檔案整理項(xiàng)目采購

為加強(qiáng)政府采購項(xiàng)目檔案管理，有效保護(hù)和利用政府采購項(xiàng)目檔案資源，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際情況，制定本辦法。政府采購項(xiàng)目檔案是指在政府采購活動(dòng)過程中形成的文字材料、圖紙、圖表及聲象資料等，包括紙質(zhì)、磁盤、光盤等不同媒質(zhì)載體的各類記錄。各級(jí)政府采購監(jiān)督管理部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查本級(jí)政府采購項(xiàng)目檔案管理工作。政府采購項(xiàng)目檔案資料具體包括：項(xiàng)目開標(biāo)前文件材料。政府采購預(yù)算及計(jì)劃、采購預(yù)算追加及調(diào)整的資料；采購方式審批、采購文件論證或預(yù)審等材料。政府采購項(xiàng)目的采購委托代理協(xié)議書；采購公告（包括招標(biāo)采購信息預(yù)告、變更公告以及邀請(qǐng)招標(biāo)資格預(yù)審公告等）；招標(biāo)文件（含公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競爭性談判、單一來源、詢價(jià)采購方式，下同）及對(duì)其進(jìn)行必要澄清、修改的文件或情況說明。對(duì)投標(biāo)或被邀請(qǐng)供應(yīng)商資格預(yù)審的審查情況。
政府采購項(xiàng)目檔案管理工作中存在的主要問題和原因
1.檔案管理人員缺乏專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致歸檔材料不完整。首先，政府采購項(xiàng)目檔案管理部門很少有一些比較專業(yè)的工作人員，甚至有些檔案管理人員學(xué)歷較低，缺乏專業(yè)的工作培訓(xùn)，缺乏基本檔案管理相關(guān)的知識(shí)技能，缺乏完成檔案管理工作的能力。有些政府采購項(xiàng)目裝檔存在漏項(xiàng)，采購的項(xiàng)目委托任務(wù)書，項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備材料，招標(biāo)文件材料，開標(biāo)文件材料，投標(biāo)文件材料，評(píng)審文件材料，中標(biāo)文件材料，大多數(shù)已完善。但是項(xiàng)目合同，驗(yàn)收文件材料多有疏漏。其次，大部分從事檔案管理的相關(guān)工作人員缺乏基本操作使用計(jì)算機(jī)的技能，更不能利用各種現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)技術(shù)將整個(gè)檔案內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的開發(fā)以及研究。
2.管理制度和設(shè)施不完善，造成檔案泄密。部分政府采購中心內(nèi)部沒有按照規(guī)定以及要求嚴(yán)格地完成每項(xiàng)采購活動(dòng)，造成泄密?！墩少彿ā返谒恼碌谒氖l規(guī)定：“采購人、采購代理機(jī)構(gòu)對(duì)政府采購項(xiàng)目每項(xiàng)采購活動(dòng)的采購文件應(yīng)妥善保存，不得偽造、變?cè)臁㈦[匿或者銷毀 ”。然而，在實(shí)際工作中，有的采購單位在開標(biāo)結(jié)束后，沒有征求集采機(jī)構(gòu)同意就把供應(yīng)商的投標(biāo)文件帶走，或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和采購人無意間把開標(biāo)工程泄露出去。
法律依據(jù)：
《中華人民共和國政府采購法》
第六條　政府采購應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的預(yù)算執(zhí)行。
第七條　政府采購實(shí)行集中采購和分散采購相結(jié)合。集中采購的范圍由省級(jí)以上人民政府公布的集中采購目錄確定。

檔案管理對(duì)采購過程中是客戶代表的崗位嗎

政府采購檔案管理是指對(duì)政府采購檔案的歸檔、收集、保管、鑒定、借閱、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)的總稱，反映政府采購活動(dòng)的重要記錄。采購代理機(jī)構(gòu)在管理、組織實(shí)施政府采購活動(dòng)中形成的文件材料，都應(yīng)歸入政府采購檔案，并保證檔案資料的真實(shí)性、完整性和有效性，不得偽造、變?cè)臁㈦[匿或者擅自銷毀。
01檔案管理原則

全面性

收集檔案要具有完整性，政府采購由于與部門預(yù)算、國庫集中支付相連接，大大豐富了會(huì)計(jì)憑證的內(nèi)涵，使發(fā)票原始憑證項(xiàng)下的會(huì)計(jì)信息清楚和明了，解決了發(fā)票與實(shí)際品目不符的問題。因此檔案管理要盡量避免殘缺不全、支離破碎，以免削弱檔案應(yīng)有的資料功能。

客觀性

檔案必須真實(shí)客觀地反映政府采購全過程，關(guān)鍵內(nèi)容不得涂改、調(diào)換、遺失、殘破，需要特別強(qiáng)調(diào)的是現(xiàn)場(chǎng)記錄的真實(shí)性，記錄人必須掌握當(dāng)事人的原話精神，若當(dāng)事人拒絕現(xiàn)場(chǎng)簽字認(rèn)可，要取得旁證者的證明。

保密性

采購資料以及整理到位的檔案不得隨意借出，特別是剛剛結(jié)束的采購數(shù)據(jù)與評(píng)審意見，更加需要嚴(yán)格保密，非開標(biāo)人員不得接觸采購資料；公開中標(biāo)結(jié)果期間所有資料一律不得外借，待公示結(jié)束以后再轉(zhuǎn)給專職檔案管理人員。

02檔案管理“管”什么

項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備材料

1.采購項(xiàng)目計(jì)劃書；

2.采購項(xiàng)目計(jì)劃批復(fù)書（含采購方式批復(fù)書）；

3.委托代理協(xié)議；

4.招標(biāo)文件論證資料；

5.招標(biāo)文件確認(rèn)函。

項(xiàng)目的招標(biāo)（詢價(jià)、談判等）文件材料

1.已發(fā)出采購文件（包括招標(biāo)、詢價(jià)、競爭性談判、單一來源采購的有關(guān)文件、資料、樣本、圖紙等）；

2.已發(fā)出采購文件的必要澄清或修改的文件；

3.采購公告（包括招標(biāo)公告、邀請(qǐng)招標(biāo)函、詢價(jià)函或者談判邀請(qǐng)函等）；

4.購買招標(biāo)（談判、詢價(jià)等）文件的登記記錄（包括不足三家的情況記錄）；

5.供應(yīng)商的資格審查情況報(bào)告；

6.邀請(qǐng)招標(biāo)的供應(yīng)商邀請(qǐng)過程記錄；

7.詢價(jià)及競爭性談判的邀請(qǐng)對(duì)象確定理由等材料；

8.答疑會(huì)議記錄和紀(jì)要；

9.現(xiàn)場(chǎng)實(shí)勘記錄；

10.繳交投標(biāo)保證金情況表。

項(xiàng)目的開標(biāo)文件材料

1.收取投標(biāo)文件的登記記錄；

2.參加開標(biāo)會(huì)議的供應(yīng)商簽到名單（或開標(biāo)情況確認(rèn)表）；

3.開標(biāo)會(huì)議議程（含主持人、唱標(biāo)人、監(jiān)標(biāo)人名單）；

4.開標(biāo)時(shí)間、地點(diǎn)、過程的有關(guān)記錄；

5.評(píng)審專家形成過程和名單；

6.投標(biāo)人不足三家的廢標(biāo)材料記錄；

7.不足三家申請(qǐng)繼續(xù)開標(biāo)的有關(guān)申請(qǐng)、審批材料。

項(xiàng)目的投標(biāo)（報(bào)價(jià)等）文件材料

1.投標(biāo)文件的正本（包括投標(biāo)、報(bào)價(jià)、競爭性談判、單一來源采購的文件、資料等）；

2.已提交投標(biāo)文件的補(bǔ)充、修改或已經(jīng)撤回的文件記錄。

項(xiàng)目的評(píng)審文件材料

1.確定采購供應(yīng)商的文件材料（含采購人對(duì)采購結(jié)果的確定文件、采購結(jié)果通知書等）；

2.質(zhì)疑投訴處理材料（包含供應(yīng)商質(zhì)疑書、采購代理機(jī)構(gòu)質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理決定等材料）；

項(xiàng)目采購階段的文件資料

1.政府采購項(xiàng)目合同（包括合同的訂立、補(bǔ)充、修改、終止執(zhí)行等）；

2.項(xiàng)目的驗(yàn)收文件材料；

3.資金支付文件及證明。

其他文件材料

1.項(xiàng)目工作總結(jié)；

2.項(xiàng)目效益評(píng)估書；

3.其他與采購項(xiàng)目、采購過程及采購項(xiàng)目完成情況有關(guān)的文件材料。

03 契合原則，檔案管理如何“管”？

明確管理內(nèi)容與職責(zé)與分工

采購項(xiàng)目檔案內(nèi)容要明確，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)實(shí)際項(xiàng)目情況對(duì)項(xiàng)目全套資料進(jìn)行收集整理，以保證項(xiàng)目資料的完整、真實(shí)、有效；財(cái)務(wù)、采購、檔案分工要明確，由于崗位分設(shè)，一個(gè)采購項(xiàng)目涉及的資料會(huì)分布在各個(gè)工作人員手中，各項(xiàng)采購任務(wù)結(jié)束后，收集的一整套政府采購文件，必須及時(shí)移交給檔案管理部門統(tǒng)一立卷、歸檔、造冊(cè)，并要與其他日常公務(wù)檔案分開歸檔管理。

建立政府采購檔案管理制度

檔案管理一定要秉承簡潔、高效、透明、及時(shí)、全面、方便的特點(diǎn)，為政府采購工作提供良好的資料保障。因此，要建立檔案審核、立卷、歸檔、貯存和管理制度；檔案應(yīng)按照年度編號(hào)順序進(jìn)行組卷，卷內(nèi)檔案材料按照政府采購工作流程的順序排列，依次為項(xiàng)目立項(xiàng)準(zhǔn)備、項(xiàng)目招標(biāo)、項(xiàng)目開標(biāo)、項(xiàng)目評(píng)審、招標(biāo)結(jié)果、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目驗(yàn)收的文件資料及其他資料。

推行政府采購檔案電子信息化管理

統(tǒng)一規(guī)范歸檔資料的內(nèi)容和格式，實(shí)施以電子檔案為主、紙質(zhì)檔案為輔的檔案存檔方式，因?yàn)殡娮踊芾硐到y(tǒng)能做到以下幾點(diǎn)：確認(rèn)并記錄所有真實(shí)的采購交易活動(dòng)；及時(shí)且充分詳細(xì)地描述交易；準(zhǔn)確計(jì)量交易的價(jià)值；確定交易發(fā)生的期間，并記錄在適當(dāng)?shù)臅?huì)計(jì)期間；在報(bào)表中適當(dāng)表達(dá)交易相關(guān)事項(xiàng)。以反映政府采購會(huì)計(jì)制度要全面反映政府采購的價(jià)值運(yùn)動(dòng)和實(shí)物運(yùn)動(dòng)，從而完整、準(zhǔn)確、高效地進(jìn)行對(duì)政府采購檔案進(jìn)行信息化管理。

采購檔案怎么管理以方便查詢？？

按照企業(yè)檔案管理辦法，分門別類按項(xiàng)目、或者按時(shí)間進(jìn)行整理，裝盒，然后做出檔案目錄，就方便查找了

第12章項(xiàng)目采購管理。

項(xiàng)目采購管理包括從項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)外部采購或或需所需產(chǎn)品服務(wù)或成果的各個(gè)過程項(xiàng)目采購管理，包括編制和管理協(xié)議所需的管理和控制過程，例如合同訂購單，協(xié)議備忘錄，服務(wù)水平協(xié)議被授權(quán)采購項(xiàng)目所需貨物和服務(wù)人員可以是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，管理層，組織采購部的成員。

項(xiàng)目采購管理的過程包括。

12.1規(guī)劃采購管理。記錄項(xiàng)目采購決策，明確采購方法以及識(shí)別前的賣方過程。

12.2實(shí)施采購。獲取賣方應(yīng)答，選擇賣方并授予合同的過程。

12.3控制采購。管理采購關(guān)系監(jiān)督合同績效實(shí)施必要的變更和糾偏以及關(guān)閉合同的過程。

項(xiàng)目采購管理的核心概念。與采購過程相關(guān)的重大法律義務(wù)和懲罰通常超出大多數(shù)其他的項(xiàng)目管理過程，雖然項(xiàng)目經(jīng)理不必成為采購管理法律法規(guī)領(lǐng)域的專家在應(yīng)對(duì)采購過程有足夠了解，以便做出與合同及合同關(guān)系相關(guān)的名字，決定在通常情況下，項(xiàng)目經(jīng)理無權(quán)簽署，對(duì)組織有約束力的法律協(xié)議，這項(xiàng)工作僅有具備相關(guān)職權(quán)人員執(zhí)行。

項(xiàng)目采購管理過程涉及到用協(xié)議來描述買賣雙方之間的關(guān)系。

合同應(yīng)明確說明逾期的可交付成果和結(jié)果，包括從賣方到買方的任何知識(shí)轉(zhuǎn)移合同中，未規(guī)定的任何事項(xiàng)都不具備法律強(qiáng)制力。

采購活動(dòng)中包括條款和條件也可包括買方就賣方應(yīng)實(shí)施工作或應(yīng)交付產(chǎn)品，其他規(guī)定在于采購辦公室協(xié)作，確保遵守組織采購政策的同時(shí)，項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)必須確定所有采購都能滿足項(xiàng)目的具體需要，應(yīng)應(yīng)用領(lǐng)域不同協(xié)議可以是合同服務(wù)水平協(xié)議，諒解備忘錄協(xié)議，協(xié)議，備忘錄或訂購單。

大多數(shù)組織都有相關(guān)的書面政策和程序，來專門定義采購規(guī)則，并規(guī)定誰有權(quán)代表組織簽署和管理協(xié)議。

合同或協(xié)議需要經(jīng)過更多的審批程序，通常也會(huì)涉及到法務(wù)部。

在復(fù)雜項(xiàng)目中，可能需要同時(shí)或先后管理多個(gè)活動(dòng)，不同的合同，生命周期可在項(xiàng)目生命周期的任何階段開始與結(jié)束。

因應(yīng)用領(lǐng)域不同，賣方可以是承包商，供貨商服務(wù)提貨商或供應(yīng)商，賣方可能為最中標(biāo)人可將所承攬的工作單位，最終產(chǎn)品的所有人分包商收購機(jī)構(gòu)服務(wù)需求者或者購買方在和生命周期中，賣方首先是投標(biāo)人，然后是中標(biāo)人之后簽約供應(yīng)商或供貨商。

中標(biāo)人可將所承攬工作當(dāng)做一個(gè)項(xiàng)目加以管理。

買方就變成了承包商，供應(yīng)商及服務(wù)提供商的客戶，因此也就是賣方的關(guān)鍵項(xiàng)目相關(guān)方。

賣方的項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)需要關(guān)注工作執(zhí)行或服務(wù)提供所涉及的所有過程。

對(duì)于賣方來說，合同條款和條件以及采購工作說明書或者其他許多管理過程中，要輸入在合同中實(shí)際列出各種輸入，如何交付成果，關(guān)鍵里程碑成本目標(biāo)，或者可限制項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的選擇余地。如it整合項(xiàng)目，關(guān)于配備的人員的決定往往要征得買方的批準(zhǔn)，另外采購工作說明書可能使用其他明書如技術(shù)工作說明書。

在敏捷或適應(yīng)環(huán)境中需要考慮的因素。在敏捷性環(huán)境中，可能需要與特定賣方協(xié)作來擴(kuò)充團(tuán)隊(duì)，這種協(xié)作關(guān)系能夠營造風(fēng)險(xiǎn)共，但是采購模型讓買方和賣方共擔(dān)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)和共享項(xiàng)目獎(jiǎng)勵(lì)。

在大型項(xiàng)目上可能針對(duì)某些可交付成果，采用適應(yīng)性方法，而對(duì)其他部分則采用更穩(wěn)定的方法，在這種情況下可通過主體協(xié)議如服務(wù)寫意來管轄整體協(xié)作關(guān)系，而將適應(yīng)性工作寫入附件或補(bǔ)充文件。

12.1規(guī)劃采購管理。

規(guī)劃采購管理是記錄項(xiàng)目采購決策，明確采購方法及識(shí)別潛在賣方的過程的過程，主要作用是確定是否從項(xiàng)目外部獲取貨物和服務(wù)，如果是都還要確定將在什么時(shí)間，以什么方式獲得什么貨物和服務(wù)。

項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)確保在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中配備具有所需采購專業(yè)的知識(shí)人員，采購過程的參與者可能是包括購買部或采購部人員以及采購組織法務(wù)部的人員，這些人員值得記錄，在采購管理計(jì)劃中典型的步驟有。

準(zhǔn)備采購工作說明書或工作大綱。

準(zhǔn)備高層級(jí)的成本估算，制定預(yù)算。

發(fā)布招標(biāo)公告。

確定合格賣方的短名單。

由賣方準(zhǔn)備并提交建議書。

對(duì)建議書開展技術(shù)評(píng)估。

對(duì)建議書開展成本評(píng)估。

準(zhǔn)備最終的綜合評(píng)估報(bào)告，選出中標(biāo)建議書。

結(jié)束談判買方和賣方簽署合同。

12. 1.1.6組織過程資產(chǎn)。

合同類型。所有法律合同通常分為總價(jià)和成本補(bǔ)償兩大類。此外還有第3種常用的混合性合同及工料合同，下文將分別討論上述幾類較常用的合同類型，但在實(shí)踐中單次采購合并使用兩種或更多類型的合同，情況也并不罕見。

總價(jià)合同。此類合同為既定產(chǎn)品服務(wù)或成果采購設(shè)定一定等價(jià)，這種合同應(yīng)以明確定義需求，且不會(huì)出現(xiàn)重大范圍變更的情況下使使用總總價(jià)合同類型包括。

固定總價(jià)ffp。 Ffb是最常用的合同類型，大多數(shù)買房都喜歡這種活動(dòng)，因?yàn)樨浳锊少彽膬r(jià)格一開始就確定并且不允許改變，除非工作范圍發(fā)生變更。

總價(jià)加激勵(lì)費(fèi)用。 Fpif.這種總價(jià)合同為買方和賣方提供了一定的靈活性允許一定的績效偏離，并對(duì)實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)給予相關(guān)財(cái)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)通常取決于賣方的成本進(jìn)度和技術(shù)績效，fpif和合同中會(huì)設(shè)置價(jià)格上限，高于此價(jià)格上限的全部成本將由賣方承擔(dān)。

總價(jià)加經(jīng)濟(jì)價(jià)格調(diào)整合同。 Fpepa.這種合同適用于兩種情況賣方履約期，將跨越幾年時(shí)間，或?qū)⒁圆煌泿胖Ц秲r(jià)款，它是總價(jià)合同的一種類型的合同中包含了特殊條款，允許根據(jù)條件變化如通貨膨脹，某些特殊商品成本增加，以事先確定方式對(duì)合同價(jià)格進(jìn)行最終調(diào)整。

成本補(bǔ)償合同。分類合同向賣方支付未完成工作而發(fā)生的全部合法實(shí)際資本外加百分比費(fèi)用，作為賣方的利潤。這種活動(dòng)是用于工作范圍，預(yù)計(jì)會(huì)在合同執(zhí)行期間發(fā)生重大變革，成本補(bǔ)償合同又分為。

成本價(jià)固定費(fèi)用cpff。為賣方報(bào)銷履行合同工作所發(fā)生的一系列可知成本，并向賣方支付一筆規(guī)定費(fèi)用，該費(fèi)用以初始估算成本，某100分比激烈，除非項(xiàng)目范圍發(fā)生變更，否則費(fèi)用金額維持不變。

成本加激勵(lì)費(fèi)用。 Cpif.為賣方報(bào)銷履行合同工作所發(fā)生的一些可列支成本，并在賣方達(dá)到合同規(guī)定的績效目標(biāo)時(shí)向賣方支付逾期，你先確定激勵(lì)費(fèi)用，在cpif合同中，如果最終成本低于或高于原始估算成本的賣方和買方，需要根據(jù)實(shí)現(xiàn)商定的成本分?jǐn)偙壤齺硐硎芄?jié)約部分或分擔(dān)超支部分，例如賣方實(shí)際成本按照80 20的比例分擔(dān)超過低于目標(biāo)成本的部分。

成本加獎(jiǎng)勵(lì)合同。 Cpaf.為賣方報(bào)銷一些合法成本，但只有賣方滿足合同規(guī)定的某些籠統(tǒng)主觀的績效標(biāo)準(zhǔn)情況下，才向賣方支付大部分費(fèi)用獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)用，完全由買方根據(jù)自己對(duì)賣方績效的主觀判斷來決定，并且通常不允許申訴。

工料合同。工料合同是間距成本補(bǔ)償合同和總價(jià)合同特點(diǎn)的混合活動(dòng)，這種合同往往是用于無法快速編制出準(zhǔn)確工作說明書的情況下擴(kuò)充人員聘用專家或?qū)で笸獠恐С帧?br>
12.1.2.3數(shù)據(jù)分析。

適用于本過程的數(shù)據(jù)分析技術(shù)，包括自制或外購分析。自制或外購分析用于確定某項(xiàng)工作或可交付成果最好由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)自行完成，還是應(yīng)該由外部采購制定資質(zhì)或外部決策時(shí)應(yīng)考慮因素，包括。不知當(dāng)前資源配置及其智技能和能力，對(duì)專業(yè)技術(shù)的需求不愿承擔(dān)永久雇傭的義務(wù)以及對(duì)獨(dú)特技術(shù)專長的需求，還要評(píng)估與每個(gè)自制或外購決策相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)。

在自制或外購分析中可以使用回收期，投資回報(bào)率內(nèi)部報(bào)酬率，現(xiàn)金流貼現(xiàn)凈現(xiàn)值收益成本或其他分析技術(shù)來確定，某種貨物或服務(wù)是應(yīng)該在項(xiàng)目內(nèi)部資質(zhì)還是在外部購買。

12.1.3規(guī)劃采購，管理輸出。

財(cái)富管理計(jì)劃包含要在采購過程中開展的各種活動(dòng)，他應(yīng)該記錄是否要開展國際競爭性招標(biāo)，國內(nèi)競爭性招標(biāo)，當(dāng)?shù)卣袠?biāo)等，如果項(xiàng)目有外部資助資金的來源和可用性，符合采購管理計(jì)劃和項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的規(guī)定。

采購管理計(jì)劃可包括以下內(nèi)容。

如何協(xié)調(diào)采購與項(xiàng)目與其他工作業(yè)務(wù)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃制定與控制。

開展中藥采購活動(dòng)時(shí)間表。

用于管理活動(dòng)，采購測(cè)量指標(biāo)。

與采購有關(guān)的相關(guān)方角色和職責(zé)，如果執(zhí)行組織由采購部項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)擁有職權(quán)受到限制。

可能影響采購工作制約因素和假設(shè)條件。

司法管轄權(quán)和付款貨幣。

是否需要編制鼓勵(lì)部分，以及是否應(yīng)將其作為評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。

風(fēng)險(xiǎn)管理事項(xiàng)，包括對(duì)履約保函或保險(xiǎn)合同要求，以減輕某些項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。

使用的預(yù)審合格的賣方。

12.1.3.3招標(biāo)文件。

招標(biāo)文件用于向前代賣方征求建議書，如果主要依據(jù)價(jià)格來選擇賣方，如采購商業(yè)或標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品時(shí)，通常使用標(biāo)書投標(biāo)或報(bào)價(jià)等數(shù)據(jù)，如果考慮其他因素如機(jī)能計(jì)能力或技術(shù)方法至關(guān)重要，則通常使用建議書之類的術(shù)語，具體使用采購術(shù)語，也可能因行業(yè)或采購地點(diǎn)而異。

取決于所需的貨物或服務(wù)招標(biāo)文件，可以是信息邀請(qǐng)書，報(bào)價(jià)邀請(qǐng)書建議你邀請(qǐng)出，不和其他適當(dāng)采購文件是不同的文件條件如下。

信息邀請(qǐng)書。如果需要賣方提供關(guān)于擬采購貨物和服務(wù)的更多信息，就使用信息邀請(qǐng)書，隨后一般還會(huì)使用報(bào)價(jià)邀請(qǐng)書或建議書。

報(bào)價(jià)邀請(qǐng)書。如果需要供應(yīng)商提供關(guān)系，將如何滿足需求？將需求多少成本更多信息的就使用報(bào)價(jià)邀請(qǐng)書。

建議邀請(qǐng)書。如果項(xiàng)目中出現(xiàn)問題且解決辦法難以確定，就使用建議邀請(qǐng)書，支持最正式的邀請(qǐng)書文件，需要遵守與內(nèi)容時(shí)間表以及賣方應(yīng)答有關(guān)的，嚴(yán)格采購控制原則。

12.1.3.4采購說明書。

依據(jù)項(xiàng)目范圍基準(zhǔn)為每次采購編制工作說明書僅對(duì)將要包含在相關(guān)合同的那一部分項(xiàng)目范圍進(jìn)行定義，工作說明書會(huì)充分詳細(xì)地描述里采購產(chǎn)品服務(wù)或成果，以便潛在賣方確定是否有能力提供此產(chǎn)品服務(wù)或成果，根據(jù)采購品的性質(zhì)，買房的需求，擬采用的合同形式，工作說明書的詳細(xì)程度，會(huì)有較大不同工作，生命樹，包括規(guī)則所需，數(shù)量，質(zhì)量水平，繼續(xù)履約期間，工作地點(diǎn)和其他要求。

對(duì)于服務(wù)才有可能用，通過他方這個(gè)術(shù)語與采購工作說明書，類似工作大綱通常包括以下內(nèi)容。

承包商需要執(zhí)行的任務(wù)以及所需的協(xié)調(diào)工作。

承包商必須達(dá)到的適用標(biāo)準(zhǔn)。

需要提交標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)。

由買方提供給承包商的將應(yīng)于合同履行的全部數(shù)據(jù)和服務(wù)的詳細(xì)清單。

關(guān)于初始成果提交和審查的進(jìn)度計(jì)劃。

12.1.3.5供方選擇標(biāo)準(zhǔn)。

在確定評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)是買房要努力確保選出的建議書，將提供最佳質(zhì)量所需的服務(wù)。供放選擇標(biāo)準(zhǔn)可包括。

能力和潛能。

產(chǎn)品成本和生命周期成本。

交付日期。

技術(shù)專長和方法。

具體的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)。

用于響應(yīng)工作說明書的工作方法和工作計(jì)劃。

關(guān)鍵員工資質(zhì)可用性和勝任力。

公司財(cái)務(wù)的穩(wěn)定性。

管理經(jīng)驗(yàn)。

知識(shí)轉(zhuǎn)移計(jì)劃，包括培訓(xùn)計(jì)劃。

12.1.3.6自制或外購決策。

通過自制或外購分析做出某項(xiàng)特定工作，最好由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)自己完成，還是需要從外部渠道采購的決策

12.1.3.7獨(dú)立成本估算。

對(duì)于大型采購采購組織可以自行準(zhǔn)備獨(dú)立規(guī)范或聘用外部專業(yè)估算時(shí)做出成本估算，并將其作為評(píng)價(jià)賣方報(bào)價(jià)的對(duì)照機(jī)制，如果二者之間存在明顯差異等可能表明采購工作說明書存在缺陷或模糊，或者現(xiàn)在賣方誤解了或未能完全響應(yīng)采購工作說明書。

12.2實(shí)施采購。

實(shí)施采購是獲取賣方應(yīng)答，顯得賣方并授予合同的過程。本過程的主要作用確定合格賣方，并簽署關(guān)于貨物或服務(wù)交付的法律協(xié)議。本過程的最后成果是簽訂協(xié)議，包括正式合同等過程，應(yīng)根據(jù)需要在整個(gè)項(xiàng)目期間定期開展。

12.2.1.3采購文檔。

招標(biāo)文件。招標(biāo)文件包括發(fā)給賣方信息，邀請(qǐng)書，建議邀請(qǐng)書，報(bào)價(jià)邀請(qǐng)書或其他文件，以便賣方編制應(yīng)答文件。

采購說明書。采購說明書向賣方清晰地說明目標(biāo)需求及成果，以便買方趨勢(shì)做出量化應(yīng)答。

獨(dú)立成本估算。獨(dú)立成本估算可由內(nèi)部或外部人員編制，用于評(píng)價(jià)投標(biāo)人提交的建議書的合理性。

供方選擇標(biāo)準(zhǔn)。此類標(biāo)準(zhǔn)描述如何評(píng)估投標(biāo)人的建議書，包括評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)和權(quán)重，為了減輕風(fēng)險(xiǎn)，賣方可能決定與多個(gè)賣方簽署協(xié)議，以便在單個(gè)賣方問題并影響整體項(xiàng)目時(shí)降低，由此導(dǎo)致的損失。

12.2.1.4賣方建議書。

甲方為響應(yīng)采購文件包而編制的建議書，其中包含基本信息，將被評(píng)估團(tuán)隊(duì)人員選定一個(gè)或多個(gè)投標(biāo)人，如果賣方將提交價(jià)格建議書備好，要求他們將價(jià)格建議書與技術(shù)建議書分開評(píng)估，團(tuán)隊(duì)會(huì)根據(jù)工方選擇標(biāo)準(zhǔn)審查每一份建議書，然后選出最能滿足采購組織需求的賣方。

12.2.2.2廣告。

廣告就是產(chǎn)品服務(wù)或成果，與用戶或潛在用戶進(jìn)行了溝通，在大眾出版物或?qū)ｉT行業(yè)出版物上刊登廣告，往往可以擴(kuò)充現(xiàn)有潛在賣方名單，大多數(shù)政府機(jī)構(gòu)都要求公開發(fā)布采購廣告或在網(wǎng)上公布擬簽署的政府合同信息。

12.2.2.3投標(biāo)的人會(huì)議。

投標(biāo)人會(huì)議是在賣方提交建議書之前，在賣方和潛在賣方之間召開的會(huì)議及目的是確保所有潛在投標(biāo)人對(duì)采購要求都有清楚且一致的理解，并確保沒有任何投標(biāo)人會(huì)得到特別優(yōu)待。

12. 2.2.4數(shù)據(jù)分析。

適用于本過程數(shù)據(jù)分析技術(shù)，包括建議書，評(píng)估對(duì)建議書進(jìn)行評(píng)估，確定他們是否對(duì)包含帶項(xiàng)目招標(biāo)文件中的招標(biāo)文件，采購說明書，工方選的標(biāo)準(zhǔn)和其他文件都做出了完整且充分的響應(yīng)。

12.2.2.5人際關(guān)系團(tuán)隊(duì)技能。

適用于本工程的人際關(guān)系與團(tuán)隊(duì)技能，包括談判團(tuán)隊(duì)，是為達(dá)成協(xié)議而進(jìn)行了討論，采購談判是指在活動(dòng)簽署之前，對(duì)活動(dòng)的結(jié)構(gòu)各方權(quán)利和義務(wù)，以及其他條款加以澄清，以便雙方達(dá)成共識(shí)，最終的文件措辭應(yīng)該反映雙方達(dá)成全部一致一眼談判，已簽署買方和賣方均可執(zhí)行的合同文件或其他正式協(xié)議而結(jié)束。

談判應(yīng)由采購團(tuán)隊(duì)中擁有合同簽署職權(quán)的成員主導(dǎo)，項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的其他成員可以參加談判并提供必要的協(xié)助。

12.2.2.3實(shí)施采購輸出。

12.2.3.1選定的賣方。

選定的賣方是在建議書評(píng)估和投標(biāo)評(píng)估中被判斷為對(duì)有競爭力的投標(biāo)人對(duì)付的高價(jià)值高風(fēng)險(xiǎn)性采購，在售有活動(dòng)前要把選定賣方報(bào)給組織高級(jí)人員審批。

12.2.3.2協(xié)議。

合同是對(duì)雙方都有一個(gè)豎立的協(xié)議，他強(qiáng)制賣房提供規(guī)定的產(chǎn)品服務(wù)或成果，強(qiáng)制買方向，賣方支付相應(yīng)的報(bào)酬，合同建立了受法律保護(hù)的買賣雙方的關(guān)系協(xié)議文本的主要內(nèi)容會(huì)有所不同，可包括。

采購工作說明書或主要的可交付成果。

進(jìn)度計(jì)劃，里程碑或進(jìn)度計(jì)劃中規(guī)定的日期。

績效報(bào)告。

定價(jià)和支付條款。

檢查質(zhì)量和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

擔(dān)保和后續(xù)產(chǎn)品支持。

激勵(lì)和懲罰。

保險(xiǎn)和履約保函。

下屬分包商批準(zhǔn)。

一般條款和條件。

變更請(qǐng)求處理。

終止條款和替代爭議方法。

12.3控制采購。

控制采購是管理采購關(guān)系，監(jiān)督活動(dòng)，績效實(shí)施必要變更和糾偏以及關(guān)閉合同的過程，本過程主要作用是確保買賣雙方履行法律協(xié)議滿足項(xiàng)目需求，本過程應(yīng)根據(jù)需要所在整個(gè)項(xiàng)目期間開展。

買方和賣方都處于相似的目的來管理采購活動(dòng)，美方都必須確保雙方履行合同義務(wù)，確保各自的合法權(quán)利，得到保護(hù)和彤的關(guān)系的法律性質(zhì)，要求項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)筆記了解，控制采購期間所采取的任何行動(dòng)法律后果，對(duì)于多個(gè)供應(yīng)商較大的項(xiàng)目合同管理，一個(gè)重要方面就是管理各個(gè)供應(yīng)商之間的溝通。

鑒于其法律意義，很多組織將合同管理視為獨(dú)立于項(xiàng)目的一種組織職能，雖然采購管理員可以是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，但通常還向另一部門的經(jīng)理報(bào)告。

合同管理活動(dòng)可能包括。

收集數(shù)據(jù)和管理項(xiàng)目記錄，包括維護(hù)對(duì)實(shí)體和財(cái)務(wù)績效的詳細(xì)記錄，以及建立可測(cè)量的采購績效指標(biāo)。

完善采購計(jì)劃和進(jìn)度計(jì)劃。

建立與采購相關(guān)的項(xiàng)目數(shù)據(jù)的收集分析和報(bào)告機(jī)制，并未組織編制定期報(bào)告。

監(jiān)督采購環(huán)境，以便引導(dǎo)或調(diào)整實(shí)施。

向賣方付款。

在合同收尾前，若雙方達(dá)成共識(shí)，可以根據(jù)協(xié)議中的變更控制條款隨時(shí)對(duì)協(xié)議進(jìn)行修改，通常要書面記錄對(duì)協(xié)議的修改。

12.3.1.5批準(zhǔn)的變更請(qǐng)求。

批準(zhǔn)的變更請(qǐng)求可能包括對(duì)合同條款和條件的修改，例如修改采購工作說明書定價(jià)，以及對(duì)產(chǎn)品服務(wù)或成果的描述，與采購相關(guān)的任何變更再通過控制采購過程實(shí)施之前，都需要以書面形式正式記錄并取得正式批準(zhǔn)，再復(fù)雜的項(xiàng)目和項(xiàng)目集中變更請(qǐng)求可能由參加項(xiàng)目賣方提出并對(duì)賣方參與，其他賣方影響項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該有能力去識(shí)別溝通和解決，會(huì)影響多數(shù)賣方的工作變更。

12.3.1.6工作績效數(shù)據(jù)。

工作績效數(shù)據(jù)包含與項(xiàng)目狀態(tài)有關(guān)的賣方書記，例如技術(shù)績效已啟動(dòng)進(jìn)展都會(huì)結(jié)束的，活動(dòng)已產(chǎn)生或投入成本，工作績效數(shù)據(jù)，還可能包括一項(xiàng)賣方付款情況。

12.3.2.2索賠管理。

如果合同雙方無法自行解救作廢管理的可能，不得不按合同中的規(guī)定程序用代替解決爭議解決方法去處理，談判是解決所有索賠和爭議的首選方法。

12.2.3.2數(shù)據(jù)分析。

績效審查。對(duì)照協(xié)議對(duì)質(zhì)量資源進(jìn)度和成本進(jìn)行績效進(jìn)行測(cè)量比較和分析，一是審查合同工作的績效，其中包括確定工作包提前或落后進(jìn)度計(jì)劃超出或低速預(yù)算，以及是否存在資源或質(zhì)量問題。

掙值分析。計(jì)算進(jìn)度和成本變態(tài)以及進(jìn)度和成本績效指數(shù)與確定偏離目標(biāo)的程度。

趨勢(shì)分析。趨勢(shì)分析可用于編制關(guān)于成本績效的完工計(jì)算，以確定績效是正在改善還是惡化關(guān)于完工估算方法的

12. 3.2.4檢查。

檢查是指對(duì)承包商正在執(zhí)行的工作進(jìn)行結(jié)構(gòu)化的審查，可能涉及對(duì)可交付成果的簡單審查或?qū)ぷ鞅旧淼膶徖韺彶?，在施工工程和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目中，包括買方和承包商聯(lián)合巡檢現(xiàn)場(chǎng)，確保雙方對(duì)正在進(jìn)行的工作有共同的認(rèn)識(shí)。

12. 3.2.5審計(jì)。

審計(jì)是對(duì)采購過程的結(jié)構(gòu)化成，應(yīng)該在采購活動(dòng)中明確規(guī)定與審計(jì)有關(guān)的權(quán)利和義務(wù)，買方的項(xiàng)目經(jīng)理和賣房項(xiàng)目經(jīng)理都應(yīng)該關(guān)注審計(jì)結(jié)果，以便對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行必要調(diào)整。

12.3.3控制采購輸出。

12.3.3.1采購關(guān)閉。

買方通常通過集郵授權(quán)的采購管理員向賣方發(fā)出合同，已經(jīng)完成的正式書面通知關(guān)于正式關(guān)閉采購的要求，通常以在合同條款和條件中規(guī)定，并包括在采購管理活動(dòng)計(jì)劃中，一般而言，這些要求包括以按時(shí)按質(zhì)按要求交付，全部可交付成果沒有為解決索賠或發(fā)票全部最終款項(xiàng)已經(jīng)付清。項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該在關(guān)閉采購之前批準(zhǔn)所有的可交付成果。

12.3.3.3采購文檔更新。

財(cái)務(wù)文檔更新可包括用于支持合同的全部進(jìn)度計(jì)劃，已提出單位批準(zhǔn)的合同變更以及批準(zhǔn)的變更請(qǐng)求。采購文檔還包括由賣方編制的技術(shù)文件以及其他工作績效信息，例如可交付成果的狀況，賣方績效報(bào)告和擔(dān)保財(cái)務(wù)文件以及與合同相關(guān)的檢查結(jié)果。

12.3.3.7組織過程資產(chǎn)更新。

作為控制采購過程結(jié)果需要更新的組織過程資產(chǎn)包括。

支付計(jì)劃和請(qǐng)求。所有支付都應(yīng)按合同條款和條件進(jìn)行。

賣方績效評(píng)估文件。賣方績效評(píng)估文件由買方準(zhǔn)備用于記錄賣房繼續(xù)實(shí)行丹田合同工作的能力，說明是否允許賣方城建未來項(xiàng)目或?qū)u方現(xiàn)在的項(xiàng)目執(zhí)行工作或過去的執(zhí)行工作進(jìn)行評(píng)級(jí)。

預(yù)審合格賣方清單更新。預(yù)審核和賣方清單是以前已經(jīng)通過資格審查的錢袋賣方清單，因?yàn)橘u方可能因績效不佳而被取消資格，并從清單中刪除，所以應(yīng)該根據(jù)控制采購過程結(jié)果來更新這個(gè)清單。

經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)知識(shí)庫。經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)應(yīng)該歸檔到經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)知識(shí)庫中，以改善未來項(xiàng)目采購工作，在合同執(zhí)行終了時(shí)，應(yīng)把采購的實(shí)際成果與原始采購管理計(jì)劃中的預(yù)期成果進(jìn)行比較，應(yīng)該經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)中說明項(xiàng)目目標(biāo)是否達(dá)成，若未達(dá)成的說明原因。

采購檔案。應(yīng)該準(zhǔn)備好帶索引的全套合同文檔，包括已關(guān)閉的合同，并將其納入最終的項(xiàng)目檔案。

物資采購檔案管理制度

　　我給你提供兩篇也是從網(wǎng)上搜別人的，希望能對(duì)你有所幫助
　　第一篇
　　供應(yīng)部工作職責(zé)和工作標(biāo)準(zhǔn)
　　一、目的作用：
　　1.1可作為供應(yīng)部開展工作的規(guī)范依據(jù)。
　　1.2可作為公司領(lǐng)導(dǎo)考核供應(yīng)部工作業(yè)績的衡量依據(jù)。
　　1.3可作為供應(yīng)部人員工作中相互監(jiān)督與協(xié)作配合的依據(jù)。
　　二、管理歸口
　　總經(jīng)理是供應(yīng)部的上級(jí)直接領(lǐng)導(dǎo)。
　　供應(yīng)部的工作直接對(duì)總經(jīng)理負(fù)責(zé)。
　　三、工作職責(zé)
　　1、采購計(jì)劃的編制
　　負(fù)責(zé)根據(jù)生產(chǎn)、總務(wù)、設(shè)備及檢驗(yàn)等各部室物品需求計(jì)劃，編制與之相配套的采購計(jì)劃，并組織具體的實(shí)施，保證經(jīng)營過程中的物資供應(yīng)。
　　2、物資供應(yīng)：
　　2.1負(fù)責(zé)原輔材料、中藥材、包裝材料、備品、備件、辦公用品、檢驗(yàn)用品及燃料等的采購供應(yīng)工作。
　　2.2認(rèn)真做好市場(chǎng)調(diào)查和預(yù)測(cè)。掌握物資供應(yīng)情況。
　　2.3及時(shí)采購物資采購計(jì)劃中提出的各類物資，做到既要價(jià)格合理，又要保證質(zhì)量。
　　2.4負(fù)責(zé)各類采購合同的簽訂與管理、落實(shí)工作，并制訂相應(yīng)的管理制度。
　　2.5嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)制定的物資供應(yīng)制度，按照采購原則進(jìn)行采購作業(yè)，根據(jù)生產(chǎn)安排做好物資供應(yīng)的進(jìn)度控制，實(shí)現(xiàn)物流的優(yōu)化管理。
　　3、采購物資的入庫與結(jié)算：
　　3.1負(fù)責(zé)辦理購進(jìn)物資的到貨后的相關(guān)手續(xù)的辦理工作。

　　3.2對(duì)不合格產(chǎn)品及時(shí)退貨。
　　4、供貨單位的質(zhì)量審核：
　　4.1參加對(duì)供貨單位進(jìn)行質(zhì)量管理體系的審核工作。
　　4.2加強(qiáng)物資供應(yīng)檔案的管理，做好物資信息情報(bào)的工作，建立起牢固可靠的物資供應(yīng)網(wǎng)絡(luò)，并不斷開辟和優(yōu)化物資供應(yīng)渠道。
　　4.3負(fù)責(zé)制訂物資采購工作各項(xiàng)管理制度。
　　4.4建立可靠的物資供應(yīng)基地，會(huì)同質(zhì)量管理部等有關(guān)部門做好供應(yīng)商評(píng)估、優(yōu)化選擇、關(guān)系處理等工作。使之按時(shí)、按質(zhì)、按量進(jìn)行物資供應(yīng)。
　　5、負(fù)責(zé)企業(yè)外委托加工的出入庫業(yè)務(wù)。
　　6、與企業(yè)內(nèi)各部門加強(qiáng)溝通配合，處理好生產(chǎn)經(jīng)營過程中發(fā)生的各物流管理需求協(xié)調(diào)平衡的事項(xiàng)和突發(fā)問題。
　　7、完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。
　　四、職責(zé)權(quán)限：
　　4.1對(duì)于未經(jīng)批準(zhǔn)的計(jì)劃有權(quán)拒絕供應(yīng)。
　　4.2有權(quán)要求倉庫保管員提供報(bào)庫存表。
　　4.3采購權(quán)：
　　4.3.1食堂用具的采購權(quán)。
　　4.3.2辦公用品、用具及勞動(dòng)保護(hù)用品、工裝的采購權(quán)。
　　4.3.3衛(wèi)生用品、用具的采購權(quán)。
　　4.3.4公司內(nèi)備品、備件、生產(chǎn)用品用具及維修用料的采購權(quán)。
　　4.3.5檢驗(yàn)用品及用具的采購權(quán)。
　　4.3.6企業(yè)用燃料的采購權(quán)
　　五、工作標(biāo)準(zhǔn)
　　5.1堅(jiān)決執(zhí)行總經(jīng)理下達(dá)的各項(xiàng)工作指令，并且圓滿地完成。
　　5.2根據(jù)生產(chǎn)需求計(jì)劃和物資庫存情況編制合理的采購計(jì)劃，按時(shí)、按質(zhì)、 按量地供應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所需要的各種物資，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)提供了物資保障。
　　5.3嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)物資供應(yīng)制度，遵守企業(yè)制定的采購原則，采購作業(yè)及供應(yīng)商管理、供應(yīng)渠道的建立等方面的工作均符合企業(yè)規(guī)定要求。
　　5.4與其他部門能夠很好地溝通和協(xié)作配合，對(duì)物資供應(yīng)發(fā)生異常情況或生產(chǎn)任務(wù)的臨時(shí)調(diào)整變動(dòng)，均能較好地與有關(guān)部門協(xié)調(diào)處理。
　　5.5根據(jù)各部門需注計(jì)劃，實(shí)行定期訂購和定量訂購方式，達(dá)到最小限度地占用流動(dòng)資金，提高資金使用效益。
　　5.6對(duì)供應(yīng)商的管理辦法行之有效，所建立的物資供應(yīng)渠道及供應(yīng)網(wǎng)絡(luò)牢固
　　可靠，對(duì)物資供應(yīng)的情報(bào)工作及物資供應(yīng)檔案資料管理均達(dá)到了規(guī)范要求。
　　5.7對(duì)業(yè)務(wù)員的日常管理嚴(yán)格，外出工作人員沒有出現(xiàn)損害企業(yè)利益及違章違紀(jì)現(xiàn)象，工作效率普遍反映均好。
　　5.8日常工作管理有條理，辦公室整潔，工作秩序好、效率高。
　　5.9與其他部門在工作上能較好地溝通和協(xié)作配合。

　　供應(yīng)部工作流程
　　供應(yīng)部主要負(fù)責(zé)生產(chǎn)性物料及辦公用品、生產(chǎn)相關(guān)輔助用品、檢驗(yàn)用品的采購工作及外委加工工作。
　　依據(jù)生產(chǎn)管理部下達(dá)的生產(chǎn)物料采購計(jì)劃、各部門提交的物品使用計(jì)劃及庫存報(bào)表，供應(yīng)部計(jì)劃員分解采購計(jì)劃，報(bào)生產(chǎn)管理部負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人、主管經(jīng)理審批確認(rèn)后，分解下達(dá)采購計(jì)劃給各相關(guān)采購員。采購員依據(jù)質(zhì)量管理部下發(fā)的物料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及采購計(jì)劃進(jìn)行比價(jià)后，確定供應(yīng)商進(jìn)行采購。
　　物料到貨時(shí)業(yè)務(wù)員填寫到貨通知，到貨通知隨貨物一同送到倉庫，由倉庫保管員進(jìn)行初檢，確認(rèn)數(shù)量，核實(shí)無誤后，在到貨通知上簽字確認(rèn)，將到貨通知第三聯(lián)由倉庫保管員保存，第二聯(lián)送交財(cái)務(wù)，第一聯(lián)返回供應(yīng)部，物料入庫待驗(yàn)。
　　月底結(jié)帳時(shí)如發(fā)票未到，由采購員辦理暫入庫手續(xù)，發(fā)票到達(dá)后辦理正式入庫沖回暫入庫，業(yè)務(wù)員填寫入庫單，供應(yīng)部負(fù)責(zé)人審核簽字，倉庫保管員填寫本批物料批號(hào)、代碼、檢驗(yàn)報(bào)告單號(hào)并簽字確認(rèn)，財(cái)務(wù)部依據(jù)入庫單及合格報(bào)告單辦理入庫及結(jié)算業(yè)務(wù)。
　　為保證供貨質(zhì)量，企業(yè)應(yīng)建立供應(yīng)商評(píng)估小組，由質(zhì)量管理部、財(cái)務(wù)部、供應(yīng)部等有關(guān)部門參與，并定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估。主要物資的采購應(yīng)確定兩個(gè)以上的定點(diǎn)單位，以保證物資渠道的暢通。

　　供應(yīng)部管理制度
　　直接上級(jí)：總經(jīng)理；
　　部門性質(zhì)：負(fù)責(zé)采購、供應(yīng)材料、備品配件其他物資；
　　管理權(quán)限：受辦公室委托，行使對(duì)采購、供應(yīng)的管理權(quán)限，并承擔(dān)執(zhí)行公司規(guī)章制度、管理規(guī)程及工作指令的義務(wù)；
　　管理職能：合理地組織采購，并及時(shí)供應(yīng)生產(chǎn)所需的物資；
　　供應(yīng)部職責(zé)：
　　1 從辦公室的統(tǒng)一指揮，嚴(yán)格執(zhí)行工作指令，一切管理行為向辦公室負(fù)責(zé)；
　　2．負(fù)責(zé)編制原、輔材料及備品配件的供應(yīng)計(jì)劃。認(rèn)真組織原輔材料、包裝材料的供應(yīng)與采購，做好原輔材料、包裝材料等備品配件的進(jìn)、出、存庫統(tǒng)計(jì)核算工作；
　　3．制訂本部的工作計(jì)劃和目標(biāo)；
　　4．了解市場(chǎng)上公司所需采購的物資、備品的變化的情況；
　　5．調(diào)查研究本行業(yè)采購物資、備品的規(guī)律；
　　6．采購方式設(shè)定；
　　7．對(duì)主要供應(yīng)商進(jìn)行等級(jí)、品質(zhì)、交貨期、價(jià)格、服務(wù)、信用等能力的評(píng)估；
　　8．采購前要詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)；
　　9．合理編制采購計(jì)劃、實(shí)施采購；
　　10．處理與協(xié)調(diào)和供應(yīng)商之間的關(guān)系；
　　11．組織對(duì)物資市場(chǎng)信息的搜集和分析；
　　12．檢查、考核、評(píng)比采購人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力；
　　13．完成臨時(shí)交辦的其他事項(xiàng)；
　　1 供應(yīng)部在職人員行為規(guī)范：
　　1.1 本職位人員所必須作的許多重要的決定，都是以良好的普通常識(shí)及邏
　　輯判斷做依據(jù)。
　　1.2 本職務(wù)說明不可能涵蓋所有的事項(xiàng)，本職位人員應(yīng)執(zhí)行由采購經(jīng)理在任何時(shí)間所指派之任何公務(wù)。
　　1.3與賣場(chǎng)的充分溝通與密切配合的合作關(guān)系，是本職位成功的必要條件。
　　1.4 采購人員成功的要素有下列七項(xiàng)，本職位人員應(yīng)確實(shí)做好：
　?。?） 操守廉潔
　?。?） 掌握市場(chǎng)
　?。?） 積極認(rèn)真
　?。?） 適應(yīng)性強(qiáng)
　?。?） 精打細(xì)算
　?。?） 精打細(xì)算
　　2 采購程序 ：
　　2.1 采購工作以“采購計(jì)劃”和“認(rèn)證結(jié)果”為依據(jù)。
　　2.2 采購安全性關(guān)鍵器件必須是其獲得了安規(guī)認(rèn)可。
　　2.3 在可行時(shí)，可以委托物料加工者或采購代理方進(jìn)行進(jìn)貨檢驗(yàn)，但應(yīng)與之形成質(zhì)量保證協(xié)議。
　　2.4 采購人員必須具備采購活動(dòng)需要的專業(yè)知識(shí)，能熟練運(yùn)用電腦在信息網(wǎng)上進(jìn)行數(shù)據(jù)處理工作，有一定的英語水平和較好的談判技能。
　　2.5 根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，采購部下達(dá)經(jīng)批準(zhǔn)的基本物料采購計(jì)劃、零星采購計(jì)劃，該計(jì)劃是采購活動(dòng)中“采購什么？采購多少？何時(shí)到貨？”的基本依據(jù)。
　　2.6 采購部根據(jù)器件的分類，把基本物料采購計(jì)劃分配給不同的采購責(zé)任人。
　　2.7 采購責(zé)任人員在收到采購計(jì)劃后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)計(jì)劃的可執(zhí)行性，如有不可執(zhí)行的項(xiàng)目，應(yīng)以書面形式反饋給計(jì)劃制訂部門，以便計(jì)劃部門及時(shí)調(diào)整計(jì)劃。
　　2.8 采購人員將采購計(jì)劃逐項(xiàng)核對(duì)評(píng)定的供應(yīng)商相關(guān)信息，擬制采購訂單，采購訂單應(yīng)清楚列明采購物料對(duì)應(yīng)的本公司編碼、生產(chǎn)廠家、相應(yīng)的廠家規(guī)格/型號(hào)、采購數(shù)量和要求交貨的日期等。貨期不能滿足時(shí)，需注明新的定約時(shí)間。
　　2.9 采購訂單必須按采購訂單審批、簽返流程進(jìn)行規(guī)范化和審批，采購人員將經(jīng)采購經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)的訂單發(fā)給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)簽返以示確認(rèn)。采購訂單簽返后即生效，其復(fù)印件應(yīng)由采購部存檔并妥善保管。
　　2.10 簽返的訂單如有價(jià)格、貨期、包裝的更改，采購人員應(yīng)重新評(píng)議。
　　2.11 采購計(jì)劃中，未列入評(píng)定合格供應(yīng)商的物料，則屬風(fēng)險(xiǎn)采購；風(fēng)險(xiǎn)采購必須在申請(qǐng)單獲得準(zhǔn)許后，方可實(shí)施采購。此物料的使用應(yīng)由相關(guān)技術(shù)人員明確特定用途和要求，不可簡單二次使用的此類物料，如有二次使用應(yīng)在受控狀態(tài)下進(jìn)行。
　　2.12 訂單下達(dá)后，采購人員負(fù)責(zé)跟單，不斷提醒供應(yīng)商按期交貨。
　　2.13 貨到暫存庫，采購員應(yīng)告知暫存庫收貨人員物料的緊急程度，以便及時(shí)送檢。
　　2.14 采購安全關(guān)鍵器件必須是其獲得了安規(guī)認(rèn)可，未獲認(rèn)可不得采購；因技術(shù)改進(jìn)或其他特殊要求需作物料替換時(shí)，必須履行規(guī)定的認(rèn)可審批手續(xù)。
　　2.15 當(dāng)顧客特別要求時(shí)，可在本公司或供應(yīng)商處對(duì)采購物料進(jìn)行符合性驗(yàn)證。
　　2.16 外協(xié)加工控制
　　a)外協(xié)加工采購小組負(fù)責(zé)及時(shí)、正確地申請(qǐng)、傳送外協(xié)加工所需技術(shù)文件、專用工裝和儀器；
　　b)對(duì)重點(diǎn)物料，由外協(xié)采購人員組織對(duì)外協(xié)供應(yīng)商相關(guān)人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)、生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)指導(dǎo)和并進(jìn)行首次加工評(píng)審。外協(xié)物料可以由質(zhì)檢部檢驗(yàn)員或授權(quán)人在供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)檢驗(yàn)，也可以送回檢驗(yàn)，具體檢驗(yàn)方式由技術(shù)工程部提出、實(shí)施；
　　c)由采購部負(fù)責(zé)保持和外協(xié)加工供應(yīng)商的日常溝通和聯(lián)絡(luò)，協(xié)調(diào)解決外協(xié)加工過程中的品質(zhì)、工藝等問題。
　　d)由技術(shù)工程部組織對(duì)外協(xié)供應(yīng)商實(shí)施定期考評(píng)，組織工藝輔導(dǎo)和品質(zhì)稽查，監(jiān)督供應(yīng)商落實(shí)糾正、預(yù)防措施。
　　e)外協(xié)供應(yīng)商必須按公司的要求提供產(chǎn)品生產(chǎn)過程中的有關(guān)品質(zhì)數(shù)據(jù)，該數(shù)據(jù)由質(zhì)量工程部管理并納入公司質(zhì)量月報(bào)中。
　　3 驗(yàn)貨控制程序
　　3.1 供應(yīng)商將物料送到暫存庫，暫存庫管理人員在接收送來的物料時(shí)，應(yīng)對(duì)其品種、數(shù)量和包裝進(jìn)行核對(duì)和登記。
　　3.2 暫存庫管理人員填寫送檢單并送到質(zhì)檢部，由質(zhì)檢人員實(shí)施驗(yàn)證，對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)采購物料質(zhì)檢部應(yīng)按加嚴(yán)方式驗(yàn)證或檢驗(yàn)方可入庫。
　　3.3 對(duì)于已經(jīng)在外協(xié)廠或其他場(chǎng)所檢驗(yàn)的物料，暫存庫根據(jù)質(zhì)檢部開具的合格單據(jù)進(jìn)行“直接接收”操作。

　　第二篇

　　物資采購管理制度
　　一、采購管理制度

　　（一）采購依據(jù)

　　1、本公司各類物資采購均需提出申請(qǐng)，填寫“采購?fù)ㄖ獑巍?，由采供部統(tǒng)一采購。

　　2、凡食堂食品采購，憑食堂報(bào)單采購；如由公司經(jīng)費(fèi)報(bào)銷商品的采購，憑需求單位填寫并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)的“采購?fù)ㄖ獑巍苯邮懿少徣蝿?wù)，否則應(yīng)拒絕接受任務(wù)。反之，以失職處罰。

　　3、采供部憑“采購?fù)ㄖ獑巍辈少彛坏秒S意變換物資的品種、規(guī)格、數(shù)量，否則，后果自負(fù)；如因“采購?fù)ㄖ獑巍庇姓`而購錯(cuò)了物資，由簽發(fā)“采購?fù)ㄖ獑巍钡呢?fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。

　?。ǘ┎少徳瓌t

　　1、嚴(yán)禁非專職采購員采購物資。

　　2、洽談采購交易業(yè)務(wù)，必須有兩人以上共同進(jìn)行。

　　3、堅(jiān)持貨比三家，如庫存期貨（指庫存一個(gè)月以上的商品）進(jìn)貨800元以上，2000元以內(nèi)，必須將貨比三家的情況向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，取得同意后，方可進(jìn)貨；2000元以上，需報(bào)總經(jīng)理同意后，方可進(jìn)貨；以減少庫存積壓，有利于資金周轉(zhuǎn)。

　　4、大宗物資采購，由總公司組織公開招標(biāo)采購。米、面、油原則兩月一次；煤炭兩月一次。采購程序按《淮陰師范學(xué)院飲食服務(wù)總公司物資招標(biāo)工作暫行規(guī)定》（見付件）執(zhí)行。

　　5、實(shí)行采購回避制度。凡涉及與親屬進(jìn)行業(yè)務(wù)交往的要主動(dòng)回避。

　　6、采購中嚴(yán)禁接受“送點(diǎn)”“帶點(diǎn)”或“拿點(diǎn)”“吃點(diǎn)”行為。

　　7、加強(qiáng)物資招標(biāo)的監(jiān)控管理工作。

　?。ㄈ┎少徱?br>
　　1、物資采購必須從批發(fā)市場(chǎng)或產(chǎn)地進(jìn)貨。

　?。?）米、面必須從具備加工條件，符合衛(wèi)生要求的大型正規(guī)廠家進(jìn)貨；

　　（2）干貨在保證質(zhì)、價(jià)前提下，必須從批發(fā)市場(chǎng)或產(chǎn)地進(jìn)貨；

　?。?）調(diào)味品必須在先查驗(yàn)衛(wèi)生許可證，質(zhì)量合格證（保留復(fù)印件）、產(chǎn)品生產(chǎn)日期后采購；

　　2、嚴(yán)禁購變質(zhì)、變味及未經(jīng)食品衛(wèi)生檢驗(yàn)的私人葷食，對(duì)推銷搭配食品嚴(yán)格控制；

　　3、物資采購必須開具正規(guī)統(tǒng)一發(fā)票（農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)除外）；采購中涉及的稅費(fèi)一律由賣方承擔(dān)，采購進(jìn)價(jià)一律為含稅價(jià)；

　　4、如一時(shí)采購不到的短缺商品，要及時(shí)向需求單位說明原因，并采取補(bǔ)救措施，保證工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)；

　　5、采購率要達(dá)到80%以上；部分采購數(shù)量（蔬菜類的）可在要求的數(shù)量上下浮動(dòng)20%；

　　6、采購員需保管好隨身所帶的現(xiàn)金、支票，如有缺少，后果自負(fù)。

　?。ㄋ模┎少彆r(shí)間

　　1、每日早上5：30分到淮海菜場(chǎng)采購葷菜（餐廳采購單務(wù)必于前一天下午六點(diǎn)前開出）下午1：00到南門菜場(chǎng)采購蔬菜（各餐廳采購單務(wù)必于當(dāng)天上午十點(diǎn)半前開出）。

　　2、北校區(qū)周六周日的蔬菜于當(dāng)天凌晨2：30在星光菜場(chǎng)采購（餐廳采購單務(wù)必于前一天下午六點(diǎn)前開出）。

　　3、各餐廳到總公司倉庫打單領(lǐng)物資。

　　4、周二上午為日常采購。

　　5、周三上午第六餐廳小賣部物資采購。

　　6、周四到王營糧食市場(chǎng)采購雜糧。

　　7、周五晚上買魚。

　　8、周六上午第六餐廳小賣部物資采購。

　　9、大宗物資憑出庫單供貨，在24小時(shí)內(nèi)將物資送到。

　　二、物資驗(yàn)收、保管管理制度

　?。ㄒ唬?yàn)收制度

　　1、驗(yàn)收員在驗(yàn)收商品時(shí)，要注意檢驗(yàn)、核對(duì)商品的數(shù)量、規(guī)格、生產(chǎn)廠家、商標(biāo)、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期和質(zhì)量等。

　　2、有下列情況之一，保管員可以拒絕驗(yàn)收入庫；

　?。?）無生產(chǎn)廠家、地址、商標(biāo)者，或有但不詳不全者。

　?。?）商品有效期已過期或已變質(zhì)；

　?。?）商品品牌與生產(chǎn)廠家不符；

　　（4）商品非本公司所需；

　?。?）商品規(guī)格不符；

　?。?）其他不符合入庫條件者；

　　（二）保管制度

　　1、采購回的物資均由驗(yàn)收員、保管員驗(yàn)收數(shù)量、質(zhì)量，驗(yàn)收后入庫并及時(shí)打印入庫單、登記入帳。

　　2、庫內(nèi)物資要合理分類，擺放整齊，明碼標(biāo)簽，先進(jìn)先出，防止霉變，防止鼠害。

　　3、物品出庫要有出庫單，建立物資出入庫帳冊(cè)，做到帳物相符，手續(xù)齊全。

　　4、每天進(jìn)出物品要及時(shí)記帳，定期編報(bào)收支結(jié)存表，月終盤點(diǎn)表，每月2日前將上月倉庫報(bào)表上報(bào)總帳會(huì)計(jì)，對(duì)盤盈盤虧物品要查明原因，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)登記入帳。

　　5、凡進(jìn)庫的原料、半成品概不對(duì)外供應(yīng)轉(zhuǎn)讓。管好固定資產(chǎn)和各種炊餐具，固定資產(chǎn)借出需有經(jīng)理批準(zhǔn)，易碎物品等借出需留下足夠押金。對(duì)新購設(shè)備及時(shí)登記固定資產(chǎn)帳。報(bào)廢時(shí)經(jīng)有關(guān)人員鑒定報(bào)主管部門批準(zhǔn)后方可銷帳。

　　6、做好周轉(zhuǎn)容器的保存管理工作（如：麻袋、面粉袋、蛋筐等）。庫房內(nèi)不準(zhǔn)為私人存放物品。

　　7、庫房內(nèi)不準(zhǔn)閑人進(jìn)入。

政府采購招標(biāo)流程

一、接受委托
政府采購中心接到采購項(xiàng)目審批表后辦理以下事宜：
（一）填制工程采購項(xiàng)目受理單，并登記編號(hào)。
（二）與采購人簽訂委托代理協(xié)議。
（三）要求采購人提供圖紙、發(fā)改委立項(xiàng)批文等。
（四）成立由招標(biāo)人代表和有關(guān)部門人員組成的項(xiàng)目招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)工程建設(shè)項(xiàng)目的采購工作。
二、發(fā)布招標(biāo)公告及發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書
（一）采用公開招標(biāo)方式的，要發(fā)布招標(biāo)公告，公告內(nèi)容主要包括：1、招標(biāo)人的名稱和地址；2、招標(biāo)項(xiàng)目的內(nèi)容、規(guī)模、資金來源；3、招標(biāo)項(xiàng)目的施工地點(diǎn)和工期；4、獲取招標(biāo)文件或者資格預(yù)審文件的地點(diǎn)和時(shí)間；5、對(duì)招標(biāo)文件或者資格預(yù)審文件收取的費(fèi)用；6、對(duì)投標(biāo)人的資質(zhì)等級(jí)的要求。
（二）采用邀請(qǐng)招標(biāo)方式的，采購中心向三家以上具備承擔(dān)施工招標(biāo)項(xiàng)目的能力、資信良好的特定的法人或者其他組織發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書，投標(biāo)邀請(qǐng)書內(nèi)容與招標(biāo)公告所載明的內(nèi)容一致。
三、資格審查
（一）采取資格預(yù)審的，采購中心發(fā)布資格預(yù)審公告、編制資格預(yù)審文件，資格預(yù)審公告適用有關(guān)招標(biāo)公告的規(guī)定，在資格預(yù)審文件中載明資格預(yù)審的條件、標(biāo)準(zhǔn)和方法；根據(jù)招標(biāo)項(xiàng)目本身的特點(diǎn)和需要，要求潛在投標(biāo)人或者投標(biāo)人提供滿足其資格要求的文件，采購中心組織相關(guān)部門對(duì)潛在投標(biāo)人或者投標(biāo)人進(jìn)行資格審查；經(jīng)資格預(yù)審后，采購中心向資格預(yù)審合格的潛在投標(biāo)人發(fā)布資格預(yù)審合格通知書，告知獲取招標(biāo)文件的時(shí)間、地點(diǎn)和方法，并同時(shí)向資格預(yù)審不合格的潛在投標(biāo)人告知資格預(yù)審結(jié)果。
（二）采取資格后審的，在招標(biāo)文件中載明對(duì)投標(biāo)人資格要求的條件、標(biāo)準(zhǔn)和方法。
四、報(bào)名登記
投標(biāo)人代表攜帶本人身份證件和授權(quán)委托書按公告規(guī)定的時(shí)間地點(diǎn)到采購中心報(bào)名登記、領(lǐng)取資格預(yù)審文件。
五、編制招標(biāo)文件
采購中心根據(jù)施工招標(biāo)項(xiàng)目的特點(diǎn)和需要編制招標(biāo)文件。招標(biāo)文件包括下列內(nèi)容：1、投標(biāo)人須知；2、合同主要條款；3、投標(biāo)文件格式；4、采用工程量清單招標(biāo)的，應(yīng)當(dāng)提供工程量清單；5、技術(shù)條款；6、設(shè)計(jì)圖紙；7、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法；8、投標(biāo)輔助材料。
六、出售招標(biāo)文件
招標(biāo)文件經(jīng)招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組審核確認(rèn)后，采購中心按招標(biāo)公告、資格預(yù)審合格通知書或者投標(biāo)邀請(qǐng)書規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)出售招標(biāo)文件，自招標(biāo)文件出售之日起至停止出售之日止，最短不得少于五個(gè)工作日。
七、補(bǔ)遺
根據(jù)需要，招標(biāo)人或采購中心可以對(duì)已發(fā)出的招標(biāo)文件進(jìn)行必要的澄清或修改，以補(bǔ)遺書形式通知所有投標(biāo)人。補(bǔ)遺書必須在開標(biāo)前三日發(fā)出。
八、現(xiàn)場(chǎng)踏勘
采購中心根據(jù)招標(biāo)項(xiàng)目的具體情況，可以組織潛在投標(biāo)人踏勘項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)，向其介紹工程場(chǎng)地和相關(guān)環(huán)境的有關(guān)情況，采購中心或招標(biāo)人不得單獨(dú)或者分別組織任何一個(gè)投標(biāo)人進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)踏勘。如情況許可，可以不組織現(xiàn)場(chǎng)踏勘。
九、答疑
對(duì)于潛在投標(biāo)人在閱讀招標(biāo)文件和現(xiàn)場(chǎng)踏勘中提出的疑問，采購中心以書面形式或召開投標(biāo)預(yù)備會(huì)的方式解答，但需同時(shí)將解答以書面方式通知所有購買招標(biāo)文件的潛在投標(biāo)人，該解答的內(nèi)容為招標(biāo)文件的組成部分。
十、招標(biāo)方式
工程招標(biāo)原則上實(shí)行無標(biāo)底招標(biāo)，采購中心在提供招標(biāo)文件時(shí)，同時(shí)提供工程量清單。需要有標(biāo)底招標(biāo)編制標(biāo)底的，編制過程和標(biāo)底必須保密，標(biāo)底在評(píng)標(biāo)時(shí)只做參考，不做評(píng)標(biāo)的唯一依據(jù)。
十一、投標(biāo)及提交投標(biāo)保證金
（一）投標(biāo)人按照招標(biāo)文件要求，在提交投標(biāo)文件截止時(shí)間前將投標(biāo)文件密封送達(dá)投標(biāo)地點(diǎn)，并由采購中心簽收保存，不得開啟。投標(biāo)人在提交投標(biāo)文件截止時(shí)間前可以補(bǔ)充、修改或者撤回已提交的投標(biāo)文件，并書面通知采購中心，補(bǔ)充、修改的內(nèi)容為投標(biāo)文件的組成部分，在投標(biāo)截止時(shí)間前遞交給采購中心。
（二）投標(biāo)人的投標(biāo)保證金隨投標(biāo)文件一起提交給采購中心。投標(biāo)保證金除現(xiàn)金外，可以是銀行出具的銀行保函、銀行匯票。投標(biāo)保證金數(shù)額為工程概算的2%。
十二、組建評(píng)標(biāo)委員會(huì)
評(píng)標(biāo)委員會(huì)由招標(biāo)人代表和有關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)方面的專家組成，成員為五人以上單數(shù)，其中技術(shù)、經(jīng)濟(jì)方面的專家不得少于成員總數(shù)的三分之二。招標(biāo)人代表不得以專家身份出現(xiàn)。評(píng)標(biāo)委員會(huì)人員名單在中標(biāo)結(jié)果確定前要保密。
十三、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)
開標(biāo)會(huì)議在招標(biāo)文件確定的提交投標(biāo)文件截止時(shí)間的同一時(shí)間公開進(jìn)行。開標(biāo)地點(diǎn)應(yīng)為招標(biāo)文件中的地點(diǎn)。開標(biāo)會(huì)議由采購中心工作人員主持，參加人員包括采購單位代表、投標(biāo)單位代表、紀(jì)委監(jiān)察監(jiān)督員、采購監(jiān)督員、公證等部門人員參加。
（一）開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)會(huì)議程序一般包括：1、投標(biāo)人報(bào)到，交投標(biāo)保證金、遞交投標(biāo)文件；2、召開開標(biāo)預(yù)備會(huì)議（要求投標(biāo)人回避）；3、向全體與會(huì)人員介紹參加開標(biāo)會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督人員；宣讀參會(huì)的投標(biāo)單位及代表名單；4、宣布開標(biāo)會(huì)議紀(jì)律；5、宣讀招標(biāo)文件主要內(nèi)容；6、由投標(biāo)人代表檢查投標(biāo)文件密封情況；7、抽簽決定唱標(biāo)順序；8、唱標(biāo)；9、投標(biāo)人退場(chǎng)回避；10、評(píng)標(biāo)委員會(huì)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)；11、收繳會(huì)場(chǎng)人員通訊工具；12、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)；13、向全體與會(huì)人員公布中標(biāo)結(jié)果；14、公布評(píng)委人員名單；15、質(zhì)疑、答疑；16、會(huì)議結(jié)束。
（二）評(píng)標(biāo)
1、評(píng)標(biāo)由依法組建的評(píng)標(biāo)委員會(huì)負(fù)責(zé)，按招標(biāo)文件中規(guī)定的評(píng)標(biāo)辦法進(jìn)行評(píng)標(biāo)。并在嚴(yán)格保密的情況下進(jìn)行，并由紀(jì)檢監(jiān)察、采購監(jiān)管辦、公證部門人員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。
2、評(píng)委應(yīng)充分研究招標(biāo)文件并熟悉招標(biāo)項(xiàng)目的范圍和性質(zhì)、主要技術(shù)要求、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)標(biāo)方法和評(píng)標(biāo)過程中考慮的相關(guān)因素。在評(píng)標(biāo)時(shí)，評(píng)委首先對(duì)各投標(biāo)文件進(jìn)行初審，列出重大偏差和細(xì)微偏差，出現(xiàn)重大偏差的應(yīng)作廢標(biāo)處理，對(duì)于細(xì)微偏差，評(píng)委會(huì)應(yīng)當(dāng)要求投標(biāo)人在評(píng)標(biāo)結(jié)束予以補(bǔ)正。
3、初步評(píng)審后，評(píng)標(biāo)委員會(huì)應(yīng)當(dāng)根據(jù)招標(biāo)文件的評(píng)標(biāo)方法、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)初步評(píng)審的投標(biāo)文件，進(jìn)行詳細(xì)評(píng)審。
4、采用最低價(jià)法評(píng)標(biāo)的，由評(píng)標(biāo)委員會(huì)對(duì)投標(biāo)人的預(yù)算進(jìn)行審查，評(píng)審出不低于企業(yè)成本的最低報(bào)價(jià)投標(biāo)人。
5、采用綜合評(píng)標(biāo)法的，評(píng)審的因素包括：工程質(zhì)量、施工工期、投標(biāo)報(bào)價(jià)、施工組織設(shè)計(jì)或施工方案、投標(biāo)人資質(zhì)、項(xiàng)目經(jīng)理資質(zhì)及業(yè)績。評(píng)標(biāo)委員會(huì)完成評(píng)標(biāo)后，向招標(biāo)人提出書面評(píng)標(biāo)報(bào)告，推薦1－3名中標(biāo)候選人，并標(biāo)明排列順序。
（三）定標(biāo)
由招標(biāo)人根據(jù)評(píng)標(biāo)委員會(huì)提交的書面評(píng)標(biāo)報(bào)告確定中標(biāo)人，或者由招標(biāo)人授權(quán)評(píng)標(biāo)委員會(huì)直接確定中標(biāo)人。
招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)確定排名第一的中標(biāo)候選人為中標(biāo)人。排名第一中標(biāo)候選人放棄中標(biāo)的，因不可抗力提出不能履行合同或不按招標(biāo)文件規(guī)定不提交履約保證金的，招標(biāo)人可以授權(quán)評(píng)標(biāo)委員會(huì)直接確定排名第二的為中標(biāo)人，第三名同樣程序。
（四）發(fā)中標(biāo)通知書
1、中標(biāo)人確定后，由采購中心向中標(biāo)人發(fā)出中標(biāo)通知書，并將中標(biāo)結(jié)果通知所有未中標(biāo)的投標(biāo)人。
2、投標(biāo)人如對(duì)本次招投標(biāo)活動(dòng)有問題需質(zhì)疑，可以書面形式向招標(biāo)人或采購中心提出，招標(biāo)人或采購中心將按采購法規(guī)定及時(shí)給予合理公正答復(fù)。
十四、提交招標(biāo)情況書面報(bào)告
采購中心自發(fā)出中標(biāo)通知書之日起十五日內(nèi)，向政府采購監(jiān)督部門提交招投標(biāo)情況書面報(bào)告。
（一）包括招標(biāo)范圍；
（二）招標(biāo)方式和發(fā)布招標(biāo)公告媒體；
（三）招標(biāo)文件中投標(biāo)人須知、技術(shù)條件、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法；
（四）評(píng)標(biāo)委員會(huì)的組成和評(píng)標(biāo)報(bào)告；
（五）中標(biāo)結(jié)果。
十五、簽訂施工合同
招標(biāo)人和中標(biāo)人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)，按照招標(biāo)文件和中標(biāo)人投標(biāo)文件簽訂書面合同，采購中心負(fù)責(zé)合同審核。合同一式五份，甲乙雙方各一份，采購中心和采購監(jiān)管辦等各一份。
十六、退還投標(biāo)保證金
招標(biāo)人與中標(biāo)人簽訂合同后五個(gè)工作日內(nèi)，采購中心向未中標(biāo)的投標(biāo)人退還投標(biāo)保證金。
十七、招投標(biāo)資料整理
招標(biāo)結(jié)束后，采購中心將合同及招投標(biāo)過程資料一并整理成冊(cè)，存檔保存。
整理資料有：采購申請(qǐng)、審批表、采購項(xiàng)目受理單；采購中心與采購人簽訂的委托代理協(xié)議；招標(biāo)公告；招標(biāo)文件；補(bǔ)遺書；資質(zhì)審查文件；圖紙答疑；標(biāo)底編制文件；供應(yīng)商報(bào)名表；參加會(huì)議人員名單；評(píng)委會(huì)成員名單；開標(biāo)記錄；廢標(biāo)情況說明；評(píng)標(biāo)報(bào)告；中標(biāo)單位投標(biāo)文件；各投標(biāo)單位標(biāo)函匯總表；公證處書面公證詞；中標(biāo)通知書；中標(biāo)公告；施工合同；驗(yàn)收證明；質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理決定；其它應(yīng)保存的有關(guān)資料。