關(guān)于電子檔案管理的有效存儲(chǔ)

電子檔案的保存期主要是以檔案性質(zhì)決定，一般分為短期（2到5年）、長(zhǎng)期（20年）和永久。
電子檔案，是指通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。
虛擬檔案是用來(lái)區(qū)別于一些客觀存在的檔案實(shí)體，是將實(shí)體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動(dòng)，只有引入正確的軟件，硬件與足夠的背景細(xì)節(jié)，這些字節(jié)與比特方可隨機(jī)定位到用戶所在的網(wǎng)絡(luò)終端，以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號(hào)等到顯示用戶所需求的檔案實(shí)體的真實(shí)信息。
電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤(pán)、磁帶和光盤(pán)。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤(pán)。在云計(jì)算時(shí)代，電子檔案大部分采用云存儲(chǔ)方式，這樣，電子檔案文件既可以存儲(chǔ)在磁盤(pán)、光盤(pán)等介質(zhì)中，也可以存儲(chǔ)在云端的網(wǎng)絡(luò)空間。
電子檔案的要點(diǎn)為：
1、應(yīng)該構(gòu)建一個(gè)公共的，獨(dú)立與應(yīng)用的檔案管理信息化平臺(tái)，以支撐各類(lèi)業(yè)務(wù)所涉及的，實(shí)體和虛擬的檔案信息化管理，從而實(shí)現(xiàn)“實(shí)體檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理”。
2、電子檔案涉及的“檔案源”包括：電子化的實(shí)體檔案（照片、掃描件、影像等多媒體數(shù)據(jù)文件），檔案化的電子信息（版式數(shù)據(jù)文件），結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫(kù)（從應(yīng)用中卸載，且能夠加載重用的數(shù)據(jù)庫(kù)文件）等。
3、具有保存價(jià)值的歷史記錄和作為法律依據(jù)的電子信息（表證單書(shū)），必須能夠具備檔案的屬性：“直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息；是直接形成的歷史紀(jì)錄”，且必須具有文件原始記錄性和具有歷史再現(xiàn)性。
4、將作為檔案管理的電子信息必須要經(jīng)過(guò)一個(gè)歸檔過(guò)程處理后才能稱之為電子檔案，否則，只能稱其為文件，這個(gè)過(guò)程主要是將每件電子信息，封裝成為以卷為單位的檔案基本單位，并且每個(gè)卷都有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的元數(shù)據(jù)（電子封面）。
《公安機(jī)關(guān)辦理行政案件程序規(guī)定》第二百六十條 對(duì)在辦理行政案件過(guò)程中形成的文書(shū)材料，應(yīng)當(dāng)按照一案一卷原則建立案卷，并按照有關(guān)規(guī)定在結(jié)案或者終止案件調(diào)查后將案卷移交檔案部門(mén)保管或者自行保管。

檔案館采用哪些措施可以保證數(shù)字檔案信息的安全存儲(chǔ)？

檔案館采用哪些措施可以保證數(shù)字檔案信息的安全
在數(shù)字檔案使信息利用共享更加便利性的同時(shí)，也帶來(lái)了更多嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，其中最為重要的就是安全相關(guān)問(wèn)題。
一、數(shù)字檔案的安全隱患
數(shù)字檔案跟紙質(zhì)檔案有比較大的差別，比如生成環(huán)境、表現(xiàn)形式、存儲(chǔ)載體、運(yùn)動(dòng)形態(tài)、閱讀和處理手段等等。另外，數(shù)字檔案擁有很多紙質(zhì)檔案沒(méi)有的特質(zhì)，比如對(duì)系統(tǒng)的依賴、信息的可更變、信息存儲(chǔ)的高密度、信息與特定載體之間的可分離性和非人工識(shí)讀性、多種信息媒體的集成性以及信息的可操作性等。
這些特點(diǎn)導(dǎo)致數(shù)字檔案的管理和利用存在一定的安全隱患。
1.數(shù)字檔案信息相對(duì)獨(dú)立帶來(lái)的隱患。紙質(zhì)檔案均是信息和載體構(gòu)成的統(tǒng)一體。數(shù)字檔案信息按照需求可以隨時(shí)改變存儲(chǔ)空間和硬盤(pán)存址，也可以更換載體，并且在更換過(guò)程中信息內(nèi)容不會(huì)發(fā)生任何改變，而不需要固定的存儲(chǔ)位置。數(shù)字檔案的這種特征，代表數(shù)字檔案信息是具有獨(dú)立性的，可以與某一載體暫時(shí)整合，并可以隨時(shí)傳遞給其他載體。
傳統(tǒng)文件內(nèi)容信息的丟失、修改或者泄露經(jīng)常能在載體上找到有關(guān)痕跡，而數(shù)字檔案的信息安全性卻不能僅僅在載體上判斷。數(shù)字檔案的安全隱患主要存在通過(guò)載體對(duì)信息的危害和對(duì)信息本身的危害兩個(gè)方面。
直接針對(duì)信息本身的危害往往是無(wú)形的，例如：由于強(qiáng)磁場(chǎng)導(dǎo)致磁盤(pán)原始磁記錄狀態(tài)發(fā)生變化，雖然載體沒(méi)有損壞，但是信息卻已經(jīng)被銷(xiāo)毀了，以及操作中有意或者無(wú)意的錯(cuò)誤操作也會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。
因此，傳統(tǒng)檔案管理中對(duì)載體所采取的各種嚴(yán)格保管的方法，不能確保數(shù)字檔案信息的安全性。
2.數(shù)字檔案依賴系統(tǒng)帶來(lái)的隱患。數(shù)字檔案的產(chǎn)生、存檔和使用都是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)的，離不開(kāi)各種軟件和硬件平臺(tái)的支持。
數(shù)字檔案的安全會(huì)受到例如數(shù)字編碼因素、硬件因素、軟件因素、設(shè)備更新和加密等因素的影響，數(shù)字檔案在依賴系統(tǒng)時(shí)有一些潛在威脅和隱患。
數(shù)字檔案的安全性與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性密切相關(guān)，存儲(chǔ)和傳輸?shù)臋n案信息非常容易被盜取、修改和破壞。這些安全隱患包括黑客攻擊隱患、病毒入侵隱患、信息泄露隱患等方面。
3.數(shù)字檔案信息不穩(wěn)定帶來(lái)的隱患。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的文檔大多是動(dòng)態(tài)文檔，并且文檔中的數(shù)據(jù)不斷被覆蓋以反映當(dāng)前的情況。如果沒(méi)有及時(shí)存儲(chǔ)或備份數(shù)據(jù)，則一旦更新數(shù)據(jù)，將很難恢復(fù)原始文檔。
二、 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字檔案利用安全保障措施
在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，數(shù)字檔案信息安全性的根本保證在于管理和技術(shù)的緊密結(jié)合。
2.管理措施
更新思想觀念。第一是樹(shù)立數(shù)字化理念，檔案文件的數(shù)字化是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的整體發(fā)展趨勢(shì)。第二是精確控制理念，必須有效監(jiān)督數(shù)字檔案的復(fù)制和流通環(huán)節(jié)，做到精確控制。第三是更新知識(shí)理念，必須自覺(jué)學(xué)習(xí)信息安全和保密技術(shù)知識(shí)，了解泄露機(jī)密的原理和預(yù)防措施。
成立安全組織機(jī)構(gòu)。有條件的部門(mén)或單位應(yīng)該有一個(gè)安全防護(hù)領(lǐng)導(dǎo)小組或兼職安全員來(lái)保護(hù)數(shù)字檔案的安全。安全員對(duì)單位人員進(jìn)行安全教育和防護(hù)管理，并定期向有關(guān)管理部門(mén)報(bào)告安全管理情況。安排專崗專職人員負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)安全的保護(hù)管理，并定期向相關(guān)管理部門(mén)報(bào)告安全工作狀況。
制定安全保密策略。安全和保密策略是結(jié)合實(shí)際情況采取的方法和措施，旨在實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案使用中的安全和保密目標(biāo)。比如說(shuō)根據(jù)數(shù)字檔案的重要程度來(lái)判斷其在網(wǎng)絡(luò)利用中的安全等級(jí)，然后根據(jù)等級(jí)確立安全管理范圍。
建立健全安全保護(hù)管理制度。建立登記制度，從歸檔、審查、保存等各個(gè)環(huán)節(jié)完善數(shù)字檔案的登記記錄;建立流程監(jiān)管制度，確保有效監(jiān)視、存儲(chǔ)、刪除和備份數(shù)字檔案的系統(tǒng);建立操作人員角色管理制度，管理人員權(quán)限要明確地加以安全方面的限制;建立機(jī)房管理制度，對(duì)于存儲(chǔ)更高安全級(jí)別數(shù)字文件的計(jì)算機(jī)房，實(shí)施分區(qū)控制以限制人員訪問(wèn)。
2.技術(shù)措施
加密技術(shù)。建議在傳輸數(shù)字檔案的過(guò)程中使用“雙密鑰匙”進(jìn)行檔案加密。[8]在這種前提下，所有用戶都可以使用公共密鑰提交文檔，但是只有擁有密鑰的收件人才能獲取這個(gè)加密的文件。這樣不但能應(yīng)對(duì)各種惡意軟件，還能完美地防止沒(méi)有授權(quán)的用戶竊聽(tīng)和入網(wǎng)，對(duì)數(shù)字檔案的傳輸起到非常好的保護(hù)作用。
身份驗(yàn)證。身份驗(yàn)證最普遍的方法就是為每個(gè)系統(tǒng)合法的人員配對(duì)一個(gè)密碼，密碼由字母、數(shù)字或符號(hào)組成，以此來(lái)驗(yàn)證訪問(wèn)人員的身份。對(duì)于相關(guān)服務(wù)，如果驗(yàn)證失敗，則拒絕用戶訪問(wèn)系統(tǒng)。
防火墻。防火墻的作用類(lèi)似于道路上的安全檢查站，可以控制網(wǎng)絡(luò)上信息的雙向傳輸，截?cái)喾欠ㄔL問(wèn)，防止加密信息被泄露。
防火墻的安全保護(hù)功能僅限于網(wǎng)絡(luò)邊界，該技術(shù)監(jiān)視通過(guò)網(wǎng)絡(luò)通信時(shí)序控制系統(tǒng)傳遞給它的所有數(shù)據(jù)流，通過(guò)預(yù)先建立網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)則使被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)中的信息和結(jié)構(gòu)不受侵犯。
病毒防治。病毒防治包括預(yù)防和殺毒兩個(gè)方面。防毒殺毒是一項(xiàng)非常系統(tǒng)且復(fù)雜的工程，想要建立完善的防治體系，就必須從技術(shù)上和管理上綜合采取措施。

淺談加強(qiáng)電子檔案的管理,做好電子檔案的利用

淺談加強(qiáng)電子檔案的管理,做好電子檔案的利用

【論文關(guān)鍵詞】電子檔案　電子檔案管理　電子檔案利用

【論文摘要】 當(dāng)前，在日常工作中，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，對(duì)于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門(mén)面對(duì)的一個(gè)重要課題。加強(qiáng)和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準(zhǔn)確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。 　　電子檔案，是指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。當(dāng)前，在日常工作中，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，對(duì)于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門(mén)面對(duì)的一個(gè)重要課題。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的問(wèn)題也日漸顯現(xiàn)。加強(qiáng)和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準(zhǔn)確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。 　 　一、電子檔案使用的主要途徑 　　電子檔案具有快捷、方便的特點(diǎn)，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，其查全率和查準(zhǔn)率是紙質(zhì)檔案無(wú)法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對(duì)應(yīng)的信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，而且還需要發(fā)揮管理的軟功能才能充分展示其優(yōu)越性。當(dāng)前，關(guān)于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。 　　1、提供拷貝?？截愂请娮訖n案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態(tài)，確保其使用過(guò)程中的權(quán)威性。作為檔案部門(mén)，當(dāng)向利用者提供載體拷貝時(shí)，應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲(chǔ)格式，由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺(tái)。當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺(tái)時(shí)，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。 　　2、通信傳輸。通信傳輸可以解決使用者無(wú)法到達(dá)檔案所在地的難題，而且可以節(jié)省時(shí)間和財(cái)力，是電子檔案在使用中的一個(gè)重要方式。所謂通信傳輸，即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源互相交流，以及向相對(duì)固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過(guò)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)。 　　3、直接利用。直接利用指的是利用檔案部門(mén)或另一檢索機(jī)構(gòu)的電腦，在檔案部門(mén)的網(wǎng)絡(luò)上直接查詢。直接利用的特點(diǎn)是可為利用者提供技術(shù)支持，也可使更多的讀者同時(shí)利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少。 　　 二、加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義 　　電子檔案對(duì)于大部分的單位和部門(mén)來(lái)說(shuō)，還是一個(gè)新鮮事物，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，從理念上說(shuō)，要求我們必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變。下面，我們將就加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義進(jìn)行分析。 　　1、加強(qiáng)電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力 　　在傳統(tǒng)檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財(cái)物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風(fēng)險(xiǎn)。然而，計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。檔案管理工作實(shí)現(xiàn)電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。 　　2、加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量 　　檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務(wù)，加強(qiáng)電子檔案管理，資源信息實(shí)現(xiàn)電子化，有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的特點(diǎn)是實(shí)物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)中，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，這可以使得用戶在查閱時(shí)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)海量信息的快速篩選。加強(qiáng)電子檔案的管理，為讀者提高高質(zhì)量的服務(wù)，要求我們必須拓寬知識(shí)面，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，增長(zhǎng)技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。 　　3、加強(qiáng)電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求 　　隨著社會(huì)的進(jìn)步，越來(lái)越多的使用者對(duì)檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統(tǒng)的檔案模式已經(jīng)無(wú)法滿足這一需求。電子檔案因?yàn)閷?duì)信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會(huì)發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯(lián)系，隨著社會(huì)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作的服務(wù)對(duì)象和檔案利用需求都會(huì)發(fā)生變化，表現(xiàn)出一定的動(dòng)態(tài)性，加強(qiáng)電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。 　　 三、做好電子檔案管理和利用的主要措施 　　由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多樣化，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性。因此，加強(qiáng)電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個(gè)角度展開(kāi)工作。 　　1、建立檔案利用制度，整合各類(lèi)檔案資源 　　要建立檔案利用審批制度，相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時(shí)，必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門(mén)可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案收集管理活動(dòng)，使檔案收集更為及時(shí)，保證電子檔案的及時(shí)更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案利用互補(bǔ)，整合檔案資源來(lái)創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。 　　2、規(guī)范檔案利用方式，避免不可挽回?fù)p失 　　電子檔案的利用不能夠無(wú)原則，應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定，并且依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)層次進(jìn)行有效管理。一般情況下，對(duì)內(nèi)容不是完全開(kāi)放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對(duì)這類(lèi)文件瀏覽的過(guò)程必須在有效的監(jiān)控下進(jìn)行。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時(shí)，有密級(jí)的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的“密鑰”進(jìn)行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來(lái)的不可挽回的損失。 　　3、建立“雙套制”模式，確保重要信息完整 　　所謂“雙套制”，指的`就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)提交保存歸檔?！半p套制”管理模式對(duì)檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員要緊跟時(shí)代步伐，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電腦及現(xiàn)代通訊技術(shù)，否則就無(wú)法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問(wèn)題，主要是哪些檔案應(yīng)該實(shí)行“雙套制”，哪些不應(yīng)該實(shí)行“雙套制”。只有根據(jù)各個(gè)檔案的內(nèi)容特點(diǎn)采取相適宜的管理方法，有選擇性地實(shí)行“雙套制”管理，才不會(huì)造成人、財(cái)、物力的浪費(fèi)，并且實(shí)現(xiàn)對(duì)重要信息的完整保存。

電子文件的保存與紙質(zhì)檔案的保存主要有哪些方面的區(qū)別

紙質(zhì)檔案和電子檔案的區(qū)別
1.管理方法的區(qū)別。1.1歸檔。把辦理好的文件整理立卷，定期交到檔案部門(mén)就為紙質(zhì)檔案的歸檔。電子檔案的歸檔比紙質(zhì)檔案要復(fù)雜，歸檔方法包括物理歸檔和條理性的歸檔。條理性的歸檔方式，是通過(guò)信息設(shè)備把電子檔案中的地址存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)設(shè)備中的相關(guān)存儲(chǔ)設(shè)備當(dāng)中，檔案部門(mén)記錄的是歸檔的電詳細(xì)來(lái)源，由信息設(shè)備直接查閱該電子檔案。條理性的歸檔方式對(duì)信息設(shè)備的要求非常之高，需要高超的技能、相關(guān)業(yè)務(wù)及信息設(shè)備的具體條件，要具備十分嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾矸绞郊胺€(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)環(huán)境。而物理歸檔就是將電子檔案采取脫機(jī)備份，移交到檔案部門(mén)，實(shí)行脫機(jī)保存。1.2整理。把需要加以整合的檔案整理到位就為檔案的整理，加以組合、排序、區(qū)分、編目，形成一個(gè)完整的系統(tǒng)。根據(jù)檔案中的整體內(nèi)容、地址來(lái)源、組成方式和時(shí)間等歷史信息進(jìn)行組合、區(qū)分、編目和排序。紙質(zhì)檔案的整理比較復(fù)雜化，基本是手工進(jìn)行操作，效率低且勞動(dòng)強(qiáng)度大。而電子檔案的整理涵蓋兩個(gè)方面：排序和分類(lèi)，建立數(shù)據(jù)庫(kù)。由于電子檔案能通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行有效、迅速且全方位的整序，可以按照不同的需求，利用自動(dòng)化的系統(tǒng)對(duì)電子檔案加以自由的組合分類(lèi)。1.3編目與審核。編目紙質(zhì)檔案的方式有以下幾個(gè)方面：記錄卷內(nèi)文檔的有關(guān)目錄信息、將備考表編制完整、封面的整體編目以及編號(hào)等，最后形成完整的目錄。通過(guò)實(shí)際操作將這些目錄進(jìn)行審核。電子檔案的編目方法和紙質(zhì)的檔案不一樣，因電子檔案在計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)上運(yùn)作，而計(jì)算機(jī)系統(tǒng)具備極強(qiáng)的推理功能和邏輯性，可以自行完成對(duì)提要、全文及文件名的處理，選取關(guān)鍵詞轉(zhuǎn)換成規(guī)范的分類(lèi)號(hào)和主題詞，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)自動(dòng)標(biāo)引，所有，等于在歸檔時(shí)，就可以自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)“編目”。而電子檔案檢索是根據(jù)電子檔案的檢索系統(tǒng)，直接瀏覽、輸出、檢索查詢文件信息，其優(yōu)勢(shì)是交互性強(qiáng)，響應(yīng)的時(shí)間較短，且可提供出多種檢索的途徑，更能滿足用戶不同的檢索需求。2.保護(hù)中的差異。2.1載體壽命的差異。纖維素的好壞會(huì)對(duì)紙張的質(zhì)量產(chǎn)生決定性的因素，在對(duì)檔案加以保護(hù)的過(guò)程當(dāng)中，一定要把化學(xué)反應(yīng)的所需條件解決，才能使紙質(zhì)檔案的整體質(zhì)量更高。電子檔案所用的設(shè)備是光碟和具備磁性的載體。光碟是通過(guò)激光來(lái)獲取并存儲(chǔ)信息，目前，光碟利用的記錄載體包含了，碲合金、碳鋁中的化合物、硒及部分在激光作用下產(chǎn)生變化的相關(guān)材料。而磁粉當(dāng)中殘留下的的磁性化合物，是將信息記錄好的決定性因素，其會(huì)因外磁場(chǎng)的破壞而消磁或退磁。2.2兩者面對(duì)環(huán)境條件影響的區(qū)別。粉塵影響的區(qū)別。粉塵對(duì)紙張有所影響，重點(diǎn)是機(jī)器會(huì)帶來(lái)一些霉菌物質(zhì)、紙張一旦發(fā)生破損其粘結(jié)起來(lái)便會(huì)變成一些較硬的顆粒物。而粉塵給電子檔案帶來(lái)的損害是由化學(xué)物質(zhì)的反應(yīng)、生物以及物理的傷害。粉塵中的化學(xué)因子會(huì)引起磁帶、光碟、發(fā)生分解或者侵蝕等，因化學(xué)反應(yīng)而導(dǎo)致的質(zhì)量問(wèn)題指的是化學(xué)損壞，導(dǎo)致記錄信息不足或者丟失；霉菌的傳播者是空氣和生活中的粉塵，也是霉菌開(kāi)始來(lái)源，霉菌會(huì)分泌出有機(jī)酸和酶性物質(zhì)，這些物質(zhì)會(huì)使光盤(pán)和相關(guān)載體受到損壞，從而丟失相關(guān)的數(shù)據(jù)，而是生物上帶來(lái)的損壞；而物理反應(yīng)的損壞指的是磁盤(pán)受損、光碟被污染，以至于信息被丟失。溫濕度影響的整體區(qū)別。溫濕度的高低也會(huì)對(duì)光碟、紙張及其他的載體帶來(lái)不利的影響。對(duì)普通的紙張而言，過(guò)高的溫濕度會(huì)使紙張內(nèi)部的化學(xué)因子加速反應(yīng)，從而加快紙張與水發(fā)生溶解，導(dǎo)致材料字不清晰。而電子檔案受不同溫濕度的影響反應(yīng)是：在不確定溫度高低的條件下，聚酯底基分子容易發(fā)生膨脹或者緊縮，進(jìn)而對(duì)數(shù)據(jù)的讀寫(xiě)和定位帶來(lái)不利的影響。2.3信息保護(hù)技術(shù)的差異。如何使檔案的載體——紙張的質(zhì)量更高是紙質(zhì)檔案的核心工作之一，因?yàn)榇鎯?chǔ)的信息和相應(yīng)載體是密切相關(guān)的，保障紙質(zhì)文件，且通過(guò)紙張實(shí)際的記錄內(nèi)容就能夠儲(chǔ)存。以電子檔案來(lái)分析，載體與信息是不總是相結(jié)合在一起的，電子檔案與載體的分離性會(huì)使檔案內(nèi)的內(nèi)容被竊取或變更。2.4技術(shù)壽命的差異。電子檔案是由信息設(shè)備將信息與載體相結(jié)合起來(lái)組成的，要通過(guò)信息設(shè)備才能進(jìn)行利用。如果技術(shù)跟不上，就不能讀出相應(yīng)的信息。但紙質(zhì)的檔案，其紙張、字跡和字跡的相關(guān)材料三者始終是緊密相連的，它的內(nèi)部因素、質(zhì)量好壞與環(huán)境的保護(hù)息息有關(guān)的。由于電子檔案是由信息設(shè)備將其載體與信息相組合而成的，要通過(guò)軟件設(shè)備才可查閱。所以，對(duì)于電子檔案中數(shù)字化信息的質(zhì)量好壞而言，技術(shù)的更新是比損壞載體更加嚴(yán)重的損害。

論如何做好電子檔案的管理工作

論如何做好電子檔案的管理工作

在各領(lǐng)域中，大家都不可避免地要接觸到論文吧，論文是學(xué)術(shù)界進(jìn)行成果交流的工具。相信寫(xiě)論文是一個(gè)讓許多人都頭痛的問(wèn)題，以下是我整理的論如何做好電子檔案的管理工作，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

【摘要】 就電子檔案管理的工作如何改善，如何提升，本文進(jìn)行了簡(jiǎn)單的論述，希望能夠通過(guò)這些倡議和策略來(lái)改善電子檔案管理工作目前的低迷局面。

【關(guān)鍵詞】 電子文件；檔案管理；策略。

計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的主要技術(shù)，因?yàn)槠髽I(yè)、單位之間的往來(lái)電子文件數(shù)量不斷的增加，這些電子文件既有圖標(biāo)又有文字，而且還有計(jì)算機(jī)軟件和影音等資料，這些都是電子文檔。電子文件經(jīng)過(guò)歸檔整理后，就成為了電子文檔，這些電子文檔的應(yīng)用、存儲(chǔ)和傳輸都應(yīng)該要保證期安全性和準(zhǔn)確性，這樣才能夠讓電子檔案具有公信力，才具有利用價(jià)值。因此如何做好電子檔案管理工作是目前的檔案管理工作重要突破點(diǎn)，其對(duì)于今后的檔案事業(yè)發(fā)展以及社會(huì)公信力都會(huì)產(chǎn)生極大的影響。

1、檔案管理使用電子文檔所產(chǎn)生的影響

1.1電子文檔成為了過(guò)去的紙質(zhì)文檔代替品

計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)，無(wú)疑是電子文檔興趣的開(kāi)始，電子文檔是借助計(jì)算機(jī)終端來(lái)將資料進(jìn)行磁盤(pán)的記錄，因此其內(nèi)容都是存儲(chǔ)在磁盤(pán)、光盤(pán)等等電子移動(dòng)介質(zhì)中。電子文檔最大的特點(diǎn)就是共享性，其所有的資料一旦生成就能夠進(jìn)行大量的復(fù)制和傳閱，這樣就將文件和檔案的界限給模糊了。其次，紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及策略、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書(shū)工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書(shū)部門(mén)收集立卷后。交檔案部門(mén)管理，一般一年歸檔一次。但是電子檔案具有即時(shí)性，在修改的同時(shí)就產(chǎn)生了，存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)等電子介質(zhì)中。所以計(jì)算機(jī)是電子檔案的基礎(chǔ)，如果歸檔，必須以磁盤(pán)或光盤(pán)的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

1.2電子文檔的應(yīng)用可以對(duì)文檔進(jìn)行自由組合

利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文檔進(jìn)行自由組合，可以實(shí)現(xiàn)電子文檔信息與載體的可分離，檔案實(shí)體分類(lèi)也可能將被概念分類(lèi)整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類(lèi)的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，而電子文檔可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速.有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行如紙質(zhì)文件的分類(lèi)整理。

1.3電子文檔的應(yīng)用對(duì)檔案本質(zhì)屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上.如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書(shū)、情報(bào)、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文檔從起草。修改到印發(fā)都在汁算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改.便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在，電子文檔是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒(méi)有草稿與印稿的區(qū)別，也沒(méi)有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。

1.4電子文檔的應(yīng)用對(duì)檔案來(lái)源原則的影響

來(lái)源原則包括兩個(gè)方面：從外部來(lái)看是尊重全宗，從內(nèi)部來(lái)看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文檔的產(chǎn)生，后者愈益受到昔遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為源于來(lái)源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機(jī)構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來(lái)源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看理由，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文檔在形成過(guò)程中，不再嚴(yán)格對(duì)應(yīng)于現(xiàn)存的機(jī)關(guān)、組織、機(jī)構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時(shí)對(duì)文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來(lái)順序。

1.5電子文檔的應(yīng)用對(duì)檔案學(xué)理論研究?jī)?nèi)容的影響，檔案學(xué)理淪研究的內(nèi)容是山研究對(duì)象所決定的

以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對(duì)象，電子文檔出現(xiàn)以后，檔案工作的對(duì)象發(fā)生了變化，其理論研究的對(duì)象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補(bǔ)充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實(shí)和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文檔來(lái)開(kāi)展。如電子文檔的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。

2、如何改善電子檔案管理工作

2.1電子文檔進(jìn)行歸檔時(shí)要求的技術(shù)工作一定要到位

電子文檔引用新的文件材料是很普遍的事情，但是這一過(guò)程就需要檔案管理人員能夠?qū)Ω奈募墓ぷ黝I(lǐng)域有深入的了解，可以管理和引導(dǎo)這些電子文件的收集和管理工作，對(duì)這些電子文檔的原始性進(jìn)行保障，能夠清晰的知道電子文檔的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。而這些要求都是基于強(qiáng)大的技術(shù)識(shí)別處理上的。對(duì)于那些完成歸檔工作的電子檔案，可以修改為只讀屬性，這樣就可以防止電子文檔被隨意的修改，起到了對(duì)電子文檔原始性的'保護(hù)和鑒別作用，提升電子文檔的可靠性，讓其能夠具備紙質(zhì)文檔的社會(huì)作用。

2.2加思考想認(rèn)知性

首先我們?cè)趥鹘y(tǒng)的紙質(zhì)文檔工作模式下工作，以及形成了固有的思想，對(duì)于數(shù)字檔案存在諸多疑慮和顧慮，因此對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)非常的淺薄。即便后來(lái)我們開(kāi)展了檔案管理數(shù)字化和信息化建設(shè)，但是僅僅停留于形式和表面，將檔案數(shù)字化、信息化，卻沒(méi)有重視其管理，則無(wú)疑是只做了一半的工作。不能夠?qū)﹄娮訖n案進(jìn)行管理，就是一種檔案資源的浪費(fèi)，導(dǎo)致檔案管理工作混亂，加上信息化時(shí)代的信息增加速度過(guò)快，很容易陷入惡性循環(huán)的僵局中，因此我們除了要能夠引入電子檔案建設(shè)，還需要加強(qiáng)思想建設(shè)，加思考想認(rèn)知性，對(duì)電子檔案管理進(jìn)行研究，去引導(dǎo)檔案管理管理工作科學(xué)化，進(jìn)入良性的循環(huán)軌跡。

2.3做好電子文檔的安全防護(hù)工作

信息技術(shù)需要我們對(duì)其安全性、原始性和真實(shí)性進(jìn)行深思，想辦法去保證這些基本條件。計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性是電子文檔安全性的重要內(nèi)容，我們要能夠?qū)㈦娮訖n案的收集、歸檔、整理和利用過(guò)程都規(guī)范化，使用身份驗(yàn)證來(lái)獲取不同的檔案調(diào)用資格，同時(shí)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)傳輸安全技術(shù)建設(shè)，能夠減少檔案失竊、丟失的情況，對(duì)現(xiàn)有數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和保存，注意保管室的防火、防盜、防潮。

2.4提升電子文檔的準(zhǔn)確性、完整性和真實(shí)性

電子文檔其不同于紙質(zhì)文檔，對(duì)于其原始性比較難以辨別，而且電子文檔的流動(dòng)比較頻繁，如果不能夠做好收集工作，就很可能會(huì)導(dǎo)致電子文檔的丟失。因此為了提升電子文檔的準(zhǔn)確性、完整性和真實(shí)性，我們需要加強(qiáng)電子檔案制度建設(shè)，通過(guò)制度來(lái)保證這些電子穩(wěn)定的法律效力，讓電子文檔能夠具有價(jià)值。電子文檔易于修改，因此在計(jì)算機(jī)中可能存在不同的版本，這個(gè)時(shí)候就應(yīng)該對(duì)這些檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理和管理，確定終稿。

3、結(jié)束語(yǔ)

電子檔案管理工作是現(xiàn)代檔案管理工作的基礎(chǔ)工作，為了能夠提升電子檔案管理工作的質(zhì)量，我們需要對(duì)目前的工作狀態(tài)進(jìn)行總結(jié)，對(duì)現(xiàn)有的理由進(jìn)行分析，積極的去改善，去提升工作效率和質(zhì)量。