聲像檔案整理規(guī)范

第一章　總則第一條　為了加強對聲像檔案的收集、整理和管理工作，有效地保護和利用聲像檔案，為經(jīng)濟建設和社會發(fā)展服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，制定本規(guī)定。第二條　聲像檔案是指國家機構(gòu)、社會組織或者個人在社會活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶、磁帶、光盤等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄。第三條　本市行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的聲像檔案收集、整理和管理工作適用本規(guī)定。第四條　縣級以上人民政府檔案行政管理部門，對本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)和其他組織的聲像檔案工作實行監(jiān)督和指導，確保聲像檔案的安全和齊全完整。

　　各單位檔案部門對本系統(tǒng)、本單位的聲像檔案工作實行監(jiān)督和指導；對本單位聲像檔案進行收集、保管及有效利用。第五條　聲像檔案是立檔單位全部檔案的重要組成部分，必須實行集中統(tǒng)一管理。第二章　聲像材料的歸檔與整理第六條　聲像材料按下列范圍歸檔：

　?。ㄒ唬┍締挝恢饕毮芑顒雍椭匾ぷ鞒晒穆曄癫牧?；

　?。ǘ╊I(lǐng)導人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務活動的聲像材料；

　?。ㄈ┍締挝唤M織或者參加的重要外事活動的聲像材料；

　?。ㄋ模┍締挝恢匾こ探ㄔO、重大技術(shù)改造和技術(shù)引進中形成的聲像材料；

　?。ㄎ澹┍締挝?、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災害及其他異常情況和現(xiàn)象的聲像材料；

　?。┍镜貐^(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設、重點工程、名勝古跡、自然風光以及民間風俗和著名人物的聲像材料；

　?。ㄆ撸┢渌哂斜４鎯r值的聲像材料。第七條　聲像材料按下列要求歸檔：

　?。ㄒ唬儆跉w檔范圍的聲像材料，形成部門和人員應當及時向本單位檔案部門歸檔，不得私自保存或者據(jù)為己有；

　?。ǘ?歸檔的聲像材料必須是原版、原件，底片與照片影像應當一致；

　?。ㄈw檔的聲像材料必須圖像清晰，聲音清楚，底片不得磨損；

　?。ㄋ模τ谛枰谰?、長期保存以錄音帶、錄像帶和磁帶等磁性材料為載體的聲像資料，立檔單位應當將其制成光盤。光盤與錄音帶、錄像帶和磁帶等同時歸檔，分別整理、編目、保管，并注明互相參見號；

　?。ㄎ澹w檔的數(shù)碼照片必須按照規(guī)定格式和規(guī)格制作光盤保存；

　?。w檔的聲像材料應當加以相應的文字說明；

　?。ㄆ撸w檔時應當填寫歸檔清單一式兩份，交接雙方各留一份備查。第八條　聲像檔案應當按照其保管期限和載體的不同，分別進行整理、編號。

　　聲像檔案的保管期限分為永久、長期和短期。保管期限的劃分按照《國家檔案局關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第九條　照片檔案應當在全宗內(nèi)按保管期限-年度-問題進行分類。照片的排列應當在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按問題結(jié)合時間、重要程度等進行排列，組成案卷。照片檔案的編號（即照片號）由全宗號-保管期限代碼-卷號-張?zhí)柦M成。

　　照片檔案的說明包括：題名、照片號、底片號、參見號、時間、攝影者、文字說明七項內(nèi)容。題名應當簡明概括，準確反映照片的基本內(nèi)容，人物、時間、地點、事由等要素應當齊全。文字說明僅對題名未及內(nèi)容做出補充，其他需要說明的事項亦可在此欄表述。照片歸屬權(quán)不屬于本單位的，應當注明照片版權(quán)、來源等。

　　照片檔案的卷內(nèi)目錄包括：照片號、題名、時間、頁號、底片號、備注。第十條　底片檔案的編號（即底片號）由全宗號-保管期限代碼-張?zhí)柦M成。

　　底片檔案號應當粘貼在膠片乳劑面邊緣處，不得污染膠片。

　　底片檔案放入底片袋內(nèi)保管，一張一袋，并在底片袋的右上方注明底片號。無底片的照片應當翻拍底片，對翻拍底片，應當在底片袋的左上方標明“F”字樣。對拷貝底片，應當在底片袋的左上方標明“K”字樣。

　　按底片檔案號順序?qū)⒌灼来尾迦氲灼瑑?。第十一條　錄音帶、錄像帶、磁帶、光盤的整理，在全宗內(nèi)，錄音帶、錄像帶、磁帶、光盤一般按其反映的內(nèi)容分類。同一內(nèi)容的按歸檔時間順序編流水號，數(shù)量少的可以不分類，直接按歸檔時間順序編流水號。其編號由全宗號-盒（盤）號組成。

　　歸檔的錄音帶、錄像帶、磁帶、光盤上應當粘貼標簽，標注編號及簡要說明。

　　歸檔的錄音帶應當簡要說明講話內(nèi)容、講話人姓名、職務、錄制日期、密級、帶長（時間）等。

　　歸檔的錄像帶應當簡要說明內(nèi)容、制式、語別、密級、規(guī)格、聲道、帶長（時間）等。

　　歸檔的磁帶、光盤應當簡要說明存貯文件的內(nèi)容，運行的軟、硬件環(huán)境，版本號，文件的完整性和準確性等。

聲像檔案管理制度

聲像檔案管理制度

聲像檔案是本館館藏的重要組成部分，為了更好地保存和科學地管理利用聲像檔案，特制訂本制度。
一、本館由專人負責聲像檔案的管理工作，聲像檔案人員應刻苦鉆研業(yè)務，不斷總結(jié)經(jīng)驗，提高管理工作水平，做到聲像檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求。
二、聲像檔案的保管必須有專用庫房和用具，庫房內(nèi)應保持適當?shù)臏囟群蜐穸?，并有防盜、防火、防曬、防蟲、防塵等安全措施。
三、庫房內(nèi)的聲像檔案必須按照國家聲像檔案管理的要求進行科學地整理和管理。聲像檔案要求從左到右，從上到下排列，順序編號，提調(diào)聲像檔案時要清點核對。
四、管理人員應定期檢查聲像檔案的保管狀況，開展經(jīng)常性防蟲、防霉工作，對破損或變質(zhì)的聲像檔案要及時地修補和復制。
五、庫存的聲像檔案應每年全面清點一次。

淄博市聲像檔案管理暫行辦法

第一章　總則第一條　為加強全市聲像檔案的科學管理，適應檔案工作發(fā)展的需要，更好地為社會主義物質(zhì)文明和精神文明建設服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《機關(guān)檔案工作條例》和國家檔案局《關(guān)于印發(fā)(機關(guān)檔案工作業(yè)務建設規(guī)范)等三個文件的通知》制定本辦法。第二條　本辦法所稱聲像檔案是指全市各單位在各種活動中直接形成的具有保存價值，并且經(jīng)過整理歸檔的照片、影片、錄音帶、錄像帶、縮微膠片等載體形式的歷史記錄。第三條　聲像檔案是國家檔案的重要組成部分，確保它的完整與安全是各級檔案管理部門的一項重要任務。第四條　本市行政區(qū)劃內(nèi)所有單位均應執(zhí)行本辦法。第二章　歸檔和進館第五條　聲像檔案由各單位的檔案部門或?qū)Ｂ殭n案人員負責收集、整理，由市檔案館統(tǒng)一保管。第六條　歸檔進館聲像檔案范圍
　　1、黨和國家領(lǐng)導人及市級以上黨政機關(guān)主要負責人在本市的重要公務活動和市委、市紀委、市人大、市政府、市政協(xié)召開的重要會議的照片、底片、錄音帶、錄像帶；
　　2、反映本市工業(yè)、農(nóng)業(yè)、科技、國防等各行各業(yè)改革和生產(chǎn)建設主要面貌及重要成果的照片、底片、縮微膠片、錄音帶、錄像帶；
　　3、各界知名人士、專家學者和英雄模范人物在本市重要活動的照片、底片、錄音帶、錄像帶；
　　4、各單位重要涉外活動的照片、底片、錄音帶、錄像帶；
　　5、市、區(qū)(縣)廣播電視部門及其他單位錄制、播放的具有保存價值的新聞報道、專題片、文藝片的錄音帶、錄像帶；
　　6、反映本市城市建設、歷史文物、名勝古跡、風土人情、旅游勝地、名優(yōu)產(chǎn)品和土特產(chǎn)品等方面的照片、影片、錄音帶、錄像帶；
　　7、反映本市重大歷史事件及有保存價值的其他方面的照片、影片、錄音帶、錄像帶。第七條　聲像檔案技術(shù)標準
　　1、照片按專題、時間、地點、人物分類整理，填寫目錄，注明作者，編寫說明，并洗印統(tǒng)一規(guī)格的樣片裝訂成冊；
　　2、錄音帶、錄像帶聲音圖像要清晰，按專題、時間進行分類，填寫標簽、卡片和目錄；
　　3、進館錄音帶規(guī)格一律為盒式，錄像帶規(guī)格為大V2，新聞記錄影片為標準拷貝片。第八條　各單位的聲像檔案應按以下程序及時歸檔，并定期向市檔案館移交。
　　1、每年一月將本單位上年形成的聲像材料進行歸檔，二月將主題目錄或內(nèi)容項目報送主管機關(guān)，三月由各主管機關(guān)匯總報市檔案館；
　　2、市檔案館根據(jù)報來的目錄和掌握的情況，研究選擇后發(fā)出接收進館通知書。接到通知書的單位，將進館聲像檔案整理編輯好，于四月移交市檔案館；
　　3、歸檔進館的聲像檔案，應做好移交工作，編制移交目錄，履行交接手續(xù)。第三章　保管和利用第九條　保管聲像檔案的設施和裝具，要做到防火、防盜、防塵、防蟲、防潮、防高溫、防日曬。第十條　保存錄音帶、錄像帶的環(huán)境超過三十奧斯特磁場時，應放于專用防磁櫥具內(nèi)。第十一條　對保存聲像檔案的條件和環(huán)境應經(jīng)常檢查，錄音帶、錄像帶要定期重新纏繞，發(fā)現(xiàn)問題及時補救。第十二條　各單位保存的聲像檔案要根據(jù)載體材料的情況，制定切實可行的借閱制度、利用范圍和要求，并編制必要的檢索工具，積極主動地開展提供利用工作。第十三條　向市檔案館移交聲像檔案的單位和個人對該聲像檔案可優(yōu)先利用，需要復制的免收勞務費。第十四條　查閱利用聲像檔案，必須嚴格履行手續(xù)。第四章　材料補償費和獎罰第十五條　對進館的聲像檔案，原則上無償接收，對企業(yè)和個人酌情給予一定的材料補償費和勞務補助費。第十六條　市檔案館對征集和主動向市檔案館捐贈歷史聲像檔案的單位和個人給予獎勵。第十七條　對在聲像檔案管理工作中成績突出的給予表彰和獎勵。第十八條　違反本辦法，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》中的有關(guān)條款予以處理。第五章　附則第十九條　本辦法由市檔案局負責解釋。第二十條　本辦法自公布之日起施行。

城建聲像檔案的收集與歸檔的基本知識，比如：范圍，時間，要求，形式等。越詳細越好！

　　一、聲像檔案資料的歸檔范圍

　　建設單位報送聲像檔案資料的歸檔范圍如下：

　　1、2000平方米以上所有的建設工程項目都要報送有關(guān)照片檔案資料。

　　2、符合下列條件之一的建設工程報送有關(guān)照片和錄像資料：

　　7層（含7層）以上建筑；單項工程建筑面積3000平方米以上；項目總建筑面積1萬平方米以上；住宅小區(qū)3萬平方米以上；單跨跨度16米以上廠房；人防設施；市政主要道路；多孔100米或單孔40米以上橋梁；污水處理廠；垃圾處理廠；自來水廠；燃氣廠；發(fā)電廠；220千伏以上輸變電站；一級公路；港口碼頭；水利防洪設施。

　　3、符合下列條件之一的建設工程報送有關(guān)照片、錄音、錄像資料以及專題錄像片：

　　列為市級以上重點（或?qū)嵤拢┕こ痰捻椖?；需申報市級以上?yōu)質(zhì)工程的項目。

　　二、建設工程聲像檔案資料歸檔內(nèi)容

　?。ㄒ唬╅_工前原貌

　　1、原址、原貌及周邊狀況；

　　2、重要建（構(gòu)）筑物、紀念物；

　　3、拆遷情況。

　　（二）基礎(chǔ)工程

　　1、基礎(chǔ)異常情況技術(shù)處理，土壤巖樣分析過程等情況；

　　2、建筑物基礎(chǔ)類型及施工，特殊施工的技術(shù)工藝現(xiàn)場；

　　3、建筑物位移、沉降、變形及處理。

　　（三）主體工程

　　1、主體設計模型；

　　2、鋼筋結(jié)構(gòu)、管線等主要隱蔽工程施工情況；

　　3、砌體、砼灌注、屋面工程；

　　4、主體結(jié)構(gòu)布局、大型構(gòu)件安裝等現(xiàn)場；

　　5、防水、保溫、防腐工程的工藝現(xiàn)場；

　　6、采用新材料、新技術(shù)、新工藝等施工情況；

　　7、質(zhì)量事故及處理情況。

　　（四）竣工后新貌

　　1、工程整體外觀和立面狀況；

　　2、消防等主要設施情況等。

　?。ㄎ澹┢渌矫?br>
　　1、工程總體規(guī)劃、設計方案圖

　　2、開工、竣工儀式；

　　3、施工建設中的重要活動、重大事件；

　　4、工程質(zhì)量檢查驗收情況；

　　5、竣工驗收情況。

　　其中：開工前原貌、基礎(chǔ)處理、隱蔽工程、砼灌注、屋面、質(zhì)量事故、竣工后新貌為聲像檔案資料歸檔的必備內(nèi)容。

　　三、聲像檔案資料的歸檔要求

　　1、總體要求

　　移交歸檔的聲像檔案資料，應當真實全面地反映工程面貌和建設情況，必備內(nèi)容應當齊全；要按有關(guān)要求整理立卷，制成光盤，并填寫聲像檔案著錄卡。

　　2、照片檔案資料歸檔要求

　　（1）照片應當主題明確，畫面清晰完整，色彩還原準確，被攝主體不能有明顯失真變形現(xiàn)象；

　?。?）照片應一律洗印成6寸的彩色照片；

　?。?）數(shù)碼照片應當盡量使用不低于400萬像素的數(shù)碼相機拍攝；

　?。?）照片整理時，應注明拍攝內(nèi)容、時間、地點、人物等；

　　（5）照片的數(shù)量視工程項目而定，一般不少于30張。

　　3、錄像檔案資料歸檔要求

　　（1）錄像檔案資料應當使用DV攝像機或比DV攝像機拍攝效果更好的機器拍攝；

　?。?）錄像檔案資料應當主題明確，圖像穩(wěn)定、畫面清晰，色彩真實；

　?。?）錄像帶應當材質(zhì)完好，沒有變形、斷裂、發(fā)霉及磁粉脫落現(xiàn)象；

　　（4）錄像檔案資料片長一般不少于30分鐘，并配有相應的文字說明；

　?。?）專題錄像片應當結(jié)構(gòu)完整，片長一般為5-10分鐘，并附有解說詞稿。

　　4、錄音檔案資料歸檔要求

　?。?）錄音檔案資料應當內(nèi)容完整，聲音清楚，材質(zhì)完好；

　?。?）每盒錄音帶應當配有錄音文字整理材料，注明內(nèi)容、時間、地點、人物。

　　5、聲像檔案的編制、整理由建設單位指定專人負責，依照工程聲像檔案的編制要求，根據(jù)工程進度和階段進行編制，在編制過程中，及時與城建檔案館聯(lián)系，接受城建檔案館的業(yè)務指導。

　　四、建設工程聲像檔案歸檔程序及有關(guān)事項

　　1、建設工程聲像檔案是建設工程竣工檔案的重要組成部分,應與建設工程檔案一道進行監(jiān)督管理和備案。工程建設單位應當對建設項目全過程形成的聲像檔案進行收集和歸檔，在工程竣工驗收前，一并和其它載體形式的工程檔案報送市城建檔案館進行提前預驗收；驗收合格后，由城建檔案館出具《建設工程檔案預驗收意見書》，方可辦理工程竣工備案等手續(xù)。不報送聲像檔案的，市城建檔案館不予驗收竣工工程檔案。

　　2．建設工程竣工驗收合格后三個月內(nèi)，建設單位應當向城建檔案館報送包括聲像檔案在內(nèi)的一套完整的竣工檔案。

如何規(guī)范檔案日常管理

　　檔案管理制度

　　一、檔案人員崗位責任制

　　1、努力學習政治理論和專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務技能和管理水平。忠于職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業(yè)務培訓，并經(jīng)考核取得崗位資格證書。

　　2、認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》和《湖北省檔案工作條例》，貫徹執(zhí)行黨和國家及本系統(tǒng)（行業(yè)）有關(guān)檔案工作的法規(guī)和規(guī)章，認真履行本單位各項檔案管理規(guī)章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復制等瀆職行為的，要及時向領(lǐng)導報告，并根據(jù)《檔案法》及有關(guān)規(guī)定，追究當事人和直接領(lǐng)導人的行政責任或刑事責任。

　　3、熟悉本單位和本系統(tǒng)業(yè)務工作，了解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。

　　4、切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，力爭達到標準化、規(guī)范化的要求，逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

　　5、同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑒定，對已到保管期限的檔案資料認真鑒定分析，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，造具銷毀清冊，寫出鑒定分析報告，經(jīng)領(lǐng)導批準后，和有關(guān)人員一起進行認真負責地銷毀。

　　6、保持庫房的整潔衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認真做好檔案“八防”工作，堅持做好溫濕度記錄及濕度調(diào)控工作。定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。

　　7、編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動地提供檔案資料，做好咨詢服務工作和檔案利用工作，嚴格執(zhí)行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實例和檔案信息。

　　8、積極開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足各項業(yè)務工作的需要。

　　9、積極參加本單位組織的科研課題鑒定會、單位工程驗收會、初步竣工驗收會、竣工驗收會等活動，認真接收上述活動形成的應該歸檔的文件材料，并整理歸檔。

　　10、做好檔案的統(tǒng)計工作，建立統(tǒng)計臺帳，及時、準確地向檔案管理部門填報機關(guān)檔案工作統(tǒng)計年報及其他調(diào)查統(tǒng)計表。

　　11、在做好單位內(nèi)部檔案管理的同時，還要對單位內(nèi)部各科室和所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導。

　　二、檔案保管制度

　　1、收進、移出檔案和資料，必須認真清點，嚴格履行交接手續(xù)。

　　2、保管檔案和資料，必須使用符合國家標準和規(guī)范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。

　　3、檔案資料庫房必須堅固，必須裝備鐵門、鐵窗和其他防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防鼠、防太陽光直射、防有害氣體等“十防”設施。

　　4、隨著氣候變化，做好庫房密閉、通風、溫濕度調(diào)節(jié)，并適時進行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。

　　5、檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開，但要相對集中，便于管理。

　　6、庫房專管人員進出庫房，應隨手關(guān)門上鎖，非專管人員，不得隨意進入庫房。

　　7、必須定期檢查、清點庫藏檔案和資料。發(fā)現(xiàn)檔案霉爛、褪變、破損或帳物不符時，必須及時追查、處理和修復。因失職而損毀、丟失檔案資料者，按檔案法規(guī)嚴肅處理。

　　8、檔案管理人員工作變動時，必須將所保管的檔案和資料清點移交，否則不予辦理調(diào)離手續(xù)。

　　三、檔案復制制度

　　1、要遵循保密原則，凡涉及保密的檔案不得復制。

　　2、復制檔案中的內(nèi)容，須經(jīng)處領(lǐng)導同意，由檔案管理人員進行復制。

　　3、破損的檔案，檔案員要及時修改和復制。

　　4、對利用較多的檔案，可復制數(shù)份，以利用使用，并保護原檔案，減少檔案的磨損。

　　四、檔案查借閱制度

　　1、本著方便工作、滿足利用的原則，檔案資料一般不予借出，須在檔案室、閱文室內(nèi)查閱。

　　2、本處有關(guān)科室因工作需要須借閱檔案，原則上只能在閱文室內(nèi)查閱,確實要借出的檔案,必須經(jīng)分管處長簽批，方可辦理借閱手續(xù),借閱時間一般不超過一周。

　　3、外單位來查找利用檔案者，一律憑單位介紹信，經(jīng)本處領(lǐng)導簽字同意，有關(guān)部門派人陪同，方可查閱。

　　4、借閱者不準在檔案材料上劃杠、打圈、勾畫，不準涂改撕毀，不準將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準將檔案保密內(nèi)容外泄。

　　5、查閱檔案時，禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。

　　6、借閱者歸還檔案時，應填寫利用效果信息反饋，認真履行交接簽字手續(xù)，如發(fā)現(xiàn)有撕毀、涂改和損壞現(xiàn)象，按照檔案法規(guī)有關(guān)條款及追究責任。

　　五、檔案庫房管理制度

　　為了加強檔案庫房管理，做好檔案的保管和保護工作，確保檔案的完整與安全，特制定本制度。

　　1、保持庫房內(nèi)清潔衛(wèi)生，整齊美觀，堅持不定期查庫，并認真做好記載。

　　2、注意庫房安全。庫內(nèi)嚴禁存放易燃、易爆物品及雜物。進出庫房隨時關(guān)門上鎖，不允許非庫房管理人員進入庫內(nèi)。

　　3、定時測量記錄庫內(nèi)溫度。要求庫內(nèi)溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45-60%范圍內(nèi)，并注意做好空調(diào)機和去濕機的定時開關(guān)工作。

　　4、搞好庫內(nèi)防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、防蟲、防鼠、防有害氣體等“十防”工作。

　　5、遇有特殊情況，及時向分管領(lǐng)導和職能部門報告，保護現(xiàn)場不受破壞。

　　六、檔案立卷歸檔制度

　　1、歸檔范圍

　　凡是本單位在各項活動中直接形成的具有查考利用價值的各種門類、各種載體的文件材料、圖表、帳薄、聲像、照片、實物以及上級印發(fā)需要本單位長期執(zhí)行和落實的各項規(guī)定、制度等均屬歸檔范圍。

　　2、歸檔時間

　　（1）各項管理工作形成的文件材料，各科室應在工作完成后及時向綜合檔案室移交。

　　（2）堤防建設工程在立項之初及竣工完成之間所形成的資料在第一時間移交給綜合檔案室。

　?。?）財務會計檔案，由財務科按照歸檔要求整理裝訂成冊，保管一年后移交給綜合檔案室。

　　3、歸檔要求

　?。?）歸檔的文件材料一般一式一份，本單位發(fā)文、基建項目檔案一式貳份，堤防建設項目檔案按上級要求制定份數(shù)。

　?。?）自己撰寫的歸檔文字材料，必須用碳素墨水和黑墨水書寫，禁止圓珠筆、復寫紙書寫，粘貼裝訂要符合檔案技術(shù)保護要求。

　　（3）歸檔的文件材料必須整齊、清潔、字跡清楚，便于利用。

　?。?）歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規(guī)律。

　　（5）歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準確的反映各職能部門在各項活動中真實內(nèi)容的歷史過程。

　　4、歸檔手續(xù)

　　移交檔案時要認真履行交接手續(xù)，填寫檔案移交登記表，一式兩份，經(jīng)清點無誤，雙方簽字后，各自保管一份，以備查找、負責。

　　七、“三納入”、“四參加”制度

　　1、將檔案工作納入到堤防處工作計劃，領(lǐng)導工作議事日程、崗位責任制中。

　　2、堤防處有關(guān)會議要有檔案部門或?qū)＃妫┞殭n案人員參加。

　　3、工程項目建設、科研、設備安裝、調(diào)試等業(yè)務活動要有專（兼）職檔案人員參加。

　　4、科技項目的鑒定，有檔案專職人員參加。

　　5、基建、設備、科研成果驗收活動有檔案專職人員參加。

　　檔案人員參加以上活動中帶回的圖片資料，必須及時登記和整理，分類立卷歸檔，不得作為私有，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，從嚴處罰。

　　八、檔案史料編研制度

　　1、綜合檔案室是堤防處檔案史料的收集、管理、開發(fā)、利用的職能部門，編研工作是檔案室的一項重要工作職責。檔案人員應根據(jù)堤防處歲修、防汛、堤防管理過程中形成的檔案史料，堅持做到經(jīng)常不斷的搞好編研和開發(fā)，以滿足各方面利用檔案史料的需要。

　　2、根據(jù)堤防處各項業(yè)務工作需要，檔案室按規(guī)定搞好檔案全宗介紹、組織機構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計、專題文件匯編等必須編寫的檔案史料。

　　3、深層次的編研工作，可根據(jù)堤防處的特點，由檔案部門或組織專門寫作班子集中進行編寫。

　　4、編研的檔案史料，只限堤防處內(nèi)部使用，不得對外借閱和向社會公布。如確因工作需要，外借或向社會公布檔案資料時，必須經(jīng)處分管檔案工作的領(lǐng)導批準后，方可辦理手續(xù)。

　　九、文書材料歸檔制度

　　1、本單位形成的各種專業(yè)內(nèi)容、各種載體（紙張、膠卷、磁帶）、各種形式（如文件、文字材料、圖紙、圖表、聲像——即照片、錄像、錄音等）各類檔案均須及時送本機關(guān)綜合檔案室歸檔。

　　（1）文書檔案，應于檔案形成年度的次年第一季度末前歸檔完畢。

　?。?）會計檔案，應于形成年度為單位，于決算批準后，繼續(xù)在財會部門保存一年期滿時，向綜合檔案室移交。

　?。?）科技檔案，應分別在一個科研課題、一個試制產(chǎn)品、一項工程或其他技術(shù)項目完成或告一段落后及時歸檔。

　　（4）其他各種專業(yè)檔案，均必須按其形成規(guī)律，遵守上級檔案部門或?qū)I(yè)部門的規(guī)定及時歸檔。

　　2、凡屬本處職能工作所應當負責貫徹執(zhí)行及憑借指導本機關(guān)職能工作的，凡記述本處實際工作或生產(chǎn)技術(shù)活動歷史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）電報、圖紙（含底圖）圖表、報表簿冊（即各種登記簿、帳簿、名冊）和錄音、錄像、照片等均須向綜合檔案室歸檔。

　　3、歸檔工作，務須保證歸檔文件材料的種類、稿本、份數(shù)以及每件文件的頁數(shù)均須齊全完整。

　　4、凡歸檔的文件材料，須在“保持文件之間的歷史聯(lián)”的同時按文件的保存價值（即永久、長期、短期）組成保管單位（案卷）編目歸檔。

　　5、歸檔文件材料中的文件與電報應逐一分類立卷。正件與附件、印件與定稿、請示與批示、轉(zhuǎn)發(fā)文件的批文與原文、多種文字形成的同一文件不得分開立卷。

　　6、按年度歸檔的檔案（如文書、會議……檔案等），跨年度的請示與批復一并歸入復文件，沒有復文的請示歸入請示年；跨年度的規(guī)劃歸入針對的第一年；跨年度的會議文件歸入會議開幕年；非訴訟案材料，歸入結(jié)案年。

　　7、卷內(nèi)文件必須排列有序。一般按責任者——問題——時間排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的歷次稿件依次排在定稿之后；非訴論案件卷，結(jié)論、決定、判決性的文件材料在前依據(jù)材料在后。

　　8、卷內(nèi)文件，應安排列順序逐件逐頁編所在頁號或件號。即：
　　裝訂的卷，在有文字的每頁文件的下面右上角，背面左上角編全卷文件統(tǒng)一的順序頁號；
　　不裝訂的卷，應在每份文件首頁右上角加蓋檔號章，在章內(nèi)填上順序件號；
　　圖表和聲像材料，應在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。

　　9、凡歸檔案卷,不論永久、長期和短期保存價值，均須按規(guī)定格式逐卷填寫內(nèi)文件目錄和備考表。

　　（1）填寫目錄時，不得隨便改變和簡化文件題名（即標題）；
　?。?）對沒有題名或題名（如通知）不能反映文件實質(zhì)內(nèi)容的文件，應根據(jù)文件內(nèi)容予以擬制；
　?。?）對沒有責任者（即作者），年、月、日的文件，要考證清楚，補齊后填入有關(guān)項內(nèi)；
　?。?）會議記錄、應填寫每次會議的時間和主要內(nèi)容；
　?。?）填寫卷內(nèi)文件目錄的字跡要工整；

　?。?）填寫卷內(nèi)文件的情況說明，應逐項填寫在備考表內(nèi)。無需說明的卷，亦應將立卷人、檢查人的姓名和立卷的時間填上；

　?。?）卷內(nèi)文件目錄置于卷首，備考表置于卷尾。

　　10、聲像材料應用文字標出所攝聲像的人、物名稱、身份（或職務）及其活動時間、地點、中心內(nèi)容和攝錄者。

　　11、凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針……等金屬物；如有破損者，應按裱糊技術(shù)要求托裱；如有字跡擴散褪變者，應復制，復制件與原件一并歸檔。

　　12、凡歸檔的文件、材料，均須裝訂。凡裝訂的案卷，須按卷內(nèi)文件目錄在其首、備考表在其尾，卷內(nèi)文件依預先后排列的順序理齊，做到右、下側(cè)齊整；采直徑1-1.5毫米粗細的紗繩和用“三孔一線”裝訂法裝訂；凡不裝訂的案卷，應用細線和縫紉機裝卷內(nèi)文件逐件裝訂。

　　13、歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷目錄……等，必須符合檔案部門規(guī)定的標準和規(guī)范，并按規(guī)定格式和要求填寫清楚。

　　14、歸檔案卷的標題要簡明、確切地反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，一般應由卷內(nèi)文件的負責者（即作者）、內(nèi)容和名稱等部門組成，對責任者簡稱的使用，要通俗易懂，保持一致。

　　十、檔案移交制度

　　1、國家規(guī)定應向當?shù)貦n案館移交的永久和長期保管檔案，本處必須按規(guī)定時間辦理移交手續(xù)，并妥善保管交接憑證，還應在檢索工具上注明。

　　2、檔案工作人員調(diào)離工作后，必須辦完移交手續(xù)后，方可離崗辦理調(diào)離手續(xù)。

　　3、對檔案收進、移出、利用銷毀的情況要認真登記，為統(tǒng)計和移交工作作好準備。

　　4、移交登記要本著實事求是的原則，既要有綜合性的報表，又要有詳細的明細表，要做到帳物相符、賬表相符。

　　十一、會計檔案管理制度

　　為加強會計檔案的管理與利用，根據(jù)財政部、國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》，結(jié)合本單位實際，制定本制度。

　　1、每年形成的會計檔案，包括會計憑證、會計帳薄、會計報表等會計核算專業(yè)材料，均應由財務科按歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊。在會計年度終了后，暫由財務科保管一年，期滿后，編造清冊全部移交到綜合檔案室保管。

　　2、檔案室接收保管的會計檔案，原則上應保持原卷、冊的封裝，個別需要拆裝、整理的，應會同財務科經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清職責。

　　3、嚴格執(zhí)行安全保管制度，謹防損毀，不得失密和泄密。

　　4、調(diào)閱會計檔案，須由財務科長陪同借閱。

　　5、對保管期已滿的會計檔案，由綜合檔案室提出銷毀意見，經(jīng)處檔案鑒定銷毀小組鑒定，編造會計檔案銷毀清冊后，方可銷毀，監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽字蓋章。

　　十二、聲像檔案管理制度

　　為了加強聲像（照片、錄相帶）檔案管理，更好地開發(fā)和利用聲像檔案信息資料，特制定本制度。

　　1、對聲像檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、系統(tǒng)、安全，以備管理使用。

　　2、聲像檔案的收集工作、整理程序和保管條件必須嚴格按照國家標準規(guī)范管理。

　　3、聲像檔案管理員應隨時收集、征集零散的具有保存價值的照片、錄相帶。

　　4、借閱聲像檔案，必須按有關(guān)規(guī)定辦理借閱審批手續(xù)，歸還時按規(guī)定進行質(zhì)量檢查、驗收。

　　5、對收藏的聲像檔案要根據(jù)具體情況定期檢查。

　　6、嚴格做好聲像檔案的保密工作。

　　十三、實物檔案管理制度

　　為了加強對實物檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用實物檔案，按照《中華人民共和國檔案法》，特制定本制度。

　　1、對實物檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、準確、系統(tǒng)、安全，以備開發(fā)和利用。

　　2、實物檔案范圍包括：錦旗、匾牌、字畫、印章、榮譽證書、獎杯。

　　3、實物檔案的歸檔，要求保證實物的完整、整潔、干凈，注意防火、防潮、防塵。

　　4、實物檔案的歸檔時間要求處屬各科室應及時將實物檔案移交檔案室歸檔。

　　5、實物檔案的借出，必須經(jīng)處領(lǐng)導批準，按規(guī)定辦理借出手續(xù)，如果展出，要對展出實物檔案定期進行檢查。

　　6、實物檔案如有破損，必須進行認真修復和技術(shù)加工，以延長實物檔案壽命。

　　7、建立實物檔案登記和統(tǒng)計制度，每年檢查一次，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。

　　十四、檔案保密制度

　　1、檔案工作人員應嚴格貫徹執(zhí)行國家保密法規(guī)，遵守保密紀律，明確保密職責，維護檔案的安全的完整。

　　2、保密文件材料、檔案的密級劃分、變更和解密，必須按照國家有關(guān)制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料，要妥善保管，絕密檔案要單獨保管。

　　3、檔案庫房設施應符合“八防”的要求，要安裝鐵門（防盜門）鐵窗，凡遇重大節(jié)日應提前對庫房的安全保密設施進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

　　4、不該說的國家秘密不說，不該知道的國家秘密不問，不該看的國家秘密不看，不該記錄的國家秘密不記錄。

　　5、不準私自或在無保密保障的情況下復制、使用、存放、銷毀于國家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準將屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。

　　6、不準借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件，應履行審批手續(xù)，并限于保密室或檔案室內(nèi)閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文件的內(nèi)容。

　　7、不準攜帶屬于國家秘密的文件、檔案、資料的物品外出開會、參觀、學習、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經(jīng)保密部門審查批準，同時指定專人保管。

　　8、不準向家屬、子女、親友及其他不應知悉者談論國家秘密。

　　9、定期進行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告。

　　10、不準隱瞞泄密事件，對于造成失密、泄密的人員或事件要及時報告，并視其情節(jié)依法追究責任。

　　十五、檔案鑒定銷毀制度

　　1、成立檔案鑒定小組，鑒定小組由分管領(lǐng)導任組長，成員由檔案人員及有關(guān)部門的人員組成。

　　2、鑒定小組以專業(yè)主管部門確定的檔案價值鑒定原則和標準為準繩，以檔案的保管期限為依據(jù)，及時組織對到期檔案進行鑒定。

　　3、鑒定工作結(jié)束后，要寫出鑒定報告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由鑒定小組負責人簽名并注明日期，對無保存價值需要銷毀的檔案及文件材料，要造出清冊，提出銷毀報告，經(jīng)分管領(lǐng)導批準，并報送有關(guān)檔案部門備案，然后方可銷毀。

　　4、對已超過保管期限的檔案或文件材料，重新鑒定后，確有保管利用價值需要延長保管期限的，應重新規(guī)定保管期限，其保管期限從第一次鑒定的年限算起。

　　5、經(jīng)過鑒定，對延長保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要達到劃定保管期限準確，保管單位質(zhì)量達到標準規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整，檔案部門要及時向領(lǐng)導匯報，責成有關(guān)科室或責任人負責修改、補充。

　　6、銷毀檔案時，監(jiān)銷人員不得少于2人，應由檔案室和有關(guān)業(yè)務部門派員在指定地點共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀以前，應認真進行清點核實，銷毀后要在銷毀清冊上簽名蓋章，并將銷毀情況報告領(lǐng)導。

　　7、銷毀檔案時，必須注意保密，監(jiān)銷人員在檔案尚未安全毀掉時不得離開現(xiàn)場。

　　8、情況特殊的專門檔案另有銷毀規(guī)定的按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　十六、檔案利用制度

　　1、本單位檔案僅限于本單位及本系統(tǒng)工作人員利用。凡查借閱檔案，必須履行登記手續(xù)，填寫查借閱登記表和利用效果登記表，并將利用結(jié)果及時向檔案室反饋，任何人不得例外。

　　2、外單位來查閱檔案資料的人員，必須持有單位介紹信，檢驗查閱人員的身份和問清查閱的目的、范圍，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后方可查閱。

　　3、查閱檔案人員應在閱文室、保密室內(nèi)查詢，并保持安靜、衛(wèi)生，不得在室內(nèi)吸煙、喝水，以防損壞檔案。

　　4、查閱秘密文件必須履行審批手續(xù)，嚴格遵守保密規(guī)定。

　　5、借閱檔案時間一般不超過3天，延長時間需辦理續(xù)借手續(xù)，最多不得超過7天，借用份數(shù)每人每次不得超過3份。

　　6、借閱者應維護檔案的完整與安全，不得在檔案上亂寫亂畫，不得轉(zhuǎn)借和影印、復制、拆換、涂改及污損，違者必究。

　　7、借閱檔案歸還時，檔案管理人員要認真清點，仔細檢查，并做好歸還記錄。借閱檔案未還人員若要長期離崗必須在離崗前，將所借檔案全部歸還，以利保管和利用。

　　8、凡遇節(jié)假日特殊情況，檔案室有權(quán)隨時收回借出的檔案、材料，以利安全保密等工作。

　　9、凡在借閱檔案過程中，造成案卷散失，污損或不歸還者，應按《檔案法》及有關(guān)規(guī)定嚴肅處理。

　　10、復制、抄錄檔案資料，要經(jīng)領(lǐng)導批準，抄錄復制的檔案由檔案員核對無誤，加蓋公章，方可有效。

　　11、檔案人員應根據(jù)本單位工作的特點按照室藏檔案的內(nèi)容、種類和結(jié)構(gòu)，編制科學的檢索工具和有參考價值的檔案資料，以提高檔案的查全率。

　　十七、檔案統(tǒng)計制度

　　1、檔案統(tǒng)計要符合《中華人民共和國統(tǒng)計法》及其他有關(guān)法規(guī)、規(guī)章要求。

　　2、檔案統(tǒng)計包括登記和統(tǒng)計兩個部分。檔案室要建立檔案工作統(tǒng)計臺帳，檔案人吶喊要認真細致地做好檔案收進、移出、整理、鑒定、銷毀、搶救、清理、保管的數(shù)量、狀況及結(jié)構(gòu)的登記和統(tǒng)計，還要做好檔案檢索、編研和利用情況的登記和統(tǒng)計。

　　3、檔案統(tǒng)計內(nèi)容與指標要保持一致性、穩(wěn)定性和連續(xù)性,不得隨意更改。

　　4、統(tǒng)計數(shù)字要準確無誤，情況要真實，結(jié)論要正確，各項數(shù)字一律用阿拉伯數(shù)字書寫，字跡工整、清楚、不得潦草和模糊。

　　5、及時、準確向檔案行政管理部門填寫單位檔案工作統(tǒng)計年報及其他檔案調(diào)查統(tǒng)計表，統(tǒng)計表要由領(lǐng)導簽字蓋章后方能上報或歸檔。

　　6、堅持做好溫濕度記錄、掌握庫房溫度變化情況，定期分析研究，采取科學的降溫去濕措施，使庫內(nèi)溫濕度控制達到國家和本省規(guī)定的標準。

　　7、檔案室要定期對檔案統(tǒng)計資料進行歸納整理，定期對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行必要的綜合、分析和研究，從而及時發(fā)現(xiàn)問題，糾正錯誤，更好地認識和了解機關(guān)檔案管理的現(xiàn)狀，掌握發(fā)展規(guī)律，分析發(fā)展趨勢，提高管理水平。