歸檔文件整理實施細則

法律分析：貫徹落實國家檔案局下發(fā)的《歸檔文件整理規(guī)則》，進一步加強全省檔案基礎業(yè)務建設，提高歸檔文件整理工作規(guī)范化、標準化水平。

法律依據(jù)：《黑龍江省〈歸檔文件整理規(guī)則〉實施細則》（以下簡稱《實施細則》） 《實施細則》共7章26條，分為總則、術語和定義、整理原則、整理的一般要求、紙質(zhì)歸檔文件的其他整理要求、歸檔電子文件的整理要求、附則7個部分，詳細規(guī)定了紙質(zhì)歸檔文件和電子文件的組件、分類、排列、編號等一系列具體整理方法。其中，紙質(zhì)歸檔文件整理還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架，電子文件整理包括格式轉(zhuǎn)化、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等內(nèi)容。

《實施細則》明確規(guī)定，歸檔文件整理工作要符合“簡化整理、深化檢索”的原則，歸檔文件收集應齊全完整，保管期限劃分應客觀準確?！秾嵤┘殑t》在《歸檔文件整理規(guī)則》基礎上，進一步強調(diào)了以件為單位的整理方法，規(guī)范了檔號的編制方法，重點細化了歸檔文件目錄項目設置、逐件編目和著錄的具體要求，詳細規(guī)定了文書檔案裝訂、裝盒方法，并在附錄中以具體示例直觀展現(xiàn)了歸檔章、歸檔文件目錄、檔案盒和備考表的式樣?！秾嵤┘殑t》立足于全省檔案整理工作實際，在充分調(diào)研和廣泛征求社會各方面意見的基礎上，反復研究修改而成，既注重規(guī)范性、標準性，又注重實用性和操作性《實施細則》的出臺，為全省檔案工作者提供了操作指南，對進一步推動歸檔文件整理工作規(guī)范化、信息化水平，更好地滿足檔案管理現(xiàn)代化的需要具有重要意義。

文件歸檔整理規(guī)定

1、歸檔文件整理應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。
文件伴隨著機關、團體和社會組織的職能活動產(chǎn)生，有其自身的形成規(guī)律和特點。2012年印發(fā)的《黨政機關公文處理工作條例》《黨政機關公文格式》為機關公文辦理提供了統(tǒng)一的規(guī)范和標準。這些規(guī)范和標準連同長期以來各機關在文件處理過程中形成的習慣做法，以及辦公自動化條件下電子文件形成的特殊要求，構成了文件形成的一般規(guī)律。遵循文件的形成規(guī)律對歸檔文件進行整理，實際上是將整理作為文件形成的自然延續(xù)過程，能夠最大限度減少個人對文件材料的人工干預，提升文件整理質(zhì)量。
文件之間的有機聯(lián)系是指文件在產(chǎn)生和處理過程中，在來源、時間、內(nèi)容等方面形成的內(nèi)在關聯(lián)性，這種關聯(lián)性既記錄了文件之間及文件組件之間的互相關系，也為檔案記錄的完整性和有序性提供了保障。在歸檔文件整理中保持文件之間的有機聯(lián)系，既能更好地反映機關主要工作活動的歷史面貌，也便于日后的檢索和利用。
2、歸檔文件整理應區(qū)分不同價值，便于保管和利用。
文件的價值是由它的內(nèi)容及其對本機關工作的作用、對未來研究歷史的作用決定的。就一個機關文件的價值而言，不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，也不是所有歸檔文件都要永久保存。《規(guī)則》從分類開始，就將不同保管期限的文件區(qū)分開來，為針對性地開展后續(xù)工作打下了基礎。
便于保管、方便利用是歸檔文件整理工作的重要目標。便于保管，就是通過區(qū)別文件材料的不同價值，采取不同的保管策略，以提高管理工作的效能；方便利用，就是要保持文件材料之間的有機聯(lián)系，以提高歸檔文件的查全率和查準率。因此，便于保管和方便利用是建立在遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機聯(lián)系、區(qū)分不同價值的基礎之上的，也是檢驗歸檔文件整理方法實用性的唯一標準。
3、歸檔文件整理應符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。
這是一項全新的整理原則。在信息化條件下，歸檔文件整理必須統(tǒng)籌考慮傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和電子文件的整理要求，避免因二者整理的基本原則、基本方法不同而帶來諸多問題。解決這一問題的基本思路就是實現(xiàn)信息化條件下的文檔一體化管理，即將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息和工作成果。因而，合理規(guī)劃歸檔文件整理流程，使辦理完畢的文件能夠直接進入整理環(huán)節(jié)，同時，盡量以文書處理環(huán)節(jié)生成的項目來組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文書、業(yè)務人員的工作實際就顯得尤為重要。
4、歸檔文件整理應保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。
在紙質(zhì)文件與電子文件并行的情況下，保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是目前進行歸檔文件整理必須面對的問題。要實現(xiàn)二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，首先要統(tǒng)籌規(guī)劃公文處理和檔案管理工作，在公文處理環(huán)節(jié)前置檔案管理的部分要求，在檔案管理環(huán)節(jié)繼續(xù)采用文書處理階段產(chǎn)生的相關信息，使二者成為一個有機整體；其次要結合本單位情況，確定是以紙質(zhì)文件還是以電子文件整理為主，再依次確定整理的策略和方法，保證二者整理的協(xié)調(diào)一致。
【法律依據(jù)】
《實施細則》第二條規(guī)定：2.1歸檔文件整理應當遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.2歸檔文件整理應當區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.3歸檔文件整理應當符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。所使用的檔案管理系統(tǒng)應當符合國家檔案局有關檔案管理系統(tǒng)軟件功能要求及江蘇省有關地方標準規(guī)范要求。2.4歸檔文件整理應當保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

黑龍江省歸檔文件整理規(guī)則實施細則主要修訂的內(nèi)容包括哪幾項

法律分析：包括總則、術語和定義、整理原則、整理的一般要求、紙質(zhì)歸檔文件的其他整理要求、歸檔電子文件的整理要求、附則7個部分，詳細規(guī)定了紙質(zhì)歸檔文件和電子文件的組件、分類、排列、編號等一系列具體整理方法。其中，紙質(zhì)歸檔文件整理還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架，電子文件整理包括格式轉(zhuǎn)化、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等內(nèi)容。

法律依據(jù)：《黑龍江省〈歸檔文件整理規(guī)則〉實施細則》 第二條 本細則所稱歸檔文件是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應當作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。歸檔文件整理是指將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等），使之有序化的過程。

檔案室管理實施細則

　　檔案室管理實施細則該如何制定呢?下文是我收集的檔案室管理實施細則，歡迎閱讀!

　　檔案室管理實施細則一
　　一、檔案管理人員必須貫徹“以防為主，防治結合”的原則，做好檔案室的管理工作，落實防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防蟲、防鼠等 措施 。

　　二、檔案管理人員必須堅持值日值班制度，堅持每天下班前檢查門窗是否關好，電源開關是否關閉。對所保管的案卷，半年進行一次抽查，年終進行一次全面檢查。嚴禁在檔案室抽煙、吐痰。外來人員未經(jīng)許可不得進入檔案室。

　　三、新接收的檔案資料，必須經(jīng)過嚴格核查和消毒處理后才能進庫上架

　　四、值班人員必須做好檔案室內(nèi)外溫濕度記錄，做好溫濕度的調(diào)節(jié)工作(標準溫度為攝氏14—24℃，相對濕度為45%—60%)。

　　五、檔案室設施要經(jīng)常進行檢查，壞了要及時 報告 或維修，保證各項設施完整正常。

　　六、保持檔案室的清潔衛(wèi)生，堅持做到每周一小掃，每月一大掃。
　　檔案室管理實施細則二
　　一、檔案室是單位存放各類檔案的保密重地，實行專人管理，非檔案室人員，未經(jīng)允許不得進入。

　　二、檔案室應落實“三鐵一器”措施，確保鐵門、鐵窗、鐵柜的安全牢固，監(jiān)視器的正常運行。

　　三、要有足夠的合乎要求的檔案裝具，檔案不得隨意堆放。柜架擺放位置應與墻壁保持10厘米以上的距離，每行柜架間距不小于60厘米(密集架除外)。

　　四、檔案室應配備防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防強光、防高溫、防霉等設備，并相應地做好“八防”工作。

　　五、檔案室內(nèi)嚴禁吸煙和使用明火，嚴禁堆放易燃物品或與檔案無關的物品，對電源、線路、開關插頭等要定期檢查，發(fā)現(xiàn)有火災隱情應立即報告處理。

　　六、檔案室內(nèi)要做到現(xiàn)場整潔，檔案柜排列科學，通道順暢。

　　七、檔案室要進行定期或不定期地安全檢查，做到及時發(fā)現(xiàn)問題，及時報告，及時處理。

　　八、檔案室接收檔案要雙方當面清點核對，及時登記、編目。日常管理應做到檔案、帳薄、檢索工具相符。借閱檔案要嚴格辦理借閱和注銷手續(xù)。因利用、整理、復印等原因拆卷的檔案，使用后應及時裝訂。

　　九、檔案室應定期對各類檔案進行清點，做好清點記錄。檔案人員工作變動或出現(xiàn)重大事故應隨時清點，并辦理交接手續(xù)或?qū)懗鰰鎴蟾妗?br>
　　十、檔案室在日常工作或檢查中發(fā)現(xiàn)檔案破損、褪色，應及時修復或復印，庫藏檔案因移交、作廢、遺失等注銷帳卡時，要寫明原因，保存依據(jù)。

　　十一、對檔案室要把好檔案出入關，出門要關掉電源、關好窗戶，放下窗簾，鎖好鐵柜、鐵門，決不能掉以輕心。

　　十二、要做好檔案室的安全保密預防工作，學習新知識、新技術，加強安全防范意識，強化安全管理。
　　檔案室管理實施細則三
　　一、檔案保管制度

　　1、嚴格執(zhí)行檔案收集、整理、保管、鑒定、提供利用與銷毀等有關制度和規(guī)定，確保其完整、系統(tǒng)和安全。

　　2、檔案按檔號排放，檔案柜編順序號，庫房內(nèi)懸掛相關檔案資料管理規(guī)章和制度。

　　3、借出的檔案須按時歸還，利用后的檔案應隨即放回原處。

　　4、不得竊取、出賣和涂改檔案，違者追究法律責任。

　　5、切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。

　　6、做好庫房溫濕度的監(jiān)控與登記工作。

　　7、每學期開學初對庫房檔案進行全面檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

　　檔案保密制度

　　一、高度認識檔案保密的重要性，嚴格遵守有關法規(guī)和制度。

　　二、查閱涉密檔案或內(nèi)部材料，須經(jīng)有關部門和辦公室負責人批準，必要時報請有關校領導審批。查閱時須嚴格履行登記手續(xù)，注明查閱目的和內(nèi)容。

　　三、未經(jīng)批準，任何人不得私自帶檔案出館;檔案工作人員不得私自摘抄、復制、傳播具有保密性質(zhì)的檔案內(nèi)容 。

　　四、因需要經(jīng)批準摘錄或復制涉密檔案材料的，須妥善保管，用后銷毀，如發(fā)生涉密問題，后果由利用者負責。

　　五、不歸檔的重份文件及內(nèi)部材料，須交由學校集中銷毀。

　　六、在校保密委員會的指導下，做好檔案密級變更和解密工作。

　　七、檔案館工作人員或利用者，如有違反保密規(guī)定的，視情節(jié)輕重按有關規(guī)定處理。

　　檔案利用制度

　　一、查閱利用本館開放檔案、資料者，須持身份證(或工作證、學歷證書)等有效證件，同時填寫查閱登記表;受他人委托者，還須出具他人上述任一證件(含復印、傳真件)及委托查閱 申請書 。

　　二、查閱重要的或密級檔案，按《檔案保密制度》辦理;查閱本職范圍外的重要檔案，須經(jīng)辦公室負責人批準;查閱珍貴檔案時，以復印件代替原件利用。

　　三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經(jīng)辦公室負責人或?qū)W校分管領導批準，并辦理外借手續(xù)(限5天內(nèi)歸還);若續(xù)借，需辦續(xù)借手續(xù)。

　　四、提供利用檔案時，按學校有關規(guī)定收費。

　　五、外國組織和人員利用開放檔案、資料，按國家有關規(guī)定辦理。

　　六、查閱利用檔案時不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規(guī)者，有權給予勸告、責令賠償或 其它 處置，直至追究法律責任。

　　七、未經(jīng)主管校領導批準或辦公室授權，任何單位、個人無權公布檔案內(nèi)容。

　　檔案室人員 崗位職責

　　一、積極宣傳黨和國家關于檔案管理的法規(guī)、條例。

　　二、遵守各項檔案業(yè)務 規(guī)章制度 。

　　三、維護檔案的完整、系統(tǒng)和安全，定期檢查檔案保管情況，改進檔案保護技術，嚴守國家機密。

　　四、積極開展咨詢服務;熱情接待檔案利用者，迅速、準確提供所需檔案和資料。

　　五、深入基層，開展對兼職檔案員的業(yè)務培訓和指導工作。

　　檔案鑒定制度

　　一、在主管校領導主持下，由校辦、檔案室及有關部門負責人與負責該門類的專、兼職檔案員組成鑒定組，按照分工，個人初鑒、集體審查，具體工作由檔案室組織。

　　二、對在整理的歸檔材料，要以全面的、歷史的和發(fā)展的觀點鑒定其價值，準確把握歸檔范圍和保管權限，有異議時由鑒定組裁定。

　　三、檔案達到開放期，由鑒定組作出是否向社會開放的決定。

　　四、檔案保密期滿，由鑒定組作出是否變更密級或解密的決定。

　　五、檔案存留期滿，由鑒定組提出銷毀或延長保管期限的意見，經(jīng)主管領導批準后，方可存、毀。

　　六、銷毀檔案前登記造冊(注明題名、數(shù)量、鑒定時間、參加鑒定人員);銷毀時由3人執(zhí)行;事后在清冊上注明銷毀日期并簽字;清冊歸檔。

　　安全與消防制度

　　一、庫房重地，非本室工作人員不得擅入。

　　二、嚴禁煙火、易燃、易爆及腐蝕物品進室。

　　三、做好安全巡查工作，下班時關好水電、鎖好門窗。

　　四、檔案工作人員應熟悉消防器材的性能及使用 方法 ;做好消防器材的保養(yǎng)更新工作，使之可靠有效。

　　五、發(fā)生火警、火災要迅速報告，并全力撲救。

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文件歸檔整理規(guī)定

法律分析：各省、自治區(qū)、直轄市檔案局，各計劃單列市檔案局，新疆生產(chǎn)建設兵團檔案局，中央和國家機關各部委檔案部門，總參辦公廳保密檔案局、解放軍檔案館、武警部隊司令部辦公室，各人民團體檔案部門，各中央企業(yè)檔案部門，中國照片檔案館，中國人民大學檔案學院：檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2015）（代替DA/T22—2000）經(jīng)全國檔案工作標準化技術委員會審查通過，并經(jīng)國家檔案局批準為推薦性行業(yè)標準，現(xiàn)予以發(fā)布，自2016年6月1日起實施。國家檔案局網(wǎng)站政策法規(guī)欄目的行業(yè)標準目錄中可查到該標準全文內(nèi)容。

法律依據(jù)：《歸檔文件整理規(guī)則》 4 整理原則

4.1 歸檔文件整理應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。

4.2 歸檔文件整理應區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

4.3 歸檔文件整理應符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。

4.4 歸檔文件整理應保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

工程檔案歸檔整理規(guī)則與方法是什么？

1）歸檔應符合下列規(guī)定：

①歸檔文件必須完整、準確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設活動的全過程

②歸檔的文件必須經(jīng)過分類整理，并應組成符合要求的案卷。

2）歸檔時間應符合下列規(guī)定：

①根據(jù)建設程序和工程特點，歸檔可以分階段分期進行，也可以在單位或分部工程通過竣工驗收后進行。

②勘察、設計單位應當在任務完成時，施工、監(jiān)理單位應當在工程竣工驗收前，將各自形成的有關工程檔案向建設單位歸檔。

3）勘察、設計、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，

建設單位、監(jiān)理單位應根據(jù)城建檔案管理機構的要求對檔案文件完整、準確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進行審查。審查合格后向建設單位移交。

4）工程檔案一般不少于兩套，一套由建設單位保管，一套(原件)移交當?shù)爻墙n案館(室)。

5）勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位向建設單位移交檔案時，應編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。

6）凡設計、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件，應按國家有關規(guī)定的要求單獨立卷歸檔。

工程管理文件資料分類：

1）工程合同、協(xié)議、招投標文件、租賃協(xié)議、工程概算結算、工程定額、索賠資料，歸工程部合同專業(yè)；

2）圖象、照片、錄象，歸綜合管理部（工程結束時歸檔資料管理人員）；

3）行政文件，歸綜合管理部；

4）工程施工技術及管理資料（音像資料等除外），歸工程部。

以上內(nèi)容參考：百度百科-建設工程文件歸檔整理規(guī)范