)在借閱單上填清材料名稱、份數(shù)，并規(guī)定歸還時間，由借閱者簽字，到期及時送還歸檔。

二、理解與實施

各級水土保持主管部門和實施主持單位應(yīng)把各項技術(shù)資料的積累、整理和建立技術(shù)檔案工作作為綜合治理任務(wù)中一個組成部分，并列入治理項目相關(guān)人員的職責范圍。技術(shù)檔案的主體，應(yīng)包括綜合治理過程中各個工作環(huán)節(jié)形成的各類技術(shù)資料，反映工作過程的主要文獻，反映任務(wù)來源的主要文獻，反映工作部署的主要文獻，反映驗收情況的主要文獻，綜合調(diào)查成果、規(guī)劃、設(shè)計成果、驗收中輔助性技術(shù)成果。

對水土保持綜合治理過程中的規(guī)劃、設(shè)計、工程施工、監(jiān)理、檢查驗收、經(jīng)營管理等幾個主要技術(shù)環(huán)節(jié)，以及每一個環(huán)節(jié)中涉及的有關(guān)各方面的技術(shù)資料，均應(yīng)收集、整理齊全;如有丟失、漏缺等，應(yīng)及時設(shè)法彌補。各項主要技術(shù)成果，應(yīng)包括文字和必要的圖、表;收集的原始資料(作為輔助性技術(shù)成果)，除文字、圖、表外，包括必要的照片、錄音、錄像等，應(yīng)建立電子檔案。紙質(zhì)文件材料和電子檔案材料應(yīng)各歸檔一份。重要的和使用頻繁的，應(yīng)根據(jù)需要復(fù)制副本，歸檔2～3份。

技術(shù)檔案管理中，檔案分類應(yīng)采用分類建檔、分級建檔;檔案保存年限應(yīng)依據(jù)檔案的性質(zhì)和利用價值，分為長期保存(15年以上)、中期保存(5～15年)和短期保存(3～5年);檔案的使用應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定和各級技術(shù)檔案與水土保持檔案的總體要求，將水土保持綜合治理技術(shù)檔案納入各級水土保持部門檔案體系，按有關(guān)制度，統(tǒng)一管理，完善借還手續(xù)。

本節(jié)主要修改內(nèi)容:

標準7.1基本要求中，為適應(yīng)現(xiàn)階段社會發(fā)展中信息儲存和傳遞的特點，“增加建立電子檔案，紙質(zhì)文件材料和電子檔案各歸檔一份，完善了電子檔案的內(nèi)容”。

三、示例

以山西省2003～2007年國家水土保持重點建設(shè)工程檔案管理為例:

檔案資料實行規(guī)范化檔案管理，項目區(qū)各縣實施單位都確定了一名專職檔案管理員，對上傳下達的項目文件、技術(shù)方面的規(guī)劃設(shè)計資料、檢查驗收資料、監(jiān)測評價資料、監(jiān)理資料、分期報告以及常規(guī)業(yè)務(wù)資料進行了分目、編排，專人、專室、專柜分類儲存，使各類資料井然有序，并制定了相應(yīng)的儲存、查閱、借閱制度。

(資料參考:《山西省2003～2007年國家水土保持重點建設(shè)工程竣工驗收報告》)