公文整理歸檔的程序

一、公文立卷歸檔的步驟
公文立卷歸檔的步驟分準(zhǔn)備、立卷、歸檔三個(gè)階段。
(1)準(zhǔn)備。
首先，要編制歸卷類目。歸卷類目是為了方便公文的立卷而設(shè)置的一種文件分類目錄。歸卷類目是由類目和條款兩部分組成的。類的設(shè)置有按問(wèn)題分類、按機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)分類兩種方法。在設(shè)立了類目之后，就要設(shè)立條款并進(jìn)行編號(hào)，條款是案卷類目的主要組成部分，是案卷要反映的內(nèi)容。編制歸卷類目應(yīng)注意類目的設(shè)置要適當(dāng)、靈活，要根據(jù)本機(jī)關(guān)的文件多少來(lái)設(shè)置類目，既不能太粗，又不能太細(xì)。案卷類目的名稱和概念要清楚準(zhǔn)確，不能籠統(tǒng)、含糊。類和類之間、條款和條款之間，不能相互包括、相互交叉、相互重復(fù)。類的設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)要前后一致，不能中途變換。在確定歸卷類目時(shí)，應(yīng)考慮到文件的保管價(jià)值，要準(zhǔn)確地注明每個(gè)條款里文件的保管期限。
其次，收集文件。立卷材料的收集工作是檔案工作的基礎(chǔ)，公文立卷人員要注意平時(shí)對(duì)文件的收集，將本機(jī)關(guān)需要立卷的文件材料及時(shí)集中到一起，以免散失。本機(jī)關(guān)的發(fā)文要有專人負(fù)責(zé)將原稿、印本及附件等收集齊全、完整，以便隨時(shí)向立卷部門集中。同時(shí)，要建立收文制度，將收文及時(shí)、完整地向檔案部門移交。
第三，鑒別與歸卷。在對(duì)文件進(jìn)行了收集之后，就要及時(shí)進(jìn)行整理、鑒別和歸卷，并進(jìn)行分類。不同保管期限的文件，要按本機(jī)關(guān)保管期限表的要求將永久、長(zhǎng)期、短期保管的文件初步分開。

（2）立卷。
首先，檢查與調(diào)整卷內(nèi)文件。要檢查文件是否齊全、完整；是否符合歸檔范圍的要求；是否保持了文件之間的歷史聯(lián)系，與歸卷類目是否吻合，運(yùn)用特征是否準(zhǔn)確；卷內(nèi)文件的保存價(jià)值是否一致；卷內(nèi)文件數(shù)量是否過(guò)多或過(guò)少。
其次，排列卷內(nèi)文件順序。卷內(nèi)文件一般按照時(shí)間、問(wèn)題、作者、地區(qū)、名稱、重要程度、程序或階段、文件往來(lái)機(jī)關(guān)順序排列。排列時(shí)要注意按問(wèn)題特征立卷，不能混排。
第三，編排頁(yè)碼。排列案卷順序之后，要拆除文件上的金屬裝訂物，以免金屬物日久氧化銹蝕文件。同時(shí)要對(duì)文件進(jìn)行修補(bǔ)，凡在裝訂線左側(cè)有文字的文件材料，要在左邊加邊取齊，右邊疊起；尺寸不足規(guī)定尺寸的要加紙裱糊襯托；破損的要進(jìn)行修補(bǔ)。修補(bǔ)完畢要以卷為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫張?zhí)?，張?zhí)枒?yīng)編在文件材料的右上角，一張只編一個(gè)號(hào)，背面不編。
第四，填寫卷內(nèi)文件目錄及備考表。每個(gè)案卷都應(yīng)填寫卷內(nèi)文件目錄，用來(lái)介紹本卷內(nèi)文件的內(nèi)容，便于文件檢索查閱。卷內(nèi)文件目錄包括順序號(hào)、文件作者、文件標(biāo)題、文號(hào)、文件日期、所在張?zhí)?、備注。案卷的備考表是案卷的最后一?yè)，主要用來(lái)記述卷內(nèi)文件的實(shí)有張數(shù)、立卷日期、立卷人姓名，并留出空白以備說(shuō)明本卷文件保管使用的有關(guān)情況、卷內(nèi)文件的變動(dòng)情況。
第五，擬寫案卷標(biāo)題。案卷的標(biāo)題是對(duì)案卷內(nèi)文件名稱的概括，其作用在于準(zhǔn)確地揭示案卷的內(nèi)容，為卷內(nèi)文件查找提供可資檢索的渠道。案卷標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)明、樸實(shí)、概括，具有政治上的嚴(yán)肅性、結(jié)構(gòu)上的完整性、文字上的準(zhǔn)確性、邏輯上的合法性。
第六，填寫案卷封皮并進(jìn)行裝訂。案卷的封皮是案卷的外表，填寫好案卷封皮，可使立成的案卷美觀整齊，便于編制案卷目錄和查找利用。案卷封皮上應(yīng)填寫的項(xiàng)目一般包括；機(jī)關(guān)名稱、機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)名稱、案卷名、機(jī)密等級(jí)、卷內(nèi)文件的起止日期、文件頁(yè)數(shù)、保管期限及全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)等。為了便于對(duì)案卷的保護(hù)，要對(duì)案卷進(jìn)行裝訂或裝盒，在對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行檢查后，用白線將案卷封皮和卷內(nèi)文件訂在一起。
第七，編制案卷目錄。把本年度的案卷經(jīng)過(guò)分類、排列，再進(jìn)行編號(hào)、登記、造冊(cè)，就形成了本年度的案卷目錄。案卷目錄包括案卷號(hào)、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件的起止日期、卷內(nèi)文件份數(shù)和張數(shù)、保管期限、備注等。

（3）案卷的歸檔。
案卷的歸檔是把一年中立成的案卷移交檔案室集中保管，以保證機(jī)關(guān)檔案的完整，便于查找利用。在移交之前，所移交的案卷的質(zhì)量要經(jīng)過(guò)檔案部門檢查驗(yàn)收。檢查驗(yàn)收的內(nèi)容包括歸檔文件是否齊全完整，有無(wú)重復(fù)；是否遵循文書立卷的原則進(jìn)行立卷；文件和電報(bào)是否保持內(nèi)容聯(lián)系，合并整理，統(tǒng)一立卷；絕密文件是否在卷皮上蓋有絕密字樣專用章；保管期限是否準(zhǔn)確；永久、長(zhǎng)期、短期保管的文件是否分開立卷等。另外，對(duì)歸檔文件的數(shù)量和移交目錄也應(yīng)檢查驗(yàn)收。歸檔工作一般應(yīng)在次年的3月份完成，最遲也不能超過(guò)6月份。完成了歸檔工作，文件材料就正式轉(zhuǎn)化為檔案

二,文檔的歸位步驟

（一）區(qū)分歸檔與不歸檔的檔案盒（案卷）

按照歸檔范圍和不歸檔范圍的規(guī)定，把不歸檔的、留存在本機(jī)關(guān)團(tuán)體供工作參考的檔案盒（案卷）與應(yīng)歸檔的檔案盒（案卷）區(qū)別開來(lái)，把應(yīng)歸檔文件的檔案盒（案卷）移交檔案部門。

（二）編制移交目錄

編制移交目錄，就是把歸檔文件目錄或案卷目錄復(fù)印成一式三份，移交部門一分，接收部門一份，以便雙方核對(duì)、檢查。另一份留存在檔案盒或案卷內(nèi)。

在移交目錄后還應(yīng)附有《移交備考表》，內(nèi)容包括：檔案盒（案卷）總數(shù)、移交人、接收人、交接時(shí)間等項(xiàng)目。

（三）查驗(yàn)收歸檔檔案盒（案卷）

移交時(shí)，檔案管理部門要對(duì)檔案盒（案卷）進(jìn)行嚴(yán)格檢查。檢查包括兩主面的內(nèi)容：

1、檢查檔案盒（案卷）質(zhì)量。

即檢查裝入歸檔文件的檔案盒或立成的案卷是否符合歸檔文件整理、立卷的原則、要求，是否反映了盒（卷）內(nèi)文件的特征，盒（卷）內(nèi)文件是否有損壞，裝訂是否整齊等等。對(duì)不符合要求的，檔案部門可以要求移交部門重新整理。

2、檢查檔案盒（案卷）內(nèi)文件的數(shù)量。

即檢查檔案盒內(nèi)或案卷內(nèi)文件的總數(shù)是否與移交目錄相符；盒內(nèi)文件件數(shù)或卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)是否與檔案盒封面或案卷封面所填寫的數(shù)目相符。

為避免返工、浪費(fèi)時(shí)間和增加工作量，檢查檔案盒（案卷）內(nèi)文件的數(shù)量和質(zhì)量的工作應(yīng)盡量提前到編制歸檔文件件號(hào)或案卷目錄前進(jìn)行。這就要求檔案部門加強(qiáng)對(duì)歸檔文件整理、立卷工作全過(guò)程的指導(dǎo)、監(jiān)督，盡早派人到文書部門和業(yè)務(wù)部門檢查、監(jiān)督文件整理、立卷工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、指出和糾正問(wèn)題。這一步工作做得越好，在移交檢查時(shí)出現(xiàn)返工的概率就越小，工作效率就越高。

（四）辦理移交手續(xù)

歸檔文件的檔案盒（案卷）檢查完畢，對(duì)符合要求的檔案盒（案卷）就可以辦理具體移交手續(xù)。具體移交時(shí)，交接雙方各拿一份移交目錄，按照目錄的內(nèi)容清點(diǎn)歸檔文件的件號(hào)、盒號(hào)或頁(yè)號(hào)、卷號(hào)；核對(duì)無(wú)誤后，雙方均應(yīng)在三份移交目錄和移交備考表上簽字；將三分清單分別交由交接雙方：一份文書部門或業(yè)務(wù)部門留存?zhèn)洳?；兩份存檔案部門。對(duì)于文件數(shù)量少的機(jī)關(guān)團(tuán)體，可由檔案部門統(tǒng)一編制歸檔文件目錄或案卷目錄，移交時(shí)，由檔案部門開據(jù)移交憑據(jù)，各部門可不必再單獨(dú)編制移交目錄。對(duì)于文件工作和檔案工作“一肩挑”的機(jī)關(guān)團(tuán)體，在文件處理與檔案工作之間沒有中間環(huán)節(jié)，歸檔工作在平時(shí)都已完成，因此也就沒有必要辦理歸檔手續(xù)。但在文書（檔案）人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，必須依上述程序辦理移交手續(xù)。

公文處理程序包括哪三個(gè)程序

在整個(gè)大環(huán)節(jié)中，公文處理包括公文擬制、公文辦理、公文管理三大內(nèi)容。

細(xì)分下來(lái)則是：

一、辦理收文

（1）擬辦。由部門負(fù)責(zé)人或有關(guān)具體工作人員經(jīng)過(guò)對(duì)公文進(jìn)行認(rèn)真的閱讀分析，提出建議性的處置意見，供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者審核定奪。

（2）批辦。即機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者或部門負(fù)責(zé)人對(duì)公文提出處置意見。

（3）承辦。即有關(guān)工作人員按批辦意見具體處置公文所針對(duì)的事務(wù)和問(wèn)題。

（4）注辦。即由承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查。

二、組織傳閱與催辦查辦

（1）組織傳閱。指獨(dú)份或份數(shù)很少的公文需經(jīng)多部門或多位工作人員閱知處理時(shí)，使公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀。

（2）催辦。由公文處理管理機(jī)構(gòu)根據(jù)承辦時(shí)限和其他有關(guān)要求對(duì)公文承辦過(guò)程實(shí)施的催促檢查。

（3）查辦。由公文處理管理機(jī)構(gòu)或其他專門組織對(duì)重要公文實(shí)際執(zhí)行情況所進(jìn)行的核查協(xié)辦工作。

三、處置辦畢公文

（1）立卷歸檔、清退、暫存、銷毀等。

擴(kuò)展資料：

《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》：

第二十四條　收文辦理主要程序是：

（一）簽收。對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，核對(duì)無(wú)誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時(shí)間。

（二）登記。對(duì)公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。

（三）初審。對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點(diǎn)是：是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽，是否符合公文起草的其他要求。

經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回來(lái)文單位并說(shuō)明理由。

（四）承辦。閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報(bào)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；

需要兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。承辦部門對(duì)交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。

（五）傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對(duì)象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

（六）催辦。及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。

（七）答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來(lái)文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。

參考資料：百度百科-公文處理

參考資料：百度百科-公文處理程序

公文處理具體操作流程是什么

公文處理具體操作流程：

1．第一階段：公文的收受與分流

（1）簽收。指履行規(guī)定的確認(rèn)、清點(diǎn)、核對(duì)、檢查、簽注手續(xù)后，機(jī)關(guān)設(shè)置的外收發(fā)人員、通訊人員從發(fā)文機(jī)關(guān)、郵政部門、機(jī)要通信部門、文件交換站，或通過(guò)自備通信設(shè)備收取公文。

（2）外收文登記。即由外發(fā)人員在完成簽收工作后，對(duì)收文情況做出簡(jiǎn)要記載。

（3）啟封。即外收文登記完成后，公文送至機(jī)關(guān)統(tǒng)一或分別按內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置的內(nèi)收發(fā)部門 （或人員），由其簽收后，統(tǒng)一啟封或徑送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者親啟。

（4）內(nèi)收文登記。即由內(nèi)收發(fā)人員對(duì)收文情況做出較詳細(xì)記載。

（5）分辦。即經(jīng)對(duì)收文進(jìn)行分類篩選后，由指定的有關(guān)人員根據(jù)公文的重要程度、各部門職責(zé)分工及有關(guān)程序規(guī)定將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門工作人員閱知辦理。

（6）摘編。由文件管理人員對(duì)部分準(zhǔn)備投入辦理過(guò)程的重要文件進(jìn)行的加工活動(dòng)，主要是針對(duì)這些文件寫文摘、提要、綜述，匯集有關(guān)數(shù)據(jù)資料等。

2．第二階段：辦理收文

（1）擬辦。由部門負(fù)責(zé)人或有關(guān)具體工作人員經(jīng)過(guò)對(duì)公文進(jìn)行認(rèn)真的閱讀分析，提出建議性的處置意見，供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者審核定奪。

（2）批辦。即機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者或部門負(fù)責(zé)人對(duì)公文提出處置意見。

（3）承辦。即有關(guān)工作人員按批辦意見具體處置公文所針對(duì)的事務(wù)和問(wèn)題。

（4）注辦。即由承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查。

3．第三階段：組織傳閱與催辦查辦

（1）組織傳閱。指獨(dú)份或份數(shù)很少的公文需經(jīng)多部門或多位工作人員閱知處理時(shí)，使公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀。

（2）催辦。由公文處理管理機(jī)構(gòu)根據(jù)承辦時(shí)限和其他有關(guān)要求對(duì)公文承辦過(guò)程實(shí)施的催促檢查。

（3）查辦。由公文處理管理機(jī)構(gòu)或其他專門組織對(duì)重要公文實(shí)際執(zhí)行情況所進(jìn)行的核查協(xié)辦工作。

4．第四階段：處置辦畢公文

包括：立卷歸檔、清退、暫存、銷毀等。

擴(kuò)展資料

一、公文特點(diǎn)：

1、內(nèi)容和程序的合法性：公文的具體內(nèi)容和制定程序必須， 符合法律和有關(guān)規(guī)章的規(guī)定，否則無(wú)效。

2、形式和格式上的規(guī)范性。

3、公文語(yǔ)體的簡(jiǎn)明性，觀點(diǎn)嚴(yán)謹(jǐn)、鮮明，文字樸實(shí)、莊重。

4、對(duì)機(jī)關(guān)工作的依賴性。機(jī)關(guān)工作是公文形成的基礎(chǔ)，公文是機(jī)關(guān)工作的專用工具。

二、草擬公文，從構(gòu)思到脫稿都要一絲不茍。動(dòng)筆前應(yīng)當(dāng)做到：

1. 了解領(lǐng)導(dǎo)意圖，弄清本文件的性質(zhì)、行文目的、任務(wù)和范圍；

2. 認(rèn)真閱讀有關(guān)文件，明確政策界限；

3. 熟悉業(yè)務(wù)，必要時(shí)進(jìn)行調(diào)查研究，了解實(shí)際情況，掌握工作規(guī)律。

文件起草時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意以下事項(xiàng)：

1. 要符合黨和國(guó)家的方針、政策、法律、法令和上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定。

2. 簡(jiǎn)明扼要。請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事。

3. 謙虛謹(jǐn)慎，勤勉及時(shí)。

4. 貴在得“體”。合乎體式，合乎身份。

參考資料：百度百科-公文

公文處理程序包括哪三個(gè)程序

公文擬制包括起草、審核、簽發(fā)三個(gè)程序。
公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔三個(gè)程序。

公文制發(fā)的基本程序

公文制發(fā)的基本程序

公文制發(fā)的基本程序：一般包括擬搞、核搞、簽發(fā)、校對(duì)、登記、分發(fā)、立卷、歸檔等程序。下面是我整理的公文制發(fā)的基本程序 相關(guān)知識(shí)，希望對(duì)你有幫助!

1、擬稿。擬搞一般應(yīng)本著“誰(shuí)主辦、誰(shuí)擬搞”的原則進(jìn)行。草擬文稿應(yīng)按照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的有關(guān)要求辦理。行文關(guān)系、公文種類和公文格式要準(zhǔn)確、規(guī)范，要按公文的內(nèi)容、性質(zhì)，恰當(dāng)?shù)卮_定密級(jí)和緊急程度。公文用語(yǔ)應(yīng)力求準(zhǔn)確、規(guī)范、精煉，切忌大話、空話、套話。擬稿應(yīng)注意以下事項(xiàng)：

草擬公文，須按檔案管理的要求，使用統(tǒng)一格式的擬稿紙，并一律用鋼筆或毛筆書寫(不得使用紅墨水)，字跡要工整。修改較多、不容易認(rèn)的文稿，應(yīng)清稿謄正。

符合法律、法規(guī)、規(guī)章和政策。如變更現(xiàn)行政策規(guī)定或提出新的政策規(guī)定，應(yīng)與有關(guān)部門協(xié)商并就其必要性、可行性作出文字說(shuō)明。

情況屬實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡(jiǎn)短，涉及秘密事項(xiàng)或緊急的文件應(yīng)準(zhǔn)確標(biāo)定密級(jí)或緊急程度。

人名、地名、數(shù)字、引文應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤。日期應(yīng)寫具體年月日。

除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修飾色彩語(yǔ)名中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其它數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。公文一律使用法定計(jì)量單位。

引用公文要先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。

公文使用規(guī)范簡(jiǎn)化字，不得使用異體字、不規(guī)范簡(jiǎn)化字和已經(jīng)簡(jiǎn)化了的'繁體字。使用簡(jiǎn)稱應(yīng)先使用全稱，并注明簡(jiǎn)稱。

2、核稿。公文的核稿，作為公文制作中的重要環(huán)節(jié)，要求公文核稿人員以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，對(duì)文稿從內(nèi)容、文種、格式到會(huì)簽手續(xù)等方面嚴(yán)格衡量，逐字逐句審核，嚴(yán)格把關(guān)，杜絕不準(zhǔn)確、不規(guī)范的文件印發(fā)。

3、簽發(fā)。文稿送批前，涉及其它部門或地區(qū)的問(wèn)題，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)簽制度。會(huì)簽的文稿，必須由每一會(huì)簽單位的負(fù)責(zé)人簽署意見并加蓋公章。凡需會(huì)簽的文稿，一般應(yīng)由主辦部門與有關(guān)單位聯(lián)系，送請(qǐng)會(huì)簽。如會(huì)簽、協(xié)調(diào)中不能取得一致意見，應(yīng)將分歧意見如實(shí)匯報(bào)，并由具體承辦處(室)在擬辦中提出建議和意見，一并報(bào)請(qǐng)上級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)同志審定。

4、校對(duì)。文件打印后需由專職校對(duì)人員進(jìn)行校對(duì)。一般需經(jīng)過(guò)三人共同校稿，通過(guò)看稿、讀稿、核稿三道程序，每個(gè)程序都應(yīng)簽字，落實(shí)責(zé)任，保證校對(duì)質(zhì)量。經(jīng)校對(duì)后的清樣，交核稿人核對(duì)后，在終稿清樣上簽字后付櫻校對(duì)符號(hào)嚴(yán)格按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)注。

5、印刷。一般文件，應(yīng)按規(guī)定時(shí)間及時(shí)印出;急件應(yīng)在要求的時(shí)間內(nèi)印出，不得延誤。

6、文件的分發(fā)。正式文件應(yīng)由專門的發(fā)文科(室)統(tǒng)一發(fā)送。

7、立卷、歸檔。公文辦結(jié)后，應(yīng)按《中華人民共和國(guó)檔案法》及有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。電報(bào)隨同文件一并立卷。公文立卷應(yīng)以本機(jī)關(guān)形成的公文為主，根據(jù)公文形成的特征、相互聯(lián)系和保存價(jià)值進(jìn)行分類、整理、立卷，完整地反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，以便于查找和利用。聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷歸檔，其它單位保存復(fù)制件。作為正式文件使用的公文復(fù)制件，應(yīng)加蓋復(fù)制機(jī)關(guān)的證明章，并視同正式文件管理。整理完備的案卷，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定，定期向檔案部門移交，個(gè)人不得保存應(yīng)歸檔公文、文稿等材料。

拓展：公文制發(fā)有關(guān)規(guī)定

一、用紙

1、國(guó)家機(jī)關(guān)公文用紙規(guī)格：16開型（260mmx184mm）。

現(xiàn)行國(guó)家機(jī)關(guān)公文用紙規(guī)格為：a4型（297mmx210mm）。

2、山東省規(guī)定公文用紙為：16開型（260mmx190mm），正式文件一般使用52克凸版紙。

二、公文套頭制版的規(guī)定

行政機(jī)關(guān)正式文件應(yīng)套紅印刷，文頭用字規(guī)格不超過(guò)24mmx14mm；同級(jí)辦公部門的文頭用字不超過(guò)22mmx12mm；天頭一般為45mm，文頭下沿與紅線間隔30mm，正式文件的文頭部分不超過(guò)公文用紙的五分之二，函件、信簽套紅文頭部分不超過(guò)公文用紙的四分之一。

三、頁(yè)邊與文字區(qū)的規(guī)定

公文的正文一般用3號(hào)仿宋字體，每頁(yè)19行，每行25字。

文字區(qū)為204mmx140mm。頁(yè)邊上、下、左、右與文字區(qū)的距離一般是：3.0mm、2.6mm、2.5mm、2.5mm。

四、印刷字體的規(guī)定

1、大標(biāo)題一般使用2號(hào)宋體；（鄄城縣）

2、二級(jí)標(biāo)題一般使用3號(hào)黑體或宋體；（鄄城縣、鄄城縣）

3、正文（主體、主送單位、附件、發(fā)文時(shí)間、印發(fā)說(shuō)明等）一般使用3號(hào)仿宋體，16開19行、每行25字。正式公文文區(qū)相對(duì)較小一些，字距行距較其他材料較大一些，以示莊重。（鄄城縣）

4、“主題詞”一般使用3號(hào)黑體（主題詞），主題詞內(nèi)容使用3號(hào)楷體或仿宋體（文化年鑒通知、文化年鑒通知）；“抄送”、“發(fā)送”一般使用4號(hào)黑體（抄送發(fā)送），發(fā)送單位則使用4號(hào)仿宋體（縣委人大）。

五、講話材料印刷字體規(guī)定

1、大標(biāo)題一般使用2號(hào)宋體；

2、副標(biāo)題、講話人職務(wù)姓名一般使用3號(hào)楷體；

3、正文印刷排版參照正式公文；

4、篇幅較長(zhǎng)的講話材料，16開每頁(yè)可21行、27字排版；

5、印發(fā)說(shuō)明、標(biāo)注等一般使用黑體，如“機(jī)密”。