人事檔案數(shù)字化整理

檔案管理怎么做到數(shù)字化管理？

離不開人和物。提升檔案人員的綜合管理素質(zhì)必不可少，而同時，現(xiàn)代化的管理軟件和硬件設(shè)備更是能給檔案管理工作帶來事半功倍的效果。

設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進數(shù)字化檔案管理進程中，加大設(shè)備投入、積極引進現(xiàn)代化設(shè)備、及時更新計算機系統(tǒng)與程序是當(dāng)下數(shù)字化進程中的首要方向。

除了要做好軟件設(shè)備的優(yōu)化，順應(yīng)檔案數(shù)字化工作的發(fā)展不斷推陳出新更好地為檔案數(shù)字化服務(wù)，還要更新落后的硬件設(shè)施，并加強對硬件設(shè)備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長設(shè)備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

好的檔案管理軟件系統(tǒng)包括。影像加工掃描系統(tǒng)、數(shù)字化加工管理系統(tǒng)以及人事檔案管理系統(tǒng)，在這樣的環(huán)境背景下不斷優(yōu)化更新，順應(yīng)檔案數(shù)字化發(fā)展成熟運用于各大檔案整理行業(yè)的。

此外在硬件的創(chuàng)新研發(fā)上，還要有成熟的技術(shù)團隊，專業(yè)解決檔案數(shù)字化方向的技術(shù)問題，研發(fā)為檔案人量身定制的檔案盒打印機，其自動化程度高、操作簡單、打印速度快、打印效果好、模板創(chuàng)建方便、數(shù)據(jù)導(dǎo)入便捷等優(yōu)點，可滿足檔案服務(wù)行業(yè)大批量打印，企事業(yè)單位差異化打印的需求，極大提高了檔案人的工作效率。

檔案數(shù)字化管理有什么好處？大家知道哪家公司做這方面軟件比較好？謝謝了

檔案數(shù)字化管理的好處
傳統(tǒng)手工檔案管理模式在我國事業(yè)單位與機關(guān)部門中應(yīng)用時間較長，該模式存在的主要問題是檔案管理工作效率不高、保密性不夠以及信息查找不便利等。在新時期，檔案管理工作任務(wù)愈加繁重，而傳統(tǒng)管理模式工作量大、時間長，阻礙檔案管理工作有效開展。在檔案管理工作中應(yīng)用計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠顯著提高檔案管理工作效率，特別是提高信息檢索與查詢效率。通過應(yīng)用自動搜索功能，可以節(jié)約檔案管理人員的查詢時間，滿足用戶檔案資料的需要，實現(xiàn)對檔案信息資料的充分利用。具體而言，數(shù)字化檔案管理具有如下優(yōu)勢。
1. 提升企業(yè)的經(jīng)濟效益
隨著社會的進步與發(fā)展，人們每天要接收與處理大量信息，而傳統(tǒng)辦公方式由于工作效率低，無法實現(xiàn)對大量信息的快速、高效處理?；趥鹘y(tǒng)檔案管理模式下，要想實現(xiàn)海量信息處理，不得已要增加辦公費用與人員，這必然會增加企業(yè)成本，影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。而數(shù)字化檔案管理模式相對傳統(tǒng)粗放型模式而言，最大的優(yōu)勢是實現(xiàn)了對傳統(tǒng)紙張檔案機讀，既節(jié)約保管費用與占地空間，又可以提高查閱效率，減少了人員與紙張浪費。
2. 提升了檔案利用效率
傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案多保存于檔案館與檔案室，對于用戶來說存在許多不便。而數(shù)字化檔案管理的特點是高效、便捷，用戶可以快速、準(zhǔn)確地查找出所需檔案。通過應(yīng)用計算機技術(shù)，檔案查找擺脫了時空限制，用戶可以隨時隨地查找檔案，充分利用檔案資料。
3. 提升檔案管理工作效率
數(shù)字化檔案管理的作用是可以實現(xiàn)對檔案資料的及時歸檔，滿足用戶需要。比如，人事檔案在企業(yè)發(fā)展中屬于重要內(nèi)容，而企業(yè)人事檔案管理要面向繁多的管理對象，包括職工入廠、調(diào)動以及退休等，傳統(tǒng)人工檔案管理方式要先對檔案歸檔后才可以查詢，而基于計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的數(shù)字化檔案可以準(zhǔn)確反映出目前情況。同時，數(shù)字化檔案的另一優(yōu)勢是可以簡化資料查詢，便于辦公人員進行隨時查詢。

組織人事部門及其干部人事檔案工作機構(gòu)在干部人事檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)當(dāng)注意哪些？

1、嚴(yán)格規(guī)范檔案目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)備份、安全管理等基本環(huán)節(jié)，保證數(shù)字檔案的真實性、完整性、可用性、安全性，確保與紙質(zhì)檔案一致。
2、干部人事數(shù)字檔案在利用、轉(zhuǎn)遞和保密等方面按照紙質(zhì)檔案相關(guān)要求管理。

企業(yè)人事檔案如何管理

人事檔案為企業(yè)的一些重大決策提供了必要的依據(jù)。像人力資源規(guī)劃，也叫人力資源計劃，是組織擁有一定質(zhì)量和必要數(shù)量的人力，求得人員需求量和人員擁有量之間的相互匹配，那么，企業(yè)人事檔案如何管理呢?

第一條 管理部門

1、公司客戶服務(wù)中心為檔案管理部門，設(shè)置檔案專管崗位，由一人全權(quán)負(fù)責(zé)。

2、文書結(jié)案后，原稿由檔案專管人員歸檔，經(jīng)辦部門視實際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)經(jīng)客戶服務(wù)中心部門主管同意后妥為保存，客戶服務(wù)中心以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送客戶服務(wù)中心歸檔并換回影本。

第二條 文件點收

文件結(jié)案移送歸檔時，依如下原則點收：

1、檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。

2、文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有客戶服務(wù)中心部門主管及檔案專管的'簽認(rèn)。

3、文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補辦。

4、與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。

第三條 文件整理

1、中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

2、右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對準(zhǔn)左上角理齊釘牢。

3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。

一、公司檔案管理

1、各部門將本部門資料每周五到公司文秘處登記、存檔。

2、文秘收到資料記入電子目錄保存，分類裝訂成冊歸檔。

3、公司人員查閱、借出資料由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)，但查閱、借出合同類檔案由本部門經(jīng)理簽字，中心經(jīng)理審批確認(rèn)。

4、使用公章，由本部門經(jīng)理簽字，中心經(jīng)理審批確認(rèn);借出公章，由本部門經(jīng)理簽字，中心經(jīng)理審批確認(rèn)，本部門經(jīng)理攜章隨同。

5、薪資福利類保密文件由招聘社保專員建檔保存。

二、人事檔案管理

1、綜合人事部在員工試用期滿，向其人事檔案關(guān)系所在單位開出"調(diào)函"，交員工或其委托人，在規(guī)定時間內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)入公司。

2、持已解除的勞動合同書、解除勞動合同協(xié)議書和調(diào)入單位的調(diào)函后，綜合人事部辦理調(diào)出手續(xù)。

三、員工檔案管理

1、招聘專員將入職后辦理的所有資料進行整理，交由綜合人事部經(jīng)理，建立員工檔案。

2、將《新員工考核表》、《月度考核表》、《轉(zhuǎn)正申請表》等有關(guān)個人的資料一并放入公司員工檔案。

3、所有的培訓(xùn)評估、獎懲記錄、異動記錄將存入員工檔案。

4、離職員工檔案，公司保留一年。

如何做到檔案信息化管理

易度檔案管理系統(tǒng)是廣州潤普網(wǎng)絡(luò)科技有限公司專門為檔案管理設(shè)計開發(fā)的軟件系統(tǒng)，遵循國家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》內(nèi)容和集中統(tǒng)一管理檔案，維護檔案的完整與安全，便于利用的原則。它具備高效、高質(zhì)、簡單、實用的特點。

使用易度檔案管理系統(tǒng)，可全面管理電子檔案資料 ，從電子檔案的收集、入庫、整理、發(fā)布、歸檔、查詢、借閱、銷毀等方面進行全過程控制和管理，實現(xiàn)檔案信息管理傳輸?shù)淖詣踊?、檔案資料一體化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和共享化。

如何加強人事檔案管理工作提出一些可行的方法

如何加強人事檔案管理工作
1.改變舊有觀念、提高重視程度
不少企業(yè)對于人事檔案管理的重視度不夠，這就需要企業(yè)改變舊有的觀念提高對其的重視程度。進一步加大對于人事檔案管理的資金以及人力投入，安排專業(yè)的工作人員進行檔案的整理和保存，提高效率。
2.建立完善管理制度
對于企業(yè)的人事檔案管理工作要有一個明確的規(guī)章制度進行規(guī)范。相關(guān)工作人員可以根據(jù)這些規(guī)章制度進行檔案的管理工作，這就使工作做到了有理可循，在出現(xiàn)問題時也能夠及時補救，及時補種，從而能夠提高人事檔案的管理效率。
3.提高管理人員素質(zhì)
管理人員的管理方法和專業(yè)技能對于檔案的管理是十分重要的。提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，對線管人員進行培訓(xùn)，促使讓他們完全具備管理檔案的能力，使檔案的管理做到專業(yè)化。運用新型的管理方法，摒除舊有管理中存在的過時的、不實用的東西。緊跟時代潮流發(fā)展的腳步，運用科學(xué)的管理方法進行人事檔案的管理。
4.提高檔案利用度
人事企業(yè)檔案對于企業(yè)發(fā)展有重要的作用。要確保檔案的真實性、準(zhǔn)確性和全面性。如此才能讓人事檔案發(fā)揮其在選拔人才方面的作用，充分利用到企業(yè)人事檔案資料。人事檔案的信息要保證完全真實有價值。
5.利用科學(xué)的管理方法
由于時代的進步現(xiàn)代的管理方法開始升級，計算機技術(shù)的進步有利于管理系統(tǒng)的升級。運用科學(xué)的管理方法實現(xiàn)數(shù)字化的管理，利用新型的管理系統(tǒng)進行人事檔案的管理。提高管理效率，使管理規(guī)范化。保證人事檔案的管理準(zhǔn)確、高效。