對檔案管理的建議

加強檔案管理工作的幾點建議

時至年底，各項考核工作紛至沓來。作為展示工作成果的重要依據之一，檔案資料理所當然地成為考核工作必須的檢查項目。檔案資料的重要性尚且不止如此，有的還關系到單位的機密和權益。因此，我們應給予檔案管理工作高度重視，采取有效措施加強管理，切實提高檔案資料的保密性和利用率。

一、目前基層縣(市)局檔案管理存在的問題

我結合實際工作經驗，經過調查研究發(fā)現(xiàn)，目前基層縣(市)局檔案管理存在的突出問題有以下幾方面：

(一)重視程度不高。有的部門對檔案管理工作不夠重視，使一些文書、報表、圖片、聲像等檔案資料散落于本部門、各成員的辦公室里。久而久之，遇到打掃衛(wèi)生或調換辦公室等機會即被當廢品丟棄，寶貴的歷史資料從此流失。

(二)分工合作不協(xié)調。認為檔案管理僅僅是辦公室專職檔案員的工作，或者將其簡單視為科室內勤與專職檔案員之間的資料傳遞工作，缺少信息互動，各部門兼職檔案員的職能作用未能充分發(fā)揮。

(三)基礎工作不夠扎實。具體表現(xiàn)在臨近考核或檢查前時的突擊準備、臨時造假等活動，不僅集中了大量的工作任務，造成人力、財力、物力的浪費，而且好似用一天的時間寫下了一年的日記，已經失去了檔案中原始資料的“原汁原味”。

(四)教育培訓有待加強。目前接受上級組織檔案培訓的范圍較窄，對象較為單一(一般是專職檔案員一人參加)，不能為全員參與檔案管理提供良好的輿論氛圍和知識儲備，而且目前使用的中軟稅務辦公系統(tǒng)的檔案管理軟件存在一些技術缺陷，也給檔案管理工作帶來了一定的困難。

二、對加強檔案管理工作的幾點建議

(一)統(tǒng)一思想、提高認識。各部門要切實認識檔案管理工作的重大意義，把健全檔案管理作為全局實現(xiàn)信息共享、提高工作效率的重點來抓，使干部充分認識到檔案管理工作也是本職工作，推動檔案工作的發(fā)展是全體干部職工義不容辭的責任，樹立“檔案工作沒做好、等于今年什么事情都沒做”的全員參與和保護檔案資料的責任意識。

(二)明確分工、加強協(xié)調。辦公室作為主管部門，要把管好檔案作為頭等大事來抓，協(xié)調處理好與各部門之間的分工合作關系，明確專職檔案員與兼職檔案員的工作職責。除了搞好綜合檔案室的.工作外，還要協(xié)調指導會計、征管、稽查等部門的專業(yè)檔案室建檔管理工作，并逐個部門指導收集檔案工作;各部門除搞好本部門專業(yè)檔案室建設外，必須全力配合搞好綜合檔案歸集工作，做到全面規(guī)范。

(三)健全制度、加強督導。建立健全檔案管理的各項規(guī)章制度，組織各部門負責人和檔案人員進行學習，分析總結檔案工作目前存在的不足、查找原因，為下一步做好工作明確思路。建議由辦公室牽頭，組織相關部門負責人定期進行督導檢查，注重平時檔案管理工作，使各項檔案工作日積月累、循序漸進，避免“臨時抱佛腳”的現(xiàn)象發(fā)生。

(四)強化培訓、提供保障。一是擴大培訓范圍和知識面，提高檔案管理人員的綜合素質和解決實際問題的能力;二是從財力、物力方面保證檔案管理工作的需要，凡歸檔工作中所需準備的裝具、設備等物品，要預先列出配置計劃及時準備;對歸檔時可能需要調整的問題要給予關注和解決。

如何才能做好檔案的管理

檔案管理工作做得如何，是衡量單位工作業(yè)績與管理水平的重要尺度，是提高單位工作質量和工作效率的必要條件。為進一步促進單位科學發(fā)展提供了第一手資料。以下是我整理的如何才能做好檔案管理的相關內容，大家一起來看看吧。

一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關

檔案就是完成了書面工作處理程序，將接收的信息和所記敘的內容進行備案的歷史工作文件。因此書面方式的公文的準備工作是檔案工作的第一步，要規(guī)范的處理公文，細致的審查公文，公文形成的過程要嚴格把關，這是把檔案管理工作做好所需的基礎。

公文的草案擬制是公文形成所需的一個重要環(huán)節(jié)，有了大致的計劃方向才能更好的進行下一步，不同單位的草案擬制部門各不相同，有些單位的公文草案擬制是由相關辦公室統(tǒng)一擬制，有些則是由相關的部門先立草案然后遞交給辦公室負責印制。但各個部門公文起草人員的水平和質量有一定差異，對于公文擬制所需的要求理解分析不一致，可能會導致擬制的文件質量上不盡人意。主要存在著以下幾個問題：

1、體裁使用不正確，比如請示公文和報告公文沒有明確區(qū)分;一份公文卻請示多個事件;沒有按照規(guī)則運動文種。

2、一些公文的附件標識不明確，一些公文有附件，沒有在規(guī)定的地方作出任何標識，也沒有在公文附件的名稱前標注出詳細的序號，整個公文的行文程序混亂。

3、公文主題標注不明確，不便查閱。

4、公文中沒用規(guī)范的使用數(shù)字。

以上情況，對于公文轉變成檔案的立卷和歸檔有著較大影響。因此，負責公文起草擬制的工作人員，有責任和義務對各個部門的公文進行查看，仔細審核，尤其是一些關鍵的字、句、詞要嚴格把關，在有問題的情況下，要盡快通知提供公文初稿的單位，告知對方具體情況，將出現(xiàn)錯誤的地方及時協(xié)商解決。

二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起

在將公文相關事務處理結束之后，便可以將公文進行保存，并把公文的類別進行整理和分類，將其中內容不重要和普通的另外保存，不能丟棄。如果遇到涉及到重要內容的公文，例如涉及單位的重大開會、重大事件以及單位要求保存的公文，這類公文就需要明確標注，以備隨時查閱。要做好這項工作，務必要遵守以下幾個條件：

1、對于這項檔案整理工作，需要有清晰的認知，要把管理檔案工作做好，就要把公文的管理規(guī)范熟知，才能將公文員工作真正融合，還要提前對所負責部門的檔案翻查，掌握所有檔案信息，保證檔案有高質量，以防檔案重復，使檔案管理更便捷、科學。

2、作為檔案工作人員，必須要有職業(yè)責任感，對工作也要有較強的學習能力，將檔案記載在大腦中，對每一份檔案都要認真細心，對每一份檔案都做出正確的評價。將檔案工作生活化、日?；?/p>

3、作為公文文秘要時常學習新的專業(yè)知識，及不斷提高自身的職業(yè)素質。公文工作員的檔案工作是一項比較專業(yè)帶有技術性的工作，在日常中要加強學習檔案方面的知識，隨身攜帶相關的專業(yè)書籍，時常范圍，做到在工作中積累經驗，在工作中加強學習。這樣才能較高的工作效率。

三、完善公文材料，做好檔案收集工作

檔案管理部門在文公分類入檔的時候，需要先檢查形成公文的前期材料，在過程中，需要翻閱其他附屬資料，如果發(fā)現(xiàn)公文前期資料中有沒入檔的附件要向相關部門或單位催要，過程中發(fā)現(xiàn)同一公文中有個別公文沒有按照規(guī)定時間交還的，要跟蹤回收，堅決不能讓公文檔案長時間的的停留在他人的手中，這不但可能會對檔案造型損壞、遺失，也會因為時間過長而遺忘檔案的收歸，對檔案管理工作帶來重大的失誤。所以在檔案管理的工作中，要不斷的復查過去的歷史進程，對檔案流向掌握清晰，在過程中，需要注意以下幾個方面：

1、檔案整理工作必須從平時做起

對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰;而另一部分文件，退出現(xiàn)行領域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。

2檔案整理工作應注重細節(jié)

對于單位的文件以及領導簽發(fā)后，一定要及時的將所有的文件資料收集完整，按照資料的內容順序，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。這檔案管理工作入檔以前需要做的必須事件，過程務必不能有所遺漏，否公文檔案不完整，會給后期的查閱工作帶來誤導，影響整個檔案管理的完整性。

檔案的管理工作的良好運作，不僅對單位管理層對單位情況能夠隨時調查翻閱，了解單位目前的大致情況以外，還能給單位調整政策帶來依據，為單位改革提供歷史數(shù)據;也是向社會各界證明其單位優(yōu)越成績的證明，和其他的方面的合作的基礎。

做好檔案的管理工作不僅僅是對于單位有益，對于整個社會檔案管理工作也具有進步性。在我國現(xiàn)目前不斷的發(fā)展的背景之下，不斷對檔案管理手段進行創(chuàng)新，以更創(chuàng)新、更方便的方式整理單位檔案，可以全面的反應單位的整體情況。

四、善于交流，接受新信息，達到資源共享

一個檔案管理的工作人員，需要不斷的積累經驗，對于不斷遇到的難題要積極的向上級部門或者同事請教，不能夠隨意的憑借自己主觀隨意把檔案歸類，需要結合實際情況對檔案和調查的資料相結合，也可以有創(chuàng)造性的進行歸檔，但切記要根據相關規(guī)范來處理。在工作期間，檔案管理人員要不斷強化自身的責任意識感，建立良好的職業(yè)精神。迅速的接納新興信息，擴寬知識面，將知識經驗融入到檔案管理的工作中。

五、結語

檔案管理工作是我國政府、企業(yè)良好長遠發(fā)展的重要一環(huán)，是為了讓我國現(xiàn)在的檔案管理工作更加的完善，提高檔案管理工作人員的工作水平及素質，加強檔案管理員對于檔案管理工作的熱情和責任感，全心身的投入到檔案管理的工作之中。使得檔案管理更加科學規(guī)范化，更好的完成與各部門的工作配合，提高整個工作流程效率，減少繁瑣的環(huán)節(jié)，為政府、企業(yè)發(fā)展形成良性循環(huán)。

高速公路的運營不僅對高速公路的建設負責，還對高速公路的管理以及維護負責，因此，高速公路系統(tǒng)單位需要動用到大量的人力物力資源，在運營管理規(guī)模不斷擴大的過程中，也面臨著大量的人事變動。高速公路系統(tǒng)人事檔案管理對系統(tǒng)內人力資源開發(fā)以及人才政策制訂方面提供依據，具有非常重要價值。

1.高速公路系統(tǒng)人事檔案管理概述

人事檔案是以個人為單位根據人員的自身情況、個人經歷和思想道德表現(xiàn)等情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用，在個人轉正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險以及開具考研等相關證明時，都需要使用檔案。是系統(tǒng)全面考察人員和管理、使用人才的重要參考依據。人事檔案對高速公路系統(tǒng)單位人力資源管理工作的發(fā)展、人事改革和調動等行政工作的開展都是極為重要的。我們有必要對高速公路系統(tǒng)人事檔案管理工作進行分析和總結，提出更多有利于人事檔案工作發(fā)展的建議，使人事檔案管理工作能夠更好地發(fā)揮其對系統(tǒng)內其他部門工作的輔助作用。

2.目前高速公路人事檔案管理中的問題

2.1 檔案管理的信息化程度低

高速公路系統(tǒng)人事檔案管理的信息化程度低，是高速公路系統(tǒng)單位人事檔案管理中最主要的問題。在信息化時代，無論是人事檔案查閱、調動，還是應用，都離不開網絡，但高速公路系統(tǒng)內人事檔案管理尚不能滿足信息化檔案應用的要求，使得檔案管理工作本身的效率大大降低。

2.2 檔案管理工作人員素質不足

在現(xiàn)代企業(yè)管理中，人本管理是最主要的.思路，這就意味著，高速公路系統(tǒng)單位各項工作都應該遵從“以人為本”的理念。但檔案管理工作并沒有完全體現(xiàn)出“以人為本”的特征，員工調取檔案步驟繁瑣、檔案服務性較差，主要是因為檔案管理工作人員素質不足造成的，這也是高速公路系統(tǒng)單位人事檔案管理中亟待解決的問題。

2.3 檔案管理制度不完善

高速公路系統(tǒng)單位人事檔案管理中存在著檔案工作積極性不足，檔案調用程序復雜、檔案利用率不高的問題，同時，還有許多人事檔案因為格式不一致需要重新整理，加大了檔案工作的難度。究其根本原因，在于檔案管理制度不完善，現(xiàn)行的檔案管理制度并沒有對檔案管理工作人員的績效考核、薪酬待遇等方面建立一套規(guī)范的人事檔案管理體制的標準。

3. 做好人事檔案工作的策略

3.1 加強人事檔案信息化建設

高速公路系統(tǒng)單位人事檔案管理技術落后是導致檔案管理工作效率低的主要原因，采用信息化的檔案管理方式是必要的。信息化的檔案管理方式既能保證檔案信息的快速獲取，也可以有效提高檔案的安全性。要實現(xiàn)全面的信息化檔案管理，首先需要增加對檔案管理的資金投入，購置檔案管理信息化所需要相應的軟、硬件設施，如最基本的辦公室常用設備，打印機、掃描儀、電腦等，檔案管理部門必須及時了解工作需要哪些設備;其次，應該制定檔案管理信息化的戰(zhàn)略，包括建立人事檔案數(shù)據庫、檔案工作軟件的應用、系統(tǒng)單位檔案庫與政府檔案庫的聯(lián)網、系統(tǒng)內各部門之間的檔案聯(lián)網等，并真正實施這些信息化管理戰(zhàn)略，設立專門的監(jiān)督部門對信息化過程進行全程掌控。

3.2 提高檔案工作人員的職業(yè)素質

提高檔案工作人員的職業(yè)素質，是提高高速公路系統(tǒng)人事檔案工作效率的必要途徑之一。首先，應針對年齡偏大的檔案管理工作人員進行計算機類的職業(yè)技能培訓，使他們能夠熟練使用計算機進行網上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率;其次，應重視優(yōu)秀的人才的引進，以保證先進的檔案管理模式能夠有效推行;最后，應根據檔案管理使用的新技術、新軟件的特點，對在崗檔案管理人員的技術培訓，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識，維護檔案的安全穩(wěn)定。

3.3 完善檔案管理制度

進一步完善檔案管理制度。首先，高速公路系統(tǒng)單位應該就人事檔案的類型進行嚴格的標準格式制定，要求系統(tǒng)內各部門按照人事檔案的標準格式提供紙質檔案和電子檔案，以此減輕檔案工作人員的工作壓力;其次，系統(tǒng)單位應該就檔案工作人員的崗位職能和崗位責任制定明確的崗位說明書，并對人事檔案工作人員制定相應的、合理的績效考評制度，保證在績效考評制度之下，人事檔案工作人員能夠根據工作的積極性不同、責任心發(fā)揮的程度不同、對檔案工作的貢獻不同得到不同的薪酬待遇，只有這樣，才能對檔案工作人員起到有效的激勵。

4. 結語

綜上所述，高速公路系統(tǒng)單位人事檔案工作對本單位各項事務發(fā)展都起到重要的輔助作用，而目前系統(tǒng)內人事檔案管理還存在管理方法不夠先進、檔案工作人員職業(yè)能力不足、檔案管理制度不完善的問題。高速公路系統(tǒng)單位應該根據自身人事檔案管理的現(xiàn)狀進行一系列的改革，使檔案工作真正達到高效、有用，體現(xiàn)出其對高速公路運營發(fā)展的服務作用。

檔案管理工作要如何做好

導語：檔案是信息資源的重要組成部分，檔案在文化記憶、個人記憶和基因記憶的遺忘、構建、重構和恢復中具有重要的社會功能，是尋找遺忘記憶和發(fā)現(xiàn)過去記憶事實真相的重要載體，是知識的存儲器，是知識咨詢和轉換的媒介，是保護過去、記錄現(xiàn)在和聯(lián)系未來的橋梁。

1.當前檔案管理中存在的問題

1.1對檔案的重視程度不夠，管理意識不強

長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現(xiàn)在的管理需求。

1.2管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

大部分人員沒有經過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實和準確。

1.3檔案硬件投入及經費不足

近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在管理中廣泛運用，管理手段不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的單位較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的'收集、利用和開發(fā)。

對檔案管理必備的條件解決落實差，檔案室建設不標準、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋。有些單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“八防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有些管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。

1.4在信息開發(fā)和編研工作上也存在一些問題。一些檔案部門為達標升級應付檢查隨便選幾個題人人都來編研使編研產品層次低質量差實用性不大利用價值更小。有的選題雖好緊跟形勢但因編研時間過長失去了時效性影響了作用的發(fā)揮。

2.檔案管理工作面臨問題的幾點建議

2.1強化檔案意識對檔案工作有巨大的推動作用

對于檔案管理人員來說應根據新時期的特點，解放思想，轉變觀念，樹立全新的服務意識，打破傳統(tǒng)的封閉型服務模式，建立開放型、超前性服務模式，主動了解社會需求，進行專題分析研究，大力發(fā)掘館(室)藏中的各類信息，運用各種現(xiàn)代化技術手段加大檔案信息資源的綜合開發(fā)，為社會提供高效能的檔案信息服務。這樣才能形成一個檔案工作的良性循環(huán)，唯有如此，全社會的檔案意識才會真正得到增強。

2.2做好檔案工作全程服務意識

2.2.1做好檔案開發(fā)利用工作效果的全程服務，實現(xiàn)檔案開發(fā)利用工作的價值

在做好超前服務和參與服務工作后，及時總結、歸納、匯集和分析各種利用效果的數(shù)據，從中發(fā)現(xiàn)問題，找出規(guī)律，全程做好服務?？礄n案開發(fā)利用工作到底為業(yè)務工作提供了哪些服務，解決了什么問題，取得了哪些社會和經濟效益;看檔案工作自身存在哪些薄弱環(huán)節(jié)和不足之處，如檔案材料收集是否齊全，整理是否系統(tǒng)，組卷是否合理，鑒定是否準確，檢索工具是否實用等。

2.2.2做好全程服務，加強重點檔案信息資源的二次開發(fā)

在全程跟蹤服務過程中，通過對使用單位的調查、借閱內容的統(tǒng)計、使用方法的分析、編研實用性的排列等，對開發(fā)利用工作中使用過的檔案實體有一個全面的了解，從中發(fā)現(xiàn)使用頻率很高、查閱單位眾多、利用人次頻繁、涉及范圍廣泛的檔案材料。這部分檔案信息資源將是下一個或今后若干個開發(fā)過程中所需要和不可缺少的，也是在即將到來的利用高潮中，需要大量查閱和利用參考的。

為此，應該在進一步的追蹤服務中，掌握好檔案信息的回溯性、本源性、憑證性、連續(xù)性和內向型，并與相關的文獻、資料、情報和其他形式、載體的信息資源匯總融合，進行二次加工提煉，形成新的更具針對性、更切合實際，具有更高價值和水平的二次文獻，以滿足新的一輪實用需求。

2.2.3做好全程服務，完善檔案開發(fā)利用工作的分析和預測

首先應對過去階段利用狀況進行全面分析，為下一階段提供利用打好基礎。如檔案利用數(shù)量、范圍、卷次、類型，以及利用者類型、職業(yè)、要求、心理狀態(tài)、用途劃分等;其次要對過去階段利用特點進行分析，提取最具本部門業(yè)務特色的典型實例，以及對過去利用方向的熱點、敏感點和主要工作類型，加以分析和論證;第三要在前兩點分析基礎上，對下一階段開發(fā)利用的方向進行預測，包括具體業(yè)務部門的需求，發(fā)展動態(tài)分析，重點利用方向的跟蹤調查以及周期性需求變化等等。

2.3提高檔案信息資源的開發(fā)利用水平是檔案工作的根本

檔案收集、管理的主要目的是為了利用，利用才能充分顯示檔案的價值。因此，檔案工作者應加強開發(fā)利用檔案信息資源意識，通過為國家、社會乃至學校各項工作提供全方位的服務，以充分發(fā)揮檔案的作用。

在當今信息化時代里，如果檔案工作仍停留在收集、整理、保管及被動提供利用的水平上，是適應不了形勢發(fā)展需要的。因此，在開發(fā)利用檔案信息資源方面，檔案工作者首先要解放思想，更新觀念，從封閉型的檔案管理體制中擺脫出來，變被動為主動，改變過去那種坐等守攤的狀況。

2.4實現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新的途徑

2.4.1思想觀念的創(chuàng)新

觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提。管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網絡化、社會化，把知識和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標，逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。

2.4.2管理方式的創(chuàng)新

檔案館(室)雖然收藏有豐富的信息資源，但是相對于使用者的多樣化要求，人們仍然會感到館藏資源的不足。這一方面是由于檔案資源量的有限性，也是由于管理方式落后導致的利用效率不高。所以，必須在充實館藏內容，提高館藏質量的基礎上，有目的、有重點、有計劃地采集用戶的需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務。

2.4.3服務方式的創(chuàng)新

如何更好地創(chuàng)新服務方式，需要我們在實踐中不斷發(fā)現(xiàn)新的檔案需求和更好滿足需求的服務方式。在工作中，要加強和提高檔案服務的主動性、針對性和及時性;要重視和加強對檔案利用者的研究，不僅研究當前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度消除利用者利用檔案的障礙，以利用者的需求和潛在需求來加強檔案服務的創(chuàng)新，使檔案管理工作與國際接軌。

3結語

總之，檔案是人類在社會實踐活動中直接形成的原始的歷史記錄，產生于國家機構、社會組織和個人的社會實踐活動。檔案管理工作面臨很多問題，提高檔案人的檔案意識是根本，增強服務意識，勇于創(chuàng)新，全面開發(fā)檔案信息資源，才能更好為檔案工作服務。

如何做好單位檔案管理工作的幾點建議

如何做好單位檔案管理工作的幾點建議檔案界一般把檔案劃分為：文書檔案、科技檔案、專門檔案和音像檔案（或特殊檔案）四個種類。而檔案分類是一項重要基礎性工作，如果文件分類不清、組織體系混亂、材料沒有“各歸其位”，整理編目雜亂無序，整理者空耗精力，使用者“怨聲載道”。
鴻博檔案數(shù)據科技承接了多家國（央）企、政府單位、各民營企業(yè)的檔案信息化、數(shù)字化業(yè)務。期間，遇到了不少問題，走過一些彎路，積累了寶貴的經驗。從公司成立以來，我們一直秉承“共同成長、構建健康生態(tài)圈”的理念，一人獨享，不如眾人皆有所得。
(一) 分類不科學
文書檔案中，能找到科技檔案；科技檔案中，能發(fā)現(xiàn)文書檔案。母公司、子公司檔案放一起；已注銷公司與正常經營公司檔案放一起。在沒有進行信息化處理前，查找起來，可謂千頭萬緒，大海撈針。
(二) 多人多地交叉管理
王某管理一塊，李某管理一片；檔案室保存前期資料，辦公室放置現(xiàn)有資料；進而出現(xiàn)，一會找保管人，一會跑檔案室，時間就在來回反復中消耗。
針對上述現(xiàn)象，給出以下建議：
(一) 科學分類
按照國家標準，如《機關檔案管理規(guī)定》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《科技類檔案案卷構成一般規(guī)則》、《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》等，進行科學分類、整理，便于查詢、利用。
(二) 定責
有些單位，沒有專人管理檔案，可以考慮指定某一人，在一定時期內兼管檔案，保證檔案管理的流暢。對于不再兼管時，詳細填寫交接清單，保證接替者，能快速上手適應，減少管理的真空期。
檔案管理，重在理。理順，則通。通則事半功倍，有條不紊。

如何做好檔案管理工作

如何做好檔案管理工作

在從事了兩年多的檔案管理工作中，深刻體會到檔案管理的重要性。提高檔案工作的效率與質量，可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此，檔案管理工作人員務必認真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個環(huán)節(jié)的工作。那么，如何做好檔案管理工作呢?我作為一名辦公人員，在實踐中通過不斷總結，尋找其中的規(guī)律，得到了一些粗淺的見解，愿與大家共同分享。

一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關

檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點，規(guī)范公文處理，把好公文形成關，是做好檔案管理工作的基礎。而公文擬制則是公文形成的關鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關部門起草然后交由辦公室負責印發(fā)。我部就屬于后者，由于各職能部門寫作人員的水平、素質各不相同，對公文起草工作相關要求的理解存在差異，導致起草的文件的質量也就大不一樣。我項目部在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個方面：

1、文種使用不當。主要有請示、報告不分;一文請示多件事情;生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等

2、附件標識比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標識，也不在附件名稱前標識出具體的序號，行文程序很混亂。

3、公文主題詞標注不準確，不利于檢索查找。

4、數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況，嚴重影響了公文轉化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室一名專門負責公文擬制人員，平時有責任也有義務對各部門呈送的.公文初稿進行規(guī)范處理，依照有關規(guī)定，全面審核，嚴格核稿，特別是對那些突出表達主題思想的關鍵的字、詞、句等要嚴格把關，發(fā)現(xiàn)問題應盡快與提供初稿的職能部門進行銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發(fā)的領導定奪，以確保公文的高質量、高水平，以及檔案的高質量、高水平。

二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起

公文形成后，經過一段時間的歸整處理，待文件涉及的事務處理完畢，文書人員即可以對公文的保存進行價值評估，根據公文的類別和重要程度分別進行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處);將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來，以備隨時查閱和調用。評估工作對文書人員是個嚴峻的挑戰(zhàn)，它要求文書人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價值的文件進行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項工作，可以從以下幾個方面進行：

1、對檔案工作要有高度的認識，要實現(xiàn)從公文到檔案的成功轉化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強檔案部門對文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質量，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復立卷，使文書工作流程更加科學化、合理化。

2、要有高度的職業(yè)責任感。檔案工作人員要有較強的職業(yè)悟性，要隨時將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對歷史負責的態(tài)度，使檔案工作平時化、平?；Ｒ虼?，務必要按照《辦法》的要求，規(guī)范地、科學地辦理好每一份文件，對每一份文件做出科學的評估。

3、要不斷提高自己的專業(yè)素質和綜合素質。文秘工作和檔案工作具有較強的專業(yè)性和技術性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學習，加強檔案意識的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍，《檔案管理學》、《檔案管理基礎》等，以便需要時查閱，真正做到邊工作，邊學習，在工作實踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對形成檔案的公文進行科學地評估歸類。。

三、完善公文材料，做好檔案收集工作

文書部門在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來文件未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點著手：

1、檔案整理工作必須從平時做起。對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰;而另一部分文件，退出現(xiàn)行領域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。

2、檔案整理工作應注重細節(jié)。對于本單位自生文件，領導簽發(fā)后，應將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫前的各項準備工作。

四、善于交流，接受新信息，達到資源共享

作為辦公室的文秘工作人員要不斷總結自己的工作經驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價值，一定要結合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進行歸檔。同時檔案工作人員必須強化責任意識，樹立精品意識，培育職業(yè)意識。不斷接受新信息，擴大知識視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機會，主動向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴格、專題概要、統(tǒng)計數(shù)字匯集、會議簡介等，從而達到資源共享的目的。

總之，檔案管理工作具有很強的挑戰(zhàn)性。在今后的工作中，我將很好地把文秘工作和檔案工作結合起來，不斷提高檔案管理質量，提高其利用率。目前我項目部檔案裝備還比較落后，正在向電子歸檔、微機檢索過渡，這一項新的工作給我提供了更多的學習機會。我深信，只要我們以高度的職業(yè)責任感和較強的敬業(yè)精神對待檔案管理工作，就一定能促進檔案管理規(guī)范化、科學化發(fā)展，從而為檔案工作提供更多更好的信息資源。