征管檔案電子化

淺析如何做好稅收征管檔案工作（淮安市地稅局 張曉惠 ） 稅收征管檔案是存儲稅收征管部門和納稅人征納稅信息的載體，它來源于稅收征收管理活動，是形成于稅收征納活動的第一手材料，主要包括稅收征管部門在稅收征收管理工作中產(chǎn)生和直接形成的，并對稅務和稅收管理工作有一定查考利用價值的各種文字、表格及票據(jù)等材料，反映了納稅人生產(chǎn)經(jīng)營的重要信息和稅務機關(guān)稅收征管工作的基本過程。堅持“統(tǒng)籌兼顧，信息共享，立足現(xiàn)實，著眼未來”原則，加強、改進和完善稅收征管檔案規(guī)范化管理，對充分發(fā)揮稅收征管資料的反映、監(jiān)督和預測職能，實施精細化、科學化稅源管理，具有十分重要的意義。一、提高認識，職責到位，在思想上“上綱上線”。要加強基層分局征管檔案工作的考核力度，統(tǒng)一思想，廣泛動員，將征管資料納入系統(tǒng)的檔案資料統(tǒng)一管理。對征管資料實行檔案化管理，既要花費一定的時間和精力，又要投入財力，就必須要爭取領導的重視和支持，把征管檔案管理工作納入年度計劃，在財力、人力和組織協(xié)調(diào)上給予充分重視。對基層分局檔案管理人員的檔案管理工作，應有嚴格科學的考核辦法，確保征管檔案工作落到實處。檔案利用的價值在于資料是否齊全，而檔案齊全的關(guān)鍵環(huán)節(jié)在于收集。必須明確各責任區(qū)，各崗位人員為資料收集的第一責任人，檔案收集、歸檔情況納入目標管理考核。各分局稅收征管檔案管理員，在分管業(yè)務領導的導和督導下，檢查各項資料的收集和歸檔落實情況，以業(yè)務發(fā)起人為檔案資料收集工作的第一責任人、電子信息錄入質(zhì)量的直接責任人，工作質(zhì)量列入個人崗位考核。二、明晰流程，強化培訓，在操作上“中規(guī)中矩”。結(jié)合稅收管理信息化、精細化、規(guī)范化的發(fā)展要求，積極探索和完善征管資料檔案管理模式及標準。對稅收征管資料的采集（錄入）、整理、移交、歸檔、移送、保管、調(diào)閱、銷毀等過程，制定出科學規(guī)范、安全集中、系統(tǒng)完整、簡便實用的管理方案。征管資料的收集、審核、整理、歸檔按以下方法操作：收集資料——分析資料——確定歸檔范圍——按年度、問題和保管期限分類——以卷為單位裝訂——移交檔案室——排列——編號——裝盒——編目——上架。對稅務稽查類、管理服務類、法規(guī)復議類、申報征收類等征管檔案，由相關(guān)稅收管理員負責收集，事畢，材料迅速分類歸于該納稅人檔案。對分局日常檢查中形成的檢查資料按上級法規(guī)部門要求，年未分戶歸于戶管檔案，分類裝訂成冊，方便移交和查詢。為保證稅收征管資料信息在稅收征管和納稅服務中及時發(fā)揮作用，應明確各種征管檔案資料的歸檔時限。我局規(guī)定，一般檔案資料為年度終了三個月以內(nèi)進行歸檔。為加強協(xié)作規(guī)范到位，建議基層分局稅干全部為兼職檔案員，他們普遍存在檔案知識缺乏、整檔能力差等問題。為此，應當加強對稅收管理員的檔案業(yè)務培訓，使其在資料收集、整理、分類和裝訂等環(huán)節(jié)保證質(zhì)量，否則，這些工作全靠局檔案員來完成，是不可能做好的。此外，還要加強與檔案管理部門及征管部門的聯(lián)系，確保出臺的管理辦法分類合理，整理方便，既符合檔案管理的要求又符合征管部門的要求。三、科學分類，規(guī)范格式，在整理上“環(huán)環(huán)相扣”。稅收征管檔案以便于系統(tǒng)綜合的了解納稅人的基本信息、方便查詢?nèi)藱z索為宗旨，結(jié)合實際工作特點進行科學合理分類，對所有納稅人的征管檔案，要按照稅收征管業(yè)務的需要，依據(jù)《基層稅收征管業(yè)務流程》的要求，真實、準確、規(guī)范的收集反映納稅人的生產(chǎn)經(jīng)營、納稅申報、稅款繳納、違法違章等涉稅活動全程的所有資料，分戶歸檔。征管檔案種類按照載體的不同，分為文字和計算機光盤等；按照稅收征管業(yè)務的功能和用途不同，可分為管理服務類、政法法規(guī)類、行政復議類、納稅申報類和稽查案件類等，這些文件一環(huán)緊扣一環(huán)，彼此印證，互相聯(lián)系，共同構(gòu)成一個有機整體?？茖W制定征管檔案保管期限，按照檔案管理要求，同一納稅人當年形成的所有資料一般應當裝訂成一個案卷，其中稽查案件類檔案按規(guī)定保管期限分為永久、長期、短期三類。對偷稅、逃避追繳欠稅、抗稅、偽造倒賣發(fā)票、偽造發(fā)票監(jiān)制章和防偽專用品等，并進行了行政處罰的案件資料，保管期為永久；對以上情況以外的一般性稅務行政處罰案件的資料，保管期為十五年；對稅收征管中形成的一般資料、憑證等，保管期為十年。同時，在稅收征管過程中，納稅人需要向稅務機關(guān)提供的以及稅務機關(guān)向納稅人發(fā)出的資料文書繁多，全部而無一取舍地全部納入采集對象，既不需要也不可能，所以需要明確資料來源，文書格式規(guī)范到位。我局從以下四個方面明確資料采集來源：一是納稅人在辦理稅務登記、一般納稅人和防偽稅控企業(yè)認定時所提供的各類資料；二是上級稅務機關(guān)對納稅人申請事項進行審批、資格確認時形成的各類資料；三是綜合征管軟件、預警評估系統(tǒng)形成的各類評估分析、調(diào)查執(zhí)行和行政處罰等輸出資料；四是稅務機關(guān)根據(jù)稅源管理工作需要，填制的各類資料，如信息采集、稅務文書等。對于部分機外文書，如：信息采集、事項告知、送達回證等，同時，分局嚴格按照《國家稅務總局關(guān)于印發(fā)全國統(tǒng)一稅收執(zhí)法文書式樣的通知》的要求填發(fā)文書。四、健全制度，確保精準，在執(zhí)行上“一線貫通”。為了保證稅收征管資料在稅源管理和納稅服務中及時發(fā)揮作用，建立健全征管資料的傳遞、登記、保管、借閱、銷毀等制度，制訂《稅收征管檔案整理原則和要求》、《征管檔案目錄索引》、《征管檔案規(guī)范化管理實施辦法》、《稅收征管資料檔案管理員崗位職責》以及《稅收征管資料檔案查（借）閱制度》，對征管資料的歸集、保管、使用等情況進行監(jiān)督檢查，逐步建立征管檔案規(guī)范化管理的長效機制。加強征管檔案資料的專業(yè)管理，提高資料和數(shù)據(jù)錄入的準確性、及時性，避免錯誤信息造成數(shù)據(jù)資料失真。分局應設立專職或兼職檔案管理員，負責征管資料的復核、歸檔和電子數(shù)據(jù)的維護工作，對不符合要求的征管資料，應及時要求有關(guān)責任人員予以補正或補錄。征管資料調(diào)閱、復制、移送應履行必要的手續(xù)，并依法為納稅人、扣繳義務人保密。五、資源共享，價值體現(xiàn)，在利用上“便民惠民”。實行稅收征管檔案規(guī)范化管理的主要目標之一，就是要讓征管資料實現(xiàn)多崗位、多層次的資源共享，便于各方面的查詢、借閱，為稅源管理服務。通過征管檔案的科學規(guī)范管理，一方面提高了崗位人員的執(zhí)法水平。針對執(zhí)法程序不到位，表、證、單、書使用不規(guī)范，告知事項不全面、文書送達不及時等問題，通過資料傳遞流程進行把關(guān)，及時進行糾正，規(guī)范了執(zhí)法行為，執(zhí)法意識得到提高。另一方面，減輕了納稅人負擔。納稅人所有需要報送的資料一次性采集，統(tǒng)一歸檔管理。如需資料，由稅收管理員調(diào)閱查驗，避免了納稅人辦理涉稅事宜多頭跑、跑多次，在減輕納稅人負擔的同時，進一步提高了工作效率。同時，稅收征管檔案和其它記錄材料又成為工作考核以及績效管理的主要依據(jù)。尤其在稅源管理工作中形成的最原始資料無法錄入征管軟件，如帶有納稅人簽字的送達回證、對納稅人的詢問筆錄、催繳通知書、納稅評估原始記錄等，對于稅務機關(guān)至關(guān)重要，特別是越來越規(guī)范化的今天，對將來可能發(fā)生的稅務行政復議，稅務訴訟都有極大作用和價值。以后將逐步建立健全征管資料電子化存儲平臺，實現(xiàn)檔案信息資源利用不再受時空以及地點的限制，形成全面、完整、準確的信息庫，促進征管工作更加高效、快捷。

重慶深化兩稅征管體制改革取得了什么成就？

重慶在踐行深化國稅、地稅征管體制改革的兩年中，全面落地中央交辦的62項改革任務，同時以產(chǎn)業(yè)促稅收，讓納稅人既有責任感，更有獲得感。

兩年來，以建立和完善地方稅體系為目標，以深化行政審批制度改革為“先手棋”，以全面深化征管體制改革為“突破口”，不斷提升稅收治理能力，重慶國稅、地稅各項改革進入“快車道”，中央確定的62項改革任務全面落地。

在深化行政審批制度改革中，重慶地稅以規(guī)范管理為突破口，全力落實簡政放權(quán)，清理政策文件，建立了科學嚴密的稅收征管體系。廢止了59項不符合發(fā)展需求的稅收規(guī)范性文件；清理審批權(quán)限，將所有減免稅、資格認定事項，由事前審批調(diào)整為事后備案管理，僅保留4項稅務行政許可事項；簡化管理層級，取消房產(chǎn)稅等7項審批權(quán)；簡化資料報送，通過稅務身份認證的納稅人，免報紙質(zhì)財務報表和納稅申報表，辦理許可類、認定類涉稅事項，不再要求重復提供稅務登記證副本及復印件；對68萬商事主體全面實施“三證合一、一照一碼”和“兩證”整合改革。

建立了科學嚴密的稅收征管體系。重慶地稅所有備案事項下放區(qū)縣稅務局實施，將173項依申請事項由機關(guān)前移至辦稅服務廳“一窗”受理。設立市區(qū)兩級專業(yè)風險管理機構(gòu)，統(tǒng)籌開展稅收風險掃描、推送、核實和排查，有效提升風險管理質(zhì)效。統(tǒng)一稅收執(zhí)法尺度。推行稅收執(zhí)法權(quán)力清單和責任清單制度，統(tǒng)一規(guī)范7大類53項稅收違法行為裁量權(quán)執(zhí)行基準，實現(xiàn)執(zhí)法一個尺子、懲戒一個力度。推行行政執(zhí)法公示制度、執(zhí)法全過程記錄制度、重大執(zhí)法決定法制審核制度，開啟了陽光執(zhí)法“新模式”，讓稅收執(zhí)法彰顯公平正義。

建立了現(xiàn)代化的稅收共治體系。重慶稅務部門建立涉稅信息共享機制，聯(lián)合發(fā)改委、工商、財政等38個涉稅信息交換部門，明確105項涉稅信息共享管理名錄，落實具體交換路徑，讓“大數(shù)據(jù)”為稅收工作提供支撐。

從“智能辦稅廳”到“電子稅局”再到納稅人資料“一次報送、多次應用”，重慶地稅依托電子征管檔案，實現(xiàn)納稅人報送資料電子檔全市共享，破解跨區(qū)征管難題，減少納稅人重復報送資料，充分利用信息化實現(xiàn)“讓數(shù)據(jù)多跑網(wǎng)路、讓納稅人少跑馬路”，建立了便捷高效的納稅服務體系。

2017年11月，重慶地稅上線了電子稅務局網(wǎng)審平臺，納稅人可以在電子稅務局發(fā)起涉稅事項申請，并集成基礎信息采集、稅收優(yōu)惠備案、稅務行政許可等事項及文書電子化傳遞、時限進程查詢、納稅人提醒等功能，減輕納稅人負擔，提高辦稅效率，提升納稅人的獲得感和滿意度。

以存量房交易辦稅制度改革為例，成功開發(fā)存量房交易網(wǎng)上報稅系統(tǒng)，實現(xiàn)了交易申報、價格評估、稅費計算、減免判斷等“一體化”辦理的成效，通過線上線下協(xié)同，重組辦稅流程各要素，前臺辦理業(yè)務平均耗時從20分鐘大幅縮減至5至7分鐘，納稅人排隊等候時間從平均1個小時23分鐘縮短至15至30分鐘。

重慶市稅務部門依托“金三稅收系統(tǒng)”及互聯(lián)網(wǎng)，發(fā)揮主動性，為本地企業(yè)解決信貸、融資等多方面難題，以產(chǎn)業(yè)促稅收，從根本上培育稅基，擴大稅源，推動了重慶市經(jīng)濟發(fā)展。

重慶地稅將企業(yè)法定代表人、自然人股東等納稅人納入信用評價范圍，初步建立自然人稅收信用管理體系以及相應的大數(shù)據(jù)。2016年，對18萬戶納稅人進行了信用評價，評出A級納稅人2610戶，曝光稅收違法“黑名單”29件，成功追繳稅款2000余萬元。

針對部分企業(yè)融資難、融資貴、融資慢等問題，重慶市國稅、地稅搭建“重慶稅銀互動服務平臺”，推廣“征信互認，銀稅互動”服務，推出“稅易貸”等融資產(chǎn)品，向守信企業(yè)優(yōu)先提供無抵押信用貸款。

志成機械有限公司是一家新興的制造公司，在納稅信用等級評定中，該公司一直是A級納稅人，為企業(yè)樹立了良好的口碑。銀稅合作為企業(yè)的擴大再生產(chǎn)創(chuàng)造了暢通的融資渠道，目前銀行授信額度為18億元。

截至目前，重慶地稅“銀稅互動”項目發(fā)放貸款總額53．29億元，惠及企業(yè)數(shù)量8782戶，納稅人對稅收信用更加珍惜，納稅遵從度不斷提升。

對已有良好信用的企業(yè)，重慶地稅則在關(guān)鍵時刻“送一程”。華森制藥公司進行了股份制改造，并申請上市發(fā)行股份。但由于個人股東在進行未分配利潤轉(zhuǎn)股時會涉及巨額的個人所得稅，股改時無力承擔。榮昌區(qū)地稅局了解情況后，及時召集相關(guān)部門進行研討，最終批準其個人股東在五年內(nèi)分期繳納個人所得稅，使公司上市得以順利進行。

如何完善稅收征管檔案管理

一、轉(zhuǎn)變觀念，深化對征管改革的認識
轉(zhuǎn)變觀念、提高認識是深化征管改革的前提。從當前情況看，要突出強化以下四種觀念：一是要強化改革觀念。充分認識深化征管改革對提高稅收管理水平、防止稅款流失、堵塞稅收漏洞、增加稅收收入的重要作用，消除對深化征管改革的等待觀望思想、畏難發(fā)愁情緒，進一步提高推進和深化稅收征管改革工作的積極性和主動性。二是要強化依法治稅觀念。改變傳統(tǒng)的保姆式的管理方式，按新的征管模式履行職責，按章辦事，依法征收，體現(xiàn)執(zhí)法公正。三是要強化服務觀念。增強為納稅人服務的意識，深化納稅人對征管改革的理解，積極爭取社會各界對改革的配合的支持。四是要強化全局觀念。自覺服從、服務于改革。
二、優(yōu)化要素，為深化改革創(chuàng)造良好的稅收環(huán)境。
優(yōu)化征管要素，即優(yōu)化納稅主體、征收主體和服務主體，其實質(zhì)就是健全稅收服務體系，為征管改革的全面深化創(chuàng)造良好的內(nèi)外環(huán)境。一是積極改進稅收宣傳的途徑和辦法，優(yōu)化納稅主體。建立服務體系的重要內(nèi)容除設立辦稅服務場所外，還要建立稅法公告制度，確保納稅人及時、準確地了解稅收信息。因此當前加強和改進稅收宣傳，關(guān)鍵要健全和延伸稅收公告制度，為納稅人提供現(xiàn)行有效的稅法信息、納稅指南，對政策法規(guī)的變動、變更及時公告，促進納稅意識的提高?？刹扇≡谵k稅服務廳設立“稅法咨詢窗口”、開通公開咨詢電話、建立定期信息發(fā)布會制度等形式，傳達輔導稅收政策，以暢通納稅人了解稅法的渠道，引導納稅人如實申報納稅。二是深化“文明辦稅，優(yōu)質(zhì)服務”活動，優(yōu)化征稅主體，明確服務主體。稅務部門征稅的對象是納稅人，服務對象也是納稅人。要在強化稅務人員的服務觀念和服務意識的同時，重點簡化辦稅手續(xù)、環(huán)節(jié)，建立科學、規(guī)范的辦稅程序，養(yǎng)成文明、熱情的辦稅行為，營造良好有序的辦稅環(huán)境。通過快捷、準確、規(guī)范地為納稅人提供納稅申報、稅款征收和稅務事宜辦理等服務工作，加深征納之間的業(yè)務交流和情感交流，增強納稅人對稅務部門的認同感和信任感。另一方面，要適應改革需要，下大力氣提高稅務干部素質(zhì)，突出稽核查帳技能、計算機應用能力、稅收會計知識等方面的內(nèi)容培訓，提高稅務干部的實際工作能力。
三、強化職能，確保稅收收入的穩(wěn)步增長
深化稅收征管改革的最終目的，是要增強稅收聚財職能和監(jiān)控能力，確保國家財政收入。衡量征管改革的成敗得失，也主要以能否有效地組織稅收收入為標準。因此要以新的征管模式為依托，不斷強化稅收聚財職能，確保稅收收入的穩(wěn)步增長。
1、鞏固和完善納稅申報管理機制，確保稅款及時足額入庫。一是要完善納稅申報管理制度。簡化申報手續(xù)，建立科學、簡便的申報程序。歸并統(tǒng)一申報表格式，設計簡便易行、填寫方便的申報表，方便納稅人。二是對外強化申報制約機制。試行分類管理的申報管理辦法，把納稅人按申報情況分為A、B、C三類，與日常稅務稽查工作相結(jié)合，對財務制度不健全、納稅申報不正常的納稅人，加強日常檢查，加大處罰力度，促其盡快走上正軌。同時，強化“以票管稅”，對不能按期申報的納稅人嚴格發(fā)票使用控管。三是提高申報準確性。加強對零申報、負申報等異常申報現(xiàn)象的稽查，定期開展專項檢查，堵塞稅收流失漏洞，四是積極推行電話申報、郵寄申報、遠程電子申報等多元化申報手段，方便納稅人，提高申報質(zhì)量和效率。
2、建立嚴密科學的稅務稽查體系，突出稽查的地位和作用，最大限度地減少稅收流失。稅務稽查是組織收入的重要保證，也是建立新的征管運行機制的重要組成部分。一是根據(jù)“選案、檢查、審理、執(zhí)行”四個環(huán)節(jié)健全稽查工作制度，規(guī)范稽查行為，提高稽查工作的科學性和規(guī)范性。二是堅持分類稽查制度，提高稽查的針對性。按重點稽查、日常稽查（調(diào)帳稽查和實地稽查）、專案稽查等方式實施稅務稽查，加大申報稽核力度，增加調(diào)帳稽查的比例。三是科學地考核稽查工作，提高稽查工作成效。在考核查補收入的基礎上，增加一些更加科學合理的質(zhì)量指標的考核，如人機選案的準確率、重大稅收違法行為的立案率、案件審理的規(guī)范率、稅收違法行為處理的準確率、重大案件結(jié)案率等等，促進稽查工作整體水平的提高。四是繼續(xù)充實稽查力量，改善稽查手段。充實稽查人員，并在財力上向稅務稽查作必要的傾斜，盡快實現(xiàn)以計算機手段為基礎，以快速便捷的交通、通信手段為支撐的稅務稽查手段的現(xiàn)代化。
3、適應征管改革的新形勢，積極探索新的稅收計劃管理辦法。在稅收計劃的編制中，應堅持“從經(jīng)濟到稅收”的原則，充分考慮當?shù)亟?jīng)濟發(fā)展狀況和國內(nèi)生產(chǎn)總值增長比例，逐步淡化計劃，使組織收入與經(jīng)濟增長相適應，力求改變以往那種基數(shù)加增長比例、按支出來定計劃的做法，使稅收計劃管理更趨科學合理。
四、夯實基礎，不斷提高稅收征管水平和效率 夯實征管基礎工作，是提高征管質(zhì)量的基礎，也是深化稅收征管改革的重要內(nèi)容。
1、以強化監(jiān)控為重點，盡快建立以計算機網(wǎng)絡為依托的征管體系。計算機的開發(fā)與應用是深化改革的先行條件。在計算機的開發(fā)與應用上，要堅持做到正確處理硬件投資與軟件開發(fā)以及開發(fā)與使用的關(guān)系。一是要根據(jù)新機制的要求，加強計算機軟件開發(fā)，確保統(tǒng)一、共享、正確的稅收征管軟件的正常運作。二是要突出監(jiān)控重點，積極運用計算機對稅收管理的全過程實施有效的監(jiān)控，真正體現(xiàn)計算機網(wǎng)絡在新的征管運行機制中的依托作用，把計算機全方位應用到稅務登記、納稅申報、稅款征收、催報催繳、發(fā)票管理、會統(tǒng)核算、數(shù)據(jù)分析、稅務稽查、稅政管理、綜合查詢等稅收征管工作的各個環(huán)節(jié)上，并依托計算機對其進行全程監(jiān)控管理，體現(xiàn)計算機網(wǎng)絡的運行實效。三是要健全計算機軟、硬件管理制度，加快實現(xiàn)計算機聯(lián)網(wǎng)和信息共享，提高計算機綜合利用效率。
2、加強征管基礎管理。內(nèi)部進一步健全各項征管制度，規(guī)范征、管、查業(yè)務流程、工作程序和銜接、協(xié)調(diào)制度，提高征管各環(huán)節(jié)的整體效能，形成以效率為中心，網(wǎng)絡為依托，稽查為重點，各環(huán)節(jié)相互協(xié)調(diào)、相互制約和促進的現(xiàn)代稅收征管體系。對外健全協(xié)稅護稅網(wǎng)絡和制度，調(diào)動一切社會積極因素，加強對漏管戶和重點稅源戶的管理，有效地控管稅源。
3、規(guī)范征管資料管理，提高征管資料的利用效率。當前要在征管資料檔案化管理的基礎上，重點把工作轉(zhuǎn)移到對檔案資料的簡化、規(guī)范、提高利用效率上，可按照“按崗收集，按類整理，按期歸檔”的原則，以計算機管理為主，部分手工為輔，減輕手工勞作，提高工作效率。
五、搞好配套，為深化征管改革提供保障 適應新的征管模式的要求，要繼續(xù)深化兩項配套改革：
1、深化機構(gòu)改革，建立較為科學、合理的征管機構(gòu)體系。以“精簡、效能”為原則，調(diào)整和理順機構(gòu)。要按照管理服務、征收監(jiān)控、稅務稽查、政策法規(guī)四個系列科學設置機構(gòu)、崗位。在此基礎上，健全部門間的工作銜接制度，明確職責，嚴格執(zhí)行管理程序，使征收管理各項工作有效開展。
2、深化干部人事制度改革，建立與新的征管機制相適應的人事管理制度，促進干部隊伍整體素質(zhì)的提高。當前關(guān)鍵要建立健全三項機制：一是競爭機制。二是激勵機制。三是監(jiān)督制約機制。結(jié)合征管改革，在稅務登記、票證管理、稅款征收、稅務稽查等環(huán)節(jié)和重要崗位建立監(jiān)督制約機制，重點加強對稅收執(zhí)法權(quán)和行政管理權(quán)的監(jiān)督制約，以制度規(guī)范和約束干部的行為，確保稅務部門依法行政，公正執(zhí)法。

淺談加強電子檔案的管理,做好電子檔案的利用

淺談加強電子檔案的管理,做好電子檔案的利用

【論文關(guān)鍵詞】電子檔案　電子檔案管理　電子檔案利用

【論文摘要】 當前，在日常工作中，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。加強和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。 　　電子檔案，是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。當前，在日常工作中，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的問題也日漸顯現(xiàn)。加強和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。 　 　一、電子檔案使用的主要途徑 　　電子檔案具有快捷、方便的特點，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，其查全率和查準率是紙質(zhì)檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應的信息技術(shù)基礎之上，而且還需要發(fā)揮管理的軟功能才能充分展示其優(yōu)越性。當前，關(guān)于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。 　　1、提供拷貝?？截愂请娮訖n案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態(tài)，確保其使用過程中的權(quán)威性。作為檔案部門，當向利用者提供載體拷貝時，應將文件轉(zhuǎn)換成通用標準文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。當利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。 　　2、通信傳輸。通信傳輸可以解決使用者無法到達檔案所在地的難題，而且可以節(jié)省時間和財力，是電子檔案在使用中的一個重要方式。所謂通信傳輸，即用網(wǎng)絡傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實現(xiàn)檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡來實現(xiàn)。 　　3、直接利用。直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機構(gòu)的電腦，在檔案部門的網(wǎng)絡上直接查詢。直接利用的特點是可為利用者提供技術(shù)支持，也可使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網(wǎng)絡系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少。 　　 二、加強電子檔案管理的重要意義 　　電子檔案對于大部分的單位和部門來說，還是一個新鮮事物，加強對電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變。下面，我們將就加強電子檔案管理的重要意義進行分析。 　　1、加強電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力 　　在傳統(tǒng)檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風險。然而，計算機及其網(wǎng)絡的出現(xiàn)，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。檔案管理工作實現(xiàn)電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。 　　2、加強電子檔案管理，有利于提高服務質(zhì)量 　　檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務，加強電子檔案管理，資源信息實現(xiàn)電子化，有利于提高檔案管理的服務質(zhì)量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質(zhì)中，通過互聯(lián)網(wǎng)進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現(xiàn)對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理，為讀者提高高質(zhì)量的服務，要求我們必須拓寬知識面，努力學習新技術(shù)，增長技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應有的社會效益和經(jīng)濟效益。 　　3、加強電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求 　　隨著社會的進步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統(tǒng)的檔案模式已經(jīng)無法滿足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯(lián)系，隨著社會發(fā)展和科學技術(shù)的進步，檔案工作的服務對象和檔案利用需求都會發(fā)生變化，表現(xiàn)出一定的動態(tài)性，加強電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。 　　 三、做好電子檔案管理和利用的主要措施 　　由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多樣化，導致利用工作的復雜性。因此，加強電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個角度展開工作。 　　1、建立檔案利用制度，整合各類檔案資源 　　要建立檔案利用審批制度，相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領導的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網(wǎng)絡技術(shù)來進行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案利用互補，整合檔案資源來創(chuàng)新檔案管理模式，實現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。 　　2、規(guī)范檔案利用方式，避免不可挽回損失 　　電子檔案的利用不能夠無原則，應該根據(jù)利用者的情況而定，并且依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次進行有效管理。一般情況下，對內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監(jiān)控下進行。采用網(wǎng)絡方式提供利用時，有密級的信息內(nèi)容應進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。 　　3、建立“雙套制”模式，確保重要信息完整 　　所謂“雙套制”，指的`就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時提交保存歸檔?！半p套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運用電腦及現(xiàn)代通訊技術(shù)，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應該實行“雙套制”，哪些不應該實行“雙套制”。只有根據(jù)各個檔案的內(nèi)容特點采取相適宜的管理方法，有選擇性地實行“雙套制”管理，才不會造成人、財、物力的浪費，并且實現(xiàn)對重要信息的完整保存。

檔案管理數(shù)字化的如何實現(xiàn)

檔案管理數(shù)字化如何實現(xiàn)
一、文書處理以及歸檔開展數(shù)字化管理
檔案工作最基礎的內(nèi)容是文書工作，而文書工作的質(zhì)量在很大程度上會影響檔案工作的質(zhì)量與效果。因此，為了滿足新時期檔案管理工作的需要，應用計算機能夠完成文件登記工作，并按照批辦次序在局域網(wǎng)范圍內(nèi)依次傳閱，并提前設定好催辦時間。如果不能按時返回傳閱文件，催辦程序會向承辦人發(fā)出相關(guān)信息，提醒其要及時進行文件閱讀，在完成對文件的處理后進行預立卷整理，減輕檔案管理人員的工作壓力。 　　
二、 加快系統(tǒng)工程建設
檔案電子化建設涉及了總體設計、軟件開發(fā)、掃描錄入、檔案整理、光盤備份、設備選型以及查詢管理等多項內(nèi)容，這是一項系統(tǒng)工程。為了實現(xiàn)海量檔案信息高效錄入與保管，系統(tǒng)會利用磁盤陣列存儲、雙服務器以及高速掃描儀等實行集中掃描，并通過光盤與磁帶等對文字資料等進行雙備份，避免出現(xiàn)資料丟失問題。
三、 構(gòu)建信息技術(shù)支撐系統(tǒng)
1. 系統(tǒng)要具備平滑升級能力
信息技術(shù)支撐系統(tǒng)將光纖與磁盤陣列相連接，從而為系統(tǒng)高性能提供重要保證。此外，通過擴展模塊應用，可以大大擴充系統(tǒng)存儲容量。存儲系統(tǒng)本身要具備良好的可拓展性，實現(xiàn)在線擴容的同時具備保護功能。
2.系統(tǒng)要具備良好的可靠性
信息技術(shù)支撐系統(tǒng)應用的各種磁盤陣列產(chǎn)品包括電源、陣列控制器、鏈路控制器、風扇以及雙口光纖硬盤等，在硬件組成以及結(jié)構(gòu)等方面需要采用冗余設計，避免存在單點故障，從而保證系統(tǒng)運行的安全性與可靠性。此外，就磁盤陣列而言，需要運用各類PAID保護級別，滿足不同用戶的實際需要。系統(tǒng)對硬件要求非常嚴格，需要硬件支持熱插拔，從而為系統(tǒng)應用的連續(xù)性提供重要保證。
四、 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理人員作為數(shù)字化檔案管理工作的主要執(zhí)行者與實施者，其專業(yè)水平與綜合素質(zhì)的高低直接關(guān)系檔案管理工作的質(zhì)量與效率。因此，有必要加強對檔案管理人員的培訓力度，提高檔案管理人員的計算機操作水平，使其能夠在檔案管理工作中熟練應用檔案數(shù)字化技能。此外，在全新發(fā)展時期下，作為一名檔案管理人員，有必要不斷提高自身素質(zhì)，學習各種技能技巧，做好檔案資料保密工作，為順利進行數(shù)字化檔案管理工作貢獻自身的力量。安全是對檔案管理工作最重要也是最基本的要求，因此，檔案管理人員要提高自身安全意識，做好檔案資料的保存工作，從而為檔案管理工作的安全性與可靠性提供重要保障。
五、 加大設備引進與更新投入
設備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進數(shù)字化檔案管理進程中，要加大設備投入，積極引進現(xiàn)代化設備，及時更新計算機系統(tǒng)與程序。除了要做好軟件設備的更新工作，還要更新落后的硬件設施，并加強對硬件設備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長設備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。此外，在檔案管理工作中要善于吸收與借鑒優(yōu)秀的經(jīng)驗，注重資源轉(zhuǎn)換與共享，建立健全數(shù)字化檔案管理體系，從而提高檔案利用率。