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年度歸檔文件整理說(shuō)明

時(shí)間:2022-12-21 作者:老師 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

年度歸檔文件整理說(shuō)明

歸檔文件整理規(guī)則如下:

1 范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的歸檔文件的整理原則和方法。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織對(duì)應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的歸檔文件的整理。其他門(mén)類檔案可以參照?qǐng)?zhí)行。企業(yè)單位有其他特殊規(guī)定的,從其規(guī)定。

2 規(guī)范性引用文件

下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。

GB/T18894電子文件歸檔與管理規(guī)范

DA/T1-2000檔案工作基本術(shù)語(yǔ)

DA/T13-1994檔號(hào)編制規(guī)則

DA/T25-2000檔案修裱技術(shù)規(guī)范

DA/T38-2008電子文件歸檔光盤(pán)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

3 術(shù)語(yǔ)和定義

下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

3.1

歸檔文件archivaldocument(s)

立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的文件材料,包括紙質(zhì)和電子文件材料。

3.2

整理arrangement

將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類、排列、編號(hào)、編目等(紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁(yè)、裝盒、排架;電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等),使之有序化的過(guò)程。

3.3

件item

歸檔文件的整理單位。

3.4

檔號(hào)archivalcode

在歸檔文件整理過(guò)程中賦予其的一組字符代碼,以體現(xiàn)歸檔文件的類別和排列順序。

4 整理原則

4.1歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

4.2歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用。

4.3歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求,便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。

4.4歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

5 一般要求

5.1組件(件的組織)

5.1.1件的構(gòu)成

年度歸檔文件整理說(shuō)明

歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件;文件正本與定稿(包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿)為一件;轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;原件與復(fù)制件為一件;正本與翻譯本為一件;中文本與外文本為一件;報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件(作為文件附件時(shí)除外);簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件;會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件,會(huì)議記錄一年一本的,一本為一件;來(lái)文與復(fù)文(請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等)一般獨(dú)立成件,也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的,文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。

5.1.2件內(nèi)文件排序

歸檔文件排序時(shí),正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;原件在前,復(fù)制件在后;不同文字的文本,無(wú)特殊規(guī)定的,漢文文本在前,少數(shù)民族文字文本在后;中文本在前,外文本在后;來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí),復(fù)文在前,來(lái)文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的,文件處理單在前,收文在后;正本在前,發(fā)文稿紙和定稿在后。

5.2分類

5.2.1立檔單位應(yīng)對(duì)歸檔文件進(jìn)行科學(xué)分類,同一全宗應(yīng)保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。

5.2.2歸檔文件一般采用年度—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等方法進(jìn)行三級(jí)分類。

a)按年度分類

將文件按其形成年度分類。跨年度一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。對(duì)于計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰先進(jìn)以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件,統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度??缒甓刃纬傻臅?huì)議文件歸入閉幕年。跨年度辦理的文件歸入辦結(jié)年。當(dāng)形成年度無(wú)法考證時(shí),年度為其歸檔年度,并在附注項(xiàng)加以說(shuō)明。

b)按機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類

將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類。機(jī)構(gòu)分類法與問(wèn)題分類法應(yīng)選擇其一適用,不能同時(shí)采用。采用機(jī)構(gòu)分類的,應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機(jī)構(gòu)對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類,涉及多部門(mén)形成的歸檔文件,歸入文件主辦部門(mén)。采用問(wèn)題分類的,應(yīng)按照文件內(nèi)容所反映的問(wèn)題對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。

c)按保管期限分類

將文件按劃定的保管期限分類。

5.2.3規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類的立檔單位,可以采取年度—保管期限等方法進(jìn)行兩級(jí)分類。

5.3排列

5.3.1歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi),按時(shí)間結(jié)合事由排列。

5.3.2同一事由中的文件,按文件形成先后順序排列。

5.3.3會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

5.4編號(hào)

5.4.1歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫(xiě)檔號(hào)。檔號(hào)編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性原則。

5.4.2檔號(hào)的結(jié)構(gòu)宜為:全宗號(hào)-檔案門(mén)類代碼·年度-保管期限-機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)代碼-件號(hào)。

上、下位代碼之間用“-”連接,同一級(jí)代碼之間用“·”隔開(kāi)。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。

5.4.3檔號(hào)按照以下要求編制:

a)全宗號(hào):檔案館給立檔單位編制的代號(hào),用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識(shí),按照DA/T13-1994編制。

b)檔案門(mén)類代碼·年度:歸檔文件檔案門(mén)類代碼由“文書(shū)”2位漢語(yǔ)拼音首字母“WS”標(biāo)識(shí)。年度為文件形成年度,以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年,如“2013”。

c)保管期限:保管期限分為永久、定期30年、定期10年,分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識(shí)。

d)機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)代碼:機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)代碼采用3位漢語(yǔ)拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí),如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類的,應(yīng)省略機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)代碼。

e)件號(hào):件號(hào)是單件歸檔文件在分類方案最低一級(jí)類目?jī)?nèi)的排列順序號(hào),用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí),不足4位的,前面用“0”補(bǔ)足,如“0026”。

5.4.4歸檔文件應(yīng)在首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí)。

5.4.5歸檔章應(yīng)將檔號(hào)的組成部分,即全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào),以及頁(yè)數(shù)作為必備項(xiàng),機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)可以作為選擇項(xiàng)(見(jiàn)附錄A圖A1)。歸檔章中全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)按照5.4.3編制,頁(yè)數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)(見(jiàn)附錄A圖A2)。為便于識(shí)記,歸檔章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”簡(jiǎn)稱標(biāo)識(shí),機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)也可以用“辦公室”等規(guī)范化簡(jiǎn)稱標(biāo)識(shí)(見(jiàn)附錄A圖A3)。

5.5編目

5.5.1歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號(hào)順序編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì),便于檢索。

5.5.2歸檔文件應(yīng)逐件編目。來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí),對(duì)復(fù)文的編目應(yīng)體現(xiàn)來(lái)文內(nèi)容。歸檔文件目錄設(shè)置序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。

a)序號(hào):填寫(xiě)歸檔文件順序號(hào)。

年度歸檔文件整理說(shuō)明

b)檔號(hào):檔號(hào)按照5.4.2-5.4.3編制。

c)文號(hào):文件的發(fā)文字號(hào)。沒(méi)有文號(hào)的,不用標(biāo)識(shí)。

d)責(zé)任者:制發(fā)文件的組織或個(gè)人,即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。

e)題名:文件標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范,或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的,應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題,自擬內(nèi)容外加方括號(hào)“[]”。

f)日期:文件的形成時(shí)間,以國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日,如19990909。

g)密級(jí):文件密級(jí)按文件實(shí)際標(biāo)注情況填寫(xiě)。沒(méi)有密級(jí)的,不用標(biāo)識(shí)。

h)頁(yè)數(shù):每一件歸檔文件的頁(yè)面總數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。

i)備注:注釋文件需說(shuō)明的情況。

5.5.3歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進(jìn)行編制。目錄表格采用A4幅面,頁(yè)面宜橫向設(shè)置(見(jiàn)附錄B圖B1)。

5.5.4歸檔文件目錄除保存電子版本外,還應(yīng)打印裝訂成冊(cè)。裝訂成冊(cè)的歸檔文件目錄,應(yīng)編制封面(見(jiàn)附錄B圖B2)。

封面設(shè)置全宗號(hào)、全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題),其中全宗名稱即立檔單位名稱,填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊(cè),也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊(cè)。

6 紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、編頁(yè)、裝盒和排架

6.1修整

6.1.1歸檔文件裝訂前,應(yīng)對(duì)不符合要求的文件材料進(jìn)行修整。

6.1.2歸檔文件已破損的,應(yīng)按照DA/T25-2000予以修復(fù);字跡模糊或易退變的,應(yīng)予復(fù)制。

6.1.3歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

6.1.4對(duì)于幅面過(guò)大的文件,應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊。

6.2裝訂

6.2.1歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡(jiǎn)便,做到文件不損頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字,裝訂后文件平整,有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對(duì)歸檔文件本身影響,原裝訂方式符合要求的,應(yīng)維持不變。

6.2.2應(yīng)根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式,裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理,相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致,不同期限的裝訂方式應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一。

6.2.3用于裝訂的材料,不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂。

6.2.4永久保管的歸檔文件,宜采取線裝法裝訂。頁(yè)數(shù)較少的,使用直角裝訂(見(jiàn)附錄C圖C1、圖C2)或縫紉機(jī)軋邊裝訂,文件較厚的,使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件,使用不銹鋼訂書(shū)釘或漿糊裝訂的,裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件長(zhǎng)期保存的需要。

6.2.5永久保管的歸檔文件,不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

6.2.6定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件,裝訂方式按照6.2.4-6.2.5執(zhí)行。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件,裝訂方式可以按照6.2.4執(zhí)行,也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。

6.3編頁(yè)

6.3.1紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁(yè)碼。

6.3.2頁(yè)碼應(yīng)逐頁(yè)編制,宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

6.3.3文件材料已印制成冊(cè)并編有頁(yè)碼的;擬編制頁(yè)碼與文件原有頁(yè)碼相同的,可以保持原有頁(yè)碼不變。6.4裝盒

將歸檔文件按順序裝入檔案盒,并填寫(xiě)檔案盒盒脊及備考表項(xiàng)目。不同年度、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個(gè)檔案盒。

6.4.1檔案盒

6.4.1.1檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長(zhǎng)×寬),盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm、50mm等(見(jiàn)附錄D圖D1)。

6.4.1.2檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同,在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng),并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等選擇項(xiàng)(見(jiàn)附錄D圖D2、圖D3)。

其中,起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào),起件號(hào)填寫(xiě)在上格,止件號(hào)填寫(xiě)在下格;盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào),按進(jìn)館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。

6.4.1.3檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。

6.4.2備考表

備考表置于盒內(nèi)文件之后,項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期(見(jiàn)附錄E)。

a)盒內(nèi)文件情況說(shuō)明:填寫(xiě)盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。

b)整理人:負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員簽名或簽章。

c)整理日期:歸檔文件整理完成日期。

d)檢查人:負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章。

e)檢查日期:歸檔文件檢查完畢的日期。

6.5排架

6.5.1歸檔文件整理完畢裝盒后,上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致,排架方法應(yīng)避免頻繁倒架。

6.5.2歸檔文件按年度—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)—保管期限分類的,庫(kù)房排架時(shí),每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)序列依次上架,便于實(shí)體管理。

6.5.3歸檔文件按年度—保管期限—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類的,庫(kù)房排架時(shí),每年形成的檔案按保管期限依次上架,便于檔案移交進(jìn)館。

7 歸檔電子文件的整理要求

7.1歸檔電子文件組件(件的組織)、分類、排列、編號(hào)、編目,應(yīng)符合本《規(guī)則》“5一般要求”的規(guī)定。

7.2歸檔電子文件的格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等整理要求,參照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》(2014年)、GB/T18894、DA/T48、DA/T38等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

7.3歸檔電子文件整理,應(yīng)使用符合《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》(2014年)、GB/T18894等標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用系統(tǒng)。

機(jī)關(guān)文書(shū)檔案“歸檔說(shuō)明”如何寫(xiě)?

機(jī)關(guān)文書(shū)檔案“歸檔說(shuō)明”,是機(jī)關(guān)文書(shū)檔案以卷為單位的“立卷說(shuō)明”的延續(xù),是機(jī)關(guān)文書(shū)檔案以“件”為單位的整理情況說(shuō)明。 建議機(jī)關(guān)文書(shū)檔案“歸檔說(shuō)明”分兩部分來(lái)寫(xiě):第一部分是歸檔單位基本情況,第二部分是歸檔情況。 具體的講,第一部分歸檔單位基本情況,主要寫(xiě)如下內(nèi)容:一、歸檔單位的名稱、成立時(shí)間、工作性質(zhì)、職能范圍、隸屬關(guān)系;二、內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置、人員編制及領(lǐng)導(dǎo)人的變化情況;三、主要工作活動(dòng)情況及主要工作指標(biāo)任務(wù)完成情況;四、與歸檔單位緊密相關(guān)的重大事件,重大新聞,重大活動(dòng)等。第二部分歸檔情況,主要寫(xiě)如下內(nèi)容:一、歸檔組織形式及分工情況;二、選擇運(yùn)用分類方法;三、歸檔排列與編號(hào)方法;四、歸檔文件材料的來(lái)源、內(nèi)容、形式、數(shù)量、可靠和完整程度情況;五、重要檔案文件的狀況、歸檔人、檢查人、歸檔時(shí)間等;六、形成電子檔案情況。

歸檔文件整理的整理方法

5.1裝訂歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí),正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí),復(fù)文在前,來(lái)文在后。5.2分類歸檔文件可以采用年度—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)—保管期限或保管期限—年度—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。5.2.1按年度分類將文件按其形成年度分類。5.2.2按保管期限分類將文件按劃定的保管期限分類。5.2.3按機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類(本項(xiàng)可以視情況予以取舍)。5.3排列歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi),按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。5.4編號(hào)歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào),在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng),并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等選擇項(xiàng)(見(jiàn)圖A1。圖中“*”號(hào)欄為選擇項(xiàng),不選用時(shí)無(wú)須設(shè)置。以下同)5.4.1全宗號(hào):檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。5.4.2年度;文件形成年度,以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年,如1978。5.4.3保管期限:歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱或代碼。5.4.4件號(hào):文件的排列順序號(hào)。件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件號(hào),分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時(shí)編制。室編件與的編制方法為:在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi),按文件排列順序從“1”開(kāi)始標(biāo)注。館編件號(hào)按進(jìn)館要求標(biāo)注。5.4.5機(jī)構(gòu)(問(wèn)題):作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)名稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。5.5編目歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。5.5.1歸檔文件應(yīng)逐件編目。來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí),只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目(見(jiàn)圖A2)。5.5.1.1件號(hào):填寫(xiě)室編件號(hào)。5.5.1.2責(zé)任者:制發(fā)文件的組織或個(gè)人,即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。5.5.1.3文號(hào):文件的發(fā)文字號(hào)。5.5.1.4題名:文件標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的,可自擬標(biāo)題,外加“〔〕”號(hào)。5.5.1.5日期:文件的形成時(shí)間,以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日,如19990909。5.5.1.6頁(yè)數(shù):每一件歸檔文件的頁(yè)數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè),。5.5.1.7備注:注釋文件需說(shuō)明的情況。5.5.2歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A?4型(長(zhǎng)×寬297mm×210mm)。5.5.3歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等項(xiàng)目(見(jiàn)圖A3)。其中全宗名稱即立檔單位的名稱,填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。5.6裝盒將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒,并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。5.6.1檔案盒5.6.1.1檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長(zhǎng)×寬),盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等(見(jiàn)圖A4a)。5.6.1.2檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同,在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng),并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等選擇項(xiàng)(見(jiàn)圖A4b、圖A4c)其中,起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)第一件文件和最后一件文的件號(hào),中間用“—”號(hào)連接;盒號(hào)即檔盒的排列順序號(hào),在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。5.6.1.3檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。5.6.2備考表備考表置于盒內(nèi)文件之后,項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。5.6.2.1盒內(nèi)文件情況說(shuō)明:填寫(xiě)盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。5.6.2.2整理人:負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。5.6.2.3檢查人:負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。5.6.2.4日期:歸檔文件整理完畢的日期。

文件歸檔的中華人民共和國(guó)歸檔文件整理規(guī)則

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會(huì)組織。 本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。2.1 歸檔文件DA/T22-2000 中華人民共和國(guó)國(guó)家檔案局2000-12-06批準(zhǔn) 2001-01-01實(shí)施2.2 歸檔文件整理將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒,使之有序化的過(guò)程。2.3 件歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件 ,原件與復(fù)制件為一件,轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件,來(lái)文與復(fù)文可為一件。 4.1 歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整,字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。4.2 整理歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。 5.1 裝訂歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí),正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí),復(fù)文在前,來(lái)文在后。5.2 分類歸檔文件可以采用年度-機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)-保管期限或保管期限-年度-機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。5.2.1 按年度分類將文件按其形成年度分類。5.2.2 按保管期限分類將文件按劃定的保管期限分類。5.2.3 按機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類(本項(xiàng)可以視情況予以取舍)。5.3 排列歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi),按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。5.4 編號(hào)歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào),在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng),并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等選擇項(xiàng)。(見(jiàn)圖A1。圖示中“*”號(hào)欄為選擇項(xiàng),不選用時(shí)無(wú)須設(shè)置。以下同)。5.4.1 全宗號(hào):檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。5.4.2 年度:文件形成年度,以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年,如1978。5.4.3 保管期限:歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱或代碼。5.4.4 件號(hào):文件的排列順序號(hào)。件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件號(hào),分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時(shí)編制。室編件號(hào)的編制方法為:在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi),按文件排列順序從1開(kāi)始標(biāo)注。館編件號(hào)按進(jìn)館要求標(biāo)注。5.4.5 機(jī)構(gòu)(問(wèn)題):作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)名稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。5.5 編目歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。5.5.1 歸檔文件應(yīng)逐件編目。來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí),只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。5.5.1.1 件號(hào):填寫(xiě)室編件號(hào)。5.5.1.2 責(zé)任者:制發(fā)文件的組織或個(gè)人,即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。5.5.1.3 文號(hào):文件的發(fā)文字號(hào)。5.5.1.4 題名:文件標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的,可自擬標(biāo)題,外加〔 〕號(hào)。5.5.1.5 日期:文件的形成時(shí)間,以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日,如19990909。5.5.1.6 頁(yè)數(shù):每一件歸檔文件的頁(yè)數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。5.5.1.7 備注:注釋文件需說(shuō)明的情況。5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長(zhǎng)×寬為297mm×210mm)。5.5.3 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等項(xiàng)目(見(jiàn)圖A3)。其中全宗名稱即立檔單位的名稱,填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。5.6 裝盒將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒,并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。5.6.1 檔案盒5.6.1.1 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長(zhǎng)×寬),盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等。(見(jiàn)圖A4(a))。5.6.1.2 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同,在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng),并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等選擇項(xiàng)。其中,起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào),中間用“-”號(hào)連接;盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào),在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。5.6.1.3 檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。5.6.2 備考表備考表置于盒內(nèi)文件之后,項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期(見(jiàn)圖A5)。5.6.2.1 盒內(nèi)文件情況說(shuō)明:填寫(xiě)盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。5.6.2.2 整理人:負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。5.6.2.3 檢查人:負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。5.6.2.4 日期:歸檔文件整理完畢的日期。

歸檔文件整理的整理原則

日常文件歸檔的基本原則是:及時(shí)歸檔,文件齊全、完整,分類準(zhǔn)確。

整理方法:

1、裝訂:

歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí),正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí),復(fù)文在前,來(lái)文在后。

2、分類:

歸檔文件可以采用年度-機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)-保管期限或保管期限-年度-機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。

擴(kuò)展資料:

機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍是:

(一)上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中,普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料,任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料,供工作參考的抄件等;

(二)本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件,無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件,一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿;無(wú)特殊保存價(jià)值的信封,不需辦理的一般性人民來(lái)信、電話記錄,機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料,本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件材料,有關(guān)工作參考的文件材料;

(三)同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中,不需貫徹執(zhí)行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料;

(四)下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中,供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映,抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。

參考資料來(lái)源:百度百科-文件歸檔

標(biāo)簽

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