文書檔案整理服務(wù)

文書檔案整理工作包括哪些內(nèi)容

檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。接下來有我為大家整理出文書檔案整理工作包括哪些內(nèi)容，希望大家喜歡！

文書檔案整理工作包括哪些內(nèi)容

文書檔案的整理工作主要包括分類、立卷、排列和編目。

(1) 分類。分類的一般方法是按照文件材料產(chǎn)生的 時間或來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類。

(2) 立卷。立卷的主要依據(jù)是文件材料的問題特 征、時間特征、名稱特征、作者特征、通信特征和地區(qū) 特征。

(3) 排列案卷排列較為常用的方法是依據(jù)其所反 映的工作上的聯(lián)系或問題進(jìn)行排列。

(4) 編目。編目的類型基本有兩種，一種是綜合目 錄，一種是分冊目錄。分冊目錄又可按類別或保管期限 來編制。

文書檔案

文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等。

由于這類檔案在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定共性，使用這一稱謂對研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要意義。

也有人把文書檔案作為與科學(xué)技術(shù)檔案相對而言的各類檔案的統(tǒng)稱，還包括諸如外交、訴訟、會計、藝術(shù)、教學(xué)等專門檔案和私人檔案。這一概念主要在中國使用，有的國家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。

拓展延續(xù)

如何做好文書檔案管理工作

一、優(yōu)化文書檔案管理制度

傳統(tǒng)的文書檔案管理制度存在著一定問題，在下一發(fā)展階段都有待提高。文書檔案的管理僅僅利用以時間為分界線來進(jìn)行大量檔案的管理存放，這種方式雖然簡單易行，但由于所需整理存放的文書檔案數(shù)量過多，這樣進(jìn)行分類太過于籠統(tǒng)化，使日后的查找存在著十分大的困難。所以在日后的文書檔案管理要進(jìn)行細(xì)致分類，先以時間為大的分界線將檔案大致的分出，再根據(jù)事件的類型進(jìn)一步分類，最終使所有的文書檔案有序的得到存放。在以往的文史檔案管理人員管理制度中只是規(guī)定所有人員的'工作內(nèi)容與注意事項，沒有對所有的工作項目進(jìn)行人員數(shù)量的分配，導(dǎo)致有些工作項目中所用的工作人員過多，造成人才資源的浪費(fèi)。在對文書管理人員進(jìn)行管理優(yōu)化時，就要合理的裁減與增添各項工作的負(fù)責(zé)人員，使每一項工作都能高效地進(jìn)行，每名文書檔案管理工作者都各司其職。

二、培養(yǎng)管理人員的學(xué)習(xí)能力

在新時代的引領(lǐng)下，對所有工作者的學(xué)習(xí)能力都有很高的要求，所以文書檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力也要進(jìn)行合理的培養(yǎng)。過去對文書檔案管理人員的要求，只是能夠?qū)⑺枰M(jìn)行分類的文書檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分類就可以，所有的工作人員能夠做好自己本職工作就算是合格。但現(xiàn)今社會中想要更好的發(fā)展，就要進(jìn)行不斷的學(xué)習(xí)，只有學(xué)習(xí)才能使人提高工作能力和對事物的分析能力。因此現(xiàn)在的文書檔案管理工作者，在工作過程中要對新事物不斷的學(xué)習(xí)，所有的文書檔案管理工作者要對文書檔案有相當(dāng)?shù)牧私猓@種深層次的了解將有助于工作的順利進(jìn)行。對現(xiàn)代化技術(shù)手段的學(xué)習(xí)也應(yīng)十分重視，所有的工作者都需要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的技術(shù)，這些技術(shù)將在日后的工作過程中得到應(yīng)用。

三、利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行文案管理工作

所謂的現(xiàn)代化技術(shù)最多的指對網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)是近些年來發(fā)展十分迅速的一種新型的技術(shù)，它的應(yīng)用使我們在生活和工作中都得到了很大方便。將網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于文書檔案管理工作中，將使文書檔案的整理與分析更加精準(zhǔn)化，減少了對人力的利用。網(wǎng)絡(luò)平臺是一個共享的平臺，一些缺少的文書檔案信息將在網(wǎng)絡(luò)的幫助下可能被找到，使我國文書檔案工作更加順利的進(jìn)行。

分類方法：

1）保管期限——年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。

2）保管期限——年度——問題分類法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，再在年度下按按問題分類。

3）問題——年度——保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每個問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。

4）年度——保管期限分類法，即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按保管期限分類。

5）年度——組織機(jī)構(gòu)——保管期限分類法，此為最常用的分類方法。先將歸檔文件按年度分類，其次按照各個部門分類，最后按保管期限分類。

保管

我國檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

銷毀

1）制定保管期限表；

2）制定銷毀檔案的審批制度；

3）制定銷毀檔案的監(jiān)銷制度。

編制

按照各個全宗分別編制。每一清冊一式兩份，一份報批，一份留存。

整理檔案如何收費(fèi)（包括文書檔案、會計檔案、工程檔案、人事檔案）

可以參考當(dāng)?shù)貦n案部門收費(fèi)，我這里40元一本。

主要案例：2014年8月12日，報道出了檔案管理費(fèi)事件，具體形象地舉了一個“北漂”李健的例子：在北京打工12年，2013年之前每年檔案管理費(fèi)要交240元，2013年開始降到每年120元，12年來，僅檔案管理費(fèi)就交了近3000元。

暫停收取：

離2015年1月1日取消收取人事關(guān)系檔案費(fèi)的“最后期限”，河南省已有多地暫停了對檔案費(fèi)暫停收取。

2015年，根據(jù)中組部、人社部、國家發(fā)改委等五部門聯(lián)合發(fā)布的《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》。

按照國家規(guī)定，自2015年1月1日起全國取消收取人事關(guān)系及檔案保管費(fèi)、查閱費(fèi)、證明費(fèi)、檔案轉(zhuǎn)遞費(fèi)等名目的費(fèi)用，各級公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)要提供免費(fèi)的流動人員人事檔案基本公共服務(wù)。

以上內(nèi)容參考：百度百科-檔案管理費(fèi)

文書檔案管理工作

一、文書檔案定義：

又稱管理性檔案，是指機(jī)、團(tuán)體、部隊、企業(yè)事業(yè)單位等在領(lǐng)導(dǎo)和行政 管理活動中形成的具有保存?zhèn)洳閮r值的文件 轉(zhuǎn)化而成的檔案材料。文書檔案整理，是指將處于零亂狀態(tài)的和需要進(jìn)一步條理化的文件經(jīng)過分類、組合、排列與編目，達(dá)到系統(tǒng)化的過程。
文書檔案整理方法：
新的整理方法——以件為管理單位；
傳統(tǒng)整理方法——以卷為管理單位。
二、整理檔案一般程序
從文書檔案整理工作的全過程來看，主要包括區(qū)分全宗—全宗內(nèi)檔案分類—立卷（或按件裝訂）—案卷（或件）的排列與編號—編目—排架等步驟。
1、區(qū)分全宗：將文件按不同的形成機(jī)關(guān)、組織或個人分開，以避免不同機(jī)關(guān)形成的文件混合在一起，反映了各單位歷史發(fā)展的面貌。
2、全宗內(nèi)檔案分類：把一個單位內(nèi)的全部檔案按其在來源、時間、內(nèi)容和形式上的異同，分門別類，并按照一定辦法排列。
3、立卷：將歸檔文件按一定特征分門別類地組成檔案的基本保管單位——案卷。包括文件材料的組合、卷內(nèi)文件的排列、擬定案卷標(biāo)題和裝訂等。
4、案卷的排列：將案卷按年度、組織機(jī)構(gòu)或問題等標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)排列，以固定案卷序列。
5、編目：以一定形式揭示和介紹檔案內(nèi)容與形式特征的工作，包括填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷封面和編制案卷目錄或歸檔文件目錄、檔號等。
三、檔案整理工作的原則
1、已辦理完畢的，有保存價值的；
2、遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系；
是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的固有關(guān)系，主要表現(xiàn)在文件在來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的聯(lián)系。
如：一個單位及其內(nèi)部機(jī)構(gòu)；
一定的歷史階段、一個年度；
一項特定的活動、處理一項業(yè)務(wù)、進(jìn)行一次調(diào)查、承辦一個案件、召開一次會議；
不同的文種、載體材料等。
3、區(qū)分不同價值；
要依照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔與不歸檔范圍》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的要求，區(qū)分歸檔范圍內(nèi)不同文件的價值，劃定不同的保管期限。
4、便于檔案的保管和利用。
是檔案整理工作的基本出發(fā)點和根本目的。當(dāng)與保持文件之間的歷史聯(lián)系發(fā)生矛盾時，應(yīng)充分考慮檔案保管和利用的方便。

如何做好學(xué)校文書檔案的管理工作

如何做好學(xué)校文書檔案管理工作
一、高校文書檔案管理中存在的問題
1、文書檔案立卷質(zhì)量不高
高校檔案整理的目的就是為了保存學(xué)校在各種工作與活動中所形成的有保存價值文件材料中的原始記錄，可以為后人提供借鑒的經(jīng)驗、查考憑證，也為編寫校志等提供寶貴資料，所以全宗檔案的真實、齊全、完整極為重要。檔案收集得齊全，就能準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反映出學(xué)校工作的歷史原貌；反之，檔案殘缺不齊，就不能很好地反映一所學(xué)校的工作原貌，如嚴(yán)重不齊全的，反映的將是支離破碎的情況，直接影響將來的編史修志等工作。
2、檔案材料歸檔措施不到位
近年來，隨著科技進(jìn)步的加快，高校辦公自動化程度不斷提高。電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀等科技產(chǎn)品迅速普及，極大地提高了文書檔案材料的收集與處理效率。但利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備形成的一些文書檔案資料，則與傳統(tǒng)的檔案立卷方式產(chǎn)生了沖突。目前，高校文書檔案資料歸檔存在著兩種傾向：一種是只存于軟盤、硬盤和光盤之中，不打印文字資料進(jìn)行留底保存，很難達(dá)到長久保存的目的；另一種是只存文字性資料而不存軟盤、硬盤等電子版材料，也不利于重要文件檔案的保存。
3、管理工作人員積極性不高
有些高校檔案管理工作人員由于缺乏檔案意識和責(zé)任心，或者缺乏文書檔案管理方面的知識，致使文書在立卷過程中不符合原則、要求和方法，出現(xiàn)案卷保管期限劃分混亂或者造成全宗檔案收集不齊全等。例如有些管理工作人員認(rèn)為一件工作做完了就算過去了，而工作中的資料在工作完成后便隨手一扔，認(rèn)為沒有保存的必要，認(rèn)為檔案收集工作是檔案室工作人員的事情，與自己無關(guān)。
三、解決高校文書檔案管理問題的措施
針對高校文書檔案管理工作中存在的問題，筆者談一下自己對高校文書檔案管理對策的一些看法。
1、加強(qiáng)高校文書工作與檔案管理工作規(guī)范的銜接
文件是檔案的前身，文件質(zhì)量的好與壞直接影響到檔案的質(zhì)量，沒有高質(zhì)量的文件就沒有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在高校文書部門規(guī)范處理文件的基礎(chǔ)之上的。文書人員要有非常強(qiáng)的檔案意識，做好文書資料的立卷歸檔。在文件處理中，要時刻想到檔案工作，實現(xiàn)文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件資料的質(zhì)量關(guān)。比如紙張大小、文體格式要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，不能五花八門；嚴(yán)禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等起草、修改、批閱文件資料等等。此外，強(qiáng)化“文書部門立卷”工作也是文書檔案管理中的一個重要環(huán)節(jié)，“文書部門立卷”是《中華人民共和國檔案法》中早有明確的一項基本制度，它不僅是文書工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，并成為真正意義上的銜接點。因此公文辦理完畢之后，文書部門或業(yè)務(wù)部門必須及時整理立卷及歸檔。只有這樣，才能實現(xiàn)高校文書工作與檔案管理的最佳銜接。
2、做好高校文書檔案現(xiàn)代化歸檔工作，杜絕錯誤傾向
辦公現(xiàn)代化是當(dāng)今社會發(fā)展的必然趨勢。由于計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在工作中的普遍運(yùn)用和迅速發(fā)展，公文中不可避免地將出現(xiàn)大量的電子文件，這些新型文件要?dú)w檔，就必須借助現(xiàn)代化的管理平臺，建設(shè)一個全新的電子文件管理系統(tǒng)，同時讓這個系統(tǒng)能夠與其他信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)信息的優(yōu)化配置與共享，使得高校的文書、檔案管理工作納入到整個信息管理工作中。當(dāng)現(xiàn)代化的辦公設(shè)施與傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)生沖突、出現(xiàn)碰撞的時候，文書工作人員或檔案員必須要努力提高自身的認(rèn)識，更新陳舊的觀念，不斷研究和探索在新形勢新條件下文書檔案管理的新路子、新模式，使得文書檔案管理工作不斷地向縱深領(lǐng)域發(fā)展，不僅要繼承傳統(tǒng)的優(yōu)秀做法，而且做到開拓進(jìn)取，與時俱進(jìn)。
3、提高高校文書檔案管理人員的專業(yè)技能
高校文書檔案管理工作人員要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，充實和提高自己的檔案管理業(yè)務(wù)和計算機(jī)應(yīng)用能力水平，要積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識理論。另外，科學(xué)技術(shù)特別是信息技術(shù)的迅猛發(fā)展也對文書工作和檔案管理提出了新的更高要求，管理工作人員要充分發(fā)揮接受新知識、學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)的積極性和主動性，堅持素質(zhì)教育、終生學(xué)習(xí)的理念，不斷提高新的學(xué)習(xí)目標(biāo)、任務(wù)和要求，主動學(xué)習(xí)信息技術(shù)、現(xiàn)代管理等相關(guān)專業(yè)知識，掌握和提高應(yīng)用計算機(jī)、外語、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，努力打造成為管理型、技術(shù)型和復(fù)合型的專業(yè)人才。
4、提高文書檔案管理工作人員的積極性
學(xué)校首先要重視檔案管理工作，建立健全規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案整理工作的檢查監(jiān)督，做好宣傳工作，全面提高思想認(rèn)識，促進(jìn)文件材料的收集工作；其次要增強(qiáng)文書檔案管理工作人員的責(zé)任感，把好人員變動關(guān)、調(diào)入關(guān)。要培育文書檔案工作人員的工作熱情，提高腳踏實地、實事求是的工作作風(fēng)和工作態(tài)度，把好業(yè)務(wù)技能關(guān)，要及時對從事檔案管理的專兼職人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

文書檔案該如何分類及管理？

1、保管期限—年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。

2、保管期限—年度—問題分類法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，再在年度下按按問題分類。

3、問題—年度—保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每個問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。

4、年度—保管期限分類法，即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按保管期限分類。

5、年度—組織機(jī)構(gòu)—保管期限分類法，此為最常用的分類方法。先將歸檔文件按年度分類，其次按照各個部門分類，最后按保管期限分類。

進(jìn)行檔案管理工作，要遵循集中統(tǒng)一管理國家檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于利用的原則。集中統(tǒng)一指國家全部檔案要由國家設(shè)立的各級各類檔案保管機(jī)構(gòu)分別集中保存，并制定統(tǒng)一的法規(guī)進(jìn)行管理。

維護(hù)完整有兩方面的含義：從數(shù)量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；從質(zhì)量上要保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。維護(hù)安全也有兩方面的含義：力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命；保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊。

便于利用為全部檔案管理活動的最終目的，也是檢驗檔案管理工作的一個標(biāo)準(zhǔn)。檔案是歷史的見證，都反映一定的歷史事實，不允許任意篡改或修正，所以維護(hù)檔案的真實性，保持檔案的原貌，也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。

擴(kuò)展資料

檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財富，檔案主要也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。

通過提供檔案信息為社會實踐服務(wù)，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點之一。檔案部門雖然也研究檔案、進(jìn)行編著等活動，但其目的還是為了更好地適應(yīng)社會的利用需要，仍具有服務(wù)性。在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)，否則就不會存在，也難以發(fā)展。

在階級社會中，檔案管理工作體現(xiàn)一定的階級關(guān)系和階級利益，為一定的統(tǒng)治階級所掌握，為一定階級的經(jīng)濟(jì)、政治和文化服務(wù)，這個服務(wù)方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。

由于檔案的內(nèi)容關(guān)系到國家的政治利益和經(jīng)濟(jì)利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對外開放，而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿后才開放。這種機(jī)要性也是檔案管理工作的一種性質(zhì)。

參考資料來源：百度百科-文書檔案

參考資料來源：百度百科-檔案管理