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文書(shū)檔案整理請(qǐng)示

時(shí)間:2022-12-31 作者:老師 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

文書(shū)檔案整理請(qǐng)示

法律分析:在文書(shū)檔案立卷歸檔制度中,批復(fù)和請(qǐng)示是作為同一文件進(jìn)行整理的,一般是批復(fù)在前,請(qǐng)示在后。你說(shuō)的這種情況中,只有批復(fù)而沒(méi)有請(qǐng)示,應(yīng)先通過(guò)力所能及的辦法找到請(qǐng)示文件,如果請(qǐng)示文件原件和復(fù)印件確已遺失或被不慎銷(xiāo)毀,辦法只能是在立卷時(shí)備注說(shuō)明。如果你是在文書(shū)檔案交接時(shí)發(fā)現(xiàn)的,應(yīng)及時(shí)讓前任檔案管理員簽字確認(rèn)。

法律依據(jù):《中華人民共和國(guó)檔案法》 第十條 對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交,集中管理,任何個(gè)人不得據(jù)為己有。國(guó)家規(guī)定不得歸檔的材料,禁止擅自歸檔。

檔案整理請(qǐng)示和批復(fù)放一起嗎

法律分析:檔案整理請(qǐng)示和批復(fù)不是放在一起的。批復(fù)在前,請(qǐng)示在后。當(dāng)準(zhǔn)備錄入的時(shí)候,只需要錄入批復(fù)的相關(guān)信息,請(qǐng)示作為附件。若是本級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件,則轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后。檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中,直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。原始記錄性是它的本質(zhì)屬性。

法律依據(jù):《中華人民共和國(guó)檔案法》第二條 本法所稱(chēng)的檔案,是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄。

文書(shū)檔案整理工作包括哪些內(nèi)容

文書(shū)檔案整理工作包括哪些內(nèi)容

檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。接下來(lái)有我為大家整理出文書(shū)檔案整理工作包括哪些內(nèi)容,希望大家喜歡!

文書(shū)檔案整理工作包括哪些內(nèi)容

文書(shū)檔案整理請(qǐng)示

文書(shū)檔案的整理工作主要包括分類(lèi)、立卷、排列和編目。

(1) 分類(lèi)。分類(lèi)的一般方法是按照文件材料產(chǎn)生的 時(shí)間或來(lái)源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類(lèi)。

(2) 立卷。立卷的主要依據(jù)是文件材料的問(wèn)題特 征、時(shí)間特征、名稱(chēng)特征、作者特征、通信特征和地區(qū) 特征。

(3) 排列案卷排列較為常用的方法是依據(jù)其所反 映的工作上的聯(lián)系或問(wèn)題進(jìn)行排列。

(4) 編目。編目的類(lèi)型基本有兩種,一種是綜合目 錄,一種是分冊(cè)目錄。分冊(cè)目錄又可按類(lèi)別或保管期限 來(lái)編制。

文書(shū)檔案

文書(shū)檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的,由通用文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)的那一部分檔案的習(xí)慣稱(chēng)謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。

由于這類(lèi)檔案在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定共性,使用這一稱(chēng)謂對(duì)研究管理這類(lèi)檔案的工作規(guī)律有重要意義。

也有人把文書(shū)檔案作為與科學(xué)技術(shù)檔案相對(duì)而言的各類(lèi)檔案的統(tǒng)稱(chēng),還包括諸如外交、訴訟、會(huì)計(jì)、藝術(shù)、教學(xué)等專(zhuān)門(mén)檔案和私人檔案。這一概念主要在中國(guó)使用,有的國(guó)家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。

拓展延續(xù)

文書(shū)檔案整理請(qǐng)示

如何做好文書(shū)檔案管理工作

一、優(yōu)化文書(shū)檔案管理制度

傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理制度存在著一定問(wèn)題,在下一發(fā)展階段都有待提高。文書(shū)檔案的管理僅僅利用以時(shí)間為分界線來(lái)進(jìn)行大量檔案的管理存放,這種方式雖然簡(jiǎn)單易行,但由于所需整理存放的文書(shū)檔案數(shù)量過(guò)多,這樣進(jìn)行分類(lèi)太過(guò)于籠統(tǒng)化,使日后的查找存在著十分大的困難。所以在日后的文書(shū)檔案管理要進(jìn)行細(xì)致分類(lèi),先以時(shí)間為大的分界線將檔案大致的分出,再根據(jù)事件的類(lèi)型進(jìn)一步分類(lèi),最終使所有的文書(shū)檔案有序的得到存放。在以往的文史檔案管理人員管理制度中只是規(guī)定所有人員的'工作內(nèi)容與注意事項(xiàng),沒(méi)有對(duì)所有的工作項(xiàng)目進(jìn)行人員數(shù)量的分配,導(dǎo)致有些工作項(xiàng)目中所用的工作人員過(guò)多,造成人才資源的浪費(fèi)。在對(duì)文書(shū)管理人員進(jìn)行管理優(yōu)化時(shí),就要合理的裁減與增添各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人員,使每一項(xiàng)工作都能高效地進(jìn)行,每名文書(shū)檔案管理工作者都各司其職。

二、培養(yǎng)管理人員的學(xué)習(xí)能力

在新時(shí)代的引領(lǐng)下,對(duì)所有工作者的學(xué)習(xí)能力都有很高的要求,所以文書(shū)檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力也要進(jìn)行合理的培養(yǎng)。過(guò)去對(duì)文書(shū)檔案管理人員的要求,只是能夠?qū)⑺枰M(jìn)行分類(lèi)的文書(shū)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分類(lèi)就可以,所有的工作人員能夠做好自己本職工作就算是合格。但現(xiàn)今社會(huì)中想要更好的發(fā)展,就要進(jìn)行不斷的學(xué)習(xí),只有學(xué)習(xí)才能使人提高工作能力和對(duì)事物的分析能力。因此現(xiàn)在的文書(shū)檔案管理工作者,在工作過(guò)程中要對(duì)新事物不斷的學(xué)習(xí),所有的文書(shū)檔案管理工作者要對(duì)文書(shū)檔案有相當(dāng)?shù)牧私?,這種深層次的了解將有助于工作的順利進(jìn)行。對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)手段的學(xué)習(xí)也應(yīng)十分重視,所有的工作者都需要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的技術(shù),這些技術(shù)將在日后的工作過(guò)程中得到應(yīng)用。

三、利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行文案管理工作

所謂的現(xiàn)代化技術(shù)最多的指對(duì)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用,網(wǎng)絡(luò)是近些年來(lái)發(fā)展十分迅速的一種新型的技術(shù),它的應(yīng)用使我們?cè)谏詈凸ぷ髦卸嫉玫搅撕艽蠓奖?。將網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于文書(shū)檔案管理工作中,將使文書(shū)檔案的整理與分析更加精準(zhǔn)化,減少了對(duì)人力的利用。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是一個(gè)共享的平臺(tái),一些缺少的文書(shū)檔案信息將在網(wǎng)絡(luò)的幫助下可能被找到,使我國(guó)文書(shū)檔案工作更加順利的進(jìn)行。

分類(lèi)方法:

1)保管期限——年度分類(lèi)法,即先將歸檔文件按保管期限分類(lèi),每個(gè)保管期限下按年度分類(lèi)。

2)保管期限——年度——問(wèn)題分類(lèi)法,即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類(lèi),每個(gè)保管期限下按年度分類(lèi),再在年度下按按問(wèn)題分類(lèi)。

3)問(wèn)題——年度——保管期限分類(lèi)法,即先將歸檔文件按問(wèn)題分類(lèi),每個(gè)問(wèn)題下按年度分類(lèi),再在年度下按保管期限分類(lèi)。

4)年度——保管期限分類(lèi)法,即先將歸檔文件按年度分類(lèi),每個(gè)年度下按保管期限分類(lèi)。

5)年度——組織機(jī)構(gòu)——保管期限分類(lèi)法,此為最常用的分類(lèi)方法。先將歸檔文件按年度分類(lèi),其次按照各個(gè)部門(mén)分類(lèi),最后按保管期限分類(lèi)。

保管

我國(guó)檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

銷(xiāo)毀

1)制定保管期限表;

2)制定銷(xiāo)毀檔案的審批制度;

3)制定銷(xiāo)毀檔案的監(jiān)銷(xiāo)制度。

編制

按照各個(gè)全宗分別編制。每一清冊(cè)一式兩份,一份報(bào)批,一份留存。

文書(shū)檔案如何整理與編目?

  文書(shū)檔案整理與編目方法如下:
  檔案整理的基本方法有兩種:
  1、以案卷為單位整理。以案卷為單位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和處理過(guò)程中的聯(lián)系將其組合成案卷。所謂案卷,就是一組有密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類(lèi)、組合、編目的過(guò)程。分類(lèi)即按照立檔單位的檔案分類(lèi)方案,對(duì)文件材料進(jìn)行實(shí)體分類(lèi);組合即將經(jīng)過(guò)分類(lèi)的文件材料,按一定形式組合起來(lái);編目即將經(jīng)過(guò)組合以后的文件材料,進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以案卷為單位整理的檔案,其基本保管單位是案卷。
  2、以件為單位整理。以件為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來(lái)講,一份文書(shū)材料、一張圖紙或照片、一盤(pán)錄音帶或錄像帶、一本表冊(cè)或證書(shū)、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。文書(shū)材料的正本與定稿作為一件,轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件,正件與附件作為一件,原件與復(fù)制件作為一件,來(lái)文與復(fù)文可為一件。以件為單位整理的檔案,其基本保管單位是件。
  二、文書(shū)材料的整理
  文書(shū)材料是指立檔單位在黨群工作、行政管理和業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中形成的、以文字和紙質(zhì)為主要信息記錄方式的文件材料。
  (一)以案卷為單位整理
  以案卷為單位整理文書(shū)材料時(shí)應(yīng)當(dāng)符合《文書(shū)檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規(guī)定。
  1、分類(lèi)
  按照立檔單位的檔案分類(lèi)方案,在文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)做好平時(shí)文書(shū)材料收集、分類(lèi)工作的基礎(chǔ)上,將屬于歸檔范圍的文書(shū)材料按以下特征逐項(xiàng)分開(kāi):
 ?。?)分年度:將文書(shū)材料按其形成或針對(duì)的年度分開(kāi)。
 ?。?)分保管期限:根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表,將文書(shū)材料按不同的保管期限分開(kāi)。
 ?。?)分內(nèi)容(1、分類(lèi)別:將文件材料按立檔單位檔案分類(lèi)方案中確定的一級(jí)類(lèi)目和二級(jí)類(lèi)目分開(kāi)。2、分問(wèn)題:將文書(shū)材料按其內(nèi)容所反映的問(wèn)題再詳細(xì)分開(kāi)。
  2、 組合(卷)
  組合的基本要求:以問(wèn)題為主,兼顧其它特征,使文書(shū)材料之間的聯(lián)系緊密,分級(jí)適當(dāng),問(wèn)題單一,類(lèi)型鮮明,年度不混,保管期限準(zhǔn)確。
  
  3、 編目
  (1)卷內(nèi)文書(shū)材料排列
  卷內(nèi)文書(shū)材料排列前,要對(duì)破損、字跡擴(kuò)散或紙張?zhí)〉奈募M(jìn)行修裱、復(fù)制或加邊,對(duì)大小不一、長(zhǎng)短不齊的文件要折疊理齊。
  排列時(shí),一般結(jié)合文書(shū)材料的形成時(shí)間、重要程度和彼此聯(lián)系進(jìn)行排列。排列時(shí),批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;正本在前,定稿在后;案件材料(訴訟檔案除外)中結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后。
 ?。?)編頁(yè)號(hào)與蓋檔號(hào)章
  卷內(nèi)文書(shū)材料排列完畢后,要在文書(shū)材料中有字跡和圖表的頁(yè)面,一頁(yè)編一個(gè)號(hào),即頁(yè)號(hào)。頁(yè)號(hào)的位置,正面在右上角,反面在左上角。
  整卷裝訂的案卷,如果文書(shū)材料與卷盒或者卷皮沒(méi)有裝訂在一起,應(yīng)在第一份文書(shū)材料首頁(yè)的右上方,加蓋檔號(hào)章。檔號(hào)章的式樣如圖1所示;單份裝訂的案卷,應(yīng)在卷內(nèi)每份文書(shū)材料首頁(yè)的右上方加蓋檔號(hào)章。檔號(hào)章的式樣如圖2所示。填寫(xiě)方法是:
  全宗號(hào):檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。
  目錄號(hào):對(duì)每一本案卷目錄的編號(hào)。
  案卷號(hào):對(duì)每一個(gè)案卷所的編號(hào)。
  件號(hào):對(duì)案卷中每一份文書(shū)材料的編號(hào)。
    

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