科技檔案的整理

科技檔案的收集與整理【1】

摘要：科技檔案是人類(lèi)認(rèn)識(shí)自然和改造自然過(guò)程的原始記錄，科技檔案，即科學(xué)技術(shù)檔案，是科學(xué)技術(shù)和社會(huì)文明發(fā)展到一定歷史階段的必然產(chǎn)物，是人類(lèi)社會(huì)進(jìn)步的一個(gè)重要標(biāo)志。

本文主要針對(duì)科技檔案的收集與整理工作進(jìn)行論述。

關(guān)鍵詞：科技檔案 收集 整理

馬克思說(shuō)：“機(jī)器生產(chǎn)的發(fā)展，要求自覺(jué)地應(yīng)用自然科學(xué)?！鄙a(chǎn)力中也包括科學(xué)，因此可見(jiàn)、科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力。

既然科學(xué)技術(shù)檔案是生產(chǎn)力的重要構(gòu)成部分，科技檔案情息管理通過(guò)開(kāi)發(fā)利用可轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，能夠在經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮巨大作用。

科技檔案，即科學(xué)技術(shù)檔案，是國(guó)家全部檔案的重要組成部分，它伴隨著科學(xué)技術(shù)的產(chǎn)生而產(chǎn)生。

隨著科學(xué)社會(huì)化和社會(huì)科學(xué)化的趨勢(shì)日趨明顯，科學(xué)技術(shù)已經(jīng)滲透到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域。

因此，科技檔案管理已逐步成為社會(huì)管理的重要部分，發(fā)展并成熟起來(lái)。

一、科技檔案的收集工作

1.科技檔案的收集

科技檔案是開(kāi)展科技檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，也是科技檔案信息資源開(kāi)發(fā)的必要條件。

因此，科技檔案的收集在整個(gè)科技檔案業(yè)務(wù)管理工作中占有重要的地位，是一個(gè)關(guān)鍵性的工作環(huán)節(jié)。

做好科技檔案的收集工作，單靠科技業(yè)務(wù)部門(mén)的歸檔移交以及科技檔案部門(mén)的協(xié)助與指導(dǎo)還不夠，還需要檔案部門(mén)明確其指導(dǎo)思想與要求，掌握收集工作的途徑與方法，積極、主動(dòng)地開(kāi)展科技檔案收集工作。

科技檔案收集，就是基層科技檔案機(jī)構(gòu)和科技專(zhuān)業(yè)檔案館按照一定的規(guī)章制度，通過(guò)接收、征集、征購(gòu)等方式把科技檔案集中起來(lái)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。

其包括：基層科技檔案機(jī)構(gòu)的收集;科技專(zhuān)業(yè)檔案館的收集。

由于現(xiàn)階段我國(guó)存在著多種形式的所有制，科技檔案收集工作與此相適應(yīng)，也有接收、征集、征購(gòu)三種方式。

2.科技檔案的收集的要求

遵守國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī)，集中統(tǒng)一管理科技檔案是《檔案法》的明確規(guī)定。

任何企事業(yè)單位的科技檔案都應(yīng)該由科技檔案部門(mén)依法進(jìn)行收集，實(shí)行統(tǒng)一管理，這是國(guó)家全部科技檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)。

遵循科技檔案的自然形成規(guī)律。

基層科技檔案機(jī)構(gòu)的收集，標(biāo)志著科技文件在自身運(yùn)動(dòng)過(guò)程中發(fā)生了性質(zhì)的變化;科技專(zhuān)業(yè)檔案館的收集，標(biāo)志著科技檔案運(yùn)動(dòng)進(jìn)入到一個(gè)新的階段。

由于科技檔案是伴隨著各項(xiàng)科技生產(chǎn)活動(dòng)有規(guī)律地形成的，這就要求科技檔案收集工作必須遵循著科技檔案的自然形成規(guī)律。

保證科技檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)，也是保證科技檔案質(zhì)量的重要“關(guān)口”，只有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技檔案才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

3.基層科技檔案機(jī)構(gòu)的收集

3.1科技檔案機(jī)構(gòu)的收集渠道

部門(mén)歸檔的成套科技檔案這是基層科技檔案機(jī)構(gòu)收集科技檔案的主渠道;向科技部門(mén)或科技人員收集零散科技檔案;向本單位人員征集非職務(wù)科研成果檔案，單位人員非職務(wù)活動(dòng)形成的科技成果，原則上大多屬于個(gè)人，其形成的科技檔案從產(chǎn)權(quán)的角度看，也應(yīng)歸個(gè)人所有的;收集外單位轉(zhuǎn)讓或移交的科技檔案對(duì)于企事業(yè)單位而言，科技檔案并非都是本單位形成的。

因此，基層科技檔案機(jī)構(gòu)在收集科技檔案時(shí)，有時(shí)會(huì)涉及到其他單位。

3.2基層科技檔案機(jī)構(gòu)的收集方法

科技檔案收集工作的目標(biāo)，是完整、準(zhǔn)確、及時(shí)地集中科技檔案。

基層科技檔案機(jī)構(gòu)圍繞這個(gè)目標(biāo)，再根據(jù)不同的收集渠道，應(yīng)采用靈活多樣的收集方法。

科技人員檔案意識(shí)的強(qiáng)弱，對(duì)科技檔案的收集有著重要的影響。

為此，增強(qiáng)科技人員的檔案意識(shí)，是做好科技檔案收集工作的一個(gè)關(guān)鍵，無(wú)論是成套接收還是零散收集都是如此。

要增強(qiáng)科技人員的檔案意識(shí)，必須做好思想工作，特別是要根據(jù)人的心理活動(dòng)規(guī)律，加以疏導(dǎo)和激勵(lì)。

在此過(guò)程中，除了要調(diào)動(dòng)科技人員的積極性之外，更應(yīng)當(dāng)在收集工作中實(shí)行嚴(yán)格的監(jiān)督控制。

科技檔案進(jìn)入檔案部門(mén)之后，發(fā)現(xiàn)不完整、不準(zhǔn)確的情況，通常要進(jìn)行的補(bǔ)充與糾正。

4.科技專(zhuān)業(yè)檔案館的收集

科技專(zhuān)業(yè)檔案館是國(guó)家保存科技檔案的基地，其宗旨是積累國(guó)家的科技資源，為社會(huì)服務(wù)。

這一宗旨突出了科技專(zhuān)業(yè)檔案館收集科技檔案的社會(huì)性，也明確了科技專(zhuān)業(yè)檔案館與基層科技檔案機(jī)構(gòu)在收集對(duì)象及其范圍方面的不同。

它的收集要本著價(jià)值原則、專(zhuān)業(yè)原則、層次原則和綜合原則來(lái)進(jìn)行工作。

二、科技檔案的整理

整理，是科技檔案進(jìn)入檔案部門(mén)后經(jīng)歷的第一次技術(shù)處理過(guò)程，即通過(guò)對(duì)科技檔案的分類(lèi)與歸類(lèi)，確定其在科技檔案庫(kù)藏體系中的位置，并以編號(hào)的形式將其固定下來(lái)。

科技檔案整理的內(nèi)容包括：分類(lèi)、排架與編號(hào)，其中分類(lèi)是科技檔案整理的核心。

整理工作，是科技檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的中心環(huán)節(jié)。

整理是科技檔案實(shí)行科學(xué)管理的基礎(chǔ)。

科技檔案的整理，其實(shí)質(zhì)就是對(duì)科技檔案進(jìn)行有序的組織。

前蘇聯(lián)學(xué)者列夫涅爾說(shuō)：“并不是每個(gè)系統(tǒng)都是可控的?？煽氐谋匾獥l件是該系統(tǒng)是有組織的?！彼砸ㄟ^(guò)對(duì)科技檔案形式特征的系統(tǒng)化，則可以達(dá)到對(duì)科技檔案實(shí)體的控制。

整理是科技檔案查找利用的前提。

科技檔案是否經(jīng)過(guò)整理，以及整理得是否科學(xué)，將直接影響到對(duì)它的利用。

經(jīng)過(guò)科學(xué)整理，科技檔案就能夠保持內(nèi)部相互之間的有機(jī)聯(lián)系以及信息的準(zhǔn)確揭示，就易于科技檔案工作者了解和熟悉所管理的科技檔案，從而能夠準(zhǔn)確、迅速地提供利用。

科技檔案分類(lèi)，就是根據(jù)科技檔案的內(nèi)容性質(zhì)和形成特點(diǎn)，把一定范內(nèi)的科技檔案劃分成不同的類(lèi)別層次，從而使庫(kù)藏全部科技檔案形成一個(gè)具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級(jí)的系統(tǒng)。

為了做好科技檔案的分類(lèi)工作，每個(gè)基層科技檔案機(jī)構(gòu)和科技專(zhuān)業(yè)檔案館，都應(yīng)根據(jù)庫(kù)藏科技檔案的實(shí)際情況，編制科學(xué)的、切實(shí)可行的科技檔案分類(lèi)方案。

科技檔案分類(lèi)方案，是對(duì)科技檔案進(jìn)行類(lèi)別劃分和正確歸類(lèi)的依據(jù)性文件。

它提供了一個(gè)完整的分類(lèi)體系，使科技檔案的歸類(lèi)能夠按部就班地順利完成。

同時(shí)，科技檔案分類(lèi)方案提綱挈領(lǐng)地反映了庫(kù)藏的全部?jī)?nèi)容。

我們知道，一切科技生產(chǎn)活動(dòng)都具有連續(xù)性、繼承性的特點(diǎn)，前一階段形成的經(jīng)驗(yàn)(科技檔案)，往往是后階段科技和生產(chǎn)活動(dòng)的憑據(jù)。

生產(chǎn)技術(shù)越復(fù)雜，現(xiàn)代化程度越高，越離不開(kāi)科技檔案。

科技檔案管理如果脫離了科技檔案工作的實(shí)際，那將是無(wú)源之水、無(wú)本之木，所以科技檔案管理也要僅僅的跟隨實(shí)際工作的變化而變化，與時(shí)俱進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王實(shí).新時(shí)期認(rèn)識(shí)與加強(qiáng)科技檔案工作的探討[J].湖南林業(yè)科技，2004(02).

[2]趙輝等.科技文件與科技檔案管理方法淺議[J].河南林業(yè)科技，2007(04).

加強(qiáng)科技檔案的收集與管理【2】

【摘 要】隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，科技檔案的種類(lèi)和數(shù)量日益增多，如何收集管理好檔案信息資源，以滿(mǎn)足科技人員的需求，是我們檔案工作者的首要任務(wù)。

【關(guān)鍵詞】科技檔案 收集 管理

1.科技檔案收集與管理的重要性

科技檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究中形成的具有一定價(jià)值的科研項(xiàng)目、產(chǎn)品、基本建設(shè)、設(shè)備儀器等檔案，是具有保存和參考價(jià)值的科學(xué)技術(shù)資料，對(duì)本單位的發(fā)展起著重要的作用。

1.1科技檔案是科技活動(dòng)的真實(shí)記錄

科技檔案反映了一個(gè)單位的科研、生產(chǎn)活動(dòng)的全過(guò)程，是科研、生產(chǎn)發(fā)展變化的歷史記錄，是廣大科技人員的勞動(dòng)結(jié)晶。

它能為科技人員在進(jìn)行管理、科技決策、技術(shù)交流、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、推廣應(yīng)用等方面提供信息和依據(jù)。

科技檔案是寶貴的無(wú)形資產(chǎn)，蘊(yùn)藏著巨大財(cái)富，它在產(chǎn)品制造、設(shè)備維修、設(shè)施擴(kuò)建中為工程技術(shù)人員提供所需檔案材料，有效地提高工作效率。

同時(shí)，它還能促進(jìn)生產(chǎn)發(fā)展，提高知識(shí)創(chuàng)新能力，新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)能力和同行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

1.2科技檔案收集與整理是檔案管理的重要內(nèi)容

檔案法中明確規(guī)定，檔案管理包括收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、提供、利用等環(huán)節(jié)，其中收集是第一環(huán)節(jié)。

由此可見(jiàn)，強(qiáng)調(diào)對(duì)產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行收集、集中統(tǒng)一管理，才能保證檔案的完整齊全，才能使檔案工作更有效地為社會(huì)和諧、為科學(xué)發(fā)展提供服務(wù)。

2.科技檔案收集與管理存在的問(wèn)題

2.1對(duì)科技檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠

目前，科技檔案的收集工作仍處于一種被動(dòng)的收集狀態(tài)，檔案資料的上交不及時(shí)，收集不齊全的情況較為普遍。

倘若不能更有效地保證科技檔案的完整與統(tǒng)一，不能為科技檔案工作的進(jìn)一步開(kāi)展打下良好的基礎(chǔ)，就會(huì)影響和制約檔案工作的開(kāi)展，勢(shì)必會(huì)影響整個(gè)單位發(fā)展的效率與效益。

2.2沒(méi)有法制意識(shí)和長(zhǎng)期規(guī)劃

由于對(duì)科技檔案收集和管理工作沒(méi)有法制意識(shí)和長(zhǎng)期規(guī)劃，有資料則歸，無(wú)資料就不歸，有的科技人員對(duì)檔案人員的收集、辦理移交檔案工作都是被動(dòng)的，僅僅在等待著某些行政命令而缺乏主動(dòng)性。

目前，我所還沒(méi)有形成完全主動(dòng)歸檔的局面，因而，把“收集”、“歸檔”僅僅看作是一項(xiàng)檔案部門(mén)的工作，僅僅是為了應(yīng)付上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)而匆匆歸檔。

3.做好科技檔案收集與管理工作的意義

3.1增強(qiáng)檔案意識(shí)，做好收集管理工作

要做好檔案收集與管理工作，首先要改變觀念，增強(qiáng)檔案意識(shí)，檔案工作人員和科技人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹《檔案法》。

《檔案法》中規(guī)定，“對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據(jù)為己有”。

這就從法律上明確了應(yīng)該歸檔的文件必須履行正常程序，保證其系統(tǒng)完整。

檔案工作者還要按照《檔案法》積極主動(dòng)地做好科技檔案的收集與管理工作。

檔案工作是伴隨著科研工作而進(jìn)行的企業(yè)主動(dòng)行為，因此，要以主動(dòng)的服務(wù)來(lái)促進(jìn)檔案收集工作的進(jìn)行，以跟蹤服務(wù)來(lái)保證收集工作的高效完整、統(tǒng)一真實(shí)。

3.2建立專(zhuān)兼職檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)，敦促檔案產(chǎn)生部門(mén)歸檔

《檔案法》規(guī)定，檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，以維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。

這個(gè)原則是我國(guó)多年檔案管理經(jīng)驗(yàn)的積累與總結(jié)，也是被檔案工作實(shí)踐證明是行之有效的，必須全面理解，認(rèn)真落實(shí)。

要做好科技檔案收集與管理工作，必須明確一名主要領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，有穩(wěn)定的檔案職能機(jī)構(gòu)，建立一支人員結(jié)構(gòu)合理、業(yè)務(wù)精湛、既懂科技又懂檔案的專(zhuān)職檔案員隊(duì)伍。

把檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)建設(shè)到科技檔案形成的各個(gè)部門(mén)，在這些部門(mén)設(shè)置兼職檔案員，并將其進(jìn)行培訓(xùn)，使他們成為部門(mén)檔案收集工作的實(shí)行者和監(jiān)督者，只有這樣，才能使科技檔案工作變被動(dòng)為主動(dòng)。

3.3加強(qiáng)科技檔案活動(dòng)全過(guò)程的收集與管理工作

科技活動(dòng)是長(zhǎng)期、連續(xù)不斷進(jìn)行的，其中的科技檔案也是在這種循序漸進(jìn)的發(fā)展中不斷產(chǎn)生的。

科技資料在科研工作的早期對(duì)科技檔案管理具有較大的可塑性。

因此，為了提高科技檔案收集工作的質(zhì)量，在項(xiàng)目開(kāi)展工作之際，應(yīng)及時(shí)地將科技檔案管理要求傳達(dá)到各級(jí)科研部門(mén)，使他們能夠在工作中正確地組織科技材料的編寫(xiě)及保證今后歸檔文件的完整性和準(zhǔn)確性。

科研工作的最終目的是將科研轉(zhuǎn)入生產(chǎn)。

這一階段應(yīng)重點(diǎn)做好科研總結(jié)、使用說(shuō)明書(shū)、成果照片、成果申報(bào)表、鑒定證書(shū)，以及課題論證報(bào)告等的收集工作。

這樣，由于文件資料產(chǎn)生部門(mén)比較分散，這就要求我們檔案工作者應(yīng)及時(shí)主動(dòng)、有目的、有計(jì)劃地按照工程、項(xiàng)目的進(jìn)度做好文件材料的收集工作。

因此，無(wú)論是怎樣的科研課題，最重要的是要把科技檔案的收集工作做好，把文件材料的形成和收集工作納入日常工作中去，明確職責(zé)，落實(shí)到人。

如何進(jìn)行檔案整理

如何進(jìn)行檔案整理

檔案整理是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類(lèi)、組合、排列、編號(hào)、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過(guò)程。下面是我搜集整理的如何進(jìn)行檔案整理，歡迎閱讀。

檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系;區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限;便于保管和利用。

檔案整理的文件范圍是：凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的，具有查考保存價(jià)值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、電話(huà)記錄、圖表、簿冊(cè)、照片、錄音、錄像、計(jì)算機(jī)盤(pán)片、實(shí)物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過(guò)程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類(lèi)、組合、編目的過(guò)程。分類(lèi)即按照立檔單位的檔案分類(lèi)方案，對(duì)文件材料進(jìn)行實(shí)體分類(lèi);組合即將經(jīng)過(guò)分類(lèi)的文件材料，按一定形式組合起來(lái);編目即將經(jīng)過(guò)組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號(hào)有1.2，1.5，2.0cm三個(gè)規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書(shū)材料時(shí)應(yīng)當(dāng)符合《文書(shū)檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來(lái)講，一份文書(shū)材料、一張圖紙或照片、一盤(pán)錄音帶或錄像帶、一本表冊(cè)或證書(shū)、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。文書(shū)材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等)，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、刊物等每?jī)?cè)為一件，來(lái)文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

全縣副科級(jí)以上各級(jí)黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書(shū)檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國(guó)家檔案局發(fā)布的8號(hào)令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

各單位專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)檔案按照上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的(現(xiàn)10年)文書(shū)檔案，鄉(xiāng)財(cái)政所、中心學(xué)校等二級(jí)機(jī)構(gòu)文書(shū)、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實(shí)物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國(guó)家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)執(zhí)行。照片檔案整理按國(guó)家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2002)執(zhí)行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執(zhí)行。其中科研檔案還可按國(guó)家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會(huì)計(jì)檔案按“盒(卷)”整理，整理的依據(jù)是財(cái)政部、國(guó)家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào))。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類(lèi)、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號(hào)、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫(xiě)備考表、填寫(xiě)檔案盒封面、編寫(xiě)歸檔文件整理說(shuō)明、編制歸檔文件目錄冊(cè)、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類(lèi)、鑒定保管期限、排列、編頁(yè)號(hào)、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫(xiě)備考表、填寫(xiě)案卷封面、編寫(xiě)立卷說(shuō)明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

一、檔案的分類(lèi)原則： 以各單位全部檔案為對(duì)象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點(diǎn)以及載體形式，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案分類(lèi)、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開(kāi)發(fā)利用。

二、檔案的分類(lèi)和大類(lèi)設(shè)置辦法

(一)大類(lèi)的設(shè)置 原則上每各單位設(shè)置八個(gè)大類(lèi)，即文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案(含科研、基建、設(shè)備儀器等)、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案、圖書(shū)資料。

(二)各類(lèi)內(nèi)檔案的分類(lèi)辦法

1、文書(shū)檔案分類(lèi)有4種方法

(1)保管期限---年度分類(lèi)法，即先將歸檔文件按保管期限分類(lèi)，每個(gè)保管期限下按年度分類(lèi)，我縣以“件”整理的檔案多數(shù)單位采用這種方法，采用這種分類(lèi)比較便于操作，尤其對(duì)于小單位，而對(duì)于大一些的單位，雖說(shuō)不用份問(wèn)題，但為了查找方便，還是要遵照傳統(tǒng)立卷方法和歸檔無(wú)奈整理的原則，將本單位上下級(jí)、同級(jí)及非隸屬單位有密切聯(lián)系(針對(duì)本級(jí))的材料組合在一起;將本單位各部門(mén)及與有關(guān)個(gè)人有聯(lián)系的組合在一起;將同一工作、同一問(wèn)題、同一案件、同一會(huì)議、同一項(xiàng)目、同一地區(qū)、同一事物等內(nèi)容上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;將同一時(shí)間、同一地區(qū)、同一文種、同一載體、同一規(guī)格等形式上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;對(duì)于純上級(jí)文件或下級(jí)文件，在實(shí)際操作中，如果上、下級(jí)文件不多，則和本級(jí)合并裝盒歸檔，如果上級(jí)文件和下級(jí)文件較多，則將上、下級(jí)文件與本級(jí)文件分開(kāi)，上級(jí)排前，本級(jí)排中，下級(jí)排后。此種分類(lèi)法盒號(hào)編制方法是同一保館期限下，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)大流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一保管期限下、同一年度內(nèi)，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)流水號(hào)。這種分類(lèi)法檔案盒背脊 排列如圖：

(2)保管期限---年度---問(wèn)題分類(lèi)法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類(lèi)，每個(gè)保管期限下按年度分類(lèi)。再在年度下按按問(wèn)題(如綜合、政工、業(yè)務(wù))分類(lèi)，此種分類(lèi)法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數(shù)量特別多的單位，以及上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)有文件這樣規(guī)定的單位(如縣農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行)。以“卷”為整理單位的，在按問(wèn)題整理檔案前，先要按級(jí)別分類(lèi)，上級(jí)、本級(jí)、下級(jí)文件不得出現(xiàn)在同一卷中，除非是針對(duì)本級(jí)的文件。。以“件”為整理單位的，上、下級(jí)文件又必須分到各個(gè)問(wèn)題類(lèi)目中。此種分類(lèi)法盒號(hào)編制方法是同一保館期限下，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)大流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一個(gè)問(wèn)題內(nèi)從“1”開(kāi)始編制一個(gè)流水號(hào)。

(3)問(wèn)題---年度----保管期限分類(lèi)法，即先將歸檔文件按問(wèn)題分類(lèi)，每各問(wèn)題下按年度分類(lèi)，再在年度下按保管期限分類(lèi)。此種分類(lèi)法只適合于按十大類(lèi)分類(lèi)的企業(yè)單位(如自來(lái)水公司)，此種分類(lèi)法盒號(hào)編制方法是同一問(wèn)題內(nèi)，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)大流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一年度內(nèi)，同一保管期限下，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)流水號(hào)。

(4)年度---保管期限分類(lèi)法。即先將歸檔文件按年度分類(lèi)，每個(gè)年度下按保管期限分類(lèi)，此種分類(lèi)法我縣只有中國(guó)銀行、工商銀行2個(gè)企業(yè)采用，他們是按照上級(jí)業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)的規(guī)定辦的，此種分類(lèi)法盒號(hào)編制方法是同一年度內(nèi)，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一保管期限下，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)流水號(hào)。

2、業(yè)務(wù)檔案按種類(lèi)----保管期限---年度分類(lèi)法。

3、科技檔案采用種類(lèi)--保管期限—年度分類(lèi)法。

4、會(huì)計(jì)類(lèi)檔案分類(lèi)有2種方法

(1)采用種類(lèi)--保管期限—年度分類(lèi)法。即把報(bào)表、賬簿、憑證、其他分開(kāi)，再按年度時(shí)間排列，歷年各編一個(gè)案卷流水號(hào)。這種方法適合會(huì)計(jì)檔案數(shù)量少的單位。

(2)年度---類(lèi)別---保管期限的分類(lèi)方法，首先應(yīng)分開(kāi)會(huì)計(jì)年度，再按形式分為幾類(lèi)(先報(bào)表、帳薄再憑證)，然后在各類(lèi)內(nèi)按保管期限的長(zhǎng)短順序排列，一年編一個(gè)案卷流水號(hào)。這種方法適合會(huì)計(jì)檔案數(shù)量特別多的單位。

5、聲像檔案一般采用載體形式--年度--保管期限分類(lèi)法，按載體形式設(shè)置三級(jí)類(lèi)目時(shí)，音像類(lèi)可分為照片、錄音帶、錄像帶;

6、電子檔案按照載體形式--年度--保管期限分類(lèi)法。電子類(lèi)可分為磁帶、光盤(pán);

7、實(shí)物檔案一般采用載體形式--年度分類(lèi)法-，實(shí)物類(lèi)可分為榮譽(yù)類(lèi)、紀(jì)念品(禮品)類(lèi)、印信類(lèi)，也可以分為可折疊類(lèi)和不可折疊類(lèi)等。

8、圖書(shū)資料按照類(lèi)別---年度分類(lèi)法。圖書(shū)資料類(lèi)別一般分為政治、法規(guī)、業(yè)務(wù)、其他。

三、檔號(hào)(全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)(件號(hào))、頁(yè)號(hào))的編制

(一)全宗號(hào)的編制 全宗號(hào)填寫(xiě)檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號(hào)為“142”， 標(biāo)識(shí)為“0142”。未確定全宗號(hào)的在檔案未進(jìn)館之前該號(hào)可暫不填寫(xiě)。企業(yè)可填寫(xiě)表達(dá)單位的漢語(yǔ)拼音代字.

(二)目錄號(hào)編制。 填寫(xiě)全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號(hào)，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號(hào)，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)試行規(guī)則》編制分類(lèi)方案的單位，可填寫(xiě)類(lèi)別特征代碼 。案卷目錄號(hào)應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置。可按不同時(shí)間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專(zhuān)題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號(hào)。每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足1000時(shí)，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號(hào);案卷數(shù)量超過(guò)1000時(shí)，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號(hào)。在一個(gè)全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號(hào)。目錄號(hào)是由漢語(yǔ)拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字組成的檔案類(lèi)別代碼標(biāo)識(shí)。不同級(jí)位的類(lèi)別之間可用間隔符“●”分開(kāi)。不產(chǎn)生誤解時(shí)，省略間隔符。

1、一級(jí)類(lèi)目的目錄號(hào)采用其類(lèi)目中有代表性的一到二個(gè)漢字的大寫(xiě)漢語(yǔ)拼音字母編寫(xiě)。即W代表文書(shū)檔案;Y代表業(yè)務(wù)檔案(如果一個(gè)單位的業(yè)務(wù)檔案門(mén)類(lèi)很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標(biāo)識(shí));J代表科技檔案;K代表會(huì)計(jì)檔案(報(bào)表K1、賬本K2、憑證K3);X代表音像檔案;D代表電子檔案;SW代表檔案實(shí)物。

2、采用阿拉伯?dāng)?shù)字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長(zhǎng)期(或30年)”、“短期(或10年)”三個(gè)不同的保管期限。

3、目錄號(hào)編制示例

業(yè)務(wù)檔案 目錄號(hào) y1 代表永久類(lèi)的業(yè)務(wù)檔案;Y2 代表長(zhǎng)期(或30年)類(lèi)的業(yè)務(wù)檔案;y3 代表短期(或10年)類(lèi)的業(yè)務(wù)檔案。

(三)案卷(件)號(hào)、頁(yè)號(hào)

1、案卷號(hào)是目錄內(nèi)案卷的順序編號(hào)，案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)，在同一個(gè)案卷目錄(或分類(lèi)體系的最低一級(jí)類(lèi)目)內(nèi)也不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)，每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號(hào)。如一個(gè)目錄出現(xiàn)兩個(gè)以上(含兩個(gè))案卷流水順序號(hào)時(shí)應(yīng)重新編案卷號(hào)或分設(shè)案卷目錄。以“卷”整理的文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)、科技檔案分別在同一保管期限內(nèi)依次編寫(xiě)案卷號(hào)，再以案卷為單元依次編寫(xiě)件號(hào)(填寫(xiě)在順序號(hào)欄)和頁(yè)號(hào)。會(huì)計(jì)檔案中的財(cái)務(wù)報(bào)表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫(xiě)案卷號(hào)，在每一個(gè)案卷內(nèi)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

2、件號(hào)即歸檔文件的排列順序號(hào)，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)。分為“室編件號(hào)、館編件號(hào)”。室編件號(hào)是歸檔文件在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)從“1”開(kāi)始編寫(xiě)的順序號(hào)，每一件內(nèi)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。館編件號(hào)是指歸檔文件移交進(jìn)館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號(hào)。音像、電子、實(shí)物檔案按類(lèi)從“1”開(kāi)始編寫(xiě)件號(hào)。

3、頁(yè)號(hào)是填寫(xiě)卷內(nèi)文件材料所在之頁(yè)的編號(hào)。頁(yè)號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。卷內(nèi)文件各頁(yè)按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。

四、檔案整理的質(zhì)量要求：

(一)組合(卷)要求;以問(wèn)題為主，兼顧其它特征，使文書(shū)材料之間的聯(lián)系緊密，分級(jí)適當(dāng)，問(wèn)題單一，類(lèi)型鮮明，年度不混，保管期限準(zhǔn)確。

1、齊全完整。歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，一個(gè)問(wèn)題的構(gòu)件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水;收集工作應(yīng)立足本單位,注意業(yè)務(wù)部門(mén)形成的反映專(zhuān)業(yè)職能活動(dòng)的文件材料的收集;重大活動(dòng)事件材料的收集;文電合一;底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計(jì)算機(jī)上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。若計(jì)算機(jī)打印的底稿上有領(lǐng)導(dǎo)的重要修改或批示，應(yīng)收集與印件一并歸檔;有重要領(lǐng)導(dǎo)批示的辦文單應(yīng)隨正文一起收集歸檔;附件隨正件收集歸檔;關(guān)于同一問(wèn)題的請(qǐng)示和批復(fù)應(yīng)一起歸檔。

2、分類(lèi)科學(xué)。全宗內(nèi)檔案整理采用統(tǒng)一的分類(lèi)方案，分類(lèi)層次清楚，類(lèi)、項(xiàng)、目概念明確，并列的類(lèi)別之間界限分明，不互相交叉或重合。

3、保持文件內(nèi)在聯(lián)系。

A.時(shí)間聯(lián)系。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個(gè)時(shí)間特征的.分年度時(shí).以文件簽發(fā)日期(成文日期)為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬年度。計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按簽發(fā)日期(成文日期)，電報(bào)以發(fā)出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：

(1)跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)、來(lái)文與復(fù)文，放在復(fù)文年度;沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年度;多份文件(如組織關(guān)系、工資關(guān)系、行政介紹信等)作為一件的，可標(biāo)起止時(shí)間;跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃、預(yù)算，放在文件內(nèi)容針對(duì)的第一個(gè)年度;跨年度的總結(jié)、報(bào)告、決算，放在文件內(nèi)容針對(duì)的最后一個(gè)年度;跨年度的會(huì)議文件，放在會(huì)議結(jié)束的年度;跨年度的非訴訟案件，放在結(jié)案的年度;法規(guī)性文件放在公布或批準(zhǔn)的年度。

(2)按專(zhuān)門(mén)年度(如教學(xué)年度)形成的文件，放在專(zhuān)門(mén)年度組卷。

(3)沒(méi)有標(biāo)明落款日期的文件材料.應(yīng)通過(guò)對(duì)照等手段考證文件的準(zhǔn)確日期或推斷近似日期，據(jù)以按年度合理歸類(lèi)。

(4)臨時(shí)性機(jī)構(gòu)，存在時(shí)間不長(zhǎng)(兩年以?xún)?nèi))，文件材料較少.形成的文件可以不分年度.放在工作結(jié)束年度歸檔;如果每年文件數(shù)量較多亦可分散在各個(gè)年度內(nèi)歸檔。

B.來(lái)源聯(lián)系。要求區(qū)分級(jí)別，將上級(jí)機(jī)關(guān)、下屬機(jī)關(guān)、平級(jí)機(jī)關(guān)和本單位的文件分別組卷。對(duì)有密切聯(lián)系的上、下級(jí)文件，如本單位的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)，下屬機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與本單位的批復(fù)，應(yīng)與本單位的文件放在一起組卷。

C.內(nèi)容聯(lián)系。要求保持卷內(nèi)文件內(nèi)容的單一性和內(nèi)容相近的文件之間的聯(lián)系。黨政工團(tuán)和業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中形成的各種管理性、業(yè)務(wù)性、規(guī)范性文件和調(diào)研材料等，一般按問(wèn)題進(jìn)行組合。同一個(gè)問(wèn)題、一次會(huì)議、一項(xiàng)工程、一個(gè)案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件放在一起組卷。文電應(yīng)合一組卷。單一問(wèn)題的文件數(shù)量少時(shí)，可將內(nèi)容相近的其他問(wèn)題的文件合并組卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤(pán)等與內(nèi)容相關(guān)的文書(shū)檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說(shuō)明。在按問(wèn)題分類(lèi)時(shí)，文件歸檔應(yīng)按其主要內(nèi)容有規(guī)律地進(jìn)行，并保持連續(xù)性，某個(gè)內(nèi)容的文件在去年放入哪類(lèi)中，今年亦歸入同一類(lèi)中，不要根據(jù)一時(shí)的需要隨便更改，以免給將來(lái)的查找利用帶來(lái)不便。

4、正確劃分保管期限。根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書(shū)材料按不同的保管期限分開(kāi)。

A、文書(shū)檔案根據(jù)國(guó)家檔案局2006年8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書(shū)材料按永久、定期(30年、10年)二種不同的保管期限分開(kāi) 。

(1)永久保存的.文件有以下八個(gè)重要方面：一是本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。這一條從文種的專(zhuān)指性上理解，可以細(xì)化為法律、法規(guī)、條例和政策性文件材料。二是本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料。本機(jī)關(guān)召開(kāi)的重要會(huì)議主要指本級(jí)黨*會(huì)、人代、政協(xié)會(huì)、經(jīng)濟(jì)工作會(huì)、紀(jì)檢會(huì)及本機(jī)關(guān)召開(kāi)的年度工作會(huì)議、黨組(黨委)會(huì)議、行政辦公會(huì)、重要的專(zhuān)題工作研討會(huì)的文件材料。 要因機(jī)關(guān)性質(zhì)來(lái)比較，對(duì)本機(jī)關(guān)只要具有重要影響力的活動(dòng)都算。比如本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱(chēng)更改、人事任免、評(píng)先、組織簡(jiǎn)則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。三是本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。主要指本機(jī)關(guān)形成的年度或年度以上工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)范性文件、重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)的文件、重要專(zhuān)題的調(diào)研材料、大事記、組織沿革、綜合性統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。四是本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示、報(bào)告、總結(jié)、結(jié)合性統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。五是本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。六是本機(jī)關(guān)房屋買(mǎi)賣(mài)土地征用，重要合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。七是上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料，主要是指法律、法規(guī)、條例、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃等。八是同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。把握機(jī)關(guān)文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機(jī)關(guān)職能活動(dòng)規(guī)模大小、歸檔層次、影響力、產(chǎn)生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來(lái)考慮。

(2)定期保管的文書(shū)檔案主要包括：一是本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料;主要是指本機(jī)關(guān)各部門(mén)在履行職能活動(dòng)形成一般性的規(guī)章、辦法、意見(jiàn)等文件材料。二是本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料，三是本機(jī)關(guān)形成的有關(guān)事務(wù)管理、制度、安全保衛(wèi)等一般性文件材料。四是本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件;包括工作計(jì)劃、總結(jié)、專(zhuān)題調(diào)研材料等。 五是本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)的批復(fù)、批示。一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是分階段進(jìn)行的，那么在各階段形成的文件材料，只能當(dāng)成一般性的業(yè)務(wù)。至于一般性的工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)表，是指機(jī)關(guān)各部門(mén)自己形成的，僅反映一個(gè)部門(mén)或一個(gè)方面職能活動(dòng)的文件材料。六是上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)，但要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料(包括一般性的會(huì)議文件材料)，這一條幾乎大多數(shù)機(jī)關(guān)都有，雖是普發(fā)性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執(zhí)行的。七是上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需貫徹執(zhí)行的文件材料。在這一條中提到上級(jí)或同級(jí)，不一定是本機(jī)關(guān)的主管業(yè)務(wù)，但又需參照?qǐng)?zhí)行，比如財(cái)政、人事、勞動(dòng)等部門(mén)制發(fā)的調(diào)資、勞保、福利、差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)、稅務(wù)、職稱(chēng)、計(jì)生等文件材料。八是同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。九是下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃(含長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃)、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專(zhuān)題報(bào)告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個(gè)詞。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問(wèn)題是否常規(guī)性、技術(shù)性等方面的問(wèn)題。

(3)根據(jù)本單位的保管期限表，對(duì)當(dāng)年歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)時(shí)要注意以下幾點(diǎn):一是原則上不要將多個(gè)保管期限的文件混在一起。二是應(yīng)從一個(gè)問(wèn)題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來(lái)劃定保管期限。如全縣教育工作會(huì)議材料，除了先進(jìn)事跡是30年，其余都是永久，那么我們可以把這個(gè)先進(jìn)事跡也做永久。我縣統(tǒng)一規(guī)定重大活動(dòng)、主要工作職能會(huì)議材料成套性集中，全部定為永久。三是上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)文件永久從嚴(yán)(政策法規(guī)、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級(jí)內(nèi)部科室加掛縣機(jī)構(gòu)牌子,期限提高.五是本級(jí)簡(jiǎn)報(bào)30年

B、會(huì)計(jì)檔案。

(1)會(huì)計(jì)憑證：保管15年。

(2)會(huì)計(jì)帳薄：現(xiàn)金日記帳、銀行日記帳保管25年，總帳、明細(xì)帳保管15年,固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。

(3)會(huì)計(jì)報(bào)表：決算報(bào)表永久保管(包括文字分析)，會(huì)計(jì)月報(bào)表保管15年。

(4)其他類(lèi)：會(huì)計(jì)移交清冊(cè)保管15年，會(huì)計(jì)檔案保管、銷(xiāo)毀清冊(cè)為永久，銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單保管5年

。

C、科技檔案?；ā⒖蒲校河谰?，設(shè)備檔案：長(zhǎng)期。

E、音像、電子、實(shí)物檔案：永久。

F、業(yè)務(wù)檔案保管期限按上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)要求或縣檔案根據(jù)其單位業(yè)務(wù)檔案存在的價(jià)值確定。

科技檔案管理的內(nèi)容

收集工作是把科技檔案從其形成部門(mén)或形成單位集中到企業(yè)、事業(yè)單位的檔案管理部門(mén)或科學(xué)技術(shù)檔案館(見(jiàn)科學(xué)技術(shù)檔案收集)，為實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理打下基礎(chǔ)；整理工作是將集中起來(lái)的科技檔案按其形成規(guī)律和內(nèi)容、形式特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi) (見(jiàn)科學(xué)技術(shù)檔案分類(lèi))、 系統(tǒng)排列和基本編目，實(shí)現(xiàn)庫(kù)藏科技檔案的科學(xué)組織和系統(tǒng)化;鑒定工作是通過(guò)對(duì)科技檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的質(zhì)量和保存價(jià)值的鑒別分析，決定其保管等級(jí)的科學(xué)劃分及篩選存毀(見(jiàn)科學(xué)技術(shù)檔案鑒定)；保管工作是以科學(xué)的管理手段和技術(shù)措施保護(hù)科技檔案的完整和安全,保證科技檔案在質(zhì)量上的準(zhǔn)確,維護(hù)庫(kù)藏科技檔案的科學(xué)序列，為最大限度地延長(zhǎng)科技檔案的自然壽命和保證科技檔案的有效利用提供條件并實(shí)行監(jiān)督；統(tǒng)計(jì)工作是通過(guò)統(tǒng)計(jì)數(shù)字的積累和分析，掌握庫(kù)藏科技檔案的數(shù)量和質(zhì)量，以及科技檔案管理和利用工作的基本狀況,既是保護(hù)科技檔案對(duì)其實(shí)行監(jiān)督的基本手段,也為科學(xué)地組織管理科技檔案提供數(shù)字依據(jù)；提供利用工作是通過(guò)創(chuàng)造條件，以各種有效的方式將科技檔案信息開(kāi)發(fā)出來(lái)，滿(mǎn)足有關(guān)工作的需要。

怎樣科學(xué)制定企業(yè)的科技檔案管理

　　1、重視企業(yè)科技檔案的收集和整理工作，建立科學(xué)的歸檔工作流程
　　1.1做好科技檔案的收集工作
　　收集工作是做好檔案管理工作的支點(diǎn)，是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，是保障科技檔案系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確的有效渠道。根據(jù)各個(gè)企業(yè)的不同的科技活動(dòng)的特點(diǎn)和步驟，檔案管理人員要在檔案的收集和整理工作上做到具有前瞻性的工作。
　　1.2遵循科技檔案形成的規(guī)律完成整理立卷工作
　　科技檔案是伴隨著科技生產(chǎn)活動(dòng)有規(guī)律形成的，科技檔案的整理、立卷是檔案管理過(guò)程中的一個(gè)承前啟后的重要環(huán)節(jié)，它連接著科技生產(chǎn)活動(dòng)和檔案管理的活動(dòng)?？萍紮n案的管理人員要熟悉科技檔案的形成過(guò)程，掌握其形成規(guī)律，在規(guī)律的指導(dǎo)下開(kāi)展檔案的整理、立卷工作。
　　1.2.1立卷工作要遵循幾個(gè)要求：
　?。?）案卷內(nèi)的科技文件內(nèi)容必須準(zhǔn)確反映生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備及其管理活動(dòng)的真實(shí)情況；
　　（2）案卷內(nèi)科技文件應(yīng)齊全、完整；
　?。?）案卷內(nèi)科技文件的載體和書(shū)寫(xiě)材料要符合耐久性要求。
　　1.2.2科技文件管理人員組卷時(shí)應(yīng)本著這樣幾個(gè)原則：
　?。?）產(chǎn)品、設(shè)備儀器文件，按其反映的不同部件、結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)分別組卷；
　　（2）基建工程的文件，按其反映的不同專(zhuān)業(yè)，分別組織案卷；
　?。?）科研課題的科技文件可以按其反映的不同研究階段分別組卷；
　?。?）產(chǎn)品、設(shè)備、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料，按照其反映的不同問(wèn)題或不同名稱(chēng)，分別組卷。
　　1.3建立科學(xué)的歸檔流程
　　各個(gè)企業(yè)由于其科技生產(chǎn)的內(nèi)容和規(guī)律不盡相同，形成的科技檔案管理流程也各有不同。一般工期較短的項(xiàng)目可以待項(xiàng)目完工后，由項(xiàng)目部的文件管理人員按照企業(yè)的檔案管理相關(guān)規(guī)定整理、立卷，經(jīng)企業(yè)檔案管理部門(mén)審核后，一次性完成歸檔移交工作；如遇工期較長(zhǎng)的項(xiàng)目，檔案管理部門(mén)可與項(xiàng)目執(zhí)行部門(mén)協(xié)商，按照工程的進(jìn)度情況，按階段歸檔，即一個(gè)階段完成后，項(xiàng)目部的文件管理人員按照檔案制度管理規(guī)定整理、立卷，經(jīng)檔案管理部門(mén)審核后，移交歸檔，完成階段性歸檔工作。
　　企業(yè)科技檔案的相關(guān)管理人員要積極主動(dòng)的采取行動(dòng)，了解掌握本企業(yè)的科技生產(chǎn)活動(dòng)特點(diǎn)，結(jié)合實(shí)際情況，經(jīng)常督促有關(guān)人員及時(shí)將科技生產(chǎn)中形成的相關(guān)資料收集、整理、立卷，按照企業(yè)檔案有關(guān)要求歸檔；協(xié)助科研生產(chǎn)部門(mén)制定文件材料的歸檔范圍，重點(diǎn)關(guān)注驗(yàn)收、鑒定等相關(guān)資料收集的工作環(huán)節(jié)，加強(qiáng)對(duì)檔案形成過(guò)程的控制，把握好歸檔流程的各個(gè)節(jié)點(diǎn)，根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際情況，按照檔案管理的科學(xué)規(guī)律制定合理的管理流程，保障資料齊全、完整，不斷豐富、完善檔案館藏。
　　2、企業(yè)科技檔案的利用
　　2.1、科技檔案的利用對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性
　　進(jìn)入信息社會(huì)以來(lái)，信息尤其是科技信息的生產(chǎn)、收集、整理、利用、開(kāi)發(fā)能力，已成為一個(gè)經(jīng)濟(jì)實(shí)體、一個(gè)國(guó)家強(qiáng)盛的標(biāo)志。企業(yè)科技檔案是企業(yè)信息力的重要組成部分。我們對(duì)企業(yè)科技檔案的利用主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1）有效利用企業(yè)科技檔案，可節(jié)省人力成本，促進(jìn)全社會(huì)生產(chǎn)力的提高。科技檔案作為一種潛在的生產(chǎn)力，只能通過(guò)利用才可發(fā)揮作用。（2）從戰(zhàn)術(shù)的角度利用企業(yè)科技檔案，可增加科技檔案存量，形成科技檔案價(jià)值的開(kāi)發(fā)利用的良性循環(huán)?？萍紮n案的價(jià)值可以通過(guò)對(duì)其開(kāi)發(fā)利用對(duì)其進(jìn)行保值、增值，一方面提高全社會(huì)的生產(chǎn)力和勞動(dòng)效率，另一方面，也體現(xiàn)在為新的科技檔案的產(chǎn)生和科技檔案存量的總體增長(zhǎng)，因此開(kāi)發(fā)利用科技檔案價(jià)值的過(guò)程也就是一個(gè)使科技檔案存量增長(zhǎng)的過(guò)程。
　　2.2、開(kāi)發(fā)利用是企業(yè)科技檔案工作的最終目的
　　科技檔案的利用服務(wù)是衡量企業(yè)科技檔案工作的最高標(biāo)準(zhǔn)，科技檔案的開(kāi)發(fā)利用也是做好企業(yè)科技檔案工作的最終目的。在加強(qiáng)科技檔案工作的各項(xiàng)基礎(chǔ)管理的同時(shí)，應(yīng)把主要精力放在科技檔案的服務(wù)利用上。
　　2.2.1.積極主動(dòng)參與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理，把企業(yè)各階段重點(diǎn)工作作為檔案部門(mén)的重點(diǎn)工作。這就要求檔案員走出檔案部門(mén)，了解企業(yè)各項(xiàng)工作的動(dòng)態(tài)，及時(shí)提供和介紹企業(yè)各相關(guān)工作所需的檔案資料，使檔案的技術(shù)和管理功能在各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科技研究等活動(dòng)中實(shí)現(xiàn)，提高經(jīng)濟(jì)效益。
　　2.2.2.應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)手段提高科技檔案利用服務(wù)質(zhì)量。使用計(jì)算機(jī)全面輔助科技檔案管理，應(yīng)用激光掃描、縮微技術(shù)將重要科技檔案存入計(jì)算機(jī)，利用計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)絡(luò)傳播科技檔案信息，使科技檔案查詢(xún)利用達(dá)到方便、快捷、準(zhǔn)確。
　　2.2.3開(kāi)展科技檔案信息的編研。隨著計(jì)算機(jī)在科技檔案管理中的應(yīng)用，檔案管理人員應(yīng)學(xué)會(huì)專(zhuān)題史料編制等，提高科技檔案管理效率；同時(shí)還應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科技開(kāi)發(fā)等需要，深層次地開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為領(lǐng)導(dǎo)決策、各部門(mén)日常工作提供決策依據(jù)和參考資料。
　　3、科技檔案開(kāi)發(fā)利用的新觀念
　　隨著商品經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們對(duì)信息的依賴(lài)和需求也越來(lái)越大，因而技術(shù)市場(chǎng)應(yīng)運(yùn)而生。在這種形勢(shì)下，積極開(kāi)發(fā)科技檔案信息，既能促進(jìn)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)體制的改革，又能適應(yīng)把企業(yè)推向市場(chǎng)的需要，使企業(yè)成為社會(huì)主義商品生產(chǎn)者和經(jīng)營(yíng)者。
　　3.1 轉(zhuǎn)變舊觀念 科技檔案部門(mén)收集、保管、開(kāi)發(fā)利用科技檔案的目的，是為科技、生產(chǎn)及其管理活動(dòng)提供條件和依據(jù)，也只有在被利用的過(guò)程中，才能體現(xiàn)科技檔案工作的價(jià)值。
　　多年來(lái)，企業(yè)科技檔案工作基本上屬于內(nèi)部服務(wù)型、無(wú)償服務(wù)型和保管服務(wù)型。隨著社會(huì)的進(jìn)步，那些直接反映經(jīng)濟(jì)情況或經(jīng)濟(jì)建設(shè)的科技檔案的利用將越來(lái)越多、越來(lái)越迫切，檔案工作者，不但要切實(shí)樹(shù)立一種開(kāi)放的、主動(dòng)為企業(yè)提供服務(wù)的、注意經(jīng)濟(jì)效益的新觀念，而且要從思想上、行動(dòng)上實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)變。
　　3.2 端正服務(wù)態(tài)度 科技檔案工作應(yīng)圍繞經(jīng)濟(jì)建設(shè)這個(gè)主戰(zhàn)場(chǎng)轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，摒棄單純的“看攤守堆”和“坐等上門(mén)”的觀念，應(yīng)深入生產(chǎn)第一線(xiàn)，主動(dòng)去了解科研、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、管理工作中的實(shí)際需要，開(kāi)發(fā)出科技檔案的信息資源。檔案工作人員在做好日常檔案接收、管理和提供利用的同時(shí)，要及時(shí)了解決策層和科技人員對(duì)檔案資料的需求狀況，結(jié)合本單位具體情況采取定期出成果通報(bào)、專(zhuān)題匯編、目錄開(kāi)放等方法，使檔案部門(mén)由你查我調(diào)!的被動(dòng)式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，由零散提供轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)提供。
　　3.3 服務(wù)目標(biāo)多樣化 檔案信息服務(wù)的方式要多樣化，根據(jù)具體情況開(kāi)展咨詢(xún)服務(wù)、跟蹤服務(wù)、定向服務(wù)，送科技上門(mén)，送信息到家，盡可能滿(mǎn)足企業(yè)各部門(mén)對(duì)科技檔案信息利用的不同需求。
　　在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，科技檔案信息服務(wù)的內(nèi)容更加豐富，服務(wù)的目標(biāo)由單一型轉(zhuǎn)向多樣型；既要不斷滿(mǎn)足知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，又要滿(mǎn)足企業(yè)經(jīng)濟(jì)拓寬和發(fā)展的需要。這就要求在傳統(tǒng)服務(wù)的基礎(chǔ)上，深化科技檔案信息服務(wù)的內(nèi)涵。應(yīng)從本單位科技檔案信息資源出發(fā)，確定企業(yè)科技檔案信息的服務(wù)方向，積極開(kāi)展網(wǎng)上信息檢索與利用服務(wù)，積極開(kāi)展重點(diǎn)工程館藏的數(shù)字化工作，構(gòu)建起全方位、深層次的服務(wù)格局。
　　3.4 服務(wù)手段現(xiàn)代化 要做好檔案工作，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)生產(chǎn)提供快捷的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，檔案人員還必須不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，不僅要有較強(qiáng)的信息意識(shí)，而且要有管理檔案的業(yè)務(wù)知識(shí)和一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。因此每個(gè)檔案工作者都必須不斷更新知識(shí)，才能適應(yīng)時(shí)代的要求，才能推動(dòng)檔案工作向前發(fā)展，真正做到深化了工作、服務(wù)了企業(yè)、貢獻(xiàn)于社會(huì)。
　　3.5 科技檔案工作應(yīng)適應(yīng)市場(chǎng)的需求 當(dāng)前，在大型施工單位全面走向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，按現(xiàn)代企業(yè)制度要求進(jìn)行改制改革時(shí)，可以看到存在的一個(gè)問(wèn)題：即科技檔案產(chǎn)生于本單位，使用于本單位，而缺乏社會(huì)交流。造成該問(wèn)題的原因有兩個(gè)：一是科技檔案工作一直按傳的封閉意識(shí)和工作方法運(yùn)作；二是社會(huì)缺乏科技檔案的流通機(jī)制。其結(jié)果是：科技檔案的用不是服務(wù)于社會(huì)，而是僅限于本單位查閱。也就是說(shuō)，科技檔案所蘊(yùn)藏的科技生產(chǎn)力沒(méi)有被釋放到社會(huì)中去，沒(méi)有進(jìn)入市場(chǎng)。
　　市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立和完善，為科技檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造了一個(gè)良好的環(huán)境和大好的機(jī)遇。把保管檔案的庫(kù)房變成適應(yīng)市場(chǎng)的信息中心，用現(xiàn)代科技信息為企業(yè)和社會(huì)服務(wù)。

如何整理檔案

如何整理檔案

機(jī)關(guān)單位或者企業(yè)在長(zhǎng)期的運(yùn)轉(zhuǎn)中都會(huì)產(chǎn)生大量文件，它們有些有重要價(jià)值，有些卻意義不大，但都無(wú)一例外地耗費(fèi)著我們的空間、時(shí)間和精力。對(duì)檔案文件的歸檔整理，是一定周期后必不可少的工作，以下是我為大家整理的如何整理檔案，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

一、檔案整理的基本要求：

遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

二、檔案整理的文件范圍是：

凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的，具有查考保存價(jià)值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、電話(huà)記錄、圖表、簿冊(cè)、照片、錄音、錄像、計(jì)算機(jī)盤(pán)片、實(shí)物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過(guò)程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類(lèi)、組合、編目的過(guò)程。分類(lèi)即按照立檔單位的檔案分類(lèi)方案，對(duì)文件材料進(jìn)行實(shí)體分類(lèi)；組合即將經(jīng)過(guò)分類(lèi)的文件材料，按一定形式組合起來(lái)；編目即將經(jīng)過(guò)組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號(hào)有1.2，1.5，2.0cm三個(gè)規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書(shū)材料時(shí)應(yīng)當(dāng)符合《文書(shū)檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來(lái)講，一份文書(shū)材料、一張圖紙或照片、一盤(pán)錄音帶或錄像帶、一本表冊(cè)或證書(shū)、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。文書(shū)材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、刊物等每?jī)?cè)為一件，來(lái)文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

全縣副科級(jí)以上各級(jí)黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書(shū)檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國(guó)家檔案局發(fā)布的8號(hào)令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

各單位專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)檔案按照上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的（現(xiàn)10年）文書(shū)檔案，鄉(xiāng)財(cái)政所、中心學(xué)校等二級(jí)機(jī)構(gòu)文書(shū)、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實(shí)物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國(guó)家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國(guó)家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）執(zhí)行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國(guó)家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會(huì)計(jì)檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財(cái)政部、國(guó)家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)）。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類(lèi)、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號(hào)、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫(xiě)備考表、填寫(xiě)檔案盒封面、編寫(xiě)歸檔文件整理說(shuō)明、編制歸檔文件目錄冊(cè)、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類(lèi)、鑒定保管期限、排列、編頁(yè)號(hào)、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫(xiě)備考表、填寫(xiě)案卷封面、編寫(xiě)立卷說(shuō)明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

三、檔案的分類(lèi)原則：

以各單位全部檔案為對(duì)象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點(diǎn)以及載體形式，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案分類(lèi)、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開(kāi)發(fā)利用。

實(shí)物檔案是指以物質(zhì)實(shí)體為載體，能夠反映本單位職能活動(dòng)和歷史真實(shí)面貌的具有保存價(jià)值的特定有型物品，是一個(gè)單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應(yīng)將實(shí)物檔案分類(lèi)、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由于實(shí)物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類(lèi)的難度大。保管、開(kāi)發(fā)的任務(wù)重，從而使實(shí)物檔案整理與其他門(mén)類(lèi)檔案整理產(chǎn)生脫節(jié)。為此，加強(qiáng)單位實(shí)物檔案整理工作，鞏固和擴(kuò)大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當(dāng)務(wù)之急。

一、實(shí)物檔案的分類(lèi)

分類(lèi)是實(shí)物檔案整理的重要環(huán)節(jié)，將實(shí)物按其屬性?xún)?nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時(shí)間、保存價(jià)值等劃分類(lèi)別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統(tǒng)地提供利用。按照實(shí)物檔案管理的基本規(guī)律和要求，實(shí)物檔案的分類(lèi)可采取問(wèn)題、年度、保管期限等分類(lèi)方法，以實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)物的有序管理和有效檢索。按問(wèn)題分類(lèi)就是將實(shí)物按其屬性?xún)?nèi)容和形式特征進(jìn)行分類(lèi)。采用問(wèn)題分類(lèi)法，可以避免和減少同類(lèi)實(shí)物分散的現(xiàn)象，便于按專(zhuān)題登找和利用。實(shí)物檔案問(wèn)題分類(lèi)一般分為獎(jiǎng)品類(lèi)、贈(zèng)品類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)四大類(lèi)。每類(lèi)的主要內(nèi)容如下：獎(jiǎng)品類(lèi)主要有以本單位或本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)名義在各項(xiàng)比賽、評(píng)比、檢查、考核等工作中獲得的獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、榮譽(yù)證書(shū)等實(shí)物；信品類(lèi)主要有有本單位的證件（法人證書(shū)、組織機(jī)構(gòu)編碼、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、國(guó)有土地位用權(quán)證、房屋所有權(quán)證等），本單位機(jī)構(gòu)變更、撤消或合并而失效的印章、證書(shū)等實(shí)物；贈(zèng)品類(lèi)主要有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及社會(huì)知名人士為本單位的題字、作畫(huà)，本單位開(kāi)展的活動(dòng)中有紀(jì)念意義的物品，本單位對(duì)外交際交往戶(hù)收受的禮品等實(shí)物；產(chǎn)品類(lèi)主要有本單位在行使職能活動(dòng)時(shí)形成、制作或收存的模型樣品、戶(hù)試產(chǎn)品、終端成品等實(shí)物，如微標(biāo)（章）、錢(qián)幣、票證、郵票、紀(jì)念幣、工裝、設(shè)備等。

二、實(shí)物檔案的排列

排列是指按照一定的原則和方法來(lái)定位實(shí)物先后次序的過(guò)程。通過(guò)排列，進(jìn)一步增強(qiáng)實(shí)物檔案的系統(tǒng)化程度，以方便檢索利用。

實(shí)物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實(shí)物應(yīng)當(dāng)排列在一起。“載體原則”有利于目錄檢索和實(shí)物存取工作，同一載體的實(shí)物存放盒、柜，可以節(jié)省空間；同一載體的實(shí)物上架、陳列，顯得整齊美觀。實(shí)物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實(shí)物的制發(fā)時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)排列。同一類(lèi)目?jī)?nèi)，同一載體的實(shí)物，按照制發(fā)時(shí)間的先后順序排列，不同載體的實(shí)物可以按照制發(fā)時(shí)間的先后順序進(jìn)行排列，也可以按照載體形式進(jìn)行排列，比如獎(jiǎng)品類(lèi)可按照獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等載體形式依次排列，信品類(lèi)可按照印章、證書(shū)、牌匣等載體形式依次排列，贈(zèng)品類(lèi)可按照題詞、繪畫(huà)、禮品等載體形式依次排列，產(chǎn)品類(lèi)可按照模型樣品、中試產(chǎn)品、終端成品等載體形式依次排列。

三、實(shí)物檔案的貼簽

貼簽是指將實(shí)物在全宗中的位置進(jìn)行標(biāo)著，并以標(biāo)簽的'形式在實(shí)物上進(jìn)行粘貼。貼簽是實(shí)物編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，其目的是反映分類(lèi)、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過(guò)貼簽使實(shí)物在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作及將來(lái)查找和利用時(shí)的實(shí)體存取提供了條件。

標(biāo)簽如何編制。標(biāo)簽是指在紙張上以表格形式來(lái)記錄和反映歸檔實(shí)物在全宗中的位置，表格的項(xiàng)目主要有名稱(chēng)、制發(fā)單位、獲得時(shí)間、檔號(hào)、獲得單位、載體等，這是根據(jù)實(shí)物檔案管理工作的基本需要設(shè)置。

四、實(shí)物檔案的編目

編目是指編制實(shí)物檔案目錄。編制實(shí)物檔案目錄，可為實(shí)物檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)和編研等工作的開(kāi)展提供基本條件。

實(shí)物的編目以“件”為單位進(jìn)行，每一件實(shí)物在實(shí)物檔案目錄中只體現(xiàn)為一個(gè)條目。實(shí)物按照分類(lèi)、排列、貼簽的結(jié)果，逐類(lèi)逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示實(shí)物的全貌。實(shí)物沒(méi)有明確標(biāo)明主題名稱(chēng)和制發(fā)時(shí)間的，編目時(shí)，要擬出名稱(chēng)并考證制發(fā)時(shí)間。同時(shí)，要在備注欄中進(jìn)行說(shuō)明。

實(shí)物檔案目錄設(shè)置檔早、名稱(chēng)、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時(shí)間、載體、存放地點(diǎn)、參見(jiàn)號(hào)、備注等項(xiàng)目，概括了實(shí)物的屬性?xún)?nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時(shí)間、保存價(jià)值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。

五、實(shí)物檔案的裝盒

裝盒（入柜、上架、陳列）是指將實(shí)物按件號(hào)順序裝入檔案盒，購(gòu)置檔案柜、密集架、陳列櫥的過(guò)程，這是實(shí)物系統(tǒng)化整理的結(jié)果。裝入檔案盒的實(shí)物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎(jiǎng)品類(lèi)的獎(jiǎng)狀（可卷成簡(jiǎn)狀）、獎(jiǎng)旗（可折疊平裝）、獎(jiǎng)?wù)?、榮譽(yù)證書(shū)；信品類(lèi)的

印章、證書(shū)等。檔案盒可使用6厘米厚的文書(shū)檔案盒。盒內(nèi)設(shè)置實(shí)物檔案目錄和備考表，以方便盒內(nèi)實(shí)物的保管、利用、進(jìn)出核查和填寫(xiě)盒內(nèi)實(shí)物的情況說(shuō)明。對(duì)于獎(jiǎng)品類(lèi)的獎(jiǎng)?wù)?，證品類(lèi)的印章，產(chǎn)品類(lèi)的徽標(biāo)、錢(qián)幣、紀(jì)念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內(nèi)，用紙團(tuán)塞緊空隙以固定實(shí)物位置，檔案盒蓋內(nèi)側(cè)可貼一張擺放示意圖，注明檔號(hào)，以方便利用。

六、結(jié)論

實(shí)物檔案如何整理，檔案行政管理部門(mén)還沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)牌和要求，但是，各級(jí)檔案部門(mén)有關(guān)實(shí)物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂(lè)乎，相關(guān)的報(bào)道頻頻見(jiàn)諸報(bào)刊。本文所述實(shí)物檔案的分類(lèi)、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據(jù)實(shí)際情況來(lái)確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實(shí)物檔案外，還可以給每件歸檔實(shí)物拍照，既可以用來(lái)展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；制作標(biāo)簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。

醫(yī)藥科學(xué)技術(shù)檔案管理辦法

第一章　總則第一條　為了認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，建立、健全醫(yī)藥科學(xué)技術(shù)檔案（以下簡(jiǎn)稱(chēng)醫(yī)藥科技檔案）工作，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)藥科技檔案的管理，充分發(fā)揮醫(yī)藥科技檔案在社會(huì)主義現(xiàn)代化建議中的作用，特制定本辦法。第二條　醫(yī)藥科技檔案是指國(guó)家機(jī)關(guān)企業(yè)、事業(yè)單位、團(tuán)體和個(gè)人在從事醫(yī)藥科研、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、基建、教學(xué)、情報(bào)、外事等工作中形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字材料、計(jì)算材料、圖紙、圖表、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料。第三條　醫(yī)藥科技檔案是國(guó)家科技檔案的一個(gè)重要組成部分，是國(guó)家的寶貴財(cái)富。醫(yī)藥科技檔案的管理工作是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性的技術(shù)管理工作，是生產(chǎn)管理、經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)管理、科研管理的重要組成部分，各科研、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、基建、教學(xué)、情報(bào)、外事等單位（以下簡(jiǎn)稱(chēng)各單位）。都應(yīng)當(dāng)把科技檔案工作納入有關(guān)管理工作之中，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。第四條　各單位都必須貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一管理科技檔案的原則，采取有效措施。集中統(tǒng)一管理本單位的科技檔案，以維護(hù)科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全及有效的開(kāi)發(fā)利用。第二章　機(jī)構(gòu)和任務(wù)第五條　國(guó)家醫(yī)藥管理局（簡(jiǎn)稱(chēng)國(guó)家醫(yī)藥局）在辦公室下設(shè)檔案處。國(guó)家醫(yī)藥局檔案處是全國(guó)醫(yī)藥科技檔案的業(yè)務(wù)主管部門(mén)。在業(yè)務(wù)上接受?chē)?guó)家檔案局的指導(dǎo)。其主要任務(wù)是：
　　（1）貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)科技檔案工作的各項(xiàng)方針、政策和法規(guī)，制定醫(yī)藥專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)科技檔案工作制度、辦法、規(guī)范并指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各單位貫徹執(zhí)行情況。
　?。?）對(duì)各省、自治區(qū)、直轄市（簡(jiǎn)稱(chēng)各省、區(qū)、市）醫(yī)藥管理局（總公司）及國(guó)家醫(yī)藥局各直屬單位的科技檔案工作進(jìn)行經(jīng)常地監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。
　?。?）總結(jié)和交流科技檔案工作經(jīng)驗(yàn)。
　?。?）組織培訓(xùn)科技檔案干部提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。
　?。?）負(fù)責(zé)局機(jī)關(guān)科技檔案的收集、整理和集中統(tǒng)一管理工作。
　?。?）根據(jù)工作需要，組織籌建醫(yī)藥科技檔案館。第六條　各省、區(qū)、市醫(yī)藥管理局（總公司）應(yīng)按照《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》的規(guī)定設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)，除負(fù)責(zé)局（總公司）科技檔案的收集、整理和集中統(tǒng)一管理工作外，要加強(qiáng)對(duì)本系統(tǒng)和所屬單位的科學(xué)技術(shù)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。第七條　基層企事業(yè)單位，應(yīng)根據(jù)本單位工作量大小，設(shè)立科技檔案室（館），由主管院（所）、廠(chǎng)長(zhǎng)或總工程師分工領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上接受上級(jí)及當(dāng)?shù)貦n案部門(mén)指導(dǎo)。各單位的科技檔案部門(mén)是科技檔案組織體系中最基層的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)，其基本任務(wù)是：
　?。?）貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)方針、政策、辦法。制定本單位科技檔案工作各項(xiàng)實(shí)施細(xì)則。
　?。?）集中統(tǒng)一管理本單位的科技檔案。
　　（3）積極為科研、生產(chǎn)和基建等工作提供科技檔案。
　?。?）督促、協(xié)助、指導(dǎo)本單位有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行立卷歸檔工作。
　?。?）負(fù)責(zé)組織鑒定科技檔案和剔除已失去保存價(jià)值的科技檔案的處理工作。
　?。?）做好需要向上級(jí)醫(yī)藥科技檔案管理部門(mén)移交科技檔案的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。
　?。?）凡有條件的應(yīng)結(jié)合工作實(shí)際，開(kāi)展科技檔案的信息加工工作，編撰簡(jiǎn)介、文摘、匯編、手冊(cè)及進(jìn)行有關(guān)科技史料的編研工作。第三章　醫(yī)藥科技檔案的形成和歸檔第八條　各單位必須建立和健全科技文件材料的形成、積累、整理、歸檔制度，并列入科技工作程序和科研、生產(chǎn)、基建等計(jì)劃中，列入有關(guān)部門(mén)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍，要做到每項(xiàng)科研、生產(chǎn)、基建等活動(dòng)都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技文件材料歸檔。第九條　各單位在對(duì)每一科研、生產(chǎn)或設(shè)計(jì)工程項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)議、鑒定、貴重儀器設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收、基建工程竣工驗(yàn)收時(shí)，要有科技檔案部門(mén)參加，對(duì)應(yīng)當(dāng)歸檔的科技文件材料加以驗(yàn)收。沒(méi)有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技文件材料歸案的項(xiàng)目，不能驗(yàn)收。第十條　一個(gè)科研課題、生產(chǎn)產(chǎn)品、一項(xiàng)工程或其他技術(shù)項(xiàng)目，在完成或告一段落后，都必須將所形成的科技文件材料，按其自然形成規(guī)律，按歸檔具體要求加以系統(tǒng)整理，組成保管單位，填寫(xiě)保管期限，注明密級(jí)，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審查簽字后向檔案部門(mén)歸檔。第十一條　凡歸檔的科技文件材料，都應(yīng)做到書(shū)寫(xiě)材料優(yōu)良、字跡工整、圖樣清晰，宜用藍(lán)黑墨水、碳素墨水書(shū)寫(xiě)，禁用鉛筆書(shū)寫(xiě)，以利長(zhǎng)期保存。