保險客戶檔案整理

公司客戶信息管理辦法一.總則為使公司對客戶的管理規(guī)范化、有效化，保證穩(wěn)定開展，特制定本辦法。二.客戶界定公司客戶為與公司有業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商和經(jīng)銷商。公司有關(guān)的律師、財務(wù)顧問、廣告、公關(guān)、銀行、保險、融資協(xié)助機構(gòu)，可列為特殊的一類客戶。三.客戶信息管理1．公司信息部負責公司所有客戶信息的匯總、整理。2．公司建立客戶檔案，并編制客戶一覽表供查閱。3．客戶檔案的建立。1).每發(fā)展、接觸一個新客戶，均應(yīng)建立客戶檔案戶頭；2).客戶檔案適當標準化、規(guī)范化，摸清客戶基本信息，如客戶名稱、法定代表人、地址、郵編、電話、傳真、經(jīng)營范圍、注冊資本等。4.客戶檔案的更新、修改。1).客戶單位的重大變動事基、與本公司的業(yè)務(wù)交往，均須記入客戶檔案；2).對客戶單位的重大變動事項、與本公司的業(yè)務(wù)交往，均須記入客戶檔案；3).積累客戶年度業(yè)績和財務(wù)狀況報告。四.公司各部門與客戶接觸的重大事項，均須報告信息部（除該業(yè)務(wù)保密外），不得局限在業(yè)務(wù)人員個人范圍內(nèi)。五.員工調(diào)離公司時，不得將客戶資料帶走，其業(yè)務(wù)部門會同信息部將其客戶資料接收、整理、歸檔。六.建立客戶信息查閱權(quán)限制，未經(jīng)許可，不得隨意調(diào)閱客戶檔案。七.客戶管理接待客戶，按公司對外接待辦法處理，對理要的客戶按貴賓級別接待。與客戶的信函、傳真、長話交往，均應(yīng)按公司各項管理辦法記錄在案，并整合在客戶檔案內(nèi)。對一些較重要、未來將發(fā)展的新客戶，公司要有兩個以上的人員與之聯(lián)系，并建立聯(lián)系報告制。負責與客戶聯(lián)系的員工調(diào)離公司時，應(yīng)由公司及時通知有關(guān)客戶，并指派其員工頂替調(diào)離員工迅速與客戶建立聯(lián)系。八.附則本辦法由信息部解釋、補充，經(jīng)總經(jīng)理批準頒行。

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保險公司檔案管理辦法

保險公司的業(yè)務(wù)檔案既是保險公司經(jīng)營活動的記錄和反映，也是保險公司經(jīng)營活動的史料和證據(jù)，不僅可以為保險公司的經(jīng)營決策提供參考，也可以為查證保險公司的業(yè)務(wù)活動是否合法合規(guī)提供證明。保險公司的業(yè)務(wù)檔案對于國家研究、制定宏觀經(jīng)濟政策，也有一定的參考價值。有鑒于此，保險法對保險公司業(yè)務(wù)檔案的保管作了專門規(guī)定。按照保險法的規(guī)定：1．保險公司的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)當包括記錄保險公司經(jīng)營活動的完整的會計賬簿、原始憑證及有關(guān)資料；2．記錄保險公司經(jīng)營活動的賬簿、原始憑證及有關(guān)資料應(yīng)當依法妥善保管，不得損毀或散失；3．上述業(yè)務(wù)檔案的保管期限，自保險合同終止之日起計算，不得少于10年。

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平安保險公司檔案管理

平安保險公司的資料管理員是對保險公司的各項資料、保險單等進行綜合管理的人員。工作職責如下：1、遵守保險公司規(guī)章制度，嚴格執(zhí)行公司的文件檔案管理規(guī)定，嚴守秘密，不向外界傳播或提供有關(guān)公司的任何資料。2、認真學(xué)習專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務(wù)水平與綜合素質(zhì)，不斷規(guī)范、科學(xué)、完善資料管理體系。3、對檔案資料詳細、系統(tǒng)分類，分類目錄輸入電腦系統(tǒng)，并拷貝二份軟盤備用。4、嚴格執(zhí)行資料借閱制度，需借閱文件的部門必須填寫文件借閱申請表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可外借文件，并做好登記。對損壞或缺少的要及時補充或妥善處理。5、按照公司規(guī)定，對本部門的文件進行收集存檔。對于文件檔案資料中有漏缺或不符合規(guī)范之處，要及時加以補齊訂正。6、負責對保險客戶檔案資料進行存檔，并錄入電腦，對客戶更改的資料要及時進行更新存檔，確保資料的準確性。7、定期對檔案柜進行查檢，做好防潮、防霉措施，確保資料的完好。8、嚴格按照檔案管理規(guī)定，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后，對一些失效文件進行銷毀。9、根據(jù)資料對保險狀況進行分析、列表，及時向部門領(lǐng)導(dǎo)提交最新統(tǒng)計數(shù)據(jù)。10、對負責資料管理的離職員工，必須認真督促把資料完整的移交給下一位接手的人員。

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保險客戶基礎(chǔ)信息檔案卡

客戶基礎(chǔ)資料。即企業(yè)所掌握的客戶的最基本的原始資料，是檔案管理應(yīng)最先獲取的第一手資料。這些資料，是客戶檔案管理的起點和基礎(chǔ)?？蛻糍Y料的獲取，主要是通過推銷員進行的客戶訪問搜集起來的。在檔案管理系統(tǒng)中，大多是建立客戶卡或客戶管理卡的形式出現(xiàn)?？蛻艋A(chǔ)資料主要包括客戶的名稱、地址、電話；所有者、經(jīng)營管理者、法人（這三項應(yīng)包括其個人性格、嗜好、家庭、學(xué)歷、年齡、能力等方面）；創(chuàng)業(yè)時間、與本公司交易時間、企業(yè)組織形式、業(yè)種、資產(chǎn)等方面。2.客戶特征。服務(wù)區(qū)域、銷售能力、發(fā)展?jié)摿?、?jīng)營觀念、經(jīng)營方針與政策、企業(yè)規(guī)模（職工人數(shù)、銷售額等）、經(jīng)營管理特點等。3.業(yè)務(wù)狀況。主要包括目前及以往的銷售實績、經(jīng)營管理者和業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)、與其他競爭公司的關(guān)系、與本公司的業(yè)務(wù)聯(lián)系及合作態(tài)度等。4.交易活動現(xiàn)狀。主要包括棵客戶的銷售活動狀況、存在的問題、保持的優(yōu)勢、未來的對策；企業(yè)信譽與形象、信用狀況、交易條件、以往出現(xiàn)的信用問題等。以上四方面構(gòu)成了客戶檔案管理的重點內(nèi)容，客戶檔案管理基本上是圍繞著這四方面展開的。三、戶檔案管理方法1.建立客戶檔案卡。作為客戶檔案管理的基礎(chǔ)工作，是建立客戶檔案卡（又稱客戶卡、客戶管理卡、客戶資料卡等）。采用卡的形式，主要是為了填寫、保管和查閱方便?？蛻魴n案卡主要記載各客戶的基礎(chǔ)資料，這種資料的取得，主要有三種形式：①.由推銷員進行市場調(diào)查和客戶訪問時整理匯總。②.向客戶寄送客戶資料表，請客戶填寫。③.委托專業(yè)調(diào)查機構(gòu)進行專項調(diào)查。然后根據(jù)這三種渠道反饋的信息，進行整理匯總，填入客戶檔案卡。在上述三種方式中，第一種方式是最常用的。第二種方式由于客戶基于商業(yè)秘密的考慮，不愿提供全部詳實的資料，或者由于某種動機夸大某些數(shù)字（如企業(yè)實力等），所以對這些資料應(yīng)加以審核。但一般來將，由客戶提供的基礎(chǔ)資料絕大多數(shù)是可信的且應(yīng)比較全面。第三種方式主要是由于用于搜集較難取得的客戶資料，特別是危險客戶的信用狀況等，但需要支付較多的費用。通過推銷員進行客戶訪問建立客戶檔案卡的主要做法是：編制客戶訪問日報（或月報），由推銷員隨身攜帶，在進行客戶訪問時，即時填寫，按規(guī)定時間上報，企業(yè)匯總整理，據(jù)此建立分客戶的和綜合的客戶檔案。除外，還可編制客戶業(yè)務(wù)報表和對可客戶銷售報表，以從多角度反映客戶狀況。為此，需制訂推銷員客戶信息報告制度（其中包括日常報告、緊急報告和定期報告）。需制定推銷員客戶信息報告規(guī)程2.客戶分類。利用上述資料，將企業(yè)擁有的客戶進行科學(xué)的分類，目的在于提高銷售效率，促進企業(yè)營銷工作更順利地展開?？蛻舴诸惖闹饕獌?nèi)容包括：①.客戶性質(zhì)分類。分類的標識有多種，主要原則是便于銷售業(yè)務(wù)的展開。如按所有權(quán)，劃分（全民所有制、集體所有制、個體所有制、股份制、合資等）；按客戶性質(zhì)劃分（批發(fā)店、零售商、代理店、特約店、連鎖店、專營店等）；按客戶地獄劃分（商業(yè)中心店、交通樞紐店、居民區(qū)店、其他店鋪等）；按顧客的實際情況，確定客戶等級標準，將現(xiàn)有客戶分為不同的等級，以便于對客戶進行商品管理、銷售管理和貨款回收管理。②.客戶等級分類。企業(yè)根據(jù)實際情況，確定客戶等級標準，將現(xiàn)有客戶分為不同的等級，以便于進行商品管理、銷售管理和貨款回收管理。③.客戶路序分類。為便于推銷員巡回訪問、外出推銷和組織發(fā)貨，首先將客戶劃分為不同的區(qū)域。然后，再將各區(qū)域內(nèi)的客戶按照經(jīng)濟合理原則劃分出不不同的路序。3.客戶構(gòu)成分析。利用各種客戶資料，按照不同的標識，將客戶分類，分析其構(gòu)成情況，以從客戶角度全面把握本公司的營銷狀況，找出不足，確定營銷重點，采取對策，提高營銷效率?？蛻魳?gòu)成分析的主要內(nèi)容包括：①.銷售構(gòu)成分析。根據(jù)銷售額等級分類，分析在公司的銷售額中，各類等級的客戶所占比重。并據(jù)此確定未來的營銷重點。②.商品構(gòu)成分析。通過分析企業(yè)商品總銷售量中，各類商品所占的比重，以確定對不同客戶的商品銷售重點和對策。③.地區(qū)構(gòu)成分析。通過分析企業(yè)總銷售額中，不同地區(qū)所占的比重。借以發(fā)現(xiàn)問題，提出對策，解決問題。④.客戶信用分析。在客戶信用等級分類的基礎(chǔ)上，確定對不同客戶的交易條件、信用限度和交易業(yè)務(wù)處理方法。四、客戶檔案管理應(yīng)注意問題在客戶檔案管理過程中，應(yīng)注意下列問題：1.客戶檔案管理應(yīng)保持動態(tài)性。客戶檔案管理不同于一般的檔案管理。如果一經(jīng)建立，即置之不顧，就失去了其意義。需要根據(jù)客戶情況的變化，不斷地加以調(diào)整，消除過舊資料；及時補充新資料，不斷地對客戶的變化，進行跟蹤記錄。2.客戶檔案管理的重點不僅應(yīng)放在現(xiàn)有客戶上，而且還應(yīng)更多地關(guān)注未來客戶或潛在客戶，為企業(yè)選擇新客戶，開拓新市場提供資料。3.客戶檔案管理應(yīng)“用重于管”，提高檔案的質(zhì)量和效率。不能將客戶檔案束之高閣，應(yīng)以靈活的方式及時全面地提供給推銷人員和有關(guān)人員

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