流動人員檔案管理總結(jié)

如何做好新時期流動人員人事檔案管理工作◇ 田東隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展和科學技術(shù)的不斷進步，我國人才流動越來越頻繁．相應地產(chǎn)生了流動人員的人事檔案管理問題。如何做好流動人員人事檔案管理工作。使之適應新時期人力資源管理和檔案事業(yè)發(fā)展的需要。已成為廣大檔案t作者必須面對的新課題。筆者結(jié)合自身工作。對如何做好新時期流動人員人事檔案管理工作進行探討。一、提高認識流動人員人事檔案管理工作，是伴隨著各種人才的互相流動和人事制度改革的不斷深化而發(fā)展起來的。流動人員人事檔案是用人單位準確選擇和正確評價人才的可靠依托．是進行流動人員身份認定、工齡計算、職稱評審、辦理保險、退休審批等方面的重要憑證，它不僅關(guān)系到流動人員的切身利益。還關(guān)系到國家人才強國戰(zhàn)略的實施。因此，各級流動人員人事檔案管理部門的主管領導要切實提高認識，加強領導。認真研究新時期流動人員人事檔案管理面臨的問題；流動人員人事檔案管理人員要認真履行職責，增強做好流動人員人事檔案工作的主動性和自覺性，嚴格按照各項規(guī)章制度辦事，確保流動人員人事檔案的完整與安全．推動人才資源的合理配置與使用．促進落實單位用人自主權(quán)和人才擇業(yè)自主權(quán)．形成有利于人才流動的暢通渠道和良好氛同。二、加強安全動態(tài)管理由于流動人員人事檔案具有廣泛性和社會性。因此，要做好新時期流動人員人事檔案安全動態(tài)管理。一是流動人員人事檔案管理必須做到真實可靠、齊全完整、文字清晰、手續(xù)完備。建立健全流動人員檔案材料收集網(wǎng)絡。根據(jù)材料形成的規(guī)律和特點采取定向收集、跟蹤收集等方法．豐富和擴大檔案內(nèi)容，確保形成的材料真實完整，并及時歸檔。二是加強對流動人員人事檔案的流人管理。接收人員在驗收時，如發(fā)現(xiàn)材料不齊或丟失，要積極設法查找或索?。匾獣r可通過用人單位出具組織證明，確保檔案材料齊全完整。同時，應當注意把住流動人員人事檔案歸檔關(guān)，避免因一些無用的檔案資料歸檔．給日后的管理帶來不必要的麻煩。三是加強對流動人員人事檔案的流出管理，做到流出的人事檔案完整、齊全，任何單位或個人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉(zhuǎn)出檔案。三、加強信息化管理一是建立流動人員人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫。將流動人員人事檔案有關(guān)查閱信息統(tǒng)一輸入計算機，建立目錄數(shù)據(jù)庫，利用局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、黨政網(wǎng)等網(wǎng)絡平臺，將一64一萬方數(shù)據(jù)流動人員人事檔案網(wǎng)絡化．同時要注意做好流動人員人事檔案信息安全．確保個人隱私不泄密。二是建立流動人員人事檔案全文數(shù)據(jù)庫。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和技術(shù)．將人事檔案資料整理輸入計算機。通過相應的技術(shù)處理。使人事檔案數(shù)字化，建立流動人員人事檔案信息化服務系統(tǒng)．逐步實現(xiàn)人事梢案信息的異地查詢和人事檔案信息的資源共享。三是對人事檔案實行智能化管理。在檔案接收、整理、查閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面實行計算機操作。這不但減少了人員流動導致人事檔案轉(zhuǎn)移過程中的涂改、偽造等違法違紀行為的發(fā)生，而且也提高了人事檔案管理效率。四、強化信息服務職能首先，要適應新u, -J 期、新形勢對流動人員人事檔案的利用需要，積極挖掘流動人員人事檔案信息資源。其次，要調(diào)查了解社會各界對流動人員人事檔案信息的需求，將利用頻繁的流動人員可公開的人事檔案信息進行整理匯編，將有一定特長的流動人員人事檔案信息進行匯總，將相同々業(yè)或?qū)W歷的流動人員人事檔案信息匯編成冊。編寫有關(guān)高層次流動人員的簡歷．以方便企業(yè)對流動人員人事檔案信息的利用．滿足社會各界對流動人員人事檔案的需求。再次．在有效利用流動人員檔案信息資源時，要嚴格查閱手續(xù)，不得擅自公布流動人員人事檔案信息；要防止在流動人員人事檔案利用過程中對檔案的偽造、涂改或更換。流動人員人事檔案在利用過程中嚴禁帶出閱覽室，嚴禁私自復制和抄錄。需要出具證明的，經(jīng)流動人員人事檔案管理部門同意，方可開具。五、提升人員素質(zhì)新時期流動人員人事工作面臨許多新問題。這也對流動人員人事檔案管理下作提出了更高的要求。因此，作為流動人員人事檔案管理人員，要不斷加強政治理論和業(yè)務學習。學習人事檔案管理的政策法規(guī)和各項管理規(guī)章制度；派遣流動人事檔案管理人員外出學習和參觀，學習流動人事檔案管理的先進經(jīng)驗。開拓視野，增長才干。人事檔案管理部門要不斷熟悉了解掌握流動人員人事檔案工作的特點和規(guī)律，研究制定流動人員人事檔案T作制度和方法，不斷改進工作方式，創(chuàng)新工作模式，提高t作效率，積極有效利用好流動人員人事檔案信息資源，為各種人才合理有序流動、滿足各個領域人才需求做好全面優(yōu)質(zhì)高效的服務。(作者單位：黑河邊境經(jīng)濟合作區(qū)人才服務與勞動就業(yè)局)[ 責編：程韜]

人事檔案如何管理

一、人事檔案管理政策依據(jù)

v《山東省人事代理暫行辦法》(魯人﹝1997﹞3號)

v《濟南市人事代理暫行辦法》(濟政辦字﹝1998﹞81號)

v《山東省流動人員人事檔案和人事關(guān)系管理的具體辦法》(﹝1990﹞魯人字第24號)

v《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》(人發(fā)(1996)118號)

v《中華人民共和國檔案法》

v《干部檔案工作條例》(組通字﹝1991﹞13號)

二、流動人員人事檔案的范圍

v待業(yè)的大中專畢業(yè)生人事檔案;

v非國營單位聘用的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案;

v外國企業(yè)常駐代表機構(gòu)的中方雇員的人事檔案;

v其他流動人員的人事檔案;

v注：按照組織部現(xiàn)行規(guī)定，機關(guān)事業(yè)單位、國有企業(yè)離職人員，未再就業(yè)前，人事檔案由原單位保管，就業(yè)后將檔案轉(zhuǎn)至新單位檔案主管部門管理。

三、流動人員人事檔案的管理

v流動人員人事檔案管理機構(gòu)為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構(gòu)，其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案，嚴禁個人保管他人人事檔案。

v 流動人員人事檔案管理遵循“集中統(tǒng)一，歸口管理”的原則，接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監(jiān)督和指導。

四、檔案工作人員職責

v一、保管干部檔案，為國家積累檔案史料。

v二、收集、鑒別和整理干部檔案材料。

v三、辦理檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞。

v四、登記干部職務、工資等變動情況。

v五、為有關(guān)部門提供干部的情況。

v六、做好人事檔案的安全、保密、保護工作。

v七、調(diào)查研究干部檔案工作情況、制定規(guī)章 制度 ，搞好干 部檔案的業(yè)務建設和業(yè)務指導。

v八、推廣、應用干部檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)。

v九、定期向檔案館(室)移交死亡干部檔案

v十、辦理其他有關(guān)事項。

五、人事檔案保管保密制度

v一、牢固樹立安全保密觀念、增強保密意識，嚴格執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》

v二、干部檔案管理部門，要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)檔案柜。庫房面積每千卷需20-25平方米;庫房內(nèi)應設置空調(diào)、去濕、滅火等設備。要設置專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室，檔案庫房、閱檔室、檔管人員辦公室應三室分開。

v三、庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施齊全，保持庫房的清潔和庫內(nèi)適宜的溫、濕度(要求14℃-24℃，相對濕度45-65﹪)，安全防護措施要經(jīng)常檢查，杜絕隱患。

v四、檔案管理人員離開庫房時要及時關(guān)燈、鎖好門窗，無關(guān)人員一律不得進入庫房。

v五、任何個人不得私自保存他人檔案，禁止通過電話、傳真索取或提供干部的全面情況和設計干部的政治歷史或其他重要問題的情況，不得攜帶檔案及材料出入公共場所。

v六、保管干部檔案，應建立登記和統(tǒng)計制度，每年全面檢查核對一次檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

六、人事檔案查閱檔案制度

v1、查閱干部人事檔案應填寫《查閱干部檔案審批表》，按照查閱干部人事檔案的規(guī)定辦理審批手續(xù)。

v2、閱檔人員必須是中共黨員。

v3、任何個人不得查閱或借用本人及直系親屬的檔案。

v4、檔案一般不外借，如必須借出使用，要說明理由，經(jīng)主管部門批準，并嚴格履行登記手續(xù)，限期歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。

v5、閱檔人員要嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、勾劃、抽取、撤換材料;閱檔人員不得泄漏或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以批評教育直至紀律處分。屬于假公濟私者，按違反《中華人民共和國檔案法》處理。

v6、閱檔人員不得擅自拍攝、復制干部檔案內(nèi)容，因特殊情況需要從干部檔案中取證的，必須經(jīng)管檔單位領導審核批準。

v7、閱檔人員在查閱干部檔案時嚴禁吸煙

在企業(yè)里人事檔案如何管理呢具體的操作是怎么樣的？請高手指教！

一、 人事檔案資料收集要健全

人事檔案管理系統(tǒng)，對人事資料的收集和整理要健全，基礎資料收集是很基礎但又不能輕視的工作，它是員工在企業(yè)中能否獲得發(fā)展的重要依據(jù)。能否做好員工檔案的管理，也是檢驗一名HR的基本功是否扎實的重要指標。一般情況下，這些資料應該包括：

基本個人信息：姓名、學歷、專業(yè)、年齡、籍貫、過往工作經(jīng)歷等信息；

入職后工號、稱職、入職日期、勞動合同、五險一金及薪酬狀況等信息；

入職后的培訓資料、培訓合同等信息；

工作中的獎懲記錄、晉升、調(diào)職、績效考核情況等信息。

要確?？梢哉莆諉T工從進入公司到現(xiàn)在的整個發(fā)展過程，如有沒有晉升、獎罰、績效考核的業(yè)績、受過什么培訓等。

二、 簡單易操作的人事檔案管理系統(tǒng)

想要將紙質(zhì)資料完全轉(zhuǎn)化為電子資料，僅靠手工錄入的方式，不光工作量極大，效率低且容易出錯。此時，挑選一款靠譜好用的檔案系統(tǒng)，才是企業(yè)邁進數(shù)字化創(chuàng)新的正確方式。

首先，安全性是第一要點。人事檔案既是員工個人的私密信息，同時也是企業(yè)的機密資源，一旦泄露會使員工個人和企業(yè)的利益受到侵害。

其次，為了減輕工作量，電子檔案的建立要更加高效快捷。所以，檔案系統(tǒng)的功能是否足夠強大，能否幫助我們快速建立電子檔案，也將成為我們關(guān)注的要點，這就是“好用”的重要性。

一款好用的電子檔案系統(tǒng)，應該具備智能化和延展性兩個特點。智能化是為了解決我們低效的手工錄用，能夠通過掃描和解析功能，高效地將大量的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子版檔案。再者，也能夠通過檢索功能，快速和精準地查找、調(diào)用員工檔案。而延展性指的是，系統(tǒng)的功能具備延展性，不僅是當下能夠滿足紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)的需求，往后也能夠建立在線填寫資料的表單，為企業(yè)全面推行數(shù)字化提供足夠的技術(shù)支持。

三、紙質(zhì)、電子檔案集中統(tǒng)一管理

一般而言，當原始的紙質(zhì)檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)移到電子檔案庫進行儲存，那么這些紙質(zhì)檔案在往后的任何時間進行處理都可以，但正如前面討論到的安全性問題，如果這些紙質(zhì)資料需要丟棄，那就要進行妥善的銷毀和粉碎，確保信息不會對外泄露。當然，如果這些原始的紙質(zhì)檔案，與企業(yè)現(xiàn)有的電子檔案不構(gòu)成重復或者替代的記錄，那我們?nèi)孕枰咨频貎Υ婧眠@些紙質(zhì)資料。

流動人員人事檔案如何托管？

流動人員人事檔案管理機構(gòu)為縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人力資源社會保障部門所屬的公共就業(yè)和人才服務機構(gòu)，其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案；嚴禁個人保管他人人事檔案?？绲貐^(qū)流動的流動人員人事檔案，可由其戶籍所在地的公共就業(yè)和人才服務機構(gòu)管理，也可由其現(xiàn)工作單位所在地的公共就業(yè)和人才服務機構(gòu)管理。

高校畢業(yè)生到具有檔案管理權(quán)限的機關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè)就業(yè)的，由單位直接接收、管理檔案。到無檔案管理權(quán)限的單位（私營企業(yè)、外資企業(yè)等）就業(yè)的，可由各地公共就業(yè)和人才服務機構(gòu)負責提供檔案管理等人事代理服務。高校畢業(yè)生離校時沒有就業(yè)的，檔案可由學校統(tǒng)一發(fā)回原戶籍所在地公共就業(yè)和人才服務機構(gòu)保管。檔案不允許個人保存。

流動人員人事檔案是指哪些人的人事檔案

一、中央組織部、人事部印發(fā)的《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》(人發(fā)[1996]118號)指出，流動人員人事檔案是指：

1、辭職或被辭退的機關(guān)工作人員、企事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案；

2、與用人單位解除勞動合同或聘用合同的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案；

3、待業(yè)的大中專畢業(yè)生的人事檔案；

4、自費出國留學人員的人事檔案；

5、外商投資企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、區(qū)街企業(yè)、民營科技企業(yè)、私營企業(yè)等非國有企業(yè)聘用的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案；

6、外國企業(yè)常駐代表機構(gòu)的中方雇員的人事檔案；

7、其他流動人員的人事檔案。

二、流動人員：

對于流動人口及其出生情況的統(tǒng)計是如何規(guī)定的呢? 國家計劃生育委員會和國家統(tǒng)計局1990年3月發(fā)布的《計劃生育統(tǒng)計工作實施辦法》規(guī)定的計劃生育統(tǒng)計調(diào)查的對象為“在本行政區(qū)內(nèi)居住(包括暫住人口及無戶口人員)，具有中國國籍(除中國人民解放軍、武裝警察部隊現(xiàn)役人員以外)的全部人口?！本唧w規(guī)定為：

1、人的常住地和戶籍在同一地的人口由所在行政區(qū)統(tǒng)計；

2、人的常住地和戶籍所在地分離半年以上的人(流動人口)由人所在行政區(qū)統(tǒng)計，分離不足半年的由戶口所在行政區(qū)統(tǒng)計；

3、對有常住趨勢的特殊情況由人所在行政區(qū)統(tǒng)計；

4、新生嬰兒由其生母所屬的行政區(qū)統(tǒng)計。

從這個規(guī)定可以看出，有關(guān)部門首先把全體人口按人與戶口是否在同一個行政區(qū)劃分為兩類：如果“人戶同在”，則“由所在行政區(qū)統(tǒng)計”，這里的“所在行政區(qū)”既是戶籍地，也是現(xiàn)居住地；如果“人戶分離”，則進一步區(qū)分分離的時間長度，分離超過半年的，確定為“流動人口”，由現(xiàn)居住地統(tǒng)計，而對分離不足半年的(沒有明確地說是不是“流動人口”)，仍然由戶籍地統(tǒng)計。

至于“有常住趨勢的特殊情況”的人則是指那些無戶口、戶籍地待定的人，或是那些已經(jīng)嫁到“婆家”(有常住趨勢)但戶口仍在“娘家”的媳婦。對這些人，由戶籍地統(tǒng)計顯然不妥(“娘家”所在地已經(jīng)不管了)或不能(因為沒有戶籍地)。而新生嬰兒由于尚未登記戶口(也可以認為是“戶口待定”)，只能“隨母統(tǒng)計”。

在上述規(guī)定中沒有指明行政區(qū)的范圍，即“人戶分離”的區(qū)域界限，不過，這個《辦法》規(guī)定統(tǒng)計對象首先和主要是針對計劃生育的統(tǒng)計報表，而統(tǒng)計報表是從鄉(xiāng)級起報，于是，只要人和戶口不在同一個鄉(xiāng)，即可被認為是“分離”了。

這個規(guī)定盡管沒有明確地給出“常住人口”的定義，但它的核心是“常住”，即把“人戶同在”、“人戶分離”不足半年、“有常住趨勢”的人作為“常住人口”，分別在戶籍地統(tǒng)計(“人戶同在”、“人戶分離”不足半年)和現(xiàn)居住地統(tǒng)計(“有常住趨勢”)。

山東省人才服務中心流動人員人事檔案指南

山東省人才服務中心流動人員人事檔案指南

一般，檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。下面是我分享的山東省人才服務中心流動人員人事檔案指南，希望能夠幫助到大家。

一、事項名稱：

流動人員人事檔案管理

二、對象和條件：

與省公共就業(yè)和人才服務中心簽訂代理協(xié)議的單位和個人。

三、需要提交的`材料：

1、申請人事檔案代理：

（1）申請人身份證；辭職、辭退或解除聘用（勞動）合同1份（適用于省直機關(guān)或省屬企事業(yè)單位辭職、辭退或解除聘用（勞動）合同的人員）；

（2）單位接收證明1份，注明接收人員姓名、身份證號碼、原存檔機構(gòu)（適用于人事代理單位）；

（3）代辦人員身份證，申請人身份證復印件（代辦的需提供）。

2、流動人員人事檔案接收：

（1）存檔人員身份證；

（2）代辦人員身份證（非存檔人員本人經(jīng)辦需提供）。

3、流動人員人事檔案轉(zhuǎn)出：

（1）有檔案保管權(quán)限部門出具的調(diào)檔函；

（2）存檔人員身份證及復印件1份；

（3）單位離職證明或同意轉(zhuǎn)出證明（單位代理的提供）；

（4）代辦人員身份證、復印件，存檔人員身份證復印件及委托書（非存檔人員本人經(jīng)辦需提供）。

4、流動人員人事檔案材料收集：

（1）存檔人身份證；

（2）《檔案補充材料登記單》1式2份（現(xiàn)場填寫）。

5、流動人員人事檔案借（查）閱：

（1）借（查）閱登記表（現(xiàn)場填寫）；

（2）由負責人事工作的黨員干部持具有人事檔案管理權(quán)單位的借（查）檔函（應申明借（查）檔理由和借閱期限）1份；

（3）借（查）檔人、被借（查）檔人身份證及復印件各1份；

（4）被借（查）人身份證復印件1份。

6、依據(jù)檔案記載出具相關(guān)證明：

（1）本人身份證（個人代理）；

（2）單位介紹信1份（單位代理）。

7、專業(yè)技術(shù)職務資格確定：

（1）報到證原件，1份；

（2）正規(guī)全日制院校畢業(yè)生專業(yè)技術(shù)職稱認定表，1份；

（3）單位出具的工作崗位證明，1份；

（4）個人免冠2寸照片，2張；

（5）本人身份證。

四、辦事流程：

1、申請人事檔案代理：

（1）申請開具調(diào)檔函；

（2）工作人員審核確認；

（3）確認通過后，申請人填寫《委托保管人事檔案申請表》。

2、流動人員人事檔案接收：

（1）人事檔案須通過機要或原存檔單位專人送交；

（2）窗口工作人員核查檔案封存情況，并按照流動人員人事檔案告知承諾制規(guī)定，向存檔人員或代辦人員出具檔案材料缺少情況；

（3）缺少材料清單經(jīng)存檔人員或代辦人員簽字確認后，一式兩份，一份交由送檔人，一份存入個人檔案。

3、流動人員人事檔案轉(zhuǎn)出：

（1）單位或個人攜帶申請材料辦理轉(zhuǎn)出手續(xù)；

（2）梳理個人檔案，及時告知檔案缺少材料情況；

（3）密封檔案加蓋公章，通過機要或?qū)Ｈ藢Ｋ头绞睫D(zhuǎn)遞檔案。。

4、流動人員人事檔案材料收集：

（1）按照歸檔材料規(guī)定，提交須補充的材料；

（2）填寫《檔案補充材料登記單》1式2份；

（3）工作人員負責將補充材料歸入個人檔案。

5、流動人員人事檔案借（查）閱：

（1）提交借（查）檔函和相關(guān)介紹信；

（2）按規(guī)定填寫借（查）閱登記表；

（3）在閱檔室辦理檔案借（查）閱。

6、依據(jù)檔案記載出具相關(guān)證明：攜帶相關(guān)材料辦理手續(xù)。

7、專業(yè)技術(shù)職務資格確定：

（1）提交申報材料(其中“正規(guī)全日制院校畢業(yè)生專業(yè)技術(shù)職稱認定表”需要登陸“山東人才網(wǎng)”，從“檔案管理”頁面資料下載通道中下載填寫，并在單位組織考核意見一欄加蓋單位公章)；

（2）窗口初審提交材料并考核鑒定個人主要工作業(yè)績；

（3）編發(fā)職稱證書。