數(shù)字化整理檔案

檔案管理怎么做到數(shù)字化管理？

離不開人和物。提升檔案人員的綜合管理素質必不可少，而同時，現(xiàn)代化的管理軟件和硬件設備更是能給檔案管理工作帶來事半功倍的效果。

設備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進數(shù)字化檔案管理進程中，加大設備投入、積極引進現(xiàn)代化設備、及時更新計算機系統(tǒng)與程序是當下數(shù)字化進程中的首要方向。

除了要做好軟件設備的優(yōu)化，順應檔案數(shù)字化工作的發(fā)展不斷推陳出新更好地為檔案數(shù)字化服務，還要更新落后的硬件設施，并加強對硬件設備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長設備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質量與效率。

好的檔案管理軟件系統(tǒng)包括。影像加工掃描系統(tǒng)、數(shù)字化加工管理系統(tǒng)以及人事檔案管理系統(tǒng)，在這樣的環(huán)境背景下不斷優(yōu)化更新，順應檔案數(shù)字化發(fā)展成熟運用于各大檔案整理行業(yè)的。

此外在硬件的創(chuàng)新研發(fā)上，還要有成熟的技術團隊，專業(yè)解決檔案數(shù)字化方向的技術問題，研發(fā)為檔案人量身定制的檔案盒打印機，其自動化程度高、操作簡單、打印速度快、打印效果好、模板創(chuàng)建方便、數(shù)據(jù)導入便捷等優(yōu)點，可滿足檔案服務行業(yè)大批量打印，企事業(yè)單位差異化打印的需求，極大提高了檔案人的工作效率。

檔案數(shù)字化具體流程是怎樣的？

所謂檔案數(shù)字化是指用計算機技術將模擬信號轉換為數(shù)字信號的處理過程。紙質檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設備對紙質檔案進行數(shù)字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。紙質檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會或行業(yè)對檔案利用的需求。
1、數(shù)字化加工流程
　　紙質檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像質檢、檔案裝訂、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。
2、數(shù)字化建設的目標
　　數(shù)字化建設的目標是使檔案館(室)現(xiàn)有的檔案文件資料全部實現(xiàn)數(shù)字化處理，建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)庫、現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫(照片、音頻、視頻等)，通過數(shù)據(jù)接口和政務辦公系統(tǒng)連通，用先進的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提供安全、高效的管理和利用，實現(xiàn)真正的資源共享。
3、數(shù)字化的意義
1)提高工作效率，降低檔案利用成本
　　數(shù)字化加工項目完成后，社會公眾(開放檔案)和單位的各級領導、各部門或下屬單位都能通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文(件)信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對檔案資料實體的多次輾轉所造成的大量時間浪費和重復勞動現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。
2)最大限度保管和保護庫存檔案實體安全
　　由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫存空間，而且利用仍需到庫房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過權限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對庫存檔案的調閱次數(shù)和復印次數(shù)，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對庫存檔案進行有效的保管和保護，確保檔案實體安全。
3)陽光政務提升形象
　　庫存檔案實現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理，既是各級檔案管理部門貫徹科學發(fā)展觀，又是促進檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體舉措;既是實際工作的需要，也是亮點工程。是一項利國利民具有重要意義的事情。數(shù)字化項目完成后，不僅檔案管理和利用手段實現(xiàn)了現(xiàn)代化，檔案利用效率大大提高，檔案發(fā)揮的作用顯著，還可以大大提升單位形象，符合政府和企事業(yè)單位各項工作科學化、規(guī)范化、網(wǎng)絡化、信息化的整體發(fā)展要求。

什么是檔案數(shù)字化？

什么是檔案數(shù)字化？
檔案數(shù)字化是隨著計算機技術、掃描技術、掃描矩陣CCD技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。
它把各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。
主要負責對文件、圖書資料進行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作，工作區(qū)域是在辦公室。檔案數(shù)字化加工人員是掃描、錄入的專業(yè)人員，組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝訂整理等，是檔案數(shù)字化的專業(yè)人員。
數(shù)字檔案可以有效地解決這些實際檔案工作中的痛點。首先，數(shù)字檔案可實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和自動化，便于檢索和借閱，有效的提高工作效率。其次，數(shù)字檔案可以聯(lián)通檔案孤島，進行整合，實現(xiàn)資源聯(lián)通共享。再者，數(shù)字檔案可以使檔案管理流程更加順暢，系統(tǒng)可為檔案的完整、準確、安全提供有力保障。
檔案數(shù)字化可以提高檔案信息化管理水平，有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于確保數(shù)字檔案永久保存和安全保管，有利于促進公共檔案服務能力拓展和實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

檔案數(shù)字化整理和檔案一般整理有區(qū)別?

從描述上看檔案數(shù)字化整理和檔案一般整理有區(qū)別?
1、調檔工作會在確認被錄取之后才進行，報名時不需要考慮檔案的問題。
2、被錄取之后及時跟錄取院校的研究生院（或研究生部）聯(lián)系修改檔案所在地址就可以了。
3、考研現(xiàn)場確認的時候還可以修改報名信息，檔案地址發(fā)生改變的話可以進行更改。
4、被錄取后會拿到學校研招辦出具的調檔函，也有個別院校是通過直接郵寄給檔案所在地的方式調檔的。
5、檔案可以按照規(guī)定放在人才市場，考研填寫檔案存放單位時填上相應的人才市場，最后復試通過后調檔函就到這個人才市場取檔案。

檔案數(shù)字化工作流程是怎樣的？

檔案數(shù)字化加工流程
前期檔案整理
　　檔案借出
　　從檔案室接件，填寫檔案移交清冊，一式兩份。拿到檔案后，開始核對檔案數(shù)量，數(shù)量核對無誤后簽字確認，將檔案拿回加工現(xiàn)場。
　　目錄數(shù)據(jù)準備
　　按照各類檔案整理規(guī)定的要求，在檔案管理系統(tǒng)著錄目錄數(shù)據(jù)。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責任者、日期、起止頁號等，應進行修改。
　　拆除裝訂
　　在不去除裝訂物情況下，會影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。
　　頁面修整
　　破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，褶皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理（壓平或熨平等）后再進行掃描。
　　檔案掃描
　　掃描方式
　?。?）根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應規(guī)格的掃描儀或專業(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉換設備等進行掃描。
　?。?）紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案，可采用高速掃描方式以提高工作效率。
　　掃描色彩模式
　?。?）掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用彩色。
　　（2）頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進行掃描。
　　（3）頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。
　　（4）頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可采用彩色模式進行掃描。
　　掃描分辨率
　?。?）掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。
　?。?）采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般應設為200-300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。
　　圖像處理
　　圖像數(shù)據(jù)質量檢查
　?。?）對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理。
　?。?）由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描。
　?。?）發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。
　?。?）發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。
　　糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理
　?。?）對出現(xiàn)偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。
　?。?）對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質量的雜質，如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。
　　（3）對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。
　?。?）采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。
　　圖像存儲
　　存儲格式
　　（1）采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用PDF格式存儲。
　?。?）采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用PDF格式存儲。
　　圖像文件命名
　?。?）紙質檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。如圖像文件較大，不便于網(wǎng)絡瀏覽，可拆分為多個圖像文件，文件名后增加A、B、C等區(qū)別。
　　（2）分別建立文件夾，以文件檔號命名，并存儲對應圖像文件。
　　數(shù)據(jù)掛接
　　將每一份紙質檔案掃描所得的圖像存儲到相應檔號的文件夾后，認真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總頁數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件所在文件夾的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性，建立起一一對應的關聯(lián)關系，為實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。