檔案柜資料如何分類整理

文秘如何進(jìn)行檔案的分類

作為文秘必須能熟練地從事文書(shū)、秘書(shū)事務(wù)工作，那么文秘應(yīng)該如何進(jìn)行檔案的分類呢，一起來(lái)看看!

一、按字母排列的分類法

在這種分類法中，每一通訊人的名字立一個(gè)案卷，案卷嚴(yán)格按照字母順序排列。姓的第一個(gè)字母是指示該案卷在檔案柜中存放位置最初步的索引，如果要決定該卷的準(zhǔn)確位置，姓氏第一個(gè)字母以后的字母是決定的因素。例如，CoffinThomas應(yīng)該排在 Cryton Philip之后。

數(shù)量較少的、無(wú)須—一分別立卷的文件資料歸放在一起組成雜類卷，這類案卷也可以用字母表中的字母來(lái)標(biāo)分，每一雜類卷的封面上應(yīng)寫(xiě)有該卷內(nèi)裝放的文件資料的目錄。

1、按主題分類

文件的主題有時(shí)會(huì)取代作者成為歸檔的依據(jù)，最重要的主題名稱作為歸檔的首要因素，次要的主題作為第二個(gè)因素，依次類推。最基本的分類導(dǎo)片標(biāo)示出各類文件的主要標(biāo)題，這些標(biāo)題都是與單位的某項(xiàng)業(yè)務(wù)相關(guān)的，如：廣告、運(yùn)輸、獨(dú)家代理商、購(gòu)置、管理等等。很多單位都有一定數(shù)量的文件資料適合按主題分類，這些主題通常是有關(guān)該業(yè)務(wù)部的總的管理以及該業(yè)務(wù)部與其分部、代理商、貿(mào)易聯(lián)系單位的關(guān)系等等。各主題之間的排列可以根據(jù)字母排列順序進(jìn)行。按主題分類立檔的優(yōu)點(diǎn)是所有有關(guān)資料都集中存放，可以迅速、簡(jiǎn)便地查閱。

2、按地區(qū)分類

在按地區(qū)分類法中，檔案是按其產(chǎn)生的省、市、地、縣等分類的，其基本原理與按主題分類的基本原理是相同的，只是在該法中，文件是按國(guó)名、省份、城市等名稱的.字母順序排列的。這樣可以使有關(guān)地區(qū)的所有文件集中存放，然后再按其他問(wèn)題分別立卷。運(yùn)輸和出口業(yè)務(wù)部門、計(jì)劃部門和銷售部門最適合用這種方法保存文件。

二、按數(shù)字分類

案卷以數(shù)碼排列，每一份文件給定一個(gè)數(shù)碼。用索引卡或索引條可以查出某一數(shù)碼所代表的名字。所有索引卡按所標(biāo)名字的字母順序排列，集中放在索引卡抽屜里。當(dāng)需要查找某份文件時(shí)，先從索引卡抽屜中相應(yīng)的字頭下找出與文件相關(guān)的信息，從而得知該案卷的數(shù)碼，然后可以在適當(dāng)?shù)臋n案柜中找到標(biāo)有該數(shù)碼的案卷。

1、按十進(jìn)位制數(shù)碼編排分類

這是數(shù)字法的一種，經(jīng)常與按專題分類相結(jié)合。用于圖書(shū)分類的杜威十進(jìn)位制數(shù)碼法就是這種分類的一個(gè)很好的例子。操作起來(lái)比較簡(jiǎn)單，主要專題分別用某個(gè)整數(shù)表示。

當(dāng)該系統(tǒng)中需要新增立案卷時(shí)，通常把它歸入已立檔的某一項(xiàng)目，插在適當(dāng)?shù)奈恢?，然后編上小?shù)。這樣就可以不需要對(duì)已經(jīng)建立的系統(tǒng)進(jìn)行大的修改和變動(dòng)。

使用十進(jìn)位制數(shù)字排列法立卷，能較容易地根據(jù)文件上所編的案卷號(hào)得知該信件所屬域和該案卷在檔案柜中的位置。

2、 按日期排列分類、

這種方法操作十分簡(jiǎn)單，文件是按照用數(shù)字表示的文件日期的先后順序立卷的。按日期排列的方法雖然不作為一種基本系統(tǒng)來(lái)使用，但它一般是排列案卷內(nèi)文件順序的標(biāo)準(zhǔn)方法。

三、字母法和數(shù)字法的比較

1、 字母順序排列法的優(yōu)點(diǎn)

1.按公司、專題或地理位置分類存放文件是一種方便實(shí)用的方法，它能直接、迅速地立卷，不需要建立索引卡。

1.材料費(fèi)用較低。

2、字母順序排列法的缺點(diǎn)

1.查找常用名字時(shí)可能會(huì)遇到困難。

2.當(dāng)需要查找某一專題案卷時(shí)案卷位置難以確定。

3.需要擴(kuò)充時(shí)不容易估算所需要的空間。

3、數(shù)字排列法的優(yōu)點(diǎn)

1. 標(biāo)有數(shù)碼的案卷比按字母法排列的案卷更容易查找，當(dāng)文件用畢歸檔時(shí)，放錯(cuò)位置的可能性較小。

2.標(biāo)上數(shù)碼的文件方便查詢。

2. 由于新立案卷排放在已立案卷的后面，因而可以無(wú)限擴(kuò)充;建立起的相應(yīng)索引卡片或索引條可以兼作其他用途。

4、數(shù)字排列法的缺點(diǎn)

1.必須建立相應(yīng)的索引卡片或索引條，而且通過(guò)索引卡查找案卷會(huì)占用一部分時(shí)間。

2.該系統(tǒng)的建立和保持比較費(fèi)錢、費(fèi)時(shí)。

3.如果數(shù)碼標(biāo)錯(cuò)會(huì)造成文件和案卷放錯(cuò)位置的嚴(yán)重后果。

四、字母法和數(shù)字法的綜合運(yùn)用

按字母順序排列和按數(shù)字排列對(duì)檔案進(jìn)行分類各有其優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，我們可以把這兩種方法結(jié)合起來(lái)運(yùn)用。

在字母順序排列法中套編上數(shù)字索引，用數(shù)字分別表示每一個(gè)字母或字母的一部分，在立卷時(shí)，每個(gè)案卷再分別編號(hào)。例如：假定A用回來(lái)表示，在該組中有5個(gè)案卷，那么第四個(gè)案卷的編號(hào)就是1/4。在這種方法中，案卷是按字母順序排列的，數(shù)字編號(hào)只起輔助作用，只作為查文編號(hào)以供通訊時(shí)引用。

檔案室的資料怎么分類？

1、如果有“文件編號(hào)”，做一個(gè)《文件登記表》，按編號(hào)分類。
2、如果是無(wú)“文件編號(hào)”，按文件類型分類，擺放，最好做《文件登記表》。
3、最簡(jiǎn)單的就是按資料類、合同類、制度類.....按種類放到文件柜中。

檔案怎樣整理分類規(guī)則

檔案整理分類規(guī)則：

在整理檔案分類的時(shí)候，我們應(yīng)根據(jù)資料中的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行相關(guān)目錄 的編制提高檔案管理中的查詢及搜索功能.另外在檔案管理中分類、轉(zhuǎn)定等工作有著不同的原則管理人員應(yīng)根據(jù)檔案管理的準(zhǔn) 則進(jìn)行檔案的管理、儲(chǔ)存及銷毀工作以此提高檔案管理工作的規(guī)范性。

在管理工作中相關(guān)人員應(yīng)明確檔案具有很多種類型不同類型的檔案基本資料不同. 雖然其種類與機(jī)密程度之間存在著些許的差異但是相對(duì)于檔案管理人員而言檔案管理是 對(duì)檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行提取與整理。以此為相關(guān)人員查詢企業(yè)發(fā)展資料提供一定的便捷性，為提高檔案管理人員的專業(yè)性確保管理人員可以按照相關(guān)的規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行分類、儲(chǔ)存、管理及銷毀, 企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)使其具有一定的管理技巧進(jìn)而提高管理質(zhì)量。

檔案管理人員應(yīng)該在檔案管理工作中應(yīng)應(yīng)該通過(guò)自主學(xué)習(xí)及參與培訓(xùn)的方式及時(shí)的更新自身的管理方法，根據(jù)本單位的實(shí)際情況來(lái)選擇整理分類。

企業(yè)檔案該如何整理？

每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對(duì)歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對(duì)如何規(guī)范歸檔文件（即文書(shū)檔案）的整理與編目提出了簡(jiǎn)明扼要的方法，供大家參考。
第一步 清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限的規(guī)定》（即國(guó)家檔案局8號(hào)令）制定好本單位的檔案保管期限表，對(duì)照條款，逐份文件進(jìn)行鑒定。
概要地說(shuō)，即便于實(shí)際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：
永久（Y）：
1.收文中針對(duì)性文件：A、看是否主送本單位即批復(fù)類文件；B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。
2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見(jiàn)等。
3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動(dòng)的重要的文件材料；本單位開(kāi)展重大活動(dòng)形成的文件材料。
4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計(jì)劃與總結(jié)、各類人員名冊(cè)、工資冊(cè)、勞動(dòng)工資年報(bào)，重要?jiǎng)?chuàng)建活動(dòng)文件材料等）。
定期30年（D30）：
1.收文：上級(jí)主管機(jī)關(guān)下發(fā)的需要長(zhǎng)期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；
2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料（大致包括：內(nèi)部管理制度，獎(jiǎng)勵(lì)制度，業(yè)務(wù)操作規(guī)程等）。
定期10年（D10）：
1.收文：上級(jí)主管機(jī)關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件；
2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。
簡(jiǎn)單扼要地講，區(qū)（縣）級(jí)機(jī)關(guān)、文件數(shù)量比較大，特別是要進(jìn)館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國(guó)家檔案局8號(hào)令的規(guī)定來(lái)；文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對(duì)本單位工作的文件材料，其保管期限可從長(zhǎng)。
第二步 按件裝訂：界定何為一“件”，具體見(jiàn)《歸檔文件整理規(guī)則》?！凹庇袃煞N，①為自然件，這很好界定；②適當(dāng)?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機(jī)軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來(lái)裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號(hào)章”。
第三步 排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類之后在每類的二級(jí)類目下按事由排列文件。黨群工作類下設(shè)二級(jí)類目，一般設(shè)：①黨務(wù)、②工會(huì)，③共青團(tuán)、④婦女工作、⑤學(xué)(協(xié))會(huì)，在①下按時(shí)間排列文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級(jí)類目排列。
行政管理類下設(shè)二級(jí)類目，一般有：①組織人事；②政(事)務(wù)；③財(cái)產(chǎn)管理，①下按時(shí)間先后排列，②③同理。(政務(wù)：文字秘書(shū)工作；事務(wù)：后勤保障一類；財(cái)產(chǎn)管理即審計(jì)、會(huì)計(jì)、經(jīng)費(fèi)、車輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。
業(yè)務(wù)管理類：本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況，區(qū)分屬類、排列文件。
第四步 編號(hào)：永久、定期30年、定期10年分別編三個(gè)流水號(hào)，一年一編（即填寫(xiě)檔號(hào)章上的歸檔信息）。
第五步 編目：按保管期限分別填寫(xiě)《歸檔文件目錄》。
第六步 填寫(xiě)備考表，裝盒、填寫(xiě)脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。

怎樣做檔案的收集，分類，整理

先把的收集的文檔整理一遍，然后分好類，再按時(shí)間或文號(hào)順序排列，按每收集打印頁(yè)碼，按順序填寫(xiě)目錄，最后裝訂成冊(cè)，把每本檔案編號(hào)歸檔即可了。