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會計檔案的整理和裝訂

時間:2022-12-22 作者:老師 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

會計檔案的整理和裝訂

會計檔案的整理方法

一、決算報表

1、按“卷”整理。一冊(本)為一卷,編制一個檔號,檔號構(gòu)成:全宗號—目錄號—案卷號。

2、編頁號:以有效內(nèi)容的頁面為一頁。單面書寫的文件材料在其右上角編寫頁號,雙面書寫的文件材料,正面在其右上角,背面在其左上角編寫頁號。

3、填寫會計檔案盒的封面及盒脊

(1) 全宗名稱:全宗名稱相當(dāng)于立檔單位的名稱,填寫時和會計憑證盒正面上的“單位名稱”要求一致。

(2)案卷題名:由整理會計檔案的人員自擬。案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確概括本盒會計檔案的形成單位、時間、內(nèi)容、類別。

(3)起止時間:填寫形成本盒會計檔案的起止年月日。

(4)卷數(shù)、張數(shù):填寫本盒內(nèi)會計檔案的總卷數(shù)和總張數(shù)。

(5 )保管期限:按照《會計檔案保管期限表》填寫該盒會計檔案的保管期限。

(6)全宗號、目錄號

(7)案卷號:填寫本盒內(nèi)會計檔案的案卷號或案卷起止號,在案卷起號和止號之間用“一”隔開。

(8)盒號:暫不填。

(9)填寫會計檔案盒盒脊項(xiàng)目。

4、錄入電子文檔管理系統(tǒng)

點(diǎn)“檔案著錄”中的“案卷著錄標(biāo)引” 點(diǎn)“添加” 檔案類別“會計檔案” 二級類目“財務(wù)報告類” 保管期限“永久” 年度“2016” 題名2016年決算報表” 文件開始時間文件截止時間件數(shù)(該卷盒內(nèi)文件份數(shù))載體數(shù)量(最后一個頁號)點(diǎn)保存。

二、會計賬簿

1、有頁號的可不再另編頁號。

2、其他操作與決算報表一樣,只是目錄號不同。銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬使用同一目錄號,案卷號連續(xù)編。

3、如果銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬幾年記在一個賬簿上的,則用完后歸檔。(最多兩年使用一冊賬簿)

4、總賬、明細(xì)賬與銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬操作步驟一樣,只是目錄號不同。

5、錄入電子文檔管理系統(tǒng)

步驟同“年度決算報表”,只是二級類目選“會計賬簿類”.

三、會計憑證

1、排列:按年度的先后排列,同一年度內(nèi)按月份的先后排列。

2、會計憑證的編號:

每本憑證一個檔號,全部編完,年度與年度之間拉通編。會計憑證封面有檔號的填在檔號處,沒有檔號的填在會計憑證封面左上角空白處。

3、裝盒并填寫:

編號完成后,按順序裝入會計檔案憑證盒,裝滿一盒再裝下一盒。填寫會計檔案憑證盒封面及盒脊。根據(jù)會計憑證封面的有關(guān)項(xiàng)目對應(yīng)填寫,填寫方法與會計憑證封面一致。

(1)單位名稱:填寫形成會計檔案的單位名稱,必須用全稱或通用簡稱。

(2)會計憑證名稱:填寫能夠反映會計憑證用途或內(nèi)容的名稱,如:“收款會計憑證”、“付款會計憑證”、“轉(zhuǎn)賬會計憑證”或“基建會計憑證”、“工會會計憑證”、“預(yù)算外會計憑證”等。

(3) 時間:填寫本盒會計憑證所屬年月。

(4) 起止時間:填寫本盒會計憑證的起止年月日。

(5) 歸檔時間:填寫單位內(nèi)財務(wù)部門向檔案部門移交會計檔案的年月。

(6) 立卷人:填寫整理本盒會計憑證的人員姓名。

(7) 保管期限:根據(jù)財政部和國家檔案局1998年頒布的《會計檔案保管期限表》確定填寫該案卷的保管期限。

(9)全宗號:填寫檔案館給立檔單位編制的代號。

(10) 目錄號:填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號,在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號。

(11)案卷號:目錄內(nèi)案卷的順序編號,在同一個案卷目錄(或分類體系的最低一級類目)內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。

(12) 會計憑證盒盒脊填寫方法

盒脊項(xiàng)目與正面有關(guān)項(xiàng)目對應(yīng)填寫。

4、錄入電子文檔管理系統(tǒng)

步驟同“年度決算報表”,只是二級類目選“會計憑證類”,并錄入憑證起止號。

會計檔案的整理技巧

對會計檔案進(jìn)行整理是會計檔案管理的重要內(nèi)容,是保存、利用會計檔案的前提,會計機(jī)構(gòu)和會計人員必須認(rèn)真對待,努力做好。

(1)會計憑證的整理。

會計憑證是會計檔案的重要組成部分?!稌嫽A(chǔ)工作規(guī)范》對會計憑證的整理、裝訂、保管都有明確的要求。會計憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固,妥善保管,便于查閱。

整理會計憑證,首先,要把所有應(yīng)歸檔的會計憑證收集齊全,并根據(jù)記賬憑證分類。記賬憑證一般分為現(xiàn)金收、付款憑證,銀行收、付款憑證,轉(zhuǎn)賬憑證,共三類五種。根據(jù)不同的種類,按時間或按順序號逐張排放好。其次,整理記賬憑證的附件,剔除不屬于會計檔案范圍和沒有必要?dú)w檔的一些資料,補(bǔ)充遺漏的必不可少的核算資料。再次,清除訂書針、曲別針等金屬物。最后,將記賬憑證按適當(dāng)厚度分成若干本。將會計憑證整理好后,應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定的要求,認(rèn)真做好會計憑證的裝訂工作。

會計檔案的整理和裝訂

(2)會計憑證的歸檔。

首先,要認(rèn)真填好會計憑證的封面。封面各記事欄是事后查賬和查證有關(guān)事項(xiàng)的最基礎(chǔ)的索引和憑證。其次,填好卷脊上的項(xiàng)目。卷脊上一般應(yīng)寫上“20xx年xx月憑證”和案卷號。再次,將裝訂好的憑證入盒,由專人負(fù)責(zé)保管。

(3)會計賬簿的整理。

年度終了,各種賬簿(包括倉庫的材料、產(chǎn)成品或商品的明細(xì)分類賬)在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后,一般都要把舊賬送交總賬會計集中統(tǒng)一整理。首先,將活頁賬按頁碼順序排好,加封面后裝訂成本。然后,將各種賬簿按照會計科目順序排列,據(jù)以逐本登記會計檔案(會計賬簿)封面。會計賬簿封面的有關(guān)內(nèi)容要寫全。

(4)會計報表的整理。

會計報表一般在年度終了后,由專人(一般是主管報表的人員或財會機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人)統(tǒng)一收集、整理、裝訂,并立卷歸檔。平時,月(季)度報表,由主管人員負(fù)責(zé)保存。年終,將全年會計報表,按時間順序整理裝訂成冊,登記會計檔案(會計報表)目錄,逐項(xiàng)寫明報表名稱、頁數(shù)、歸檔日期等。經(jīng)會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核、蓋章后,由主管報表人員負(fù)責(zé)裝盒歸檔。

(5)其他會計資料的整理。

其他財會資料,包括年(季)度成本、利潤計劃、月度財務(wù)收支計劃、經(jīng)濟(jì)活動分析報告、工資計算表及一些重要的經(jīng)濟(jì)合同,也應(yīng)隨同正式會計檔案進(jìn)行收集整理。但是,這部分資料不全部移交檔案部門,有的在一個相當(dāng)長時間內(nèi),由財會部門保存。這就需要認(rèn)真篩選,把收集起來的這些資料,逐件進(jìn)行鑒別,將需移交檔案部門保管存放的,按要求另行組卷裝訂,而后移交檔案部門。

會計檔案的整理要規(guī)范化。封面、盒、袋要按統(tǒng)一的尺寸、規(guī)格制作,卷脊、封面的內(nèi)容要按統(tǒng)一的項(xiàng)目印制、填寫。要做到收集按范圍,整理按規(guī)范,裝訂按標(biāo)準(zhǔn)。

會計檔案的保管期限

會計檔案的重要程度不同,其保管期限也有所不同。

會計檔案的保管期限,根據(jù)其特點(diǎn),分為永久、定期兩類。永久檔案即長期保管,不可以銷毀的檔案;定期檔案根據(jù)保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種。會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。

《會計檔案管理辦法》規(guī)定了中國企業(yè)和其他組織、預(yù)算單位等會計檔案的保管期限,該辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限,具體規(guī)定如下:

1、需要永久保存的會計檔案有:

年度決算財務(wù)會計報告; 資本金、股金及股權(quán)明細(xì); 開銷戶登記簿; 客戶掛失申請書、掛失登記簿、補(bǔ)發(fā)憑單(卡)收據(jù); 賬銷案存的清單或資料。 會計檔案保管登記簿、銷毀清冊; 7有價單證、業(yè)務(wù)公章銷毀清冊; 機(jī)構(gòu)變動交接清冊; 有權(quán)機(jī)關(guān)查詢、凍結(jié)及扣劃書; 己用憑證、賬簿登記簿; 會計系統(tǒng)數(shù)據(jù)移植日的所有會計檔案; 會計初始環(huán)境文本、 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)修改有關(guān)記錄、 文件; 其他需要永久保管的檔案。

2、保管期限為25年的會計檔案有:

現(xiàn)金和銀行存款日記賬;稅收日記賬(總賬)和稅收票證分類出納賬。

3、保管期限為15年的會計檔案有:

會計憑證類;總賬、明細(xì)賬、日記賬和輔助賬簿(不包括現(xiàn)金和銀行存款);會計移交清冊;行政單位和事業(yè)單位的各種會計憑證;各種完稅憑證和繳退庫憑證;財政總預(yù)算撥款憑證及其他會計憑證;農(nóng)牧業(yè)稅結(jié)算憑證;會計移交清冊。

4、保管期限為10年的會計檔案有:

國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證;各收入機(jī)關(guān)編送的報表;財政總預(yù)算保管行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報、國家金庫年報、基本建設(shè)撥貨款年報;稅收會計報表(包括票證報表)。

5、保管期限為5年的會計檔案有:

下級行上報的中期財務(wù)會計報告(月度、季度、半年度 報表及附件、說明);聯(lián)行往來清單及查詢查復(fù)書; 密押代號表使用保管登記簿; 存、貸款單位余額對賬回單; 固定資產(chǎn)卡片、固定資產(chǎn)報廢清理后卡片;客戶申請辦理電子支付業(yè)務(wù)的基本資料、協(xié)議; 其他需要保管五年的會計檔案。

6、保管期限為3年的會計檔案有:

各級行本身及匯總?cè)牭娜沼嫳?會計系統(tǒng)運(yùn)行日志; 不定期報表;會計檢查工作底稿、檢查報告、整改情況等檢查資料;流水賬; 其他需要保管三年的會計檔案。

會計檔案工作職責(zé)

1、貿(mào)易公司總帳工作的統(tǒng)籌及匯報;

2、負(fù)責(zé)審核出納現(xiàn)金及銀行存款余額是否賬實(shí)相符,并與ERP系統(tǒng)相核對;

3、負(fù)責(zé)公司費(fèi)用的核算,認(rèn)真審核相關(guān)費(fèi)用單據(jù)。并按部門歸集、分配各項(xiàng)管理費(fèi)用,編制各部門費(fèi)用明細(xì)表,定期進(jìn)行縱向分析;

4、負(fù)責(zé)公司往來債權(quán)債務(wù)賬目的定期檢查,包括總分公司往來賬務(wù)的檢查核對,按時與往來應(yīng)付、應(yīng)收會計核對明細(xì)賬目;

5、負(fù)責(zé)公司的'成本結(jié)算及管理;

6、負(fù)責(zé)公司的稅務(wù)審計工作;

7、完成會計經(jīng)理安排的其它工作。

會計基礎(chǔ)之會計檔案

1、會計檔案的內(nèi)容

(1)會計憑證

(2)會計賬簿

(3)財務(wù)會計報告,包括會計報表、報表附注和財務(wù)情況說明書

(4)其他會計資料:包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊

2、會計檔案的歸檔

各單位每年形成的會計檔案,應(yīng)由財務(wù)會計部門按照歸檔的要求,負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。

當(dāng)年形成的會計檔案,在會計年度終了,可暫由本單位財務(wù)會計部門保管1年。期滿之后,應(yīng)由財務(wù)會計部門編造清冊,移交本單位的檔案部門保管;未設(shè)立檔案部門的,應(yīng)當(dāng)在財務(wù)會計部門內(nèi)部指定專人保管。

移交單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆裝的,檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理,分清責(zé)任。

3、會計檔案的保管期限

各種會計檔案的保管期限,根據(jù)其特點(diǎn),分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五種。會計檔案的保管期限,應(yīng)按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。注意掌握會計檔案保管期限表

永久保管期限:年度財務(wù)會計報告;會計檔案保管清冊;會計檔案銷毀清冊

保管3年的:月、季度財務(wù)報告

保管25年的:現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬

保管5年的:銀行存款余額調(diào)節(jié)表;銀行對賬單;固定資產(chǎn)報廢清理后的固定資產(chǎn)卡片

會計檔案的整理和裝訂

其余為15年。

08多選:企業(yè)應(yīng)永久保存的是( )。

A、年度財務(wù)報告

B、現(xiàn)金日記賬

C、原始憑證

D、會計檔案保管清冊

答案:AD

4、會計檔案的查閱和復(fù)制

各單位應(yīng)建立健全會計檔案的查閱、復(fù)制登記制度。各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要,經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以提供查閱或者復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員,嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

5、會計檔案的銷毀

會計檔案保管期滿需要銷毀時,由本單位檔案部門提出銷毀意見,會同財務(wù)會計部門共同鑒定和審查,編造會計檔案銷毀清冊。

對于保管期滿但尚未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及到其他未了事項(xiàng)的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)單獨(dú)抽出立卷。由檔案管理部門保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時為止。

會計檔案的裝訂保管

(1)會計檔案的整理立卷。會計年度終了后,對會計資料進(jìn)行整理立卷。會計檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的辦法,即:分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一,并分門別類按各卷順序編號。①分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。一般將財務(wù)會計資料分成一類賬簿,二類憑證,三類報表,四類文字資料及其他。②檔案形成統(tǒng)一。案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一。③管理要求統(tǒng)一。建立財務(wù)會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊,報表和文字資料分類立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。(2)會計檔案的裝訂。會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。①會計憑證的裝訂。一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年分月妥善保管歸檔。A.會計憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作:a.分類整理,按順序排列,檢查日數(shù)、編號是否齊全;b.按憑證匯總?cè)掌跉w集(如按上、中、下旬匯總歸集)確定裝訂成冊的本數(shù);c.摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針),對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整;d.整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺,領(lǐng)料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否隨附齊全;e.記賬憑證上有關(guān)人員(如財務(wù)主管、復(fù)核、記賬、制單等)的印章是否齊全。B.會計憑證裝訂時的要求:a.用“三針引線法”裝訂,裝訂憑證應(yīng)使用棉線,在左上角部位打上三個針眼,實(shí)行三眼一線打結(jié),結(jié)扣應(yīng)是活的,并放在憑證封皮的里面,裝訂時盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱;b.憑證外面要加封面,封面紙用尚好的牛皮紙印制,封面規(guī)格略大于所附記賬憑證;c.裝訂憑證厚度一般1.5厘米,方可保證裝訂牢固,美觀大方。會計憑證裝訂后的注意事項(xiàng)。a.每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章;b.在封面上編好卷號,按編號順序入柜,并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號,以便于調(diào)閱。②會計賬簿的裝訂。各種會計賬簿年度結(jié)賬后,除跨年使用的賬簿外,其他賬簿應(yīng)按時整理立卷?;疽笫牵篈.賬簿裝訂前,首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符,賬頁數(shù)是否齊全,序號排列是否連續(xù);然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。B.活頁賬簿裝訂要求:a.保留已使用過的賬頁,將賬頁數(shù)填寫齊全,去除空白頁和撤掉賬夾,用質(zhì)好的牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊。b.多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝,應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起。c.在本賬的封面上填寫好賬目的種類,編好卷號,會計主管人員和裝訂人(經(jīng)辦人)簽章。C.賬簿裝訂后的其他要求:a.會計賬簿應(yīng)牢固、平整,不得有折角、缺角,錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象。b.會計賬簿的封口要嚴(yán)密,封口處要加蓋有關(guān)印章。c.封面應(yīng)齊全、平整,并注明所屬年度及賬簿名稱、編號,編號為一年一編,編號順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細(xì)賬。d.會計賬簿按保管期限分別編制卷號,如現(xiàn)金日記賬全年按順序編制卷號;總賬、各類明細(xì)賬、輔助賬全年按順序編制卷號。③會計報表的裝訂。會計報表編制完成及時報送后,留存的報表按月裝訂成冊謹(jǐn)防丟失。小企業(yè)可按季裝訂成冊。第一,會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全,整理報表頁數(shù),上邊和左邊對齊壓平,防止折角,如有損壞部位修補(bǔ)后,完整無缺地裝訂;第二,會計報表裝訂順序?yàn)椋簳媹蟊矸饷?、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底;第三,按保管期限編制卷號。(3)會計檔案的保管。《會計檔案管理辦法》規(guī)定:“當(dāng)年會計檔案,在會計年度終了后,可暫由本單位財務(wù)會計部門保管一年,期滿之后原則上應(yīng)由財務(wù)會計部門編制清冊移交本單位的檔案部門保管。”根據(jù)上述規(guī)定,會計檔案的保管要求主要有:①會計檔案的移交手續(xù)。財務(wù)會計部門在將會計檔案移交本單位檔案部門時,應(yīng)按下列程序進(jìn)行:A.開列清冊,填寫交接清單;B.在賬簿使用日期欄填寫移交日期;C.交接人員按移交清冊和交接清單項(xiàng)目核查無誤后簽章。②會計檔案的保管要求。A.會計檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方,并遠(yuǎn)離易燃品堆放地,周圍應(yīng)備有適應(yīng)的防火器材;B.采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布,遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞;C.會計檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常用消毒藥劑噴灑,經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生,以防蟲蛀;D.會計檔案室保持通風(fēng)透光,并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱地方,以利查閱,并防止潮濕;E.設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿,嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密;F.會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。③會計檔案的借閱。A.會計檔案為本單位提供利用,原則上不得借出,有特殊需要須經(jīng)上級主管單位或單位領(lǐng)導(dǎo)、會計主管人員批準(zhǔn)。B.外部借閱會計檔案時,應(yīng)持有單位正式介紹信,經(jīng)會計主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后,方可辦理借閱手續(xù);單位內(nèi)部人員借閱會計檔案時,應(yīng)經(jīng)會計主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后,辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱登記簿,將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。C.借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標(biāo)記,拆散原卷冊,也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件(如有特殊情況,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制原件)。D.借出的會計檔案,會計檔案管理人員要按期如數(shù)收回,并辦理注銷借閱手續(xù)。④會計檔案的保管期限。各種會計檔案的保管期限,按其特點(diǎn)可分為永久性和定期性兩類。凡是在立檔單位會計核算中形成的,記述和反映會計核算的,對工作總結(jié)、查考和研究經(jīng)濟(jì)活動具有長遠(yuǎn)利用價值的會計檔案,應(yīng)永久保存。定期保管期限分別為3年、5年、10年、15年、25年5種。會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起,如:1996年度終了日為12月5日,保管期限按1997年元月1日開始計算。為了全面反映會計檔案情況,上檔部門應(yīng)設(shè)置“會計檔案備查表”及時記載會計檔案的保存數(shù)、借閱數(shù)和歸檔數(shù),做到心中有效、不出差錯。

如何裝訂保管會計檔案

  裝訂保管會計檔案不容忽視以下幾點(diǎn):
  1.憑證的裝訂與保管會計憑證是單位會計檔案的重要組成部分,會計憑證一般以月為單位,財務(wù)人員需要對每月的會計憑證及時裝訂,以便于查找與保存。憑證裝訂的時間一般在當(dāng)月結(jié)賬工作完成后,不應(yīng)積攢甚至雜亂的堆放。
  各單位應(yīng)配備財務(wù)裝訂用工具,如裝訂機(jī)、裝訂線、裝訂針等,也可以使用重型訂書機(jī),使用比較簡單方便、省時。憑證的裝訂有配套的憑證封面、封底、包角,裝訂前的一些準(zhǔn)備性日常工作也不要忽視,日常保持憑證存放整齊有序,每月在編制憑證的同時,根據(jù)憑證編號大體分冊,用大鐵夾或長尾夾穩(wěn)固下來,便于裝訂成冊。
  裝訂時,把當(dāng)月全部憑證做個估算,大約平均分成多少冊合適?將封面、記賬憑證、封底、包角放好,反復(fù)羅列檢查是否整齊有序,然后用重型訂書機(jī)將左上角訂牢,包好包角,完成裝訂。最后把封面憑證起止日期、冊數(shù)、憑證號數(shù)等等相關(guān)內(nèi)容填寫完整,加蓋公章。
  2.賬簿的裝訂與保管日前,手工賬簿已越來越少的發(fā)揮其作用,財務(wù)軟件的功能使憑證在錄入后自動生成了賬薄?,F(xiàn)金日記賬、銀行日記賬可以根據(jù)管理需要每月打印,總分類賬、明細(xì)分類賬可以以年度為單位,打印成紙制賬簿,裝訂成冊保存。
  3.財務(wù)報告類的裝訂與保管月度、季度、年度財務(wù)報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其他財務(wù)報告也是會計檔案重要的組成部分。各類報表在編制完成時應(yīng)做好電子文件存檔工作,同時根據(jù)需要打印紙制報表,按報表所屬期間、性質(zhì)做好分類保管。
  4.其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、合同文件等其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料。經(jīng)濟(jì)合同比如單位購銷合同等,是財務(wù)收付款的重要依據(jù),歸屬財務(wù)人員負(fù)責(zé)保管的,應(yīng)認(rèn)真保存,對履行完畢的合同分門別類做好保存。財務(wù)人員還應(yīng)做好單位財務(wù)文件的保管工作,明確保管人員及場所,定期整理立卷,裝訂成冊。

會計檔案整理歸檔方法

會計檔案整理歸檔方法

1、總的方法:順其自然,單件歸檔。即順應(yīng)文件形成的本來狀況,以自然件為歸檔單位,逐件整理歸檔。

2、“件”含義

(1)單份文件,一份文件為一件;

(2)正件與附件合為一件;

(3)來文與復(fù)文(請示與批復(fù)、函與復(fù)函)合為一件;

(4)會議記錄、會議紀(jì)要成套性材料每次(期)為一件;

(5)各種報表、名冊、圖冊等,一冊(本)為一件。

3、分類

按年度——保管期限(永久、長期、短期)進(jìn)行分類整理歸檔。

4、編制頁碼:原則上保留歸檔文件本身的頁碼,如文件本身沒編頁碼的應(yīng)編制頁碼,或者文件有增加的,應(yīng)補(bǔ)充頁碼,用打碼機(jī)或黑色的墨水筆填寫都可以。歸檔文件整理方法5、蓋章編號

(1)歸檔文件應(yīng)按分類方法逐件在首頁上方的空白處加蓋檔案章,并填寫檔案章有關(guān)欄目的內(nèi)容。

檔案章格式:

(2)檔案章的`項(xiàng)目及填寫內(nèi)容:

件號:文件的順序號。年度、保管期限(永久、長期、短期)編制1 個流水號,每年斷號。

年度:填寫文件形成年度,以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。如:“2000”

保管期限:歸檔文件保管期限的名稱。如:“永久” 注:在每年歸檔工作結(jié)束后,如發(fā)現(xiàn)有其它文件沒及時歸檔的,可將該文件排在已歸檔文件之后編號歸檔。

5、裝盒及填寫盒內(nèi)備考表

(1)歸檔文件編號后。按照年度、保管期限、編號順序裝入檔案盒,不同保管期限的檔案不能裝入同一個盒中,并按要求在盒的脊背上蓋上各項(xiàng)內(nèi)容。盒號暫不要編。

(2)填寫盒內(nèi)備考表。

盒內(nèi)情況說明:主要填寫本盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等需要說明的情況,如無上述情況,可不用填寫; 整理人:負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名;

檢查人:負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名; 日期:歸檔文件整理完畢的日期。

6、填寫歸檔文件目錄:(見圖a1歸檔文件目錄式樣)

圖a1 歸檔文件目錄

(1)件號:編制的流水號;

(2)責(zé)任者:文件的署名者或發(fā)文機(jī)關(guān);

(3)文號:文件的發(fā)文字號(沒有文號的不用填寫)

(4)題名:即文件的標(biāo)題,一般應(yīng)照實(shí)抄錄。原文沒有標(biāo)題的應(yīng)加擬標(biāo)題,原文標(biāo)題不能說明內(nèi)容的,應(yīng)重擬標(biāo)題。凡加擬的標(biāo)題都外加“[]”號;(舉例: [關(guān)于重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目建檔工作的]補(bǔ)充通知

(5)日期:指文件形成的日期;例:2005.01.01

(6)頁數(shù):指每一份歸檔文件本身的有效頁數(shù);(注意:正反面)

(7)備注:用以標(biāo)注歸檔文件的變化情況或參見標(biāo)號;

(8)歸檔文件目錄一式二份,一份放入目錄夾裝訂,一份放入檔案盒。

7、編寫歸檔說明

歸檔說明的內(nèi)容包括:

(1)單位的名稱;

(2)單位領(lǐng)導(dǎo)名單及任免時間;

(3)當(dāng)年的主要工作情況

(4)當(dāng)年檔案歸檔情況。

8、檔案目錄夾的整理(見歸檔文件目錄封面式樣)

按年度——保管期限排列的順序?qū)w檔說明和歸檔目錄用目錄夾(紅色檔案目錄夾)裝訂成檢索目錄冊,逐年增加,將目錄夾裝滿為止。

簡述會計人員對歸檔資料進(jìn)行整理的步驟

1、修整

歸檔文件裝訂前,應(yīng)對不符合要求的文件材料進(jìn)行修整。

歸檔文件已破損的,應(yīng)按照DA/T 25-2000予以修復(fù);字跡模糊或易退變的,應(yīng)予復(fù)制。

歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

對于幅面過大的文件,應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊。

2、裝訂

歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡便,做到文件不損頁、不倒頁、不壓字,裝訂后文件平整,有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對歸檔文件本身影響,原裝訂方式符合要求的,應(yīng)維持不變。

應(yīng)根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式,裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理,相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致,不同期限的裝訂方式應(yīng)相對統(tǒng)一。

用于裝訂的材料,不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂。

永久保管的歸檔文件,宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的,使用直角裝訂(見附錄C 圖C1、圖C2)或縫紉機(jī)軋邊裝訂,文件較厚的,使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件,使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的,裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件長期保存的需要。

永久保管的歸檔文件,不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件,裝訂方式按照6.2.4-6.2.5執(zhí)行。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件,裝訂方式可以按照6.2.4執(zhí)行,也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。

3、編頁

紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁碼。

頁碼應(yīng)逐頁編制,宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

文件材料已印制成冊并編有頁碼的;擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的,可以保持原有頁碼不變。

4、裝盒

將歸檔文件按順序裝入檔案盒,并填寫檔案盒盒脊及備考表項(xiàng)目。不同年度、機(jī)構(gòu)(問題)、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。

檔案盒

檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長×寬),盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20 mm、30mm、40mm、50mm等(見附錄D 圖D1)。

檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同,在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項(xiàng),并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問題)等選擇項(xiàng)。其中,起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號,起件號填寫在上格,止件號填寫在下格;盒號即檔案盒的排列順序號,按進(jìn)館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。

檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。

備考表

備考表置于盒內(nèi)文件之后,項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期。

a)盒內(nèi)文件情況說明:填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。

b)整理人:負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員簽名或簽章。

c)整理日期:歸檔文件整理完成日期。

d)檢查人:負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章。

e)檢查日期:歸檔文件檢查完畢的日期。

5、排架

歸檔文件整理完畢裝盒后,上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致,排架方法應(yīng)避免頻繁倒架。

歸檔文件按年度—機(jī)構(gòu)(問題)—保管期限分類的,庫房排架時,每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)(問題)序列依次上架,便于實(shí)體管理。

歸檔文件按年度—保管期限—機(jī)構(gòu)(問題)分類的,庫房排架時,每年形成的檔案按保管期限依次上架,便于檔案移交進(jìn)館。

擴(kuò)展資料

歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件 ,原件與復(fù)制件為一件,轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件,來文與復(fù)文可為一件。

整理原則

一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件.

質(zhì)量要求

歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整,字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

參考資料來源:百度百科-歸檔文件整理

參考資料來源:百度百科-文件歸檔

會計檔案的歸檔和保管的基本要求有哪些?

(1)每年形成的會計檔案,都應(yīng)由會計機(jī)構(gòu)按照歸檔的要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。
  (2)當(dāng)年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由本單位會計機(jī)構(gòu)保管1年。期滿之后,應(yīng)由會計機(jī)構(gòu)編制移交清冊,移交本單位的檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的,應(yīng)當(dāng)在會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。
  (3)移交本單位檔案機(jī)構(gòu)接收保管的會計檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝,個別需要拆封重新整理的,檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人共同拆封整理,以分清責(zé)任。
  (4)對會計檔案應(yīng)當(dāng)科學(xué)管理,做到妥善保管.存放有序.查找方便。同時,嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴(yán)防毀損.散失和泄密

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