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找一些大的紙簍或是紙箱,按照文書、基建等分類整理好,放入紙箱內(nèi),或是直接用尼龍草把文件打成捆,上面貼上標簽。搬運也挺方便的,成本還比較低。
但是一定要分好類別,標簽上要清楚以免以后不好整理。
法律分析:
1、首先,準備整理檔案的工具和材料,工具如圖,材料主要有履歷材料、教育培訓情況、工作經(jīng)歷材料、獎懲材料。具體材料,各個公司要求不同,這里就不再贅述。2、審核要入檔的材料,并按如下流程整理材料3、第三步,將要入檔的材料規(guī)整好,編上頁碼,然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊,再打孔。4、第四步,裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類,并按照不同的類別規(guī)整轉(zhuǎn)入檔案盒。5、第五步,為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類,并寫好每份材料的頁碼。6、檔案要定期增加材料。如每年的績效考核記錄、獎懲記錄、教育培訓情況等等。7、檔案要存入獨立且安全性好的房間,并委派專人管理。
法律依據(jù):
《中華人民共和國會計檔案管理辦法》第六條 下列會計資料應當進行歸檔:(一)會計憑證,包括原始憑證、記賬憑證;(二)會計賬簿,包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;(三)財務會計報告,包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告;(四)其他會計資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。
衍生問題:
出納檔案整理的方法有哪些?
(1)分類。出納檔案應按經(jīng)濟業(yè)務的性質(zhì)和本單位的財務管理要求進行分類,一般應與本單位的會計分類相一致,兼屬檔案裝訂和使用的需要。在對檔案進行分類時,應當對一些無效或不需用的單據(jù)進行刪除。
(2)裝訂。由于原始憑證大多零落散亂,容易遺失,所以出納人員在對檔案歸類后應加以裝訂,以保證會計資料不易散落遺失。在裝訂時,應當注意檔案厚度以便于使用;使用活頁賬或卡片賬的,在歸檔時應加以裝訂并編齊頁碼,對不宜裝訂的應當連號存裝,防止散落;對于采用財務軟件記賬的單位,其打印出的紙質(zhì)會計檔案必須裝訂編號;對于具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的,由國務院業(yè)務主管部門統(tǒng)一規(guī)定,并報財政部、國家檔案局備案,保管時采用連號編排,保存在特定的檔案盒中。
(3)成冊。時于裝訂完畢的出納資料,應當立卷成冊,啟用封面或庫頁,甩以記錄每冊的編號、所屬單位、所屬時期及頁教、經(jīng)辦人員等詳細內(nèi)容,并加蓋單位公章和經(jīng)辦人員私章。在保管上有特殊要求的,可以加蓋騎縫章或加貼封條。
需要強調(diào)的是,出納賬簿在更換新賬簿后,應將舊賬歸入出納檔案。移交歸檔前應對舊賬進行整理,對編號、扉頁內(nèi)容、目錄等項目填寫不全的,應按照有關要求填寫齊全;使用活頁式(如用計算機記賬的單位,賬簿資料輸出裁剪后類似活頁賬)或卡片式輔助賬的單位,對于活頁式或卡片式賬,在歸檔時必須縮齊頁碼,加以裝訂,并要像訂本賬一樣加上扉頁,注明單位名稱、所屬時期、共計頁數(shù)和記賬人員簽單等,并加蓋公章。
用塑料繩10盒一捆按“井”字打捆就可以了
檔案太多,一個檔案盒裝不下,自然再裝一個檔案盒唄,檔案號編寫清楚就好了呀!
文書檔案按件整理,一份文件一個編號,換個檔案盒,檔案號接續(xù)下去就好了。
科技檔案按卷整理,案卷號+卷內(nèi)文件號,換檔案盒也是一樣接續(xù)呀!