藝術(shù)檔案整理規(guī)則

第一章　總則第一條　為了加強(qiáng)電影藝術(shù)檔案的收集和管理，有效地保護(hù)和利用電影藝術(shù)檔案，更好地為電影創(chuàng)作、生產(chǎn)、教學(xué)、研究和普及服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》和《電影管理?xiàng)l例》，制定本規(guī)定。第二條　本規(guī)定適用于中國(guó)境內(nèi)的電影攝制單位和電影藝術(shù)檔案機(jī)構(gòu)，以及與電影藝術(shù)檔案相關(guān)的組織和個(gè)人。第三條　本規(guī)定所稱電影藝術(shù)檔案，是指在電影創(chuàng)作、生產(chǎn)、發(fā)行、放映過(guò)程中形成的文字、圖片、標(biāo)準(zhǔn)拷貝、數(shù)字母版、影片素材等具有保存價(jià)值的資料。第四條　電影藝術(shù)檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，依法接受檔案行政管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，實(shí)行統(tǒng)一管理。
　　國(guó)務(wù)院廣播影視行政部門負(fù)責(zé)全國(guó)電影藝術(shù)檔案工作。
　　省、自治區(qū)、直轄市人民政府廣播影視行政部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的電影藝術(shù)檔案工作，并應(yīng)當(dāng)督促本行政區(qū)域內(nèi)的電影攝制單位，按照本規(guī)定履行電影藝術(shù)檔案移交義務(wù)。第五條　國(guó)家鼓勵(lì)和支持有關(guān)電影藝術(shù)檔案保管、復(fù)制、修復(fù)方面的科學(xué)研究和實(shí)踐活動(dòng)。第六條　電影藝術(shù)檔案從業(yè)人員的專業(yè)技術(shù)職稱或者職務(wù)，按照國(guó)家檔案系列專業(yè)技術(shù)人員的有關(guān)規(guī)定評(píng)定與聘任。第七條　有下列事跡之一的組織或者個(gè)人，由國(guó)務(wù)院廣播影視行政部門給予獎(jiǎng)勵(lì)：
　　（一）為發(fā)展電影藝術(shù)檔案事業(yè)作出重要貢獻(xiàn)的；
　?。ǘ┦占⒄?、保管、修復(fù)電影藝術(shù)檔案有顯著成績(jī)的；
　?。ㄈ┨峁╇娪八囆g(shù)檔案獲得顯著效益的；
　?。ㄋ模⒅匾蛘哒滟F電影藝術(shù)檔案捐贈(zèng)給國(guó)家的。第二章　檔案構(gòu)成第八條　電影藝術(shù)檔案由影片類和文字、圖片類組成。第九條　影片類檔案包括：
　　國(guó)產(chǎn)影片、與我國(guó)香港特別行政區(qū)、澳門特別行政區(qū)、臺(tái)灣地區(qū)及外國(guó)合作攝制的影片的全新原底標(biāo)準(zhǔn)拷貝或者數(shù)字母版，畫原底、畫翻正、畫翻底，片頭、片尾、唱詞等各類字幕原底，片頭、片尾、襯景原底，十格小底片，光號(hào)卡，國(guó)際樂(lè)效，混錄聲底、混錄光學(xué)聲底等。第十條　文字、圖片類檔案包括：
　　（一）文學(xué)劇本、分鏡頭劇本、譯制片臺(tái)本；
　　（二）完成臺(tái)本（含字幕表）；
　?。ㄈ?duì)國(guó)外發(fā)行的國(guó)產(chǎn)影片各語(yǔ)種和國(guó)內(nèi)民族語(yǔ)言的翻譯本；
　　（四）導(dǎo)演闡述；
　　（五）影片審查決定書；
　?。┯嘘P(guān)部門對(duì)影片的審查意見(jiàn)和決定；
　　（七）影片海報(bào)、宣傳畫、工作照、劇照、說(shuō)明書、特刊；
　　（八）國(guó)產(chǎn)影片在國(guó)內(nèi)外獲獎(jiǎng)的證件復(fù)印件及有關(guān)照片；
　　（九）劇本內(nèi)容的有關(guān)依據(jù)和歷史考證材料，以及取材或者改編前的原作；
　?。ㄊ┲鲃?chuàng)人員的創(chuàng)作設(shè)想和音樂(lè)總譜、歌詞；
　?。ㄊ唬﹫?chǎng)景氣氛?qǐng)D，服裝、化妝、道具設(shè)計(jì)圖，演員定妝照；
　?。ㄊ┯嘘P(guān)攝制決定；
　?。ㄊ┓謭?chǎng)分景表；
　　（十四）攝制工作日志；
　　（十五）攝制工作總結(jié)；
　　（十六）主創(chuàng)人員藝術(shù)創(chuàng)作總結(jié)；
　　（十七）其他在電影創(chuàng)作、生產(chǎn)、發(fā)行、放映過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的資料。第十一條　本規(guī)定第九條、第十條的內(nèi)容為故事影片藝術(shù)檔案構(gòu)成。其他片種可視工藝和工作程序不同參照?qǐng)?zhí)行。第三章　歸檔和管理第十二條　國(guó)家設(shè)立中國(guó)電影資料館等電影藝術(shù)檔案機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)依法收集、整理、保管和利用電影藝術(shù)檔案等工作。第十三條　電影藝術(shù)檔案機(jī)構(gòu)依法搜集電影創(chuàng)作、生產(chǎn)、發(fā)行、放映過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的電影藝術(shù)檔案，接收有關(guān)組織或者個(gè)人通過(guò)移交、捐贈(zèng)等方式提供的電影藝術(shù)檔案，積極收集散失的國(guó)產(chǎn)影片藝術(shù)檔案。
　　依據(jù)本規(guī)定移交電影藝術(shù)檔案，電影藝術(shù)檔案機(jī)構(gòu)可以對(duì)有關(guān)單位予以適度補(bǔ)貼。第十四條　電影藝術(shù)檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)具有適宜長(zhǎng)久保存、合理利用電影藝術(shù)檔案的場(chǎng)所、設(shè)備、條件和專業(yè)人員，并建立科學(xué)的管理制度，逐步實(shí)現(xiàn)保存與管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化。
　　用于保存電影藝術(shù)檔案的庫(kù)房溫度、濕度等應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，并應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)防火、防盜、防蟲(chóng)、防霉、防光、防塵、防水（潮）、防有害氣體等安全保衛(wèi)工作。第十五條　電影攝制單位應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門部門或者指定專人負(fù)責(zé)電影藝術(shù)檔案管理工作，切實(shí)履行電影藝術(shù)檔案移交、保管義務(wù)。第十六條　電影藝術(shù)檔案機(jī)構(gòu)和電影攝制單位應(yīng)當(dāng)有計(jì)劃地做好電影藝術(shù)檔案編目和研究工作。

文化部、國(guó)家檔案局關(guān)于藝術(shù)檔案工作暫行辦法

第一條　藝術(shù)檔案是文化藝術(shù)創(chuàng)作、演出團(tuán)體，藝術(shù)教育、藝術(shù)研究單位和各電影制片廠進(jìn)行各項(xiàng)藝術(shù)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是進(jìn)行藝術(shù)生產(chǎn)、教學(xué)、研究、交流等工作的依據(jù)和必要條件，是廣大文化藝術(shù)工作者辛勤勞動(dòng)的結(jié)晶，是國(guó)家檔案的重要組成部分。保管、整理好這些藝術(shù)檔案是各文化藝術(shù)單位的重要任務(wù)。第二條　藝術(shù)檔案是各藝術(shù)單位全部檔案的重要組成部分，都要按照集中統(tǒng)一管理檔案的基本原則，建立、健全藝術(shù)檔案工作，達(dá)到完整、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求。第三條　藝術(shù)檔案的范圍：
　　一、各類劇本和樂(lè)譜：包括文學(xué)劇本、電影分鏡頭劇本、完成臺(tái)本、演出本、舞臺(tái)調(diào)度圖、歌劇的流水本、曲目（聲樂(lè)、器樂(lè)）作品、演奏總譜、傳統(tǒng)劇目的唱腔設(shè)計(jì)、舞劇分場(chǎng)本、舞樂(lè)譜等，以及取材或改編前的原作和劇本的重要?dú)v史考證材料。
　　二、導(dǎo)演計(jì)劃、闡述（包括手注本、導(dǎo)演修改本），導(dǎo)演口頭提示，舞蹈的調(diào)動(dòng)圖，場(chǎng)記等。
　　三、舞臺(tái)美術(shù)材料：
　　（一）美工創(chuàng)作設(shè)計(jì)（布景、服裝、道具及裝置）：包括氣氛?qǐng)D、設(shè)計(jì)圖、平面圖、技術(shù)說(shuō)明、服裝圖（附衣料樣品）、幻燈片等。
　?。ǘ┤宋镌煨驮O(shè)計(jì)：包括化妝、發(fā)型、臉譜等造型圖和演員定妝照。
　　（三）燈光設(shè)計(jì)：包括每場(chǎng)布光圖、燈位圖、色彩圖、燈光操作表。
　　（四）音響效果設(shè)計(jì)，以及配聲的文字材料等。
　　四、攝影創(chuàng)作設(shè)想（包括特技鏡頭設(shè)計(jì)）、主要演員角色創(chuàng)作設(shè)想（體會(huì)、角色傳記）。
　　五、演出錄音帶，錄像帶，劇照（附說(shuō)明），空景照，演員照等。
　　六、演職員名單（片頭字幕表）、演出場(chǎng)次記錄及統(tǒng)計(jì)材料等。
　　七、各類藝術(shù)生產(chǎn)的總結(jié)：包括劇本討論總結(jié)、演出總結(jié)、藝術(shù)總結(jié)和主要?jiǎng)?chuàng)作人員個(gè)人藝術(shù)總結(jié)等。
　　八、宣傳評(píng)論材料：包括節(jié)目單、海報(bào)、說(shuō)明書、廣告設(shè)計(jì)報(bào)刊評(píng)論、消息和觀眾反映等。
　　九、領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門對(duì)劇目、節(jié)目、影片的審查意見(jiàn)和批示，座談會(huì)記錄、報(bào)告、講話。
　　十、著名藝術(shù)家、著名老藝人、流派代表人物和藝術(shù)上有特色有專長(zhǎng)的演職員材料（包括藝術(shù)創(chuàng)作、表演活動(dòng)記錄，藝術(shù)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，評(píng)論、介紹文章，錄音、錄像帶，照片等）。
　　十一、國(guó)內(nèi)外重大藝術(shù)活動(dòng)形成的文件材料（如匯演、調(diào)演、國(guó)際間藝術(shù)交流、比賽等形成的節(jié)目單、報(bào)導(dǎo)、評(píng)論、照片等）。
　　十二、藝術(shù)教育方面的教材、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、總結(jié)等。
　　十三、教職人員創(chuàng)作實(shí)踐中形成的材料，如采風(fēng)收集來(lái)的整理材料。
　　十四、學(xué)生實(shí)習(xí)演出、作品、成績(jī)材料等。
　　十五、美術(shù)單位的書畫創(chuàng)作稿件，展覽的展冊(cè)、圖片，照片（包括底片）等。
　　十六、劇種、劇目的歷史沿革，藝術(shù)流派的調(diào)查研究以及其它研究成果的材料、文章、照片等。第四條　藝術(shù)檔案與藝術(shù)資料的劃分：本單位在各項(xiàng)藝術(shù)活動(dòng)中直接形成并具有保存價(jià)值的文件材料均屬藝術(shù)檔案。為藝術(shù)創(chuàng)作、研究、教學(xué)參考而收集的圖書、報(bào)刊、錄音（像）帶、照片、影片、劇本和有關(guān)文章等為資料。第五條　藝術(shù)文件材料的立卷和歸檔：
　　一、各文化藝術(shù)單位內(nèi)的業(yè)務(wù)部門，要重視藝術(shù)文件材料的形成和積累，每完成一個(gè)劇目（曲目、節(jié)目）、一部影片、一項(xiàng)藝術(shù)活動(dòng)或一個(gè)教學(xué)過(guò)程，都要形成系統(tǒng)的文件材料，經(jīng)過(guò)整理定期歸檔。
　　二、藝術(shù)文件材料一般地分文字、形象、音響三部分。這些材料的立卷和整理應(yīng)根據(jù)各自的不同情況進(jìn)行。文字部分可采取按年代、劇目和問(wèn)題相結(jié)合的方法進(jìn)行整理立卷歸檔。形象部分和音響部分可按劇目（或節(jié)目、曲目）進(jìn)行整理。
　　三、藝術(shù)檔案的每個(gè)案卷（或保管單位），都要根據(jù)藝術(shù)檔案的特點(diǎn)擬出確切的標(biāo)題，卷內(nèi)材料排列要系統(tǒng)，登記卷內(nèi)目錄（包括：順序號(hào)、材料的作者、內(nèi)容、頁(yè)數(shù)、時(shí)間等），填寫備考表。
　　四、凡藝術(shù)檔案內(nèi)涉及到人物、時(shí)間、場(chǎng)景名稱、場(chǎng)次、角色和飾演者姓名等應(yīng)標(biāo)寫清楚。
　　五、為確保藝術(shù)檔案的齊全完整，各業(yè)務(wù)部門和個(gè)人不得私自保存應(yīng)歸檔的藝術(shù)文件材料。任何人不得因工作調(diào)動(dòng)而私自帶走或任意銷毀應(yīng)歸檔的藝術(shù)文件材料。
　　六、藝術(shù)文件材料要用鋼筆或毛筆書寫，以利長(zhǎng)期保存。用紙要注意統(tǒng)一規(guī)格：劇本、場(chǎng)記、各種記錄都用16開(kāi)紙；各種設(shè)計(jì)圖紙，用8開(kāi)紙；照片的洗印盡量統(tǒng)一規(guī)格，以利于管理。

檔案管理流程

檔案管理一般包括檔案的收集、整理、整編、著錄、查詢、借閱、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等流程。
1、檔案接收
通過(guò)配置OA流程，該歸檔的文件自動(dòng)歸檔檔案到接收庫(kù)；同時(shí)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，自動(dòng)歸檔合同數(shù)據(jù)。
所有檔案，檔案管理員均可通過(guò)新建檔案接收或批量掛接上傳至檔案系統(tǒng)，完成著錄項(xiàng)填寫后歸檔至檔案庫(kù)。審批完成后進(jìn)行實(shí)體移交和檔案上架，檔案正式生效。
2、檔案整理
規(guī)范化檔案錄入，業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案信息著錄項(xiàng)定制，歷史流程內(nèi)容自動(dòng)歸檔。
3、檔案整編
依據(jù)國(guó)家檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，建立分類的標(biāo)準(zhǔn)以及各類檔案的整理方式，規(guī)范化建立檔號(hào)規(guī)則。
4、檔案查詢
通過(guò)系統(tǒng)能夠快速定位所需內(nèi)容，提高檔案利用率。
5、檔案借閱
泛微文書定實(shí)現(xiàn)在庫(kù)檔案借閱，借閱審批，出入庫(kù)管理全過(guò)程數(shù)字化管理，確保檔案借閱有記錄、可追蹤。
6、檔案銷毀
通過(guò)在系統(tǒng)設(shè)置檔案保管期限，檔案到期系統(tǒng)自動(dòng)提示，可審批銷毀清冊(cè)。
7、庫(kù)房管理
為了確保對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，文書定可以協(xié)助統(tǒng)一維護(hù)組織內(nèi)部的實(shí)體庫(kù)房，包括庫(kù)房基本信息、區(qū)域、密集架等，在系統(tǒng)中定義虛擬庫(kù)房及密集柜、檔案柜等，方便進(jìn)行流程化管理和操作記錄。

檔案管理學(xué)的知識(shí)

一、檔案收集1、檔案收集工作的意義：檔案收集工作是整個(gè)檔案工作中極為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，與檔案工作中其他各項(xiàng)工作比較起來(lái)，它處于一種特殊的地位，作好檔案收集工作對(duì)整個(gè)工作都具有重要意義。（1）收集工作是檔案工作的起點(diǎn)；是檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作中的基礎(chǔ)；檔案的收集，就是整個(gè)檔案館（室）取得和積累檔案的一種手段；（2）從組織整個(gè)國(guó)家檔案工作來(lái)說(shuō)，檔案的收集工作是貫徹集中統(tǒng)一管理原則的一項(xiàng)重要內(nèi)容和首要的具體措施；（3）從收集工作質(zhì)量高低的影響來(lái)說(shuō)，它直接關(guān)系到檔案工作的其他環(huán)節(jié)。2、檔案收集工作的要求：（1）豐富館藏；（2）加強(qiáng)館外調(diào)查和指導(dǎo)；（3）推行入館檔案的標(biāo)準(zhǔn)化；（4）保持全宗和全宗群的不可分散性。3、機(jī)關(guān)內(nèi)文件的歸檔二、檔案整理1、檔案整理工作的內(nèi)容：（1）在正規(guī)的工作條件下，檔案室所接收的是文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收的是由機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。（2）對(duì)整理不善的檔案進(jìn)行局部調(diào)整。（3）零散文件的整理。2、檔案整理工作的原則：（1）檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯(lián)系；歷史聯(lián)系主要表現(xiàn)在文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等幾個(gè)方面。（2）檔案的整理應(yīng)該充分利用原有基礎(chǔ)；原有基礎(chǔ)指，第一，充分重視和利用先前整理的基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，來(lái)要輕易打亂重整；第二，在檔案整理過(guò)程中，應(yīng)該充分研究和利用原來(lái)整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。（3）檔案的整理必須便于保管和利用。3、全宗：（1）概念：全宗就是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)或著名人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案的整體。（2）意義：區(qū)分全宗是檔案整理工作的首要環(huán)節(jié)。全宗不僅是個(gè)整理方法問(wèn)題，也是一條原則、一種理論，稱為全宗原則和全宗理論。全宗理論是在檔案集中管理過(guò)程中產(chǎn)生的，是隨檔案工作的發(fā)展而不斷完善的。全宗理論的確立，對(duì)檔案室、檔案館檔案的管理，有重要的組織作用。全宗理論發(fā)展的歷史，是與檔案整理的不同原則聯(lián)系在一起的。4、全宗構(gòu)成的條件和立檔單位：形成全宗的機(jī)關(guān)，稱為立檔單位，又稱全宗的構(gòu)成者。一個(gè)機(jī)關(guān)就是一個(gè)立檔單位，一個(gè)立檔單位形成的全部檔案就構(gòu)成一個(gè)全宗。（1）構(gòu)成條件：第一，可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文；第二，是一個(gè)會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃；第三，設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一[定的人事任免權(quán)。三個(gè)條件是統(tǒng)一的，是從不同側(cè)面反映一個(gè)單位的獨(dú)立性。最基本的是第一個(gè)條件。在分析或研究一個(gè)組織單位能否構(gòu)成一個(gè)立檔單位時(shí)，應(yīng)當(dāng)明確，機(jī)關(guān)的大小和檔案數(shù)量的多少，并不影響它成為立檔單位。有的組織單位也可能不完全具備上述三個(gè)條件，但它實(shí)際上卻是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)，或由于某種特殊需要，它所形成的檔案也可以構(gòu)成一個(gè)全宗。（2）立檔單位。5、立檔單位的變化和全宗的劃分：機(jī)關(guān)單位的增設(shè)、撤銷、合并以及機(jī)關(guān)名稱的改變、職權(quán)范圍和隸屬關(guān)系的調(diào)整等各種變化。這些情況，有的會(huì)影響全宗的劃分，有的則不涉及全宗的變化。研究某一立檔單位是否有根本性的變化，主要應(yīng)該從立檔單位的政治性質(zhì)、生產(chǎn)關(guān)系性質(zhì)和基本職能等幾個(gè)方面去考察。6、人物全宗：就是社會(huì)知名人士（如社會(huì)活動(dòng)家、科學(xué)家、作家、藝術(shù)家、教育家等）在其一生活動(dòng)中形成的檔案整體。人物全宗包括個(gè)人的著作、手稿、日記、信件、遺囑以及記載個(gè)人（包括家族、家庭）社會(huì)活動(dòng)的全部材料，還包括別人所寫的和收集的與人物全宗構(gòu)成者個(gè)人、家庭、家族有關(guān)的材料，以及直系親屬能夠說(shuō)明立檔單位情況的材料。7、全宗的補(bǔ)充形式：（1）聯(lián)合全宗。是若干獨(dú)立機(jī)關(guān)形成的檔案，由于混在一起難以區(qū)分立檔單位而聯(lián)合組成的一個(gè)全宗。（2）全宗匯集，就是由檔案數(shù)量極少的若干全宗，按照一定的特點(diǎn)組成的一個(gè)全宗集合單位。（3）檔案匯集，就是由不明所屬全宗的零散殘缺文件，按照一定的特點(diǎn)集中起來(lái)的混合體。8、全宗群：整理和管理檔案，不僅要注意全宗的完整性，還應(yīng)該注意全宗之間的相互聯(lián)系。10、全宗的編號(hào)與排列：（1）通常涉及檔案管理中的三個(gè)環(huán)節(jié)：A全宗的編號(hào)一般是在檔案館接收全宗時(shí)，于全宗名冊(cè)上登記編定的，它屬于統(tǒng)計(jì)工作的一個(gè)具體的技術(shù)項(xiàng)目；B全宗在庫(kù)房?jī)?nèi)如何排列存放，屬于保管工作的范疇；C全宗號(hào)的編定，它作為檔號(hào)的組成部分填寫于案卷封面，全宗的系統(tǒng)排列等也屬于檔案的基本編目和系統(tǒng)化的課題。（2）全宗號(hào)的編制和使用方法：A按國(guó)家檔案全宗的三部分各依全宗進(jìn)館的時(shí)間順序分編流水號(hào)；B按本館全宗的時(shí)間、地區(qū)、性質(zhì)等分編流水號(hào)；C所有全宗一律按進(jìn)館順序統(tǒng)一編定流水號(hào)；D按全宗的重要程度編號(hào)；E按全宗群連續(xù)編號(hào)；F按全宗群留空統(tǒng)編全宗號(hào)；G分組單編全宗號(hào)；H多級(jí)分類單編全宗號(hào)；I編大全宗號(hào)；J對(duì)一部分全宗實(shí)行等級(jí)分類編號(hào)，另外一部分全宗實(shí)行序時(shí)流水編號(hào)。盡管十多種具體的編號(hào)方法各不相同，但就其主要特點(diǎn)來(lái)說(shuō)，可概括為兩種類型：序時(shí)流水編號(hào)法和體系分類編號(hào)法。前者也可簡(jiǎn)稱流水法，后者可簡(jiǎn)稱分類法。流水法，無(wú)論是一律大流水，還是先分類別，而對(duì)每個(gè)具體全宗的排序和給號(hào)，都是依時(shí)順列。分類法，無(wú)論是統(tǒng)編號(hào)還是分編號(hào)，無(wú)論是一次劃分還是多層分類，而對(duì)每個(gè)具體全宗的排序和給號(hào)，主要不以序時(shí)方法，而用邏輯方法。對(duì)全宗編號(hào)，主要應(yīng)采用流水編號(hào)的方法。12、分類的一般方法：（1）按文件的產(chǎn)生時(shí)間分類，具體包括年度分類法、時(shí)期分類法兩種；（2）按文件來(lái)源分類，包括組織機(jī)構(gòu)分類法、作者分類法、通訊者分類法三利；（3）按文件的內(nèi)容分類，包括問(wèn)題分類法、實(shí)物分類法、地理分類法三種；（4）按文件的形式分類，包括按文件的種類來(lái)分類、按文件的制成材料分類、按文件的形狀分類三種。13、常用的分類方法：（1）年度分類法：也稱年代分類法，就是根據(jù)形成和處理文件的所屬年度將全宗內(nèi)檔案分成各個(gè)類別。（2）組織機(jī)構(gòu)分類法，就是根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進(jìn)行分類，即按照立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)將全宗內(nèi)檔案分成各個(gè)類別。（3）問(wèn)題分類法，就是按照檔案內(nèi)容所說(shuō)明的總是將全宗內(nèi)檔案分為各個(gè)類別。14、分類法的選擇和分類方案的編制：（1）組合分法：年度-組織機(jī)構(gòu)分類法；組織機(jī)構(gòu)-年度分類法；年度-問(wèn)題分類法；問(wèn)題-年度分類法。（2）分類方案：為了便于對(duì)全宗內(nèi)檔案具體地進(jìn)行分類，在選定某種分類方法之后，就應(yīng)編制一份“分類方案”。分類方案，就是標(biāo)列各個(gè)類目名稱，表示全宗內(nèi)檔案分類體系的綱要，所以又稱“分類大綱”。分類方案的類目力求明確和具有系統(tǒng)性。15、機(jī)關(guān)內(nèi)黨、政、工團(tuán)檔案分類：（1）在一個(gè)全宗內(nèi)，首先將檔案分成黨政工團(tuán)等若干部分，在每一部分中再行分類整理；（2）在全宗內(nèi)，先將機(jī)關(guān)內(nèi)最高機(jī)構(gòu)和各單位的檔案分別分成黨政工團(tuán)若干部分，再在每一部分中繼續(xù)分類整理；（3）全宗之內(nèi)的檔案首先按年度分類，每年度分成黨政工團(tuán)若干部分，再繼續(xù)分類整理；（4）在全宗內(nèi)，只分黨政兩大部分，或在每一年分兩部分。16、人物全宗內(nèi)檔案的分類：（1）生平傳記材料；（2）創(chuàng)作材料；（3）公務(wù)活動(dòng)材料；（4）個(gè)人書信；（5）經(jīng)濟(jì)材料；（6）親屬材料；（7）評(píng)價(jià)材料；（8）音像材料；（9）其他材料。17、立卷：（1）定義：一個(gè)全宗的文件經(jīng)過(guò)分類之后，各個(gè)類內(nèi)都有相當(dāng)數(shù)量的文件，還要進(jìn)一步系統(tǒng)化，將若干文件組成案卷，稱為立卷（也稱組卷）。（2）立卷工作的內(nèi)容：組成案卷單位，擬寫案卷標(biāo)題，卷內(nèi)文件的排列與編號(hào)，填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表，案卷封面的編目與案卷的裝訂。（3）意義：案卷是密切聯(lián)系的若干文件的組合體，它是檔案的保管單位，通常也是統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)量和進(jìn)行檢索的基本單位之一。案卷是組成全宗的基本單位。立卷是檔案整理工作的重要基礎(chǔ)。18、案卷組合方法：主要是根據(jù)文件構(gòu)成的特點(diǎn)，將具有某方面共同點(diǎn)和聯(lián)系密切的文件綜合在一起組成一個(gè)案卷；一些具有不同特點(diǎn)、聯(lián)系不密切的文件，可以分別組成案卷。立卷的“六個(gè)特征”。（1）按問(wèn)題立卷；（2）按作者立卷；（3）按文件（名稱）立卷；（4）按時(shí)間立卷；（5）按地區(qū)立卷；（6）按收發(fā)機(jī)關(guān)立卷。六個(gè)特征綜合運(yùn)用。19、卷內(nèi)文件整理：內(nèi)容：卷內(nèi)排列和編號(hào)，填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。20、案卷封面編目和案卷裝封：（1）主要項(xiàng)目包括：立檔單位名稱、組織機(jī)構(gòu)名稱、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件的起止日期、總頁(yè)數(shù)、保管期限以及全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)等。（2）擬寫案卷標(biāo)題以及整個(gè)案卷封面編目的基本要求：A歷史觀點(diǎn)和政治上的正確性；B文字簡(jiǎn)練，表達(dá)準(zhǔn)確；C標(biāo)題基本結(jié)構(gòu)力求完整。21、類內(nèi)案卷排列和案卷目錄：（1）案卷排列：全宗內(nèi)檔案，經(jīng)分類、立卷以后（或檔案館、檔案室接收的案卷），還必須進(jìn)行系統(tǒng)的排列。全宗內(nèi)各類的序列，已在分類方案中排定，所以通常所說(shuō)的案卷排列，就是根據(jù)一定的方法，確定每類內(nèi)案卷的前后次序和安放的位置，保持案卷與案卷之間的聯(lián)系。（2）案卷排列的方法：A可以按照案卷所反映的工作上的聯(lián)系來(lái)排列；B可以按照案卷內(nèi)容所反映的一定問(wèn)題來(lái)排列；C可以按照案卷所屬的起止日期（時(shí)間）來(lái)排列；D也可以按照文件的作者、收發(fā)文機(jī)關(guān)以及文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)來(lái)排列；E事檔案或監(jiān)察、信訪等按人頭立成的案卷，還可以按姓氏筆畫、漢語(yǔ)拼音字母順序或四角號(hào)碼等方法排列。（3）案卷目錄：一個(gè)全宗內(nèi)的全部檔案，經(jīng)過(guò)分類、立卷進(jìn)行了系統(tǒng)的排列以后，應(yīng)當(dāng)將案卷逐個(gè)登記到案卷目錄上。案卷目錄也就是案卷的名冊(cè)，是著錄案卷內(nèi)容成分并按一定次序編排的一覽表。（4）案卷目錄的作用：A固定全宗內(nèi)檔案的分類體系和案卷排列順序，最后完成檔案整理工作；B介紹全宗內(nèi)案卷的內(nèi)容和成分，是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是編制其他檢索工具的基礎(chǔ)；C它是檔案登記的基本形式，也是統(tǒng)計(jì)和檢查檔案的重要依據(jù)。（5）案卷目錄的類型和選擇：綜合目錄和分冊(cè)目錄。分冊(cè)目錄又可分為：A以全宗內(nèi)檔案分類的類別為單位編制的案卷目錄；B按保管期限編制的案卷目錄；C按保管期限結(jié)合分類方案編制的案卷目錄；D按機(jī)密程度分別編制。（6）案卷目錄的結(jié)構(gòu)：封面和扉頁(yè)，目次，序言或說(shuō)明，簡(jiǎn)稱表，案卷目錄表，備考表。至少一式兩份，一般一式四份為好。以全宗為單位編定各本目錄的順序號(hào)，稱作“案卷目錄號(hào)”，簡(jiǎn)稱“目錄號(hào)”，是“檔號(hào)”的重要組成部分。22、檔案整理工作的組織：（1）檔案整理工作基本程序：區(qū)分全宗、分類、案卷的編立、案卷排列以及編制案卷目錄等主要步驟。（2）檔案的系統(tǒng)化與基本編目。（3）現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案整理工作的組織：歸檔制度與檔案室檔案整理工作的關(guān)系；檔案形成過(guò)程中劃分全宗和分類；檔案形成過(guò)程中案卷的編立和目錄的編制工作。（4）積存檔案和零散文件整理工作的組織：整理工作方案，對(duì)立檔單位的歷史沿革和檔案狀況的態(tài)度，零散文件的整理程序。23、檔號(hào)：（1）使用的混亂現(xiàn)象：一是檔號(hào)殘缺不全，館內(nèi)許多全宗沒(méi)有全宗號(hào)，全宗內(nèi)許多案卷目錄沒(méi)有目錄號(hào)；二是編號(hào)重復(fù)，一個(gè)館內(nèi)有相同的全宗號(hào)，一個(gè)全宗號(hào)內(nèi)有相同的目錄號(hào)，一本案卷目錄中有相同的全宗號(hào)，一卷之內(nèi)有相同的文件頁(yè)碼。（2）組成：全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)和卷內(nèi)文件頁(yè)（張）號(hào)。對(duì)不裝訂的案卷，往往還編有文件的件號(hào)。（3）檔號(hào)的使用規(guī)則要求：檔號(hào)要完整成套，一般說(shuō)上述幾部分檔號(hào)均應(yīng)編排；一個(gè)檔案館內(nèi)的全宗號(hào)不能重，一個(gè)全宗內(nèi)的案卷目錄號(hào)不能重，一本案卷目錄中的案卷號(hào)不能重，一個(gè)案卷之內(nèi)的文件件號(hào)、頁(yè)號(hào)也不能重。三、檔案鑒定1、檔案鑒定工作的內(nèi)容：一方面確定哪些檔案應(yīng)該保存，保存多長(zhǎng)時(shí)間；另一方面確定哪些檔案不予保存，進(jìn)行銷毀。2、檔案鑒定工作的意義：（1）如果無(wú)論檔案有無(wú)價(jià)值和價(jià)值的大小，全部加以保存，而且還會(huì)源源不斷地涌進(jìn)新的檔案，這樣首先就會(huì)使原有的檔案體系逐漸擁塞龐大起來(lái)，有價(jià)值的珍貴的檔案淹沒(méi)于大量失去價(jià)值的檔案之中，不易被人發(fā)現(xiàn)和難以找到，因而也就影響了效率，并使檔案的效益不能得到充分發(fā)揮；（2）大量失去價(jià)值的檔案充塞庫(kù)房，與有價(jià)值的珍貴的檔案同樣進(jìn)行整理和保管，無(wú)疑是浪費(fèi)人力和物力，相對(duì)地延緩有價(jià)值的檔案的整理速度，妨礙有價(jià)值檔案保管條件的改善；（3）如發(fā)生突然事變，就不易及時(shí)搶救出重要的珍貴的檔案。為了有區(qū)別、有重點(diǎn)地保存檔案，必須鑒別各種檔案的價(jià)值，去粗取精，使保存的檔案具有較高的質(zhì)量。3、決定檔案保存價(jià)值的因素：一方面，檔案自身的特點(diǎn)和狀況是決定檔案保存價(jià)值的基礎(chǔ)；另一方面，社會(huì)利用需要是檔案發(fā)揮作用的必要條件，是決定檔案保存價(jià)值的社會(huì)因素。兩方面的因素是相互作用、辯證統(tǒng)一的。檔案客體，是檔案社會(huì)價(jià)值的物質(zhì)承擔(dān)者；利用檔案的需要，是檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的社會(huì)條件。兩方面的因素，都是客觀存在的。鑒定檔案的保存價(jià)值，就是鑒別和分析決定檔案保存價(jià)值的客觀因素，估計(jì)和預(yù)測(cè)每份文件、每個(gè)案卷、每部分檔案是否有作用，能起什么樣的積極作用，以及這種作用的時(shí)限，從而確定它們是否需要繼續(xù)保存，需要保存多長(zhǎng)時(shí)間。4、鑒定檔案的原則：鑒定檔案，必須從國(guó)家和人民的整體利益出發(fā)，用全面的歷史的觀點(diǎn)，確定檔案的保存價(jià)值。5、分析檔案價(jià)值的一般方法：（1）分析文件的內(nèi)容是鑒定檔案價(jià)值最重要的一個(gè)方面；（2）分析文件的來(lái)源、時(shí)間和形式等特點(diǎn)；（3）分析全宗和全宗群內(nèi)檔案的完整程度。鑒定檔案必須根據(jù)每份文件或每組文件的具體情況，一方面分析文件載體上所表現(xiàn)的各種特點(diǎn)，即以文件內(nèi)容為中心，全面聯(lián)系地分析文件所屬的立檔單位、文件的作者、產(chǎn)生時(shí)間、名稱、可靠程度、有效性和外形特點(diǎn)等諸種因素；另一方面，同時(shí)分析檔案的被保存程度，即以全宗、全宗群以至館藏對(duì)象，全面聯(lián)系地分析它的成分及其完整性，在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步分析文件自身的有關(guān)特點(diǎn)，科學(xué)地判定檔案的價(jià)值。6、關(guān)于鑒定檔案的方法論問(wèn)題：（1）研究檔案利用規(guī)律，預(yù)測(cè)未來(lái)利用需要；（2）研究檔案保存的效益；（3）掌握檔案的重要性和保存時(shí)間長(zhǎng)短的關(guān)系；（4）檔案保存價(jià)值分析的彈性處理方法；（5）檔案保管期限結(jié)構(gòu)的科學(xué)處理。7、檔案保管期限表：（1）定義：就是用表冊(cè)形式列舉檔案的來(lái)源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性文件，它是鑒定檔案保存價(jià)值和確定檔案管理期限的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。（2）類型：A標(biāo)準(zhǔn)的檔案保管期限表；B專門的檔案保管期限表；C同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限表；D同類型機(jī)關(guān)檔案保管期限表；E機(jī)關(guān)檔案保管期限表。以上各類型之間具有一定的相互關(guān)系。標(biāo)準(zhǔn)的檔案保管期限表對(duì)其他幾種保管期限表具有指導(dǎo)意義；機(jī)關(guān)檔案保管期限表又必須以標(biāo)準(zhǔn)的和上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的各種通用檔案保管期限表所規(guī)定的保管期限表為依據(jù)。各種類型的檔案保管期限表不能縮短標(biāo)準(zhǔn)檔案保管期限表所規(guī)定的保管期限，但可延長(zhǎng)保管期限。這種相互制約關(guān)系，是社會(huì)主義的檔案集中統(tǒng)一管理原則的體現(xiàn)，它有利于妥善地制訂有關(guān)的檔案保管期限表和實(shí)際確定檔案材料的保管期限。（3）結(jié)構(gòu)：通常由順序號(hào)、條款、保管期限、附注以及總的說(shuō)明等部分組成，其中條款和保管期限是最基本的項(xiàng)目。條款較多的保管期限表，還須把條款加以分類。（4）保管期限的劃分：分永久、長(zhǎng)期、短期三種。永久保存，就是無(wú)限期地盡可能長(zhǎng)遠(yuǎn)地保存下去。長(zhǎng)期保存，一般是指檔案須保存十六年至五十年左右；短期保存，一般是指十五年以下。后兩者稱為定期保存。定期保存的計(jì)算方法，一般是從文件產(chǎn)生后的第二年起計(jì)算，有些特殊文件和專門文件可以從其失效、結(jié)案后算起。所有確定為定期保存的檔案，到保管期滿后還須復(fù)查一次，如發(fā)現(xiàn)有繼續(xù)需要保存的，仍應(yīng)保存下去，有的延長(zhǎng)保管期限，有的轉(zhuǎn)為永久保存。（5）不同保管期限的檔案構(gòu)成：列為永久保存的檔案，是對(duì)社會(huì)主義事業(yè)的各項(xiàng)工作以至永世久代具有查考作用的檔案；列為長(zhǎng)期保存的檔案，是不具有廣泛社會(huì)意義和科學(xué)歷史意義的，而屬本機(jī)關(guān)在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)進(jìn)行機(jī)關(guān)工作需要查考的文件材料；列為短期保存的檔案，是低于上述兩個(gè)層次的，本機(jī)關(guān)在較短時(shí)間內(nèi)需要查考的文件材料。（6）編制方法：A準(zhǔn)備工作；B起草工作；C征求意義和修正草案。8、檔案鑒定工作制度的基本內(nèi)容：（1）鑒定檔案的標(biāo)準(zhǔn)；（2）鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)；（3）銷毀檔案的批準(zhǔn)制度和監(jiān)銷制度。
9、檔案鑒定工作的組織方法：（1）鑒定檔案價(jià)值的基本工作方法——直接鑒定法，即直接審查檔案。首先，要求鑒定人員根據(jù)鑒定檔案價(jià)值的原則和標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案的實(shí)際情況直接著定其價(jià)值，同時(shí)，根據(jù)檔案保管期限表來(lái)鑒定檔案價(jià)值時(shí)，也只有在直接審查了檔案的實(shí)際情況后，才能確切地知道它適合和參照保管期限表的某一條款，確定其保管期限；其次，直接鑒定法要求鑒定工作人員逐件逐張地審查文件，而不是僅僅根據(jù)案卷目錄和案卷標(biāo)題就判定其價(jià)值。直接鑒定法是保證鑒定工作質(zhì)量的重要方法。直接鑒定檔案一般是以案卷為單位進(jìn)行的。（2）現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案價(jià)值的鑒定工作。（3）檔案館檔案價(jià)值的鑒定工作。10、檔案的銷毀：（1）檔案銷毀清冊(cè)；（2）立檔單位和全宗簡(jiǎn)要說(shuō)明；（3）檔案銷毀方法。四、檔案保管1、檔案保管工作概述：（1）含義：檔案的保管，就是根據(jù)檔案的成分和狀況，所采取的存放和安全防護(hù)措施。（2）內(nèi)容：A檔案的庫(kù)房管理；B檔案流動(dòng)過(guò)程中的保護(hù)；C保護(hù)檔案的專門措施。（3）任務(wù)：為了解決安全留存的要求和檔案可能損壞之間的尖銳矛盾。檔案損壞和遭受破壞的原因，不為乎社會(huì)原因或自然原因，或者說(shuō)是人為因素和自然因素兩方面。檔案保管工作的任務(wù)，就是了解和檔案損壞規(guī)律，通過(guò)經(jīng)常性工作，采取專門的技術(shù)措施，最大限度地防止和減少檔案的損毀，延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的系統(tǒng)性和完整性，保證檔案的政治安全。（4）意義：檔案保管工作質(zhì)量的高低，對(duì)提高檔案管理水平具有重大的影響。檔案保管工作是整個(gè)檔案工作有機(jī)組成部分之一，它與其他環(huán)節(jié)有著密切的聯(lián)系，不能離開(kāi)其他環(huán)節(jié)而單獨(dú)存在和孤立進(jìn)行。檔案保管工作不是單純?yōu)楸９芏９?，其最終目的是為了保證黨和國(guó)家各項(xiàng)工作對(duì)檔案的利用。檔案的保管和便于提供利用基本上是一致的。2、檔案的包裝：（1）卷皮：是包裝文件的基本方法，不僅是為了保護(hù)文件，同時(shí)它本身又是案卷的封面，有利于檔案的檢索利用和取放。要注意其堅(jiān)韌性，并要防止生蟲(chóng)，適宜于裝訂或存放不同厚薄的案卷，尺寸應(yīng)根據(jù)文件的大小設(shè)計(jì)。賬本、照片等可不另加卷皮。（2）卷盒：是一種比較好的方法。不僅能防光、防塵和減少機(jī)械磨損，還便于檔案的科學(xué)管理，搬運(yùn)起來(lái)也方便。要注意堅(jiān)固性，防止生蟲(chóng)；卷盒的開(kāi)關(guān)和檔案的取放必須方便，以減少磨損；表面有光滑便于除塵，色調(diào)宜于暗色不易污染；尺寸必須根據(jù)案卷的大小擬定，長(zhǎng)和寬可以比案卷稍大一點(diǎn)，高在25厘米以內(nèi)。對(duì)于能夠豎立存放的案卷，也可以采用書套式的卷盒。（3）包裝紙，臨時(shí)措施。3、庫(kù)房的管理：（1）檔案庫(kù)房編號(hào)：一種是為所有的庫(kù)房編一個(gè)總的順序號(hào)，適合于庫(kù)房較少的檔案館（室）；另一種是根據(jù)庫(kù)房所在地的方位及庫(kù)房建筑的特征進(jìn)行分區(qū)編號(hào)。（2）檔案架（柜）的排放和編號(hào)：要求排列一致，橫豎成行；有窗庫(kù)房的架柜排列，應(yīng)與窗戶垂直，不要有礙通風(fēng)；架柜排列應(yīng)注意最大限度地利用庫(kù)房的地面與空間，但也便于檔案的搬運(yùn)和取放。（3）檔案的存放與全宗排列：A在我國(guó)一般的檔案館和檔案室所保存的檔案，都是按照全宗進(jìn)行整理和保管的，考慮存放時(shí)，首先應(yīng)按全宗來(lái)進(jìn)行，一個(gè)全宗內(nèi)的檔案應(yīng)集中在一起。但是也有特殊情況，如庫(kù)房或柜架預(yù)留的空位已被排滿或新入館的檔案不能與先入館的同一全宗的檔案放在一起的時(shí)候，可以暫時(shí)單獨(dú)保存，待有可能調(diào)整時(shí)，再將一個(gè)全宗的檔案集中起來(lái)；又如有的全宗內(nèi)可能還包括一部分影片、照片、錄音帶、錄像帶、技術(shù)圖紙或會(huì)計(jì)表報(bào)等檔案，這些不同類型的檔案，可以分別保管。對(duì)于暫時(shí)或定位分別保管的全宗中的這部分檔案，應(yīng)填寫參見(jiàn)卡，把它放在原全宗（全宗主體）存放位置內(nèi)，指明其存放的地點(diǎn)，以保持其應(yīng)有的聯(lián)系。B庫(kù)房?jī)?nèi)各個(gè)全宗單位，應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)排列。全宗排列方法主要有按全宗順序號(hào)流水排列法和全宗分類排列法兩種。前者對(duì)庫(kù)房空間和全宗實(shí)體的安排比較方便，后者對(duì)全宗的系統(tǒng)管理和全宗的信息控制較為有利。在我國(guó)，通常采用按全宗群排列的方法，即在保持全宗完整的情況下，安排所有全宗存放地點(diǎn)的時(shí)候，盡量將同一時(shí)期同一系統(tǒng)或相同性質(zhì)的全宗放在一起，以保持全宗與全宗之間的聯(lián)系。在安排一個(gè)全宗內(nèi)案卷排列次序時(shí)，必須嚴(yán)格按照全宗內(nèi)既定的分類體系和案卷的順序號(hào)進(jìn)行，以保持案卷之間的聯(lián)系。C當(dāng)確定了全宗和案卷的排放次序后，就可以組織上架，上架的次序應(yīng)根據(jù)檔案架柜及欄、格的編號(hào)次序進(jìn)行。D存放方式一般有兩種：豎放和平放。豎放是目前采用比較廣泛的一種方式，其好處是檢取和存放案卷比較方便。平放的方法，雖然取放不方便，但對(duì)保護(hù)檔案是有利的，比較舒展，文件上的皺紋日久后就會(huì)消失，適合于保管珍貴檔案和不宜于豎放的檔案，堆疊高度以不超過(guò)40厘米為宜。E庫(kù)房?jī)?nèi)檔案的存放位置，是以全宗和全宗群理論為指導(dǎo)進(jìn)行系統(tǒng)排放的，而全宗及其內(nèi)部成分的具體排列又有自己的特點(diǎn)，一是全宗內(nèi)檔案成分一般按整理編號(hào)的順序排列上架；二是檔案館內(nèi)全宗的排列則一般不按全宗順序號(hào)，而按全宗的性質(zhì)分類排列。（4）檔案存放位置索引：第一種指明檔案的存放位置，即以全宗及其各類的檔案為單位，指出它們的存放位置；第二種指明各檔案庫(kù)房保存檔案情況，即以檔案庫(kù)房和檔案架柜為單位，指出它們保存了些什么檔案。這兩種索引，按形式又可分為簿籍式和卡片式兩種。（5）檔案代理卡。由于提供利用或檔案館（室）內(nèi)部工作需要（如重新整理、修補(bǔ)、復(fù)制、編檢索工具等），經(jīng)常需要將庫(kù)房中已上架安排放好的檔案暫時(shí)移出庫(kù)外，為便于庫(kù)房管理人員掌握檔案流動(dòng)情況和安全檢查，可以填制一種卡片放在檔案原來(lái)存放的位置上，即通常所謂的代理卡或代卷卡。（6）全宗卷：在檔案館（室）工作中，專門為了保存和管理某一全宗而形成的能夠說(shuō)明其全宗歷史情況的文件材料，以全宗為單位組成專門案卷，稱為全宗卷。全宗卷通常包括下列材料：移交和接收全宗的文據(jù)，立檔單位和全宗歷史考證，全宗整理工作方案，全宗內(nèi)檔案數(shù)量和狀況的檢查登記表冊(cè)，檔案銷毀清冊(cè)，全宗指南等。全宗卷是在檔案館或現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案室本身的工作活動(dòng)中形成的一種檔案。它與檔案館（室）所保管的全宗有著密切的聯(lián)系，是對(duì)全宗進(jìn)行整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、提供利用以及進(jìn)一步收集該全宗范圍內(nèi)檔案的重要依據(jù)，是檔案館（室）管理全宗和保管工作人員掌握全宗情況不可缺少的一種工具。因此，全宗卷應(yīng)單獨(dú)集中，按全宗順序保管。當(dāng)全宗移交另一個(gè)檔案館（室）保管時(shí)，其相應(yīng)的全宗卷也必須隨同全宗移交。（7）溫濕度調(diào)節(jié)和清潔衛(wèi)生。（8）保衛(wèi)和保密。（9）防火。（10）檔案在搬動(dòng)中的保護(hù)。（11）檔案的安全檢查。這些是主要的其它的由于這里字?jǐn)?shù)限制就不多說(shuō)了。

誰(shuí)能幫我提供有關(guān)檔案管理學(xué)的知識(shí)

一、檔案收集1、檔案收集工作的意義：檔案收集工作是整個(gè)檔案工作中極為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，與檔案工作中其他各項(xiàng)工作比較起來(lái)，它處于一種特殊的地位，作好檔案收集工作對(duì)整個(gè)工作都具有重要意義。（1）收集工作是檔案工作的起點(diǎn)；是檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作中的基礎(chǔ)；檔案的收集，就是整個(gè)檔案館（室）取得和積累檔案的一種手段；（2）從組織整個(gè)國(guó)家檔案工作來(lái)說(shuō)，檔案的收集工作是貫徹集中統(tǒng)一管理原則的一項(xiàng)重要內(nèi)容和首要的具體措施；（3）從收集工作質(zhì)量高低的影響來(lái)說(shuō)，它直接關(guān)系到檔案工作的其他環(huán)節(jié)。2、檔案收集工作的要求：（1）豐富館藏；（2）加強(qiáng)館外調(diào)查和指導(dǎo)；（3）推行入館檔案的標(biāo)準(zhǔn)化；（4）保持全宗和全宗群的不可分散性。3、機(jī)關(guān)內(nèi)文件的歸檔二、檔案整理1、檔案整理工作的內(nèi)容：（1）在正規(guī)的工作條件下，檔案室所接收的是文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收的是由機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。（2）對(duì)整理不善的檔案進(jìn)行局部調(diào)整。（3）零散文件的整理。2、檔案整理工作的原則：（1）檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯(lián)系；歷史聯(lián)系主要表現(xiàn)在文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等幾個(gè)方面。（2）檔案的整理應(yīng)該充分利用原有基礎(chǔ)；原有基礎(chǔ)指，第一，充分重視和利用先前整理的基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，來(lái)要輕易打亂重整；第二，在檔案整理過(guò)程中，應(yīng)該充分研究和利用原來(lái)整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。（3）檔案的整理必須便于保管和利用。3、全宗：（1）概念：全宗就是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)或著名人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案的整體。（2）意義：區(qū)分全宗是檔案整理工作的首要環(huán)節(jié)。全宗不僅是個(gè)整理方法問(wèn)題，也是一條原則、一種理論，稱為全宗原則和全宗理論。全宗理論是在檔案集中管理過(guò)程中產(chǎn)生的，是隨檔案工作的發(fā)展而不斷完善的。全宗理論的確立，對(duì)檔案室、檔案館檔案的管理，有重要的組織作用。全宗理論發(fā)展的歷史，是與檔案整理的不同原則聯(lián)系在一起的。4、全宗構(gòu)成的條件和立檔單位：形成全宗的機(jī)關(guān)，稱為立檔單位，又稱全宗的構(gòu)成者。一個(gè)機(jī)關(guān)就是一個(gè)立檔單位，一個(gè)立檔單位形成的全部檔案就構(gòu)成一個(gè)全宗。（1）構(gòu)成條件：第一，可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文；第二，是一個(gè)會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃；第三，設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一[定的人事任免權(quán)。三個(gè)條件是統(tǒng)一的，是從不同側(cè)面反映一個(gè)單位的獨(dú)立性。最基本的是第一個(gè)條件。在分析或研究一個(gè)組織單位能否構(gòu)成一個(gè)立檔單位時(shí)，應(yīng)當(dāng)明確，機(jī)關(guān)的大小和檔案數(shù)量的多少，并不影響它成為立檔單位。有的組織單位也可能不完全具備上述三個(gè)條件，但它實(shí)際上卻是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)，或由于某種特殊需要，它所形成的檔案也可以構(gòu)成一個(gè)全宗。（2）立檔單位。5、立檔單位的變化和全宗的劃分：機(jī)關(guān)單位的增設(shè)、撤銷、合并以及機(jī)關(guān)名稱的改變、職權(quán)范圍和隸屬關(guān)系的調(diào)整等各種變化。這些情況，有的會(huì)影響全宗的劃分，有的則不涉及全宗的變化。研究某一立檔單位是否有根本性的變化，主要應(yīng)該從立檔單位的政治性質(zhì)、生產(chǎn)關(guān)系性質(zhì)和基本職能等幾個(gè)方面去考察。6、人物全宗：就是社會(huì)知名人士（如社會(huì)活動(dòng)家、科學(xué)家、作家、藝術(shù)家、教育家等）在其一生活動(dòng)中形成的檔案整體。人物全宗包括個(gè)人的著作、手稿、日記、信件、遺囑以及記載個(gè)人（包括家族、家庭）社會(huì)活動(dòng)的全部材料，還包括別人所寫的和收集的與人物全宗構(gòu)成者個(gè)人、家庭、家族有關(guān)的材料，以及直系親屬能夠說(shuō)明立檔單位情況的材料。7、全宗的補(bǔ)充形式：（1）聯(lián)合全宗。是若干獨(dú)立機(jī)關(guān)形成的檔案，由于混在一起難以區(qū)分立檔單位而聯(lián)合組成的一個(gè)全宗。（2）全宗匯集，就是由檔案數(shù)量極少的若干全宗，按照一定的特點(diǎn)組成的一個(gè)全宗集合單位。（3）檔案匯集，就是由不明所屬全宗的零散殘缺文件，按照一定的特點(diǎn)集中起來(lái)的混合體。8、全宗群：整理和管理檔案，不僅要注意全宗的完整性，還應(yīng)該注意全宗之間的相互聯(lián)系。10、全宗的編號(hào)與排列：（1）通常涉及檔案管理中的三個(gè)環(huán)節(jié)：A全宗的編號(hào)一般是在檔案館接收全宗時(shí)，于全宗名冊(cè)上登記編定的，它屬于統(tǒng)計(jì)工作的一個(gè)具體的技術(shù)項(xiàng)目；B全宗在庫(kù)房?jī)?nèi)如何排列存放，屬于保管工作的范疇；C全宗號(hào)的編定，它作為檔號(hào)的組成部分填寫于案卷封面，全宗的系統(tǒng)排列等也屬于檔案的基本編目和系統(tǒng)化的課題。（2）全宗號(hào)的編制和使用方法：A按國(guó)家檔案全宗的三部分各依全宗進(jìn)館的時(shí)間順序分編流水號(hào)；B按本館全宗的時(shí)間、地區(qū)、性質(zhì)等分編流水號(hào)；C所有全宗一律按進(jìn)館順序統(tǒng)一編定流水號(hào)；D按全宗的重要程度編號(hào)；E按全宗群連續(xù)編號(hào)；F按全宗群留空統(tǒng)編全宗號(hào)；G分組單編全宗號(hào)；H多級(jí)分類單編全宗號(hào)；I編大全宗號(hào)；J對(duì)一部分全宗實(shí)行等級(jí)分類編號(hào)，另外一部分全宗實(shí)行序時(shí)流水編號(hào)。盡管十多種具體的編號(hào)方法各不相同，但就其主要特點(diǎn)來(lái)說(shuō)，可概括為兩種類型：序時(shí)流水編號(hào)法和體系分類編號(hào)法。前者也可簡(jiǎn)稱流水法，后者可簡(jiǎn)稱分類法。流水法，無(wú)論是一律大流水，還是先分類別，而對(duì)每個(gè)具體全宗的排序和給號(hào)，都是依時(shí)順列。分類法，無(wú)論是統(tǒng)編號(hào)還是分編號(hào)，無(wú)論是一次劃分還是多層分類，而對(duì)每個(gè)具體全宗的排序和給號(hào)，主要不以序時(shí)方法，而用邏輯方法。對(duì)全宗編號(hào)，主要應(yīng)采用流水編號(hào)的方法。12、分類的一般方法：（1）按文件的產(chǎn)生時(shí)間分類，具體包括年度分類法、時(shí)期分類法兩種；（2）按文件來(lái)源分類，包括組織機(jī)構(gòu)分類法、作者分類法、通訊者分類法三利；（3）按文件的內(nèi)容分類，包括問(wèn)題分類法、實(shí)物分類法、地理分類法三種；（4）按文件的形式分類，包括按文件的種類來(lái)分類、按文件的制成材料分類、按文件的形狀分類三種。13、常用的分類方法：（1）年度分類法：也稱年代分類法，就是根據(jù)形成和處理文件的所屬年度將全宗內(nèi)檔案分成各個(gè)類別。（2）組織機(jī)構(gòu)分類法，就是根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進(jìn)行分類，即按照立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)將全宗內(nèi)檔案分成各個(gè)類別。（3）問(wèn)題分類法，就是按照檔案內(nèi)容所說(shuō)明的總是將全宗內(nèi)檔案分為各個(gè)類別。14、分類法的選擇和分類方案的編制：（1）組合分法：年度-組織機(jī)構(gòu)分類法；組織機(jī)構(gòu)-年度分類法；年度-問(wèn)題分類法；問(wèn)題-年度分類法。（2）分類方案：為了便于對(duì)全宗內(nèi)檔案具體地進(jìn)行分類，在選定某種分類方法之后，就應(yīng)編制一份“分類方案”。分類方案，就是標(biāo)列各個(gè)類目名稱，表示全宗內(nèi)檔案分類體系的綱要，所以又稱“分類大綱”。分類方案的類目力求明確和具有系統(tǒng)性。15、機(jī)關(guān)內(nèi)黨、政、工團(tuán)檔案分類：（1）在一個(gè)全宗內(nèi)，首先將檔案分成黨政工團(tuán)等若干部分，在每一部分中再行分類整理；（2）在全宗內(nèi)，先將機(jī)關(guān)內(nèi)最高機(jī)構(gòu)和各單位的檔案分別分成黨政工團(tuán)若干部分，再在每一部分中繼續(xù)分類整理；（3）全宗之內(nèi)的檔案首先按年度分類，每年度分成黨政工團(tuán)若干部分，再繼續(xù)分類整理；（4）在全宗內(nèi)，只分黨政兩大部分，或在每一年分兩部分。16、人物全宗內(nèi)檔案的分類：（1）生平傳記材料；（2）創(chuàng)作材料；（3）公務(wù)活動(dòng)材料；（4）個(gè)人書信；（5）經(jīng)濟(jì)材料；（6）親屬材料；（7）評(píng)價(jià)材料；（8）音像材料；（9）其他材料。17、立卷：（1）定義：一個(gè)全宗的文件經(jīng)過(guò)分類之后，各個(gè)類內(nèi)都有相當(dāng)數(shù)量的文件，還要進(jìn)一步系統(tǒng)化，將若干文件組成案卷，稱為立卷（也稱組卷）。（2）立卷工作的內(nèi)容：組成案卷單位，擬寫案卷標(biāo)題，卷內(nèi)文件的排列與編號(hào)，填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表，案卷封面的編目與案卷的裝訂。（3）意義：案卷是密切聯(lián)系的若干文件的組合體，它是檔案的保管單位，通常也是統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)量和進(jìn)行檢索的基本單位之一。案卷是組成全宗的基本單位。立卷是檔案整理工作的重要基礎(chǔ)。18、案卷組合方法：主要是根據(jù)文件構(gòu)成的特點(diǎn)，將具有某方面共同點(diǎn)和聯(lián)系密切的文件綜合在一起組成一個(gè)案卷；一些具有不同特點(diǎn)、聯(lián)系不密切的文件，可以分別組成案卷。立卷的“六個(gè)特征”。（1）按問(wèn)題立卷；（2）按作者立卷；（3）按文件（名稱）立卷；（4）按時(shí)間立卷；（5）按地區(qū)立卷；（6）按收發(fā)機(jī)關(guān)立卷。六個(gè)特征綜合運(yùn)用。19、卷內(nèi)文件整理：內(nèi)容：卷內(nèi)排列和編號(hào)，填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。20、案卷封面編目和案卷裝封：（1）主要項(xiàng)目包括：立檔單位名稱、組織機(jī)構(gòu)名稱、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件的起止日期、總頁(yè)數(shù)、保管期限以及全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)等。（2）擬寫案卷標(biāo)題以及整個(gè)案卷封面編目的基本要求：A歷史觀點(diǎn)和政治上的正確性；B文字簡(jiǎn)練，表達(dá)準(zhǔn)確；C標(biāo)題基本結(jié)構(gòu)力求完整。21、類內(nèi)案卷排列和案卷目錄：（1）案卷排列：全宗內(nèi)檔案，經(jīng)分類、立卷以后（或檔案館、檔案室接收的案卷），還必須進(jìn)行系統(tǒng)的排列。全宗內(nèi)各類的序列，已在分類方案中排定，所以通常所說(shuō)的案卷排列，就是根據(jù)一定的方法，確定每類內(nèi)案卷的前后次序和安放的位置，保持案卷與案卷之間的聯(lián)系。（2）案卷排列的方法：A可以按照案卷所反映的工作上的聯(lián)系來(lái)排列；B可以按照案卷內(nèi)容所反映的一定問(wèn)題來(lái)排列；C可以按照案卷所屬的起止日期（時(shí)間）來(lái)排列；D也可以按照文件的作者、收發(fā)文機(jī)關(guān)以及文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)來(lái)排列；E事檔案或監(jiān)察、信訪等按人頭立成的案卷，還可以按姓氏筆畫、漢語(yǔ)拼音字母順序或四角號(hào)碼等方法排列。（3）案卷目錄：一個(gè)全宗內(nèi)的全部檔案，經(jīng)過(guò)分類、立卷進(jìn)行了系統(tǒng)的排列以后，應(yīng)當(dāng)將案卷逐個(gè)登記到案卷目錄上。案卷目錄也就是案卷的名冊(cè)，是著錄案卷內(nèi)容成分并按一定次序編排的一覽表。（4）案卷目錄的作用：A固定全宗內(nèi)檔案的分類體系和案卷排列順序，最后完成檔案整理工作；B介紹全宗內(nèi)案卷的內(nèi)容和成分，是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是編制其他檢索工具的基礎(chǔ)；C它是檔案登記的基本形式，也是統(tǒng)計(jì)和檢查檔案的重要依據(jù)。（5）案卷目錄的類型和選擇：綜合目錄和分冊(cè)目錄。分冊(cè)目錄又可分為：A以全宗內(nèi)檔案分類的類別為單位編制的案卷目錄；B按保管期限編制的案卷目錄；C按保管期限結(jié)合分類方案編制的案卷目錄；D按機(jī)密程度分別編制。（6）案卷目錄的結(jié)構(gòu)：封面和扉頁(yè)，目次，序言或說(shuō)明，簡(jiǎn)稱表，案卷目錄表，備考表。至少一式兩份，一般一式四份為好。以全宗為單位編定各本目錄的順序號(hào)，稱作“案卷目錄號(hào)”，簡(jiǎn)稱“目錄號(hào)”，是“檔號(hào)”的重要組成部分。22、檔案整理工作的組織：（1）檔案整理工作基本程序：區(qū)分全宗、分類、案卷的編立、案卷排列以及編制案卷目錄等主要步驟。（2）檔案的系統(tǒng)化與基本編目。（3）現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案整理工作的組織：歸檔制度與檔案室檔案整理工作的關(guān)系；檔案形成過(guò)程中劃分全宗和分類；檔案形成過(guò)程中案卷的編立和目錄的編制工作。（4）積存檔案和零散文件整理工作的組織：整理工作方案，對(duì)立檔單位的歷史沿革和檔案狀況的態(tài)度，零散文件的整理程序。23、檔號(hào)：（1）使用的混亂現(xiàn)象：一是檔號(hào)殘缺不全，館內(nèi)許多全宗沒(méi)有全宗號(hào)，全宗內(nèi)許多案卷目錄沒(méi)有目錄號(hào)；二是編號(hào)重復(fù)，一個(gè)館內(nèi)有相同的全宗號(hào)，一個(gè)全宗號(hào)內(nèi)有相同的目錄號(hào)，一本案卷目錄中有相同的全宗號(hào)，一卷之內(nèi)有相同的文件頁(yè)碼。（2）組成：全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)和卷內(nèi)文件頁(yè)（張）號(hào)。對(duì)不裝訂的案卷，往往還編有文件的件號(hào)。（3）檔號(hào)的使用規(guī)則要求：檔號(hào)要完整成套，一般說(shuō)上述幾部分檔號(hào)均應(yīng)編排；一個(gè)檔案館內(nèi)的全宗號(hào)不能重，一個(gè)全宗內(nèi)的案卷目錄號(hào)不能重，一本案卷目錄中的案卷號(hào)不能重，一個(gè)案卷之內(nèi)的文件件號(hào)、頁(yè)號(hào)也不能重。三、檔案鑒定1、檔案鑒定工作的內(nèi)容：一方面確定哪些檔案應(yīng)該保存，保存多長(zhǎng)時(shí)間；另一方面確定哪些檔案不予保存，進(jìn)行銷毀。2、檔案鑒定工作的意義：（1）如果無(wú)論檔案有無(wú)價(jià)值和價(jià)值的大小，全部加以保存，而且還會(huì)源源不斷地涌進(jìn)新的檔案，這樣首先就會(huì)使原有的檔案體系逐漸擁塞龐大起來(lái)，有價(jià)值的珍貴的檔案淹沒(méi)于大量失去價(jià)值的檔案之中，不易被人發(fā)現(xiàn)和難以找到，因而也就影響了效率，并使檔案的效益不能得到充分發(fā)揮；（2）大量失去價(jià)值的檔案充塞庫(kù)房，與有價(jià)值的珍貴的檔案同樣進(jìn)行整理和保管，無(wú)疑是浪費(fèi)人力和物力，相對(duì)地延緩有價(jià)值的檔案的整理速度，妨礙有價(jià)值檔案保管條件的改善；（3）如發(fā)生突然事變，就不易及時(shí)搶救出重要的珍貴的檔案。為了有區(qū)別、有重點(diǎn)地保存檔案，必須鑒別各種檔案的價(jià)值，去粗取精，使保存的檔案具有較高的質(zhì)量。3、決定檔案保存價(jià)值的因素：一方面，檔案自身的特點(diǎn)和狀況是決定檔案保存價(jià)值的基礎(chǔ)；另一方面，社會(huì)利用需要是檔案發(fā)揮作用的必要條件，是決定檔案保存價(jià)值的社會(huì)因素。兩方面的因素是相互作用、辯證統(tǒng)一的。檔案客體，是檔案社會(huì)價(jià)值的物質(zhì)承擔(dān)者；利用檔案的需要，是檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的社會(huì)條件。兩方面的因素，都是客觀存在的。鑒定檔案的保存價(jià)值，就是鑒別和分析決定檔案保存價(jià)值的客觀因素，估計(jì)和預(yù)測(cè)每份文件、每個(gè)案卷、每部分檔案是否有作用，能起什么樣的積極作用，以及這種作用的時(shí)限，從而確定它們是否需要繼續(xù)保存，需要保存多長(zhǎng)時(shí)間。4、鑒定檔案的原則：鑒定檔案，必須從國(guó)家和人民的整體利益出發(fā)，用全面的歷史的觀點(diǎn)，確定檔案的保存價(jià)值。5、分析檔案價(jià)值的一般方法：（1）分析文件的內(nèi)容是鑒定檔案價(jià)值最重要的一個(gè)方面；（2）分析文件的來(lái)源、時(shí)間和形式等特點(diǎn)；（3）分析全宗和全宗群內(nèi)檔案的完整程度。鑒定檔案必須根據(jù)每份文件或每組文件的具體情況，一方面分析文件載體上所表現(xiàn)的各種特點(diǎn)，即以文件內(nèi)容為中心，全面聯(lián)系地分析文件所屬的立檔單位、文件的作者、產(chǎn)生時(shí)間、名稱、可靠程度、有效性和外形特點(diǎn)等諸種因素；另一方面，同時(shí)分析檔案的被保存程度，即以全宗、全宗群以至館藏對(duì)象，全面聯(lián)系地分析它的成分及其完整性，在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步分析文件自身的有關(guān)特點(diǎn)，科學(xué)地判定檔案的價(jià)值。6、關(guān)于鑒定檔案的方法論問(wèn)題：（1）研究檔案利用規(guī)律，預(yù)測(cè)未來(lái)利用需要；（2）研究檔案保存的效益；（3）掌握檔案的重要性和保存時(shí)間長(zhǎng)短的關(guān)系；（4）檔案保存價(jià)值分析的彈性處理方法；（5）檔案保管期限結(jié)構(gòu)的科學(xué)處理。7、檔案保管期限表：（1）定義：就是用表冊(cè)形式列舉檔案的來(lái)源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性文件，它是鑒定檔案保存價(jià)值和確定檔案管理期限的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。（2）類型：A標(biāo)準(zhǔn)的檔案保管期限表；B專門的檔案保管期限表；C同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限表；D同類型機(jī)關(guān)檔案保管期限表；E機(jī)關(guān)檔案保管期限表。以上各類型之間具有一定的相互關(guān)系。標(biāo)準(zhǔn)的檔案保管期限表對(duì)其他幾種保管期限表具有指導(dǎo)意義；機(jī)關(guān)檔案保管期限表又必須以標(biāo)準(zhǔn)的和上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的各種通用檔案保管期限表所規(guī)定的保管期限表為依據(jù)。各種類型的檔案保管期限表不能縮短標(biāo)準(zhǔn)檔案保管期限表所規(guī)定的保管期限，但可延長(zhǎng)保管期限。這種相互制約關(guān)系，是社會(huì)主義的檔案集中統(tǒng)一管理原則的體現(xiàn)，它有利于妥善地制訂有關(guān)的檔案保管期限表和實(shí)際確定檔案材料的保管期限。（3）結(jié)構(gòu)：通常由順序號(hào)、條款、保管期限、附注以及總的說(shuō)明等部分組成，其中條款和保管期限是最基本的項(xiàng)目。條款較多的保管期限表，還須把條款加以分類。（4）保管期限的劃分：分永久、長(zhǎng)期、短期三種。永久保存，就是無(wú)限期地盡可能長(zhǎng)遠(yuǎn)地保存下去。長(zhǎng)期保存，一般是指檔案須保存十六年至五十年左右；短期保存，一般是指十五年以下。后兩者稱為定期保存。定期保存的計(jì)算方法，一般是從文件產(chǎn)生后的第二年起計(jì)算，有些特殊文件和專門文件可以從其失效、結(jié)案后算起。所有確定為定期保存的檔案，到保管期滿后還須復(fù)查一次，如發(fā)現(xiàn)有繼續(xù)需要保存的，仍應(yīng)保存下去，有的延長(zhǎng)保管期限，有的轉(zhuǎn)為永久保存。（5）不同保管期限的檔案構(gòu)成：列為永久保存的檔案，是對(duì)社會(huì)主義事業(yè)的各項(xiàng)工作以至永世久代具有查考作用的檔案；列為長(zhǎng)期保存的檔案，是不具有廣泛社會(huì)意義和科學(xué)歷史意義的，而屬本機(jī)關(guān)在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)進(jìn)行機(jī)關(guān)工作需要查考的文件材料；列為短期保存的檔案，是低于上述兩個(gè)層次的，本機(jī)關(guān)在較短時(shí)間內(nèi)需要查考的文件材料。（6）編制方法：A準(zhǔn)備工作；B起草工作；C征求意義和修正草案。8、檔案鑒定工作制度的基本內(nèi)容：（1）鑒定檔案的標(biāo)準(zhǔn)；（2）鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)；（3）銷毀檔案的批準(zhǔn)制度和監(jiān)銷制度。
9、檔案鑒定工作的組織方法：（1）鑒定檔案價(jià)值的基本工作方法——直接鑒定法，即直接審查檔案。首先，要求鑒定人員根據(jù)鑒定檔案價(jià)值的原則和標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案的實(shí)際情況直接著定其價(jià)值，同時(shí)，根據(jù)檔案保管期限表來(lái)鑒定檔案價(jià)值時(shí)，也只有在直接審查了檔案的實(shí)際情況后，才能確切地知道它適合和參照保管期限表的某一條款，確定其保管期限；其次，直接鑒定法要求鑒定工作人員逐件逐張地審查文件，而不是僅僅根據(jù)案卷目錄和案卷標(biāo)題就判定其價(jià)值。直接鑒定法是保證鑒定工作質(zhì)量的重要方法。直接鑒定檔案一般是以案卷為單位進(jìn)行的。（2）現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案價(jià)值的鑒定工作。（3）檔案館檔案價(jià)值的鑒定工作。10、檔案的銷毀：（1）檔案銷毀清冊(cè)；（2）立檔單位和全宗簡(jiǎn)要說(shuō)明；（3）檔案銷毀方法。四、檔案保管1、檔案保管工作概述：（1）含義：檔案的保管，就是根據(jù)檔案的成分和狀況，所采取的存放和安全防護(hù)措施。（2）內(nèi)容：A檔案的庫(kù)房管理；B檔案流動(dòng)過(guò)程中的保護(hù)；C保護(hù)檔案的專門措施。（3）任務(wù)：為了解決安全留存的要求和檔案可能損壞之間的尖銳矛盾。檔案損壞和遭受破壞的原因，不為乎社會(huì)原因或自然原因，或者說(shuō)是人為因素和自然因素兩方面。檔案保管工作的任務(wù)，就是了解和檔案損壞規(guī)律，通過(guò)經(jīng)常性工作，采取專門的技術(shù)措施，最大限度地防止和減少檔案的損毀，延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的系統(tǒng)性和完整性，保證檔案的政治安全。（4）意義：檔案保管工作質(zhì)量的高低，對(duì)提高檔案管理水平具有重大的影響。檔案保管工作是整個(gè)檔案工作有機(jī)組成部分之一，它與其他環(huán)節(jié)有著密切的聯(lián)系，不能離開(kāi)其他環(huán)節(jié)而單獨(dú)存在和孤立進(jìn)行。檔案保管工作不是單純?yōu)楸９芏９?，其最終目的是為了保證黨和國(guó)家各項(xiàng)工作對(duì)檔案的利用。檔案的保管和便于提供利用基本上是一致的。2、檔案的包裝：（1）卷皮：是包裝文件的基本方法，不僅是為了保護(hù)文件，同時(shí)它本身又是案卷的封面，有利于檔案的檢索利用和取放。要注意其堅(jiān)韌性，并要防止生蟲(chóng)，適宜于裝訂或存放不同厚薄的案卷，尺寸應(yīng)根據(jù)文件的大小設(shè)計(jì)。賬本、照片等可不另加卷皮。（2）卷盒：是一種比較好的方法。不僅能防光、防塵和減少機(jī)械磨損，還便于檔案的科學(xué)管理，搬運(yùn)起來(lái)也方便。要注意堅(jiān)固性，防止生蟲(chóng)；卷盒的開(kāi)關(guān)和檔案的取放必須方便，以減少磨損；表面有光滑便于除塵，色調(diào)宜于暗色不易污染；尺寸必須根據(jù)案卷的大小擬定，長(zhǎng)和寬可以比案卷稍大一點(diǎn)，高在25厘米以內(nèi)。對(duì)于能夠豎立存放的案卷，也可以采用書套式的卷盒。（3）包裝紙，臨時(shí)措施。3、庫(kù)房的管理：（1）檔案庫(kù)房編號(hào)：一種是為所有的庫(kù)房編一個(gè)總的順序號(hào)，適合于庫(kù)房較少的檔案館（室）；另一種是根據(jù)庫(kù)房所在地的方位及庫(kù)房建筑的特征進(jìn)行分區(qū)編號(hào)。（2）檔案架（柜）的排放和編號(hào)：要求排列一致，橫豎成行；有窗庫(kù)房的架柜排列，應(yīng)與窗戶垂直，不要有礙通風(fēng)；架柜排列應(yīng)注意最大限度地利用庫(kù)房的地面與空間，但也便于檔案的搬運(yùn)和取放。（3）檔案的存放與全宗排列：A在我國(guó)一般的檔案館和檔案室所保存的檔案，都是按照全宗進(jìn)行整理和保管的，考慮存放時(shí)，首先應(yīng)按全宗來(lái)進(jìn)行，一個(gè)全宗內(nèi)的檔案應(yīng)集中在一起。但是也有特殊情況，如庫(kù)房或柜架預(yù)留的空位已被排滿或新入館的檔案不能與先入館的同一全宗的檔案放在一起的時(shí)候，可以暫時(shí)單獨(dú)保存，待有可能調(diào)整時(shí)，再將一個(gè)全宗的檔案集中起來(lái)；又如有的全宗內(nèi)可能還包括一部分影片、照片、錄音帶、錄像帶、技術(shù)圖紙或會(huì)計(jì)表報(bào)等檔案，這些不同類型的檔案，可以分別保管。對(duì)于暫時(shí)或定位分別保管的全宗中的這部分檔案，應(yīng)填寫參見(jiàn)卡，把它放在原全宗（全宗主體）存放位置內(nèi)，指明其存放的地點(diǎn)，以保持其應(yīng)有的聯(lián)系。B庫(kù)房?jī)?nèi)各個(gè)全宗單位，應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)排列。全宗排列方法主要有按全宗順序號(hào)流水排列法和全宗分類排列法兩種。前者對(duì)庫(kù)房空間和全宗實(shí)體的安排比較方便，后者對(duì)全宗的系統(tǒng)管理和全宗的信息控制較為有利。在我國(guó)，通常采用按全宗群排列的方法，即在保持全宗完整的情況下，安排所有全宗存放地點(diǎn)的時(shí)候，盡量將同一時(shí)期同一系統(tǒng)或相同性質(zhì)的全宗放在一起，以保持全宗與全宗之間的聯(lián)系。在安排一個(gè)全宗內(nèi)案卷排列次序時(shí)，必須嚴(yán)格按照全宗內(nèi)既定的分類體系和案卷的順序號(hào)進(jìn)行，以保持案卷之間的聯(lián)系。C當(dāng)確定了全宗和案卷的排放次序后，就可以組織上架，上架的次序應(yīng)根據(jù)檔案架柜及欄、格的編號(hào)次序進(jìn)行。D存放方式一般有兩種：豎放和平放。豎放是目前采用比較廣泛的一種方式，其好處是檢取和存放案卷比較方便。平放的方法，雖然取放不方便，但對(duì)保護(hù)檔案是有利的，比較舒展，文件上的皺紋日久后就會(huì)消失，適合于保管珍貴檔案和不宜于豎放的檔案，堆疊高度以不超過(guò)40厘米為宜。E庫(kù)房?jī)?nèi)檔案的存放位置，是以全宗和全宗群理論為指導(dǎo)進(jìn)行系統(tǒng)排放的，而全宗及其內(nèi)部成分的具體排列又有自己的特點(diǎn)，一是全宗內(nèi)檔案成分一般按整理編號(hào)的順序排列上架；二是檔案館內(nèi)全宗的排列則一般不按全宗順序號(hào)，而按全宗的性質(zhì)分類排列。（4）檔案存放位置索引：第一種指明檔案的存放位置，即以全宗及其各類的檔案為單位，指出它們的存放位置；第二種指明各檔案庫(kù)房保存檔案情況，即以檔案庫(kù)房和檔案架柜為單位，指出它們保存了些什么檔案。這兩種索引，按形式又可分為簿籍式和卡片式兩種。（5）檔案代理卡。由于提供利用或檔案館（室）內(nèi)部工作需要（如重新整理、修補(bǔ)、復(fù)制、編檢索工具等），經(jīng)常需要將庫(kù)房中已上架安排放好的檔案暫時(shí)移出庫(kù)外，為便于庫(kù)房管理人員掌握檔案流動(dòng)情況和安全檢查，可以填制一種卡片放在檔案原來(lái)存放的位置上，即通常所謂的代理卡或代卷卡。（6）全宗卷：在檔案館（室）工作中，專門為了保存和管理某一全宗而形成的能夠說(shuō)明其全宗歷史情況的文件材料，以全宗為單位組成專門案卷，稱為全宗卷。全宗卷通常包括下列材料：移交和接收全宗的文據(jù)，立檔單位和全宗歷史考證，全宗整理工作方案，全宗內(nèi)檔案數(shù)量和狀況的檢查登記表冊(cè)，檔案銷毀清冊(cè)，全宗指南等。全宗卷是在檔案館或現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案室本身的工作活動(dòng)中形成的一種檔案。它與檔案館（室）所保管的全宗有著密切的聯(lián)系，是對(duì)全宗進(jìn)行整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、提供利用以及進(jìn)一步收集該全宗范圍內(nèi)檔案的重要依據(jù)，是檔案館（室）管理全宗和保管工作人員掌握全宗情況不可缺少的一種工具。因此，全宗卷應(yīng)單獨(dú)集中，按全宗順序保管。當(dāng)全宗移交另一個(gè)檔案館（室）保管時(shí)，其相應(yīng)的全宗卷也必須隨同全宗移交。（7）溫濕度調(diào)節(jié)和清潔衛(wèi)生。（8）保衛(wèi)和保密。（9）防火。（10）檔案在搬動(dòng)中的保護(hù)。（11）檔案的安全檢查。這些是主要的其它的由于這里字?jǐn)?shù)限制就不多說(shuō)了。