科技檔案整理方法

如何進(jìn)行檔案整理

檔案整理是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。下面是我搜集整理的如何進(jìn)行檔案整理，歡迎閱讀。

檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系;區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限;便于保管和利用。

檔案整理的文件范圍是：凡是本機(jī)關(guān)工作活動中形成的，具有查考保存價(jià)值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計(jì)算機(jī)盤片、實(shí)物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進(jìn)行實(shí)體分類;組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來;編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個(gè)規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時(shí)應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個(gè)獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等)，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報(bào)表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

全縣副科級以上各級黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級業(yè)務(wù)主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的(現(xiàn)10年)文書檔案，鄉(xiāng)財(cái)政所、中心學(xué)校等二級機(jī)構(gòu)文書、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實(shí)物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2002)執(zhí)行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計(jì)委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會計(jì)檔案按“盒(卷)”整理，整理的依據(jù)是財(cái)政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會字〔1998〕32號)。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

一、檔案的分類原則： 以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點(diǎn)以及載體形式，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。

二、檔案的分類和大類設(shè)置辦法

(一)大類的設(shè)置 原則上每各單位設(shè)置八個(gè)大類，即文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案(含科研、基建、設(shè)備儀器等)、會計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案、圖書資料。

(二)各類內(nèi)檔案的分類辦法

1、文書檔案分類有4種方法

(1)保管期限---年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類，我縣以“件”整理的檔案多數(shù)單位采用這種方法，采用這種分類比較便于操作，尤其對于小單位，而對于大一些的單位，雖說不用份問題，但為了查找方便，還是要遵照傳統(tǒng)立卷方法和歸檔無奈整理的原則，將本單位上下級、同級及非隸屬單位有密切聯(lián)系(針對本級)的材料組合在一起;將本單位各部門及與有關(guān)個(gè)人有聯(lián)系的組合在一起;將同一工作、同一問題、同一案件、同一會議、同一項(xiàng)目、同一地區(qū)、同一事物等內(nèi)容上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;將同一時(shí)間、同一地區(qū)、同一文種、同一載體、同一規(guī)格等形式上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;對于純上級文件或下級文件，在實(shí)際操作中，如果上、下級文件不多，則和本級合并裝盒歸檔，如果上級文件和下級文件較多，則將上、下級文件與本級文件分開，上級排前，本級排中，下級排后。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個(gè)大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度內(nèi)，從“1”開始編制一個(gè)流水號。這種分類法檔案盒背脊 排列如圖：

(2)保管期限---年度---問題分類法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類。再在年度下按按問題(如綜合、政工、業(yè)務(wù))分類，此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數(shù)量特別多的單位，以及上級業(yè)務(wù)主管部門有文件這樣規(guī)定的單位(如縣農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行)。以“卷”為整理單位的，在按問題整理檔案前，先要按級別分類，上級、本級、下級文件不得出現(xiàn)在同一卷中，除非是針對本級的文件。。以“件”為整理單位的，上、下級文件又必須分到各個(gè)問題類目中。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個(gè)大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一個(gè)問題內(nèi)從“1”開始編制一個(gè)流水號。

(3)問題---年度----保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每各問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。此種分類法只適合于按十大類分類的企業(yè)單位(如自來水公司)，此種分類法盒號編制方法是同一問題內(nèi)，從“1”開始編制一個(gè)大流水號，件號編制方法是同一年度內(nèi)，同一保管期限下，從“1”開始編制一個(gè)流水號。

(4)年度---保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類，每個(gè)年度下按保管期限分類，此種分類法我縣只有中國銀行、工商銀行2個(gè)企業(yè)采用，他們是按照上級業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)的規(guī)定辦的，此種分類法盒號編制方法是同一年度內(nèi)，從“1”開始編制一個(gè)流水號，件號編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個(gè)流水號。

2、業(yè)務(wù)檔案按種類----保管期限---年度分類法。

3、科技檔案采用種類--保管期限—年度分類法。

4、會計(jì)類檔案分類有2種方法

(1)采用種類--保管期限—年度分類法。即把報(bào)表、賬簿、憑證、其他分開，再按年度時(shí)間排列，歷年各編一個(gè)案卷流水號。這種方法適合會計(jì)檔案數(shù)量少的單位。

(2)年度---類別---保管期限的分類方法，首先應(yīng)分開會計(jì)年度，再按形式分為幾類(先報(bào)表、帳薄再憑證)，然后在各類內(nèi)按保管期限的長短順序排列，一年編一個(gè)案卷流水號。這種方法適合會計(jì)檔案數(shù)量特別多的單位。

5、聲像檔案一般采用載體形式--年度--保管期限分類法，按載體形式設(shè)置三級類目時(shí)，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶;

6、電子檔案按照載體形式--年度--保管期限分類法。電子類可分為磁帶、光盤;

7、實(shí)物檔案一般采用載體形式--年度分類法-，實(shí)物類可分為榮譽(yù)類、紀(jì)念品(禮品)類、印信類，也可以分為可折疊類和不可折疊類等。

8、圖書資料按照類別---年度分類法。圖書資料類別一般分為政治、法規(guī)、業(yè)務(wù)、其他。

三、檔號(全宗號、目錄號、案卷號(件號)、頁號)的編制

(一)全宗號的編制 全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號為“142”， 標(biāo)識為“0142”。未確定全宗號的在檔案未進(jìn)館之前該號可暫不填寫。企業(yè)可填寫表達(dá)單位的漢語拼音代字.

(二)目錄號編制。 填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼 。案卷目錄號應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置?？砂床煌瑫r(shí)間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號。每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足1000時(shí)，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號;案卷數(shù)量超過1000時(shí)，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。在一個(gè)全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字組成的檔案類別代碼標(biāo)識。不同級位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產(chǎn)生誤解時(shí)，省略間隔符。

1、一級類目的目錄號采用其類目中有代表性的一到二個(gè)漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案;Y代表業(yè)務(wù)檔案(如果一個(gè)單位的業(yè)務(wù)檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標(biāo)識);J代表科技檔案;K代表會計(jì)檔案(報(bào)表K1、賬本K2、憑證K3);X代表音像檔案;D代表電子檔案;SW代表檔案實(shí)物。

2、采用阿拉伯?dāng)?shù)字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期(或30年)”、“短期(或10年)”三個(gè)不同的保管期限。

3、目錄號編制示例

業(yè)務(wù)檔案 目錄號 y1 代表永久類的業(yè)務(wù)檔案;Y2 代表長期(或30年)類的業(yè)務(wù)檔案;y3 代表短期(或10年)類的業(yè)務(wù)檔案。

(三)案卷(件)號、頁號

1、案卷號是目錄內(nèi)案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號，在同一個(gè)案卷目錄(或分類體系的最低一級類目)內(nèi)也不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號，每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號。如一個(gè)目錄出現(xiàn)兩個(gè)以上(含兩個(gè))案卷流水順序號時(shí)應(yīng)重新編案卷號或分設(shè)案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業(yè)務(wù)、科技檔案分別在同一保管期限內(nèi)依次編寫案卷號，再以案卷為單元依次編寫件號(填寫在順序號欄)和頁號。會計(jì)檔案中的財(cái)務(wù)報(bào)表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號，在每一個(gè)案卷內(nèi)編寫頁號。

2、件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識。分為“室編件號、館編件號”。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內(nèi)從“1”開始編寫的順序號，每一件內(nèi)編寫頁號。館編件號是指歸檔文件移交進(jìn)館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號。音像、電子、實(shí)物檔案按類從“1”開始編寫件號。

3、頁號是填寫卷內(nèi)文件材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。卷內(nèi)文件各頁按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號。

四、檔案整理的質(zhì)量要求：

(一)組合(卷)要求;以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級適當(dāng)，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準(zhǔn)確。

1、齊全完整。歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，一個(gè)問題的構(gòu)件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水;收集工作應(yīng)立足本單位,注意業(yè)務(wù)部門形成的反映專業(yè)職能活動的文件材料的收集;重大活動事件材料的收集;文電合一;底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計(jì)算機(jī)上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。若計(jì)算機(jī)打印的底稿上有領(lǐng)導(dǎo)的重要修改或批示，應(yīng)收集與印件一并歸檔;有重要領(lǐng)導(dǎo)批示的辦文單應(yīng)隨正文一起收集歸檔;附件隨正件收集歸檔;關(guān)于同一問題的請示和批復(fù)應(yīng)一起歸檔。

2、分類科學(xué)。全宗內(nèi)檔案整理采用統(tǒng)一的分類方案，分類層次清楚，類、項(xiàng)、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。

3、保持文件內(nèi)在聯(lián)系。

A.時(shí)間聯(lián)系。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個(gè)時(shí)間特征的.分年度時(shí).以文件簽發(fā)日期(成文日期)為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬年度。計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按簽發(fā)日期(成文日期)，電報(bào)以發(fā)出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：

(1)跨年度的請示與批復(fù)、來文與復(fù)文，放在復(fù)文年度;沒有復(fù)文的，放在請示年度;多份文件(如組織關(guān)系、工資關(guān)系、行政介紹信等)作為一件的，可標(biāo)起止時(shí)間;跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃、預(yù)算，放在文件內(nèi)容針對的第一個(gè)年度;跨年度的總結(jié)、報(bào)告、決算，放在文件內(nèi)容針對的最后一個(gè)年度;跨年度的會議文件，放在會議結(jié)束的年度;跨年度的非訴訟案件，放在結(jié)案的年度;法規(guī)性文件放在公布或批準(zhǔn)的年度。

(2)按專門年度(如教學(xué)年度)形成的文件，放在專門年度組卷。

(3)沒有標(biāo)明落款日期的文件材料.應(yīng)通過對照等手段考證文件的準(zhǔn)確日期或推斷近似日期，據(jù)以按年度合理歸類。

(4)臨時(shí)性機(jī)構(gòu)，存在時(shí)間不長(兩年以內(nèi))，文件材料較少.形成的文件可以不分年度.放在工作結(jié)束年度歸檔;如果每年文件數(shù)量較多亦可分散在各個(gè)年度內(nèi)歸檔。

B.來源聯(lián)系。要求區(qū)分級別，將上級機(jī)關(guān)、下屬機(jī)關(guān)、平級機(jī)關(guān)和本單位的文件分別組卷。對有密切聯(lián)系的上、下級文件，如本單位的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)，下屬機(jī)關(guān)的請示與本單位的批復(fù)，應(yīng)與本單位的文件放在一起組卷。

C.內(nèi)容聯(lián)系。要求保持卷內(nèi)文件內(nèi)容的單一性和內(nèi)容相近的文件之間的聯(lián)系。黨政工團(tuán)和業(yè)務(wù)管理活動中形成的各種管理性、業(yè)務(wù)性、規(guī)范性文件和調(diào)研材料等，一般按問題進(jìn)行組合。同一個(gè)問題、一次會議、一項(xiàng)工程、一個(gè)案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件放在一起組卷。文電應(yīng)合一組卷。單一問題的文件數(shù)量少時(shí)，可將內(nèi)容相近的其他問題的文件合并組卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等與內(nèi)容相關(guān)的文書檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說明。在按問題分類時(shí)，文件歸檔應(yīng)按其主要內(nèi)容有規(guī)律地進(jìn)行，并保持連續(xù)性，某個(gè)內(nèi)容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據(jù)一時(shí)的需要隨便更改，以免給將來的查找利用帶來不便。

4、正確劃分保管期限。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。

A、文書檔案根據(jù)國家檔案局2006年8號令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期(30年、10年)二種不同的保管期限分開 。

(1)永久保存的.文件有以下八個(gè)重要方面：一是本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細(xì)化為法律、法規(guī)、條例和政策性文件材料。二是本機(jī)關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。本機(jī)關(guān)召開的重要會議主要指本級黨*會、人代、政協(xié)會、經(jīng)濟(jì)工作會、紀(jì)檢會及本機(jī)關(guān)召開的年度工作會議、黨組(黨委)會議、行政辦公會、重要的專題工作研討會的文件材料。 要因機(jī)關(guān)性質(zhì)來比較，對本機(jī)關(guān)只要具有重要影響力的活動都算。比如本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、人事任免、評先、組織簡則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。三是本機(jī)關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。主要指本機(jī)關(guān)形成的年度或年度以上工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)范性文件、重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)的文件、重要專題的調(diào)研材料、大事記、組織沿革、綜合性統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。四是本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示、報(bào)告、總結(jié)、結(jié)合性統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。五是本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。六是本機(jī)關(guān)房屋買賣土地征用，重要合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。七是上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料，主要是指法律、法規(guī)、條例、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、中長期發(fā)展規(guī)劃等。八是同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。把握機(jī)關(guān)文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機(jī)關(guān)職能活動規(guī)模大小、歸檔層次、影響力、產(chǎn)生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來考慮。

(2)定期保管的文書檔案主要包括：一是本機(jī)關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料;主要是指本機(jī)關(guān)各部門在履行職能活動形成一般性的規(guī)章、辦法、意見等文件材料。二是本機(jī)關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料，三是本機(jī)關(guān)形成的有關(guān)事務(wù)管理、制度、安全保衛(wèi)等一般性文件材料。四是本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件;包括工作計(jì)劃、總結(jié)、專題調(diào)研材料等。 五是本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級的批復(fù)、批示。一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是分階段進(jìn)行的，那么在各階段形成的文件材料，只能當(dāng)成一般性的業(yè)務(wù)。至于一般性的工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)表，是指機(jī)關(guān)各部門自己形成的，僅反映一個(gè)部門或一個(gè)方面職能活動的文件材料。六是上級機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)，但要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料(包括一般性的會議文件材料)，這一條幾乎大多數(shù)機(jī)關(guān)都有，雖是普發(fā)性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執(zhí)行的。七是上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需貫徹執(zhí)行的文件材料。在這一條中提到上級或同級，不一定是本機(jī)關(guān)的主管業(yè)務(wù)，但又需參照執(zhí)行，比如財(cái)政、人事、勞動等部門制發(fā)的調(diào)資、勞保、福利、差旅費(fèi)報(bào)銷、稅務(wù)、職稱、計(jì)生等文件材料。八是同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。九是下級機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃(含長遠(yuǎn)規(guī)劃)、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個(gè)詞。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問題是否常規(guī)性、技術(shù)性等方面的問題。

(3)根據(jù)本單位的保管期限表，對當(dāng)年歸檔文件進(jìn)行分類時(shí)要注意以下幾點(diǎn):一是原則上不要將多個(gè)保管期限的文件混在一起。二是應(yīng)從一個(gè)問題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。如全縣教育工作會議材料，除了先進(jìn)事跡是30年，其余都是永久，那么我們可以把這個(gè)先進(jìn)事跡也做永久。我縣統(tǒng)一規(guī)定重大活動、主要工作職能會議材料成套性集中，全部定為永久。三是上級業(yè)務(wù)主管部門文件永久從嚴(yán)(政策法規(guī)、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級內(nèi)部科室加掛縣機(jī)構(gòu)牌子,期限提高.五是本級簡報(bào)30年

B、會計(jì)檔案。

(1)會計(jì)憑證：保管15年。

(2)會計(jì)帳?。含F(xiàn)金日記帳、銀行日記帳保管25年，總帳、明細(xì)帳保管15年,固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。

(3)會計(jì)報(bào)表：決算報(bào)表永久保管(包括文字分析)，會計(jì)月報(bào)表保管15年。

(4)其他類：會計(jì)移交清冊保管15年，會計(jì)檔案保管、銷毀清冊為永久，銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單保管5年

。

C、科技檔案?；?、科研：永久，設(shè)備檔案：長期。

E、音像、電子、實(shí)物檔案：永久。

F、業(yè)務(wù)檔案保管期限按上級業(yè)務(wù)主管部門要求或縣檔案根據(jù)其單位業(yè)務(wù)檔案存在的價(jià)值確定。

如何整理建立電子檔案并歸類

可以買個(gè)檔案軟件，歸類方式可以參照檔案局對企事業(yè)單位的一些標(biāo)準(zhǔn)。
檔案整理的方法：
一是以“案卷”為單位整理。
二是以“件”為單位整理。1、以“案卷”為單位整理。
1）以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。
2）所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類、組合、編
目的過程。
分類即按照立檔單位的檔案分類方案，
對文件材料進(jìn)行實(shí)體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。
3）以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮
和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個(gè)規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒。
4）以“案卷”為單位檔案整理的依據(jù)是1987年12月國家檔案發(fā)布的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》和《文書檔案案卷格式》
5）以“案卷”為單位檔案整理的適應(yīng)范圍
（1）大部分單位短期保管（現(xiàn)
10年）的文書檔案，鄉(xiāng)財(cái)政所、中心學(xué)校等二級機(jī)構(gòu)文書檔案一般按“卷”整理
（2）各單位專門業(yè)務(wù)檔案一般按“卷”或是“盒”整理。
（3）科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)
技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按
國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行?；?br>工程檔案按照國家檔案局、國家計(jì)委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。
（4）會計(jì)檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財(cái)政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會字〔1998〕32號）
。6）按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、
編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編
制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。
或參考資料：

誰知道技術(shù)檔案管理流程和管理方法？

　　以下是鐵道技術(shù)檔案管理的實(shí)施細(xì)則,相信對你有借鑒的意義
　　（（81）鐵辦字53號 1981年1月13日）

　　第一章 總則

　　第1條 為了建立、健全科學(xué)技術(shù)檔案工作，完整地保存和科學(xué)地管理鐵路科學(xué)技術(shù)檔案（以下簡稱鐵路科技檔案），充分發(fā)揮鐵路科技檔案在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中的積極作用，遵循“中華人民共和國科學(xué)技術(shù)檔案工作條例”的規(guī)定，結(jié)合鐵路系統(tǒng)的實(shí)際情況，特制定本規(guī)則。
　　第2條 鐵路科技檔案，是鐵路運(yùn)輸、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)和科學(xué)研究等技術(shù)活動中形成的，具有利用價(jià)值，按照歸檔制度歸檔，集中保管的科技文件材料。主要形式有：圖片（包括底圖）、圖表、文字材料、計(jì)算材料、膠卷（片）、照片等。
　　鐵路科技檔案種類有：
　　1、鐵路運(yùn)輸檔案；
　　2、生產(chǎn)技術(shù)檔案；
　　3、基本建設(shè)檔案；
　　4、科技研究檔案；
　　5、設(shè)備儀器檔案；
　　6、鐵路標(biāo)準(zhǔn)檔案。
　　第3條 鐵路科技檔案，是鐵路運(yùn)輸生產(chǎn)、建設(shè)和科研等技術(shù)活動的歷史記錄，是全路職工勞動和智慧的結(jié)晶，是鐵路現(xiàn)代化運(yùn)輸、產(chǎn)品制造、基本建設(shè)、科學(xué)研究和設(shè)備維修的依據(jù)和必要條件，是國家的寶貴財(cái)富。因此，鐵道部、各鐵路局、工程局、設(shè)計(jì)院、規(guī)劃院、工廠、鐵道科學(xué)研究院（所）、鐵道學(xué)院（校）以及有科技檔案的基層單位（以下簡稱各單位），都必須建立、健全科技檔案工作，對科技檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，保證科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效地利用。
　　第4條 鐵路科技檔案工作，是一項(xiàng)專門的事業(yè)，是鐵路企業(yè)技術(shù)管理工作的組成部分，各單位都必須把科技檔案工作納入技術(shù)管理工作中去，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。

　　第二章 鐵路科技檔案管理體制和領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系

　　第5條 鐵路科技檔案工作，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級管理原則。鐵道部對部屬各局、廠、院、?？萍紮n案工作實(shí)行統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)和管理。部屬各局、廠、院、校對所屬單位的科技檔案工作，要進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和管理，制定具體的實(shí)施辦法和措施。
　　第6條 鐵道部檔案管理處，是鐵道部管理全路檔案工作的職能機(jī)構(gòu)。它負(fù)責(zé)擬訂檔案管理制度、規(guī)劃、計(jì)劃和措施，總結(jié)交流和推廣檔案工作經(jīng)驗(yàn)，培訓(xùn)檔案工作干部，對鐵路系統(tǒng)各單位檔案工作，進(jìn)行監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
　　第7條 鐵道部檔案館，主要任務(wù)是：
　　1、按照鐵道部規(guī)定的進(jìn)館范圍和進(jìn)館辦法，對鐵路系統(tǒng)的科技檔案和文書檔案進(jìn)行收集、整理保管和提供利用；
　　2、根據(jù)需要，編制檔案查找利用工具，編寫專題資料匯編和鐵路史料；
　　3、負(fù)責(zé)全路進(jìn)館檔案的縮微復(fù)制工作。
　　第8條 部屬各局、廠、院、校，要設(shè)立直屬科技檔案管理工作機(jī)構(gòu)，在總工程師的領(lǐng)導(dǎo)下，統(tǒng)一管理本機(jī)關(guān)和所屬單位的科技檔案工作。
　　第9條 各單位必須根據(jù)需要為科技檔案部門確定定員，并按定員配備能勝任工作的干部。從事檔案工作的科技人員，是技術(shù)管理干部，應(yīng)保持其技術(shù)職稱，與其他科技管理人員享受同等待遇和晉升。
　　第10條 各單位都要積極創(chuàng)造條件，采取措施，加強(qiáng)科技檔案隊(duì)伍的建設(shè)，培訓(xùn)本系統(tǒng)科技檔案人員，不斷提高檔案業(yè)務(wù)水平。
　　第11條 部屬各單位科技檔案管理工作機(jī)構(gòu)的任務(wù)：
　　1、負(fù)責(zé)擬定本單位的科技檔案管理實(shí)施辦法；
　　2、負(fù)責(zé)對所屬單位的科技檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)；
　　3、負(fù)責(zé)科技檔案室的下列工作：
　?。?）收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)本單位的科技檔案；
　?。?）積極開展科技檔案的利用工作，編制各種查找利用工具和匯編參考資料工作；
　　（3）督促和協(xié)助本單位有關(guān)人員正確的整理需要?dú)w檔的科技文件材料；
　?。?）負(fù)責(zé)組織和承辦科技檔案的鑒定和銷毀工作；
　?。?）組織和監(jiān)督科技檔案的核對、修改和補(bǔ)充工作；
　?。?）負(fù)責(zé)向鐵道部檔案館辦理科技檔案的進(jìn)館工作；
　?。?）對科技文件材料的形成、積累、立卷、歸檔有監(jiān)督、指導(dǎo)的責(zé)任；
　?。?）負(fù)責(zé)做好科技檔案的復(fù)制工作；
　?。?）兼管科技資料工作。

　　第三章 科技文件材料的形成和歸檔

　　第12條 鐵道部機(jī)關(guān)各專業(yè)主管局和部屬各單位，在制定有關(guān)規(guī)章制度時(shí)，對必要的科技文件材料的組成與內(nèi)容、形成與積累、立卷與歸檔應(yīng)做以明確的規(guī)定。對科技文件材料的形成、積累、立卷、歸檔，應(yīng)納入有關(guān)部門和科技人員的職責(zé)范圍、工作程序和崗位責(zé)任制中去。沒有完整、準(zhǔn)確的科技文件材料的歸檔，不能算完成任務(wù)。
　　第13條 各設(shè)計(jì)、施工和基建單位，都要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定、認(rèn)真積累、繪制設(shè)計(jì)、施工、竣工技術(shù)文件材料。在基本建設(shè)工程竣工時(shí)，工程部門（施工單位）要及時(shí)整理、編制、移交完整、準(zhǔn)確和質(zhì)量良好的竣工文件和竣工圖。辦理交接驗(yàn)收工作，必須移交完整、準(zhǔn)確和質(zhì)量良好的竣工圖。特殊情況，移交竣工圖日期，可由交接雙方商定。屬于進(jìn)館范圍的竣工圖，應(yīng)繪制正式竣工圖?？⒐D有底圖的，應(yīng)隨竣工圖移交給使用單位（鐵路局、工廠）保管和使用。
　　第14條 各單位對每一項(xiàng)科研成果、試制產(chǎn)品、基建工程，在進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收時(shí)，要有有關(guān)的科技檔案部門的人員參加，對應(yīng)移交、歸檔、進(jìn)館的科技文件材料，進(jìn)行審查和驗(yàn)收。
　　第15條 各項(xiàng)科學(xué)研究、產(chǎn)品制造、工程設(shè)計(jì)、基建施工設(shè)備安裝的負(fù)責(zé)人員或技術(shù)部門，在該項(xiàng)任務(wù)完成之后，必須將形成的科技文件材料，收集齊全，核對準(zhǔn)確，按有關(guān)規(guī)定，整理分類，組成保管單位（卷、冊、袋、盒），及時(shí)地向本單位科技檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔。歸檔份數(shù)可以根據(jù)需要確定。
　　歸檔的案卷，要寫好案卷封面，卷后附備考表，填好卷內(nèi)目錄。每個(gè)項(xiàng)目的檔案，可以組成一個(gè)保管單位，也可以組成若干個(gè)保管單位。每個(gè)保管單位的文字材料和圖紙的折迭尺寸為297×210毫米。
　　案卷歸檔時(shí)，要辦理歸檔手續(xù)，由歸檔人編寫好案卷移交目錄一式二份，交接時(shí)雙方在移交目錄上簽字。
　　第16條 凡是歸檔的科技文件材料，都應(yīng)做到書寫工整、圖象字跡清楚、反差良好、膠卷質(zhì)量優(yōu)良，有利長久保存。進(jìn)館的科技檔案，材質(zhì)和質(zhì)量都必須保證優(yōu)良，避免用復(fù)寫紙、鉛筆、元珠筆書寫。
　　第17條 鐵路科技檔案的歸檔范圍：
　　1、鐵路運(yùn)輸檔案：在鐵路運(yùn)輸組織、計(jì)劃和指揮中形成的列車運(yùn)行圖、列車運(yùn)行時(shí)刻表、列車編組計(jì)劃、機(jī)車交路圖。
　　2、生產(chǎn)技術(shù)檔案：在機(jī)車車輛、通信信號、大型機(jī)具、橋梁、及其他器材等產(chǎn)品試制、試驗(yàn)、新造、改造和修理工作中，各階段形成的設(shè)計(jì)圖紙、說明書、計(jì)算書、記錄、條件、規(guī)范、工藝文件、工藝裝備以及作為設(shè)計(jì)、制造、試驗(yàn)、試制、修理依據(jù)和審批鑒定的文件材料。
　　3、基本建設(shè)檔案：在鐵路線路、站場、路基、地質(zhì)、樞紐、橋梁、隧道、涵渠、通信、信號、給水、排水、電力、工廠、房屋、文化福利設(shè)施和機(jī)車、車輛、主要客貨運(yùn)輸設(shè)備等新建、改建、擴(kuò)建、大中維修、勘測、設(shè)計(jì)、施工和竣工驗(yàn)收中，形成的路網(wǎng)規(guī)劃、設(shè)計(jì)意見書、選線（廠）報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)、施工記錄、竣工圖、交接驗(yàn)收報(bào)告、技術(shù)總結(jié)、以及作為設(shè)計(jì)、施工依據(jù)和審批鑒定的文件材料、圖紙、說明書及其他文件材料。
　　4、科技研究檔案：在科研、試驗(yàn)、技術(shù)交流、應(yīng)用、考察、合作、技術(shù)革新、技術(shù)革命、發(fā)明創(chuàng)造、教學(xué)研究和鐵道出版等工作中形成的科技成果、報(bào)告、計(jì)劃、大綱、任務(wù)書、論文、著作、?？⒂涗?、總結(jié)、以及審批鑒定、評議、推廣和作為依據(jù)的文件材料。
　　5、設(shè)備儀器檔案：在生產(chǎn)建設(shè)、產(chǎn)品制造、研究試驗(yàn)、測量化驗(yàn)、養(yǎng)護(hù)維修等需要而購置、進(jìn)口或自制安裝使用和儲備的機(jī)械動力設(shè)備、儀器儀表設(shè)備和非標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備的圖紙、說明書、規(guī)程、規(guī)范、記錄等科技文件材料。
　　6、鐵路標(biāo)準(zhǔn)檔案：在鐵路產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（部標(biāo)專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）和鐵路工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)（標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖、參考圖）等的設(shè)計(jì)工作中產(chǎn)生的任務(wù)書、說明書、設(shè)計(jì)圖、計(jì)算書及其審批鑒定的文件材料。
　　援外工程檔案歸檔范圍，亦應(yīng)比照上述內(nèi)容。
　　停建緩建工程的科技文件材料，要由有關(guān)技術(shù)業(yè)務(wù)部門或技術(shù)負(fù)責(zé)人整理好，送由本單位檔案部門妥善保存。
　　第18條 各單位在設(shè)計(jì)、施工、制造中，采用的鐵路標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)作為本單位的科技檔案歸檔。但在每個(gè)基建、產(chǎn)品項(xiàng)目的檔案中，可以不附，只在各該項(xiàng)目的目錄中，注明其名稱、編號、編制日期。
　　第19條 凡在科技研究工作中形成的科技文件材料，不論成功的項(xiàng)目，或是不成功的項(xiàng)目，或是停止的項(xiàng)目，都應(yīng)歸檔。
　　第20條 若干單位共同承辦一項(xiàng)任務(wù)時(shí)，所形成的科技文件材料，應(yīng)該由主辦單位歸檔一套完整的檔案；協(xié)作單位只歸檔其承擔(dān)任務(wù)的有關(guān)部分，并提供相同的一份送交主辦單位。
　　第21條 科技文件材料的歸檔時(shí)間，應(yīng)按照工作程序，可以分批分期立卷歸檔，也可以在科技文件材料全部形成以后一次歸檔。一般情況下，科技研究檔案，應(yīng)在每項(xiàng)科研任務(wù)完成或停止之后歸檔；基本建設(shè)檔案，應(yīng)在每個(gè)工程項(xiàng)目或階段竣工并交接驗(yàn)收之后歸檔；生產(chǎn)技術(shù)檔案，應(yīng)在每個(gè)產(chǎn)品定型或批量生產(chǎn)之后歸檔；設(shè)備儀器檔案，應(yīng)在每個(gè)設(shè)備儀器使用或安裝之后歸檔；鐵路標(biāo)準(zhǔn)檔案和鐵路運(yùn)輸檔案，應(yīng)在每個(gè)項(xiàng)目批準(zhǔn)之后歸檔。

　　第四章 鐵路科技檔案進(jìn)館范圍和辦法

　　第22條 部屬各單位，對形成的重要科技檔案，要按規(guī)定的時(shí)間和辦法，送交鐵道部檔案館保管和利用。具體的進(jìn)館范圍，詳見附件一。
　　第23條 進(jìn)館的科技檔案，規(guī)定一套。其中：圖紙部分，有底圖的應(yīng)隨同進(jìn)館的檔案送檔案館，由檔案館及時(shí)地對整套檔案翻拍復(fù)制成膠卷后，底圖退回原單位保管和利用。
　　有條件的單位，對于進(jìn)館范圍的科技檔案，可以翻拍復(fù)制成質(zhì)量良好的35毫米有孔膠卷進(jìn)館。檔案館根據(jù)需要拷貝多套以便分存和利用。
　　對負(fù)責(zé)進(jìn)館的單位和時(shí)間規(guī)定如下：
　　科技研究檔案，在各科研專題項(xiàng)目研究成功并審查鑒定批準(zhǔn)后，由研究單位負(fù)責(zé)進(jìn)館。
　　基本建設(shè)檔案，其中，設(shè)計(jì)部分，在各該工程竣工后，由設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)進(jìn)館?？⒐げ糠?，在工程交接驗(yàn)收的同時(shí)，由工程（施工）部門按照進(jìn)館范圍，向有關(guān)接收單位（鐵路局、工廠以下同）移交。由接收單位負(fù)責(zé)，將各施工單位的全部工程竣工圖和竣工文件收集齊全，按規(guī)定整理好，向鐵道部檔案館移交進(jìn)館。養(yǎng)護(hù)維修、大中修和補(bǔ)制部分，在大中修、核對、補(bǔ)制完了之后，由大中修、核對、補(bǔ)制單位（鐵路局、工廠）負(fù)責(zé)進(jìn)館。
　　生產(chǎn)技術(shù)檔案，在各該產(chǎn)品定型或批量生產(chǎn)后，由制造主導(dǎo)廠（或歸口廠）負(fù)責(zé)進(jìn)館。
　　設(shè)備儀器檔案，一般不進(jìn)檔案館。但確屬國內(nèi)或引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)的成套設(shè)備儀器檔案，使用單位認(rèn)為有必要時(shí)，也可由使用單位負(fù)責(zé)復(fù)制進(jìn)館。
　　鐵路標(biāo)準(zhǔn)檔案，經(jīng)鐵道部批準(zhǔn)之后，由編制單位或歸口單位負(fù)責(zé)進(jìn)館。
　　第24條 進(jìn)館的科技檔案，由負(fù)責(zé)進(jìn)館單位填寫案卷目錄和案卷移交目錄一式三份，并按照科研、工程、產(chǎn)品等項(xiàng)目編寫簡介，簡要說明各該項(xiàng)目的檔案形成梗概和完整程度。移交清點(diǎn)后，辦理移交手續(xù)，雙方在移交目錄上簽字。

　　第五章 鐵路科技檔案的管理和利用

　　第25條 科技檔案室或檔案館，對接收歸檔或進(jìn)館的科技檔案，應(yīng)及時(shí)地登記和整理，按照專業(yè)工作的特點(diǎn)，遵循科技工作的程序和科技文件材料的形成規(guī)律，進(jìn)行分類和編目。
　　科技檔案的分類，必須保持科技檔案之間的聯(lián)系，便于保管和利用。一個(gè)科研項(xiàng)目、一項(xiàng)工程、一種產(chǎn)品、一部設(shè)備、一套標(biāo)準(zhǔn)所形成的科技檔案，應(yīng)該分別排列在一起，不能互相混淆。同一個(gè)項(xiàng)目的文字材料和圖紙、要放在同類項(xiàng)目之中，不能分開。
　　科技檔案的編號，要與分類、排列保持一致，做到科學(xué)、適用、簡單明了。代字統(tǒng)一采用漢字或漢語拼音字母，代號統(tǒng)一采用阿拉伯?dāng)?shù)字。
　　第26條 科技檔案，歸檔后不得任意修改，必須修改時(shí)，要由移交歸檔單位的有關(guān)科技人員負(fù)責(zé)進(jìn)行，但必須履行一定程序的審批手續(xù)。
　　第27條 科技檔案，必須有專門庫房保管，庫房要做好防盜、防火、防潮、防蟲鼠、防塵、防曬、防震等。庫房要與易燃、易爆、易染等物品隔離，嚴(yán)禁用非防潮地下室作庫房。保管紙張檔案的庫房，要保持適當(dāng)?shù)臏囟群拖鄬囟取?br>　　第28條 保存科技檔案，要有專門的柜、架和檔案盒、膠卷（片）檔案要有專門的芯架和卡片柜。35毫米膠卷檔案，每卷不超過30M，并裝在吸潮的紙盒內(nèi)為宜。
　　第29條 科技檔案庫房，要建立定期檢查制度，遇有特殊情況，應(yīng)進(jìn)行全面或重點(diǎn)檢查，作出詳細(xì)記錄，發(fā)現(xiàn)檔案破損，要及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。管理人員調(diào)動時(shí)，應(yīng)辦理移交手續(xù)。
　　第30條 凡是單位撤銷或變動，以及建筑物，構(gòu)筑物、設(shè)備、儀器轉(zhuǎn)移使用或產(chǎn)品轉(zhuǎn)產(chǎn)時(shí)，應(yīng)將檔案整理妥善，根據(jù)工作需要，按照保證科技檔案完整的原則，經(jīng)上級主管機(jī)關(guān)批準(zhǔn)后，向接受單位辦理移交手續(xù)。
　　第31條 科技檔案部門，要采用新技術(shù)、新設(shè)備，改善保管形式和條件，逐步實(shí)現(xiàn)檔案保管技術(shù)現(xiàn)代化，提高利用效率。
　　第32條 管理科技檔案，要做到平戰(zhàn)結(jié)合。鐵道部對進(jìn)館的科技檔案，要統(tǒng)一安排，采用縮微技術(shù)和多套分存措施，保證非常情況下重要科技檔案的安全。
　　第33條 各單位建筑或增添保管科技檔案的庫房、設(shè)備和用品的費(fèi)用，應(yīng)從企業(yè)事業(yè)的生產(chǎn)、科研或事業(yè)費(fèi)中開支。新建單位，應(yīng)同時(shí)建設(shè)符合要求的科技檔案庫房。
　　第34條 科技檔案部門，要以社會主義現(xiàn)代化建設(shè)為中心，積極主動地開展科技檔案的利用工作。根據(jù)需要編制必要的檢索工具（目錄、卡片、索引）、參考資料、史料，及時(shí)地提供科技檔案為科學(xué)技術(shù)研究、生產(chǎn)建設(shè)工作服務(wù)。既要保守機(jī)密，又要充分發(fā)揮科技檔案的作用，及時(shí)調(diào)整密級，擴(kuò)大利用與交流范圍。
　　科技檔案部門，要建立科技檔案利用制度。借閱、復(fù)制、供應(yīng)、要有批準(zhǔn)，檢查手續(xù)。
　　第35條 借閱科技檔案的人員，應(yīng)保持案卷的完整與安全，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換、損壞、丟失和泄密。檔案人員對歸還的案卷，應(yīng)詳細(xì)檢查、注銷。進(jìn)館的科技檔案，一般情況下，只能在檔案館內(nèi)閱讀、抄錄和復(fù)制提供利用。歸檔的底圖，除了批準(zhǔn)復(fù)制、修改等外，一般地不準(zhǔn)拿出科技檔案室。
　　第36條 各單位對已經(jīng)超過保管期限的科技檔案要定期做好鑒定工作。對確已失去保存價(jià)值的科技檔案可剔除銷毀。
　　鐵路科技檔案保管期限，一般分永久、長期（二十年以上）、定期（十五年以下）三種?？萍紮n案保管期限表，詳見附件二。
　　鐵路科技檔案的鑒定工作要在總工程師領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行。鑒定時(shí)，必須對已超過保管期限的科技檔案詳細(xì)審查。要銷毀的科技檔案，必須造具清冊，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。銷毀科技檔案，要指定監(jiān)銷人，防止失密。

　　第六章 附則

　　第37條 各單位應(yīng)根據(jù)本規(guī)則，結(jié)合本單位具體情況，自行制定實(shí)施辦法或工作細(xì)則，報(bào)部備案。
　　以前鐵道部頒發(fā)的有關(guān)辦法、規(guī)定等，如與本規(guī)則有抵觸者，按本規(guī)則執(zhí)行。
　　第38條 本規(guī)則自公布之日起實(shí)行。
　　本規(guī)定公布日之前，已形成、歸檔、進(jìn)館的科技檔案，按照以前規(guī)定執(zhí)行。
　?。ǜ郊裕?(中央法規(guī))

科技檔案管理的內(nèi)容

收集工作是把科技檔案從其形成部門或形成單位集中到企業(yè)、事業(yè)單位的檔案管理部門或科學(xué)技術(shù)檔案館(見科學(xué)技術(shù)檔案收集)，為實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理打下基礎(chǔ)；整理工作是將集中起來的科技檔案按其形成規(guī)律和內(nèi)容、形式特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類 (見科學(xué)技術(shù)檔案分類)、 系統(tǒng)排列和基本編目，實(shí)現(xiàn)庫藏科技檔案的科學(xué)組織和系統(tǒng)化;鑒定工作是通過對科技檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的質(zhì)量和保存價(jià)值的鑒別分析，決定其保管等級的科學(xué)劃分及篩選存毀(見科學(xué)技術(shù)檔案鑒定)；保管工作是以科學(xué)的管理手段和技術(shù)措施保護(hù)科技檔案的完整和安全,保證科技檔案在質(zhì)量上的準(zhǔn)確,維護(hù)庫藏科技檔案的科學(xué)序列，為最大限度地延長科技檔案的自然壽命和保證科技檔案的有效利用提供條件并實(shí)行監(jiān)督；統(tǒng)計(jì)工作是通過統(tǒng)計(jì)數(shù)字的積累和分析，掌握庫藏科技檔案的數(shù)量和質(zhì)量，以及科技檔案管理和利用工作的基本狀況,既是保護(hù)科技檔案對其實(shí)行監(jiān)督的基本手段,也為科學(xué)地組織管理科技檔案提供數(shù)字依據(jù)；提供利用工作是通過創(chuàng)造條件，以各種有效的方式將科技檔案信息開發(fā)出來，滿足有關(guān)工作的需要。