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人事檔案整理步驟
人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色,它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù),以下是我為大家整理人事檔案整理步驟相關(guān)內(nèi)容,僅供參考,希望能夠幫助大家!
第一步:分類
按照《干部檔案工作條例》規(guī)定,干部人事檔案材料應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容特征分為十大類。第一類:履歷材料。這一類主要包括以反映干部本人自然情況、經(jīng)歷、家庭和社會關(guān)系等基本情況為主要內(nèi)容的材料。注意,中央和地方各級黨委委員(候補委員)簡歷,人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷歸入第一類。
第二類:自傳材料;報告?zhèn)€人有關(guān)事項的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。自傳是個人撰寫自己家世、身世和主要社會關(guān)系的自述。自傳材料的歸類,應(yīng)該以內(nèi)容和用途為依據(jù),不能單純按名稱歸類,如以自傳為主的履歷或簡歷表也應(yīng)該歸在第二類。
第三類:考察、考核、鑒定材料;審計材料。這一類主要包括干部人事管理工作中,組織、人事部門通過各種途徑,對干部德能勤績廉進行考察和評價的材料。歸入本類的材料,必須是經(jīng)過組織研究認可正式形成的,手續(xù)完備,能正確、歷史地反映干部實際情況,具有查考價值的鑒定、考察、考核材料。注意,根據(jù)利用工作實際需要,“干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類”。
第四類:學歷學位材料;職業(yè)(任職)資格材料;評(聘)專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)材料;反映科研學術(shù)水平的材料;培訓材料。這一類主要包括記載和反映干部學習、技能、科研水平的各種材料。注意,過去學生登記表歸第一類,學習(培訓)鑒定表、學習(培訓)考核表歸第三類,此次修訂中統(tǒng)一調(diào)整到第四類。
第五類:政審材料;更改或認定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間等材料。這一類主要包括干部審查和干部基本情況更政形成的材料。注意,過去更改或認定姓名的材料是歸在第一類的,此次調(diào)整到了第五類;“三齡一歷”認定材料統(tǒng)一規(guī)定歸在第五類。
第六類:黨、團組織建設(shè)工作中形成的材料。這一類主要包括干部參加黨、團組織的有關(guān)材料。注意,此類包括民主黨派的入黨材料。
第七類:表彰獎勵材料。這一類主要包括對干部給予獎勵或表彰的材料。注意,享受政府特殊津貼材料有的歸在第四、七、九類,此次統(tǒng)一規(guī)定歸在第七類。
第八類:涉法違紀材料。問責材料、處分材料、上級決定解除處分材料、檢察院不起訴決定書、法院裁定書以及公安機關(guān)有關(guān)行政處理決定等材料。
第九類:招錄、聘用材料;任免、調(diào)動、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)(復員)安置、退(離)休材料;辭職、辭退、罷免材料;工資、待遇材料;出國(境)材料;黨代會、人代會、政協(xié)會議,人民團體和群眾團體代表會議;民主黨派代表會議形成的材料。注意,《公務(wù)員登記表》和《參照公務(wù)員法管理機關(guān)(單位)工作人員登記表》應(yīng)歸在第九類。
第十類:健康檢查和處理工傷事故材料;治喪材料;干部人事檔案報送、審核工作材料;其他材料。第十類包括錄用體檢表,反映嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表;工傷致殘診斷書,確定致殘等級的有關(guān)材料;生平、非正常死亡調(diào)查報告等。干部檔案報送單,干部檔案有關(guān)情況說明等材料也入此類。
檔案材料的分類有兩點說明:(一)第四類、第九類材料的二級分類第四類、第九類材料內(nèi)容復雜、數(shù)量眾多,都處于動態(tài)變化中,由低到高、由少到多、為了便于添加材料、方便查找,還需要采用二級分類法,即對這兩類中的材料,按照內(nèi)容的不同再分別分為四小類,具體來說:
第四類材料二級分類分為:
1、學歷學位材料;
2、職業(yè)(任職)資格和評(聘)專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)材料;
3、反映科研學術(shù)水平的材料;
4、培訓材料等。
第九類材料二級分類分為:
1、工資材料;
2、任免材料;
3、出國(境)材料;
4、參加會議的代表登記表等其它材料。
今后,報送的新任市管干部檔案,第四類、第九類材料必須進行二級分類。
(二)內(nèi)容交叉材料的分類
1、以自傳為主的履歷或簡歷表歸第二類。
2、學生登記表、學習(培訓)鑒定表、學習(培訓)考核表歸第四類。
3、享受政府特殊津貼材料歸第七類。
4、干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類。
5、中央和地方各級黨委委員(候補委員)簡歷,人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷歸第一類。
第二步,排序
排序是指將每一類別的材料按其形成時間的先后順序或內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列順序,并通過編寫類號、順序號和頁碼固定下來。
具體方法有:按材料形成的時間排序適用于干部人事檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。
第四類、第九類材料排序時,在采用二級分類后的各小類中分別按時間排序。
2、按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序適用于第五、六、八類材料。
其中,第五類和第八類材料的排列順序一般為:上級批復,結(jié)論或處分決定,本人對結(jié)論或處分決定的意見,調(diào)查報告,證明材料,本人檢討或交待材料等。
第六類材料,入團志愿書應(yīng)排在入團的其他材料之前;入黨志愿書應(yīng)排在入黨的其他材料之前,黨員登記表等可按時間先后依次排序。每個類別中的檔案材料排序后,要用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號和順序號,并在其右下角逐頁編寫頁碼。頁碼的編寫方法為,凡有圖文的頁面,每面作為一頁,有封面的材料從封面開始編寫??瞻准埡屯旭延玫囊r紙不計頁數(shù);復件和原件應(yīng)視為一份材料,統(tǒng)一編寫頁數(shù)。
第三步,編目
修訂后的目錄與舊目錄的不同:
一是“類號”改為“序號”;
二是“材料制成時間”改為“材料形成時間”;
三是刪除“份數(shù)”欄。
編目的具體要求是:
1、檔案材料應(yīng)按照排列順序,逐份逐項進行編目,做到目錄清楚,填寫準確。書寫目錄要工整、準確、清楚、美觀,使用規(guī)范的書寫材料,不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅墨水、純藍墨水和復寫紙書寫。檔案目錄不能粘貼涂改。
2、每類目錄之前應(yīng)注明材料類號和類別名稱。
3、“序號”填寫材料類號和排列順序號。序號欄的規(guī)范填寫方法是:材料類號用漢字的“一”至‘十’,二級分類的類號用(一)至(四),序號用阿拉伯數(shù)字。
4、“材料名稱”根據(jù)材料題目填寫。沒有標題或標題不規(guī)范的,應(yīng)另擬標題。材料的題目過長,可適當簡化。凡原材料題目不符合實際內(nèi)容的,須另行擬定題目。擬定或簡化題目,必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點。
5、“材料形成時間”填寫材料落款時間。有多個時間的材料,一般以最后的時間為準。復制的檔案材料,采用原件的形成時間。時間填寫要盡量詳細、規(guī)范,有具體年月日的,必須填寫齊全。
6、“頁數(shù)”填寫材料的頁數(shù)。按編好的頁數(shù)如實填寫。
7、“備注”填寫需要說明的情況。歸檔材料因為內(nèi)容相關(guān)合并為一份材料的,要在備注欄中進行簡要說明,如附有考察材料的干部任免審批表,復制件等。
8、每類目錄之后須留出適量的空格,供補充檔案材料時使用。
特別是第三、四、九類等,不能在同一頁中填寫其它類別材料的條目。不要求大類空四行,小類空三行。
第四步:技術(shù)加工
技術(shù)加工對紙張破損、幅面不規(guī)則,或字跡材料不符合歸檔要求的檔案材料,應(yīng)進行技術(shù)加工。
1、對紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料,應(yīng)采用復印、掃描、拍攝等方法進行復制。復制件應(yīng)附在原件后,與原件作為一件。
2、幅面過大的檔案材料應(yīng)進行折疊或剪裁。折疊后的`檔案材料要保持平整,文字、照片不得損壞,便于展開閱讀。剪裁時不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內(nèi)容。注意,從保護檔案原貌,簡化整理的目的出發(fā),不要對檔案材料進行過度裁剪。
3、幅面過小的材料應(yīng)進行托裱,裝訂邊過窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應(yīng)加邊。檔案材料一般應(yīng)留夠2厘米的裝訂邊,不夠應(yīng)加邊。有些材料幅面太小,無法裝訂,應(yīng)當在材料的底部托上一層質(zhì)量較好的紙張。
4、檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應(yīng)當拆除。
5、檔案材料應(yīng)各自獨立,嚴禁將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。
第五步:裝訂
檔案目錄置于卷首,干部職務(wù)變動登記表排列其后,卷內(nèi)材料排列順序與目錄相符。檔案材料應(yīng)左邊、下邊對齊,在左側(cè)打孔裝訂,做到結(jié)實、齊整、美觀,不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件,方便閱讀。反對刻意追求“四邊齊”。干部人事檔案如果太厚,應(yīng)該分成兩卷裝訂。分卷裝訂時,必須保證同一類材料分在同一卷中。干部檔案卷夾材質(zhì)應(yīng)符合檔案保護要求,報送市管干部檔案必須使用規(guī)定的卷夾。卷夾背脊應(yīng)附邊簽,用于書寫干部的姓名、籍貫、檔案編號等;書寫姓名不得使用同音字或不規(guī)范的簡化字。
檔案管理的方法和技巧
(一)要求提高企業(yè)全員的檔案意識和檔案業(yè)務(wù)知識,堅持依法治檔,確?!凹薪y(tǒng)一管理”。
“集中統(tǒng)一管理”就是統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一機構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督和指導,為了提高檔案員及兼職要案員的業(yè)務(wù)水平,今年六月下旬,我們特邀專業(yè)老師前來舉辦檔案管理培訓,對部門及公司十名兼職檔案員進行為期七天的培訓。這次培訓的特點是理論結(jié)合實際操作,培訓內(nèi)容針對各兼職檔案員所在部門形成的檔案進行詳細講解,授課內(nèi)容分別為:文書、科技、會計檔案等基本知識,培訓時要求每個兼職檔案員帶未整理裝訂的資料,面對面、手把手地指導他們?nèi)绾窝b訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等一系列步驟。此次培訓,效果顯著,也為單位檔案管理達國家2A標準奠定了良好的基礎(chǔ)。
(二)要求無紙化辦公,每個崗位都形成電子文檔。
這就要求每個員工懂得文書處理和歸檔的一整套程序,了解紙質(zhì)文件和電子文件歸檔的關(guān)系,明確各類文件材料形成、積累、歸檔在各個管理崗位上應(yīng)負的責任。檔案利用的廣泛性主要表現(xiàn)在計算機在企業(yè)內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)后,企業(yè)各部門對檔案信息資源實現(xiàn)了共享。檔案部門要發(fā)揮信息中心的作用,對信息的利用和保密等問題,通過新的管理制度和管理方法來解決。
(三)檔案工作既是單位重要基礎(chǔ)工作之一,也是國家檔案的重要組成部分。
為了規(guī)范檔案工作,必須加強自身基礎(chǔ)建設(shè),大力開發(fā)利用檔案信息資源;提高整體管理水平,以便更好地為生產(chǎn)和發(fā)展服務(wù)??傊?,企業(yè)檔案工作要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要,檔案工作人員要不斷學習新技術(shù)、新知識,敢于創(chuàng)新、敢于開拓,與企業(yè)發(fā)展同步。
(四)服務(wù)創(chuàng)新
在信息化環(huán)境下,檔案管理工作在服務(wù)內(nèi)容與服務(wù)方式等方面,都要對傳統(tǒng)檔案服務(wù)利用工作進行改變。首先,要對信息服務(wù)理念進行樹立,在深入廣泛應(yīng)用信息系統(tǒng)的過程中,大量優(yōu)質(zhì)的電子信息文件資源逐漸形成,越來越多的信息系統(tǒng)用戶,使信息服務(wù)工作面臨著越來越廣、越來越多的服務(wù)要求。因此,有關(guān)人員要對信息服務(wù)的理念進行樹立。其次,還要強調(diào)主動服務(wù),在對用戶潛在需求進行調(diào)查了解的基礎(chǔ)上,對不同層次、不同內(nèi)容的信息資源進行有針對性的開發(fā)、利用和提供。再次,還要在信息服務(wù)方式上進行創(chuàng)新。
檔案管理的方法和技巧
一、觀念創(chuàng)新,使檔案在服務(wù)中發(fā)揮經(jīng)濟效益
(一)要管好檔案、用好檔案,首先要熟悉檔案。
隨著產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)逐步調(diào)整、優(yōu)化,整體的技術(shù)含量也在不斷提高,單位也由計劃經(jīng)濟下按計劃完成工作任務(wù),逐步走出去開辟市場,完成億元以上的貨幣工程量,逐步由承建二級路面建設(shè),轉(zhuǎn)為參與強烈的市場競爭,承建一級路面的建設(shè)任務(wù),因此,檔案管理人員也要為接收和管理好這一類科技檔案而轉(zhuǎn)變觀念,不要在辦公室坐等,要主動請教有關(guān)技術(shù)人員,深入施工一線,熟悉了解施工工藝流程,弄懂技術(shù)檔案的內(nèi)涵關(guān)系和保存意義,使檔案人員對各種科技檔案資料做到“胸中有數(shù)”。
(二)要確立檔案是資產(chǎn)的觀念。
在企業(yè)無論是科技、還是文書、聲像、會計檔案,都是全體員工從事生產(chǎn)實踐活動的勞動結(jié)晶和智慧積累,是企業(yè)發(fā)展歷程的真實記錄和客觀評價。以產(chǎn)品為例,從設(shè)計、預(yù)算到整個工程竣工,無不包含著一代甚至幾代領(lǐng)導者和員工的聰明才智和辛勞汗水,無不凝聚在以文字、數(shù)據(jù)、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上。檔案是一種非常重要的資產(chǎn),它除了具有企業(yè)無形資產(chǎn)的屬性外,還具有專有性、地域性等公共屬性。企業(yè)法人認識到檔案是資產(chǎn)以后,就會千方百計去管理、保護、利用好這些資產(chǎn),就會下決心做好檔案工作。
(三)要確立檔案是企業(yè)獨有的信息和知識觀念。
在當今瞬息萬變的知識經(jīng)濟大潮中,企業(yè)各自的檔案是獨有的原始記錄,如各種設(shè)計資料、預(yù)算、圖紙數(shù)據(jù)等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術(shù)秘密和獨有知識。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好,在市場競爭和信息流通的今天,很可能給企業(yè)造成無法挽回的損失。只有管理好、利用好檔案資料,關(guān)鍵時刻能產(chǎn)生好的經(jīng)濟效益和社會效益。
二、體制創(chuàng)新,使檔案工作適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的高速發(fā)展
現(xiàn)代企業(yè)制度的基本特征是產(chǎn)權(quán)清晰,權(quán)責明確,政企分開,管理科學。企業(yè)的檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度,就必須對企業(yè)檔案工作實行機構(gòu)創(chuàng)新、機制創(chuàng)新和制度創(chuàng)新。
(一)機構(gòu)創(chuàng)新的核心是精簡。
無論哪個企業(yè),精干是一個必然趨勢,企業(yè)檔案工作也要順應(yīng)企業(yè)的需要,檔案管理的工作方法也必須創(chuàng)新,其內(nèi)容就是要擴大檔案工作的外延,深化檔案工作的內(nèi)涵,把過去只是單一的.管理檔案的檔案室擴大為集檔案、資料、情報、信息、統(tǒng)計等為一體的“企業(yè)檔案信息中心”。這個中的主要任務(wù)和職責是負責單位各類檔案資料和信息資料的收集、整理、保管和提供利用等工作,例如,公路段可通過計算機網(wǎng)絡(luò)與各分公司、各部室實施聯(lián)網(wǎng),從而達到各種信息資源的聯(lián)合開發(fā)和資源共享,真正形成一個集團化的信息聯(lián)合體。這樣符合現(xiàn)代企業(yè)精干、高效的原則,有利于增加企業(yè)檔案管理的自主性和靈活性。
(二)機制創(chuàng)新的關(guān)鍵是高效。
企業(yè)進行整合改造的目的是適應(yīng)市場經(jīng)濟體制的需要,轉(zhuǎn)換機制,高效運行,創(chuàng)造最大的經(jīng)濟效益和社會效益。企業(yè)的檔案工作管理機制也要隨著企業(yè)管理機制的轉(zhuǎn)換而創(chuàng)新,要激活機體,堅持沒有創(chuàng)新就沒有發(fā)展的最基本管理理念,敢于否定自己,善于完善自己。從單純的檔案資料管理機制向檔案、情報、信息、科技一體化管理機制轉(zhuǎn)換;提高辦事效率,充分發(fā)揮人的聰明才智,讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術(shù)改造的動力源之一。
(三)制度創(chuàng)新的實質(zhì)是要從企業(yè)的實際出發(fā),回顧多年來的檔案工作實踐,領(lǐng)導支持固然重要,但具體活動的開展卻要靠各項制度的規(guī)范和檔案人員的不懈努力。
目前看來,適合各類性質(zhì)、各類機制的檔案管理制度還不夠健全,一些重要的檔案分散在各部門、各分公司,不夠規(guī)范,降低了利用率,制度創(chuàng)新已迫在眉睫,我們必須制定較為詳盡的制度,不斷創(chuàng)新單位檔案管理制度,明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標,以及兼職檔案員在檔案工作中的義務(wù)和責任,評價檔案活動效果的方式、方法,制定考核辦法進行總結(jié)考評。職責明確,獎罰分明,從而調(diào)動檔案人員的工作積極性。用制度來規(guī)范檔案管理工作。
導語: 在人們的工作生活中,檔案扮演著重要角色,但很多人誤認為人事檔案沒用,出現(xiàn)了忽略人事檔案管理的現(xiàn)象,影響了檔案管理工作。對于,如何做好人事檔案管理工作,我為大家整理以下經(jīng)驗和方法。
一、 人事檔案管理中存在的主要問題
1、人事檔案管理重視程度不夠
相當一部分人認為人事檔案工作就是抄抄寫寫,保管的事務(wù)性工作,不容易取得明顯成績不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益。因此,忽視了人事檔案管理工作,最終形成“說起來重要,排起來次要,忙起來忘掉,用起來需要”的狀況。人事檔案工作長期處于被動應(yīng)付的狀態(tài),難以高質(zhì)量地為干部隊伍建設(shè)服務(wù)。
2、人事檔案管理工作缺乏力度
一是少數(shù)管檔部門沒有形成自己的實施細則和制度,建立了制度執(zhí)行不嚴,收集歸檔工作被動、不及時。再由于形成材料的部門對檔案管理工作認識不夠等原因,檔案材料沒有及時收集、轉(zhuǎn)遞和歸檔,造成檔案材料內(nèi)容不完整。二是收集歸檔的材料不全面、不真實準確、人事檔案中有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的,一些鑒定、考核和評價材料大都是套話,內(nèi)容形式相同,不能準確反映每個人的真實情況。部分檔案材料還存在:填寫格式不規(guī)范,填寫內(nèi)容前后不一,記載不實,審核不準,不利于檔案的保存和利用,使檔案的真實性、動態(tài)性、完整性功能趨于弱化。三是人事檔案用紙規(guī)格不一,紙張不符合要求,在立卷歸檔進行技術(shù)加工、折疊、剪裁及裱糊時,使人事檔案卷很不美觀。
3、人事檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟
由于機構(gòu)調(diào)整、科室重組,人員競聘上崗等原因,原有的人事檔案管理人員難免崗位變動,接任的管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓,對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、鑒別與歸檔、保管與保護、提供利用等業(yè)務(wù)不太了解。日常事務(wù)往往又忙于將新增加材料收集放入人事檔案盒,沒有及時整理歸檔,嚴重影響了檔案的管理水平。隨著人才流動外部環(huán)境的寬松,人才流動靈活,各類人才跳槽頻繁,造成人檔分離現(xiàn)象越來越多。
4、檔案室設(shè)備配備不齊全
大多采取“因陋就簡”,“因地制宜”的原則,融辦公室、閱檔、倉庫為一間,既無鐵門、鐵窗等基本設(shè)施,也無其他硬軟件設(shè)施,防火、防潮、防盜等手段停留在較低的水平上。
5、檔案管理手段落后
目前人事檔案管理部門的管理手段還是手工操作,既使利用計算機管理,僅限于把個人信息、檔案目錄輸入計算機,資料檢索、調(diào)閱檔案等仍習慣延用手工操作,無紙質(zhì)閱檔基本沒有實施。由于反復調(diào)用原件,造成紙張發(fā)黃變脆,字跡褪色,直接影響到檔案的完整與安全,這樣既不利于檔案的保管,又影響工作效率。
二、做好人事檔案管理的對策
1、重視人事檔案管理工作
單位要將人事檔案納入議事日程,定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促,發(fā)現(xiàn)問題及時解決,進一步推進人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學化建設(shè)。
2、提高人事檔案管理工作水平
一是進一步完善人事檔案查(借)閱、收集、鑒別歸檔、檢查核對、保管保密、管理人員職責、轉(zhuǎn)遞等各項檔案管理制度,做到“五不查”、“四不借”、“三不轉(zhuǎn)”,即:無《干部檔案查借閱呈報表》不查,非利用單位范圍不查,非正式黨員不查,本人及親屬的檔案不查,審批手續(xù)不全不查;未經(jīng)領(lǐng)導批準不借,非特殊需要不借,手續(xù)不全不借,本人及親屬檔案不借;個人帶檔不轉(zhuǎn),沒有調(diào)動通知不轉(zhuǎn),接收單位不明不轉(zhuǎn)。
特別是人才流動后對不在本單位的人員檔案必須妥善處理,該轉(zhuǎn)遞的及時轉(zhuǎn)遞。建立人事檔案計算機輔助管理制度,對檔案材料的收集歸檔和轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出檔案的管理制度作進一步的.嚴格要求,更好地阻止虛假材料進檔。完善人事檔案整理工作細則,使人事檔案的整理更加科學、全面、完整。
二是把好“入門關(guān)”,對人事檔案缺少材料情況進行集中清理,通過書面方式,聯(lián)系材料的形成部門將材料收集整理,盡量減少避免歷史遺留問題的影響,保證檔案內(nèi)容真實、準確、規(guī)范、完整。
三是把好“更新關(guān)”,檔案人員要主動與相關(guān)部門聯(lián)系、索要,做到收集整理經(jīng)?;?,不拖延,不積壓,確保人事檔案材料完備,與實際情況同步。四是規(guī)范檔案裝訂工序,做到規(guī)格統(tǒng)一。
3、加強人事檔案管理人員隊伍建設(shè)
選擇政治上可靠,作風正派,責任心強的共產(chǎn)黨員從事人事檔案管理工作,教育培養(yǎng)他們了解管理檔案的重要性,增強責任心。主管部門應(yīng)定期組織培訓業(yè)務(wù)知識,讓他們掌握新的知識和先進的管理技術(shù),提高檔案管理的技術(shù)水平,檔案員要勤奮學習,提高自身素質(zhì)與政治覺悟,踏踏實實地做好本職工作,為檔案事業(yè)建功立業(yè)。
4、更新檔案管理設(shè)施
配備堅固的防火、防潮的專用檔案庫房,配置鐵質(zhì)防蛀、防塵的檔案柜,庫房內(nèi)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備;庫房的防火、防潮、防塵、防蛀、防盜、防霉、防高溫等設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查;檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三分開,要加大資金投入,配備先進計算機管理設(shè)備。
5、注重人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)
對人事檔案實行計算機輔助管理,利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù),將檔案資料整理輸入計算機,通過相應(yīng)的技術(shù)處理,將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)交成數(shù)據(jù)資料,實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存,根據(jù)需要,通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時,可以利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行人事檔案管理創(chuàng)新,對不屬于保密范圍的檔案信息實現(xiàn)有效共享。
綜上所述,人事檔案管理工作不僅要從制度上更新,還要從觀念上更新,積極采取有效措施,探索檔案現(xiàn)代管理模式,走出目前人事檔案存在的困境,做到解放思想,凝聚力量,更好地為黨組織和人事工作服務(wù)。
建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔,歸檔的大體程序是:首先對材料進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內(nèi)容,確定其歸檔的具體位置;再次,在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后,將新材料放入檔案。
(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。 檢查的內(nèi)容是多方面的,既包括對人事檔案材料本身進行檢查,如查看有無霉爛,蟲蛀 等,也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯誤等。
檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下,也要進行檢查核對:突發(fā)事件之后,如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后:對有些檔案發(fā)生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后,如發(fā)現(xiàn)材料變霉,發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。
(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的,轉(zhuǎn)遞的大致程序如下:取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;在檔案底賬上注銷;填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》;
按發(fā)文要求包裝、密封。 在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則,一般通過機要交通轉(zhuǎn)遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對無誤后,應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章,及時退回。
(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下:對于較大的企業(yè),一般要設(shè)專人負責檔案的保管,應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。庫房備有必要的防火、防潮器材。
庫房、檔案柜保持清潔,不準存放無關(guān)物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關(guān)人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。離開時關(guān)燈關(guān)窗,鎖門。
(5)統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的內(nèi)容主要有以下幾項:人事檔案的數(shù)量。人事檔案材料收集補充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設(shè)備情況。人事檔案工作人員情況。
擴展資料:
1、員工基本信息登記。
這樣的表格基本上會在員工剛進入一家企業(yè)的時候進行登記,有一部分為員工個人填寫(例如:入職員工基本信息表、入職登記表等),還有一些可能需要HR進行填補并一一登記至電子版《員工花名冊》,包括勞動合同的情況。
2、員工入職相關(guān)審批文件。
3、員工各類證件。
這一類檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會用復印件,不建議僅保留復印件,因為防止有修改爭議,當然更重要的是可能會被毀損,盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。
包括但不限于:入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔保人相關(guān)資料、勞動合同書及附件、不購買住房公積金申明、試用(實習)工作總結(jié)、試用期業(yè)績完成情況、引導人及部門的轉(zhuǎn)正評估意見、轉(zhuǎn)正后薪酬福利確認函(開始入職沒有簽署)、轉(zhuǎn)正申請、每年度工作總結(jié)等。
5、員工參加重要會議、培訓的各類統(tǒng)計與履歷表。
6、員工在企業(yè)里的崗位異動記錄。
7、員工調(diào)薪、獎懲記錄。
8、勞動合同及保密協(xié)議等相關(guān)文件。
參考資料:百度百科-人事檔案
如何加強人事檔案管理工作
1.改變舊有觀念、提高重視程度
不少企業(yè)對于人事檔案管理的重視度不夠,這就需要企業(yè)改變舊有的觀念提高對其的重視程度。進一步加大對于人事檔案管理的資金以及人力投入,安排專業(yè)的工作人員進行檔案的整理和保存,提高效率。
2.建立完善管理制度
對于企業(yè)的人事檔案管理工作要有一個明確的規(guī)章制度進行規(guī)范。相關(guān)工作人員可以根據(jù)這些規(guī)章制度進行檔案的管理工作,這就使工作做到了有理可循,在出現(xiàn)問題時也能夠及時補救,及時補種,從而能夠提高人事檔案的管理效率。
3.提高管理人員素質(zhì)
管理人員的管理方法和專業(yè)技能對于檔案的管理是十分重要的。提高管理人員的專業(yè)素質(zhì),對線管人員進行培訓,促使讓他們完全具備管理檔案的能力,使檔案的管理做到專業(yè)化。運用新型的管理方法,摒除舊有管理中存在的過時的、不實用的東西。緊跟時代潮流發(fā)展的腳步,運用科學的管理方法進行人事檔案的管理。
4.提高檔案利用度
人事企業(yè)檔案對于企業(yè)發(fā)展有重要的作用。要確保檔案的真實性、準確性和全面性。如此才能讓人事檔案發(fā)揮其在選拔人才方面的作用,充分利用到企業(yè)人事檔案資料。人事檔案的信息要保證完全真實有價值。
5.利用科學的管理方法
由于時代的進步現(xiàn)代的管理方法開始升級,計算機技術(shù)的進步有利于管理系統(tǒng)的升級。運用科學的管理方法實現(xiàn)數(shù)字化的管理,利用新型的管理系統(tǒng)進行人事檔案的管理。提高管理效率,使管理規(guī)范化。保證人事檔案的管理準確、高效。
你好,建議在整理干部人事檔案時要按照《干部檔案整理工作細則》的要求進行
1、干部檔案材料的鑒別,指的是對收集的材料進行審查,甄別材料的真?zhèn)危卸ú牧系谋4鎯r值,確定其是否屬于干部檔案的范圍。具體做法是:第一,判定材料是否應(yīng)歸入干部檔案。對不屬于干部檔案歸檔范圍的或重復的材料,應(yīng)清理處置。有保存價值的文件可交本單位檔案室保管。比較重要的個人證件、文章,可退還本人。其他材料應(yīng)登記造冊,履行規(guī)定程序后銷毀。 第二,審查材料是否齊全完整。主要查看政審和處分材料。前者一般應(yīng)包括審查結(jié)論、調(diào)查報告、上級批復、證明材料及本人的說明材料。后者包括處分決定或免于處分的決定、調(diào)查報告、上級批復、個人檢查或?qū)μ幏值囊庖姷?。對于頭尾不清、時間不明的材料許調(diào)查核實后在歸檔。 第三,審查材料手續(xù)是否完備。凡規(guī)定需要組織蓋章的材料必須具有組織印章。處分決定、組織鑒定等應(yīng)有本人的簽署意見或由組織證明經(jīng)過本人見面。不符合歸檔要求的材料須補辦手續(xù)后再歸檔。第四,鑒別工作中發(fā)現(xiàn)缺少的材料要及時登記并收集歸檔。
2、干部檔案一般以人為單位進行裝訂。要求有檔案盒和卷內(nèi)目錄,案
卷盒封面上須標明檔案人的姓名、籍貫、檔案號。在材料左側(cè)打孔裝訂并保持左下側(cè)對齊。
人事檔案怎么進行管理
人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色,它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù),與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤,具有法律效用,是記載人生軌跡的重要依據(jù)。以下是我為大家整理人事檔案怎么進行管理相關(guān)內(nèi)容,僅供參考,希望能夠幫助大家!
人事檔案怎么進行管理
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔,歸檔的大體程序是:首先對材料進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內(nèi)容,確定其歸檔的具體位置;再次,在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后,將新材料放入檔案。
(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的',既包括對人事檔案材料本身進行檢查,如查看有無霉爛,蟲蛀等,也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯誤等。
檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下,也要進行檢查核對:
1、突發(fā)事件之后,如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后:
2、對有些檔案發(fā)生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。
3、發(fā)現(xiàn)某些損害之后,如發(fā)現(xiàn)材料變霉,發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。
轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的。
擴展資料:
檔案八大功能。
其一、取消暫緩就業(yè)后,保留干部身份,大學畢業(yè)后由學生身份轉(zhuǎn)為干部身份;
其二、不需要辦理暫住證,并可以申請入住公租房和申購經(jīng)濟適用房;
其三、參加公務(wù)員或事業(yè)單位考試,可以提供身份證明;
其四、南方人才市場檔案掛靠可在廣州辦理各種職稱評審及考證;
其五、辦理社會養(yǎng)老、工傷、失業(yè)、醫(yī)療保險、住房公積金;
其六、連續(xù)計算工齡,對需要廣州戶口的崗位將不再失去競爭機會;
其七、辦理工作調(diào)動時需要個人檔案;
其八、身份證、港澳通行證和出國護照等可即時在廣州辦理。