檔案規(guī)范化管理

　　檔案管理制度

　　一、檔案人員崗位責(zé)任制

　　1、努力學(xué)習(xí)政治理論和專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務(wù)技能和管理水平。忠于職守，遵守紀(jì)律，積極參加各級各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并經(jīng)考核取得崗位資格證書。

　　2、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》及其《實(shí)施辦法》和《湖北省檔案工作條例》，貫徹執(zhí)行黨和國家及本系統(tǒng)（行業(yè)）有關(guān)檔案工作的法規(guī)和規(guī)章，認(rèn)真履行本單位各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復(fù)制等瀆職行為的，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并根據(jù)《檔案法》及有關(guān)規(guī)定，追究當(dāng)事人和直接領(lǐng)導(dǎo)人的行政責(zé)任或刑事責(zé)任。

　　3、熟悉本單位和本系統(tǒng)業(yè)務(wù)工作，了解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。

　　4、切實(shí)做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，力爭達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

　　5、同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進(jìn)行鑒定，對已到保管期限的檔案資料認(rèn)真鑒定分析，對已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，造具銷毀清冊，寫出鑒定分析報(bào)告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，和有關(guān)人員一起進(jìn)行認(rèn)真負(fù)責(zé)地銷毀。

　　6、保持庫房的整潔衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認(rèn)真做好檔案“八防”工作，堅(jiān)持做好溫濕度記錄及濕度調(diào)控工作。定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對檔案資料，做好記錄，及時(shí)處理檔案保管、保護(hù)方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。

　　7、編制科學(xué)的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動(dòng)地提供檔案資料，做好咨詢服務(wù)工作和檔案利用工作，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，堅(jiān)持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實(shí)例和檔案信息。

　　8、積極開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價(jià)值的檔案資料，以滿足各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的需要。

　　9、積極參加本單位組織的科研課題鑒定會(huì)、單位工程驗(yàn)收會(huì)、初步竣工驗(yàn)收會(huì)、竣工驗(yàn)收會(huì)等活動(dòng)，認(rèn)真接收上述活動(dòng)形成的應(yīng)該歸檔的文件材料，并整理歸檔。

　　10、做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，及時(shí)、準(zhǔn)確地向檔案管理部門填報(bào)機(jī)關(guān)檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及其他調(diào)查統(tǒng)計(jì)表。

　　11、在做好單位內(nèi)部檔案管理的同時(shí)，還要對單位內(nèi)部各科室和所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

　　二、檔案保管制度

　　1、收進(jìn)、移出檔案和資料，必須認(rèn)真清點(diǎn)，嚴(yán)格履行交接手續(xù)。

　　2、保管檔案和資料，必須使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。

　　3、檔案資料庫房必須堅(jiān)固，必須裝備鐵門、鐵窗和其他防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防鼠、防太陽光直射、防有害氣體等“十防”設(shè)施。

　　4、隨著氣候變化，做好庫房密閉、通風(fēng)、溫濕度調(diào)節(jié)，并適時(shí)進(jìn)行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。

　　5、檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開，但要相對集中，便于管理。

　　6、庫房專管人員進(jìn)出庫房，應(yīng)隨手關(guān)門上鎖，非專管人員，不得隨意進(jìn)入庫房。

　　7、必須定期檢查、清點(diǎn)庫藏檔案和資料。發(fā)現(xiàn)檔案霉?fàn)€、褪變、破損或帳物不符時(shí)，必須及時(shí)追查、處理和修復(fù)。因失職而損毀、丟失檔案資料者，按檔案法規(guī)嚴(yán)肅處理。

　　8、檔案管理人員工作變動(dòng)時(shí)，必須將所保管的檔案和資料清點(diǎn)移交，否則不予辦理調(diào)離手續(xù)。

　　三、檔案復(fù)制制度

　　1、要遵循保密原則，凡涉及保密的檔案不得復(fù)制。

　　2、復(fù)制檔案中的內(nèi)容，須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)同意，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。

　　3、破損的檔案，檔案員要及時(shí)修改和復(fù)制。

　　4、對利用較多的檔案，可復(fù)制數(shù)份，以利用使用，并保護(hù)原檔案，減少檔案的磨損。

　　四、檔案查借閱制度

　　1、本著方便工作、滿足利用的原則，檔案資料一般不予借出，須在檔案室、閱文室內(nèi)查閱。

　　2、本處有關(guān)科室因工作需要須借閱檔案，原則上只能在閱文室內(nèi)查閱,確實(shí)要借出的檔案,必須經(jīng)分管處長簽批，方可辦理借閱手續(xù),借閱時(shí)間一般不超過一周。

　　3、外單位來查找利用檔案者，一律憑單位介紹信，經(jīng)本處領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，有關(guān)部門派人陪同，方可查閱。

　　4、借閱者不準(zhǔn)在檔案材料上劃杠、打圈、勾畫，不準(zhǔn)涂改撕毀，不準(zhǔn)將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準(zhǔn)將檔案保密內(nèi)容外泄。

　　5、查閱檔案時(shí)，禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。

　　6、借閱者歸還檔案時(shí)，應(yīng)填寫利用效果信息反饋，認(rèn)真履行交接簽字手續(xù)，如發(fā)現(xiàn)有撕毀、涂改和損壞現(xiàn)象，按照檔案法規(guī)有關(guān)條款及追究責(zé)任。

　　五、檔案庫房管理制度

　　為了加強(qiáng)檔案庫房管理，做好檔案的保管和保護(hù)工作，確保檔案的完整與安全，特制定本制度。

　　1、保持庫房內(nèi)清潔衛(wèi)生，整齊美觀，堅(jiān)持不定期查庫，并認(rèn)真做好記載。

　　2、注意庫房安全。庫內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品及雜物。進(jìn)出庫房隨時(shí)關(guān)門上鎖，不允許非庫房管理人員進(jìn)入庫內(nèi)。

　　3、定時(shí)測量記錄庫內(nèi)溫度。要求庫內(nèi)溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45-60%范圍內(nèi)，并注意做好空調(diào)機(jī)和去濕機(jī)的定時(shí)開關(guān)工作。

　　4、搞好庫內(nèi)防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、防蟲、防鼠、防有害氣體等“十防”工作。

　　5、遇有特殊情況，及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)和職能部門報(bào)告，保護(hù)現(xiàn)場不受破壞。

　　六、檔案立卷歸檔制度

　　1、歸檔范圍

　　凡是本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有查考利用價(jià)值的各種門類、各種載體的文件材料、圖表、帳薄、聲像、照片、實(shí)物以及上級印發(fā)需要本單位長期執(zhí)行和落實(shí)的各項(xiàng)規(guī)定、制度等均屬歸檔范圍。

　　2、歸檔時(shí)間

　?。?）各項(xiàng)管理工作形成的文件材料，各科室應(yīng)在工作完成后及時(shí)向綜合檔案室移交。

　?。?）堤防建設(shè)工程在立項(xiàng)之初及竣工完成之間所形成的資料在第一時(shí)間移交給綜合檔案室。

　?。?）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)科按照歸檔要求整理裝訂成冊，保管一年后移交給綜合檔案室。

　　3、歸檔要求

　?。?）歸檔的文件材料一般一式一份，本單位發(fā)文、基建項(xiàng)目檔案一式貳份，堤防建設(shè)項(xiàng)目檔案按上級要求制定份數(shù)。

　?。?）自己撰寫的歸檔文字材料，必須用碳素墨水和黑墨水書寫，禁止圓珠筆、復(fù)寫紙書寫，粘貼裝訂要符合檔案技術(shù)保護(hù)要求。

　?。?）歸檔的文件材料必須整齊、清潔、字跡清楚，便于利用。

　?。?）歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規(guī)律。

　?。?）歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的反映各職能部門在各項(xiàng)活動(dòng)中真實(shí)內(nèi)容的歷史過程。

　　4、歸檔手續(xù)

　　移交檔案時(shí)要認(rèn)真履行交接手續(xù)，填寫檔案移交登記表，一式兩份，經(jīng)清點(diǎn)無誤，雙方簽字后，各自保管一份，以備查找、負(fù)責(zé)。

　　七、“三納入”、“四參加”制度

　　1、將檔案工作納入到堤防處工作計(jì)劃，領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程、崗位責(zé)任制中。

　　2、堤防處有關(guān)會(huì)議要有檔案部門或?qū)＃妫┞殭n案人員參加。

　　3、工程項(xiàng)目建設(shè)、科研、設(shè)備安裝、調(diào)試等業(yè)務(wù)活動(dòng)要有專（兼）職檔案人員參加。

　　4、科技項(xiàng)目的鑒定，有檔案專職人員參加。

　　5、基建、設(shè)備、科研成果驗(yàn)收活動(dòng)有檔案專職人員參加。

　　檔案人員參加以上活動(dòng)中帶回的圖片資料，必須及時(shí)登記和整理，分類立卷歸檔，不得作為私有，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，從嚴(yán)處罰。

　　八、檔案史料編研制度

　　1、綜合檔案室是堤防處檔案史料的收集、管理、開發(fā)、利用的職能部門，編研工作是檔案室的一項(xiàng)重要工作職責(zé)。檔案人員應(yīng)根據(jù)堤防處歲修、防汛、堤防管理過程中形成的檔案史料，堅(jiān)持做到經(jīng)常不斷的搞好編研和開發(fā)，以滿足各方面利用檔案史料的需要。

　　2、根據(jù)堤防處各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作需要，檔案室按規(guī)定搞好檔案全宗介紹、組織機(jī)構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、專題文件匯編等必須編寫的檔案史料。

　　3、深層次的編研工作，可根據(jù)堤防處的特點(diǎn)，由檔案部門或組織專門寫作班子集中進(jìn)行編寫。

　　4、編研的檔案史料，只限堤防處內(nèi)部使用，不得對外借閱和向社會(huì)公布。如確因工作需要，外借或向社會(huì)公布檔案資料時(shí)，必須經(jīng)處分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理手續(xù)。

　　九、文書材料歸檔制度

　　1、本單位形成的各種專業(yè)內(nèi)容、各種載體（紙張、膠卷、磁帶）、各種形式（如文件、文字材料、圖紙、圖表、聲像——即照片、錄像、錄音等）各類檔案均須及時(shí)送本機(jī)關(guān)綜合檔案室歸檔。

　?。?）文書檔案，應(yīng)于檔案形成年度的次年第一季度末前歸檔完畢。

　?。?）會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)于形成年度為單位，于決算批準(zhǔn)后，繼續(xù)在財(cái)會(huì)部門保存一年期滿時(shí)，向綜合檔案室移交。

　　（3）科技檔案，應(yīng)分別在一個(gè)科研課題、一個(gè)試制產(chǎn)品、一項(xiàng)工程或其他技術(shù)項(xiàng)目完成或告一段落后及時(shí)歸檔。

　?。?）其他各種專業(yè)檔案，均必須按其形成規(guī)律，遵守上級檔案部門或?qū)I(yè)部門的規(guī)定及時(shí)歸檔。

　　2、凡屬本處職能工作所應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行及憑借指導(dǎo)本機(jī)關(guān)職能工作的，凡記述本處實(shí)際工作或生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)歷史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）電報(bào)、圖紙（含底圖）圖表、報(bào)表簿冊（即各種登記簿、帳簿、名冊）和錄音、錄像、照片等均須向綜合檔案室歸檔。

　　3、歸檔工作，務(wù)須保證歸檔文件材料的種類、稿本、份數(shù)以及每件文件的頁數(shù)均須齊全完整。

　　4、凡歸檔的文件材料，須在“保持文件之間的歷史聯(lián)”的同時(shí)按文件的保存價(jià)值（即永久、長期、短期）組成保管單位（案卷）編目歸檔。

　　5、歸檔文件材料中的文件與電報(bào)應(yīng)逐一分類立卷。正件與附件、印件與定稿、請示與批示、轉(zhuǎn)發(fā)文件的批文與原文、多種文字形成的同一文件不得分開立卷。

　　6、按年度歸檔的檔案（如文書、會(huì)議……檔案等），跨年度的請示與批復(fù)一并歸入復(fù)文件，沒有復(fù)文的請示歸入請示年；跨年度的規(guī)劃歸入針對的第一年；跨年度的會(huì)議文件歸入會(huì)議開幕年；非訴訟案材料，歸入結(jié)案年。

　　7、卷內(nèi)文件必須排列有序。一般按責(zé)任者——問題——時(shí)間排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的歷次稿件依次排在定稿之后；非訴論案件卷，結(jié)論、決定、判決性的文件材料在前依據(jù)材料在后。

　　8、卷內(nèi)文件，應(yīng)安排列順序逐件逐頁編所在頁號或件號。即：
　　裝訂的卷，在有文字的每頁文件的下面右上角，背面左上角編全卷文件統(tǒng)一的順序頁號；
　　不裝訂的卷，應(yīng)在每份文件首頁右上角加蓋檔號章，在章內(nèi)填上順序件號；
　　圖表和聲像材料，應(yīng)在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。

　　9、凡歸檔案卷,不論永久、長期和短期保存價(jià)值，均須按規(guī)定格式逐卷填寫內(nèi)文件目錄和備考表。

　?。?）填寫目錄時(shí)，不得隨便改變和簡化文件題名（即標(biāo)題）；
　?。?）對沒有題名或題名（如通知）不能反映文件實(shí)質(zhì)內(nèi)容的文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容予以擬制；
　?。?）對沒有責(zé)任者（即作者），年、月、日的文件，要考證清楚，補(bǔ)齊后填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；
　　（4）會(huì)議記錄、應(yīng)填寫每次會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容；
　?。?）填寫卷內(nèi)文件目錄的字跡要工整；

　?。?）填寫卷內(nèi)文件的情況說明，應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。無需說明的卷，亦應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和立卷的時(shí)間填上；

　?。?）卷內(nèi)文件目錄置于卷首，備考表置于卷尾。

　　10、聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出所攝聲像的人、物名稱、身份（或職務(wù)）及其活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和攝錄者。

　　11、凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針……等金屬物；如有破損者，應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱；如有字跡擴(kuò)散褪變者，應(yīng)復(fù)制，復(fù)制件與原件一并歸檔。

　　12、凡歸檔的文件、材料，均須裝訂。凡裝訂的案卷，須按卷內(nèi)文件目錄在其首、備考表在其尾，卷內(nèi)文件依預(yù)先后排列的順序理齊，做到右、下側(cè)齊整；采直徑1-1.5毫米粗細(xì)的紗繩和用“三孔一線”裝訂法裝訂；凡不裝訂的案卷，應(yīng)用細(xì)線和縫紉機(jī)裝卷內(nèi)文件逐件裝訂。

　　13、歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷目錄……等，必須符合檔案部門規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并按規(guī)定格式和要求填寫清楚。

　　14、歸檔案卷的標(biāo)題要簡明、確切地反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，一般應(yīng)由卷內(nèi)文件的負(fù)責(zé)者（即作者）、內(nèi)容和名稱等部門組成，對責(zé)任者簡稱的使用，要通俗易懂，保持一致。

　　十、檔案移交制度

　　1、國家規(guī)定應(yīng)向當(dāng)?shù)貦n案館移交的永久和長期保管檔案，本處必須按規(guī)定時(shí)間辦理移交手續(xù)，并妥善保管交接憑證，還應(yīng)在檢索工具上注明。

　　2、檔案工作人員調(diào)離工作后，必須辦完移交手續(xù)后，方可離崗辦理調(diào)離手續(xù)。

　　3、對檔案收進(jìn)、移出、利用銷毀的情況要認(rèn)真登記，為統(tǒng)計(jì)和移交工作作好準(zhǔn)備。

　　4、移交登記要本著實(shí)事求是的原則，既要有綜合性的報(bào)表，又要有詳細(xì)的明細(xì)表，要做到帳物相符、賬表相符。

　　十一、會(huì)計(jì)檔案管理制度

　　為加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理與利用，根據(jù)財(cái)政部、國家檔案局頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，結(jié)合本單位實(shí)際，制定本制度。

　　1、每年形成的會(huì)計(jì)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳薄、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，均應(yīng)由財(cái)務(wù)科按歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊。在會(huì)計(jì)年度終了后，暫由財(cái)務(wù)科保管一年，期滿后，編造清冊全部移交到綜合檔案室保管。

　　2、檔案室接收保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)保持原卷、冊的封裝，個(gè)別需要拆裝、整理的，應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)科經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清職責(zé)。

　　3、嚴(yán)格執(zhí)行安全保管制度，謹(jǐn)防損毀，不得失密和泄密。

　　4、調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，須由財(cái)務(wù)科長陪同借閱。

　　5、對保管期已滿的會(huì)計(jì)檔案，由綜合檔案室提出銷毀意見，經(jīng)處檔案鑒定銷毀小組鑒定，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊后，方可銷毀，監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽字蓋章。

　　十二、聲像檔案管理制度

　　為了加強(qiáng)聲像（照片、錄相帶）檔案管理，更好地開發(fā)和利用聲像檔案信息資料，特制定本制度。

　　1、對聲像檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、系統(tǒng)、安全，以備管理使用。

　　2、聲像檔案的收集工作、整理程序和保管條件必須嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理。

　　3、聲像檔案管理員應(yīng)隨時(shí)收集、征集零散的具有保存價(jià)值的照片、錄相帶。

　　4、借閱聲像檔案，必須按有關(guān)規(guī)定辦理借閱審批手續(xù)，歸還時(shí)按規(guī)定進(jìn)行質(zhì)量檢查、驗(yàn)收。

　　5、對收藏的聲像檔案要根據(jù)具體情況定期檢查。

　　6、嚴(yán)格做好聲像檔案的保密工作。

　　十三、實(shí)物檔案管理制度

　　為了加強(qiáng)對實(shí)物檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用實(shí)物檔案，按照《中華人民共和國檔案法》，特制定本制度。

　　1、對實(shí)物檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，以備開發(fā)和利用。

　　2、實(shí)物檔案范圍包括：錦旗、匾牌、字畫、印章、榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯。

　　3、實(shí)物檔案的歸檔，要求保證實(shí)物的完整、整潔、干凈，注意防火、防潮、防塵。

　　4、實(shí)物檔案的歸檔時(shí)間要求處屬各科室應(yīng)及時(shí)將實(shí)物檔案移交檔案室歸檔。

　　5、實(shí)物檔案的借出，必須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按規(guī)定辦理借出手續(xù)，如果展出，要對展出實(shí)物檔案定期進(jìn)行檢查。

　　6、實(shí)物檔案如有破損，必須進(jìn)行認(rèn)真修復(fù)和技術(shù)加工，以延長實(shí)物檔案壽命。

　　7、建立實(shí)物檔案登記和統(tǒng)計(jì)制度，每年檢查一次，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決。

　　十四、檔案保密制度

　　1、檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格貫徹執(zhí)行國家保密法規(guī)，遵守保密紀(jì)律，明確保密職責(zé)，維護(hù)檔案的安全的完整。

　　2、保密文件材料、檔案的密級劃分、變更和解密，必須按照國家有關(guān)制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料，要妥善保管，絕密檔案要單獨(dú)保管。

　　3、檔案庫房設(shè)施應(yīng)符合“八防”的要求，要安裝鐵門（防盜門）鐵窗，凡遇重大節(jié)日應(yīng)提前對庫房的安全保密設(shè)施進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。

　　4、不該說的國家秘密不說，不該知道的國家秘密不問，不該看的國家秘密不看，不該記錄的國家秘密不記錄。

　　5、不準(zhǔn)私自或在無保密保障的情況下復(fù)制、使用、存放、銷毀于國家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準(zhǔn)將屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。

　　6、不準(zhǔn)借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件，應(yīng)履行審批手續(xù)，并限于保密室或檔案室內(nèi)閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文件的內(nèi)容。

　　7、不準(zhǔn)攜帶屬于國家秘密的文件、檔案、資料的物品外出開會(huì)、參觀、學(xué)習(xí)、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經(jīng)保密部門審查批準(zhǔn)，同時(shí)指定專人保管。

　　8、不準(zhǔn)向家屬、子女、親友及其他不應(yīng)知悉者談?wù)搰颐孛堋?br>
　　9、定期進(jìn)行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)報(bào)告。

　　10、不準(zhǔn)隱瞞泄密事件，對于造成失密、泄密的人員或事件要及時(shí)報(bào)告，并視其情節(jié)依法追究責(zé)任。

　　十五、檔案鑒定銷毀制度

　　1、成立檔案鑒定小組，鑒定小組由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，成員由檔案人員及有關(guān)部門的人員組成。

　　2、鑒定小組以專業(yè)主管部門確定的檔案價(jià)值鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)繩，以檔案的保管期限為依據(jù)，及時(shí)組織對到期檔案進(jìn)行鑒定。

　　3、鑒定工作結(jié)束后，要寫出鑒定報(bào)告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由鑒定小組負(fù)責(zé)人簽名并注明日期，對無保存價(jià)值需要銷毀的檔案及文件材料，要造出清冊，提出銷毀報(bào)告，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并報(bào)送有關(guān)檔案部門備案，然后方可銷毀。

　　4、對已超過保管期限的檔案或文件材料，重新鑒定后，確有保管利用價(jià)值需要延長保管期限的，應(yīng)重新規(guī)定保管期限，其保管期限從第一次鑒定的年限算起。

　　5、經(jīng)過鑒定，對延長保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，檔案部門要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，責(zé)成有關(guān)科室或責(zé)任人負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。

　　6、銷毀檔案時(shí)，監(jiān)銷人員不得少于2人，應(yīng)由檔案室和有關(guān)業(yè)務(wù)部門派員在指定地點(diǎn)共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀以前，應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核實(shí)，銷毀后要在銷毀清冊上簽名蓋章，并將銷毀情況報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。

　　7、銷毀檔案時(shí)，必須注意保密，監(jiān)銷人員在檔案尚未安全毀掉時(shí)不得離開現(xiàn)場。

　　8、情況特殊的專門檔案另有銷毀規(guī)定的按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　十六、檔案利用制度

　　1、本單位檔案僅限于本單位及本系統(tǒng)工作人員利用。凡查借閱檔案，必須履行登記手續(xù)，填寫查借閱登記表和利用效果登記表，并將利用結(jié)果及時(shí)向檔案室反饋，任何人不得例外。

　　2、外單位來查閱檔案資料的人員，必須持有單位介紹信，檢驗(yàn)查閱人員的身份和問清查閱的目的、范圍，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。

　　3、查閱檔案人員應(yīng)在閱文室、保密室內(nèi)查詢，并保持安靜、衛(wèi)生，不得在室內(nèi)吸煙、喝水，以防損壞檔案。

　　4、查閱秘密文件必須履行審批手續(xù)，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

　　5、借閱檔案時(shí)間一般不超過3天，延長時(shí)間需辦理續(xù)借手續(xù)，最多不得超過7天，借用份數(shù)每人每次不得超過3份。

　　6、借閱者應(yīng)維護(hù)檔案的完整與安全，不得在檔案上亂寫亂畫，不得轉(zhuǎn)借和影印、復(fù)制、拆換、涂改及污損，違者必究。

　　7、借閱檔案歸還時(shí)，檔案管理人員要認(rèn)真清點(diǎn)，仔細(xì)檢查，并做好歸還記錄。借閱檔案未還人員若要長期離崗必須在離崗前，將所借檔案全部歸還，以利保管和利用。

　　8、凡遇節(jié)假日特殊情況，檔案室有權(quán)隨時(shí)收回借出的檔案、材料，以利安全保密等工作。

　　9、凡在借閱檔案過程中，造成案卷散失，污損或不歸還者，應(yīng)按《檔案法》及有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。

　　10、復(fù)制、抄錄檔案資料，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，抄錄復(fù)制的檔案由檔案員核對無誤，加蓋公章，方可有效。

　　11、檔案人員應(yīng)根據(jù)本單位工作的特點(diǎn)按照室藏檔案的內(nèi)容、種類和結(jié)構(gòu)，編制科學(xué)的檢索工具和有參考價(jià)值的檔案資料，以提高檔案的查全率。

　　十七、檔案統(tǒng)計(jì)制度

　　1、檔案統(tǒng)計(jì)要符合《中華人民共和國統(tǒng)計(jì)法》及其他有關(guān)法規(guī)、規(guī)章要求。

　　2、檔案統(tǒng)計(jì)包括登記和統(tǒng)計(jì)兩個(gè)部分。檔案室要建立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，檔案人吶喊要認(rèn)真細(xì)致地做好檔案收進(jìn)、移出、整理、鑒定、銷毀、搶救、清理、保管的數(shù)量、狀況及結(jié)構(gòu)的登記和統(tǒng)計(jì)，還要做好檔案檢索、編研和利用情況的登記和統(tǒng)計(jì)。

　　3、檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容與指標(biāo)要保持一致性、穩(wěn)定性和連續(xù)性,不得隨意更改。

　　4、統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確無誤，情況要真實(shí)，結(jié)論要正確，各項(xiàng)數(shù)字一律用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，字跡工整、清楚、不得潦草和模糊。

　　5、及時(shí)、準(zhǔn)確向檔案行政管理部門填寫單位檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及其他檔案調(diào)查統(tǒng)計(jì)表，統(tǒng)計(jì)表要由領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章后方能上報(bào)或歸檔。

　　6、堅(jiān)持做好溫濕度記錄、掌握庫房溫度變化情況，定期分析研究，采取科學(xué)的降溫去濕措施，使庫內(nèi)溫濕度控制達(dá)到國家和本省規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。

　　7、檔案室要定期對檔案統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行歸納整理，定期對統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的綜合、分析和研究，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，糾正錯(cuò)誤，更好地認(rèn)識和了解機(jī)關(guān)檔案管理的現(xiàn)狀，掌握發(fā)展規(guī)律，分析發(fā)展趨勢，提高管理水平。

如何規(guī)范檔案日常管理？

　　檔案管理制度

　　一、檔案人員崗位責(zé)任制

　　1、努力學(xué)習(xí)政治理論和專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務(wù)技能和管理水平。忠于職守，遵守紀(jì)律，積極參加各級各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并經(jīng)考核取得崗位資格證書。

　　2、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》及其《實(shí)施辦法》和《湖北省檔案工作條例》，貫徹執(zhí)行黨和國家及本系統(tǒng)（行業(yè)）有關(guān)檔案工作的法規(guī)和規(guī)章，認(rèn)真履行本單位各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復(fù)制等瀆職行為的，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并根據(jù)《檔案法》及有關(guān)規(guī)定，追究當(dāng)事人和直接領(lǐng)導(dǎo)人的行政責(zé)任或刑事責(zé)任。

　　3、熟悉本單位和本系統(tǒng)業(yè)務(wù)工作，了解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。

　　4、切實(shí)做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，力爭達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

　　5、同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進(jìn)行鑒定，對已到保管期限的檔案資料認(rèn)真鑒定分析，對已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，造具銷毀清冊，寫出鑒定分析報(bào)告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，和有關(guān)人員一起進(jìn)行認(rèn)真負(fù)責(zé)地銷毀。

　　6、保持庫房的整潔衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認(rèn)真做好檔案“八防”工作，堅(jiān)持做好溫濕度記錄及濕度調(diào)控工作。定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對檔案資料，做好記錄，及時(shí)處理檔案保管、保護(hù)方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。

　　7、編制科學(xué)的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動(dòng)地提供檔案資料，做好咨詢服務(wù)工作和檔案利用工作，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，堅(jiān)持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實(shí)例和檔案信息。

　　8、積極開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價(jià)值的檔案資料，以滿足各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的需要。

　　9、積極參加本單位組織的科研課題鑒定會(huì)、單位工程驗(yàn)收會(huì)、初步竣工驗(yàn)收會(huì)、竣工驗(yàn)收會(huì)等活動(dòng)，認(rèn)真接收上述活動(dòng)形成的應(yīng)該歸檔的文件材料，并整理歸檔。

　　10、做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，及時(shí)、準(zhǔn)確地向檔案管理部門填報(bào)機(jī)關(guān)檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及其他調(diào)查統(tǒng)計(jì)表。

　　11、在做好單位內(nèi)部檔案管理的同時(shí)，還要對單位內(nèi)部各科室和所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

　　二、檔案保管制度

　　1、收進(jìn)、移出檔案和資料，必須認(rèn)真清點(diǎn)，嚴(yán)格履行交接手續(xù)。

　　2、保管檔案和資料，必須使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。

　　3、檔案資料庫房必須堅(jiān)固，必須裝備鐵門、鐵窗和其他防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防鼠、防太陽光直射、防有害氣體等“十防”設(shè)施。

　　4、隨著氣候變化，做好庫房密閉、通風(fēng)、溫濕度調(diào)節(jié)，并適時(shí)進(jìn)行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。

　　5、檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開，但要相對集中，便于管理。

　　6、庫房專管人員進(jìn)出庫房，應(yīng)隨手關(guān)門上鎖，非專管人員，不得隨意進(jìn)入庫房。

　　7、必須定期檢查、清點(diǎn)庫藏檔案和資料。發(fā)現(xiàn)檔案霉?fàn)€、褪變、破損或帳物不符時(shí)，必須及時(shí)追查、處理和修復(fù)。因失職而損毀、丟失檔案資料者，按檔案法規(guī)嚴(yán)肅處理。

　　8、檔案管理人員工作變動(dòng)時(shí)，必須將所保管的檔案和資料清點(diǎn)移交，否則不予辦理調(diào)離手續(xù)。

　　三、檔案復(fù)制制度

　　1、要遵循保密原則，凡涉及保密的檔案不得復(fù)制。

　　2、復(fù)制檔案中的內(nèi)容，須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)同意，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。

　　3、破損的檔案，檔案員要及時(shí)修改和復(fù)制。

　　4、對利用較多的檔案，可復(fù)制數(shù)份，以利用使用，并保護(hù)原檔案，減少檔案的磨損。

　　四、檔案查借閱制度

　　1、本著方便工作、滿足利用的原則，檔案資料一般不予借出，須在檔案室、閱文室內(nèi)查閱。

　　2、本處有關(guān)科室因工作需要須借閱檔案，原則上只能在閱文室內(nèi)查閱,確實(shí)要借出的檔案,必須經(jīng)分管處長簽批，方可辦理借閱手續(xù),借閱時(shí)間一般不超過一周。

　　3、外單位來查找利用檔案者，一律憑單位介紹信，經(jīng)本處領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，有關(guān)部門派人陪同，方可查閱。

　　4、借閱者不準(zhǔn)在檔案材料上劃杠、打圈、勾畫，不準(zhǔn)涂改撕毀，不準(zhǔn)將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準(zhǔn)將檔案保密內(nèi)容外泄。

　　5、查閱檔案時(shí)，禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。

　　6、借閱者歸還檔案時(shí)，應(yīng)填寫利用效果信息反饋，認(rèn)真履行交接簽字手續(xù)，如發(fā)現(xiàn)有撕毀、涂改和損壞現(xiàn)象，按照檔案法規(guī)有關(guān)條款及追究責(zé)任。

　　五、檔案庫房管理制度

　　為了加強(qiáng)檔案庫房管理，做好檔案的保管和保護(hù)工作，確保檔案的完整與安全，特制定本制度。

　　1、保持庫房內(nèi)清潔衛(wèi)生，整齊美觀，堅(jiān)持不定期查庫，并認(rèn)真做好記載。

　　2、注意庫房安全。庫內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品及雜物。進(jìn)出庫房隨時(shí)關(guān)門上鎖，不允許非庫房管理人員進(jìn)入庫內(nèi)。

　　3、定時(shí)測量記錄庫內(nèi)溫度。要求庫內(nèi)溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45-60%范圍內(nèi)，并注意做好空調(diào)機(jī)和去濕機(jī)的定時(shí)開關(guān)工作。

　　4、搞好庫內(nèi)防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、防蟲、防鼠、防有害氣體等“十防”工作。

　　5、遇有特殊情況，及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)和職能部門報(bào)告，保護(hù)現(xiàn)場不受破壞。

　　六、檔案立卷歸檔制度

　　1、歸檔范圍

　　凡是本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有查考利用價(jià)值的各種門類、各種載體的文件材料、圖表、帳薄、聲像、照片、實(shí)物以及上級印發(fā)需要本單位長期執(zhí)行和落實(shí)的各項(xiàng)規(guī)定、制度等均屬歸檔范圍。

　　2、歸檔時(shí)間

　?。?）各項(xiàng)管理工作形成的文件材料，各科室應(yīng)在工作完成后及時(shí)向綜合檔案室移交。

　?。?）堤防建設(shè)工程在立項(xiàng)之初及竣工完成之間所形成的資料在第一時(shí)間移交給綜合檔案室。

　　（3）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)科按照歸檔要求整理裝訂成冊，保管一年后移交給綜合檔案室。

　　3、歸檔要求

　?。?）歸檔的文件材料一般一式一份，本單位發(fā)文、基建項(xiàng)目檔案一式貳份，堤防建設(shè)項(xiàng)目檔案按上級要求制定份數(shù)。

　　（2）自己撰寫的歸檔文字材料，必須用碳素墨水和黑墨水書寫，禁止圓珠筆、復(fù)寫紙書寫，粘貼裝訂要符合檔案技術(shù)保護(hù)要求。

　?。?）歸檔的文件材料必須整齊、清潔、字跡清楚，便于利用。

　　（4）歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規(guī)律。

　　（5）歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的反映各職能部門在各項(xiàng)活動(dòng)中真實(shí)內(nèi)容的歷史過程。

　　4、歸檔手續(xù)

　　移交檔案時(shí)要認(rèn)真履行交接手續(xù)，填寫檔案移交登記表，一式兩份，經(jīng)清點(diǎn)無誤，雙方簽字后，各自保管一份，以備查找、負(fù)責(zé)。

　　七、“三納入”、“四參加”制度

　　1、將檔案工作納入到堤防處工作計(jì)劃，領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程、崗位責(zé)任制中。

　　2、堤防處有關(guān)會(huì)議要有檔案部門或?qū)＃妫┞殭n案人員參加。

　　3、工程項(xiàng)目建設(shè)、科研、設(shè)備安裝、調(diào)試等業(yè)務(wù)活動(dòng)要有專（兼）職檔案人員參加。

　　4、科技項(xiàng)目的鑒定，有檔案專職人員參加。

　　5、基建、設(shè)備、科研成果驗(yàn)收活動(dòng)有檔案專職人員參加。

　　檔案人員參加以上活動(dòng)中帶回的圖片資料，必須及時(shí)登記和整理，分類立卷歸檔，不得作為私有，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，從嚴(yán)處罰。

　　八、檔案史料編研制度

　　1、綜合檔案室是堤防處檔案史料的收集、管理、開發(fā)、利用的職能部門，編研工作是檔案室的一項(xiàng)重要工作職責(zé)。檔案人員應(yīng)根據(jù)堤防處歲修、防汛、堤防管理過程中形成的檔案史料，堅(jiān)持做到經(jīng)常不斷的搞好編研和開發(fā)，以滿足各方面利用檔案史料的需要。

　　2、根據(jù)堤防處各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作需要，檔案室按規(guī)定搞好檔案全宗介紹、組織機(jī)構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、專題文件匯編等必須編寫的檔案史料。

　　3、深層次的編研工作，可根據(jù)堤防處的特點(diǎn)，由檔案部門或組織專門寫作班子集中進(jìn)行編寫。

　　4、編研的檔案史料，只限堤防處內(nèi)部使用，不得對外借閱和向社會(huì)公布。如確因工作需要，外借或向社會(huì)公布檔案資料時(shí)，必須經(jīng)處分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理手續(xù)。

　　九、文書材料歸檔制度

　　1、本單位形成的各種專業(yè)內(nèi)容、各種載體（紙張、膠卷、磁帶）、各種形式（如文件、文字材料、圖紙、圖表、聲像——即照片、錄像、錄音等）各類檔案均須及時(shí)送本機(jī)關(guān)綜合檔案室歸檔。

　?。?）文書檔案，應(yīng)于檔案形成年度的次年第一季度末前歸檔完畢。

　?。?）會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)于形成年度為單位，于決算批準(zhǔn)后，繼續(xù)在財(cái)會(huì)部門保存一年期滿時(shí)，向綜合檔案室移交。

　?。?）科技檔案，應(yīng)分別在一個(gè)科研課題、一個(gè)試制產(chǎn)品、一項(xiàng)工程或其他技術(shù)項(xiàng)目完成或告一段落后及時(shí)歸檔。

　?。?）其他各種專業(yè)檔案，均必須按其形成規(guī)律，遵守上級檔案部門或?qū)I(yè)部門的規(guī)定及時(shí)歸檔。

　　2、凡屬本處職能工作所應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行及憑借指導(dǎo)本機(jī)關(guān)職能工作的，凡記述本處實(shí)際工作或生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)歷史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）電報(bào)、圖紙（含底圖）圖表、報(bào)表簿冊（即各種登記簿、帳簿、名冊）和錄音、錄像、照片等均須向綜合檔案室歸檔。

　　3、歸檔工作，務(wù)須保證歸檔文件材料的種類、稿本、份數(shù)以及每件文件的頁數(shù)均須齊全完整。

　　4、凡歸檔的文件材料，須在“保持文件之間的歷史聯(lián)”的同時(shí)按文件的保存價(jià)值（即永久、長期、短期）組成保管單位（案卷）編目歸檔。

　　5、歸檔文件材料中的文件與電報(bào)應(yīng)逐一分類立卷。正件與附件、印件與定稿、請示與批示、轉(zhuǎn)發(fā)文件的批文與原文、多種文字形成的同一文件不得分開立卷。

　　6、按年度歸檔的檔案（如文書、會(huì)議……檔案等），跨年度的請示與批復(fù)一并歸入復(fù)文件，沒有復(fù)文的請示歸入請示年；跨年度的規(guī)劃歸入針對的第一年；跨年度的會(huì)議文件歸入會(huì)議開幕年；非訴訟案材料，歸入結(jié)案年。

　　7、卷內(nèi)文件必須排列有序。一般按責(zé)任者——問題——時(shí)間排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的歷次稿件依次排在定稿之后；非訴論案件卷，結(jié)論、決定、判決性的文件材料在前依據(jù)材料在后。

　　8、卷內(nèi)文件，應(yīng)安排列順序逐件逐頁編所在頁號或件號。即：
　　裝訂的卷，在有文字的每頁文件的下面右上角，背面左上角編全卷文件統(tǒng)一的順序頁號；
　　不裝訂的卷，應(yīng)在每份文件首頁右上角加蓋檔號章，在章內(nèi)填上順序件號；
　　圖表和聲像材料，應(yīng)在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。

　　9、凡歸檔案卷,不論永久、長期和短期保存價(jià)值，均須按規(guī)定格式逐卷填寫內(nèi)文件目錄和備考表。

　?。?）填寫目錄時(shí)，不得隨便改變和簡化文件題名（即標(biāo)題）；
　?。?）對沒有題名或題名（如通知）不能反映文件實(shí)質(zhì)內(nèi)容的文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容予以擬制；
　?。?）對沒有責(zé)任者（即作者），年、月、日的文件，要考證清楚，補(bǔ)齊后填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；
　?。?）會(huì)議記錄、應(yīng)填寫每次會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容；
　　（5）填寫卷內(nèi)文件目錄的字跡要工整；

　?。?）填寫卷內(nèi)文件的情況說明，應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。無需說明的卷，亦應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和立卷的時(shí)間填上；

　?。?）卷內(nèi)文件目錄置于卷首，備考表置于卷尾。

　　10、聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出所攝聲像的人、物名稱、身份（或職務(wù)）及其活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和攝錄者。

　　11、凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針……等金屬物；如有破損者，應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱；如有字跡擴(kuò)散褪變者，應(yīng)復(fù)制，復(fù)制件與原件一并歸檔。

　　12、凡歸檔的文件、材料，均須裝訂。凡裝訂的案卷，須按卷內(nèi)文件目錄在其首、備考表在其尾，卷內(nèi)文件依預(yù)先后排列的順序理齊，做到右、下側(cè)齊整；采直徑1-1.5毫米粗細(xì)的紗繩和用“三孔一線”裝訂法裝訂；凡不裝訂的案卷，應(yīng)用細(xì)線和縫紉機(jī)裝卷內(nèi)文件逐件裝訂。

　　13、歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷目錄……等，必須符合檔案部門規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并按規(guī)定格式和要求填寫清楚。

　　14、歸檔案卷的標(biāo)題要簡明、確切地反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，一般應(yīng)由卷內(nèi)文件的負(fù)責(zé)者（即作者）、內(nèi)容和名稱等部門組成，對責(zé)任者簡稱的使用，要通俗易懂，保持一致。

　　十、檔案移交制度

　　1、國家規(guī)定應(yīng)向當(dāng)?shù)貦n案館移交的永久和長期保管檔案，本處必須按規(guī)定時(shí)間辦理移交手續(xù)，并妥善保管交接憑證，還應(yīng)在檢索工具上注明。

　　2、檔案工作人員調(diào)離工作后，必須辦完移交手續(xù)后，方可離崗辦理調(diào)離手續(xù)。

　　3、對檔案收進(jìn)、移出、利用銷毀的情況要認(rèn)真登記，為統(tǒng)計(jì)和移交工作作好準(zhǔn)備。

　　4、移交登記要本著實(shí)事求是的原則，既要有綜合性的報(bào)表，又要有詳細(xì)的明細(xì)表，要做到帳物相符、賬表相符。

　　十一、會(huì)計(jì)檔案管理制度

　　為加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理與利用，根據(jù)財(cái)政部、國家檔案局頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，結(jié)合本單位實(shí)際，制定本制度。

　　1、每年形成的會(huì)計(jì)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳薄、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，均應(yīng)由財(cái)務(wù)科按歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊。在會(huì)計(jì)年度終了后，暫由財(cái)務(wù)科保管一年，期滿后，編造清冊全部移交到綜合檔案室保管。

　　2、檔案室接收保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)保持原卷、冊的封裝，個(gè)別需要拆裝、整理的，應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)科經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清職責(zé)。

　　3、嚴(yán)格執(zhí)行安全保管制度，謹(jǐn)防損毀，不得失密和泄密。

　　4、調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，須由財(cái)務(wù)科長陪同借閱。

　　5、對保管期已滿的會(huì)計(jì)檔案，由綜合檔案室提出銷毀意見，經(jīng)處檔案鑒定銷毀小組鑒定，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊后，方可銷毀，監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽字蓋章。

　　十二、聲像檔案管理制度

　　為了加強(qiáng)聲像（照片、錄相帶）檔案管理，更好地開發(fā)和利用聲像檔案信息資料，特制定本制度。

　　1、對聲像檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、系統(tǒng)、安全，以備管理使用。

　　2、聲像檔案的收集工作、整理程序和保管條件必須嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理。

　　3、聲像檔案管理員應(yīng)隨時(shí)收集、征集零散的具有保存價(jià)值的照片、錄相帶。

　　4、借閱聲像檔案，必須按有關(guān)規(guī)定辦理借閱審批手續(xù)，歸還時(shí)按規(guī)定進(jìn)行質(zhì)量檢查、驗(yàn)收。

　　5、對收藏的聲像檔案要根據(jù)具體情況定期檢查。

　　6、嚴(yán)格做好聲像檔案的保密工作。

　　十三、實(shí)物檔案管理制度

　　為了加強(qiáng)對實(shí)物檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用實(shí)物檔案，按照《中華人民共和國檔案法》，特制定本制度。

　　1、對實(shí)物檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，以備開發(fā)和利用。

　　2、實(shí)物檔案范圍包括：錦旗、匾牌、字畫、印章、榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯。

　　3、實(shí)物檔案的歸檔，要求保證實(shí)物的完整、整潔、干凈，注意防火、防潮、防塵。

　　4、實(shí)物檔案的歸檔時(shí)間要求處屬各科室應(yīng)及時(shí)將實(shí)物檔案移交檔案室歸檔。

　　5、實(shí)物檔案的借出，必須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按規(guī)定辦理借出手續(xù)，如果展出，要對展出實(shí)物檔案定期進(jìn)行檢查。

　　6、實(shí)物檔案如有破損，必須進(jìn)行認(rèn)真修復(fù)和技術(shù)加工，以延長實(shí)物檔案壽命。

　　7、建立實(shí)物檔案登記和統(tǒng)計(jì)制度，每年檢查一次，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決。

　　十四、檔案保密制度

　　1、檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格貫徹執(zhí)行國家保密法規(guī)，遵守保密紀(jì)律，明確保密職責(zé)，維護(hù)檔案的安全的完整。

　　2、保密文件材料、檔案的密級劃分、變更和解密，必須按照國家有關(guān)制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料，要妥善保管，絕密檔案要單獨(dú)保管。

　　3、檔案庫房設(shè)施應(yīng)符合“八防”的要求，要安裝鐵門（防盜門）鐵窗，凡遇重大節(jié)日應(yīng)提前對庫房的安全保密設(shè)施進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。

　　4、不該說的國家秘密不說，不該知道的國家秘密不問，不該看的國家秘密不看，不該記錄的國家秘密不記錄。

　　5、不準(zhǔn)私自或在無保密保障的情況下復(fù)制、使用、存放、銷毀于國家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準(zhǔn)將屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。

　　6、不準(zhǔn)借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件，應(yīng)履行審批手續(xù)，并限于保密室或檔案室內(nèi)閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文件的內(nèi)容。

　　7、不準(zhǔn)攜帶屬于國家秘密的文件、檔案、資料的物品外出開會(huì)、參觀、學(xué)習(xí)、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經(jīng)保密部門審查批準(zhǔn)，同時(shí)指定專人保管。

　　8、不準(zhǔn)向家屬、子女、親友及其他不應(yīng)知悉者談?wù)搰颐孛堋?br>
　　9、定期進(jìn)行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)報(bào)告。

　　10、不準(zhǔn)隱瞞泄密事件，對于造成失密、泄密的人員或事件要及時(shí)報(bào)告，并視其情節(jié)依法追究責(zé)任。

　　十五、檔案鑒定銷毀制度

　　1、成立檔案鑒定小組，鑒定小組由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，成員由檔案人員及有關(guān)部門的人員組成。

　　2、鑒定小組以專業(yè)主管部門確定的檔案價(jià)值鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)繩，以檔案的保管期限為依據(jù)，及時(shí)組織對到期檔案進(jìn)行鑒定。

　　3、鑒定工作結(jié)束后，要寫出鑒定報(bào)告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由鑒定小組負(fù)責(zé)人簽名并注明日期，對無保存價(jià)值需要銷毀的檔案及文件材料，要造出清冊，提出銷毀報(bào)告，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并報(bào)送有關(guān)檔案部門備案，然后方可銷毀。

　　4、對已超過保管期限的檔案或文件材料，重新鑒定后，確有保管利用價(jià)值需要延長保管期限的，應(yīng)重新規(guī)定保管期限，其保管期限從第一次鑒定的年限算起。

　　5、經(jīng)過鑒定，對延長保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，檔案部門要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，責(zé)成有關(guān)科室或責(zé)任人負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。

　　6、銷毀檔案時(shí)，監(jiān)銷人員不得少于2人，應(yīng)由檔案室和有關(guān)業(yè)務(wù)部門派員在指定地點(diǎn)共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀以前，應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核實(shí)，銷毀后要在銷毀清冊上簽名蓋章，并將銷毀情況報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。

　　7、銷毀檔案時(shí)，必須注意保密，監(jiān)銷人員在檔案尚未安全毀掉時(shí)不得離開現(xiàn)場。

　　8、情況特殊的專門檔案另有銷毀規(guī)定的按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　十六、檔案利用制度

　　1、本單位檔案僅限于本單位及本系統(tǒng)工作人員利用。凡查借閱檔案，必須履行登記手續(xù)，填寫查借閱登記表和利用效果登記表，并將利用結(jié)果及時(shí)向檔案室反饋，任何人不得例外。

　　2、外單位來查閱檔案資料的人員，必須持有單位介紹信，檢驗(yàn)查閱人員的身份和問清查閱的目的、范圍，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。

　　3、查閱檔案人員應(yīng)在閱文室、保密室內(nèi)查詢，并保持安靜、衛(wèi)生，不得在室內(nèi)吸煙、喝水，以防損壞檔案。

　　4、查閱秘密文件必須履行審批手續(xù)，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

　　5、借閱檔案時(shí)間一般不超過3天，延長時(shí)間需辦理續(xù)借手續(xù)，最多不得超過7天，借用份數(shù)每人每次不得超過3份。

　　6、借閱者應(yīng)維護(hù)檔案的完整與安全，不得在檔案上亂寫亂畫，不得轉(zhuǎn)借和影印、復(fù)制、拆換、涂改及污損，違者必究。

　　7、借閱檔案歸還時(shí)，檔案管理人員要認(rèn)真清點(diǎn)，仔細(xì)檢查，并做好歸還記錄。借閱檔案未還人員若要長期離崗必須在離崗前，將所借檔案全部歸還，以利保管和利用。

　　8、凡遇節(jié)假日特殊情況，檔案室有權(quán)隨時(shí)收回借出的檔案、材料，以利安全保密等工作。

　　9、凡在借閱檔案過程中，造成案卷散失，污損或不歸還者，應(yīng)按《檔案法》及有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。

　　10、復(fù)制、抄錄檔案資料，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，抄錄復(fù)制的檔案由檔案員核對無誤，加蓋公章，方可有效。

　　11、檔案人員應(yīng)根據(jù)本單位工作的特點(diǎn)按照室藏檔案的內(nèi)容、種類和結(jié)構(gòu)，編制科學(xué)的檢索工具和有參考價(jià)值的檔案資料，以提高檔案的查全率。

　　十七、檔案統(tǒng)計(jì)制度

　　1、檔案統(tǒng)計(jì)要符合《中華人民共和國統(tǒng)計(jì)法》及其他有關(guān)法規(guī)、規(guī)章要求。

　　2、檔案統(tǒng)計(jì)包括登記和統(tǒng)計(jì)兩個(gè)部分。檔案室要建立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，檔案人吶喊要認(rèn)真細(xì)致地做好檔案收進(jìn)、移出、整理、鑒定、銷毀、搶救、清理、保管的數(shù)量、狀況及結(jié)構(gòu)的登記和統(tǒng)計(jì)，還要做好檔案檢索、編研和利用情況的登記和統(tǒng)計(jì)。

　　3、檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容與指標(biāo)要保持一致性、穩(wěn)定性和連續(xù)性,不得隨意更改。

　　4、統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確無誤，情況要真實(shí)，結(jié)論要正確，各項(xiàng)數(shù)字一律用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，字跡工整、清楚、不得潦草和模糊。

　　5、及時(shí)、準(zhǔn)確向檔案行政管理部門填寫單位檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及其他檔案調(diào)查統(tǒng)計(jì)表，統(tǒng)計(jì)表要由領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章后方能上報(bào)或歸檔。

　　6、堅(jiān)持做好溫濕度記錄、掌握庫房溫度變化情況，定期分析研究，采取科學(xué)的降溫去濕措施，使庫內(nèi)溫濕度控制達(dá)到國家和本省規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。

　　7、檔案室要定期對檔案統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行歸納整理，定期對統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的綜合、分析和研究，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，糾正錯(cuò)誤，更好地認(rèn)識和了解機(jī)關(guān)檔案管理的現(xiàn)狀，掌握發(fā)展規(guī)律，分析發(fā)展趨勢，提高管理水平。

如何推行檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化

如何推行檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化
一、簡化
簡化，就是在一定范圍內(nèi)縮減對象的類型數(shù)目，使之在既定的時(shí)空范圍內(nèi)足以滿足一般需要的標(biāo)準(zhǔn)化形式。一般來說，簡化是在檔案管理實(shí)踐中應(yīng)用較廣的一種標(biāo)準(zhǔn)化的初級形式。它不是主觀任意地縮減，而是只去掉檔案管理中已經(jīng)成為多余的、重復(fù)的、低功能的環(huán)節(jié)，如實(shí)行文檔一體化管理之后，過去的某些編目環(huán)節(jié)、登記環(huán)節(jié)便成為多余、重復(fù)、低效能的環(huán)節(jié)。通過標(biāo)準(zhǔn)化的簡化處理，便可以實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理體系的整體優(yōu)化。標(biāo)準(zhǔn)化的簡化應(yīng)具有必要性和合理性的特征，這也是確定合理簡化的兩個(gè)界限。只有當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)化的工作對象的多樣性發(fā)展規(guī)模超出了必要的范圍時(shí)，才會(huì)使簡化成為可能。簡化的目的是使標(biāo)準(zhǔn)化的對象實(shí)現(xiàn)總體功能的最佳化。為此，在實(shí)際的檔案管理實(shí)踐中，應(yīng)當(dāng)注意發(fā)現(xiàn)在檔案工作現(xiàn)代化的進(jìn)程中不斷出現(xiàn)的多樣性情況，并在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)出臺(tái)一定的標(biāo)準(zhǔn)，對其實(shí)行必要的簡化控制。
二、統(tǒng)一化
統(tǒng)一化是把同一事物的兩種以上的表現(xiàn)形態(tài)歸并為一種或限定在一個(gè)范圍內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)化形式。它雖然也是一種標(biāo)準(zhǔn)化的初級形式，但卻是標(biāo)準(zhǔn)化的主導(dǎo)形式與手段。檔案管理活動(dòng)中有許多對象需要在方法、操作規(guī)程、術(shù)語符號、參數(shù)標(biāo)志等方面實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化，以提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平。值得注意的是，強(qiáng)調(diào)統(tǒng)一化的同時(shí)，一定不能“統(tǒng)死”，必須注重標(biāo)準(zhǔn)化對象的選擇，對于那些不具有重復(fù)性、反復(fù)性特征的事物與對象，不能通過制定所謂的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或地方性標(biāo)準(zhǔn)等方式，硬性實(shí)行削足適履式的標(biāo)準(zhǔn)化。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的制定必須建立在調(diào)查研究和注意借鑒國內(nèi)外成功經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)之上，合理地確定統(tǒng)一化的對象及其程度。
統(tǒng)一化的主要內(nèi)容與范圍包括：
(1)一定范圍的統(tǒng)一。如檔案的著錄和標(biāo)引工作直接關(guān)系到檔案信息資源的共享，只有實(shí)現(xiàn)全國乃至國際范圍內(nèi)的統(tǒng)一化，才能有效地滿足現(xiàn)代化社會(huì)人們對檔案信息檢索的需要；再如，某些檔案管理程序由于目前沒有可能實(shí)現(xiàn)全國或全行業(yè)的統(tǒng)一化，可以首先實(shí)現(xiàn)一個(gè)地區(qū)、一個(gè)部門的統(tǒng)一化。
(2)一定程度的統(tǒng)一。即明確規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)中哪些方面的內(nèi)容、指標(biāo)要統(tǒng)一，哪些不宜在較大的范圍內(nèi)統(tǒng)一而只能在較小的范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一。如對檔案實(shí)體的分類，由于各個(gè)單位、各個(gè)部門、各個(gè)行業(yè)的文件和檔案的自然形成規(guī)律不盡相同，所以，就不宜在大的范圍內(nèi)統(tǒng)一。但是在一個(gè)單位之中，在文件標(biāo)準(zhǔn)化水平較高的一些部門，也可以在一定程度上對分類標(biāo)準(zhǔn)的選擇要求、分類方案的編制體例與技術(shù)性要求以及分類工作程序等，做出統(tǒng)一化的規(guī)定。
(3)一定級別的統(tǒng)一。應(yīng)該在全國各個(gè)行業(yè)統(tǒng)一的檔案工作對象或概念，就 P176 必須制定國家性的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)；應(yīng)該在一個(gè)行業(yè)或?qū)I(yè)范圍內(nèi)統(tǒng)一的檔案工作對象或概念，就必須制定行業(yè)性或?qū)I(yè)性的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)；應(yīng)當(dāng)在一個(gè)地區(qū)范圍內(nèi)統(tǒng)一的檔案工作對象或概念，而不宜在一個(gè)行業(yè)或全國范圍內(nèi)統(tǒng)一者，就必須制定地區(qū)性或地域性的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)；應(yīng)當(dāng)在一個(gè)企事業(yè)單位范圍內(nèi)統(tǒng)一的檔案工作對象，就只能制定企事業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)。如果檔案工作統(tǒng)一化的對象級別選擇不當(dāng)，輕者會(huì)造成一些行業(yè)或部門的檔案管理水平停滯不前，重者將會(huì)造成檔案工作混亂無序，以及國家人、財(cái)、物力的浪費(fèi)。
(4)一定水平的統(tǒng)一。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的確立，應(yīng)當(dāng)考慮到先進(jìn)性與合理性的雙重要求。所謂先進(jìn)性，是檔案工作統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化追求的主要目標(biāo)之一，但是，不能不顧國情提出一些在經(jīng)濟(jì)上、技術(shù)上都難以保證的標(biāo)準(zhǔn)要求；所謂合理性，就是從國情出發(fā)，從最大限度地提高檔案工作現(xiàn)代化水平和管理效益出發(fā)，實(shí)事求是地確定檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容。
(5)一定時(shí)間內(nèi)的統(tǒng)一。這是指檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的穩(wěn)定期的長短。當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)所約束的對象已經(jīng)發(fā)展、標(biāo)準(zhǔn)已落后于檔案工作發(fā)展的需要時(shí)，如果不及時(shí)修訂或更新原來的某些規(guī)定，標(biāo)準(zhǔn)就會(huì)在功能上走向反面，阻礙檔案事業(yè)的健康發(fā)展。
(6)一定合理多數(shù)的統(tǒng)一。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)中的統(tǒng)一不一定就指統(tǒng)一為一種，而是可以統(tǒng)一于一個(gè)理想的多數(shù)，可以規(guī)定出若干等級，以適應(yīng)各種不同管理層次的需要。
三、系列化
所謂標(biāo)準(zhǔn)的系列化，是檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的高級形式，它是根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展的需要，通過對某些標(biāo)準(zhǔn)化對象的發(fā)展規(guī)律的深入、全面的分析研究以及對國內(nèi)外同一對象的發(fā)展趨勢的合理預(yù)測，結(jié)合我國的檔案工作的不同發(fā)展條件，將有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)指標(biāo)加以適當(dāng)歸并簡化，并按照一定的規(guī)律排列起來，作為指導(dǎo)我國檔案事業(yè)發(fā)展的依據(jù)。目前，我國的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化工作尚無這種高級形式的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，這說明我國的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化還有很長的路要走。
四、通用化
通用化是指在不同的標(biāo)準(zhǔn)化對象之間可以互相通用的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)。如檔案工作基本術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、檔案著錄用符號標(biāo)準(zhǔn)等。注重檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的通用化程度，也是提高我國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化工作質(zhì)量的一項(xiàng)基本要求。
五、典型化
典型化就是以最先進(jìn)、最合理的工作方式、工作程序、技術(shù)指標(biāo)、技術(shù)參數(shù)、技術(shù)手段或管理規(guī)定等為樣板，要求或倡導(dǎo)以后的有關(guān)方面的檔案工作均參照此執(zhí)行、取得統(tǒng)一的過程。它可以逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的整體優(yōu)化。 P177
六、格式化
目前，各企事業(yè)單位正在大力建設(shè)文檔一體化信息管理系統(tǒng)，此項(xiàng)工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)就是建立一套標(biāo)準(zhǔn)的、覆蓋整個(gè)組織的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，而在這一結(jié)構(gòu)之中，合理地規(guī)定文檔信息的格式和信息鏈接的邏輯關(guān)系又是至關(guān)重要的內(nèi)容。建立這一標(biāo)準(zhǔn)化結(jié)構(gòu)有兩個(gè)目的：一是保證各個(gè)部門聯(lián)機(jī)處理數(shù)據(jù)的過程的統(tǒng)一性；二是滿足各種聯(lián)機(jī)分析處理信息的需要。

怎樣做好企業(yè)檔案管理

導(dǎo)語：隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作也在隨之一同發(fā)展，在不斷更新著管理概念及管理方法，能夠全面、真實(shí)地反映各單位的整體發(fā)展?fàn)顩r和工作成果。做好檔案管理工作，不僅可以為單位管理人員提供及時(shí)了解內(nèi)部情況的整體資料，適時(shí)調(diào)整策略及決策;而且，還可以為社會(huì)和有關(guān)各方對其準(zhǔn)確認(rèn)定提供有效依。

一、目前企業(yè)檔案管理上存在的一些問題

近些年來，從總的方面來看，企業(yè)檔案管理工作已基本納入到企業(yè)管理的范疇內(nèi)，并發(fā)揮出了較為明顯的作用。然而，由于現(xiàn)代化企業(yè)制度的逐步建立和企業(yè)自身的不斷發(fā)展壯大，企業(yè)檔案管理工作卻沒有相應(yīng)跟上。

究其原因，方方面面。總體講，包括：一部分企業(yè)對檔案管理工作認(rèn)識不到位，沒有給予足夠的重視，致使檔案管理人員隊(duì)伍較為薄弱，尤其缺乏專業(yè)的檔案管理人員，無法適應(yīng)新形勢下企業(yè)發(fā)展的需求;

加之有關(guān)各項(xiàng)規(guī)章制度不健全，職責(zé)劃分不明確，檔案保護(hù)措施不當(dāng)，時(shí)有丟失損壞的現(xiàn)象發(fā)生，文檔收集不全，整理工作滯后等等問題都不同程度地存在。以上問題如不及時(shí)有效地解決，對企業(yè)的健康和長遠(yuǎn)發(fā)展都是十分不利的。

二、如何有效加強(qiáng)和完善企業(yè)檔案管理工作

(一)建立健全企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)制定完善有關(guān)的規(guī)章制度

1.及時(shí)設(shè)置企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)在設(shè)置企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)上，要充分考慮企業(yè)的性質(zhì)、規(guī)模的大小、檔案業(yè)務(wù)數(shù)量，并根據(jù)相關(guān)規(guī)定做出正確的選擇。企業(yè)檔案的設(shè)置與調(diào)整應(yīng)本著以下原則：企業(yè)可根據(jù)自身的實(shí)際情況和需要自行決定，要考慮到與企業(yè)今后的發(fā)展相適應(yīng)，確保企業(yè)檔案的完整、安全及有效利用，還要兼顧到檔案管理成本等問題。

2.檔案管理工作人員的配備隨著科技的進(jìn)步和企業(yè)的發(fā)展，在企業(yè)檔案管理方面，也提出了更高的要求。像業(yè)務(wù)能力的提升，理論水平的加強(qiáng)，設(shè)備與設(shè)施的配備，各項(xiàng)管理措施的完善等等。具體講，主要是以下幾個(gè)方面：首先應(yīng)選好企業(yè)檔案管理部門的負(fù)責(zé)人，這一點(diǎn)十分重要。因?yàn)樽鳛闄n案部門的負(fù)責(zé)人，如果不具備較高的專業(yè)理論水平，可靠的政治素養(yǎng)，較強(qiáng)的管理及業(yè)務(wù)能力，是很難勝任此項(xiàng)工作的。

其次是對具體的檔案工作人員的要求也不能降低，熱愛檔案工作是先決條件，一定的文化和業(yè)務(wù)知識及工作經(jīng)驗(yàn)是基本的保證。為了能盡快使企業(yè)檔案工作人員不斷提升業(yè)務(wù)能力，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，對檔案工作人員要進(jìn)行定期的專業(yè)知識和操作技能的培訓(xùn)，以不斷提高業(yè)務(wù)技能和檔案管理水平，使其成為一名合格的企業(yè)檔案管理工作者。

3.加強(qiáng)和完善各種設(shè)備設(shè)施檔案管理設(shè)施的完備，是檔案管理的基礎(chǔ)性工作，應(yīng)當(dāng)加以重視，不能湊合。這方面的設(shè)備設(shè)施包括：建立專門的檔案專用庫房，配置足夠使用的檔案排架與卷柜，配齊必要的設(shè)備及工具用品，建立健全與完善防火、防盜設(shè)施及措施，并要求指定專人負(fù)責(zé)管理與維護(hù)。

由于近些年隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，使企業(yè)在檔案整理、存儲(chǔ)、保管及使用上提供了極大的便利，從而大大提高了效率，并收到了事半功倍的效果。但同時(shí)也對網(wǎng)絡(luò)信息安全和企業(yè)檔案管理工作者提出了更高的要求，務(wù)必使我們充分認(rèn)識到問題的重要性。

為了保證檔案信息的完整與安全，就必須制定科學(xué)嚴(yán)密的電子文檔安全管理體系，行之有效的操作權(quán)限管理體系，充分完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理技術(shù)。應(yīng)該講，各項(xiàng)硬件設(shè)施的完善是做好企業(yè)檔案管理工作的基本物質(zhì)保證。

4.依法治檔及完善各項(xiàng)規(guī)章制度認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，堅(jiān)持依法治檔，建立健全檔案工作中的各項(xiàng)規(guī)章制度并加以認(rèn)真貫徹落實(shí)，是檔案管理工作中的重中之重。應(yīng)當(dāng)說，依法治檔是做好企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容，也是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。

只有真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的法制化、制度化和常態(tài)化，檔案管理才能發(fā)出應(yīng)有的作用，從而有效地維護(hù)好和利用好檔案，使之更好地為企業(yè)的發(fā)展做出服務(wù)。這里需要強(qiáng)調(diào)的是，所制定的各項(xiàng)規(guī)章制度都必須符合國家的'有關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況，不但要具體、規(guī)范，還要有較強(qiáng)的可操作性。要明確檔案管理主要負(fù)責(zé)人和專職檔案管理工作人員的具體職責(zé)，做到有章可循，按章辦事，以利于監(jiān)督、檢查和落實(shí)。

(二)加強(qiáng)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理

科學(xué)與規(guī)范化的檔案管理，是企業(yè)檔案部門做好檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容和措施。我們必須認(rèn)識到，企業(yè)檔案不單單是某一企業(yè)的信息資源，同時(shí)也是國家檔案信息資源的重要組成部分。

企業(yè)檔案管理工作的基本內(nèi)容，就是針對企業(yè)的各種形式的檔案信息材料的形成、積累、整理以及歸檔的管理、監(jiān)督和指導(dǎo)以及檔案的收集、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定等，以達(dá)到企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的目的。

(三)做好企業(yè)檔案的安全與保密工作

企業(yè)檔案工作和其他類型的檔案工作一樣，都承擔(dān)著嚴(yán)守國家機(jī)密和企業(yè)秘密的重要職責(zé)，具有十分的保密性。認(rèn)真做好企業(yè)檔案的保密工作，不但維護(hù)了國家的安全和利益，同時(shí)也最大限度地保障了企業(yè)自身的經(jīng)濟(jì)利益與合法權(quán)益。為此，作為一名合格的企業(yè)檔案管理工作者，必須嚴(yán)格遵守相關(guān)的法律法規(guī)和保密紀(jì)律。具體講，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：

一是要認(rèn)真加強(qiáng)檔案庫房的管理。因?yàn)榱己谩⒄?guī)的庫房設(shè)施建設(shè)，能有效地預(yù)防和減少外部不利因素對檔案造成的損害。檔案庫房的設(shè)置從保密方面考慮，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建，而且不應(yīng)設(shè)在辦公樓的最底層;庫房要與辦公室、閱覽室分開;庫房的門窗應(yīng)設(shè)置專門的加固防護(hù)措施;庫房應(yīng)執(zhí)行嚴(yán)格的管理制度，有專人負(fù)責(zé)，無關(guān)人員一律嚴(yán)禁入內(nèi)。

二是加強(qiáng)絕密檔案的管理應(yīng)該說，絕密檔案的管理是整個(gè)檔案保密工作中的重中之重，因此應(yīng)將絕密檔案同其他一般檔案分開保管，并設(shè)有保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖、防盜器等，以確保絕密檔案的安全。絕密檔案管理人員應(yīng)有高度的責(zé)任心、事業(yè)心，政治上可靠，作風(fēng)上嚴(yán)謹(jǐn)，嚴(yán)格遵守規(guī)章紀(jì)律。

三是加強(qiáng)規(guī)范化管理作為企業(yè)檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，恪盡職守，工作中確保檔案資料不損壞、不丟失、不散亂，充分做到檔案的完整與安全，利于查詢，及時(shí)有效地為企業(yè)提供服務(wù)。

如何推進(jìn)檔案工作規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化，信息化建設(shè)

如何推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)
企業(yè)在處理日常工作管理事務(wù)中需要將檔案資料合理歸檔和保管，這也是一項(xiàng)重要的文書處理工作。實(shí)現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，是促進(jìn)企業(yè)信息管理水平提高和企業(yè)基本制度完善的必要條件，因此需要結(jié)合當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展特點(diǎn)，積極創(chuàng)新方法，利用先進(jìn)管理手段和技術(shù)，提高企業(yè)檔案管理效率。
1 企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀
企業(yè)檔案管理需要在日常行政工作中結(jié)合經(jīng)驗(yàn)和規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)管理模式和管理理念上的轉(zhuǎn)變，進(jìn)行檔案資料管理升級，綜合提高檔案管理人員的素質(zhì)。如果企業(yè)對文書管理工作不夠重視，就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部資料保管不到位、檔案分類混亂等現(xiàn)象的出現(xiàn)，影響檔案的有效利用。企業(yè)檔案管理是基礎(chǔ)性的管理工作，如果檔案人員沒有深刻認(rèn)識到這項(xiàng)工作的重要性，就會(huì)導(dǎo)致對檔案管理意識不強(qiáng)、管理知識缺乏等情況。同時(shí)企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識和專業(yè)技能培訓(xùn)安排不夠，難以提高企業(yè)檔案管理水平。由于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營模式不同，因而檔案管理的內(nèi)容性質(zhì)也不同，這就導(dǎo)致單一化的企業(yè)檔案管理模式難以適應(yīng)所有企業(yè)檔案管理工作，并且由于缺少專門的管理理論研究難以達(dá)到系統(tǒng)化要求。企業(yè)檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系建立是否完善直接影響檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和基礎(chǔ)性工作是否到位。在企業(yè)傳統(tǒng)的檔案資料管理中，缺少專業(yè)的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪費(fèi)。
2 實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方法
2.1 轉(zhuǎn)變觀念，不斷學(xué)習(xí)
在企業(yè)檔案管理工作中，需要相關(guān)人員不斷地進(jìn)行專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，對于檔案資料管理的基礎(chǔ)性理論知識熟練掌握。另外對于企業(yè)檔案管理工作觀念需要及時(shí)轉(zhuǎn)變，認(rèn)識到文書處理工作是企業(yè)檔案信息保管中的重要內(nèi)容，也是企業(yè)內(nèi)部管理工作的關(guān)鍵部分，對于檔案管理要結(jié)合實(shí)際、更新觀念、創(chuàng)新方法，追求檔案管理技術(shù)水平的專業(yè)化和規(guī)范化。另外在企業(yè)檔案管理過程中，不能一味的收納所有資料，需要對其進(jìn)行合理篩選，根據(jù)企業(yè)發(fā)展和管理的特點(diǎn)，保存具有利用和參考價(jià)值的檔案，在改進(jìn)信息檢索方法的基礎(chǔ)上，提高管理能力和管理質(zhì)量。企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展下，需要與時(shí)俱進(jìn)，在現(xiàn)代技術(shù)水平的進(jìn)步中，及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，加強(qiáng)專業(yè)知識和專業(yè)技能的學(xué)習(xí)，促進(jìn)企業(yè)檔案資料管理水平的提高。
2.2 一體化管理模式
在企業(yè)檔案管理中，需要采用文檔一體化管理模式，主要就是實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對搜集和整理后的檔案信息內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行區(qū)分處理，例如對于不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統(tǒng)進(jìn)行保管，可直接銷毀；對于具有重要的文書保管意義，像企業(yè)發(fā)展年鑒、投資規(guī)劃和企業(yè)資產(chǎn)清算以及賬務(wù)處理等資料則需要重點(diǎn)保管，實(shí)行長期或永久性保存。企業(yè)生產(chǎn)、管理內(nèi)容復(fù)雜，對于不同性質(zhì)的檔案資料都要區(qū)別分類管理、保存，提高管理質(zhì)量。集成管理是指在實(shí)際操作中，要遵循規(guī)范的管理制度，強(qiáng)化工作嚴(yán)謹(jǐn)性，減少疏漏，同時(shí)需要將檔案管理形式和觀念進(jìn)行延伸，減少重復(fù)性工作，提高管理效率。全程管理原則是企業(yè)檔案管理一體化模式的核心內(nèi)容，主要是指企業(yè)檔案管理不能視作單一性的資料管理工作，需要加強(qiáng)與各部門之間的聯(lián)系，促進(jìn)合作與交流，提高信息的共享率。
2.3 完善制度規(guī)范
企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理離不開具體規(guī)章制度的約束。在實(shí)踐工作中，要將檔案管理的原則性內(nèi)容進(jìn)行制度化規(guī)定，對于不同類別和用途的資料需要進(jìn)行人員區(qū)分管理和專項(xiàng)管理，提高檔案管理質(zhì)量。對于紙質(zhì)材料和電子版材料，都需要進(jìn)行不同的管理形式歸檔，將企業(yè)檔案管理進(jìn)行制度化規(guī)范，有利于進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化和專業(yè)化發(fā)展。
2.4 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施
企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)性工作是加強(qiáng)軟件設(shè)施和硬件設(shè)施的建設(shè)。軟件設(shè)施主要是指企業(yè)需要及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理模式，加強(qiáng)企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn)和專業(yè)技能提升，制定人才培養(yǎng)技術(shù)；硬件設(shè)施方面，企業(yè)需要對檔案信息管理、檢索系統(tǒng)進(jìn)行升級和更新，提高管理專業(yè)化、技術(shù)化。同時(shí)在檔案管理工作中，企業(yè)需要積極鼓勵(lì)各部門加強(qiáng)溝通和交流，實(shí)現(xiàn)信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見。企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作還需要建立起工作行為規(guī)范體系，強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督，提高管理人員的工作責(zé)任意識，促進(jìn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。企業(yè)檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建立旨在通過規(guī)章制度和管理體系的完善，創(chuàng)建科學(xué)化檔案管理機(jī)制，提高企業(yè)管理水平和管理效率。