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檔案整理修圖

時(shí)間:2022-12-31 作者:老師 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

檔案整理修圖

不傷害原圖的情況下,有方法,可惜你也會(huì)嫌慢!新建空白圖層,吸管工具配合畫筆工具放超大填色代替!雖然很慢,可是幾乎不傷害圖片質(zhì)量!

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檔案數(shù)字化工作累嗎???說是讓我去做修圖,圖片處理吧!我也沒做過,也不知道難不難。

數(shù)字化這一塊屬于新興行業(yè),發(fā)展有十年時(shí)間,主要是利用高速掃描儀對(duì)檔案進(jìn)行掃描加工、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作,工作環(huán)境與工作時(shí)間主要還是看各家公司的規(guī)定。

但總的來說,這一塊發(fā)展的空間還是有的,工作也不怎么累。

檔案數(shù)字化工作的流程如下:

要遵守的原則有:

檔案如何修整

檔案整理歸檔過程中的整理技巧

(一)歸檔文件“件”的區(qū)分與修整

首先是以我為本(以發(fā)文單位為主)。凡是本單位所產(chǎn)生的發(fā)文(紅頭文)必須歸檔,其它單位(包括上級(jí)、同級(jí)和下級(jí)機(jī)關(guān))的來文,需要辦理的文件(辦件)必須歸檔,重要的文件材料應(yīng)該歸檔,閱知類的文件可以不歸檔。

文件以“件”為單位進(jìn)行整理歸檔。一般以每份文件為一件,

1、文件正本與定稿為一件(重要文件如法律法規(guī)等須保留歷次修改稿的,其正本與歷次稿包括定稿各為一件)。

2、正文與附件為一件(附件是指附屬于正文之后的其他文件材料,作為正文的補(bǔ)充說明或參考材料,如附帶的圖表、統(tǒng)計(jì)數(shù)字,正文批準(zhǔn)或發(fā)布的法規(guī)文件等等。一般來說,正文與附件為一件,如果附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時(shí),也可各為一件)。

3、原件與復(fù)制件為一件(對(duì)于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件(如熱敏紙傳真件、鉛筆書寫的重要文件),以及使用中出現(xiàn)破損的文件,應(yīng)復(fù)制后歸檔。復(fù)制件包括復(fù)印機(jī)制作的復(fù)印件以及手工謄寫的抄件等。這些復(fù)制件應(yīng)與原件作為一件)。

4、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件(轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文是一份文件的不同部分,前者往往包括貫徹意見及執(zhí)行要求,后者則是具體內(nèi)容,它們?cè)诎l(fā)揮文件效力方面難以分割,因此也應(yīng)作為一件)。

5、報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件(報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一般每?jī)?cè)(本)內(nèi)容都相對(duì)完整,具有獨(dú)立的檢索價(jià)值,因此應(yīng)按照其本來的裝訂方式,一冊(cè)(本)作為一件)。

6、來文與復(fù)文各為一件(這是比較特殊的一種規(guī)定?!皝砦呐c復(fù)文”是對(duì)聯(lián)系密切的來往性質(zhì)的文件材料的概括性表述,也包括“去文與復(fù)文”,從文種上看包括請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函、通知與報(bào)告等等)。

7、請(qǐng)示與批復(fù)各為一件。

8、報(bào)告與批示各為一件。

正文與文件處理單(文件在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中一般都附有文件處理單或者擬辦單、發(fā)文稿頭紙,有的還附有領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等。這些表單真實(shí)地記錄了文件的形成、辦理過程,是歸檔文件不可分割的重要組成部分,應(yīng)與文件作為一件)。

“為一件”是指在實(shí)體上裝訂在一起,編目時(shí)也只體現(xiàn)為一條條目。

歸檔文件的整理工作,必須遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。排列方法強(qiáng)調(diào)按事由排列。

歸檔文件按照不同年度、不同機(jī)構(gòu)(問題)、不同保管期限等形成中的客觀規(guī)律進(jìn)行相對(duì)集中,維護(hù)不同文件間的有機(jī)聯(lián)系。排列文件時(shí),強(qiáng)調(diào)了“事由原則”,將同一事由形成的文件排列在一起,使文件間的有機(jī)聯(lián)系得以充分體現(xiàn)。

檔案整理修圖

在裝訂之前,將全部文件梳理一遍,按照以上整理原則,將屬于一件的材料放在一起,以便于裝訂,防止返工。

(二)文件裝訂順序

歸檔文件材料修整完畢,需要使用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料重新加以裝訂,固定文件頁(yè)次,防止文件張頁(yè)丟失,便于歸檔后保管和利用的作用。

裝訂前首先應(yīng)將原有的訂書釘、回形針等對(duì)文件保存造成影響的金屬物品拆掉(原文件已使用不銹鋼釘?shù)谋3衷b訂不動(dòng))。

其次必須對(duì)它們進(jìn)行排序。順序如下:正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;復(fù)文在前,來文在后。漢文本在前,少數(shù)民族文字文本在后。不同文字的文本,無特殊規(guī)定的,中文本在前,外文本在后。有文件處理單的,一般放在最后;但如果已粘貼牢固的可放在最前面,這樣可以作為首頁(yè)加蓋歸檔章,從而更好地保護(hù)正本的原始面貌。

再次應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁(yè)按一定方式對(duì)齊,便于將來翻閱利用。一般來說,采用左上角裝訂的,應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊;采用左側(cè)裝訂的,應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊。(建議管理文件類采用左側(cè)裝訂,污染源種類采用左上角裝訂。一般一件裝訂兩枚不銹鋼訂書釘為宜)

裝訂以“件”為單位進(jìn)行,對(duì)裝訂材料做統(tǒng)一規(guī)定,一般采用不銹鋼訂書釘裝訂,如文件太厚,則建議采用三孔一線。

裝訂要求:裝訂用品必須是對(duì)歸檔文件無害,不影響檔案的保存壽命。裝訂方式應(yīng)能較好地維護(hù)文件的原始面貌。

(三)歸檔文件的蓋章、編號(hào)、填寫頁(yè)數(shù)

1、歸檔章的格式

其規(guī)格為長(zhǎng)80mm,寬20mm。分為均勻的12格。歸檔章設(shè)置的項(xiàng)目主要為編號(hào)項(xiàng)目中的必備項(xiàng)。

歸檔章樣式:

全宗號(hào)

類別號(hào)

期 限

年?度

機(jī)?構(gòu)

件 號(hào)

歸檔章填寫示例:

全宗號(hào)

6

類別號(hào)

A

期 限

30年

檔案整理修圖

年?度

2009

機(jī)?構(gòu)

件 號(hào)

001

歸檔章填寫說明

歸檔章項(xiàng)目

項(xiàng)目說?明

填 寫 說 明

全 宗 號(hào)

檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。

全宗號(hào)由同級(jí)檔案館給立檔單位編制,如果暫時(shí)未有全宗號(hào),可暫時(shí)不填。

類別號(hào)

一個(gè)立檔單位不同門類檔案的代號(hào)。

文書檔案填寫“A”。

期限

即保管期限,標(biāo)注歸檔文件保管期限。歸檔文件保管期限分別為“10年/短期”、“30年/長(zhǎng)期”和“永久”。

具體檔案保管期限劃分參照國(guó)家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》。

年???度

填寫文件內(nèi)容針對(duì)的年度,以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。

歸檔文件根據(jù)實(shí)際歸檔年度標(biāo)注。文件針對(duì)年度,以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年,如2006。

機(jī)構(gòu)

填寫文件形成或主辦部門的簡(jiǎn)稱或代號(hào),不分機(jī)構(gòu)編檔號(hào)的單位此欄可空。

如:黨支部、辦公室、人事科、綜合科等。

件號(hào)

以年度為界線,由全宗單位檔案室集中整理歸檔的,一個(gè)保管期限編一個(gè)大流水號(hào);由全宗單位內(nèi)各部門分別整理歸檔的,每個(gè)部門內(nèi)按保管期限分別編三個(gè)小流水號(hào)。

其編制方法是:依據(jù)歸檔文件的排列順序,每一年度每種保管期限的歸檔文件均從“1”開始標(biāo)注。

2、蓋章位置

歸檔章一般應(yīng)用紅色印油加蓋在歸檔文件首頁(yè)上端居中的空白位置,使用鋼筆、藍(lán)黑墨水筆填寫內(nèi)容,如果領(lǐng)導(dǎo)批示和或收文章占用上述位置,可將歸檔章蓋在首頁(yè)的其他空白位置,但以上端為宜。如果機(jī)關(guān)發(fā)文有簽發(fā)單的,或收文有文件處理單的,也可放在最前面作為首頁(yè),這樣可在其上加蓋歸檔章,以更好地保護(hù)文件正本的原始面貌。文件首頁(yè)確無蓋章位置或重要文件須保持原貌的,也可在文件首頁(yè)前另附紙頁(yè)加蓋歸檔章。歸檔章盡量不要壓住文件字跡,也不宜與批示文字或收文章等交叉。

3、按歸檔文件年度、保管期限和排列順序分別逐件編號(hào)。

以年度為界線,由全宗單位檔案室集中整理歸檔的,一個(gè)保管期限編一個(gè)大流水號(hào);由全宗單位內(nèi)各部門分別整理歸檔的,每個(gè)部門內(nèi)按保管期限分別編三個(gè)小流水號(hào)。

4、每“件”文件的頁(yè)數(shù)填寫該件的實(shí)際有效頁(yè)數(shù)。

(注意不要用鉛筆填寫頁(yè)號(hào),要用鋼筆、碳素或藍(lán)黑墨水筆填寫或用號(hào)碼機(jī)編頁(yè)碼)

單面印刷的文件在正面右上角處填寫實(shí)際頁(yè)數(shù);

雙面印刷的文件在正面右上角處及背面的左上角處填寫實(shí)際頁(yè)數(shù);

文件中出現(xiàn)與本文無關(guān)的頁(yè)面(如:有些單位為了節(jié)省紙張,用已經(jīng)用過的紙張的背面印文件),須在上面用鋼筆、藍(lán)黑墨水筆批“Ⅹ”。上報(bào)等表格沒有填寫內(nèi)容的頁(yè)批“Ⅹ”(如已蓋“此頁(yè)空白”章的則不用“Ⅹ”),但要編頁(yè)號(hào),并計(jì)算頁(yè)數(shù)。

(四)歸檔文件排列順序

歸檔文件的排列以“事由”為原則,即同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起。事由可以是指一件具體的事,或一個(gè)具體的問題,或一段較緊密的工作過程。并且盡可能將關(guān)系密切的(如同一次活動(dòng)、同一項(xiàng)工作、同一個(gè)會(huì)議形成的)文件材料排列在一起。

1、以年度為界線,按照年度—保管期限相對(duì)集中排序。

(1)由全宗單位檔案室集中整理歸檔的,一個(gè)保管期限從1開始編一個(gè)大流水號(hào);

(2)由全宗單位內(nèi)各部門(即機(jī)構(gòu))分別整理歸檔的,每個(gè)部門(即機(jī)構(gòu))內(nèi)按保管期限分別編三個(gè)小流水號(hào)。

2、保管期限,按問題和內(nèi)容確定保管期限;按永久、長(zhǎng)期/30年、短期/10年的順序依次編排。

3、同一事由形成的文件排序按照文件的生成時(shí)間順序序依次排列。

裝盒時(shí)應(yīng)注意以下問題:

1.應(yīng)視檔案盒的厚度選擇厚度適宜的文件,盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個(gè)整體(即盡量放滿檔案盒),豎立放置時(shí)不至于使文件彎曲受損。

2.按照排列的先后順序依次裝盒;一盒裝滿后,順次裝入下一盒即可。

3.不同形成年度的歸檔文件不要放入同一檔案盒。

4.不同保管期限的歸檔文件不要放入同一檔案盒。

5. 由全宗單位內(nèi)各部門(即機(jī)構(gòu))整理歸檔的,不同部門(即機(jī)構(gòu))的檔案不要裝入同一盒內(nèi)。

6. 一件文件(如講稿、書稿)太厚,一個(gè)平常的檔案盒裝不下,可根據(jù)文件厚度,選擇厚度適當(dāng)?shù)耐环N類檔案盒裝入盒。

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