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1)歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定:
①歸檔文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),能夠反映工程建設(shè)活動的全過程
②歸檔的文件必須經(jīng)過分類整理,并應(yīng)組成符合要求的案卷。
2)歸檔時間應(yīng)符合下列規(guī)定:
①根據(jù)建設(shè)程序和工程特點,歸檔可以分階段分期進(jìn)行,也可以在單位或分部工程通過竣工驗收后進(jìn)行。
②勘察、設(shè)計單位應(yīng)當(dāng)在任務(wù)完成時,施工、監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗收前,將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設(shè)單位歸檔。
3)勘察、設(shè)計、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后,
建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建檔案管理機(jī)構(gòu)的要求對檔案文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。
4)工程檔案一般不少于兩套,一套由建設(shè)單位保管,一套(原件)移交當(dāng)?shù)爻墙n案館(室)。
5)勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位向建設(shè)單位移交檔案時,應(yīng)編制移交清單,雙方簽字、蓋章后方可交接。
6)凡設(shè)計、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件,應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定的要求單獨立卷歸檔。
工程管理文件資料分類:
1)工程合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件、租賃協(xié)議、工程概算結(jié)算、工程定額、索賠資料,歸工程部合同專業(yè);
2)圖象、照片、錄象,歸綜合管理部(工程結(jié)束時歸檔資料管理人員);
3)行政文件,歸綜合管理部;
4)工程施工技術(shù)及管理資料(音像資料等除外),歸工程部。
以上內(nèi)容參考:百度百科-建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范
在項目立項、設(shè)計階段注意檢查征地拆遷方面收集的資料是否齊全,尤其是拆遷戶在拆遷過程中形成的材料應(yīng)收集齊全。例如:征用地申請,紅線圖、坐標(biāo)圖、征地拆遷、安置、補(bǔ)償批準(zhǔn)文件等。應(yīng)注意招投標(biāo)過程中產(chǎn)生的資料收集是否齊全,尤其是參加招投標(biāo)人員在評議標(biāo)過程中,針對具體項目不同標(biāo)段形成的評分表等材料,同時應(yīng)加強(qiáng)未中標(biāo)標(biāo)書的收集。在項目施工階段,注意檢查施工基礎(chǔ)資料收集是否齊全,尤其要注意設(shè)計變更與測試、沉降、位移、變形監(jiān)測記錄、質(zhì)量檢查等材料,同時應(yīng)仔細(xì)檢查施工基礎(chǔ)資料的修改方式是否符合有關(guān)規(guī)定。監(jiān)理檔案的收集是否齊全完整,包括監(jiān)理月報、開停工令、設(shè)備材料報審、計量支付等材料,尤其是在監(jiān)理規(guī)程規(guī)定反映監(jiān)理履行“三控制”職能的文件材料是否收集齊全。工程竣工驗收后及試運(yùn)行期間,注意試運(yùn)行記錄是否齊全完整,竣工圖是否能反映竣工后的真實狀況,與變更是否符合。預(yù)、決算形成的文件材料等應(yīng)直接整理歸入工程項目檔案。聲像檔案的收集是否齊全完整。收集范圍包括:建設(shè)前原始地形、地貌;開工典禮、領(lǐng)導(dǎo)人或著名人物參加相關(guān)活動照片;項目相關(guān)評審、紀(jì)要會議等具有保存價值的照片檔、錄音案。
主要步驟為:系統(tǒng)排列和編目、局部調(diào)整、全過程整理。
在正常條件下,檔案室接收文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷,檔案館接收各機(jī)關(guān)按照入館要求整理移交的案卷。檔案館和檔案室的整理任務(wù),主要是檢查案卷質(zhì)量,制訂館(室)內(nèi)分類排列方案,進(jìn)行案卷和全宗的系統(tǒng)排列以及案卷目錄的加工。
對已接收但不完全符合整理要求的案卷,進(jìn)行必要的部分加工整理;對由于遭受損失、銷毀與移出等各種原因致使整理體系發(fā)生重大變化的檔案,進(jìn)行新的系統(tǒng)化調(diào)整,對必須接收和征集的零散檔案,進(jìn)行包括整理工作全部內(nèi)容的系統(tǒng)化和編目。
擴(kuò)展資料:
檔案整理要求:
1、檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括:檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。
2、這 8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的,也有分為 6個環(huán)節(jié)的,也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng),故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。
3、其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng),各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)。
4、檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成,信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。
參考資料來源:百度百科-檔案整理
一、注意歸檔范圍全面性
歸檔范圍可細(xì)分為十二項,但一般分五大項即可:1、工程準(zhǔn)備階段文件,此階段的文件主要是立項、建設(shè)用地、征地合同、職能部門審批文件,勘察、測繪、設(shè)計、招投標(biāo)及各類合同,關(guān)鍵是要求保存好原件,有可能的話盡量保存二份以上原件,特別是前期的項目建議書,可行性報告,項目申請及批復(fù)等,移交時均需要原件;2、工程施工文件,此部分的文件較多,容易蔬忽的往往是施工的過程記錄,設(shè)計變更記錄、技術(shù)變更聯(lián)系單,材料簽證的及時得保存,還有水電設(shè)備安裝的測試記錄,試運(yùn)行記錄,平時沒有及時收集保存資料,將在整檔移交時帶來很大的補(bǔ)救工作量;3、監(jiān)理文件,此類文件特別是監(jiān)理月報、一定要原件并及時存檔,監(jiān)理規(guī)劃,實施細(xì)則按要求保存原件;4、竣工圖、竣工驗收文件此兩類文件容易保存,但往往對工程概算書與工程驗收會議記錄的保存容易疏忽,要注意。
二、注意平時歸檔的方法
在整理工程檔案材料時,平時一定要按歸檔范圍的要求分類,分階段保管文件,按照單體分別編號,標(biāo)識要明顯,易于保管查找,凡生產(chǎn)經(jīng)營過程發(fā)生的文字記錄均應(yīng)保存,歸檔及時并平時做好目錄整理,同時及時督促各項目部資料員及時報送資料,相互配合,在以后移交文件整理時起到事半功倍的效果。
三、工程檔案管理過程中,資料保管最好由專人負(fù)責(zé),輕意不要換人,資料員要有強(qiáng)烈的工作責(zé)任心,最好是全程跟蹤工程的進(jìn)展,對材料的試驗報告,出廠證明合格證等在平時就應(yīng)及時保存,在對工程檔案的保存要有大體狀況的了解,做到心中有數(shù)。
四、臨近移交日期積極與建設(shè)檔案局聯(lián)系,根據(jù)當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)檔案局的要求整理,取得支持和幫助(因各地要求不同),減少不必要的返工,如不能按期送交檔案要提前申請延期,做到及時溝通,避免不必要處罰。
五、行政檔案員與工程資料員要相互配合,及時溝通,工程的前期階段的檔案資料主要是行政部門保管,中后期主要是工程資料員保管,因此要相互督促、配合方能共同完成整個檔案的收集、保管、整理、移交工作。 以上是對南國名城工程檔案整理、移交的點滴體會,希望對從事此項工作的同仁有所幫助。
1、首先必須制定工程資料管理制度,制定工程資料整編方案
制度是執(zhí)行路線的保證,堅持持證上崗,明確崗位責(zé)任制,明確各施工管理人員記錄的工程資料內(nèi)容,以便資料員收集索取。工程資料整編方案是工程資料整理的依據(jù),如在方案中要明確各施工檢驗批的劃分?jǐn)?shù)量、各種材料的檢驗批次、檢查點數(shù)、個施工工序的檢查驗證部位,以便工程資料記錄整理與工程實際施工相符合。
2、 必須及時做好工程資料記錄和收集
工程資料室施工項目質(zhì)量情況的真實反映,真實記錄。因此要求各種資料必須按照施工的進(jìn)度同步及時收集、整理。要指定專人負(fù)責(zé)管理工程資料,負(fù)責(zé)對質(zhì)保資料逐項跟蹤收集,并及時做好分項分部質(zhì)量評定等各種原始記錄,使資料的整理與工程形象進(jìn)度同步。做到內(nèi)容連貫。工程前期要及時收集工程前期資料,如中標(biāo)通知書,定線成果報告、地質(zhì)勘察報告、各種合同、施工組織設(shè)計、方案等。由于及時收集資料,待工程竣工時,才不會出現(xiàn)缺少資料的情況。施工過程中,現(xiàn)場的施工管理技術(shù)人員要將當(dāng)天施工項目的資料及時做出來,不能堆積到一起再做,這樣就會造成資料遺漏或者錯誤。項目部指定專人每個月將各個在建項目的資料統(tǒng)一收集檢查,即使有漏項缺項的情況,也能及時加以補(bǔ)充,能及時發(fā)現(xiàn)資料中存在的問題和錯誤,及時得以糾正。工程收尾階段,要及時收集建設(shè)單位各種安全使用功能驗收檢測資料,消防驗收、人防驗收、防雷驗收、室內(nèi)環(huán)境檢測資料、沉降觀測資料、電梯驗收資料、節(jié)能檢測資料等。及時收集設(shè)計單位的設(shè)計變更,勘察單位的地勘處理變更,監(jiān)理單位的管理工作檢查單,監(jiān)理工程師通知單及各分包單位的資料等。
3、 確保工程技術(shù)資料的真實性和準(zhǔn)確性
真實性是做好工程技術(shù)資料的靈魂。不真實的資料會把我們引入誤區(qū)。必須堅決杜絕對原始記錄采用“后補(bǔ)”造假的做法,否則,一旦工程出了質(zhì)量問題,不僅不能作為技術(shù)資料使用,反而造成工程技術(shù)資料混亂,以致誤判。同時也不能為了取得較高的工程質(zhì)量等級而歪曲事實。資料的整理必須實事求是、客觀準(zhǔn)確。
準(zhǔn)確性是做好工程技術(shù)資料的核心。分部分項要劃分準(zhǔn)確,數(shù)據(jù)計算要準(zhǔn)確,不能隨意的填寫。分項工程的質(zhì)量評定填寫應(yīng)該規(guī)范化,符合質(zhì)量檢驗評定標(biāo)準(zhǔn)的要求。在資料中不能出現(xiàn)涂改現(xiàn)象。資料所用的表格要統(tǒng)一,不能五花八門,文字說明部分要規(guī)范用語,不能采用口語或?qū)I(yè)語言,要讓外行人也能看懂,不會產(chǎn)生任何歧義。對于很多的分項工程檢驗批質(zhì)量驗收記錄表,做出來的資料大都會出現(xiàn)是合格率100%,這一看就知道是不可能的,于是做資料的技術(shù)人員就想辦法扣分,在鋼筋的外觀上寫上“鋼筋有裂紋,”,做資料的人就沒有想過有裂紋的鋼筋施工現(xiàn)場是不能用的,總是自以為是的填寫資料,評定表中的檢查點數(shù)與后面附的質(zhì)量資料不能前后對應(yīng)。有部分人知道現(xiàn)場如何規(guī)范施工,可就是不知道如何將這個過程用文字來描述,單純從內(nèi)業(yè)資料看,施工過程就不符合要求了。大家總是重外業(yè),輕內(nèi)業(yè)。覺得把現(xiàn)場干好了,質(zhì)量合格了,工程能順利交工就行了,覺得內(nèi)業(yè)就無所謂,應(yīng)付檢查或者竣工資料就行了,沒有想到,一旦出現(xiàn)了質(zhì)量事故,當(dāng)時不經(jīng)意填寫的資料都是證據(jù)。施工技術(shù)資料務(wù)求真實,切記偽造,有些資料員平時懶于動手,等到交工時就手忙腳亂地拼湊臆造,以至造成漏洞百出,嚴(yán)重失實的后果。這就要求發(fā)揮建設(shè)單位、監(jiān)理單位工地管理人員以及施工單位負(fù)責(zé)人對技術(shù)資料的審查監(jiān)督作用,企業(yè)技術(shù)負(fù)責(zé)人要對技術(shù)資料經(jīng)常做到心中有數(shù),重要部位必須親自審查把關(guān)。資料員必須深入工地,在做各種資料前,當(dāng)面核對工程及用材情況,認(rèn)為準(zhǔn)確無誤后,方可填寫。如:技術(shù)安全交底是否屬實,是否落實到人;管道試壓是否按規(guī)范進(jìn)行,是否達(dá)到要求標(biāo)準(zhǔn);電氣接地電阻及絕緣值是否在允許范圍之內(nèi);各種材料合格證是否就是工程所用的產(chǎn)品等等。因此,我們一定要認(rèn)真填寫資料,確保資料準(zhǔn)確、規(guī)范、合理。
4、 確保工程技術(shù)資料的完整性
不完整的技術(shù)內(nèi)業(yè)資料將會導(dǎo)致片面性,不能系統(tǒng)地、全面地了解單位工程的質(zhì)量狀況。不僅資料內(nèi)容要填寫完整,而且所涉及的數(shù)據(jù)要有據(jù)可循,現(xiàn)場原始資料要完整。一份完整的施工資料不僅要有施工技術(shù)資料,還要有相應(yīng)的試驗資料和質(zhì)量證明材料,確保資料的完整性。除了質(zhì)量證明材料,我們平時的施工日志、測量放樣資料同樣也很重要,雖然有些不需要作為竣工資料的一部分,但我們也要把這些相關(guān)的資料放在一起,使質(zhì)量評定表上的數(shù)據(jù)都是有據(jù)可循的。
5、 職責(zé)分明,簽認(rèn)齊全
《建筑工程質(zhì)量檢驗評定標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定了“質(zhì)量檢驗評定程序及組織”各級質(zhì)量把關(guān)人員都應(yīng)明確職責(zé),不可越級評定,馬虎過關(guān)。自檢要通過現(xiàn)場與技術(shù)員、質(zhì)檢員,工長共同檢查,對混凝土、砌磚、鋼筋、水暖、電氣等的施工質(zhì)量進(jìn)行記錄,做到實際施工質(zhì)量與評定相吻合,并一一簽字確認(rèn);對于各種隱蔽、變更及關(guān)鍵部位均要求相關(guān)人員參與見證并一一簽字確認(rèn)。堅決杜絕代簽或漏簽,使責(zé)任沒有落實到位。及時對各種工程會議如:圖紙會審紀(jì)要、基槽驗收、基礎(chǔ)驗收、主體驗收及竣工質(zhì)量驗收等階段驗收資料進(jìn)行各方責(zé)任主體會簽并簽字蓋章齊全。
6、 做好技術(shù)資料的整理保管
由于現(xiàn)場的技術(shù)資料分散在很多人員手中,因此要求有專人把資料收集回來進(jìn)行統(tǒng)一的分類整理。資料要按單位工程、分部工程和分項工程逐項分類整理。拿一般房建工程的資料來說,在施工期間我們可以按不同分部工程分別整理,可以把地基與基礎(chǔ)、主體、裝飾裝修、屋面、水電安裝等分部工程資料,這樣便于各分部工程的質(zhì)量驗收。在竣工前,把已經(jīng)初步整理有序的資料加以合并組卷即可。資料管理要建立專門的目錄臺帳,臺帳要求不但能反應(yīng)工程的施工進(jìn)度和內(nèi)業(yè)資料是否同步,內(nèi)業(yè)資料是否完整,還能方便查閱。最好能實現(xiàn)微機(jī)化管理(文字版目錄及時更新附在資料首頁,以便于查閱),在電腦上能及時查找到每一個施工項目的時間,每一份資料的存放地點,要用的時候能立即調(diào)出來,有了這樣一個電子版的臺帳,可以不僅減少了人力、物力的浪費(fèi),還能減輕內(nèi)業(yè)人員的工作強(qiáng)度。要建立相應(yīng)的全宗卷、卷內(nèi)目錄和備考表,不僅檔案盒內(nèi)有手工版的,在電腦上還要有份電子版的,方便查閱。隨著檔案建設(shè)管理工作的不斷深化,內(nèi)業(yè)資料也將實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、微機(jī)化和信息化管理。整理好的資料就可以移交檔案室保存起來了,等工程竣工的時候,竣工資料也就完成了。
做好施工過程中各種影像資料的收集歸檔,如施工過程隱蔽驗收電子版、照片,各種驗收會驗收照片,各種性能檢測實測照片等。資料的保管也很重要,現(xiàn)在很多項目都有單獨的資料室,有專職資料員,我們要有健全的資料保管制度和借閱制度,檔案柜內(nèi)要存放防蟲、防霉等物品,要有放塵、防潮、防高溫的措施。工程檔案跟我們?nèi)艘粯邮怯袎勖?,?yīng)此,我們要保管好工程檔案,使她的壽命能更長一點。
7、 有敬崗愛業(yè)、勇于奉獻(xiàn)的精神
資料員要養(yǎng)成 “嘴勤,手勤,腿勤”的一貫工作作風(fēng),勤于問質(zhì)檢、安全、材料方面的事,做到及時了解工程施工及用材情況;勤于及時地通過三方見證、報驗、送檢;勤于及時填寫各種隱蔽工程資料并及時找?guī)追胶炞C。勤于隨時到現(xiàn)場落實工程施工情況,比如:基礎(chǔ)及柱配筋是否與圖相符,管道防腐保溫是否按工序進(jìn)行,核對需要送檢的材料是否按要求的批量取樣等等。力求做到資料與施工同步進(jìn)行,真實地記載工程施工的全過程。
8、 統(tǒng)一資料管理軟件和規(guī)范執(zhí)業(yè)制度
目前本行業(yè)有關(guān)資料管理的軟件很多,各有優(yōu)缺點,目前還未進(jìn)行必要的統(tǒng)一和整合,沒有實現(xiàn)資料管理軟件的網(wǎng)絡(luò)化,鼓勵軟件開發(fā)企業(yè)盡早開發(fā)出可以實現(xiàn)技術(shù)資料網(wǎng)絡(luò)化收集管理的軟件。因為一個項目不同施工管理人員的個人崗位范圍內(nèi)的資料不同,為了保證資料的真實同步,就需要這樣一款軟件實現(xiàn)不同技術(shù)人員在不同電腦上完成個人資料的同時,資料管理員的電腦上同時可以更新收集和保存相關(guān)資料,實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公的資料管理軟件。統(tǒng)一資料管理軟件,可以盡早實現(xiàn)未來電子檔案移交,代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)方案。