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檔案整理的質(zhì)量

時(shí)間:2023-01-03 作者:老師 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

檔案整理的質(zhì)量

企業(yè)檔案的質(zhì)量管理

質(zhì)量管理是一種以質(zhì)量為核心的經(jīng)營(yíng)管理,推行質(zhì)量管理是企業(yè)提高自身素質(zhì)、增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的有效途徑。檔案質(zhì)量是檔案的生命線,檔案質(zhì)量的好壞直接影響其利用效果。檔案質(zhì)量管理的目的就是為了自覺而系統(tǒng)地應(yīng)用質(zhì)量管理的思想和方法來豐富檔案的管理理論,加強(qiáng)檔案工作的自身建設(shè)。

一、檔案質(zhì)量管理的含義和特點(diǎn)

檔案質(zhì)量管理,是全體檔案人員參加的,以科學(xué)方法為手段,充分發(fā)揮科學(xué)管理和專業(yè)技術(shù)的作用,建立一套貫穿于檔案形成全過程的質(zhì)量保障體系。其核心是提高檔案工作水平,以保證檔案的質(zhì)量。它具有以下特點(diǎn):

1.全員參加

檔案全面質(zhì)量管理,要求與檔案形成過程有關(guān)的所有人員,樹立“檔案質(zhì)量、人人有責(zé)”的觀念,嚴(yán)格按照法律法規(guī)及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求,共同完成文件材料的立卷歸檔和檔案管理工作。保證電子文檔的及時(shí)傳輸和及時(shí)歸檔。

2.全過程控制

從公文起草、項(xiàng)目的立項(xiàng)、審核、開工、竣工到檔案的收集、整理、歸檔、編研到開發(fā)利用的整個(gè)過程都實(shí)行質(zhì)量管理。

3.科學(xué)的手段

采用數(shù)理統(tǒng)計(jì)方法、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代管理科學(xué)來解決檔案的質(zhì)量問題,不斷提高檔案質(zhì)量和檔案工作管理水平。

二、檔案質(zhì)量管理對(duì)人員的要求

1.牢固樹立檔案質(zhì)量意識(shí)

檔案質(zhì)量的提高,與工作人員的質(zhì)量意識(shí)有著密切關(guān)系。其中,最為關(guān)鍵的就是領(lǐng)導(dǎo)者的檔案質(zhì)量意識(shí),領(lǐng)導(dǎo)者要認(rèn)清檔案管理的重要性,重視本單位檔案網(wǎng)絡(luò)信息化、數(shù)字化建設(shè),本單位的檔案質(zhì)量管理才能順利開展。因此,每個(gè)從事檔案工作的人員,特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須牢固樹立檔案質(zhì)量管理意識(shí),用較高的工作質(zhì)量來促進(jìn)檔案質(zhì)量的不斷提高。

2.不斷提高檔案人員的素質(zhì)

良好的政治思想和業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。從事檔案工作的人員要有良好的服務(wù)意識(shí)和無私奉獻(xiàn)的.精神。同時(shí),檔案工作也是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作,檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),對(duì)檔案質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質(zhì)量的角度來加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。此外,領(lǐng)導(dǎo)要給從事專、兼職檔案工作的人員制訂學(xué)習(xí)培訓(xùn)的計(jì)劃,創(chuàng)造業(yè)務(wù)交流的機(jī)會(huì),使他們的業(yè)務(wù)水平能更好地達(dá)到檔案質(zhì)量管理的要求。

三、加強(qiáng)檔案質(zhì)量管理的措施

1.建立健全各項(xiàng)檔案規(guī)章制度

建立健全檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度,制定檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,使之規(guī)范化、流程化,并且以程序圖、系統(tǒng)圖、網(wǎng)絡(luò)圖等形式,把它們形象、直觀地呈現(xiàn)出來。從事檔案工作的人員必須嚴(yán)格遵守各項(xiàng)管理制度和崗位責(zé)任制。

2.加強(qiáng)檔案質(zhì)量的“過程控制”

檔案工作的形成、積累、收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等各個(gè)環(huán)節(jié)是一個(gè)有機(jī)的整體,是由多個(gè)部門、多個(gè)人員共同完成的。任何一個(gè)環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量勢(shì)必影響下一個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量管理。檔案質(zhì)量管理就是把檔案管理的重點(diǎn)從“事后把關(guān)”轉(zhuǎn)移到“事前預(yù)防”上來,從管結(jié)果變成管過程,實(shí)行“預(yù)防為主、防患于未然”,只有這樣才能切實(shí)提高檔案質(zhì)量管理水平。

3.積極推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化

企業(yè)檔案管理信息化是指在企業(yè)檔案管理活動(dòng)中,全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),對(duì)企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行有效采集、管理和提供利用服務(wù)。信息化可以對(duì)信息資源進(jìn)行有效控制,使企業(yè)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的高效管理,真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案管理工作為企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益最大化服務(wù)。

4.加強(qiáng)對(duì)信息的反饋控制

企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)的信息反饋是指信息化系統(tǒng)輸出的檔案信息,經(jīng)過與外部環(huán)境作用后,其輸出效果返回信息化系統(tǒng),并由此引起各項(xiàng)工作內(nèi)容和規(guī)章制度的調(diào)整。反饋信息的獲取渠道如下:

檔案整理的質(zhì)量

①建立網(wǎng)上預(yù)約登記制度。通過技術(shù)手段及時(shí)記錄利用者對(duì)信息資源的訪問情況,檔案系統(tǒng)部門可以系統(tǒng)全面地了解利用者對(duì)檔案材料的借閱情況。

②通過直接走訪或者內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)向“用戶”發(fā)放檔案利用情況調(diào)查表,了解對(duì)各種提供利用方式的滿意度及對(duì)檔案部門各種規(guī)章制度的意見和建議。

做好檔案信息的反饋控制必然能夠使檔案管理更加完善、科學(xué)。

總之,必須樹立質(zhì)量第一的思想,把質(zhì)量意識(shí)嚴(yán)格貫穿于檔案工作的始終。建立一套科學(xué)、完善的管理思路和方法,并借助信息化的手段把質(zhì)量管理的思路應(yīng)用到檔案管理中來,才能使檔案質(zhì)量管理水平邁上一個(gè)新的臺(tái)階,才能更好地助力于企業(yè)的發(fā)展。

檔案整理的基本要求

檔案整理的基本要求

歸檔材料應(yīng)當(dāng)齊全、完整、優(yōu)化
齊全是指門類齊全,不論是內(nèi)容還是載體
完整是指歸檔的材料要完整、不缺損
優(yōu)化是指僅在數(shù)量充分的基礎(chǔ)上要求質(zhì)量?jī)?yōu)化,具有特色
加強(qiáng)檔案調(diào)查和指導(dǎo)
各機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企業(yè)事業(yè)單位的檔案機(jī)構(gòu)依法統(tǒng)一管理本單位的檔案,一方面負(fù)責(zé)對(duì)本單位各部門文件材料收集、整理、歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo),對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo);另一方面,檔案管理部門要采取多種措施,通過各種途徑大力加強(qiáng)調(diào)查,強(qiáng)化征集民間特色檔案,促進(jìn)檔案資源建設(shè),以豐富館藏內(nèi)容,改善館藏結(jié)構(gòu),將應(yīng)接收的檔案及時(shí)接收進(jìn)館。
保持全宗不可分散性
全宗就是一個(gè)立黨單位形成的全部檔案,一個(gè)單位的各項(xiàng)活動(dòng)是密切聯(lián)系的,因此在活動(dòng)中形成的各種文件材料也必然存在著固有的聯(lián)系。為了確保文件的完整,在收集檔案時(shí)必須堅(jiān)持全宗不可分散的原則,一個(gè)單位所形成的檔案應(yīng)集中到一個(gè)檔案室,不能人為地分散處理。
加強(qiáng)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化
檔案載體和書寫材料應(yīng)當(dāng)符合檔案保護(hù)和裝訂的要求。應(yīng)當(dāng)使用符合耐久性要求的書寫材料,嚴(yán)禁使用純藍(lán)墨水、紅墨水、鉛筆、圓珠筆等非耐久性書寫材料。歸檔材料中有電子文件的,應(yīng)當(dāng)與相應(yīng)的紙質(zhì)文件一并存檔。

如何整理檔案

檔案整理

一、檔案整理概述

檔案整理,就是按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目,使之有序化的過程。檔案整理是檔案工作業(yè)務(wù)中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié),通過整理,使檔案能夠全面、系統(tǒng)地反映立檔單位的工作活動(dòng)面貌,提示文件材料之間的相互聯(lián)系,以便于檔案的管理和利用。

(一)檔案整理的類型

檔案整理可以分為以下三種類型:

1.系統(tǒng)排列和編目;2.局部調(diào)整;3.全過程整理

(二)檔案整理的內(nèi)容和步驟

檔案整理的內(nèi)容,從性質(zhì)上分,包括系統(tǒng)化和編目?jī)刹糠?。檔案的系統(tǒng)化,就是對(duì)檔案的內(nèi)容和成份進(jìn)行科學(xué)分析和綜合的工作,即按照一定的原則和方法對(duì)檔案分門別類、組織案卷、有序排列,使之構(gòu)成一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體,具體內(nèi)容包括:區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、組卷、卷內(nèi)文件的排列、案卷排列等;檔案的編目是以一定形式提示和介紹檔案內(nèi)容和形式特征的工作,具體內(nèi)容包括:卷內(nèi)文件的編號(hào)、卷內(nèi)文件目錄和備考表的編制、案卷封面填寫、檔號(hào)和案卷目錄的編制等。系統(tǒng)化是編目工作的基礎(chǔ),編目是系統(tǒng)化的體現(xiàn)。

(三)檔案整理的原則

檔案整理工作應(yīng)該按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的歷史聯(lián)系,充分利用原有的整理基礎(chǔ),便于檔案的管理和利用,這是檔案整理的基本原則。

1.保持文件之間的歷史聯(lián)系

所謂文件之間的歷史聯(lián)系,是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)在聯(lián)系,主要表現(xiàn)在文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面。

2.充分利用原有的整理基礎(chǔ)

充分利用原有的整理基礎(chǔ),是指對(duì)于已經(jīng)整理過的檔案,不要輕易打亂原有的整理體系,重新整理,這就是我國(guó)檔案界慣稱的“充分利用原基礎(chǔ)”。

3.便于檔案的保管和利用

便于檔案的保管和利用,是檔案整理工作的出發(fā)點(diǎn)和根本目的,也是衡量檔案整理質(zhì)量的最終尺度。

二、全宗

(一)全宗的概念

檔案整理的質(zhì)量

全宗是一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體。通俗地講,全宗是一個(gè)機(jī)關(guān)的全部檔案。按照全宗管理檔案,是檔案工作中的一個(gè)基本原則和核心理論。

(二)立檔單位及其構(gòu)成條件

立檔單位,又稱全宗構(gòu)成者,是指形成全宗的單位或個(gè)人。判斷一個(gè)單位是否立檔單位,主要看它是否具有以下三方面的條件:

1.可以獨(dú)立行使職權(quán),并能以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文;

2.是一個(gè)的會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位,獨(dú)立編制預(yù)算;

3.設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員,有一定的人事任免權(quán)。

其中,第一個(gè)條件是首要的、必要的條件,后兩個(gè)是補(bǔ)充條件。

(三)立檔單位變化對(duì)全宗劃分的影響

1.政權(quán)更迭的全宗處理

2.立檔單位職能發(fā)生根本性變化的全宗處理

3.?立檔單位其他變化情況的全宗處理

(四)全宗的補(bǔ)充形式

1.聯(lián)合全宗;2.匯集全宗;3.檔案匯集

(五)判定檔案所屬全宗

判定檔案所屬全宗,關(guān)鍵是確定檔案的形成者,具體分發(fā)文、收文和內(nèi)部文件三種情況。對(duì)于那些沒有標(biāo)明作者或收受者的“無頭無尾”文件,則要從文件的外部特征和內(nèi)部特征進(jìn)行考證,綜合判定其所屬全宗。

三、全宗內(nèi)檔案的分類

(一)分類的基本要求

全宗內(nèi)檔案的分類,就是把立檔單位所形成的檔案,按其來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式的異同,分成若干層次和類別,使之構(gòu)成一個(gè)有機(jī)的體系。它包括分類方法的選擇、分類方案的制訂、檔案歸類和案卷排列等內(nèi)容。

分類應(yīng)遵循以下基本要求:

1.客觀性;2.邏輯性;3.可操作性。

(二)常用的分類方法

檔案分類法,是具體劃分全宗內(nèi)檔案異同點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)和根據(jù),也稱“分類標(biāo)準(zhǔn)”、“分類原則”或“分類特征”。全宗內(nèi)檔案分類的方法很多,常用的主要有以下四種:

1.年度分類法;2.組織機(jī)構(gòu)分類法;3.問題分類法;4.門類分類法

(三)分類方案的編制

所謂分類方案,就是標(biāo)列各個(gè)層次的類目名稱,表示全宗內(nèi)檔案分類體系的綱要,又稱“分類大綱”。分類方案是檔案分類的依據(jù),但在分類過程中可以根據(jù)實(shí)際情況修訂和完善。

1.機(jī)關(guān)全宗分類方案的編制

機(jī)關(guān)全宗分類方案的編制,應(yīng)以本單位職能活動(dòng)中形成的各種門類和載體的全部檔案為對(duì)象,依據(jù)工作職能、結(jié)合檔案內(nèi)容和載體形式特點(diǎn),進(jìn)行科學(xué)分類。機(jī)關(guān)檔案分類方案中,第一層次的分類一般采用門類分類法。

2.?企業(yè)全宗分類方案的編制

根據(jù)國(guó)家檔案局制定的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》的規(guī)定,工業(yè)企業(yè)檔案分類設(shè)置十個(gè)一級(jí)類目,即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類。特大型企業(yè)或生產(chǎn)程序特殊的企業(yè),有些檔案難以歸入上述十大類目時(shí),可根據(jù)實(shí)際需要增設(shè)一級(jí)類目。

四、檔號(hào)和案卷目錄的編制

(一)檔號(hào)編制原則

檔號(hào)是檔案館(室)在整理和管理檔案的過程中,以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號(hào)是存取檔案的標(biāo)記,并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。檔號(hào)的編制應(yīng)遵循以下原則:

1.唯一性原則;2.合理性原則;3.穩(wěn)定性原則;4.?dāng)U充性原則;5.簡(jiǎn)單性原則。

(二)檔號(hào)的結(jié)構(gòu)

根據(jù)《檔號(hào)編制規(guī)則》的規(guī)定,檔號(hào)結(jié)構(gòu)分為三種?!稓w檔文件整理規(guī)則》頒布實(shí)施后,又出現(xiàn)了檔號(hào)的第四種結(jié)構(gòu)。

(三)檔號(hào)的編制方法

1.全宗號(hào)的編制方法

全宗號(hào)用四位代碼標(biāo)識(shí)。其中第一位用漢語拼音字母標(biāo)識(shí)全宗屬性,后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)某一屬類全宗的順序號(hào)。

2.案卷目錄號(hào)的編制方法

案卷目錄號(hào)以三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí),應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況,可按不同時(shí)間,不同組織結(jié)構(gòu),不同保管期限,不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置。

3.類別號(hào)的編制方法

類別號(hào)由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識(shí)。類別號(hào)一般不應(yīng)超過三級(jí),在一個(gè)檔案館(室)內(nèi)或一個(gè)全宗內(nèi),不應(yīng)有重復(fù)的類別號(hào)。

4.項(xiàng)目號(hào)的編制方法

項(xiàng)目號(hào)一般引用有關(guān)管理部門編制的項(xiàng)目代號(hào)。

5.案卷號(hào)的編制方法

案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí),目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號(hào),不應(yīng)有空號(hào)。每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號(hào)。

6.件號(hào)的編制方法

件號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí),不應(yīng)有空號(hào)。件號(hào)的編制有兩種情況:一種是不裝訂的案卷,卷內(nèi)文件必須單件裝訂編號(hào),每個(gè)案卷的卷內(nèi)文件按排列次序流水編號(hào)。另一種按照《歸檔文件整理規(guī)則》整理的檔案,同一個(gè)類目下的文件按排列次序流水編號(hào)。

7.頁(張)號(hào)的編制方法

頁(張)號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí),卷內(nèi)文件各頁(張)按排列次序流水編號(hào),不應(yīng)有空號(hào)。

(四)案卷目錄的編制

案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號(hào)次序編排而成的一種檔案目錄。是查找利用檔案最基本的檢索工具,也是檔案登記的基本形式,是對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查的重要依據(jù)。

案卷目錄必須按全宗編制,有兩種類型:一種是以全宗為單位編制的綜合目錄,主要適用于案卷數(shù)量較少的全宗;另一種是以分類方案中的一級(jí)類目為單位編制的分類目錄,在實(shí)際工作中,大多采用第二種。

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