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給您提供一份《安全生產(chǎn)檔案管理制度》范本,希望對(duì)您有所幫助!
為進(jìn)一步加強(qiáng)本公司安全生產(chǎn)管理工作,預(yù)防和減少安全生產(chǎn)事故,提高本公司安全生產(chǎn)管理水平,根據(jù)本公司具體情況,特制定如下安全生產(chǎn)檔案(以下稱(chēng)安全臺(tái)帳)管理制度,請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。
第一條:安全臺(tái)帳資料記錄是反映一個(gè)單位安全生產(chǎn)管理的情況,在安全臺(tái)帳的記錄、整理和積累過(guò)程中能起到自我督促、強(qiáng)化安全生產(chǎn)管理的作用,本公司所屬生產(chǎn)單位均必須遵照本制度,根據(jù)安全生產(chǎn)管理職責(zé)范圍分別建立相應(yīng)的安全臺(tái)帳,安全臺(tái)帳由各生產(chǎn)單位指定專(zhuān)人負(fù)責(zé),保證資料收集的及時(shí)、準(zhǔn)確、齊全。
第二條:各生產(chǎn)單位安全臺(tái)帳分門(mén)別類(lèi),按時(shí)間順序(以年度為界)裝訂成冊(cè),編寫(xiě)相應(yīng)的目錄。
第三條:各生產(chǎn)單位安全臺(tái)帳資料分為以下幾大類(lèi):
1、責(zé)任書(shū):承包合同、安全管理機(jī)構(gòu)設(shè)置的文件、安全組織網(wǎng)絡(luò)圖、上下兩級(jí)簽訂的安全生產(chǎn)責(zé)任書(shū)、生產(chǎn)單位從業(yè)人員安全責(zé)任狀、特種作業(yè)人員安全責(zé)任狀、生產(chǎn)單位主要負(fù)責(zé)人、副職負(fù)責(zé)人、安全負(fù)責(zé)人、技術(shù)人員、安全員、車(chē)間主任(工區(qū)、段、隊(duì))長(zhǎng)、班組長(zhǎng)安全生產(chǎn)崗位責(zé)任制。
2、制度文件:有關(guān)部門(mén)制訂和下發(fā)的制度性文件。
3、通知、通報(bào):有關(guān)部門(mén)下發(fā)的安全生產(chǎn)方面的通知、通報(bào)。
4、花名冊(cè):全員花名冊(cè)、安全管理人員花名冊(cè)、特種作業(yè)人員花名冊(cè)及相關(guān)身份證明、安全資格證書(shū)復(fù)印件。
5、新工人(含民工和臨時(shí)工)三級(jí)教育資料。
6、安全檢查、安全學(xué)習(xí)、安全宣傳培訓(xùn)教育活動(dòng)情況資料。
7、機(jī)械、電氣等設(shè)備管理資料(含設(shè)備保養(yǎng)、維修、檢驗(yàn)、檢測(cè)、使用情況等資料)。
8、安全技術(shù)交底資料。
9、危險(xiǎn)化學(xué)品、民用爆破器材管理臺(tái)帳資料(如有則建立)。
10、安全事故應(yīng)急預(yù)案、事故記錄和報(bào)告資料、安全事故調(diào)查處理材料。
11、安全設(shè)備設(shè)施和勞保用品購(gòu)買(mǎi)、發(fā)放登記臺(tái)帳(附票證復(fù)印件)。
第四條:以上安全臺(tái)帳統(tǒng)一采用12種臺(tái)帳格式附后,各生產(chǎn)單位可根據(jù)具體情況要求增加表格(采用A4紙)。
第五條:每年年終臺(tái)帳裝訂成冊(cè)保存。
第六條:公司質(zhì)安部對(duì)各生產(chǎn)單位安全臺(tái)帳的建立落實(shí)情況督促和監(jiān)督,并定期進(jìn)行檢查,檢查時(shí)間為每季進(jìn)行一次。
法律分析:檔案法規(guī)具有與其他法律法規(guī)相同的規(guī)范作用和檔案法規(guī)所特有的管理檔案和檔案事務(wù)的作用。檔案法規(guī)的規(guī)范作用主要體現(xiàn)以下五個(gè)方面:指引作用,評(píng)價(jià)作用、預(yù)測(cè)作用、教育作用、強(qiáng)制作用,是規(guī)范和促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的法律保障,是確保檔案安全、發(fā)揮檔案作用的有效手段。
法律依據(jù):《中華人民共和國(guó)檔案法》
第一條 為了加強(qiáng)檔案管理,規(guī)范檔案收集、整理工作,有效保護(hù)和利用檔案,提高檔案信息化建設(shè)水平,推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化,為中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)服務(wù),制定本法。
第二條 從事檔案收集、整理、保護(hù)、利用及其監(jiān)督管理活動(dòng),適用本法。本法所稱(chēng)檔案,是指過(guò)去和現(xiàn)在的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人從事經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條 堅(jiān)持中國(guó)共產(chǎn)黨對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案工作,把檔案事業(yè)納入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展規(guī)劃,將檔案事業(yè)發(fā)展經(jīng)費(fèi)列入政府預(yù)算,確保檔案事業(yè)發(fā)展與國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展水平相適應(yīng)。
第四條 檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則,維護(hù)檔案完整與安全,便于社會(huì)各方面的利用。
第五條 一切國(guó)家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù),享有依法利用檔案的權(quán)利。
第六條 國(guó)家鼓勵(lì)和支持檔案科學(xué)研究和技術(shù)創(chuàng)新,促進(jìn)科技成果在檔案收集、整理、保護(hù)、利用等方面的轉(zhuǎn)化和應(yīng)用,推動(dòng)檔案科技進(jìn)步。國(guó)家采取措施,加強(qiáng)檔案宣傳教育,增強(qiáng)全社會(huì)檔案意識(shí)。國(guó)家鼓勵(lì)和支持在檔案領(lǐng)域開(kāi)展國(guó)際交流與合作。
第七條 國(guó)家鼓勵(lì)社會(huì)力量參與和支持檔案事業(yè)的發(fā)展。對(duì)在檔案收集、整理、保護(hù)、利用等方面做出突出貢獻(xiàn)的單位和個(gè)人,按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定給予表彰、獎(jiǎng)勵(lì)。
第八條 國(guó)家檔案主管部門(mén)主管全國(guó)的檔案工作,負(fù)責(zé)全國(guó)檔案事業(yè)的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào),建立統(tǒng)一制度,實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)??h級(jí)以上地方檔案主管部門(mén)主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作,對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)管理本機(jī)關(guān)的檔案,并對(duì)所屬單位、基層群眾性自治組織等的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
第九條 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)確定檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員負(fù)責(zé)管理本單位的檔案,并對(duì)所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。中央國(guó)家機(jī)關(guān)根據(jù)檔案管理需要,在職責(zé)范圍內(nèi)指導(dǎo)本系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)工作。
檔案管理制度
一、檔案人員崗位責(zé)任制
1、努力學(xué)習(xí)政治理論和專(zhuān)業(yè)知識(shí),不斷提高業(yè)務(wù)技能和管理水平。忠于職守,遵守紀(jì)律,積極參加各級(jí)各類(lèi)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),并經(jīng)考核取得崗位資格證書(shū)。
2、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》及其《實(shí)施辦法》和《湖北省檔案工作條例》,貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家及本系統(tǒng)(行業(yè))有關(guān)檔案工作的法規(guī)和規(guī)章,認(rèn)真履行本單位各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度。對(duì)造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復(fù)制等瀆職行為的,要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,并根據(jù)《檔案法》及有關(guān)規(guī)定,追究當(dāng)事人和直接領(lǐng)導(dǎo)人的行政責(zé)任或刑事責(zé)任。
3、熟悉本單位和本系統(tǒng)業(yè)務(wù)工作,了解本單位各類(lèi)文件材料的形成過(guò)程,掌握分類(lèi)方法、歸檔范圍和保管期限。
4、切實(shí)做好檔案的收集、分類(lèi)、整理、編目工作,保證檔案的齊全完整,提高案卷質(zhì)量,力爭(zhēng)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
5、同鑒定小組其他人員一同定期對(duì)室藏檔案進(jìn)行鑒定,對(duì)已到保管期限的檔案資料認(rèn)真鑒定分析,對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷(xiāo)毀意見(jiàn),造具銷(xiāo)毀清冊(cè),寫(xiě)出鑒定分析報(bào)告,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,和有關(guān)人員一起進(jìn)行認(rèn)真負(fù)責(zé)地銷(xiāo)毀。
6、保持庫(kù)房的整潔衛(wèi)生,檔案案卷排列有序。認(rèn)真做好檔案“八防”工作,堅(jiān)持做好溫濕度記錄及濕度調(diào)控工作。定期檢查檔案保管情況,經(jīng)常核對(duì)檔案資料,做好記錄,及時(shí)處理檔案保管、保護(hù)方面的事故,保證檔案的完整與安全,最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命。
7、編制科學(xué)的檢索工具,全面熟悉室藏情況,積極主動(dòng)地提供檔案資料,做好咨詢(xún)服務(wù)工作和檔案利用工作,嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,堅(jiān)持做好查借閱登記和利用效果登記,注意搜集利用效果和信息反饋,編制利用效果實(shí)例和檔案信息。
8、積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源,利用室藏檔案編寫(xiě)一些有價(jià)值的檔案資料,以滿(mǎn)足各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的需要。
9、積極參加本單位組織的科研課題鑒定會(huì)、單位工程驗(yàn)收會(huì)、初步竣工驗(yàn)收會(huì)、竣工驗(yàn)收會(huì)等活動(dòng),認(rèn)真接收上述活動(dòng)形成的應(yīng)該歸檔的文件材料,并整理歸檔。
10、做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作,建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳,及時(shí)、準(zhǔn)確地向檔案管理部門(mén)填報(bào)機(jī)關(guān)檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及其他調(diào)查統(tǒng)計(jì)表。
11、在做好單位內(nèi)部檔案管理的同時(shí),還要對(duì)單位內(nèi)部各科室和所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。
二、檔案保管制度
1、收進(jìn)、移出檔案和資料,必須認(rèn)真清點(diǎn),嚴(yán)格履行交接手續(xù)。
2、保管檔案和資料,必須使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的卷皮和卷盒,并排列有序,便于查找。
3、檔案資料庫(kù)房必須堅(jiān)固,必須裝備鐵門(mén)、鐵窗和其他防盜、防水、防潮、防霉、防蟲(chóng)、防塵、防鼠、防太陽(yáng)光直射、防有害氣體等“十防”設(shè)施。
4、隨著氣候變化,做好庫(kù)房密閉、通風(fēng)、溫濕度調(diào)節(jié),并適時(shí)進(jìn)行除濕或除塵工作,以防檔案霉變。
5、檔案資料庫(kù)房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開(kāi),但要相對(duì)集中,便于管理。
6、庫(kù)房專(zhuān)管人員進(jìn)出庫(kù)房,應(yīng)隨手關(guān)門(mén)上鎖,非專(zhuān)管人員,不得隨意進(jìn)入庫(kù)房。
7、必須定期檢查、清點(diǎn)庫(kù)藏檔案和資料。發(fā)現(xiàn)檔案霉?fàn)€、褪變、破損或帳物不符時(shí),必須及時(shí)追查、處理和修復(fù)。因失職而損毀、丟失檔案資料者,按檔案法規(guī)嚴(yán)肅處理。
8、檔案管理人員工作變動(dòng)時(shí),必須將所保管的檔案和資料清點(diǎn)移交,否則不予辦理調(diào)離手續(xù)。
三、檔案復(fù)制制度
1、要遵循保密原則,凡涉及保密的檔案不得復(fù)制。
2、復(fù)制檔案中的內(nèi)容,須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)同意,由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。
3、破損的檔案,檔案員要及時(shí)修改和復(fù)制。
4、對(duì)利用較多的檔案,可復(fù)制數(shù)份,以利用使用,并保護(hù)原檔案,減少檔案的磨損。
四、檔案查借閱制度
1、本著方便工作、滿(mǎn)足利用的原則,檔案資料一般不予借出,須在檔案室、閱文室內(nèi)查閱。
2、本處有關(guān)科室因工作需要須借閱檔案,原則上只能在閱文室內(nèi)查閱,確實(shí)要借出的檔案,必須經(jīng)分管處長(zhǎng)簽批,方可辦理借閱手續(xù),借閱時(shí)間一般不超過(guò)一周。
3、外單位來(lái)查找利用檔案者,一律憑單位介紹信,經(jīng)本處領(lǐng)導(dǎo)簽字同意,有關(guān)部門(mén)派人陪同,方可查閱。
4、借閱者不準(zhǔn)在檔案材料上劃杠、打圈、勾畫(huà),不準(zhǔn)涂改撕毀,不準(zhǔn)將檔案材料帶回家或放在不安全的地方,更不準(zhǔn)將檔案保密內(nèi)容外泄。
5、查閱檔案時(shí),禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。
6、借閱者歸還檔案時(shí),應(yīng)填寫(xiě)利用效果信息反饋,認(rèn)真履行交接簽字手續(xù),如發(fā)現(xiàn)有撕毀、涂改和損壞現(xiàn)象,按照檔案法規(guī)有關(guān)條款及追究責(zé)任。
五、檔案庫(kù)房管理制度
為了加強(qiáng)檔案庫(kù)房管理,做好檔案的保管和保護(hù)工作,確保檔案的完整與安全,特制定本制度。
1、保持庫(kù)房?jī)?nèi)清潔衛(wèi)生,整齊美觀,堅(jiān)持不定期查庫(kù),并認(rèn)真做好記載。
2、注意庫(kù)房安全。庫(kù)內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品及雜物。進(jìn)出庫(kù)房隨時(shí)關(guān)門(mén)上鎖,不允許非庫(kù)房管理人員進(jìn)入庫(kù)內(nèi)。
3、定時(shí)測(cè)量記錄庫(kù)內(nèi)溫度。要求庫(kù)內(nèi)溫度控制在14-24℃,相對(duì)濕度控制在45-60%范圍內(nèi),并注意做好空調(diào)機(jī)和去濕機(jī)的定時(shí)開(kāi)關(guān)工作。
4、搞好庫(kù)內(nèi)防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、防蟲(chóng)、防鼠、防有害氣體等“十防”工作。
5、遇有特殊情況,及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)和職能部門(mén)報(bào)告,保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)不受破壞。
六、檔案立卷歸檔制度
1、歸檔范圍
凡是本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有查考利用價(jià)值的各種門(mén)類(lèi)、各種載體的文件材料、圖表、帳薄、聲像、照片、實(shí)物以及上級(jí)印發(fā)需要本單位長(zhǎng)期執(zhí)行和落實(shí)的各項(xiàng)規(guī)定、制度等均屬歸檔范圍。
2、歸檔時(shí)間
?。?)各項(xiàng)管理工作形成的文件材料,各科室應(yīng)在工作完成后及時(shí)向綜合檔案室移交。
?。?)堤防建設(shè)工程在立項(xiàng)之初及竣工完成之間所形成的資料在第一時(shí)間移交給綜合檔案室。
?。?)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案,由財(cái)務(wù)科按照歸檔要求整理裝訂成冊(cè),保管一年后移交給綜合檔案室。
3、歸檔要求
(1)歸檔的文件材料一般一式一份,本單位發(fā)文、基建項(xiàng)目檔案一式貳份,堤防建設(shè)項(xiàng)目檔案按上級(jí)要求制定份數(shù)。
(2)自己撰寫(xiě)的歸檔文字材料,必須用碳素墨水和黑墨水書(shū)寫(xiě),禁止圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě),粘貼裝訂要符合檔案技術(shù)保護(hù)要求。
?。?)歸檔的文件材料必須整齊、清潔、字跡清楚,便于利用。
?。?)歸檔的文件材料必須層次分明,符合形成規(guī)律。
?。?)歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的反映各職能部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中真實(shí)內(nèi)容的歷史過(guò)程。
4、歸檔手續(xù)
移交檔案時(shí)要認(rèn)真履行交接手續(xù),填寫(xiě)檔案移交登記表,一式兩份,經(jīng)清點(diǎn)無(wú)誤,雙方簽字后,各自保管一份,以備查找、負(fù)責(zé)。
七、“三納入”、“四參加”制度
1、將檔案工作納入到堤防處工作計(jì)劃,領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程、崗位責(zé)任制中。
2、堤防處有關(guān)會(huì)議要有檔案部門(mén)或?qū)#妫┞殭n案人員參加。
3、工程項(xiàng)目建設(shè)、科研、設(shè)備安裝、調(diào)試等業(yè)務(wù)活動(dòng)要有專(zhuān)(兼)職檔案人員參加。
4、科技項(xiàng)目的鑒定,有檔案專(zhuān)職人員參加。
5、基建、設(shè)備、科研成果驗(yàn)收活動(dòng)有檔案專(zhuān)職人員參加。
檔案人員參加以上活動(dòng)中帶回的圖片資料,必須及時(shí)登記和整理,分類(lèi)立卷歸檔,不得作為私有,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),從嚴(yán)處罰。
八、檔案史料編研制度
1、綜合檔案室是堤防處檔案史料的收集、管理、開(kāi)發(fā)、利用的職能部門(mén),編研工作是檔案室的一項(xiàng)重要工作職責(zé)。檔案人員應(yīng)根據(jù)堤防處歲修、防汛、堤防管理過(guò)程中形成的檔案史料,堅(jiān)持做到經(jīng)常不斷的搞好編研和開(kāi)發(fā),以滿(mǎn)足各方面利用檔案史料的需要。
2、根據(jù)堤防處各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作需要,檔案室按規(guī)定搞好檔案全宗介紹、組織機(jī)構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、專(zhuān)題文件匯編等必須編寫(xiě)的檔案史料。
3、深層次的編研工作,可根據(jù)堤防處的特點(diǎn),由檔案部門(mén)或組織專(zhuān)門(mén)寫(xiě)作班子集中進(jìn)行編寫(xiě)。
4、編研的檔案史料,只限堤防處內(nèi)部使用,不得對(duì)外借閱和向社會(huì)公布。如確因工作需要,外借或向社會(huì)公布檔案資料時(shí),必須經(jīng)處分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可辦理手續(xù)。
九、文書(shū)材料歸檔制度
1、本單位形成的各種專(zhuān)業(yè)內(nèi)容、各種載體(紙張、膠卷、磁帶)、各種形式(如文件、文字材料、圖紙、圖表、聲像——即照片、錄像、錄音等)各類(lèi)檔案均須及時(shí)送本機(jī)關(guān)綜合檔案室歸檔。
?。?)文書(shū)檔案,應(yīng)于檔案形成年度的次年第一季度末前歸檔完畢。
(2)會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)于形成年度為單位,于決算批準(zhǔn)后,繼續(xù)在財(cái)會(huì)部門(mén)保存一年期滿(mǎn)時(shí),向綜合檔案室移交。
(3)科技檔案,應(yīng)分別在一個(gè)科研課題、一個(gè)試制產(chǎn)品、一項(xiàng)工程或其他技術(shù)項(xiàng)目完成或告一段落后及時(shí)歸檔。
?。?)其他各種專(zhuān)業(yè)檔案,均必須按其形成規(guī)律,遵守上級(jí)檔案部門(mén)或?qū)I(yè)部門(mén)的規(guī)定及時(shí)歸檔。
2、凡屬本處職能工作所應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行及憑借指導(dǎo)本機(jī)關(guān)職能工作的,凡記述本處實(shí)際工作或生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)歷史面貌的文件(包括正式文件和一般文件材料)電報(bào)、圖紙(含底圖)圖表、報(bào)表簿冊(cè)(即各種登記簿、帳簿、名冊(cè))和錄音、錄像、照片等均須向綜合檔案室歸檔。
3、歸檔工作,務(wù)須保證歸檔文件材料的種類(lèi)、稿本、份數(shù)以及每件文件的頁(yè)數(shù)均須齊全完整。
4、凡歸檔的文件材料,須在“保持文件之間的歷史聯(lián)”的同時(shí)按文件的保存價(jià)值(即永久、長(zhǎng)期、短期)組成保管單位(案卷)編目歸檔。
5、歸檔文件材料中的文件與電報(bào)應(yīng)逐一分類(lèi)立卷。正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批示、轉(zhuǎn)發(fā)文件的批文與原文、多種文字形成的同一文件不得分開(kāi)立卷。
6、按年度歸檔的檔案(如文書(shū)、會(huì)議……檔案等),跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)一并歸入復(fù)文件,沒(méi)有復(fù)文的請(qǐng)示歸入請(qǐng)示年;跨年度的規(guī)劃歸入針對(duì)的第一年;跨年度的會(huì)議文件歸入會(huì)議開(kāi)幕年;非訴訟案材料,歸入結(jié)案年。
7、卷內(nèi)文件必須排列有序。一般按責(zé)任者——問(wèn)題——時(shí)間排列,使同一文件的正件在前附件在后,印件在前定稿在后,重要文件的歷次稿件依次排在定稿之后;非訴論案件卷,結(jié)論、決定、判決性的文件材料在前依據(jù)材料在后。
8、卷內(nèi)文件,應(yīng)安排列順序逐件逐頁(yè)編所在頁(yè)號(hào)或件號(hào)。即:
裝訂的卷,在有文字的每頁(yè)文件的下面右上角,背面左上角編全卷文件統(tǒng)一的順序頁(yè)號(hào);
不裝訂的卷,應(yīng)在每份文件首頁(yè)右上角加蓋檔號(hào)章,在章內(nèi)填上順序件號(hào);
圖表和聲像材料,應(yīng)在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號(hào)。
9、凡歸檔案卷,不論永久、長(zhǎng)期和短期保存價(jià)值,均須按規(guī)定格式逐卷填寫(xiě)內(nèi)文件目錄和備考表。
(1)填寫(xiě)目錄時(shí),不得隨便改變和簡(jiǎn)化文件題名(即標(biāo)題);
?。?)對(duì)沒(méi)有題名或題名(如通知)不能反映文件實(shí)質(zhì)內(nèi)容的文件,應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容予以擬制;
(3)對(duì)沒(méi)有責(zé)任者(即作者),年、月、日的文件,要考證清楚,補(bǔ)齊后填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);
?。?)會(huì)議記錄、應(yīng)填寫(xiě)每次會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容;
?。?)填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄的字跡要工整;
(6)填寫(xiě)卷內(nèi)文件的情況說(shuō)明,應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)。無(wú)需說(shuō)明的卷,亦應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和立卷的時(shí)間填上;
?。?)卷內(nèi)文件目錄置于卷首,備考表置于卷尾。
10、聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出所攝聲像的人、物名稱(chēng)、身份(或職務(wù))及其活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和攝錄者。
11、凡歸檔的文件材料,均須去掉訂書(shū)針、別針、大頭針……等金屬物;如有破損者,應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱;如有字跡擴(kuò)散褪變者,應(yīng)復(fù)制,復(fù)制件與原件一并歸檔。
12、凡歸檔的文件、材料,均須裝訂。凡裝訂的案卷,須按卷內(nèi)文件目錄在其首、備考表在其尾,卷內(nèi)文件依預(yù)先后排列的順序理齊,做到右、下側(cè)齊整;采直徑1-1.5毫米粗細(xì)的紗繩和用“三孔一線(xiàn)”裝訂法裝訂;凡不裝訂的案卷,應(yīng)用細(xì)線(xiàn)和縫紉機(jī)裝卷內(nèi)文件逐件裝訂。
13、歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷目錄……等,必須符合檔案部門(mén)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,并按規(guī)定格式和要求填寫(xiě)清楚。
14、歸檔案卷的標(biāo)題要簡(jiǎn)明、確切地反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,一般應(yīng)由卷內(nèi)文件的負(fù)責(zé)者(即作者)、內(nèi)容和名稱(chēng)等部門(mén)組成,對(duì)責(zé)任者簡(jiǎn)稱(chēng)的使用,要通俗易懂,保持一致。
十、檔案移交制度
1、國(guó)家規(guī)定應(yīng)向當(dāng)?shù)貦n案館移交的永久和長(zhǎng)期保管檔案,本處必須按規(guī)定時(shí)間辦理移交手續(xù),并妥善保管交接憑證,還應(yīng)在檢索工具上注明。
2、檔案工作人員調(diào)離工作后,必須辦完移交手續(xù)后,方可離崗辦理調(diào)離手續(xù)。
3、對(duì)檔案收進(jìn)、移出、利用銷(xiāo)毀的情況要認(rèn)真登記,為統(tǒng)計(jì)和移交工作作好準(zhǔn)備。
4、移交登記要本著實(shí)事求是的原則,既要有綜合性的報(bào)表,又要有詳細(xì)的明細(xì)表,要做到帳物相符、賬表相符。
十一、會(huì)計(jì)檔案管理制度
為加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理與利用,根據(jù)財(cái)政部、國(guó)家檔案局頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》,結(jié)合本單位實(shí)際,制定本制度。
1、每年形成的會(huì)計(jì)檔案,包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳薄、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料,均應(yīng)由財(cái)務(wù)科按歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊(cè)。在會(huì)計(jì)年度終了后,暫由財(cái)務(wù)科保管一年,期滿(mǎn)后,編造清冊(cè)全部移交到綜合檔案室保管。
2、檔案室接收保管的會(huì)計(jì)檔案,原則上應(yīng)保持原卷、冊(cè)的封裝,個(gè)別需要拆裝、整理的,應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)科經(jīng)辦人共同拆封整理,以分清職責(zé)。
3、嚴(yán)格執(zhí)行安全保管制度,謹(jǐn)防損毀,不得失密和泄密。
4、調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案,須由財(cái)務(wù)科長(zhǎng)陪同借閱。
5、對(duì)保管期已滿(mǎn)的會(huì)計(jì)檔案,由綜合檔案室提出銷(xiāo)毀意見(jiàn),經(jīng)處檔案鑒定銷(xiāo)毀小組鑒定,編造會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)后,方可銷(xiāo)毀,監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字蓋章。
十二、聲像檔案管理制度
為了加強(qiáng)聲像(照片、錄相帶)檔案管理,更好地開(kāi)發(fā)和利用聲像檔案信息資料,特制定本制度。
1、對(duì)聲像檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理,確保其完整、系統(tǒng)、安全,以備管理使用。
2、聲像檔案的收集工作、整理程序和保管條件必須嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理。
3、聲像檔案管理員應(yīng)隨時(shí)收集、征集零散的具有保存價(jià)值的照片、錄相帶。
4、借閱聲像檔案,必須按有關(guān)規(guī)定辦理借閱審批手續(xù),歸還時(shí)按規(guī)定進(jìn)行質(zhì)量檢查、驗(yàn)收。
5、對(duì)收藏的聲像檔案要根據(jù)具體情況定期檢查。
6、嚴(yán)格做好聲像檔案的保密工作。
十三、實(shí)物檔案管理制度
為了加強(qiáng)對(duì)實(shí)物檔案的管理和收集、整理工作,有效地保護(hù)和利用實(shí)物檔案,按照《中華人民共和國(guó)檔案法》,特制定本制度。
1、對(duì)實(shí)物檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理,確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全,以備開(kāi)發(fā)和利用。
2、實(shí)物檔案范圍包括:錦旗、匾牌、字畫(huà)、印章、榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯。
3、實(shí)物檔案的歸檔,要求保證實(shí)物的完整、整潔、干凈,注意防火、防潮、防塵。
4、實(shí)物檔案的歸檔時(shí)間要求處屬各科室應(yīng)及時(shí)將實(shí)物檔案移交檔案室歸檔。
5、實(shí)物檔案的借出,必須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),按規(guī)定辦理借出手續(xù),如果展出,要對(duì)展出實(shí)物檔案定期進(jìn)行檢查。
6、實(shí)物檔案如有破損,必須進(jìn)行認(rèn)真修復(fù)和技術(shù)加工,以延長(zhǎng)實(shí)物檔案壽命。
7、建立實(shí)物檔案登記和統(tǒng)計(jì)制度,每年檢查一次,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,及時(shí)解決。
十四、檔案保密制度
1、檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格貫徹執(zhí)行國(guó)家保密法規(guī),遵守保密紀(jì)律,明確保密職責(zé),維護(hù)檔案的安全的完整。
2、保密文件材料、檔案的密級(jí)劃分、變更和解密,必須按照國(guó)家有關(guān)制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料,要妥善保管,絕密檔案要單獨(dú)保管。
3、檔案庫(kù)房設(shè)施應(yīng)符合“八防”的要求,要安裝鐵門(mén)(防盜門(mén))鐵窗,凡遇重大節(jié)日應(yīng)提前對(duì)庫(kù)房的安全保密設(shè)施進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。
4、不該說(shuō)的國(guó)家秘密不說(shuō),不該知道的國(guó)家秘密不問(wèn),不該看的國(guó)家秘密不看,不該記錄的國(guó)家秘密不記錄。
5、不準(zhǔn)私自或在無(wú)保密保障的情況下復(fù)制、使用、存放、銷(xiāo)毀于國(guó)家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準(zhǔn)將屬于國(guó)家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。
6、不準(zhǔn)借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件,應(yīng)履行審批手續(xù),并限于保密室或檔案室內(nèi)閱覽,不得抄錄和帶出,不得向別人透露秘密文件的內(nèi)容。
7、不準(zhǔn)攜帶屬于國(guó)家秘密的文件、檔案、資料的物品外出開(kāi)會(huì)、參觀、學(xué)習(xí)、游覽、探親、訪(fǎng)友和辦私事,如確因工作需要,須經(jīng)保密部門(mén)審查批準(zhǔn),同時(shí)指定專(zhuān)人保管。
8、不準(zhǔn)向家屬、子女、親友及其他不應(yīng)知悉者談?wù)搰?guó)家秘密。
9、定期進(jìn)行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,及時(shí)報(bào)告。
10、不準(zhǔn)隱瞞泄密事件,對(duì)于造成失密、泄密的人員或事件要及時(shí)報(bào)告,并視其情節(jié)依法追究責(zé)任。
十五、檔案鑒定銷(xiāo)毀制度
1、成立檔案鑒定小組,鑒定小組由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng),成員由檔案人員及有關(guān)部門(mén)的人員組成。
2、鑒定小組以專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)確定的檔案價(jià)值鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)繩,以檔案的保管期限為依據(jù),及時(shí)組織對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。
3、鑒定工作結(jié)束后,要寫(xiě)出鑒定報(bào)告,在保管單位備考表中注明鑒定意見(jiàn),由鑒定小組負(fù)責(zé)人簽名并注明日期,對(duì)無(wú)保存價(jià)值需要銷(xiāo)毀的檔案及文件材料,要造出清冊(cè),提出銷(xiāo)毀報(bào)告,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并報(bào)送有關(guān)檔案部門(mén)備案,然后方可銷(xiāo)毀。
4、對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案或文件材料,重新鑒定后,確有保管利用價(jià)值需要延長(zhǎng)保管期限的,應(yīng)重新規(guī)定保管期限,其保管期限從第一次鑒定的年限算起。
5、經(jīng)過(guò)鑒定,對(duì)延長(zhǎng)保管期限的檔案或文件材料要重新組卷,要達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定,鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,檔案部門(mén)要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),責(zé)成有關(guān)科室或責(zé)任人負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。
6、銷(xiāo)毀檔案時(shí),監(jiān)銷(xiāo)人員不得少于2人,應(yīng)由檔案室和有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)派員在指定地點(diǎn)共同監(jiān)銷(xiāo),監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀以前,應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核實(shí),銷(xiāo)毀后要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章,并將銷(xiāo)毀情況報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。
7、銷(xiāo)毀檔案時(shí),必須注意保密,監(jiān)銷(xiāo)人員在檔案尚未安全毀掉時(shí)不得離開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)。
8、情況特殊的專(zhuān)門(mén)檔案另有銷(xiāo)毀規(guī)定的按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
十六、檔案利用制度
1、本單位檔案僅限于本單位及本系統(tǒng)工作人員利用。凡查借閱檔案,必須履行登記手續(xù),填寫(xiě)查借閱登記表和利用效果登記表,并將利用結(jié)果及時(shí)向檔案室反饋,任何人不得例外。
2、外單位來(lái)查閱檔案資料的人員,必須持有單位介紹信,檢驗(yàn)查閱人員的身份和問(wèn)清查閱的目的、范圍,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。
3、查閱檔案人員應(yīng)在閱文室、保密室內(nèi)查詢(xún),并保持安靜、衛(wèi)生,不得在室內(nèi)吸煙、喝水,以防損壞檔案。
4、查閱秘密文件必須履行審批手續(xù),嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。
5、借閱檔案時(shí)間一般不超過(guò)3天,延長(zhǎng)時(shí)間需辦理續(xù)借手續(xù),最多不得超過(guò)7天,借用份數(shù)每人每次不得超過(guò)3份。
6、借閱者應(yīng)維護(hù)檔案的完整與安全,不得在檔案上亂寫(xiě)亂畫(huà),不得轉(zhuǎn)借和影印、復(fù)制、拆換、涂改及污損,違者必究。
7、借閱檔案歸還時(shí),檔案管理人員要認(rèn)真清點(diǎn),仔細(xì)檢查,并做好歸還記錄。借閱檔案未還人員若要長(zhǎng)期離崗必須在離崗前,將所借檔案全部歸還,以利保管和利用。
8、凡遇節(jié)假日特殊情況,檔案室有權(quán)隨時(shí)收回借出的檔案、材料,以利安全保密等工作。
9、凡在借閱檔案過(guò)程中,造成案卷散失,污損或不歸還者,應(yīng)按《檔案法》及有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。
10、復(fù)制、抄錄檔案資料,要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),抄錄復(fù)制的檔案由檔案員核對(duì)無(wú)誤,加蓋公章,方可有效。
11、檔案人員應(yīng)根據(jù)本單位工作的特點(diǎn)按照室藏檔案的內(nèi)容、種類(lèi)和結(jié)構(gòu),編制科學(xué)的檢索工具和有參考價(jià)值的檔案資料,以提高檔案的查全率。
十七、檔案統(tǒng)計(jì)制度
1、檔案統(tǒng)計(jì)要符合《中華人民共和國(guó)統(tǒng)計(jì)法》及其他有關(guān)法規(guī)、規(guī)章要求。
2、檔案統(tǒng)計(jì)包括登記和統(tǒng)計(jì)兩個(gè)部分。檔案室要建立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳,檔案人吶喊要認(rèn)真細(xì)致地做好檔案收進(jìn)、移出、整理、鑒定、銷(xiāo)毀、搶救、清理、保管的數(shù)量、狀況及結(jié)構(gòu)的登記和統(tǒng)計(jì),還要做好檔案檢索、編研和利用情況的登記和統(tǒng)計(jì)。
3、檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容與指標(biāo)要保持一致性、穩(wěn)定性和連續(xù)性,不得隨意更改。
4、統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確無(wú)誤,情況要真實(shí),結(jié)論要正確,各項(xiàng)數(shù)字一律用阿拉伯?dāng)?shù)字書(shū)寫(xiě),字跡工整、清楚、不得潦草和模糊。
5、及時(shí)、準(zhǔn)確向檔案行政管理部門(mén)填寫(xiě)單位檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及其他檔案調(diào)查統(tǒng)計(jì)表,統(tǒng)計(jì)表要由領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章后方能上報(bào)或歸檔。
6、堅(jiān)持做好溫濕度記錄、掌握庫(kù)房溫度變化情況,定期分析研究,采取科學(xué)的降溫去濕措施,使庫(kù)內(nèi)溫濕度控制達(dá)到國(guó)家和本省規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。
7、檔案室要定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行歸納整理,定期對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的綜合、分析和研究,從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,糾正錯(cuò)誤,更好地認(rèn)識(shí)和了解機(jī)關(guān)檔案管理的現(xiàn)狀,掌握發(fā)展規(guī)律,分析發(fā)展趨勢(shì),提高管理水平。
第一章 總 則第一條 為了加強(qiáng)重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案科學(xué)管理,確保檔案完整、安全與有效利用,更好地服務(wù)和推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)突發(fā)事件應(yīng)對(duì)法》等相關(guān)法律、法規(guī),制定本辦法。第二條 本辦法所稱(chēng)重大活動(dòng)是指在中華人民共和國(guó)境內(nèi)外組織舉辦的,對(duì)黨和國(guó)家、行業(yè)、地方具有重大意義或者重要國(guó)際影響的會(huì)議、會(huì)展、賽事、紀(jì)念、慶典等大型活動(dòng);突發(fā)事件是指突然發(fā)生,造成或可能造成嚴(yán)重社會(huì)危害,需要采取應(yīng)急處置措施予以應(yīng)對(duì)的自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件和社會(huì)安全事件。第三條 本辦法所稱(chēng)重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案,是指在舉辦重大活動(dòng)和應(yīng)對(duì)突發(fā)事件過(guò)程中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第四條 重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、分類(lèi)實(shí)施、統(tǒng)籌協(xié)作的工作原則,維護(hù)檔案完整與安全,推動(dòng)檔案利用與開(kāi)發(fā),為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)提供文獻(xiàn)參考和決策支持。第五條 各地區(qū)各部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作組織領(lǐng)導(dǎo),建立健全工作制度,保證檔案管理做到收集齊全完整,整理規(guī)范有序,保管安全可靠,鑒定準(zhǔn)確及時(shí),利用簡(jiǎn)捷方便,開(kāi)發(fā)實(shí)用有效。第六條 重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案的收集、整理、數(shù)字化和移交等工作所需經(jīng)費(fèi)應(yīng)當(dāng)納入活動(dòng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算或保障措施。檔案主管部門(mén)、檔案館開(kāi)展重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入本級(jí)預(yù)算。第七條 重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作應(yīng)當(dāng)積極運(yùn)用新技術(shù)、新手段,不斷提升信息化管理水平。
涉及國(guó)家秘密的檔案管理應(yīng)當(dāng)同時(shí)符合保密管理相關(guān)規(guī)定。第二章 工作職責(zé)第八條 檔案主管部門(mén)負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度建設(shè),負(fù)責(zé)建立本行政區(qū)域內(nèi)重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作清單,對(duì)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
中央國(guó)家機(jī)關(guān)根據(jù)檔案管理需要,在職責(zé)范圍內(nèi)指導(dǎo)本系統(tǒng)的重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案業(yè)務(wù)工作。第九條 重大活動(dòng)和突發(fā)事件的辦理或應(yīng)對(duì)部門(mén),或者專(zhuān)門(mén)設(shè)立的臨時(shí)機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱(chēng)責(zé)任部門(mén))負(fù)責(zé)相應(yīng)檔案的收集、整理和保管,并按規(guī)定向檔案館移交。
縣級(jí)以上黨委、政府作為主辦單位的,執(zhí)行單位作為責(zé)任部門(mén)履行前款規(guī)定的職責(zé)。第十條 檔案館負(fù)責(zé)分管范圍內(nèi)重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案接收征集、集中保管、編研開(kāi)發(fā)并提供利用。
檔案館可以根據(jù)需要,提前介入重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作,并采取拍照、錄音、錄像等方式直接形成重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案。第十一條 檔案主管部門(mén)、責(zé)任部門(mén)和檔案館應(yīng)當(dāng)建立檔案主管部門(mén)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、各部門(mén)分工負(fù)責(zé)的工作機(jī)制,完善工作情況通報(bào)制度,協(xié)同推進(jìn)重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作。第十二條 檔案主管部門(mén)按照法定職權(quán)和程序?qū)χ卮蠡顒?dòng)和突發(fā)事件檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查,責(zé)任部門(mén)和檔案館應(yīng)當(dāng)配合。第十三條 對(duì)在重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作中做出突出貢獻(xiàn)的單位或者個(gè)人,按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定給予表彰、獎(jiǎng)勵(lì)。單位或個(gè)人存在違法違紀(jì)行為的,應(yīng)當(dāng)由檔案主管部門(mén)、有關(guān)單位依法依規(guī)予以處理。第三章 管理要求第十四條 重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作實(shí)行清單管理制度。檔案主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)及時(shí)發(fā)布本行政區(qū)域重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作清單,明確年度工作任務(wù)(或事項(xiàng))、責(zé)任部門(mén)、檔案處置要求等。工作任務(wù)(或事項(xiàng))應(yīng)當(dāng)包括但不限于以下內(nèi)容:
?。ㄒ唬h的代表大會(huì)、人民代表大會(huì)、政治協(xié)商會(huì)議,國(guó)際、國(guó)家或區(qū)域級(jí)論壇峰會(huì)、合作交流會(huì)、博覽會(huì)、招商引資會(huì)、推介洽談會(huì)等會(huì)議、會(huì)展活動(dòng);
?。ǘ﹪?guó)際、全國(guó)或地區(qū)性綜合性運(yùn)動(dòng)會(huì)及其他重大杯賽、聯(lián)賽、錦標(biāo)賽、冠軍賽等賽事活動(dòng);
?。ㄈ┮灾卮笫录?、重大紀(jì)念日、重要人物為主題的紀(jì)念、慶典活動(dòng);
(四)自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件、社會(huì)安全事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)。第十五條 責(zé)任部門(mén)應(yīng)當(dāng)制定重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作方案,明確檔案工作負(fù)責(zé)部門(mén)和人員,按照工作程序和要求形成歸檔文件材料。采用業(yè)務(wù)系統(tǒng)辦理業(yè)務(wù)的,業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)支持形成符合要求的歸檔文件材料。第十六條 責(zé)任部門(mén)應(yīng)當(dāng)將重大活動(dòng)和突發(fā)事件中形成的下列文件材料納入收集范圍,做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸:
(一)領(lǐng)導(dǎo)指示、批示,機(jī)構(gòu)成立及分工文件材料,工作制度、預(yù)案、方案、報(bào)告、報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié),會(huì)議材料,獎(jiǎng)懲材料,大事記、宣傳報(bào)道,各單位按照分工或職責(zé)形成的其他文件材料;
(二)照片、錄音、錄像;
?。ㄈI(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁(yè)信息、社交媒體信息;
?。ㄋ模┯≌?、題詞、活動(dòng)標(biāo)志、證件、證書(shū)、紀(jì)念冊(cè)、紀(jì)念章、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)狀、牌匾、錦旗等實(shí)物檔案;
?。ㄎ澹┢渌哂斜4胬脙r(jià)值的文件材料。
必要檔案管理制是好的開(kāi)始
為保證公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、等工作,維護(hù)文件檔案的完整和安全,特制定本制度。
一、公司設(shè)立文件檔案管理專(zhuān)員,切實(shí)做好文件檔案的收集、分類(lèi)、整理、立卷、歸檔工作,保證文件檔案資料的齊全完整,提高案卷質(zhì)量,使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求,并逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類(lèi)資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊(cè)、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的上級(jí)事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專(zhuān)員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作,確保資料完整。
四、檔案管理員要對(duì)公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專(zhuān)門(mén)建檔。進(jìn)行管理。
五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類(lèi)整理立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映公司的主要情況,以便于保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架,科學(xué)排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生,認(rèn)真做好文件檔案“八防”工作,特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈,要定期檢查、經(jīng)常核對(duì)文件檔案資料,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理、報(bào)告并做好相關(guān)記錄,確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料,須報(bào)請(qǐng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案,必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰(shuí)查閱、復(fù)印檔案,公司檔案管理員都必須如實(shí)進(jìn)行登記,注清查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。
八、對(duì)于公司機(jī)密文件及檔案的管理,要有專(zhuān)柜存放并單獨(dú)設(shè)鎖,無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)接觸,工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。
做好檔案安全和保密工作
一、積累檔案,做好收集
公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理;按照“誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)”、“誰(shuí)形成、誰(shuí)整理”的原則開(kāi)展檔案管理工作。任何個(gè)人不得將公司檔案據(jù)為己有或拒絕歸檔。檔案收集工作在整個(gè)檔案管理中處于一種特殊地位,通過(guò)檔案的收集公司各部門(mén)各項(xiàng)工作和活動(dòng)中產(chǎn)生和形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案分別向檔案部門(mén)集中由檔案部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理。負(fù)責(zé)本部門(mén)應(yīng)歸檔文件材料的收集、整理,確保真實(shí)準(zhǔn)確、齊全完整、系統(tǒng)規(guī)范;并按規(guī)定向本單位檔案部門(mén)歸檔移交。為單位科學(xué)地管理和有效地利用檔案信息資源提供了物質(zhì)基礎(chǔ)。
二、科學(xué)立卷、做好整理
公司應(yīng)對(duì)各類(lèi)檔案統(tǒng)一管理,實(shí)行部門(mén)整理(立卷),并建立全宗卷。文件材料應(yīng)按時(shí)歸檔,重大建設(shè)項(xiàng)目、重大投融資項(xiàng)目、重要科研項(xiàng)目等檔案管理工作應(yīng)與項(xiàng)目同步開(kāi)展。黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、財(cái)務(wù)(非會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè))、審計(jì)、人事勞資管理中形成的管理類(lèi)文件材料應(yīng)在辦理完畢后次年第1季度歸檔,第2季度歸檔完畢。以“案卷”為單位整理,按照文件材料在形成和處理過(guò)程中的相互聯(lián)系,科學(xué)組卷,通過(guò)對(duì)公司和部門(mén)檔案全宗進(jìn)行劃分對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)和排架。通過(guò)檔案整理實(shí)現(xiàn)檔案材料管理的有序化。
三、定期檢查、做好保管
定期檢查檔案情況,發(fā)現(xiàn)檔案破損或字跡變化,及時(shí)修補(bǔ)復(fù)制,確保檔案的安全完整,定期開(kāi)展檔案數(shù)據(jù)管理和館庫(kù)設(shè)施巡查,確保館藏檔案的安全保管和設(shè)施設(shè)備的良好運(yùn)轉(zhuǎn);檔案庫(kù)房應(yīng)保持干凈、整潔,并具備防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲(chóng)、防塵、防污染(“八防”)等防護(hù)功能。
檔案庫(kù)房應(yīng)配備“八防”、空氣凈化、火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警、自動(dòng)滅火、溫濕度控制、視頻監(jiān)控等設(shè)施設(shè)備,并對(duì)運(yùn)轉(zhuǎn)情況進(jìn)行定期檢查、記錄,及時(shí)排除隱患。通過(guò)嚴(yán)格的檔案管理和采取相關(guān)的保護(hù)技術(shù)保護(hù)檔案的完整與安全防止或減少檔案的損壞延長(zhǎng)檔案的壽命維護(hù)單位的自身秘密,確保單位信息安全。
四、提高檔案人員的管理意識(shí)和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)
從業(yè)人員具有較高的管理素質(zhì)則有利于檔案安全管理工作的有效落實(shí)。從管理者層面上講,可以說(shuō),管理者對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)和態(tài)度對(duì)檔案管理工作有極大的影響:思想上,企業(yè)的管理者應(yīng)高度重視檔案管理,認(rèn)識(shí)到檔案管理工作是企業(yè)管理工作的重要組成內(nèi)容,規(guī)范的檔案管理能提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益;行動(dòng)上,應(yīng)從人力、財(cái)力、物力上給予檔案管理全面的支持,為檔案管理人員的工作創(chuàng)造有利的條件;同時(shí),企業(yè)管理者要將檔案管理工作納人企業(yè)議事日程,制定適合于本企業(yè)的檔案管理制度及管理流程,并成立相應(yīng)的檔案管理工作小組,合理分配職責(zé),從而規(guī)范其檔案安全管理工作。
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