文書整理歸檔

文書檔案整理歸檔流程與方法

1、整理與事件相關(guān)的所有資料，將資料按順序編寫頁碼。為了防止其中的某些資料丟失，在編寫頁碼時可采用“共*頁，第x頁的編號方式。

2、編寫完頁碼之后，將統(tǒng)一事件相關(guān)的所有資料掃描后壓縮成一個壓縮包，在電腦里建立一個專門的文件夾，進(jìn)行備份。

3、用Excel表格建立資料臺賬，包含資料的所有文件名稱、主要內(nèi)容概要、權(quán)利義務(wù)范圍、期限等主要內(nèi)容。

4、按順序?qū)⑺匈Y料排列好，按照單位要求的標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行文件裝訂。

5、將裝訂好的檔案資料裝入專門的檔案袋中，在檔案袋的封皮上編號，注明資料名稱、整理入袋日期、整理人等信息。

文書檔案歸檔內(nèi)容

文書檔案歸檔內(nèi)容

文書檔案作為檔案的重要組成部分，在各級黨政機(jī)關(guān)及行政單位的'管理工作中發(fā)揮著重要的作用。以下我為大家整理了文書檔案歸檔內(nèi)容的詳細(xì)內(nèi)容，希望對大家有所幫助！

歸檔內(nèi)容包括：

一、學(xué)校各部門所接收的上級發(fā)文及各部門的下發(fā)文件（原件3份）。

二、校黨委、校行政會議記錄、會議紀(jì)要、工作總結(jié)、工作計劃及各部門的工作總結(jié)與工作計劃。

三、學(xué)校各部門所簽訂并履行完畢的合同與協(xié)議（原件）。

四、學(xué)校各部門的各種年報表及統(tǒng)計數(shù)據(jù)，包括：中共黨員、共青團(tuán)員、民主黨派、科研成果、職稱評定、人員基本情況、教學(xué)計劃、招生人數(shù)、學(xué)生分系（分專業(yè)、分班）名單、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、固定資產(chǎn)、財務(wù)計劃、外事活動等。

五、學(xué)校的各種出版物，包括：學(xué)報、校報、各部門所出的簡報及工作動態(tài)。

六、學(xué)校舉辦的全校性活動，包括黨代會、團(tuán)代會、教代會、職代會、教學(xué)工作會、科研工作會、運動會等所形成的文字、圖片、音像等資料。

注意：

1、所有歸檔文件必須附有歸檔文件移交目錄，并且目錄順序需和原文件順序一致（移交目錄表格在綜合檔案室網(wǎng)站下載）。

2、當(dāng)年畢業(yè)生的學(xué)籍檔案，包括：成績表、學(xué)籍表、畢業(yè)生登記表、發(fā)放畢業(yè)證書基本情況登記表，請于當(dāng)年6月10日前整理后送交綜合檔案室。

3、聲像類包括：（1）黨群行政類（宣傳部）；（2）教學(xué)類（現(xiàn)教中心、名院系）；（3）科研類（科研處）；（4）外事類（外事處、國際教育與交流學(xué)院）、（5）產(chǎn)品類（科研處）；（6）基建類（基建處）；（7）人物類（組織部、人事處）；（8）各院系歷屆畢業(yè)生合影照。

辦公室文件該怎么歸檔？

這個的話，就有很多中的歸檔方式了，主要看你的辦公文件都是什么樣類型的辦公文件了，你可以按照文件的類型來分類了，比如每個部門的文件，都?xì)w納放在一起，有些部門文件比較多的話，就在對部門的文件進(jìn)行分類的，而且在分類的時候，注意可以進(jìn)行下備注，可以在一些文件的上面，用便利貼寫上一些簡單的著名，這樣的話，以后找起來的話，也會比較快一點，甚至以后辦理離職或者轉(zhuǎn)崗交接的時候，也會比較方便的。

還有就是可以依照文件的時間來歸檔的，畢竟有些文件要是比較舊的話，可能就不常用到，如果再找的時候，還要按照一個類型的文件一個個去翻的話，就比較累了，而且很浪費時間，效率也不高的，你可以按照時間分類，每年的文件放在一起，夾張紙隔開了，而且可以時間最近的放在最上面，時間最久的放在最下來，拿起來也方便。

還有就是可以按照重要新和不重要性來歸檔，如果是一些類似很重要的合同文件的話，就需要單獨的放在一起了，甚至可以說直接放在保險箱里，避免文件的丟失造成重大的影響，其他不重要的文件，就可以采用其他的方式歸檔了，這樣的話，也能防止工作中出現(xiàn)差錯了。

不管是你采用那種的歸檔方式，一定要注意的就是盡量規(guī)定起來，以后都用這種方式歸檔，不要隨意的更換，而且主要是自己寫一下自己采用的歸檔方式，以及放置的位置，這樣的話，也方便別人也采用這種方式，避免給你增加了工作負(fù)擔(dān)。

文件如何分類，怎么歸檔

1、首先把所有的文件都收集到一起，疊放整齊擺放在桌面上。不要把文件漏掉了，要不然以后在查詢文件的時候，會很麻煩的；

2、接著把收集到的文件，按照不同的種類分開，騰出桌面一塊地方，都分別擺放開。注意不要混在一起了，要是其中一份文件夾在其他文件中，這樣就造成文件歸檔錯誤；

3、然后把每種類型的文件按照編號或日期進(jìn)行排序，在分開擺放。在這個時候的排序，最好是按照有后到前排，這樣的話，在你打開文件的時候，最先看到的是最近的文件，而不需要翻到最后面才能找到最近的文件；

4、文件排序完成之后，拿出裝文件的文件夾，按照對應(yīng)的種類進(jìn)行歸檔。拿出來的文件夾也要擺放好，因為我們的辦工桌就那么大的地方，擺放整齊，有利于我們迅速找到它；

5、所有文件歸檔完畢之后，需要再檢查一下，各類文件是否和文件夾的名稱一致。然后把文件都放入文件柜進(jìn)行保存。放入文件柜時，也要按照文件的順序進(jìn)行擺放，不能隨意擺放即可。

文書檔案如何整理與編目？

　　文書檔案整理與編目方法如下：
　　檔案整理的基本方法有兩種：
　　1、以案卷為單位整理。以案卷為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合成案卷。所謂案卷，就是一組有密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進(jìn)行實體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以案卷為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。
　　2、以件為單位整理。以件為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正件與附件作為一件，原件與復(fù)制件作為一件，來文與復(fù)文可為一件。以件為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。
　　二、文書材料的整理
　　文書材料是指立檔單位在黨群工作、行政管理和業(yè)務(wù)管理活動中形成的、以文字和紙質(zhì)為主要信息記錄方式的文件材料。
　?。ㄒ唬┮园妇頌閱挝徽?br>　　以案卷為單位整理文書材料時應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。
　　1、分類
　　按照立檔單位的檔案分類方案，在文書部門和業(yè)務(wù)部門做好平時文書材料收集、分類工作的基礎(chǔ)上，將屬于歸檔范圍的文書材料按以下特征逐項分開：
　?。?）分年度：將文書材料按其形成或針對的年度分開。
　?。?）分保管期限：根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。
　?。?）分內(nèi)容（1、分類別：將文件材料按立檔單位檔案分類方案中確定的一級類目和二級類目分開。2、分問題：將文書材料按其內(nèi)容所反映的問題再詳細(xì)分開。
　　2、 組合（卷）
　　組合的基本要求：以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級適當(dāng)，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準(zhǔn)確。
　　
　　3、 編目
　?。?）卷內(nèi)文書材料排列
　　卷內(nèi)文書材料排列前，要對破損、字跡擴(kuò)散或紙張?zhí)〉奈募M(jìn)行修裱、復(fù)制或加邊，對大小不一、長短不齊的文件要折疊理齊。
　　排列時，一般結(jié)合文書材料的形成時間、重要程度和彼此聯(lián)系進(jìn)行排列。排列時，批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；案件材料（訴訟檔案除外）中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。
　　（2）編頁號與蓋檔號章
　　卷內(nèi)文書材料排列完畢后，要在文書材料中有字跡和圖表的頁面，一頁編一個號，即頁號。頁號的位置，正面在右上角，反面在左上角。
　　整卷裝訂的案卷，如果文書材料與卷盒或者卷皮沒有裝訂在一起，應(yīng)在第一份文書材料首頁的右上方，加蓋檔號章。檔號章的式樣如圖1所示；單份裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文書材料首頁的右上方加蓋檔號章。檔號章的式樣如圖2所示。填寫方法是：
　　全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。
　　目錄號：對每一本案卷目錄的編號。
　　案卷號：對每一個案卷所的編號。
　　件號：對案卷中每一份文書材料的編號。