設備檔案如何整理

特種設備檔案管理：
1、特種設備檔案記錄
(1)特種設備日常使用狀態(tài)記錄(特種設備運行記錄)。根據(jù)特種設備的類別分別印制特種設備日常使用狀態(tài)記錄，將設備的使用狀態(tài)記錄在案。
(2)特種設備維護保養(yǎng)記錄(包括安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及有關附屬儀器儀表保養(yǎng)記錄)。根據(jù)特種設備類別分別印制特種設備維修保養(yǎng)記錄，每次對設備維護保養(yǎng)做好記錄。電梯的日常維護保養(yǎng)必須由有資質的單位負責，維護保養(yǎng)后，維護保養(yǎng)人員和用戶應在保養(yǎng)單上簽名，保養(yǎng)單至少一式二份，用戶和維護保養(yǎng)單位各留一份存檔，并且至少15日對電梯進行一次清潔、潤滑、調整和檢查。
(3)特種設備檢查記錄。根據(jù)特種設備類別分別印制特種設備定期自行檢查記錄(包括日檢、月檢、年檢記錄)，每月至少進行一次自行檢查，并記錄在案。
(4)特種設備運行故障和事故記錄。印制特種設備運行故障和事故記錄，當特種設備出現(xiàn)運行故障和事故時，詳細記錄故障或事故出現(xiàn)的原因、解決方法等。
(5)定期檢驗整改記錄。將每次定期檢驗主要存在問題及落實整改情況記錄在案。
(6)鍋爐房記錄。鍋爐房要設立6種記錄：鍋爐及附屬設備的運行記錄；交接班記錄；水處理設備運行及水質化驗記錄；設備檢修保養(yǎng)記錄；單位主管領導和鍋爐房管理人員檢查記錄；事故記錄。
2、檔案分類管理
(1)文件法規(guī)類。將特種設備的法律法規(guī)、文件統(tǒng)一存放。
(2)綜合管理類。將特種設備安全責任制、管理制度、操作規(guī)程、特種設備安全管理機構、管理結構圖、專職兼職安全管理員任命書、特種設備使用管理安全責任承諾書等統(tǒng)一存放。
(3)特種設備總臺賬類。使用賬本或信息化管理系統(tǒng)對特種設備臺賬進行管理，賬物相符，能方便索引到相應的檔案信息。至少包括如下內容：設備分布情況，最好有本單位的特種設備分布圖，特種設備臺賬，將本單位特種設備分類登記在冊，包括：注冊號、使用登記證號、電梯年審隋況、定期檢驗情況等；安全附件管理臺賬，將本單位特種設備安全附件分類登記在冊，并標明安全附件安裝所在的設備；特種設備作業(yè)人員管理臺賬，將特種設備作業(yè)人員及相關的管理人員的基本情況登記在冊，并注明作業(yè)人員所操作的特種設備；特種設備作業(yè)人員類，將每年的培訓計劃、培訓情況、考核情況作業(yè)人員證或復印件等資料統(tǒng)一存放，特種設備作業(yè)人員證件應有使用單位的聘用記錄并到質監(jiān)局備案，證件在有效期內；應急救援類，將特種設備重大事故應急救援預案、演練計劃、演練情況資料統(tǒng)一歸檔；技術檔案類，以一臺設備一個技術檔案為原則(可用多個檔案盒存放)，將特種設備的設計文件、制造單位、產品質量合格證明、使用維護說明等文件，以及安裝技術文件和資料、特種設備使用證、特種設備使用登記表、定期檢驗報告、安全附件校驗報告統(tǒng)一存放；特種設備相關記錄類，特種設備記錄每月歸檔整理一次，將設備日常使用狀態(tài)記錄、特種設備維護保養(yǎng)記錄、特種設備檢查記錄、特種設備交接班記錄、特種設備運行故障和事故記錄統(tǒng)一存放。

機械圖紙檔案如何管理？

可以按公司項目、產品等采用樹形結構進行集中分類編碼管理，機械圖紙管理軟件有很多，像彩虹圖紙管理軟件等，除了分類管理，還有權限管理，保障圖紙使用安全，流程管理讓圖紙使用規(guī)范化，保障圖紙的正確性。日志管理，詳細記錄系統(tǒng)內的圖紙文檔操作記錄，隨時查看什么人什么時間做了哪些操作。

怎樣建立設備檔案管理

設備檔案屬科技檔案范疇，如何建立設備檔案：
1、首先需要根據(jù)本行業(yè)或企業(yè)的檔案管理規(guī)范建立設備檔案歸檔范圍暨保管期限表;
2、其次要在本單位的相關科室部門設立專兼職檔案員，組成檔案收集網絡體系，并開展業(yè)務培訓教育;
3、第三，本單位檔案部門按照相關檔案管理要求，接受設備檔案材料，做好保管利用工作。
這是一般企事業(yè)單位建立設備檔案的主要工作。

如何做好特種設備的檔案管理

本文從特種設備檔案管理的重要性出發(fā)，討論了作者在這一方面的看法和建議。 　　關鍵詞:特種設備 檔案管理 完善　　　　特種設備的管理在企事業(yè)單位的日常工作具有重要的地位，甚至關系到企業(yè)的效益和發(fā)展，因此，一定要結合單位實際情況加強特種設備的檔案管理工作。特種設備檔案是每臺壓力容器在生產運行活動過程的全部歷史記錄。它是設備管理工作的重要組成部分。一個企業(yè)的特種設備對企業(yè)的管理經營、安全生產、保障廣大干部職工的生命安全起著特殊的至關重要的作用。為加強對特種設備的管理，確保安全生產，國務院和有關部、委、局先后頒發(fā)了一系列對特種設備加強管理監(jiān)察的條例、規(guī)定和辦法。我單位在積極創(chuàng)建安全生產先進單位過程中，初步建立了符合特種行業(yè)安全生產要求的設備檔案管理體系，在全面加強企業(yè)檔案管理的基礎上，重點加強了對特種設備的檔案管理，配備了特種設備的檔案專門管理人員，重點負責特種設備檔案管理，有效地加強了特種設備的綜合管理，防止了重大生產事故、設備事故、傷亡事故的發(fā)生。 　　　　一、特種設別檔案管理的重要性　　　　特種設備檔案包括設備購進檔案和設備檢驗、維修檔案。平時工作中，較為重視的是建立和整理設備購進檔案，如何把設備的需求、論證、驗收、檢測、運行、維修等情況真實地反映在設備檔案中，需要我們進一步建立、健全和完善設備檔案管理工作。特別是保證在新形勢下，我們還要探索特種設備檔案管理工作新規(guī)律，對設備檔案管理工作要有一個新認識。這就是特種設備檔案要適應企業(yè)經營活動的發(fā)展，適應生產的需要，要達到這一點，很有必要建立更加完善的更有利于企業(yè)發(fā)展和經營活動需求的特種設備檔案管理體系。在設備檔案具體管理工作中，通過特種設備檔案定期和不定期的檢測報告，設備質量、運行狀況和檢測維修情況，使設備檔案管理真正地融入設備購進、安全使用全部過程。最大限度地發(fā)揮特種設備檔案在服務生產經營活動中的積極作用。 　　　　二、特種設備檔案管理工作的完善措施　　　　在此，結合實際情況，我認為應當那個從以下幾個方面對實際中的特種設備檔案管理工作進行完善: 　　(一)制定規(guī)章制度，保證特種設備檔案收集齊全完整 　　結合特種設備使用管理實際，制定相應的規(guī)章制度，以明確特種設備檔案應收集歸檔的基本內容，包括:設備全套圖紙， 產品出廠合格證書、質量證明書，安裝和使用證明書，強度計算書，省或市勞動部門簽發(fā)的使用證、檢驗報告和審批意見等。并且按照特種設備管理辦法有關規(guī)定，積極參加特種設備安裝總體竣工驗收，通過制度規(guī)范和經濟約束 ，確保了特種設備檔案收集工作的順利進行。 　　(二)明確管理職責，督導使用單位加強特種設備檔案管理 　　明確規(guī)定特種設備管理的直接領導責任，并把特種設備的管理納入經濟責任制的考核、獎懲內容，明確規(guī)定，使用單位特種設備管理人員有協(xié)助檔案管理人員搞好特種設備運行狀況的登記和保管好檔案資料的責任。使用單位的技術管理人員在進行安全檢查的同時，注意將每臺在役壓力容器、起重設備進行編號登記，及時記錄反饋設備運行情況。單位檔案處也注意采取動態(tài)管理的方式，建立健全設備檢修記錄、改造記錄、每年的檢驗鑒定記錄等，以不斷充實特種設備檔案內容，實現(xiàn)檔案資料與運轉設備的真實對應，真正使特種設備檔案為設備使用、檢修提供準確依據(jù)。 　　(三)實施特殊管理，提高服務利用效率 　　特種設備檔案在企業(yè)的管理經營中利用率很高。為方便利用，在檔案管理中，我們將特種設備檔案提取出來，單獨組卷、分類、編號，形成條目，系統(tǒng)排列。例如可以根據(jù)特種設備檔案資料匯編《特種設備檔案專題目錄》，內有設備名稱、安裝地點、制造單位、出廠編號、使用證號、保管地址等內容，并將目錄下發(fā)給有關單位，供檔案管理人員、生產技術人員共同檢索、查閱，幫助技術管理人員熟悉管理范圍，加強安全檢查工作，使廣大技術人員利用檔案資料，及時處理潛在隱患，提高運行設備的可靠性和安全性，降低事故率，保持正常的生產秩序，為加強特種設備的管理創(chuàng)造條件。 　　(四) 要突出特種設備檔案管理工作的監(jiān)督功能 　　特種設備檔案是以“購置、驗收、使用、定期和不定期檢驗、維修、報廢”等方面為基本內容整理和建檔的。如果今天我們仍然滯留在最基礎的和最一般的層面上進行特種設備檔案管理，勢必跟不上迅速發(fā)展的生產的實際需求，必然走過場、圖形式。特種設備檔案管理的積極作用在于發(fā)揮它的有效監(jiān)督功能，變存放在

如何整理檔案

檔案整理

一、檔案整理概述

檔案整理，就是按照一定原則對檔案實體進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。檔案整理是檔案工作業(yè)務中的基礎環(huán)節(jié)，通過整理，使檔案能夠全面、系統(tǒng)地反映立檔單位的工作活動面貌，提示文件材料之間的相互聯(lián)系，以便于檔案的管理和利用。

（一）檔案整理的類型

檔案整理可以分為以下三種類型：

1．系統(tǒng)排列和編目；2．局部調整；3．全過程整理

（二）檔案整理的內容和步驟

檔案整理的內容，從性質上分，包括系統(tǒng)化和編目兩部分。檔案的系統(tǒng)化，就是對檔案的內容和成份進行科學分析和綜合的工作，即按照一定的原則和方法對檔案分門別類、組織案卷、有序排列，使之構成一個有機聯(lián)系的整體，具體內容包括：區(qū)分全宗、全宗內檔案的分類、組卷、卷內文件的排列、案卷排列等；檔案的編目是以一定形式提示和介紹檔案內容和形式特征的工作，具體內容包括：卷內文件的編號、卷內文件目錄和備考表的編制、案卷封面填寫、檔號和案卷目錄的編制等。系統(tǒng)化是編目工作的基礎，編目是系統(tǒng)化的體現(xiàn)。

（三）檔案整理的原則

檔案整理工作應該按照檔案的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有的整理基礎，便于檔案的管理和利用，這是檔案整理的基本原則。

1．保持文件之間的歷史聯(lián)系

所謂文件之間的歷史聯(lián)系，是指文件在產生和處理過程中所形成的內在聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內容和形式等方面。

2．充分利用原有的整理基礎

充分利用原有的整理基礎，是指對于已經整理過的檔案，不要輕易打亂原有的整理體系，重新整理，這就是我國檔案界慣稱的“充分利用原基礎”。

3．便于檔案的保管和利用

便于檔案的保管和利用，是檔案整理工作的出發(fā)點和根本目的，也是衡量檔案整理質量的最終尺度。

二、全宗

（一）全宗的概念

全宗是一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯(lián)系的檔案整體。通俗地講，全宗是一個機關的全部檔案。按照全宗管理檔案，是檔案工作中的一個基本原則和核心理論。

（二）立檔單位及其構成條件

立檔單位，又稱全宗構成者，是指形成全宗的單位或個人。判斷一個單位是否立檔單位，主要看它是否具有以下三方面的條件：

1.可以獨立行使職權，并能以自己的名義單獨對外行文；

2.是一個的會計單位或經濟核算單位，獨立編制預算；

3.設有管理人事的機構或人員，有一定的人事任免權。

其中，第一個條件是首要的、必要的條件，后兩個是補充條件。

（三）立檔單位變化對全宗劃分的影響

1.政權更迭的全宗處理

2.立檔單位職能發(fā)生根本性變化的全宗處理

3.?立檔單位其他變化情況的全宗處理

（四）全宗的補充形式

1．聯(lián)合全宗；2．匯集全宗；3．檔案匯集

（五）判定檔案所屬全宗

判定檔案所屬全宗，關鍵是確定檔案的形成者，具體分發(fā)文、收文和內部文件三種情況。對于那些沒有標明作者或收受者的“無頭無尾”文件，則要從文件的外部特征和內部特征進行考證，綜合判定其所屬全宗。

三、全宗內檔案的分類

（一）分類的基本要求

全宗內檔案的分類，就是把立檔單位所形成的檔案，按其來源、時間、內容和形式的異同，分成若干層次和類別，使之構成一個有機的體系。它包括分類方法的選擇、分類方案的制訂、檔案歸類和案卷排列等內容。

分類應遵循以下基本要求：

1．客觀性；2．邏輯性；3．可操作性。

（二）常用的分類方法

檔案分類法，是具體劃分全宗內檔案異同點的標準和根據(jù)，也稱“分類標準”、“分類原則”或“分類特征”。全宗內檔案分類的方法很多，常用的主要有以下四種：

1．年度分類法；2．組織機構分類法；3．問題分類法；4．門類分類法

（三）分類方案的編制

所謂分類方案，就是標列各個層次的類目名稱，表示全宗內檔案分類體系的綱要，又稱“分類大綱”。分類方案是檔案分類的依據(jù)，但在分類過程中可以根據(jù)實際情況修訂和完善。

1.機關全宗分類方案的編制

機關全宗分類方案的編制，應以本單位職能活動中形成的各種門類和載體的全部檔案為對象，依據(jù)工作職能、結合檔案內容和載體形式特點，進行科學分類。機關檔案分類方案中，第一層次的分類一般采用門類分類法。

2.?企業(yè)全宗分類方案的編制

根據(jù)國家檔案局制定的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》的規(guī)定，工業(yè)企業(yè)檔案分類設置十個一級類目，即黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。特大型企業(yè)或生產程序特殊的企業(yè)，有些檔案難以歸入上述十大類目時，可根據(jù)實際需要增設一級類目。

四、檔號和案卷目錄的編制

（一）檔號編制原則

檔號是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。檔號的編制應遵循以下原則：

1．唯一性原則；2．合理性原則；3．穩(wěn)定性原則；4．擴充性原則；5．簡單性原則。

（二）檔號的結構

根據(jù)《檔號編制規(guī)則》的規(guī)定，檔號結構分為三種?！稓w檔文件整理規(guī)則》頒布實施后，又出現(xiàn)了檔號的第四種結構。

（三）檔號的編制方法

1.全宗號的編制方法

全宗號用四位代碼標識。其中第一位用漢語拼音字母標識全宗屬性，后三位用阿拉伯數(shù)字標識某一屬類全宗的順序號。

2.案卷目錄號的編制方法

案卷目錄號以三位阿拉伯數(shù)字標識，應根據(jù)全宗內檔案整理狀況，可按不同時間，不同組織結構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設置。

3.類別號的編制方法

類別號由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯數(shù)字組成的代碼標識。類別號一般不應超過三級，在一個檔案館（室）內或一個全宗內，不應有重復的類別號。

4.項目號的編制方法

項目號一般引用有關管理部門編制的項目代號。

5.案卷號的編制方法

案卷號用三位阿拉伯數(shù)字標識，目錄內的案卷按排列次序流水編號，不應有空號。每一案卷目錄內的全部案卷只應編一個流水順序號。

6.件號的編制方法

件號用阿拉伯數(shù)字標識，不應有空號。件號的編制有兩種情況：一種是不裝訂的案卷，卷內文件必須單件裝訂編號，每個案卷的卷內文件按排列次序流水編號。另一種按照《歸檔文件整理規(guī)則》整理的檔案，同一個類目下的文件按排列次序流水編號。

7.頁（張）號的編制方法

頁（張）號用阿拉伯數(shù)字標識，卷內文件各頁（張）按排列次序流水編號，不應有空號。

（四）案卷目錄的編制

案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是檔案登記的基本形式，是對檔案進行統(tǒng)計和檢查的重要依據(jù)。

案卷目錄必須按全宗編制，有兩種類型：一種是以全宗為單位編制的綜合目錄，主要適用于案卷數(shù)量較少的全宗；另一種是以分類方案中的一級類目為單位編制的分類目錄，在實際工作中，大多采用第二種。