學校檔案怎么整理

一、文書檔案整理的步驟

1、收集---2、分年度---3、確定歸檔范圍----4、分類，歸檔方法， ----5、分保管期限---6、立卷。整理成件、 ---7、文件排列---8、裝訂---9、編號--10、編頁碼----11、編目---12、放置備考表---13、裝盒--- 14、上架。

怎樣加強學校檔案管理

導語：檔案是反映各個歷史時期、歷史面貌的真實記錄。檔案工作是學校教育事業(yè)重要的組成部分。一個學校的發(fā)展軌跡、文化積淀、管理水平、辦學特色，常常可以從檔案中反映出來。

一、強化意識，高度重視，建立機構(gòu)

檔案管理工作既是一項基礎(chǔ)性工作，又是一項服務(wù)性工作，為此學校領(lǐng)導高度重視檔案管理工作，把檔案管理工作納入學校工作的議事日程及學校發(fā)展的長效機制之中，努力做到“三納入”“四同時”，即納入學校的計劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職責范圍;

在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作，同時要深入持久地組織好《檔案法》的學習宣傳活動，領(lǐng)導要帶頭學，以身垂范，通過學習與廣泛宣傳，使教職工能增強建檔意識，形人人重視、支持并自覺維護檔案工作的良好風氣。建立健全的管理機構(gòu)和管理網(wǎng)絡(luò)，成立檔案工作領(lǐng)導小組，配備專職檔案人員，各科室還要有兼職檔案員，從而確保學校檔案工作的順利開展。

二、建立完善檔案工作制度，加強管理

建立和完善檔案管理工作制度，是檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。要有效地開展檔案管理工作，必須建立一套行之有效的管理制度，以制度管人，憑規(guī)矩辦事，是學校檔案機構(gòu)要在貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，綜合規(guī)劃全校檔案工作，擬定和落實學校檔案工作制度，如《檔案室工作職責》、《檔案室管理制度》、《檔案利用制度》、《檔案保密制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》等制度的制定，使歸檔有范圍、立卷有標準、借閱有規(guī)定、保密有條例、庫房管理有措施、開發(fā)利用有目標等，促使各科室人員都重視檔案工作，認真研究落實本科室的檔案工作任務(wù)，使學校檔案工作保質(zhì)保量。

三、提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強檔案人員的自身建設(shè)

檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。首先在加強政治思想教育和職業(yè)教育的同時，要求檔案工作人員要樹立大局意識、全局意識和責任意識，強化參與意識，還要樹立“業(yè)務(wù)精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實”的理念。

所以，檔案工作人員要遵紀守法，愛崗敬業(yè)，忠于職守，積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓，學習檔案專業(yè)理論知識，學習計算機知識，運用現(xiàn)代化管理知識和先進技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，使學校的檔案工作跟上辦公自動化步伐，為學校教學和其他工作服務(wù)。

四、注重收集，加強管理

學校檔案材料是領(lǐng)導正確決策、研究工作、處理問題的依據(jù)，搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ)，它是直接反映了本單位的工作實績。但從以前學校文件材料收集的實際情況來看，有的檔案資料存在短缺、脫節(jié)、不齊全的現(xiàn)象。如：計劃、總結(jié)、制度、會議記錄、合同、照片等，得不到及時的收集整理歸檔。

為此學校要采取相應(yīng)的措施，將學校各項工作要收集的檔案資料全部細化到每個科室的相關(guān)人員，并與年終考核掛鉤，并要求教師在平時的工作中，既注重各項工作的落實，又注意原始檔案資料的積累，凡有遺失，一概補救，形成既抓好工作，又保管好資料的好習慣，從而為學校全面保留原始檔案資料奠定了扎實的基礎(chǔ)。

為了更好的完整的收集學校文件材料，要求檔案員一方面要根據(jù)學校檔案管理的要求，抓好上級單位發(fā)給本校的文件材料的傳閱和歸檔，定期對文件材料進行清理檢查，確保材料齊全;

另一方面要強化文書管理，抓好學校在各項活動所形成的文件材料的收集，使這些材料的作用得到充分發(fā)揮。對請示及上級的批復(fù)文件材料或有關(guān)證件，學校及時查詢，保證這類文件材料的按時歸檔。同時要進行復(fù)印，需要歸檔的文件材料留下原件，保證原始材料的完整，以備日后查閱。

五、穩(wěn)定檔案管理隊伍，改善工作條件

學校應(yīng)通過人事制度改革，引進競爭和激勵機制，因崗擇人，全員聘任競爭上崗，優(yōu)勝劣汰，堅決克服要做的工作沒人做，能做的'工作做不好的弊端，通過崗位的設(shè)置和工資待遇的分級，調(diào)動工作人員的積極性。從而建立一直較好的政治業(yè)務(wù)素質(zhì)較高的檔案管理隊伍，并保持相對穩(wěn)定。

檔案經(jīng)費應(yīng)列入學校預(yù)算經(jīng)費，因為要搞好學校檔案管理工作，設(shè)備設(shè)施建設(shè)尤為關(guān)鍵。學校一定要把檔案設(shè)備設(shè)施建設(shè)作為校園基本建設(shè)的一項重要內(nèi)容，根據(jù)學校經(jīng)費情況設(shè)置檔案管理辦公室、檔案借閱室、庫房以及管理過程中所需的防盜、防潮、防雷、防蛀、防火、調(diào)溫和通風等設(shè)施，盡可能做到“三室分開”。對于音像、實物、電子材料等特殊而有長期保存價值的檔案，要設(shè)立專門的庫房，確保它們的保存質(zhì)量。

六、挖掘潛能，提供服務(wù)，開發(fā)利用

為了充分發(fā)揮檔案信息資源的開發(fā)與利用，我們要堅持按規(guī)章制度辦事，注重改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，做到熱情、主動、準確、迅速。做好后勤服務(wù)工作。強化學校檔案室的服務(wù)功能，努力開發(fā)其教育功能，使檔案由過去的以藏為主轉(zhuǎn)化為以開發(fā)利用為主。

為了開發(fā)學校檔案的服務(wù)潛能，必須健全和完善檔案的檢索工具，匯編各種能反映學校辦學特色的具有較高利用價值的編研材料，使管理方法科學化，管理機構(gòu)高效化，檔案工作標準化，不斷增強檔案室的綜合服務(wù)功能。如有條件可開通校園網(wǎng)，這樣可方便教職工對所需檔案資料的查詢，讓檔案信息資源更好地為教育教學服務(wù)，為促進經(jīng)濟社會發(fā)展進步和社會和諧穩(wěn)定發(fā)揮自身不可替代的作用。

總之，學校檔案管理工作是學校工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，又做到主動提供服務(wù)，要不斷的從思想上和行動上去追求、創(chuàng)新，并且要全校人員的積極配合與參與，這樣，學校檔案工作將會又好又快發(fā)展。

高校怎么做好檔案管理

導語：檔案是反映各個歷史時期、歷史面貌的真實記錄。檔案工作是學校教育事業(yè)重要的組成部分。一個學校的發(fā)展軌跡、文化積淀、管理水平、辦學特色，常常可以從檔案中反映出來。

一、提高檔案管理人員的素質(zhì)。

不少高校的檔案管理人員缺乏專門的檔案管理人才，管理人員也缺乏高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業(yè)在高校發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和它的實際意義。

有的還是兼職人員，只把檔案工作當作一件附屬的工作，缺乏積極性和主動性，缺乏檔案管理的專業(yè)知識，對檔案工作重要性認識不夠等問題，而且計算機應(yīng)用水平不高和實際操作能力低，管理凌亂無序，不能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的要求。

高校檔案工作的'發(fā)展和現(xiàn)代化的需要對檔案管理工作者提出了新的要求，一般的業(yè)務(wù)技能已經(jīng)不能適應(yīng)工作的需要。新時期的檔案管理人員不但要具備較全面的檔案業(yè)務(wù)知識和實際工作能力，還需要樹立檔案管理信息化意識，熟練掌握計算機操作技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，系統(tǒng)地學習檔案管理的基本知識，靈活運用檔案管理系統(tǒng)軟件，提高業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)是至關(guān)重要的，所以建立一支高素質(zhì)、高水平的專業(yè)人才隊伍是目前最緊迫的任務(wù)。

隨著社會的發(fā)展，鼓勵大家樹立不斷學習的意識，逐步提高對檔案管理工作重要性的認識，堅持與時俱進，不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平，使檔案管理人員有很強的責任感與事業(yè)心，做到愛崗敬業(yè)，堅持原則。

二、建立建全的檔案管理規(guī)定和制度。

近幾年，雖然高校采取措施，花了不少力氣、功夫，制定了一些檔案管理制度，但是從高校檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，仍然存在著檔案管理制度不健全、不完善的現(xiàn)象。一是檔案收集材料制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄和原始材料，喪失了部分利用價值;二是因保管制度不完善、基礎(chǔ)設(shè)施差等原因造成紙質(zhì)檔案損毀和檔案遺失現(xiàn)象屢屢發(fā)生。

(1)完善各項規(guī)章制度

充分認識檔案管理的重要性，健全檔案管理制度，進一步提高規(guī)范化管理水平。根據(jù)我國《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)和有關(guān)檔案管理規(guī)定，以法制檔，結(jié)合實際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定、人員要求等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度，并根據(jù)各個部門特色和需要制定相關(guān)的補充規(guī)定。只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。

(2)引進先進的檔案管理軟件，制定電子檔案的管理、分類標準、制定嚴密電子文件安全管理制度

檔案管理工作的發(fā)展趨勢是逐步向自動化轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案一體化管理。要實行電子文件與電子檔案一體化管理，為了保證安全，就必須制定嚴密電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理。

在電子文件管理系統(tǒng)中建立有效的操作權(quán)限管理體系，按照信息安全、人員職責、設(shè)備管理等因素，對電子文件管理系統(tǒng)的操作權(quán)限進行合理劃分，在工作模式和軟件功能上周密設(shè)計。同時借助先進的檔案管理技術(shù)，逐步建立和完善檔案管理機制，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。

三、提高信息化管理水平。

隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，檔案的載體發(fā)生了很大的變化，由原來單一的紙質(zhì)載體發(fā)展為紙質(zhì)、電子、硬盤等多種載體共存的局面。然而通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，不少高校信息化設(shè)備依然很低，沒有引進先進的檔案管理軟件，檔案的檢索依然主要依靠手工來完成。此外，電子檔案的利用率極其低下，嚴重制約了檔案工作的發(fā)展和利用價值，造成了資源浪費。

以多媒體技術(shù)應(yīng)用為主體的現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)在社會各層次管理系統(tǒng)中得到廣泛應(yīng)用。檔案的整理工作繁瑣、零亂，重復(fù)勞動多，勞動強度大，而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。

在高科技情況下的檔案管理可按文件形成的先后順序查找、排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，降低了出錯率，提高了工作效率。在檔案管理中要注重檔案信息的組織化、系統(tǒng)化，在輸入檢索詞、關(guān)鍵詞時再點查找范圍，檢索得出的文件就是與事件密切相關(guān)的，既準確又不浪費時間，只有這樣，豐富的庫藏資源才能得到充分利用，才能發(fā)揮檔案管理的作用。

在現(xiàn)代化過程中，高校檔案的載體發(fā)生了巨大的變化，由原來以紙質(zhì)檔案為主發(fā)展為紙質(zhì)與磁盤、光盤、縮微等新型載體共存的局面，特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛利用，極大增加了檔案的信息存儲量，而且開發(fā)利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。

高校檔案載體的多元化、信息存儲和處理的數(shù)字化以及檔案收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化成為必然的發(fā)展趨勢，這就對檔案管理工作提出了新的要求。更重要的是，檔案管理信息化還可以為檔案利用者提供多種查詢手段，為校內(nèi)外提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

總之隨著信息時代的到來，以多媒體技術(shù)應(yīng)用為主體的現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)在社會各層次管理系統(tǒng)中得到廣泛應(yīng)用。在現(xiàn)代化過程中，特別是隨著我國高等教育改革的日益深化，高校檔案管理發(fā)生了巨大的變化：管理內(nèi)容更加復(fù)雜、管理手段更加多樣、管理水平亟待提高。

加強高校檔案的管理，要從提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，不斷完善各項規(guī)章制度，提高信息化管理水平及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面著手。檔案工作者只有不斷更新理念，解放思想，與時俱進，檔案管理工作才能跟上時代發(fā)展的步伐，在推動教學改革、擴大宣傳、提高教學質(zhì)量等方面發(fā)揮更大的作用和利用價值，服務(wù)于學校，服務(wù)于社會。

如何做好學校文書檔案的管理工作

如何做好學校文書檔案管理工作
一、高校文書檔案管理中存在的問題
1、文書檔案立卷質(zhì)量不高
高校檔案整理的目的就是為了保存學校在各種工作與活動中所形成的有保存價值文件材料中的原始記錄，可以為后人提供借鑒的經(jīng)驗、查考憑證，也為編寫校志等提供寶貴資料，所以全宗檔案的真實、齊全、完整極為重要。檔案收集得齊全，就能準確、系統(tǒng)地反映出學校工作的歷史原貌；反之，檔案殘缺不齊，就不能很好地反映一所學校的工作原貌，如嚴重不齊全的，反映的將是支離破碎的情況，直接影響將來的編史修志等工作。
2、檔案材料歸檔措施不到位
近年來，隨著科技進步的加快，高校辦公自動化程度不斷提高。電腦、復(fù)印機、掃描儀等科技產(chǎn)品迅速普及，極大地提高了文書檔案材料的收集與處理效率。但利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備形成的一些文書檔案資料，則與傳統(tǒng)的檔案立卷方式產(chǎn)生了沖突。目前，高校文書檔案資料歸檔存在著兩種傾向：一種是只存于軟盤、硬盤和光盤之中，不打印文字資料進行留底保存，很難達到長久保存的目的；另一種是只存文字性資料而不存軟盤、硬盤等電子版材料，也不利于重要文件檔案的保存。
3、管理工作人員積極性不高
有些高校檔案管理工作人員由于缺乏檔案意識和責任心，或者缺乏文書檔案管理方面的知識，致使文書在立卷過程中不符合原則、要求和方法，出現(xiàn)案卷保管期限劃分混亂或者造成全宗檔案收集不齊全等。例如有些管理工作人員認為一件工作做完了就算過去了，而工作中的資料在工作完成后便隨手一扔，認為沒有保存的必要，認為檔案收集工作是檔案室工作人員的事情，與自己無關(guān)。
三、解決高校文書檔案管理問題的措施
針對高校文書檔案管理工作中存在的問題，筆者談一下自己對高校文書檔案管理對策的一些看法。
1、加強高校文書工作與檔案管理工作規(guī)范的銜接
文件是檔案的前身，文件質(zhì)量的好與壞直接影響到檔案的質(zhì)量，沒有高質(zhì)量的文件就沒有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在高校文書部門規(guī)范處理文件的基礎(chǔ)之上的。文書人員要有非常強的檔案意識，做好文書資料的立卷歸檔。在文件處理中，要時刻想到檔案工作，實現(xiàn)文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件資料的質(zhì)量關(guān)。比如紙張大小、文體格式要做到規(guī)范化、標準化，不能五花八門；嚴禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等起草、修改、批閱文件資料等等。此外，強化“文書部門立卷”工作也是文書檔案管理中的一個重要環(huán)節(jié)，“文書部門立卷”是《中華人民共和國檔案法》中早有明確的一項基本制度，它不僅是文書工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，并成為真正意義上的銜接點。因此公文辦理完畢之后，文書部門或業(yè)務(wù)部門必須及時整理立卷及歸檔。只有這樣，才能實現(xiàn)高校文書工作與檔案管理的最佳銜接。
2、做好高校文書檔案現(xiàn)代化歸檔工作，杜絕錯誤傾向
辦公現(xiàn)代化是當今社會發(fā)展的必然趨勢。由于計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在工作中的普遍運用和迅速發(fā)展，公文中不可避免地將出現(xiàn)大量的電子文件，這些新型文件要歸檔，就必須借助現(xiàn)代化的管理平臺，建設(shè)一個全新的電子文件管理系統(tǒng)，同時讓這個系統(tǒng)能夠與其他信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)信息的優(yōu)化配置與共享，使得高校的文書、檔案管理工作納入到整個信息管理工作中。當現(xiàn)代化的辦公設(shè)施與傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)生沖突、出現(xiàn)碰撞的時候，文書工作人員或檔案員必須要努力提高自身的認識，更新陳舊的觀念，不斷研究和探索在新形勢新條件下文書檔案管理的新路子、新模式，使得文書檔案管理工作不斷地向縱深領(lǐng)域發(fā)展，不僅要繼承傳統(tǒng)的優(yōu)秀做法，而且做到開拓進取，與時俱進。
3、提高高校文書檔案管理人員的專業(yè)技能
高校文書檔案管理工作人員要不斷加強學習，充實和提高自己的檔案管理業(yè)務(wù)和計算機應(yīng)用能力水平，要積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓，學習檔案專業(yè)知識理論。另外，科學技術(shù)特別是信息技術(shù)的迅猛發(fā)展也對文書工作和檔案管理提出了新的更高要求，管理工作人員要充分發(fā)揮接受新知識、學習新業(yè)務(wù)的積極性和主動性，堅持素質(zhì)教育、終生學習的理念，不斷提高新的學習目標、任務(wù)和要求，主動學習信息技術(shù)、現(xiàn)代管理等相關(guān)專業(yè)知識，掌握和提高應(yīng)用計算機、外語、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，努力打造成為管理型、技術(shù)型和復(fù)合型的專業(yè)人才。
4、提高文書檔案管理工作人員的積極性
學校首先要重視檔案管理工作，建立健全規(guī)章制度，加強檔案整理工作的檢查監(jiān)督，做好宣傳工作，全面提高思想認識，促進文件材料的收集工作；其次要增強文書檔案管理工作人員的責任感，把好人員變動關(guān)、調(diào)入關(guān)。要培育文書檔案工作人員的工作熱情，提高腳踏實地、實事求是的工作作風和工作態(tài)度，把好業(yè)務(wù)技能關(guān)，要及時對從事檔案管理的專兼職人員進行檔案業(yè)務(wù)培訓。