合同檔案整理目錄

法律分析：1、合同應(yīng)交由企業(yè)檔案管理部門進(jìn)行歸檔，檔案管理一般為法務(wù)部門或行政部門。2、合同登記的項(xiàng)目應(yīng)由企業(yè)的業(yè)務(wù)部門與歸檔部門一同匯總，共同完成登記工作。3、合同歸檔之前進(jìn)行掃描，留存合同電子版，做到紙質(zhì)文件與電子文件的統(tǒng)一。4、建立客戶檔案信息。通過簽署合同得知的客戶信息進(jìn)行匯總，方便日后查詢。5、建立客戶評(píng)價(jià)系統(tǒng)。6、定期對(duì)合同進(jìn)行匯總、整理，從不同的角度對(duì)合同進(jìn)行分類、分析。

法律依據(jù)：《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法》 第十一條 用人單位未在用工的同時(shí)訂立書面勞動(dòng)合同，與勞動(dòng)者約定的勞動(dòng)報(bào)酬不明確的，新招用的勞動(dòng)者的勞動(dòng)報(bào)酬按照集體合同規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；沒有集體合同或者集體合同未規(guī)定的，實(shí)行同工同酬。

第十二條 勞動(dòng)合同分為固定期限勞動(dòng)合同、無固定期限勞動(dòng)合同和以完成一定工作任務(wù)為期限的勞動(dòng)合同。

合同如何歸檔？

1、關(guān)于合同歸檔編號(hào)的問題，你可以按照年份、合同性質(zhì)、簽訂日期、序列號(hào)等組成。
2、關(guān)于合同的名稱與合同條款問題，這個(gè)比較的復(fù)雜，建議由法律專業(yè)人士起草修改。
3、關(guān)于合同如何存檔的問題，建議按照年份分別存檔，這樣查找方便一些，因?yàn)楣?yīng)商萬萬千，按照年份存檔，查找方便很多。

合同檔案如何編碼歸類

　　1.技術(shù)服務(wù)合同編號(hào)方法：
　　1.1一級(jí)編碼：根據(jù)項(xiàng)目名稱分類，一級(jí)編號(hào)代碼由二到四個(gè)大寫字母表示，大寫字母是項(xiàng)目名稱漢字拼音的第一個(gè)聲母。重大合同編號(hào)應(yīng)由綜合管理部對(duì)項(xiàng)目簡(jiǎn)稱代碼進(jìn)行明確規(guī)定，并發(fā)布給各部門予以執(zhí)行。
　　1.2二級(jí)編碼：根據(jù)部門名稱分類。根據(jù)部門名稱分為“綜合”、“人力”、“規(guī)劃”、“技術(shù)”、“財(cái)務(wù)”，代碼分別為ZH、RL、GH、JS、CW。
　　1.3 三級(jí)編碼：根據(jù)合同簽訂先后順序編流水號(hào)，在前三類的最小類范圍內(nèi)進(jìn)行連續(xù)編號(hào)，編號(hào)代碼為三位阿拉伯?dāng)?shù)字，從001自999分別連接至各二級(jí)代碼之后;
　　1.4編號(hào)舉例：
　　如公司簽訂的第一份技術(shù)服務(wù)合同，則其合同編碼為： JSFW-JS-001

　　2.管理類合同編號(hào)方法：
　　2.1一級(jí)編碼：部門代號(hào)。
　　2.2二級(jí)編碼：相應(yīng)編號(hào)按下列括號(hào)中漢字表示。
　　2.2.1.勞動(dòng)合同（勞動(dòng)）：包括所有勞動(dòng)合同；
　　2.2.2.固定資產(chǎn)管理合同（資產(chǎn)）：包括固定資產(chǎn)（含辦公用品）采購(gòu)、維修、維護(hù)等合同；
　　2.2.3融資合同（融資）：包括借款合同或綜合融資授信協(xié)議等合同；
　　2.2.4其他合同（其他）：包括不能歸入任何項(xiàng)目的戰(zhàn)略性合同、按揭合作協(xié)議、集團(tuán)購(gòu)買或工程款抵扣的商品房買賣合同、房屋租賃、公司設(shè)立、股權(quán)轉(zhuǎn)讓、委托薪金調(diào)查、培訓(xùn)、發(fā)布招聘廣告、聘請(qǐng)法律顧問、商標(biāo)申請(qǐng)代理等各種合同。
　　2.3三級(jí)編碼：按簽約年份分類，編號(hào)代碼為年份的四位阿拉伯?dāng)?shù)字。
　　2.4四級(jí)編碼：根據(jù)合同簽訂先后順序編流水號(hào)，在前四級(jí)編碼的最小類范圍內(nèi)進(jìn)行連續(xù)編號(hào)，編號(hào)代碼為四位阿拉伯?dāng)?shù)字，從0001自9999。
　　2.5編號(hào)舉例：
　　人力資源部2004年第8份勞動(dòng)合同，則編號(hào)為： RL-勞動(dòng)-2004-0008

　　3.銷售租賃類合同編號(hào)方法：
　　3.1一級(jí)編碼：一級(jí)編號(hào)代碼由“銷售”二字漢字拼音的第一個(gè)聲母大寫字母表示。
　　3.2二級(jí)編碼：同技術(shù)服務(wù)合同編號(hào)方法1.1。
　　3.3三級(jí)編碼：根據(jù)銷售產(chǎn)品的品名型號(hào)及編號(hào)表示。

我們這合同太多了,每次老板說要哪一個(gè)份合同我都要找半天,我應(yīng)該怎么整理一下呢?

看來你需要學(xué)一下檔案管理。如果合同特別多，建議你購(gòu)置必要的檔案柜，按常用合同的厚度訂購(gòu)一些檔案袋、檔案盒、標(biāo)簽紙、替書卡之類的東西。首先應(yīng)建立合同分類和編號(hào)規(guī)則，按購(gòu)、銷、投資、貸款等門類分類，按固定的編號(hào)規(guī)則依時(shí)序編號(hào)，在合同文本和檔案盒（袋）外露一側(cè)標(biāo)注編號(hào)，按時(shí)序入柜排放，必要時(shí)建立檔案目錄。合同不論什么原因取出你管轄的區(qū)域就放一張?zhí)婵?，記明誰(shuí)批準(zhǔn)、誰(shuí)拿走、什么時(shí)間拿走，歸還后記錄一下時(shí)間。如果完成上述工作本養(yǎng)成及時(shí)整理的習(xí)慣，即便你一年有20萬份合同，也可以在1分鐘內(nèi)找到特定的合同。