智慧檔案管理與大數(shù)據(jù)解決方案的領(lǐng)航者,讓信息價(jià)值超越期待
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第一條以《中華人民共和國(guó)檔案法》為依據(jù),聯(lián)系公司工會(huì)實(shí)際情況,特制訂本辦法。
第二條公司工會(huì)辦公室設(shè)立專門(mén)的檔案工作,處理業(yè)務(wù)時(shí)應(yīng)受公司檔案處指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查,其任務(wù)包括:
收集、整理、立卷、保管公司工會(huì)的文書(shū)檔案;
積極開(kāi)展檔案的提供利用工作;
進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì);
認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》有關(guān)制度、檔案工作理論、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí),掌握歸檔的基本方法,保證檔案質(zhì)量。
第三條歸檔
歸檔的文書(shū)包括:
公司工會(huì)與有關(guān)單位的來(lái)往信函、各種協(xié)議書(shū)、合同等;
公司工會(huì)會(huì)議原始記錄、紀(jì)要和決定(包括發(fā)布的通知、機(jī)構(gòu)調(diào)整、人事任免、獎(jiǎng)懲以及規(guī)章制度);
公司工會(huì)制訂的各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、工作總結(jié)等;
公司工會(huì)主持召開(kāi)的各種專業(yè)會(huì)議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件和會(huì)議總結(jié)、紀(jì)要;
上級(jí)工會(huì)的各類文件;
公司各部門(mén)的發(fā)文;
其他具有保存價(jià)值的文件材料、重要的工作經(jīng)驗(yàn)材料。
第四條歸檔要求
歸檔的文件材料,應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔;
在一個(gè)類型的案卷內(nèi)要按問(wèn)題或文件形成的時(shí)間,系統(tǒng)地排列;
案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明準(zhǔn)確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長(zhǎng)期(15年以上)、短期(15年以下)3種;
按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫(xiě)案卷目錄備考表;
全部案卷組成后,要對(duì)案卷作統(tǒng)一排列并編寫(xiě)檔號(hào),然后逐卷登記,填寫(xiě)案卷目錄。
第五條檔案借閱
借閱檔案要履行借閱手續(xù)。調(diào)閱檔案只限在檔案室查閱,不能帶出,若遇必須帶出檔案室查閱的,一定要經(jīng)過(guò)辦公室主任批準(zhǔn);
借閱檔案的時(shí)間一般最長(zhǎng)不能超過(guò)10天,密級(jí)檔案最長(zhǎng)不能超過(guò)一周;
借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損,不得在文件上圈點(diǎn)、劃線和涂改,未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印檔案;
借檔人的確由于工作原因而需要復(fù)印文件或摘抄文件,需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn);
借閱的檔案交還時(shí),必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。
第一章總則
第一條本制度以加強(qiáng)本公司工會(huì)文書(shū)立卷工作為目的。
第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷,公司工會(huì)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料,都必須按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。
第三條公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后應(yīng)及時(shí)交給專(兼)職文書(shū)人員歸檔。檔案管理人員工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
第二章文件材料的收集管理
第四條堅(jiān)持部門(mén)收集、管理文件材料制度。各部門(mén)均應(yīng)指定專(兼)職文書(shū)人員,負(fù)責(zé)整理本部門(mén)的文件材料,并保持其穩(wěn)定性。若有人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。
第五條凡本公司工會(huì)發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。
第六條幾個(gè)部門(mén)參與辦理一項(xiàng)工作,在這樣的工作活動(dòng)中形成的文件材料,應(yīng)由主辦部門(mén)收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門(mén)收集歸卷。
公司工會(huì)工作中外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)旅費(fèi)時(shí),必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù),檔案室簽字認(rèn)可后才可向財(cái)務(wù)部門(mén)核報(bào)旅費(fèi);
本公司工會(huì)召開(kāi)會(huì)議,由會(huì)議主辦部門(mén)指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù),經(jīng)檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門(mén)才給予報(bào)銷會(huì)議費(fèi)用。
第七條各部門(mén)專(兼)職文書(shū)的職責(zé)。
了解本部門(mén)的工作業(yè)務(wù),掌握本部門(mén)文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門(mén)的文件材料;
認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度,對(duì)本部門(mén)承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷,每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔工作做好,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù);
承辦人員借用文件材料時(shí),應(yīng)積極地提供利用,做好服務(wù)工作,并辦理臨時(shí)借閱登記手續(xù)。
第三章歸檔范圍
第八條重要的會(huì)議材料,包括:會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。
第九條上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。
第十條本公司工會(huì)對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
第十一條本公司工會(huì)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。
第十二條本公司工會(huì)反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。
第十三條本公司工會(huì)的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。
第十四條信訪工作材料。
第十五條本公司工會(huì)與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。
第十六條本公司工會(huì)干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。
第十七條本公司工會(huì)職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
第十八條本公司工會(huì)的發(fā)展歷程、重大事件及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
第四章平時(shí)歸卷
第十九條各部門(mén)都要建立并健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料,由專(兼)職文書(shū)集中統(tǒng)一管理。
第二十條各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類目”?!鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡(jiǎn)明易懂,序號(hào)明確。
第二十一條公文承辦人員應(yīng)及時(shí)收集并整理將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料,送交本部門(mén)專(兼)職文書(shū)歸卷。
第二十二條專(兼)職文書(shū)人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料,按照“案卷類目”條款,放入保存文件的夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。
第五章立卷
第二十三條為統(tǒng)一立卷規(guī)范,保證案卷質(zhì)量,立卷工作應(yīng)由相關(guān)部室兼職檔案員配合,檔案室文書(shū)檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。
第二十四條案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。
第二十五條歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
第二十六條在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,不能將分開(kāi)存放,文電應(yīng)合一立卷;絕密文電單獨(dú)立卷,對(duì)于少數(shù)與絕密電文有緊密聯(lián)系的普通文電,可隨同絕密文電立卷。
第二十七條不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),放在復(fù)文年立卷;沒(méi)有復(fù)文的,放在請(qǐng)示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年,其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十八條卷內(nèi)文件材料應(yīng)按不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前、請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其他文件材料按照其形成的規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
第二十九條卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序,依次編寫(xiě)序號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。
第三十條永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)案內(nèi)文件目錄。填寫(xiě)的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
第三十一條有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明,都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在卷尾的備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明,也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負(fù)責(zé)。
第三十二條案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰。
第三十三條案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式:
案卷裝訂:裝訂前,去掉文件材料包含的金屬物,對(duì)破壞的文件材料應(yīng)按要求糊裱,字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷,案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
案卷各部分的排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄),文件封底(含備考表),以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內(nèi)保存。
第六章附則
第三十四條本制度自印發(fā)之日起實(shí)施。
基層工會(huì)聲像檔案管理辦法
第一章總則
第一條為加強(qiáng)本公司工會(huì)的聲像檔案管理,特制定本辦法。
第二條本公司工會(huì)的聲像檔案包括本公司工會(huì)在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的,對(duì)國(guó)家、社會(huì)、公司和公司工會(huì)有保存價(jià)值的錄音、錄像、照片、影片等具有文字說(shuō)明的歷史記錄。
聲像檔案一般由兩部分組成,即錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)等和文字說(shuō)明。
第三條聲像檔案是本公司工會(huì)卷宗的組成部分,必須由檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理。
第二章聲像檔案資料的收集
第四條收集范圍。
反映本公司工會(huì)主要職能活動(dòng)工作成果的聲像資料;
本公司工會(huì)有關(guān)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與重大活動(dòng)的聲像資料;
本公司工會(huì)有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議的聲像資料;
其他具有保存價(jià)值的聲像資料。
第五條收集時(shí)間。
聲像檔案資料應(yīng)在形成后一個(gè)月內(nèi)與立檔部門(mén)其他載體形態(tài)的檔案同時(shí)歸檔;如有特殊情況也可適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)間;
檔案部門(mén)應(yīng)隨時(shí)收集零散的具有保存價(jià)值的聲像資料。
第六條收集要求。
錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(含底片)和文字說(shuō)明要收集齊全,按時(shí)歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的,以防散失,其形成費(fèi)用不予報(bào)銷;
接收原版、原件,特殊情況下可接收復(fù)制件;
聲像資料的內(nèi)容要真實(shí),底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。
第七條聲像檔案資料的征集。
檔案部門(mén)有責(zé)任隨時(shí)征集重要聲像資料。
第八條聲像檔案的管理,包括分類、組合、排列和編目,要求歸檔材料系統(tǒng)有序,便于保管和利用。
第九條聲像檔案的管理由攝錄人員負(fù)責(zé),檔案部門(mén)協(xié)助。
第十條分類、編號(hào)。
照片檔案按年代、問(wèn)題分類。同一類型的照片按時(shí)間順序編號(hào),并填寫(xiě)其底片號(hào)。底片在全宗內(nèi)編流水號(hào)。格式:全宗號(hào)—流水號(hào);
錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代、問(wèn)題分類,按內(nèi)容編號(hào)。同一內(nèi)容分錄幾盤(pán)的應(yīng)視為一個(gè)案卷,屬于一個(gè)案卷號(hào),然后每盤(pán)再依次編排序號(hào);
編注與其他裁體檔案相聯(lián)系的參照號(hào)。格式為(檔案形態(tài))檔號(hào)、(檔案形態(tài))檔號(hào)。
第十一條保管期限:應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時(shí)間、名稱、可靠程度、有效性等因素,確定保管期限。
第十二條文字說(shuō)明的編寫(xiě)。
文字說(shuō)明的基本內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等’
編寫(xiě)文字說(shuō)明的要求:
準(zhǔn)確揭示檔案材料的內(nèi)容,概括其反映的信息,標(biāo)注項(xiàng)目準(zhǔn)確齊全;
按照片的自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫(xiě)文字說(shuō)明。錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫(xiě)文字說(shuō)明。其中聯(lián)系密切的聲像資料應(yīng)輔以文字說(shuō)明;
文字說(shuō)明簡(jiǎn)潔、通順;
時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。
第十三條編制格式。
照片編制采用橫寫(xiě)格式:照片、底片號(hào)—文字說(shuō)明—參見(jiàn)號(hào)—攝制時(shí)間—攝制者;
錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式:在盒套上逐項(xiàng)填寫(xiě)要求內(nèi)容。
第十四條案卷要求。
集中編放具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成的案卷;
卷內(nèi)目錄:照片、底片以自然張為單元填寫(xiě)卷內(nèi)目錄;錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫(xiě)卷內(nèi)目錄;
卷內(nèi)備考表。用于說(shuō)明卷內(nèi)聲像材料的整理、變動(dòng)情況。
第十五條編目。
編排聲像檔案的目錄要依照GB37925-85《檔案、著錄規(guī)則》進(jìn)行。
第三章聲像檔案的保管
第十六條聲像檔案入庫(kù)前要進(jìn)行檢查,對(duì)已被損壞的,要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。
第十七條保管條件。
底片、膠片庫(kù)溫度應(yīng)保持在13~15℃之間,相對(duì)濕度應(yīng)保持35%~45%;
照片庫(kù)溫應(yīng)保持14~24℃,相對(duì)濕度應(yīng)保持375%~675%;
錄音、錄像帶庫(kù)溫應(yīng)保持18~24℃,相對(duì)濕度應(yīng)保持40%~60%。
第十八條底片冊(cè)、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放,磁帶庫(kù)必須避開(kāi)30奧斯特以上的磁場(chǎng),磁帶盒與盒的間距不小于3毫米;鐵皮柜不宜存放磁帶。
第十九條對(duì)庫(kù)存的照片檔案,每?jī)赡暌獧z查一次。
第二十條歸檔保存的聲像檔案,任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改;銷毀聲像檔案必須經(jīng)過(guò)鑒定,征得歸檔單位同意,報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批,登記注冊(cè)。
第二十一條建立健全聲像檔案統(tǒng)計(jì)制度,做好聲像檔案的統(tǒng)計(jì)工作,如收進(jìn)、移出、庫(kù)存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等。
第四章聲像檔案的開(kāi)發(fā)利用
第二十二條編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具,以使利用更方便。
第二十三條建立聲像檔案借閱、利用制度,嚴(yán)格審批手續(xù),以聲像檔案的機(jī)密程度決定其利用范圍。
第二十四條聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借;外單位借用或復(fù)制聲像檔案,由檔案室負(fù)責(zé)辦理,并按有關(guān)規(guī)定收費(fèi),實(shí)行有償服務(wù)。如在借用中造成損壞,則由借用單位負(fù)責(zé)賠償。
第二十五條在不影響保密的前提下,各單位可利用聲像檔案舉辦報(bào)告會(huì)、展覽會(huì),編輯綜合性或?qū)n}性畫(huà)冊(cè)、資料片等,積極開(kāi)發(fā)利用現(xiàn)存的聲像檔案。
第五章附則
第二十六條本辦法經(jīng)核準(zhǔn)后實(shí)施。
檔案整理工作的基本內(nèi)容包括什么
1 檔案整理工作的內(nèi)容
1.1 系統(tǒng)排列和編目
在正規(guī)的工作條件下,檔案室接收的是文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)按照歸檔要求組好的以件為單位的文件或案卷;檔案館接收的是由機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的檔案。在這種情況下,檔案室和檔案館的檔案整理工作,主要是對(duì)所接收的檔案,根據(jù)整個(gè)檔案室和檔案館存放和管理的需要,進(jìn)一步系統(tǒng)地整理,如全宗和以件為單位的盒內(nèi)檔案的排列,檢索工具的某些加工等等。
1.2 局部調(diào)整
已經(jīng)整理人館、室保存的檔案,經(jīng)過(guò)檢驗(yàn)或?qū)iT(mén)的質(zhì)量檢查,對(duì)其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分,檔案館和檔案室需要進(jìn)行一定的加工以提高其質(zhì)量;另外,隨著時(shí)間的推移,檔案自身或檔案整理體系可能發(fā)生某些變化,也須進(jìn)行必要的調(diào)整。
1.3 全過(guò)程整理
由于一些特殊原因,檔案館、室有時(shí)也接收和征集一些零散文件,或者當(dāng)館藏的體系遭受嚴(yán)重破壞時(shí),就必須進(jìn)行全過(guò)程的整理工作。
2 檔案整理工作的意義
2.1 檔案整理工作是進(jìn)一步發(fā)揮檔案作用的前提條件
檔案館和檔案室都是集中保存檔案的信息中心,僅以檔案室保管的檔案來(lái)說(shuō),就形成于不同的年代、不同的組織機(jī)構(gòu)、不同的工作和生產(chǎn)活動(dòng)中,因此有著不同的內(nèi)容、來(lái)源、性能和作用等。檔案的數(shù)量多、情況復(fù)雜,就必須加以系統(tǒng)的整理,從而使其井然有序,方便管理,容易檢索利用。否則,眾多的檔案雜亂堆放在一起,查找利用如大海撈針,不僅浪費(fèi)時(shí)間,也會(huì)影響工作。因此,檔案只有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理,才能體現(xiàn)檔案的特點(diǎn),反映出各項(xiàng)活動(dòng)的歷史聯(lián)系和本來(lái)面貌,更好地發(fā)揮檔案的作用。
2.2 檔案整理工作是檔案業(yè)務(wù)工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
在檔案業(yè)務(wù)工作請(qǐng)環(huán)節(jié)中,收集]:作是起點(diǎn),利用工作是白的,而檔案整理上作則是承上啟下的關(guān)鍵環(huán)行。通過(guò)檔案整理工作,可以進(jìn)一步了解和檢查檔案收集丁作的質(zhì)量,有力地促進(jìn)收集工作。
檔案只有經(jīng)過(guò)整理以后,才可以科學(xué)地鑒定其價(jià)值,確定其保管期限;只有把檔案分類整理好,用編目方式將檔案的保管單位和排列順序固定下來(lái),才有條件實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)保管;只有把檔案加以分類和整理,才能夠充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。
總之,檔案整理工作是檔案館(室)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作,它對(duì)于搞好檔案實(shí)體管理.特別是檔案信息開(kāi)發(fā)工作,充分發(fā)揮檔案的作用,實(shí)現(xiàn)檔案工作的目的都具有重要意義。
3 檔案整理工作的原則
檔案整理工作的基本原則是:按照檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律,充分利用原有基礎(chǔ),保持文件之間的歷史聯(lián)系,便于保管和利用。
3.1 按照檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律進(jìn)行整理
檔案是在一定歷史時(shí)期,由一定政權(quán)機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人形成的。各個(gè)歷史時(shí)期內(nèi)形成的檔案就反映了各個(gè)時(shí)期的政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、教育等各方面的歷史活動(dòng)情況,它們既有密切的聯(lián)系,又有各自的特點(diǎn)。所以,整理檔案首先要區(qū)分不同的歷史時(shí)期,再分不同的政權(quán),把同一歷史時(shí)期、同一政權(quán)、同一組織形成的檔案集中在一起,以保持檔案的歷史聯(lián)系和完整性。同樣,一個(gè)機(jī)關(guān)形成的全部檔案,反映了這個(gè)機(jī)關(guān)的全部歷史,是一個(gè)不可分割的整體,不同機(jī)關(guān)的檔案絕不能混同。只有認(rèn)識(shí)檔案的形成特點(diǎn)和規(guī)律,才能實(shí)事求是地整理檔案,最大限度地保持檔案之間的歷史聯(lián)系,使整理好的檔案,客觀地反映檔案形成時(shí)期、形成機(jī)關(guān)各項(xiàng)活動(dòng)的歷史面貌,從而便于查找利用。
3.2 充分利用原有基礎(chǔ)
在不同的時(shí)空條件下,對(duì)不同狀況的檔案整理從何著手,確定何種類型的整理力式和要求,成為必須首先解決的檔案整理策略。檔案是歷史文化的遺物,它不僅記錄了當(dāng)時(shí)的實(shí)踐活動(dòng),而且反映了歷史整理和保存檔案的情況和成果。在整理檔案的時(shí)候,要尊重歷史和繼承前人的勞動(dòng),充分地利用先前的整理基礎(chǔ)。這樣有利于提高檔案整理工作的質(zhì)量和效率,以適應(yīng)提供利用的需要。
我國(guó)檔案界慣稱的所謂“利用原有基礎(chǔ)”整理檔案,是已經(jīng)被實(shí)踐所證明的一種比較切實(shí)可行的辦法,也是科學(xué)地組織檔案工作的一條原則。它的含義和要求主要有以下兩方面:
第一,充分重視和利用先前的整理基礎(chǔ),以確定檔案整理的任務(wù)和要求,不要輕易打亂重整。一般地說(shuō),只要不是零散文件,已經(jīng)整理而有規(guī)可循、有日可查,即應(yīng)力求保持其原有的整理體系?;蛘卟蝗街匦抡?,而通過(guò)完善檢索工具等其他環(huán)節(jié)進(jìn)行彌補(bǔ);或者只作必要的部分加工整理。
第二,在檔案整理過(guò)程中,應(yīng)該充分研究和利用原來(lái)整理的成果。不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。也就是說(shuō),對(duì)必須進(jìn)行一定整理的檔案,也要注意分析原有的整理方法哪些是合理的,哪些是不合理的。對(duì)其中可取的方法應(yīng)該適當(dāng)?shù)匚栈虮A簟<词鼓承┖?jiǎn)單的保存和清理工作的痕跡,如原有的捆、包,簡(jiǎn)單的綱目,隨手注記的年月、單位、內(nèi)容和數(shù)量等有關(guān)標(biāo)識(shí),也往往是值得參考的線索而應(yīng)予以重視。
3.3 保持文件之間的歷史聯(lián)系
所謂文件之間的歷史聯(lián)系,就是文件在產(chǎn)生和處理過(guò)程中所形成的內(nèi)部相互關(guān)系。檔案文件一般是以單件的個(gè)體形式陸續(xù)地產(chǎn)生,而以組合的群體形式持久地存在和運(yùn)動(dòng)的。因此,整理檔案不能根據(jù)偶然的需要和人為的聯(lián)系隨意分合,必須按照檔案形成的規(guī)律,保持文件在其形成者實(shí)踐活動(dòng)中固有的聯(lián)系進(jìn)行整理,才能把文件組成科學(xué)的有機(jī)體系.如實(shí)地反映山歷史活動(dòng)的面貌和文件的系統(tǒng)內(nèi)容。這是檔案整理區(qū)別于圖書(shū)、情報(bào)資料等其他文獻(xiàn)整理的一個(gè)重要特點(diǎn)。文件群體的這種聯(lián)系,在某些書(shū)籍和法規(guī)文件中有時(shí)也被稱為文件之間的?!皟?nèi)在聯(lián)系”、“有機(jī)聯(lián)系”,其含義都是相同的。近年來(lái)在國(guó)外也有按照文件的“歷史聯(lián)系或邏輯聯(lián)系”整理不同類型檔案的提法,對(duì)我們也有參考意義。鑒于檔案是歷史文件的系統(tǒng)積累物的特點(diǎn),我們對(duì)其內(nèi)在的各種聯(lián)系著重表述為“文件之間的歷史聯(lián)系”,它包含看邏輯性和歷史性的統(tǒng)—。
總之,保持文件之間的聯(lián)系整理出的檔案,便于保管和利用。但是,保持文件的聯(lián)系和便于保管利用,有時(shí)也不盡一致。比如,一次重要的調(diào)查活動(dòng)形成的座談?dòng)涗浳母搴弯浺舸艓?,以及關(guān)于調(diào)查日程和經(jīng)費(fèi)問(wèn)題的請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)銷的記賬憑證,就其內(nèi)容而言,無(wú)疑互有密切聯(lián)系,而且是重要的聯(lián)系。但把這些形式不同的材料全部混同起來(lái)進(jìn)行整理,則顯然不便于保管和利用。整理檔案是一項(xiàng)復(fù)雜細(xì)致的工作,同樣是在保持聯(lián)系的情況下,往往可以有各種不同的具體做法。在整理檔案時(shí),特別是在保持文件之間的聯(lián)系和便于保管利用發(fā)生矛盾的時(shí)候,不能機(jī)械地運(yùn)用保持文件聯(lián)系的原則,要充分考慮檔案保管和利用的方便。
檔案整理工作的主要內(nèi)容是什么
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。包括:檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見(jiàn)檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。
這8項(xiàng)工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的,也有分為 6個(gè)環(huán)節(jié)的,也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng),故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開(kāi)發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng),各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié);檔案信息開(kāi)發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫(xiě)參考資料構(gòu)成,信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。