人事檔案整理的要求

法律分析：人事檔案管理條例包括：總則，整理工作的基本要求，檔案材料的鑒別，檔案材料的分類，檔案材料的排序與編目，復制與技術加工，裝訂與驗收入庫，整理工作的注意事項及附則。

法律依據(jù)：《人事檔案管理條例》

第四條 整理干部檔案，須做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、實用的要求。

第五條 整理干部檔案，事先要收集好干部檔案材料，并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機、縫紉機等必需的物品和設備。

第六條 整理干部檔案的人員，必須努力學習黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識，熟悉整理干部檔案的有關規(guī)定，掌握整理工作的基本方法和技能，認真負責做好整理工作。

干部人事檔案整理工作有哪些要求?

為了實現(xiàn)干部人事檔案整理工作的規(guī)范化,搞好檔案建設,便于檔案的保管和利用,中央組織部根據(jù)《干部檔案工作條例》及有關規(guī)定,專門制定了《干部檔案整理工作細則》。根據(jù)細則的要求,整理工作必須做到:認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理,使每卷檔案達到完整、真實、條理、精練、實用的要求。

人事檔案管理辦法

第一條 為規(guī)范公司人事檔案管理，維護公司和員工權益，特制定本辦法。

第二條 XXX是公司人事檔案（含公司退休員工檔案）的歸口管理部門，負責人事檔案的收集、歸檔、保管、借閱及傳遞的管理。

第三條 XXX按人事檔案歸檔的內容有計劃、定期向各部門收集人事檔案資料，經(jīng)整理后入檔。

第四條 各部門按人事檔案歸檔要求的內容和規(guī)定及時向XXX報送員工的有關檔案材料。XXX收到人事檔案材料后，須經(jīng)整理、鑒別認定后入檔。

第五條 各部門因工作需要需查閱人事檔案時，須持本部門開具的《查閱檔案材料介紹信》，且至少要有兩個人到XXX檔案室內查閱，少于兩人的不予提供查閱。對于非公司內職工查閱公司相關人員檔案時，需填寫《查閱人事檔案材料審批表》，經(jīng)XXX領導簽字同意后按程序辦理。

第六條 查閱檔案必須嚴格遵守以下規(guī)定：

（一）未經(jīng)人事檔案員允許，查閱人不準摘錄或復制檔案內容；

（二）查閱人不準查閱本人或直系親屬檔案材料；

（三）查閱人不準泄露被查閱人檔案內容。

第七條 人事檔案借閱管理

（一）凡需要辦理人事檔案借閱手續(xù)的，經(jīng)辦部門須至少提前一天向XXX提交所需內容、時間、目的等情況，以便XXX及時辦理相關手續(xù)；

（二）經(jīng)辦部門借用人事檔案須經(jīng)XXX主管領導批準，借用時間不得超過三天，確需超期借用時必須補辦延長手續(xù)。

（三）查閱、借用人事檔案，經(jīng)辦人雙方必須履行交接手續(xù)。查閱、借用后XXX人事檔案員須查對檔案無任何問題后收回歸檔。不履行交接手續(xù)和不經(jīng)查對即歸檔的，追究人事檔案員責任。

（四）對借用的檔案，借用人必須妥善保管，不準轉借、傳閱、涂改、復印、拍照、不準抽撤張頁及泄露檔案內容。對違反規(guī)定視其情節(jié)和造成后果，予以行政處理和經(jīng)濟處罰。

第八條 凡經(jīng)公司批準由公司調出的人員，XXX負責其人事檔案調轉手續(xù)的辦理，將其人事檔案發(fā)送調往單位或轉交調出人員自帶。

人事檔案整理時要注意哪些問題

人事檔案管理要注意的事項有哪些？

1、人事檔案管理范圍：專業(yè)技術干部、正科及以下管理干部、工人等各類人員（包括出國不歸、失蹤、除名、逃亡職工和殘死亡、離休、退休職工）的人事檔案。

2、干部、工人退職、時必須獎其檔案交給省人才交流中心管理。

3、干部、工人在受刑事處分或勞動教養(yǎng)期間，其檔案由本院人事檔案室保管，刑滿釋放或解除勞教后，重新安置的，其檔案轉至有關主管單位保管或移交人才交流中心管理。

4、除人事檔案管理人員外，無關人員不得進入檔案庫。

5、檔案的管理

(1)根據(jù)氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。

(2)對所管理的人事檔案必須逐人登記注冊。

(3)每季度核對一次檔案的分類、編目、序號，發(fā)現(xiàn)編錯或放錯位置糾正；每裝卸要按登記冊全面檢查一次檔案，發(fā)現(xiàn)漏缺檔案朣查找。

(4)任何人不得私自保存他人的檔案材料，對私自保存他人檔案材料拒不交出者，應追究其責任。

(5)要不斷研究和改進檔案的管理方法和技術，逐步實現(xiàn)檔案管理的科學化。

6、管理干部、工人必須建立檔案正本。

1、檔案正本是全面反應干部、工人歷史和現(xiàn)實情況的實物材料，構成包括下列十項內容。

(1)履歷表及其他簡歷材料等。

(2)自傳及屬于自傳性質的材料。

(3)各種鑒定。

(4)各類考核、評價材料及畢業(yè)成績單、學歷證明等。

(5)政治歷史審查材料及甄別復查材料，工齡更改材料等。

(6)參加中國共產黨和共青團的材料。

(7)各種獎勵及縣團級以上機關批準的英雄模范先進事跡材料。

(8)處分、撤銷處分和甄別復查材料。

(9)任免呈報表，確定或晉升技術職務、學位、學銜審批表，出國人員審批表，調整工資審批表，工資級別登記表，離休、退休、退職審批表等。

(10)其他可供組織參考材料，如本人的思想、工作、學習總結檢查，死者生平介紹，更改民族材料等。

2、查閱和借用人事檔案，應遵守下列規(guī)定：

(1)一般不得查閱人事檔案，如必須有關人員的情況，由檔案管理人員提供。

(2)必須查閱檔案時，只限于組織、人事部門派出的賞干部到檔案室查閱所需情況；各黨支部發(fā)展黨員必須查閱檔案時，支部書記和組織委員查閱。

(3)任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。

(4)查閱檔案者，必須填寫查閱什么問題，查閱日期逐項進行登記。

(5)查閱檔案，必須嚴格遵守保密制度，嚴禁在檔案卷內涂改，圈劃及撤換檔案材料，不得向無關人員泄漏被查檔案內容，違者應追究責任。

(6)查閱檔案時，不得抄錄檔案內容，如特殊情況，須經(jīng)人事辦主任允許后方可抄錄，抄錄的材料應近期送回檔案室處理。

(7)外調人員一般不得查閱檔案，如特殊情況需查閱時，必須持縣級以上組織、人事部門介紹信，并有兩名正式黨員方能查閱。

(8)檔案一般不是，在特殊情況下，經(jīng)批準可以借出，但借出時要及時登記，按期歸還，如不按時歸還，要及時催收，以免遺失。

3、轉遞檔案應遵守下列規(guī)定：

(1)檔案要通過機要交通仁慈，不能公開郵寄或本人自帶。

(2)檔案轉出要及時追收回執(zhí)，以防檔案丟失。

(3)收到外單位的檔案，要及時核對，核對無誤差后，在回執(zhí)上簽名蓋章后退回回執(zhí)。

4、凡歸檔的材料，均應　經(jīng)過認真的鑒別；屬于歸檔的材料，必須手續(xù)完備，完整無缺；需經(jīng)組織審查蓋章和本人簽字的，應蓋章簽字后才能歸檔。

5、凡歸入檔案的材料，均應按照中央組織部《關于干部檔案材料收集，歸檔的暫行規(guī)定》整理，不應歸入干部檔案的材料，不得入檔；凡歸入工人檔案的材料，要參照省勞動局（1981）63號文件的準則歸檔；歸檔材料應做到分類準確，編目清楚，目錄排列合理，標題完整，裝訂整齊，字跡清楚。

6、保管檔案工作人員守則如下：

(1)認真學習馬列主義、毛澤東思想和鄧小理論，嚴格執(zhí)行黨的方針政策，初中“三個代表”，努力提高政治思想覺悟和政策水平。

(2)嚴格遵守保密制度，不得擅自向他人提供檔案材料或泄露檔案內容。

(3)嚴禁在檔案庫吸煙，保護檔案安全，經(jīng)常打掃和保持檔案室的清潔衛(wèi)生。

(4)不得擅自轉移、分散和銷毀檔案材料。

(5)熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務，努力提高業(yè)務水平和工作能力。

(6)堅持黨的原則，認真貫徹執(zhí)行黨的政策，嚴格按照檔案工作的各項規(guī)章制度辦事。