合同歸檔文件整理目錄

法律分析：1、合同應交由企業(yè)檔案管理部門進行歸檔，檔案管理一般為法務部門或行政部門。2、合同登記的項目應由企業(yè)的業(yè)務部門與歸檔部門一同匯總，共同完成登記工作。3、合同歸檔之前進行掃描，留存合同電子版，做到紙質文件與電子文件的統(tǒng)一。4、建立客戶檔案信息。通過簽署合同得知的客戶信息進行匯總，方便日后查詢。5、建立客戶評價系統(tǒng)。6、定期對合同進行匯總、整理，從不同的角度對合同進行分類、分析。

法律依據：《中華人民共和國勞動合同法》 第十一條 用人單位未在用工的同時訂立書面勞動合同，與勞動者約定的勞動報酬不明確的，新招用的勞動者的勞動報酬按照集體合同規(guī)定的標準執(zhí)行；沒有集體合同或者集體合同未規(guī)定的，實行同工同酬。

第十二條 勞動合同分為固定期限勞動合同、無固定期限勞動合同和以完成一定工作任務為期限的勞動合同。

合同檔案如何整理歸檔？

一、紙質合同歸檔：
1、一份合同完全結束后（包括合同選商、簽訂、履行、變更、付款等），在做完整歸檔，歸檔全部合同過程中產生的文件。
2、合同簽訂后，做合同簽訂前文件的歸檔；變更、付款等后期文件，作為第二部分歸檔。
二、電子檔案歸檔
目前企事業(yè)單位都有合同系統(tǒng)，可以通過合同系統(tǒng)線上進行歸檔。

合同歸檔副本里放卷內目錄么

放的。
合同歸檔副本里是需要放卷內目錄的，以方便查閱資料的時候可以很容易的查閱到所需要的資料。
案整理過程中進行初步編目，包括案卷封面編目，編制案卷目錄和卷內文件目錄，以固定整理工作的成果，為檔案保管提供方便，其成果也是檢索檔案的基本工具。

合同檔案如何歸檔

合同檔案如何歸檔

現今社會公眾的法律意識不斷增強，我們用到合同的地方越來越多，它也是實現專業(yè)化合作的紐帶。知道嗎，寫合同可是有方法的哦，以下是我精心整理的合同檔案如何歸檔，歡迎大家分享。

一、合同、協(xié)議檔案是一個單位全部檔案的重要組成部分。

它是企事業(yè)單位對外進行經營活動、對內進行人事管理的有效憑證，在維護企事業(yè)單位合法權益方面發(fā)揮著不可替代的重要作用。

（一）合同協(xié)議檔案反映了企事業(yè)單位對外經營活動的情況，是處理經濟糾紛、切實維護自身合法權益的有效憑證。合同、協(xié)議檔案在我校的經營管理工作中發(fā)揮了重要作用，例如：2001年學校對外承包食堂，在承包期未滿時，承包方就以利潤微薄等理由要求退出，我校根據承包協(xié)議合法的沒收了承包方交納的押金，保證了校方的利益。又如：2003年我校建設教學樓，8月份與某工程隊簽訂了《建筑施工合同》，合同中雙方商定了鋼材的價格，到了年底全國鋼材價格猛漲，工程隊向我校提出要給予鋼材價格補貼的要求，并以停工相威脅；我校根據合同據理力爭，最終工程隊只好按照合同的規(guī)定繼續(xù)施工并如期完成了教學樓建設。

（二）合同、協(xié)議檔案也是處理人事問題的依據。反映企事業(yè)單位與員工聘用情況的合同、協(xié)議檔案是人事檔案的重要組成部分，是單位與被聘用者之間對考核標準、聘用時間、聘用待遇的事先約定，具有法律效力。前些年企事業(yè)單位內部往往是正式員工、招聘人員、內退人員、停薪留職人員、待崗人員、臨時工等多種身份的人員并存，現在我國加大了企事業(yè)單位人事制度改革，各單位在處理停薪留職、待崗、內退人員的問題時，就必須以合同、協(xié)議檔案作為參考依據；在實施全員聘任工作時，就更要注重做好合同、協(xié)議的歸檔工作。

二、影響合同、協(xié)議歸檔的主要因素

（一）從業(yè)人員法律意識淡保1999年我國制定并頒布了全國統(tǒng)一的《合同法》，合同、協(xié)議成為了具有法律效力的有效憑證?？墒怯行┞毠げ粚W法、不懂法、更不會用法，不懂得在市場經濟下合同所具有的法律效力，不了解市場與合同的必然聯(lián)系和相互依存的關系，只顧到市場承攬業(yè)務，卻不去簽訂合同或草簽合同或簽了合同也不及時歸檔，結果遇到糾紛就沒有協(xié)商與調解的依據，或者依據不足，只好“啞巴吃黃連，有苦說不出”。

（二）從業(yè)人員對歸檔合同和合同管理相互依存的.關系缺乏認識。合同管理是合同洽談、草擬、簽訂、履行、變更、中止、終止以或解除全過程的管理。合同產生在合同管理的前期階段，在開始履行合同后，從業(yè)人員往往以為合同、協(xié)議的作用就到此為止了，忽視了合同、協(xié)議的歸檔工作；可是合同管理的問題大多數產生在中期和后期履行階段，如果在履行階段出現質量問題、經濟糾紛，企業(yè)就無法利用歸檔合同來維護自身的合法權益。

（三）企事業(yè)單位合同歸檔管理制度不夠完善，部分合同、協(xié)議仍處于分散狀態(tài)。隨著市場經濟的發(fā)展和人事制度改革的推進，各企事業(yè)單位產生的合同、協(xié)議越來越多，在人們的法律意識、檔案意識還不夠穩(wěn)固的現狀下，缺乏對合同歸檔程序的明確規(guī)定，個別職能部門為了工作方便，簽訂的合同往往不顧及單位存檔需要，將合同自行保管，造成分散管理。

（四）合同歸檔管理的信息化程度不高。很多單位簽訂的是紙質合同，合同歸檔后仍然以傳統(tǒng)的紙質檔案形式存在，沒有按照現代化管理理念、應用先進的合同歸檔管理軟件把合同以電子文件的形式歸檔管理。

檔案合同管理崗位職責

工作職責：

1、負責公司人力資源、行政事務、企業(yè)文化、團隊建設、管理體系等管理工作，保證公司內部管理工作順利進行；

2、根據公司發(fā)展目標，制定部門工作計劃，定期總結；

3、推行并完善公司的績效考核工作，統(tǒng)計核算員工工資，準時購買員工社保，及時發(fā)放員工福利；

4、合理制定公司招聘計劃，管理人才招聘渠道，做好人員招聘及人才儲備工作；

5、隨著公司發(fā)展，不斷編制、更新、修正管理制度，并督促制度的落實執(zhí)行；

6、定期組織公司培訓及員工活動，及時了解員工思想動態(tài)，提供員工的歸屬感和凝聚力，調動員工工作積極性；

7、負責行政人事檔案合同管理工作及領導安排的其他事務。

職位要求：

1、人力資源、行政管理、工商管理等相關專業(yè)大專以上學歷；

2、三年以上相關工作經驗；

3、熟悉人力資源6大模塊，熟悉國家各項勞動人事法規(guī)政策，熟悉相關的實際操作運用；

4、具備解決突發(fā)事件的能力和較強的分析解決問題能力，熟悉辦理社會保險、招聘、培訓、績效考核與績效管理等工作；

5、具有較強的計劃、組織、執(zhí)行、溝通協(xié)調能力和人際關系交往能力，對企業(yè)規(guī)范化運作具備一定的見解；

6、具有良好的職業(yè)道德，踏實穩(wěn)重，責任心強，有較強的溝通、協(xié)調能力，具備較強的書面和口頭表達能力。

合同檔案管理制度

為進一步加強檔案資料管理工作，提高檔案資料管理水平，逐步實現公司檔案資料管理工作的規(guī)范化、制度化，特制定本制度。

一、本制度所指的檔案資料是公司在業(yè)務經營中形成的以工程項目為中心的資料總和，其構成包括招標文件(含招標答疑、工程量清單)、投標文件、中標通知書、合同文本、工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認質認價單、消防驗收意見書、竣工資料等。

二、檔案資料管理原則

1、檔案資料實行專人專管，以確保檔案的完整、完全和有效利用。 ①招標文件(含招標答疑、工程量清單)、中標通知書、合同文本(正、副本)、消防驗收意見書、物業(yè)設備移交清單等原件歸材料部肖瑜管理; ②投標文件、工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認質認價單、竣工資料原件等歸成本部張艷芝管理，招標文件(含招標答疑、工程量清單)、中標通知書、合同文本(正、副本)等影印件留存?zhèn)洳椤?/p>

2、原則上所有原件只作存檔，不予外借;

3、專管員負責統(tǒng)籌整理、保管公司檔案資料，同時履行本職的責任和義務。

4、各項目部應及時移交檔案資料，并以影印件的形式保存。

三、檔案資料的移交

1、工程項目在中標后其招標文件(含招標答疑、工程量清單)由技術部負責整理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜歸檔，成本部留存影印件備查;投標文件由成本部存檔備查。

2、工程項目在正式下發(fā)中標通知書、簽署合同資料及文件后，由項目部或相關經手人將其所有原件移交材料部肖瑜存檔;項目部及成本部分別留存影印件備查。

3、工程項目過程資料，如工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認質認價單等原件交由成本部張艷芝歸檔，項目部留存影印件備查。

4、竣工報告、消防驗收意見書、物業(yè)設備移交清單及完整的竣工資料由項目部將原件交由材料部肖瑜存檔;項目部留存影印件備查。

5、檔案資料移交時，必須注明文件名稱和概要，移交雙方簽字確認后方為完成交接手續(xù)。

6、移交的檔案資料由專管員整理保存，必須注明資料類型并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。

四、檔案資料的管理辦法

1、檔案管理人員要加強對檔案資料的整理工作，并進行分類匯總，編制統(tǒng)計清單，以電子檔形式備案方便查閱，以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

2、項目部或個人檔案資料查詢可在項目部查閱影印件;確因工作需要須借出資料原件查閱，須經公司部門主管領導簽字同意后，方可在合同管理員處辦理相關借閱手續(xù)，檔案資料原件無特殊情況不得外借。

3、檔案資料的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。

4、保存的檔案資料每季度清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任。

5、借閱人不得涂改、偽造、撕毀檔案資料，違者視情節(jié)予以處罰。

6、檔案資料柜鑰匙供2份，管理員1份，另一份由成本部楊鮮峰留存，以備不時之需。其他人不得擅自挪用檔案柜鑰匙，更不能私自復制。

7、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節(jié)予以處罰。