紅色檔案整理

會計檔案整理歸檔方法

1、總的方法：順其自然，單件歸檔。即順應文件形成的本來狀況，以自然件為歸檔單位，逐件整理歸檔。

2、“件”含義

(1)單份文件，一份文件為一件;

(2)正件與附件合為一件;

(3)來文與復文(請示與批復、函與復函)合為一件;

(4)會議記錄、會議紀要成套性材料每次(期)為一件;

(5)各種報表、名冊、圖冊等，一冊(本)為一件。

3、分類

按年度——保管期限(永久、長期、短期)進行分類整理歸檔。

4、編制頁碼：原則上保留歸檔文件本身的頁碼，如文件本身沒編頁碼的應編制頁碼，或者文件有增加的，應補充頁碼，用打碼機或黑色的墨水筆填寫都可以。歸檔文件整理方法5、蓋章編號

(1)歸檔文件應按分類方法逐件在首頁上方的空白處加蓋檔案章，并填寫檔案章有關欄目的內(nèi)容。

檔案章格式：

(2)檔案章的`項目及填寫內(nèi)容：

件號：文件的順序號。年度、保管期限(永久、長期、短期)編制1 個流水號，每年斷號。

年度：填寫文件形成年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注。如：“2000”

保管期限：歸檔文件保管期限的名稱。如：“永久” 注:在每年歸檔工作結(jié)束后，如發(fā)現(xiàn)有其它文件沒及時歸檔的，可將該文件排在已歸檔文件之后編號歸檔。

5、裝盒及填寫盒內(nèi)備考表

(1)歸檔文件編號后。按照年度、保管期限、編號順序裝入檔案盒，不同保管期限的檔案不能裝入同一個盒中，并按要求在盒的脊背上蓋上各項內(nèi)容。盒號暫不要編。

(2)填寫盒內(nèi)備考表。

盒內(nèi)情況說明：主要填寫本盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等需要說明的情況，如無上述情況，可不用填寫; 整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名;

檢查人：負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名; 日期：歸檔文件整理完畢的日期。

6、填寫歸檔文件目錄：(見圖a1歸檔文件目錄式樣)

圖a1 歸檔文件目錄

(1)件號：編制的流水號;

(2)責任者：文件的署名者或發(fā)文機關;

(3)文號：文件的發(fā)文字號(沒有文號的不用填寫)

(4)題名：即文件的標題，一般應照實抄錄。原文沒有標題的應加擬標題，原文標題不能說明內(nèi)容的，應重擬標題。凡加擬的標題都外加“[]”號;(舉例: [關于重點建設項目建檔工作的]補充通知

(5)日期：指文件形成的日期;例:2005.01.01

(6)頁數(shù)：指每一份歸檔文件本身的有效頁數(shù);(注意：正反面)

(7)備注：用以標注歸檔文件的變化情況或參見標號;

(8)歸檔文件目錄一式二份，一份放入目錄夾裝訂，一份放入檔案盒。

7、編寫歸檔說明

歸檔說明的內(nèi)容包括：

(1)單位的名稱;

(2)單位領導名單及任免時間;

(3)當年的主要工作情況

(4)當年檔案歸檔情況。

8、檔案目錄夾的整理(見歸檔文件目錄封面式樣)

按年度——保管期限排列的順序?qū)w檔說明和歸檔目錄用目錄夾(紅色檔案目錄夾)裝訂成檢索目錄冊，逐年增加，將目錄夾裝滿為止。

完善檔案建設 促進個人成長

【摘要】檔案的收集、整理、歸檔、信息化等是一項繁重的工作，但是檔案有著其重要的功能。充分認識檔案建設的重要性及對其功能的認識同樣有著重要的意義。檔案管理人員對檔案功能認識不到位，檔案的建設就會建設不完善，檔案的育人功能得不到應有的價值體現(xiàn)。

【關鍵詞】檔案建設? ? ? 家族檔案? ? 名師檔案

? ? ? 我們很多人對檔案的認識是比較有局限性或者是模糊的，只知道每個人都有一份個人學習和工作經(jīng)歷的檔案。人事檔案是跟著個人走的，對于事業(yè)單位的人有著重要的作用，或者是我們的孩子要考公務員或事業(yè)單位、公檢法等單位時需要進行政治審查，這時檔案也顯示出了它的憑證功能。筆者近期也是通過學習檔案法后，對檔案的功能有了更深入的認識。檔案的功能不僅局限于此，它還有很多功能，如文化功能等，例如，一些資政的功能，我們可以把歷史的經(jīng)驗為我們今天的發(fā)展來服務。今天筆者主要闡述它的育人功能方面的內(nèi)容，完善檔案對促進個人成長的作用。如果檔案資料不完善，則沒有辦法開放檔案資料，則需要檔案的人不便于查尋，那么檔案的價值也就體現(xiàn)不出它應有的功能。

? ? ? 為什么說完善檔案建設，對個人成長有什么促進作用呢？完善檔案建設，具有以下幾方面的育人功能：

? ? ? 第一，完善家族檔案，便于尋找家族的歷史,激發(fā)個人成長。如果我們對每個家族都能建立一個完整的家族電子檔案；如果學生可以查尋自己家族的電子檔案，了解自己的家族史。如果他的家族中曾經(jīng)出現(xiàn)過一個英雄或比較成功的人士，給他樹立榜樣。那么，他就可以找到可以傳承的文化或理念。從而促進一個學生的成長。如果他的家族中，從沒有英雄人物或比較成功的人才出現(xiàn)，這時由老師查尋有英雄人物的家族或成功人士的個人成長檔案，讓學生學習。從而為學生樹立榜樣的形象，用榜樣的力量影響學生，促進學生的成長。例如，讀過《曾國藩傳》的人都知道，當年幼時的曾國藩得知家族中重來沒有考起秀才的人才后，于是，他就立志要改變這個家族的現(xiàn)狀，后來激發(fā)了他的學習激情，成就了他輝輝煌的未來。

? ? ? ? 第二，進一步完善國家紅色檔案，查找國家檔案資料，激發(fā)學生愛國主義。通過查尋國家的部分英雄人物的具體的電子檔案資料，學生英雄人物的真實資料，更能激發(fā)學生的愛國主義。在學黨史過程中，我們就有深刻的體會，根據(jù)紅色檔案編制的視頻或資料，更加生動與準確，教育的價值更大。教師們?yōu)榱思訌姁蹏髁x教育，如果能從相應的紅色檔案中提取相關的視頻、文字和圖片資料，教育教學的效果將大提高。

? ? ? ? 第三，完善教育名師檔案，促進師生個人成長。如果完善全國的名師的檔案，例如，名師的教學設計、教學實錄，微視頻、成長經(jīng)歷、教育理念等業(yè)務檔案，如果能在一定的程度上開放，能查尋得到，那么這將惠及大部分教師和學生個人的快速成長。特別是在鄉(xiāng)村，教師和學生的資源是相對比較匱乏的，因此，如果能有名師檔案資料進行學習，將大大促進教育均衡發(fā)展。

? ? ? ? 總之，完善好檔案建設，對促進個人成長有著重要的意義。一個人的成長，需要立志、需要榜樣的力量、需要有養(yǎng)份等，而良好的檔案建議恰好可以作為培育人的土壤。加強對檔案工作人員檔案信息化建設重要性的認識，改變傳統(tǒng)的思維模式，不斷開發(fā)利用答案新技術，加快檔案信息化建設的腳步，增強檔案的育人功能。

參考文獻：

[1]趙甲信.關于加快推進縣域檔當案信息化建設工作步伐的幾點體會[J].陜西檔案，2008,(06)；

[2]崔岱.基于“互聯(lián)網(wǎng)+”視角對檔案信息化安全建設策略的探討[J].城建檔案,2018(03):17-18.

淄博未來會如何發(fā)掘紅色資源？

淄博作為一座擁有深厚歷史文化底蘊的城市，卻沒有發(fā)掘相應的強大的旅游資源，因此，要謀求全面發(fā)展，下一步，淄博就要深化文化賦能，開發(fā)以紅色旅游資源為主的特色旅游新經(jīng)濟。
所謂的紅色旅游資源，其實指的就是中國共產(chǎn)黨成立以后、新中國成立以前，包括中國共產(chǎn)黨創(chuàng)建初期、大革命時期、土地革命時期、紅軍長征時期、抗日戰(zhàn)爭時期、解放戰(zhàn)爭時期等歷史時期重要的革命紀念地、紀念物及其所承載的革命精神，而淄博作為整個山東乃至全國都頗有分量的紅色基地，發(fā)生過許許多多壯烈的故事，擁有其他地區(qū)無可比擬的紅色旅游資源。為了開發(fā)這些紅色資源，就必須先講好紅色故事，引起人們對那些壯烈歷史的興趣。
今年，淄博市檔案館將重點把紅色檔案資源開發(fā)利用好。繼續(xù)辦好“百年恰是風華正茂”主題檔案文獻展、“記錄·淄博——2017-2021全市經(jīng)濟社會發(fā)展五年成就圖片展”，推出紅色檔案文化精品，聯(lián)合媒體開設“檔案里的紅色文化”等專題專欄，通過展覽陳列、新媒體傳播、專題制作、公益講座等形式，讓紅色檔案資源“活”起來，講好紅色檔案故事。

檔案如何修整

檔案整理歸檔過程中的整理技巧

（一）歸檔文件“件”的區(qū)分與修整

首先是以我為本(以發(fā)文單位為主)。凡是本單位所產(chǎn)生的發(fā)文(紅頭文)必須歸檔，其它單位（包括上級、同級和下級機關）的來文，需要辦理的文件(辦件)必須歸檔，重要的文件材料應該歸檔，閱知類的文件可以不歸檔。

文件以“件”為單位進行整理歸檔。一般以每份文件為一件，

1、文件正本與定稿為一件（重要文件如法律法規(guī)等須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿包括定稿各為一件）。

2、正文與附件為一件（附件是指附屬于正文之后的其他文件材料，作為正文的補充說明或參考材料，如附帶的圖表、統(tǒng)計數(shù)字，正文批準或發(fā)布的法規(guī)文件等等。一般來說，正文與附件為一件，如果附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時，也可各為一件）。

3、原件與復制件為一件（對于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件（如熱敏紙傳真件、鉛筆書寫的重要文件），以及使用中出現(xiàn)破損的文件，應復制后歸檔。復制件包括復印機制作的復印件以及手工謄寫的抄件等。這些復制件應與原件作為一件）。

4、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件（轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文是一份文件的不同部分，前者往往包括貫徹意見及執(zhí)行要求，后者則是具體內(nèi)容，它們在發(fā)揮文件效力方面難以分割，因此也應作為一件）。

5、報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（報表、名冊、圖冊等一般每冊（本）內(nèi)容都相對完整，具有獨立的檢索價值，因此應按照其本來的裝訂方式，一冊（本）作為一件）。

6、來文與復文各為一件（這是比較特殊的一種規(guī)定。“來文與復文”是對聯(lián)系密切的來往性質(zhì)的文件材料的概括性表述，也包括“去文與復文”，從文種上看包括請示與批復、報告與批示、函與復函、通知與報告等等）。

7、請示與批復各為一件。

8、報告與批示各為一件。

正文與文件處理單（文件在運轉(zhuǎn)過程中一般都附有文件處理單或者擬辦單、發(fā)文稿頭紙，有的還附有領導批示的簽批條等。這些表單真實地記錄了文件的形成、辦理過程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，應與文件作為一件）。

“為一件”是指在實體上裝訂在一起，編目時也只體現(xiàn)為一條條目。

歸檔文件的整理工作，必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。排列方法強調(diào)按事由排列。

歸檔文件按照不同年度、不同機構(gòu)（問題）、不同保管期限等形成中的客觀規(guī)律進行相對集中，維護不同文件間的有機聯(lián)系。排列文件時，強調(diào)了“事由原則”，將同一事由形成的文件排列在一起，使文件間的有機聯(lián)系得以充分體現(xiàn)。

在裝訂之前，將全部文件梳理一遍，按照以上整理原則，將屬于一件的材料放在一起，以便于裝訂，防止返工。

（二）文件裝訂順序

歸檔文件材料修整完畢，需要使用符合檔案保護要求的裝訂材料重新加以裝訂，固定文件頁次，防止文件張頁丟失，便于歸檔后保管和利用的作用。

裝訂前首先應將原有的訂書釘、回形針等對文件保存造成影響的金屬物品拆掉（原文件已使用不銹鋼釘?shù)谋３衷b訂不動）。

其次必須對它們進行排序。順序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復文在前，來文在后。漢文本在前，少數(shù)民族文字文本在后。不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文本在前，外文本在后。有文件處理單的，一般放在最后；但如果已粘貼牢固的可放在最前面，這樣可以作為首頁加蓋歸檔章，從而更好地保護正本的原始面貌。

再次應將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊，便于將來翻閱利用。一般來說，采用左上角裝訂的，應將左、上側(cè)對齊；采用左側(cè)裝訂的，應將左、下側(cè)對齊。（建議管理文件類采用左側(cè)裝訂，污染源種類采用左上角裝訂。一般一件裝訂兩枚不銹鋼訂書釘為宜）

裝訂以“件”為單位進行，對裝訂材料做統(tǒng)一規(guī)定，一般采用不銹鋼訂書釘裝訂，如文件太厚，則建議采用三孔一線。

裝訂要求：裝訂用品必須是對歸檔文件無害，不影響檔案的保存壽命。裝訂方式應能較好地維護文件的原始面貌。

（三）歸檔文件的蓋章、編號、填寫頁數(shù)

1、歸檔章的格式

其規(guī)格為長80mm，寬20mm。分為均勻的12格。歸檔章設置的項目主要為編號項目中的必備項。

歸檔章樣式：

全宗號

類別號

期 限

年?度

機?構(gòu)

件 號

歸檔章填寫示例：

全宗號

6

類別號

A

期 限

30年

年?度

2009

機?構(gòu)

件 號

001

歸檔章填寫說明

歸檔章項目

項目說?明

填 寫 說 明

全 宗 號

檔案館給立檔單位編制的代號。

全宗號由同級檔案館給立檔單位編制，如果暫時未有全宗號，可暫時不填。

類別號

一個立檔單位不同門類檔案的代號。

文書檔案填寫“A”。

期限

即保管期限，標注歸檔文件保管期限。歸檔文件保管期限分別為“10年/短期”、“30年/長期”和“永久”。

具體檔案保管期限劃分參照國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》。

年???度

填寫文件內(nèi)容針對的年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年。

歸檔文件根據(jù)實際歸檔年度標注。文件針對年度，以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如2006。

機構(gòu)

填寫文件形成或主辦部門的簡稱或代號，不分機構(gòu)編檔號的單位此欄可空。

如：黨支部、辦公室、人事科、綜合科等。

件號

以年度為界線，由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，一個保管期限編一個大流水號；由全宗單位內(nèi)各部門分別整理歸檔的，每個部門內(nèi)按保管期限分別編三個小流水號。

其編制方法是：依據(jù)歸檔文件的排列順序，每一年度每種保管期限的歸檔文件均從“1”開始標注。

2、蓋章位置

歸檔章一般應用紅色印油加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置,使用鋼筆、藍黑墨水筆填寫內(nèi)容，如果領導批示和或收文章占用上述位置，可將歸檔章蓋在首頁的其他空白位置，但以上端為宜。如果機關發(fā)文有簽發(fā)單的，或收文有文件處理單的，也可放在最前面作為首頁，這樣可在其上加蓋歸檔章，以更好地保護文件正本的原始面貌。文件首頁確無蓋章位置或重要文件須保持原貌的，也可在文件首頁前另附紙頁加蓋歸檔章。歸檔章盡量不要壓住文件字跡，也不宜與批示文字或收文章等交叉。

3、按歸檔文件年度、保管期限和排列順序分別逐件編號。

以年度為界線，由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，一個保管期限編一個大流水號；由全宗單位內(nèi)各部門分別整理歸檔的，每個部門內(nèi)按保管期限分別編三個小流水號。

4、每“件”文件的頁數(shù)填寫該件的實際有效頁數(shù)。

（注意不要用鉛筆填寫頁號，要用鋼筆、碳素或藍黑墨水筆填寫或用號碼機編頁碼）

單面印刷的文件在正面右上角處填寫實際頁數(shù)；

雙面印刷的文件在正面右上角處及背面的左上角處填寫實際頁數(shù)；

文件中出現(xiàn)與本文無關的頁面（如：有些單位為了節(jié)省紙張，用已經(jīng)用過的紙張的背面印文件），須在上面用鋼筆、藍黑墨水筆批“Ⅹ”。上報等表格沒有填寫內(nèi)容的頁批“Ⅹ”（如已蓋“此頁空白”章的則不用“Ⅹ”），但要編頁號，并計算頁數(shù)。

（四）歸檔文件排列順序

歸檔文件的排列以“事由”為原則，即同一事由的相關文件應當排列在一起。事由可以是指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程。并且盡可能將關系密切的(如同一次活動、同一項工作、同一個會議形成的)文件材料排列在一起。

1、以年度為界線，按照年度—保管期限相對集中排序。

（1）由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，一個保管期限從1開始編一個大流水號；

（2）由全宗單位內(nèi)各部門（即機構(gòu)）分別整理歸檔的，每個部門（即機構(gòu)）內(nèi)按保管期限分別編三個小流水號。

2、保管期限，按問題和內(nèi)容確定保管期限；按永久、長期/30年、短期/10年的順序依次編排。

3、同一事由形成的文件排序按照文件的生成時間順序序依次排列。

裝盒時應注意以下問題：

1．應視檔案盒的厚度選擇厚度適宜的文件，盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個整體（即盡量放滿檔案盒），豎立放置時不至于使文件彎曲受損。

2．按照排列的先后順序依次裝盒；一盒裝滿后，順次裝入下一盒即可。

3．不同形成年度的歸檔文件不要放入同一檔案盒。

4．不同保管期限的歸檔文件不要放入同一檔案盒。

5. 由全宗單位內(nèi)各部門（即機構(gòu)）整理歸檔的，不同部門（即機構(gòu)）的檔案不要裝入同一盒內(nèi)。

6. 一件文件（如講稿、書稿）太厚，一個平常的檔案盒裝不下，可根據(jù)文件厚度，選擇厚度適當?shù)耐环N類檔案盒裝入盒。

員工檔案如何整理

可以按照以下方式進行整理，僅供參考：
一、企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類
★第一類:履歷材料
職工履歷表,簡歷表以及反映職工個人履歷情況的各類登記表
1.履歷表(書),簡歷表;
2.職工,教員,軍人(包括入伍,退伍)學生等各類人員登記表;
4.更改姓名材料;
5.就業(yè)登記申請書;
6.委托存檔登記表(寄存人事檔案登記表);
7.失業(yè)轉(zhuǎn)就業(yè)育齡人員婚育情況登記表.
★第二類 自傳材料
工作經(jīng)歷
思想發(fā)展性質(zhì)的自傳
其它屬于自傳性質(zhì)的材料
凡是本人書寫的敘述本人經(jīng)歷,思想變化過程,家庭情況,社會關系等內(nèi)容的材料,屬于自傳材料.
★第三類 鑒定,考核,考察材料
職工鑒定,調(diào)動,考核,民主評議等內(nèi)容的考察材料,登記表
1.鑒定表(含自我鑒定);
2.組織正式出具的職工表現(xiàn)材料;
3.考核登記表.
★第四類 學歷,培訓和評定崗位技術(技能)材料
學歷,學位,畢業(yè)生登記表,培訓結(jié)業(yè)登記表,成績登記表及畢業(yè)鑒定,證明材料;
晉升專業(yè)技術職務(職稱)審批表,聘任呈報表及考績材料,職業(yè)資格證書;
職工創(chuàng)造發(fā)明,科研成果,專利,著作及有重大影響的論文等鑒定材料及目錄.
★第五類 政審材料
審查職工政治歷史情況的調(diào)查報告,審查結(jié)論,上級批復,本人對結(jié)論的意見,檢查交代或說明情況的材料,主要證明材料;
甄別,復查結(jié)論(意見,決定),調(diào)查報告,批復及有關的依據(jù)材料;
入黨,入團,參軍,出國等政審材料;
更改職工的民族,年齡,國籍,入黨,入團和參加工作時間的組織審查意見,上級批復以及所依據(jù)的證明材料.
★第六類 參加中國共產(chǎn)黨,共青團及民主黨派的材料
中國共產(chǎn)黨入黨志愿書,入黨申請書和轉(zhuǎn)正申請書,中國共產(chǎn)黨黨員登記表,不予登記的決定,組織審查意見及所依據(jù)的材料;
民主評議黨員中形成的組織意見或黨員登記表,認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據(jù)材料和組織審批材料,退黨材料,取消預備黨員資格的組織意見;
中國共產(chǎn)主義青年團入團志愿書,申請書,團員登記表,退團材料;加入民主黨派的有關材料.
★第七類 獎勵材料
各種先進人物登記表
先進模范事跡
嘉獎,通報表揚等材料
★第八類 處分材料
處分決定(免予處分的處理意見),查證核實報告,上級批復,本人對處分的意見和檢查,交待材料;
通報批評材料;
甄別,復查報告,決定,上級批復及本人意見;
公安機關和紀檢部門處理違紀違法材料;
法院審判工作形成的判決書.
★第九類 勞動關系和工資,待遇審批材料
工資級別登記表,職務工資變動登記表,調(diào)資審批表,定級和解決待遇的審批材料;
招用職工登記表,任免呈報表,錄用和聘用(續(xù)聘)審批表,勞動合同,終止或解除勞動合同報告書,解聘,辭退材料;
保險福利待遇(失業(yè),養(yǎng)老,醫(yī)療,生育,工傷,住房公積金)的審批表,再就業(yè)材料;
從事特殊工種工作登記卡,企業(yè)職工參加工作時間及連續(xù)工齡核定表,計劃生育審批表;
退(離)休審批表;
復員退伍,轉(zhuǎn)業(yè)審批表;
大中專院校畢業(yè)生派遣證;
工作調(diào)動介紹信
出國,出境人員審批表;
黨代會,人代會,政協(xié)會議,工青婦等群眾團體代表會,民主黨派代表會代表登記表.
★第十類 其他可供組織參考的材料
招工,參軍,參加工作,畢業(yè)生,工作調(diào)動等所做的體檢表,有殘疾的體檢表,殘疾等級材料;
非正常死亡的調(diào)查報告及有關情況的遺書;個人誠信材料等.
二、歸檔要求
完整,齊全,準確,手續(xù)完備
注:
歸檔文件的書寫和制作材料應能耐久保存,原則上統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙;(185×260)
保證書寫質(zhì)量,字跡要端正,清晰,書寫材料一般應使用碳素墨水,不得使用鉛筆,圓珠筆,紅色墨水,純藍墨水及復寫紙等不利于檔案長久保管的書寫材料
三、鑒別
1 ,判定歸檔文件是否屬于某一立卷對象的職工檔案或是否屬于應歸入職工檔案的內(nèi)容,對不屬于職工檔案內(nèi)容或重復多余的文件材料應按規(guī)定進行清理;
2, 判斷歸檔文件是否屬于辦理完畢的正式文件材料,未經(jīng)辦完或查證核實的不得歸入職工檔案;
3 ,審查材料是否齊全,完整,對不完整,來源和時間不明的材料,應查清注明后再歸檔;凡是查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料,不能歸檔;
政審材料一般應具備審查結(jié)論,調(diào)查報告,上級批復,主要證明材料,本人的交待等.
處分材料一般應具備處分決定(包括免以處分的決定),調(diào)查報告,上級批復,個人對處分的意見等.以上材料屬于成套的,必須齊全.
4, 審查材料是否手續(xù)完備,須經(jīng)企業(yè)審查蓋章或本人簽字的,應在簽字蓋章后歸檔;
審查結(jié)論,處分決定,組織鑒定,民主評議和組織考核中形成的綜合材料,應有本人的簽署意見或由組織注明經(jīng)過本人見面.
任免呈報表須注明任免職務的批準機關,批準時間和文號.
出國出境審批表,須注明出去的任務,目的及出去與返回的時間.
5 ,鑒別時,發(fā)現(xiàn)檔案中缺少有關材料,應及時進行登記并收集補充.
四、組件
原則: 每份文件為一件
注:
正文與定稿為一件,正文在前
正件與附件為一件,正件在前
原件與復制件為一件,復制件在前
原件與轉(zhuǎn)發(fā)件為一件,轉(zhuǎn)發(fā)件在前
五、排序
1,按歸檔文件形成時間排序
第一類 (履歷) 第二類 (自傳) 第三類(鑒定考核考察) 第四類(評定崗位技能和學歷材料)第七類(獎勵) 第九類(招用等) 第十類(其他)
2,按歸檔文件內(nèi)容的主次關系進行排序
第五類(政審) 第八類(處分)
注:
材料的排列順序為:上級批復,結(jié)論或處分決定,本人對結(jié)論或處分決定的意見,調(diào)查報告,證明材料,本人檢討或交待材料等.
3,第六類
排列順序為:按入團,入黨,入民主黨派排
入團志愿書應排在入團的其它材料之前
入黨志愿書應排在入黨的其它材料之前,黨員登記表等可按時間先后依次排序.
4,第九類
材料既可按形成時間排序,也可按材料性質(zhì)相對集中排序.
按材料性質(zhì)相對集中排序的方法是:
工資情況的材料
錄用,任免材料
保險福利待遇材料
出國,出境材料
每種材料再根據(jù)形成材料的時間順序排列
六、修整裝訂
總要求:
· 以件為單位 16開(185×260)
· 裝訂應結(jié)實,整齊,不掉頁,不倒頁,不壓字,
不損壞文件,不妨礙閱讀
(一)對超出16開規(guī)格的檔案材料,在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下,可酌情進行剪裁;不能剪裁的材料,須進行折疊.折疊時,要根據(jù)材料的具體情況,采用橫折疊,豎折疊,橫豎交叉或梯形折疊等辦法.折疊后的檔案材料,要保持整個案卷的平整,文字,照片不得損壞,便于展開閱讀.
(二)對破損,卷角,折皺和小于16開規(guī)格的檔案材料,要進行裱糊.裱糊用的襯紙,必須采用白紙;漿糊和膠水必須能防蟲蝕,不腐蝕紙張;裱糊后的檔案材料要晾干,不得在陽光下暴曬或使用高溫燙烤.
(三)對過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料,須加邊,保證裝訂,不壓字,不損害材料內(nèi)容.
(四)拆除檔案材料上的大頭針,曲別針,訂書釘?shù)冉饘倨?以防止氧化銹毀材料.
裝訂要求:
每個職工的檔案材料,必須裝訂成卷,做到案卷整齊,平整,裝訂牢固,具體方法:
(一)目錄置于卷首,材料排列順序與目錄相符.
(二)理齊檔案材料.材料條件好的應做到四邊整齊,條件較差的,以左邊和下邊兩邊為齊.
(三)打孔.在材料左側(cè)1.5厘米處豎直等間距打三個孔,孔距8.3厘米,用鞋帶裝訂.
(四)使用國家統(tǒng)一規(guī)定的標準職工檔案卷皮.檔案卷皮須書寫檔案人的姓名.
(五)裝盒.將裝訂好的案卷裝入職工檔案盒中,填寫姓名,檔案號和籍貫.
(六)職工檔案整理裝訂成卷后,必須進行認真細致的檢查.
(七)后續(xù)檔案材料的整理.后續(xù)職工檔案材料,每半年整理一次,將材料內(nèi)容填寫到相應的目錄中,并將經(jīng)手人員姓名和日期填寫在備注欄內(nèi),將材料裝訂到案卷中.
七、編目
1,頁號編寫
在有書寫內(nèi)容的每頁歸檔文件正面的右下角,背面的左下角起依次標注頁號
注:
托裱若干小幅面材料的1張托裱紙按1頁進行編號
2,類件號編寫
在歸檔文件首頁右上方空白位置加蓋"類件號"章
類號:"一"到"十"
件號為同一類材料內(nèi)的順序號,按時間順序或主次關系確定
頁數(shù)為阿拉伯數(shù)字
3,卷(袋)內(nèi)目錄
·置于每個職工檔案材料卷(袋)首
·用耐久材料書寫或計算機打印
·各項目應填寫應完整,準確
注一
:每類之后,須留出適量的空格,供補充檔案材料時使用
類件號:按照類別排列順序,如:"一類第一(或1)件"
責任者:歸檔文件形成單位或個人,即文件的署名者
題名:填寫歸檔文件的標題,應完整,準確;對沒有題名或不能反映文件內(nèi)容的,應另行編寫,用"[ ]"括起
日期:采用阿拉伯數(shù)字8位表示,可分兩行書寫
頁數(shù):該件材料總頁數(shù)
要求:
每卷檔案必須有詳細的檔案材料目錄.目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引,要認真進行編寫.具體要求:
(1),按照類別排列順序及檔案材料目錄格式逐份逐項地進行填寫;
(2),根據(jù)材料題目填寫"題名".無題目的材料應擬定題目.題目過長,可適當簡化.擬定題目或簡化題目,必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點.凡原材料題目不符合實際內(nèi)容的,須另行擬定題目或在目錄上加以注明;
(3),"日期"一般采用材料落款標明的最后時間.復制的檔案材料,采用原材料形成時間.
(4),書面目錄要工整,正確,清楚,美觀,不得使用圓珠筆,鉛筆,紅色及純藍墨水書寫目錄.填寫目錄后,要檢查核對,做到準確無誤;
(5),書寫目錄時,每類目錄之后,須留出適量的空格,供補充檔案材料時使用.
★卷內(nèi)備考表的填寫:后面填初次整理時間及人員姓名
中間填每年整理人,檢查人,整理時間
4,檢索工具
要求
企業(yè)職工檔案管理機構(gòu)應建立職工檔案檢索工具或管理臺賬(案卷目錄).項目包括:姓名,檔號,存放地址,備注等.按姓氏筆畫多少或第一個字母的順序排列.每個姓氏后預留部分空格,常用姓要預留多一些."王,劉,李,張,"
職工檔案用"10"或"ZG"來表示,下設1,在崗職工,2,退休職工,3,離崗職工,4,死亡職工,案卷號的表示如,"ZG1-1" "ZG2-1"
八、檔案裝具
檔案卷皮 檔案袋
卷皮規(guī)格:
長27.4厘米,寬20.5厘米;左邊設三個裝訂線眼,眼距(從眼中心算起)8.3厘米;線眼中心距左側(cè)邊沿1.5厘米,上下線眼中心距上下邊沿均為5.4厘米
材料:
一般可采用300克的單面白板紙加包布面,或只用布包邊角,也可以用紙裱糊,但不宜過厚,以減輕檔案重量
顏色:
應采用淺色,如淺黃,乳黃色等,不能用大紅,大綠,或黑,藍,紫等深色.卷面上的字,一律用正紅色
項目:
"企業(yè)職工檔案","姓名",字體與距離:
"企業(yè)職工檔案"用楷體(72磅),字與卷面上邊沿距離為7厘米
"姓名"用大一號宋體,與卷面下邊沿相距5.5厘米,書寫姓名不得用同音字或不規(guī)范的漢字
2 ,檔案袋
規(guī)格:
長30厘米,寬23厘米,厚(折疊部分)2.5厘米
材料質(zhì)量:
可根據(jù)條件選用較好的牛皮紙
袋面項目:
"企業(yè)職工檔案袋","姓名","制作單位"
字體和字的顏色
與檔案卷面同."單位"在"姓名"下邊

其他的內(nèi)容你可以看一下國家的相關規(guī)定和自己單位有檔案的，你可以參考其樣式進行整理就行！