物業(yè)檔案整理方法

一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定：

1．公司各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管（包括代理主管）負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。

2．有關(guān)物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動用。

3．物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。

4．物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。

5．物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。

6．物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。

7．因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認(rèn)，如有違反的作泄密處理。

8．公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。

9．物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的，對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。

二、物業(yè)管理公司管理保密規(guī)定：

1．在工作范圍獲有關(guān)的公司、物業(yè)管理公司內(nèi)部資料，業(yè)主、用戶單元和物業(yè)管理處員工個人資料及其內(nèi)所載有的通信地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內(nèi)部情況、業(yè)主及用戶個人情況等均屬工作保密范圍。

2．業(yè)主、用戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中，由專人負(fù)責(zé)注記及存檔等工作，由物業(yè)管理公司主管每周審核，其他工作人員未經(jīng)許可禁止查閱。

3．物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書因需告假時，經(jīng)指定的授權(quán)人士，方可代為執(zhí)行以上事務(wù)

4．應(yīng)工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)系電話、員工個人聯(lián)系電話、地址等，必須隱藏放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。

5．公司制定的各類物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引，由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管，高級管理員以上級別人員可借閱（須辦理借閱手續(xù)），每次限時一周。實行借閱目的為指引員工培訓(xùn)，嚴(yán)禁任何形式的抄襲及復(fù)印。

6．發(fā)布的各類通知通告，應(yīng)限定時效，過時收回。

7．員工應(yīng)具有維護(hù)他人陰私權(quán)利的法律意識，主動為公司及業(yè)主保守秘密，對于任何人士不正常的打探行為，應(yīng)堅決拒絕并向公司報告。

8．員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng)，致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關(guān)規(guī)定從重處罰，并由當(dāng)事人個人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。

三．物業(yè)管理公司檔案資料：

1、物業(yè)管理公司驗收檔案：

1）土建、設(shè)備安裝竣工資料（圖紙、設(shè)備資料）；

2）設(shè)施設(shè)備之質(zhì)檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文件；

3）機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約；

4）公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗收記錄（管理公司）；

5）公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄（發(fā)展商、承包商與管理公司）；

6）單元驗收及移交記錄（承包商、業(yè)主與管理公司）；

2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案：

1）用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù)；

2）二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料；

3、業(yè)戶資料：

1）入伙情況記錄；

2）業(yè)主（租戶）情況登記（包括名稱、單元號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時間或租用期限等）；

4、物業(yè)管理公司管理文本匯編：

1）管理合同、管理公約、用戶手冊等統(tǒng)一裝訂成冊；

2）物業(yè)管理公司各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等；

3）物業(yè)管理公司各項管理分包合約；

5、物業(yè)管理公司設(shè)備維修保養(yǎng)類：

1）各類設(shè)施設(shè)備要有專門的維修保養(yǎng)制度及應(yīng)急措施；

2）各類設(shè)施設(shè)備有獨立的維修檔案，及日常巡檢維修記錄；

3）主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機(jī)房等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進(jìn)出記錄；

4）物業(yè)管理處有用戶維修保修單，維修后應(yīng)有回訪記錄；

6、物業(yè)管理公司設(shè)施設(shè)備檢測類：

1）變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄；

2）電梯要有勞動部門合格證書及年檢報告；

3）生活水箱要定期清洗并存記錄，清洗后要有衛(wèi)生部門水質(zhì)檢測報告，清洗工作應(yīng)有有效體檢證明；

4）避雷系統(tǒng)要有定期檢測報告；

5）應(yīng)有定期沉降檢測報告；

6）消防泵、管道應(yīng)有定期試機(jī)及換水記錄，煙感及溫感探頭應(yīng)有定期測試工作記錄；

7）其它設(shè)施設(shè)備檢測記錄資料；

7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作類：

1）正式文件應(yīng)用電腦打印操作，并有規(guī)定的電腦檔號及存檔目錄記錄；

2）物業(yè)管理公司管理費收繳情況

3）物業(yè)管理公司管理費財務(wù)報告

4）物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作報告；

物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會議記錄（包括內(nèi)部會議及與發(fā)展商或業(yè)主委 員會的會議）

*物業(yè)管理公司物業(yè)管理處值班記錄

*保安值班記錄

*設(shè)備值班與巡檢記錄

*管理工作計劃與報告

*工程設(shè)備管理計劃與報告

*物業(yè)管理公司物業(yè)管理處往來信函

*用戶報修與投訴處理記錄

*承包商維修或保養(yǎng)工作情況記錄

……

詳細(xì)請參考物業(yè)管理網(wǎng)

淺談物業(yè)檔案管理論文

物業(yè)檔案管理是物業(yè)管理工作的重要組成部分,在物業(yè)管理企業(yè)復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)服務(wù)活動中具有十分重要的作用。下面是我為大家整理的物業(yè)檔案管理論文，供大家參考。

摘 要：“物業(yè)檔案管理研究”是北京聯(lián)合大學(xué)應(yīng)用文理學(xué)院與北京金隅集團(tuán)有限責(zé)任公司(以下簡稱“金隅集團(tuán)”)的合作項目。以規(guī)范物業(yè)檔案管理為重點，通過對金隅集團(tuán)等企業(yè)物業(yè)檔案管理狀況的深入調(diào)查，掌握目前物業(yè)檔案管理現(xiàn)狀、 經(jīng)驗 與存在的問題，結(jié)合提高物業(yè)管理水平的要求，提出了一整套物業(yè)檔案管理 方法 ，系統(tǒng)地闡述加強物業(yè)檔案管理的必要性與方法。

關(guān)鍵詞：物業(yè)管理 物業(yè)檔案 規(guī)范化管理

一、規(guī)范物業(yè)檔案管理的必要性

物業(yè)檔案是物業(yè)企業(yè)從事物業(yè)管理活動時形成的對國家、社會、業(yè)主有保存和查考利用價值的各種歷史記錄。物業(yè)檔案管理是在物業(yè)管理過程中適時地做好物業(yè)文件與檔案的形成、收集、整理、歸檔、提供利用工作，促進(jìn)物業(yè)服務(wù)水平與效率的提高。

物業(yè)檔案管理是物業(yè)企業(yè)的基礎(chǔ)工作之一。物業(yè)企業(yè)綜合管理水平對物業(yè)檔案管理有制約性，而規(guī)范物業(yè)檔案管理對提高物業(yè)管理整體水平有不可忽視的重要作用。二者相輔相成。

二、物業(yè)檔案的構(gòu)成

物業(yè)檔案的基本構(gòu)成如下：

1.物業(yè)清冊：反映所有物業(yè)單元、公用區(qū)域狀況及權(quán)屬狀況。包括房屋數(shù)量、戶數(shù)、面積、結(jié)構(gòu)、完好情況、產(chǎn)權(quán)歸屬、使用性質(zhì)等;

2.物業(yè)租售檔案：包括租售合同、物業(yè)權(quán)屬證明、房屋安全鑒定材料、同意出(轉(zhuǎn))租文件、公證書等。

3.業(yè)主及住戶檔案：反映各單元業(yè)主及住戶的情況。包括戶主類型、姓名、年齡、職業(yè)、家庭人口數(shù)量及結(jié)構(gòu)、聯(lián)系電話、入住通知。

4.物業(yè)保養(yǎng)維修檔案：包括保養(yǎng)計劃、維修審批表、修繕圖紙、驗收合格證明、修繕工程許可證、工程預(yù)結(jié)算表、材料單。

5.物業(yè)服務(wù)檔案：物業(yè)部門在開展公共服務(wù)和專門服務(wù)中形成的檔案。包括：綠化、環(huán)衛(wèi)、保安、車輛管理、代理出租等產(chǎn)生的檔案。

6.物業(yè)收費臺帳(冊)：是物業(yè)中各單元業(yè)主及住戶繳費情況一覽檔案。

7.物業(yè)經(jīng)營檔案：物業(yè)企業(yè)在開展經(jīng)營和物業(yè)延伸服務(wù)時形成的檔案。

在上述檔案中，物業(yè)專門檔案是物業(yè)管理行業(yè)獨有，是物業(yè)檔案規(guī)范化管理的主攻方向，可以為提高物業(yè)管理水平，改善服務(wù)質(zhì)量提供保障，必須尤其重視。

三、物業(yè)檔案規(guī)范化管理的

基本要求和實施方法

我們通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前物業(yè)檔案管理中存在的問題有：

首先，缺少統(tǒng)一管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，基礎(chǔ)工作不規(guī)范(分類不統(tǒng)一，案卷形態(tài)不統(tǒng)一，保管期限不明確)，操作上隨意性較強。即便同一物業(yè)集團(tuán)內(nèi)部的各下屬公司也如是。

其次，多數(shù)物業(yè)企業(yè)的檔案沒有集中統(tǒng)一管理，而是按內(nèi)部機(jī)構(gòu)的劃分將檔案分開存放，使檔案的完整性和安全性得不到保證。比如：有的物業(yè)公司將售房檔案放在上級公司，基建檔案和行政檔案放在本公司辦公室，業(yè)主檔案和維修檔案放在房管部，財務(wù)檔案則由財務(wù)部單獨管理。

第三，物業(yè)公司與業(yè)主之間信息不對稱，缺少檔案信息公示，是造成管理者與業(yè)主(客戶)矛盾的主要原因之一。

第四，對兼職檔案管理員缺少檔案專業(yè)培訓(xùn)，沒有掌握檔案管理基本技能，影響物業(yè)檔案管理水平。

通過深入細(xì)致的研究，依據(jù)檔案管理理論與操作規(guī)范，結(jié)合物業(yè)管理特點，金隅集團(tuán)制訂了《物業(yè)企業(yè)檔案管理暫行辦法》，其主要思路和實施控制要點如下：

1.要規(guī)范物業(yè)檔案管理，首先要建立物業(yè)檔案管理制度和規(guī)范，并明確物業(yè)檔案管理人員職責(zé)。

“制定一套規(guī)范，明確一個管理責(zé)任者”，并且做到制度配套，操作性強，責(zé)任者明確，這是物業(yè)檔案管理規(guī)范化的第一要點。

檔案管理制度是物業(yè)管理制度體系的組成部分。建立物業(yè)檔案管理制度，首先是為了完善物業(yè)管理的監(jiān)督機(jī)制，發(fā)揮物業(yè)檔案對提升物業(yè)管理水平的促進(jìn)作用;其次是為了以制度的形式來明確物業(yè)檔案管理責(zé)任，約束和規(guī)范檔案管理行為，提高物業(yè)檔案管理水平。

物業(yè)檔案制度和規(guī)范建設(shè)包括：物業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)范圍、物業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、物業(yè)檔案歸檔制度、物業(yè)檔案整理方法、物業(yè)檔案保管制度、物業(yè)檔案開放利用制度、物業(yè)檔案管理人員的職責(zé)規(guī)范等。

在金隅集團(tuán)下屬物業(yè)企業(yè)中，100%都有物業(yè)檔案管理制度，并有專(兼)職檔案管理人員。同時，通過專門的指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高檔案人員的素質(zhì)，規(guī)范檔案工作，從而促進(jìn)物業(yè)檔案管理工作。

2.做好物業(yè)文件的形成和歸檔，既是物業(yè)檔案管理的起點，也是重要的物業(yè)基礎(chǔ)工作。

物業(yè)檔案的規(guī)范化要從基礎(chǔ)工作抓起：按規(guī)范形成物業(yè)文件、物業(yè)文件的歸檔、物業(yè)文件的整理與保管、物業(yè)檔案的開放與提供利用、檔案信息分析與研究等?？紤]到當(dāng)前物業(yè)檔案管理的實際狀況，我們特別強調(diào)物業(yè)文件的形成與歸檔兩個環(huán)節(jié)。

①讓每一個物業(yè)管理與服務(wù)人員有意識地、按規(guī)范形成文件，并注意積累

要提高物業(yè)管理與服務(wù)質(zhì)量，就要求每個業(yè)務(wù)人員在從事各項工作時，必須遵循業(yè)務(wù)流程，有意識、規(guī)范地形成文件，以此作為工作依據(jù)和績效憑證。

對“文件形成”的控制有兩個方面：一是在物業(yè)管理制度中，明確每個物業(yè)管理環(huán)節(jié)形成的文件;二是明確每份物業(yè)文件的內(nèi)容和質(zhì)量(文件上要填寫哪些內(nèi)容，怎樣填寫)。只有滿足這兩個要求，才能稱之為規(guī)范的物業(yè)文件。

②嚴(yán)格執(zhí)行文件歸檔制度

要將文件歸檔作為業(yè)務(wù)流程的重要一環(huán)，要求物業(yè)管理與服務(wù)人員自覺執(zhí)行，將歸檔作為每項物業(yè)管理與服務(wù)業(yè)務(wù)的收尾。要真正落實這一思路，需要物業(yè)制度中有配套的規(guī)范，包括每一項服務(wù)工作完成后要逐項或定期的驗收、檢查、績效評估，同時也檢查應(yīng)該形成的文件質(zhì)量。

3.突出行業(yè)特點，將管理重心放在物業(yè)管理專門檔案上;完善一戶一檔的管理形態(tài)。

物業(yè)企業(yè)的檔案中往往行政檔案、基建檔案等管理的比較好，但物業(yè)專門檔案大多比較松散，隨意性強，案卷形態(tài)多種多樣。

物業(yè)專門檔案是物業(yè)管理行業(yè)獨有的，實際上，在物業(yè)投入使用后，這類檔案的重要性將遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過其他檔案，其數(shù)量也會逐年增加，理所當(dāng)然應(yīng)該作為管理重點。

“一戶一檔”的管理形態(tài)，主要針對物業(yè)專門檔案中的以戶為對象的部分。雖然90%企業(yè)有了一戶一檔的管理，但不同的企業(yè)在一戶一檔的管理中采用的方式并不一樣。有的是把每一戶的業(yè)主檔案作為一卷，有的是把整個一棟樓所有的業(yè)主檔案作為一卷，再將每一戶的業(yè)主檔案作為子卷。

實行一戶一檔管理，不僅便于對“戶”的針對性管理，而且還有利于為業(yè)主提供個性化服務(wù)，促進(jìn)物業(yè)公司的管理質(zhì)量與服務(wù)品位提升，是體現(xiàn)物業(yè)行業(yè)特色、保護(hù)業(yè)主和物業(yè)管理企業(yè)合法權(quán)益的好方式。在法律允許的范圍內(nèi)，還應(yīng)盡量豐富一戶一檔的內(nèi)容，包括收集業(yè)主、住戶的 愛好 、習(xí)慣、聯(lián)系方式等個人信息資料。

4.以物業(yè)管理前期介入為契機(jī)，打好物業(yè)檔案基礎(chǔ)，將動態(tài)管理落到實處。

在業(yè)主委員會與物業(yè)公司簽訂正式委托管理之前，物業(yè)公司是由發(fā)展商臨時與物業(yè)管理公司簽訂 委托合同 ，履行該物業(yè)的管理職責(zé)。這種委托通常是在物業(yè)正式投入使用前，這就是物業(yè)管理的前期介入。它可以更好地把握物業(yè)設(shè)計和施工環(huán)節(jié)，加強對物業(yè)的全面了解，方便日后的物業(yè)管理。

檔案管理人員在物業(yè)前期介入的過程中主要是做好基建審批與驗收檔案、竣工檔案的質(zhì)量監(jiān)督和收集。各物業(yè)管理企業(yè)與房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)及時協(xié)調(diào)，提高檔案人員的參與度，切實負(fù)起檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)的責(zé)任。

在物業(yè)企業(yè)接手物業(yè)后，檔案工作的另一個要點是做好動態(tài)管理。因為物業(yè)的情況不是一成不變，所以物業(yè)檔案具有很強的動態(tài)性。業(yè)主可能因物業(yè)的買賣、交換、繼承而變更，且物業(yè)本身也需要不斷進(jìn)行保養(yǎng)、維修，這都要求相應(yīng)的物業(yè)檔案及時隨之改變，保持與實際相符。物業(yè)公司在管理過程中應(yīng)采取定期檢查、日常維護(hù)、跟蹤項目等方式來保證動態(tài)信息填補及時、無遺漏，保持檔案的現(xiàn)實有效性。檔案人員及時收集變更的物業(yè)文件。

此外，物業(yè)企業(yè)還通過宣傳物業(yè)檔案對業(yè)主的開放性，方便業(yè)主對檔案的利用，主動公示重要的公共性檔案信息;充分利用物業(yè)檔案信息，迎合住戶的服務(wù)需求，因地制宜開展物業(yè)延伸服務(wù)。

總之，物業(yè)檔案管理貫穿在物業(yè)管理的全過程中，提高物業(yè)檔案管理的水平是為了促進(jìn)物業(yè)管理整體水平的提升。物業(yè)企業(yè)要真正認(rèn)識到這一點，并為物業(yè)檔案工作提供精神上和物質(zhì)上的支持，對物業(yè)管理整體水平再上新臺階將大有裨益。

摘要：隨著物業(yè)管理在我國的不斷發(fā)展，物業(yè)檔案管理的重要性也日益體現(xiàn)。 文章 從物業(yè)檔案管理的特點，現(xiàn)狀及提升建議三個方面闡述加強物業(yè)檔案管理的意義。

關(guān)鍵詞：物業(yè)檔案管理　物業(yè)管理　加強

中圖分類號：G271　文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914(2011)09-263-02

物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理的出現(xiàn)而產(chǎn)生的，物業(yè)管理自產(chǎn)生至今只有百余年，我國引進(jìn)這一模式僅僅20多年。在這短的時間里，盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節(jié)，然而其重要地位卻不容忽視。物業(yè)管理工作正式開展后，幾乎每一個環(huán)節(jié)都離不開檔案，無論是維修、養(yǎng)護(hù)物業(yè)設(shè)施，還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況，又或是收取管理費用、開發(fā)經(jīng)營活動等，都要用到物業(yè)檔案。如，某住戶在收樓后準(zhǔn)備先裝修房屋，然后才居住。由于裝修方案包括改動原房屋的間隔，所以必須先了解原房屋哪些墻是承重墻，哪些是隔斷墻壁;裝修方案還包括改動原來的電線布置，所以還要了解原房屋的電路布線位置。這些需要了解的信息都記載在房屋的各種圖紙中，屬于物業(yè)檔案的一部分。如果物業(yè)檔案管理得不好。甚至沒有整理，那么要了解必要的信息就需要到其他有可能保存這些資料的地方去找，甚至?xí)枰匦聹y量，這就造成了不必要的浪費。由此可見，物業(yè)管理工作要能規(guī)范有序地開展。加強物業(yè)檔案管理尤為重要。

一、物業(yè)檔案管理的特點

1.動態(tài)性。物業(yè)管理工作，它涉及的方面很具體：管理的對象是物業(yè)，服務(wù)的對象是物業(yè)的業(yè)主或住用人。相關(guān)對象的情況通常不會是一成不變的。物業(yè)可能需要進(jìn)行維修、養(yǎng)護(hù);業(yè)主可能因物業(yè)的買賣、交換等權(quán)屬變更而變更;住用人更有可能因租賃關(guān)系的改變而頻繁變動，因此，相對應(yīng)的物業(yè)、業(yè)主及住用人的文件材料也要不斷地添加變動。這就決定了物業(yè)檔案管理必須及時準(zhǔn)確，動態(tài)性較強。

2.完整性。物業(yè)檔案主要可分為兩大部分：一部分是物業(yè)公司日常運作形成的普通檔案，包括行政管理和經(jīng)營管理檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會計檔案、人員檔案、榮譽檔案等;另一部分是基層物業(yè)管理處日常運作形成的物業(yè)管理專門檔案，包括物業(yè)日常巡檢冊、物業(yè)維修檔案、物業(yè)租賃檔案、業(yè)主及住戶檔案、物業(yè)服務(wù)檔案等。物業(yè)檔案是以―個物業(yè)單位為對象組成案卷的，該物業(yè)不管發(fā)生何種變化，所產(chǎn)生的文件材料都須添加進(jìn)去，因此，每一份檔案案卷都是一個有機(jī)的整體，全面反映了一個物業(yè)單位的變遷過程，從而需要物業(yè)檔案管理完整規(guī)范。

3.相關(guān)性。物業(yè)管理活動是圍繞人們的日常生活而開展的，沒有哪一種檔案會像物業(yè)檔案這樣與人們的日常生活有著如此密切的聯(lián)系。許多檔案如機(jī)關(guān)文書檔案、訴訟檔案等在歸檔以后通常就較少被利用，因為人們的日常生活很少會涉及到這些檔案，而物業(yè)檔案則會隨著物業(yè)的裝修、租賃、再裝修、再租賃等活動的需要而不斷地被調(diào)閱。這就充分體現(xiàn)出物業(yè)檔案管理與人們的日常生活的密切相關(guān)性。

4.靈活性。物業(yè)檔案和某些檔案如產(chǎn)權(quán)檔案、人事檔案相比。具有一定的公開性，因為物業(yè)檔案記錄著有關(guān)物業(yè)及對物業(yè)進(jìn)行管理的情況，這部分檔案內(nèi)容對與本物業(yè)有關(guān)的所有人員來說都是公開的，像物業(yè)的維修檔案，有關(guān)綠化、環(huán)衛(wèi)、保安的檔案等。但物業(yè)檔案又具有一定的隱密性，因為它也包含著大量的隱私內(nèi)容和一定的公司機(jī)密。這部分檔案內(nèi)容是不便于公開的，如住戶的個人資料、物業(yè)中各個單元的產(chǎn)權(quán)資料、公司的重大決策等。這就要求物業(yè)檔案管理必須靈活多變，既不能只存不用，也不能無限公開。

二、物業(yè)檔案管理中存在的問題

1.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對物業(yè)檔案管理重視不夠。很多物業(yè)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為物業(yè)檔案管理工作是“安置型”工作。由于領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視程度不夠，對物業(yè)檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏廣泛的宣傳。長期以來造成了很多企業(yè)沒有專門的檔案庫房，檔案管理設(shè)施設(shè)備，檔案信息資源開發(fā)不足，員工檔案意識不強。物業(yè)檔案利用率低。重“藏”輕“用”。

2.物業(yè)檔案管理人員素質(zhì)有待提高。目前，物業(yè)企業(yè)的檔案管理人員往往由前臺接待或客服人員兼任，沒有專門的檔案管理人員。由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，加上自身對檔案工作重要性和責(zé)任性認(rèn)識不夠重視，很多工作人員存在應(yīng)付了事的思想，工作不安心，對本職工作缺乏熱情;物業(yè)檔案管理人員平時缺乏一些專業(yè)知識的培訓(xùn)，許多檔案人員的管理水平停留在經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平跟不上發(fā)展的要求，缺少創(chuàng)新和活力，專業(yè)素質(zhì)和管理水平都有待提高。

3.物業(yè)檔案收集資料欠齊全。物業(yè)檔案是通過接收、征集等手段逐步積累起來，物業(yè)檔案由物業(yè)管理文件材料經(jīng)過整理、歸檔轉(zhuǎn)化而來的。物業(yè)管理文件材料的形成、積累工作直接影響到物業(yè)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，可以說沒有收集工作，就不可能有完整的檔案。目前很多物業(yè)檔案管理人員在辦理物業(yè)檔案的過程中往往會收集不齊，一方面工作人員對物業(yè)檔案收集流程不熟，會忘記一些重要的步驟，如該簽字蓋章的沒有簽字蓋章等;另一方面對物業(yè)檔案應(yīng)收集的文件材料要求不清，如裝修申請表中的裝修內(nèi)容填寫不完整等。有時業(yè)主不交資料，檔案管理人員也不及時催繳，時間的延誤就會造成失檔的現(xiàn)象，從而會導(dǎo)致收集資料不齊。

4.物業(yè)檔案管理制度不健全。俗話說“沒有規(guī)矩，不成方圓”。很多物業(yè)企業(yè)檔案管理的相關(guān)制度不健全、落實不到位，檔案工作缺乏制度化的管理程序。一是檔案整理不規(guī)范：檔案管理人員在整理過程中有的沒有按照文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符。卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，既不符合要求，又不利于查找利用;二是檔案綜合管理力度不夠;三是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。有的雖然制定了制度，但由于管理不規(guī)范，在工作中無法落實，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。

三、提升物業(yè)檔案管理水平的建議

1.領(lǐng)導(dǎo)重視，增強全員檔案管理意識。(1)領(lǐng)導(dǎo)要重視物業(yè)檔案管理工作，建立健全物業(yè)檔案管理制度，落實責(zé)任，加強管理，切實做到把物業(yè)檔案工作作為物業(yè)質(zhì)量管理和目標(biāo)管理的重要考核依據(jù)。(2)組織全員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案法實施辦法》。加強檔案管理、保護(hù)檔案資料的宣傳工作，并不斷加強檔案法制建設(shè)，提高對檔案工作重要性的認(rèn)識，提高全體工作人員的檔案意識。(3)配備專業(yè)檔案管理人員，加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任感，嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度和全心全意的服務(wù)思想。

2.全面提高物業(yè)檔案管理人員素質(zhì)。物業(yè)檔案管理工作是一項長期性，需要耐心和細(xì)心的工作，要提升物業(yè)檔案管理水平，提高物業(yè)檔案管理人員素質(zhì)是基礎(chǔ)。(1)檔案管理人員要自覺樹立 愛崗敬業(yè) 精神，認(rèn)真遵守“忠于職守，埋頭苦干，優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的檔案職業(yè)道德規(guī)范，以勤為本。無私奉獻(xiàn)，不斷培養(yǎng)實干精神和嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、認(rèn)真的工作作風(fēng)。要明確檔案工作者的職責(zé)任務(wù)，既做好檔案收集和保管工作，又要不斷強化依法治

檔意識。(2)檔案管理人員要熟悉檔案的分類、收集、整理、鑒定、保管、借閱、銷毀的程序、方法和要求，注意多接受收集、整理、保管等方面的指導(dǎo);積極參加各項業(yè)務(wù)培訓(xùn)，與其他單位的檔案管理人員相互交流工作方法和經(jīng)驗，不斷學(xué)習(xí)，不斷提高。

3.收齊資料，做好整理。(1)要做到檔案資料邏輯上的辯學(xué)性。檔案收集工作做得好與壞，各部門移交的文件齊全與否，直接決定和影響了檔案管理工作的質(zhì)量。檔案的內(nèi)容來自各個方面，在形式上也不盡一致，因此，收集、立卷、歸檔、整理、著錄時一定要遵循規(guī)范。做到科學(xué)、簡潔，起到綱舉目張的作用。(2)要做到檔案資料的原始性。檔案的本質(zhì)特征是原始性和記錄性的統(tǒng)一，絕對原始性指的是檔案只能是原件原稿，相對原始性指的是除原件原稿是檔案外，有些檔案復(fù)制件、圖書及資料也是檔案。這些原始資料對于經(jīng)營目標(biāo)的實現(xiàn)、“各以查考性”和物業(yè)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的確定起著關(guān)鍵性作用。(3)要做到檔案資料的可理解性。為了使人們能夠完全理解一份檔案，就需要保存與檔案內(nèi)容相關(guān)的有用的信息。收集到的物業(yè)檔案信息資料，統(tǒng)一交給檔案員集中整理，在整理過程中重點是要根據(jù)內(nèi)容、來源進(jìn)行分類，做到條理清晰、便于查閱。在整理過程中，可以將檔案制成標(biāo)準(zhǔn)化的圖、檔、卡、冊、表。

4.完善 規(guī)章制度 ，依法管檔。(1)物業(yè)企業(yè)要建立健全并認(rèn)真貫徹落實物業(yè)企業(yè)檔案管理方面的各項規(guī)章制度，對物業(yè)企業(yè)檔案的歸檔制度、利用制度、保密制度、保管制度、檔案人員崗位制度做出明確而嚴(yán)格的規(guī)定，建立動態(tài)的管理機(jī)制，使檔案管理工作有章可循，保證檔案管理工作的及時更新，促進(jìn)檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。(2)檔案管理人員要嚴(yán)格按照規(guī)章制度執(zhí)行，規(guī)范檔案管理。一是對檔案的使用實行嚴(yán)格的管理，借閱時必須登記后才能借出，歸還時須本人來歸還簽字，檔案管理人員對資料進(jìn)行檢查，如有破損，立即修復(fù)，嚴(yán)重的要追究有關(guān)人員的責(zé)任;二是對檔案的存放要做好防火、防潮、防蛀等工作。使用電子文件存檔時要注意留有備份，以免電腦病毒侵入后中毒，什么檔案都沒有了，平剛要做一系列的防范工作。

5.大力提高物業(yè)檔案管理現(xiàn)代化水平。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，物業(yè)管理手段也越來越先進(jìn)。當(dāng)前，不少物業(yè)企業(yè)在日常工作中已實施“無紙化辦公”模式，即通過系統(tǒng)軟件開展工作。通過信息技術(shù)在物業(yè)檔案管理中的運用，可以系統(tǒng)地完成文件材料的起草、修改、刪減、檢索、打印、匯集等工作，使文件的形成、運行等各個環(huán)節(jié)與辦公有機(jī)地銜接起來;利用信息技術(shù)整理檔案，既可以降低人為因素在文件歸檔中的影響，又可以發(fā)揮計算機(jī)的優(yōu)勢，減少人工操作，提高工作效率，起到事半功倍的效果。

物業(yè)管理檔案有哪幾類分類方法？

1、年度分類法。2、組織機(jī)構(gòu)分類法。3、事件分類法。

什么叫物業(yè)管理檔案

物業(yè)管理檔案分7大類
1、項目建設(shè)資料，如六圖二書，建設(shè)五證，竣工備案表，面積核準(zhǔn)單等等
2、業(yè)主和住戶資料，房屋銷售（租賃）合同，業(yè)主住戶及其他居住人員的身份證明、情況簡介、通訊方式、業(yè)主住戶機(jī)動車登記表等等
3、裝修資料
4、物業(yè)管理服務(wù)中，各項工作記錄、單據(jù)、維修保養(yǎng)計劃表、各項檢查表格等等
5、合約、合同
6、業(yè)主住戶各項收費情況記錄、憑證
7、企業(yè)內(nèi)部檔案，如員工檔案、培訓(xùn)資料、各項管理制度、行文記錄等等

物業(yè)管理日常管理和服務(wù)工作包括哪些

1，房屋維護(hù)修繕管理
房屋維修管理是指物業(yè)管理企業(yè)按照一定的科學(xué)管理程序和制度及一定的維修技術(shù)管理要求，對其所經(jīng)營管理的房產(chǎn)進(jìn)行日常維護(hù)、修繕和技術(shù)管理。為了保證房屋正常地發(fā)揮其使用功能，延長其使用壽命，必須經(jīng)常進(jìn)行維修養(yǎng)護(hù)。物業(yè)管理的好壞，很大程度上取決于房屋維修管理的成果，它對物業(yè)管理企業(yè)信譽有著直接的影響。
2，檔案管理
物業(yè)管理檔案的建立，是為了滿足物業(yè)管理企業(yè)日常管理服務(wù)活動的需要．即在物業(yè)管理運作過程中運用科學(xué)的方法，將物業(yè)業(yè)主和使用人的有關(guān)資料整理、歸檔，以便更好地為業(yè)主和使用人服務(wù)。物業(yè)管理企業(yè)的日常管理服務(wù)活動貫穿于物業(yè)項目的前期管理、接管驗收和日常管理的全過程之中，自始至終都應(yīng)建立相應(yīng)的管理檔案，使檔案管理真正為管理服務(wù)。
物業(yè)管理檔案是物業(yè)管理企業(yè)作為一個全宗單位，將物業(yè)管理服務(wù)中的原始記錄和過程記錄形成文件資料，按照一定的要求，收集、整理、保管和使用的檔案。檔案是直接的歷史紀(jì)錄，它具有原始性和記錄性的特點，有著其他資料不可取代的重要作用和價值。
3，財務(wù)管理
財務(wù)管理是物業(yè)管理的重要組成部分。現(xiàn)代企業(yè)的運行．離不開各項費用的發(fā)生。只有通過多種方式經(jīng)濟(jì)合理、及時足額地籌措到所需資金并良性運轉(zhuǎn)．才能保證公司的事業(yè)發(fā)展。而通過合理的財務(wù)安排，最大限度地實現(xiàn)利潤是物業(yè)管理企業(yè)經(jīng)濟(jì)主體地位的要求。為此，要加強物業(yè)管理企業(yè)的費用控制與經(jīng)濟(jì)核算，完善制度、改進(jìn)方法．做到組織和人員落實，經(jīng)常分析、檢查各項指標(biāo)情況，實現(xiàn)管理精細(xì)化，向管理要效益，全面提高物業(yè)公司的盈利和發(fā)展能力。
4，委托性的特約服務(wù)
委托性的特約服務(wù)是指物業(yè)管理企業(yè)為了滿足業(yè)主、物業(yè)使用人的個別需求受其委托而提供的服務(wù)。通常是指在物業(yè)服務(wù)合同中未約定、在專項服務(wù)中未設(shè)立，而業(yè)主、物業(yè)使用人又有該方面需求的服務(wù)。特約服務(wù)實際上是專項服務(wù)的補充和完善，當(dāng)有較多的業(yè)主和物業(yè)使用人有某種服務(wù)需求時，物業(yè)管理企業(yè)可以將此項特約服務(wù)納入專項服務(wù)。